Pour que le processus d'approvisionnement de votre organisation fonctionne comme une machine bien huilée, vous et votre équipe devez surveiller les processus et rester constamment au courant de tout. Cependant, même les opérations rationalisées peuvent rencontrer des problèmes avec des documents cruciaux tels que la note de réception des marchandises (GRN).
Le GRN est un simple document bidirectionnel entre vous et votre fournisseur qui vérifie les marchandises livrées et qui est essentiel pour garantir le bon déroulement de votre processus d'approvisionnement.
De nombreuses entreprises utilisent des logiciels de gestion des achats ou des logiciels de logistique pour gérer leurs activités, notamment le traitement des bons de réception de marchandises. Cependant, en raison de la complexité de ces données, le processus peut être long et sujet à des erreurs.
Par conséquent, comprendre les GRN et leur importance garantit le bon déroulement des opérations commerciales. Dans cet article, nous aborderons tout ce que vous devez savoir sur les GRN.
Qu'est-ce qu'une note de réception de marchandises (GRN) ?
Une note de réception de marchandises (GRN), parfois appelée bon de réception, est un document bidirectionnel qui vérifie que :
- Un fournisseur a livré des marchandises à votre organisation (qui comprennent des bons de commande, des notes de demande d'approvisionnement ou des factures de fournisseur)
- Votre organisation a bien reçu ces marchandises (votre service achats peut alors fournir une note de réception des marchandises après contrôle qualité et confirmer la date de livraison des marchandises livrées)
Considérez-le comme un accord verbal consigné sur papier (ou, plus probablement, sous forme numérique de nos jours). Il signifie que les deux parties ont rempli leurs obligations énoncées dans le bon de commande. Outre son rôle essentiel dans le processus d'approvisionnement, il s'agit également d'un document important pour le service financier, qui joue un rôle crucial dans le processus de comptabilité fournisseurs.
Disposer d'une documentation GRN adéquate permet d'améliorer l'ensemble des processus de gestion et d'exécution des commandes et offre plusieurs avantages, tels que :
- Vérifie correctement les marchandises reçues et confirme que le fournisseur a livré exactement les marchandises commandées. Le destinataire peut immédiatement signaler toute anomalie en termes de quantité ou de qualité, ce qui évite d'éventuels litiges ultérieurs
- Il sert de document de communication approprié, car le GRN décrit ce qui a été reçu. Il vous protège ainsi en cas de problèmes ultérieurs et sert de preuve de la qualité et de la quantité convenues, évitant ainsi tout désaccord sur les marchandises livrées
- Elle joue un rôle essentiel dans le processus de rapprochement à trois voies utilisé pour garantir l'exactitude des paiements des factures. En comparant la GRN avec la note de demande d'approvisionnement ou le bon de commande et la facture du fournisseur, vous pouvez vérifier que tout correspond avant de régler le paiement. Cela permet également d'éviter les fraudes à la facturation
- Elle sert de registre des marchandises livrées, vous permettant de mettre à jour vos niveaux de stock avec précision. Vous disposez ainsi d'une image claire de votre stock actuel et pouvez prendre des décisions éclairées concernant vos achats futurs. Elle aide également votre service comptable à valider les soldes de stock
Importance d'une note de réception des marchandises
Imaginez que vous commandez une chaise de bureau toute neuve, avec un bon soutien lombaire et pivotante ! Vous êtes tout excité à l'idée de pouvoir enfin vous débarrasser de votre vieille chaise grinçante. Lorsque la livraison arrive, vous déballez le colis avec enthousiasme et vous vous rendez compte qu'il manque une pièce.
Si vous aviez mis en place un critère de qualité et que vous vous assuriez de n'accepter la livraison qu'après avoir validé la qualité, vous n'auriez pas à faire face à cette situation stressante, n'est-ce pas ? Cela peut sembler trivial pour les petites organisations dont les quantités à acheter sont limitées, mais qu'en est-il des grandes organisations ? Elles achètent constamment des éléments complexes en grandes quantités et ont besoin d'un processus pour leur éviter les tracas et les goulots d'étranglement dans leurs achats.
Grâce aux notes de réception des marchandises, vous pouvez simplifier le registre des stocks et le processus de paiement. L'acheteur crée un bon de commande (PO) pour chaque commande passée, détaillant les éléments qu'il attend dans la livraison. Dans notre exemple, comme la chaise est expédiée avec toutes ses pièces et assemblée au bureau, le bon de commande doit mentionner toutes les pièces nécessaires au bon fonctionnement de la chaise.
À la livraison, votre service de réception vérifie la commande par rapport au GRN et contrôle soigneusement la quantité, la qualité et les dates d'expiration de chaque élément.
Si tout correspond à la commande et que les marchandises livrées sont en bon état, le destinataire signe le bon de réception. Cela confirme que le transporteur a rempli ses obligations et que votre organisation a bien reçu la commande.
En substance, un GRN est un rouage essentiel de l'ensemble du processus d'approvisionnement, qui protège votre entreprise en :
- Confirmation de l'exactitude de la commande
- Prévenir les litiges
- Faciliter le traitement des factures
- Tenir des registres d'inventaire précis
Informations essentielles requises dans un GRN
Maintenant que nous savons précisément pourquoi une note de réception de marchandises est cruciale pour vos processus logistiques et d'approvisionnement, voyons à quoi doit ressembler une note de réception de marchandises correctement mise en forme. Une GRN standard comprend les éléments suivants :
1. En-tête
- Nom de l'entreprise : Identifie l'organisation destinataire
- Numéro GRN : Identifiant unique du document de note de réception des marchandises spécifique
- Date : Enregistre la date de réception des marchandises
2. Informations sur le fournisseur
- Nom du fournisseur : Identifie l'entreprise qui a livré les marchandises
- Coordonnées du fournisseur : peuvent inclure le numéro de téléphone, l'adresse e-mail, etc. , à titre de référence
- Numéro de référence du fournisseur : le cas échéant, indiquez tout numéro de référence fourni par le fournisseur
3. Détails de la livraison
- Numéro de commande : fait référence à la commande spécifique liée aux marchandises livrées
- Date et heure de livraison : Enregistre l'heure exacte de l'arrivée des marchandises
- Mode de livraison : Spécifie le mode de transport des marchandises (par exemple, camion, coursier)
- Adresse de livraison : indique l'adresse à laquelle les marchandises doivent être livrées
- Bon de livraison : enregistre toute information supplémentaire communiquée par le fournisseur concernant la livraison
4. Liste détaillée des marchandises
- Description du produit : Identifie clairement les éléments spécifiques reçus
- Quantité : documente le nombre exact d'unités reçues pour chaque élément
- Unité de mesure : Spécifie l'unité utilisée pour mesurer la quantité (par exemple, boîtes, mètres)
- Code produit/SKU : le cas échéant, incluez tous les codes d'identification des produits utilisés par votre organisation ou le fournisseur
5. Signatures
- Signature du destinataire : Confirme qu'un représentant désigné de votre organisation a reçu et inspecté les marchandises
- Signature du fournisseur (facultative) : Dans certains cas, le représentant du fournisseur peut également signer le GRN pour accuser réception de la livraison
Les GRN garantissent à toutes les personnes concernées un enregistrement transparent des marchandises reçues en saisissant ces informations essentielles dans un format clair et organisé. Cela permet de rationaliser la communication, d'éviter les erreurs et de faciliter la gestion des stocks et le processus d'approvisionnement.
Grâce au modèle pratique de forfait ClickUp « Rationalisation du processus de la chaîne d'approvisionnement », vous pouvez garantir le bon déroulement des opérations et améliorer la responsabilité de votre processus de chaîne d'approvisionnement. Le modèle comprend des statuts, des champs et des vues personnalisés pour vous aider à créer une documentation standardisée afin de suivre les stocks, de gérer les GRN et de coordonner efficacement toutes les parties prenantes.
Problèmes liés au traitement des GRN
Les entreprises utilisent souvent des outils d'évaluation et des modèles d'accords commerciaux pour gérer leur flux de travail d'approvisionnement. Cependant, vous pouvez toujours rencontrer certains problèmes courants, tels que :
- Augmentation du délai de livraison et des retards dans l'émission des GRN : Le traitement des GRN implique la saisie manuelle des informations provenant des bons de commande et des bons de livraison. Cela peut être fastidieux, en particulier pour les livraisons importantes comprenant de nombreux éléments. Les entrées manuelles ralentissent également l'ensemble du processus d'approvisionnement, car les étapes suivantes, telles que le traitement des factures et l'autorisation de paiement, dépendent souvent d'une note de réception des marchandises achevée, sans formulaire prérempli ni documentation prête à l'emploi
- Erreurs de saisie des données : Trois exemplaires du GRN sont émis pour chaque achat par le service des commandes, l'équipe d'approvisionnement et le fournisseur. Si cette saisie est effectuée manuellement, des fautes de frappe et des incohérences peuvent survenir, créant ainsi des écarts entre les bons de commande, les factures et les registres d'inventaire. Par exemple, une faute de frappe dans le nombre d'éléments reçus sur une seule copie du GRN entraînera une incohérence avec le bon de commande, ce qui créera une confusion et nécessitera un temps supplémentaire pour rapprocher les différences
- Difficulté à suivre le statut des GRN et retards de facturation : Les bons de réception papier ou ceux stockés dans des systèmes cloisonnés sont difficiles d'accès, ce qui complique le suivi et l'identification des retards de facturation. Parfois, l'organisation acheteuse stocke les GRN dans un système distinct du logiciel de gestion des commandes et des stocks. Cela peut rendre fastidieux le suivi de leur progression et la vérification de la cohérence de toutes les informations
- Erreurs dans la validation ou la vérification des marchandises reçues : La vérification manuelle des marchandises reçues est souvent longue et sujette à des erreurs humaines, en particulier pour les commandes complexes comportant de nombreux éléments. De plus, elle augmente le risque de fraude. Sans piste d'audit claire, les équipes peuvent avoir du mal à détecter les divergences ou à déterminer si les marchandises reçues correspondent bien à la commande
- Retards dans le règlement des factures : si la note de réception des marchandises contient des informations incomplètes ou inexactes, elle risque de rester bloquée dans le processus d'approbation. Cela peut nuire aux relations avec les fournisseurs et entraîner des intérêts sur les factures fournisseurs. De plus, dans de nombreux cas, plusieurs services sont impliqués dans le flux de travail et plusieurs signatures sont nécessaires pour traiter le paiement. Cela peut rendre l'ensemble du processus d'approvisionnement plus long
Le modèle de gestion des stocks ClickUp peut vous aider à vous assurer que votre stock est toujours approvisionné et réapprovisionné avec les bons matériaux. Ce modèle prêt à l'emploi et personnalisable est livré avec des champs prédéfinis vous permettant de suivre, d'organiser et de mettre à jour toutes vos données relatives aux stocks en un seul emplacement. Vous n'aurez ainsi plus à vous soucier de la gestion des niveaux de stock ou d'éléments spécifiques, ce qui le rend idéal pour les entreprises disposant de stocks importants ou complexes.
Optimisation des processus GRN avec ClickUp
Compte tenu de la rapidité avec laquelle les processus d'approvisionnement fonctionnent dans toute organisation, les méthodes traditionnelles de gestion des GRN et d'autres processus peuvent s'avérer lourdes et inefficaces. ClickUp, la plateforme tout-en-un de productivité et de gestion de projet, peut être votre arme secrète pour rationaliser la gestion des stocks et les opérations commerciales de bout en bout.
Contrairement aux logiciels de gestion des devis ou aux outils de facturation qui fonctionnent en silos, ClickUp Docs aide à gérer la documentation de différents services. C'est comme avoir un outil de traitement de texte dans votre logiciel de gestion des opérations. Cette fonctionnalité vous permet de créer des documents volumineux selon le format dont vous avez besoin et même de collaborer avec d'autres personnes en temps réel afin que tout le monde soit sur la même page.
Contrairement à plusieurs autres outils de documentation, les documents peuvent être partagés et modifiés en temps réel par plusieurs collaborateurs ; vous pouvez également y intégrer des images et des liens et les relier à des tâches.
Ainsi, vous pouvez rationaliser non seulement la livraison et l'approvisionnement, mais aussi vos opérations financières, la gestion des données d'entrepôt et les processus de contrôle qualité.
Pour gérer votre processus d'approvisionnement de bout en bout, vous pouvez utiliser le modèle d'approvisionnement ClickUp. Vous et votre équipe pouvez facilement utiliser ce modèle dans votre environnement de travail et rationaliser le processus d'approvisionnement et la chaîne logistique. Vous pouvez ainsi suivre, gérer et surveiller toutes vos activités d'approvisionnement sans avoir besoin d'outils complexes de gestion de base de données ou de visualisation.
Avec tout regroupé au même endroit dans ClickUp, vous n'avez plus besoin de jongler entre plusieurs outils et plateformes. De plus, vous pouvez optimiser tous vos processus opérationnels et d'approvisionnement grâce aux avantages suivants :
- Éliminez la saisie manuelle des données ou les bons de réception papier grâce à des flux de travail automatisés et des modèles simplifiés pour des flux de travail d'approvisionnement efficaces
- Attribuez des tâches et la propriété à chaque étape du processus de livraison à l'aide des tâches ClickUp, avec des champs tels que « en attente de confirmation d'expédition » ou « livraison reçue ». Cela garantit que toutes les parties concernées sont d'accord et offre une visibilité en temps réel sur la progression de la livraison.
- Établissez des dépendances claires entre les tâches, telles que l'attente d'une confirmation de livraison, grâce à la vue Diagramme de Gantt de ClickUp. Cela garantit que les tâches sont achevées dans le bon ordre, ce qui permet de maintenir votre processus GRN sur la bonne voie
- Tirez parti des automatisations ClickUp pour configurer des notifications automatiques pour les jalons clés du processus de livraison. Par exemple, des notifications instantanées peuvent vous alerter lorsqu'une expédition est confirmée ou à l'arrivée des marchandises dans votre entrepôt. Cela élimine le besoin d'un suivi manuel et garantit des mises à jour en temps opportun pour les parties prenantes
- Suivez l'ensemble des processus de gestion des stocks, y compris le stockage, le réapprovisionnement, la confirmation des fournisseurs, les coûts, le statut des commandes, etc. , grâce aux tableaux de bord personnalisables de ClickUp qui fournissent des informations essentielles sur la progression et les retards
- Rationalisez vos processus d'approvisionnement à l'aide de ClickUp Brain, une solution avancée basée sur l'IA qui connecte vos tâches, projets, documents, wikis et bien plus encore. Cela vous permet de compiler, résumer et analyser facilement les documents et informations pertinents, vous offrant ainsi une vue d'ensemble.
- Utilisez des formulaires avec votre documentation pour obtenir des informations spécifiques pour votre processus d'approvisionnement et collecter facilement des données auprès de votre équipe ou de tiers
- Intégrez vos processus d'approvisionnement à plus de 1 000 outils et plateformes. Cela vous aide à suivre et à automatiser efficacement les processus dans l'ensemble de votre pile technologique
Avec ClickUp, vous pouvez transformer la gestion des GRN, qui est une tâche fastidieuse, en une opération rationalisée et efficace. Grâce à la gestion de cette documentation essentielle, vous pouvez réduire les efforts manuels et les erreurs d'enregistrement, maintenir les niveaux de stock et les critères de qualité, assurer une communication rapide entre les services concernés et résoudre les problèmes plus rapidement.
Tout cela contribue grandement à atteindre plus efficacement les objectifs de l'entreprise.
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