Une gestion de projet efficace nécessite une planification méticuleuse, un calendrier précis et un suivi rigoureux de l'avancement réel, tout en gardant un œil attentif sur les objectifs fixés et les délais de validation. C'est facile lorsque vous gérez un petit projet. Mais si vous menez une initiative à grande échelle, vous vous retrouvez face à un projet titanesque qui doit être maîtrisé à l'aide des armes les plus sophistiquées.
C'est à cela que servent les outils tels que les diagrammes de Gantt et les feuilles de route ! Ils peuvent vous fournir des informations précieuses sur votre projet, vous aider à orienter tous ses éléments mobiles dans la bonne direction et à vaincre la bête sans une égratignure. 😏
Une idée fausse courante (et, oserions-nous dire, totalement injuste) consiste à penser que les diagrammes de Gantt et les feuilles de route sont identiques, principalement parce qu'ils se ressemblent et sont utilisés comme outils de planification de projet. Mais en réalité, chaque outil permet de visualiser les éléments stratégiques d'un forfait de manière unique.
Dans cet article, nous examinerons les similitudes et les différences entre le diagramme de Gantt et la feuille de route et expliquerons leurs principaux cas d'utilisation, ainsi que leur place dans la méthodologie agile. Nous proposerons également différents outils et modèles pour tirer parti de ces deux techniques de visualisation.
Qu'est-ce qu'un diagramme de Gantt ?
Le diagramme de Gantt est un outil de gestion de projet très répandu qui permet de visualiser les tâches liées à un projet particulier sous la forme d'un diagramme à barres pratique, généralement horizontal. Il se concentre sur les séquences de tâches et les dépendances sur une période donnée, représentant un calendrier linéaire avec des échéances précises et le flux ordonné de tâches particulières.
Vous vous demandez peut-être pourquoi vous avez besoin d'un diagramme de Gantt alors que vous pouvez conserver toutes les tâches et les échéances dans une liste ou un tableau. Bien que cela soit possible, le véritable objectif d'un diagramme de Gantt est de servir d'outil de réflexion stratégique et de planification dans la gestion de projet professionnelle.
La présentation du travail du projet sous forme de diagramme à barres vous permet de le visualiser plus facilement. Vous pouvez ainsi affiner votre plan stratégique plus efficacement, identifier les priorités, les risques et les obstacles, et rester sur la bonne voie pour atteindre vos objectifs.
Voici d'autres avantages précieux dont vous bénéficierez avec les diagrammes de Gantt :
- identification des dépendances et des chevauchements entre les tâches : *les diagrammes de Gantt indiquent les tâches à traiter en priorité et dans quel ordre afin de faire avancer votre projet, de minimiser les chevauchements et d'établir un échéancier clair
- visualisation de l'allocation des ressources : *grâce à la vue d'ensemble détaillée de la durée de chaque tâche et de la charge de travail de votre équipe, vous pouvez facilement repérer les inefficacités et réorganiser vos troupes avant le début du projet
- Gestion des projets à toutes les étapes : les diagrammes de Gantt vous permettent de suivre les projets à long terme tout au long de leur cycle de vie. Vous pouvez mieux contrôler les éléments stratégiques du forfait global du projet et les nuances complexes de la planification
Diagrammes de Gantt traditionnels et agiles dans la gestion de projet
Les diagrammes de Gantt traditionnels s'articulent autour de calendriers fixes et ne laissent pas beaucoup de place aux changements. Ils conviennent généralement aux méthodologies en cascade, où vous disposez d'un forfait détaillant tout, du début à la fin du projet, à achever de manière linéaire. Ces diagrammes respectent des échéanciers rigides et ne sont pas vraiment réputés pour leur flexibilité. De plus, ils ne répondent souvent pas aux attentes des parties prenantes en termes de suivi réaliste des progrès.
Cependant, comme de plus en plus d'équipes adoptent le cadre agile pour leurs projets, il est tout à fait naturel que les diagrammes de Gantt s'adaptent. Les diagrammes de Gantt pour les équipes agiles combinent le meilleur des deux mondes, présentant généralement les tâches et les dépendances spécifiques à chaque sprint. De cette façon, les équipes disposent d'une marge de manœuvre suffisante pour changer de cap après chaque sprint.
La plupart des outils modernes de diagramme de Gantt affichent les informations relatives aux projets de manière linéaire. C'est à vous de les personnaliser pour les organisations traditionnelles ou agiles.
Diagrammes de Gantt, calendriers de projet et tableaux Kanban
Les diagrammes de Gantt ne sont pas tout à fait identiques aux échéanciers ou aux tableaux Kanban, même si tous ces outils partagent l'objectif de visualiser les tâches d'un projet.
Les échéanciers de projet vous offrent un aperçu rapide de toutes les tâches par ordre chronologique. Ils se concentrent davantage sur la chronologie et ignorent les dépendances et la durée des tâches (présentées dans les diagrammes de Gantt).
Les tableaux Kanban, quant à eux, classent vos tâches en fonction de leur statut, par exemple « À faire » ou « En attente ». Voici à quoi ressemble un tableau Kanban type :
Exemples de diagrammes de Gantt
La meilleure façon de comprendre ce que sont les diagrammes de Gantt est d'observer des exemples. Nous utiliserons des échantillons tirés de ClickUp, un logiciel de diagrammes de Gantt très populaire, pour montrer comment les diagrammes de Gantt peuvent servir à différents cas d'utilisation.
Diagramme de Gantt pour un projet de construction
Ce diagramme de Gantt se concentre sur un projet de construction. Toutes les tâches liées au projet et leur statut sont listés sur le côté gauche du graphique.
Dans cet exemple, les tâches sont présentées par ordre chronologique et organisées de manière à ne pas se chevaucher. Les tâches marquées d'un losange jaune sont des jalons du projet : elles représentent des étapes importantes dans le calendrier du projet. Ce diagramme de Gantt comporte deux jalons : Signature de l'accord et Démolition, qui désignent des évènements clés.
Diagramme de Gantt pour la gestion des comptes
Ce diagramme de Gantt se concentre sur la gestion de comptes avec plusieurs clients. Sous chaque client répertorié à gauche de l'image, vous verrez les tâches qui leur sont associées. Ces tâches sont visualisées dans le diagramme à barres, où vous pouvez facilement accéder à leur durée, marquer les jalons et repérer les chevauchements.
Cet exemple particulier illustre des tâches dans un environnement agile, elles ne sont donc pas organisées de manière chronologique. Cela vous permet de mettre en place des calendriers plus flexibles et de réaffecter les gestionnaires de comptes afin de tenir compte des mises à jour de dernière minute.
Qu'est-ce qu'une feuille de route ?
Une feuille de route est un outil de gestion de projet qui vous aide à créer un plan de projet stratégique et à établir des objectifs majeurs. Elle ne s'intéresse pas aux détails minutieux tels que les calendriers précis et les dépendances : les feuilles de route capturent la réflexion stratégique globale et les objectifs qui guident en fin de compte la planification et l'exécution détaillées du projet.
L'apparence visuelle des feuilles de route dépend de vos préférences : vous pouvez les représenter sur des tableaux blancs sous forme d'organigrammes ou dans des feuilles de calcul.
Outre le fait qu'elles agissent en tant que fournisseur, prestataire, les feuilles de route peuvent servir d'outils de communication à grande échelle. Une feuille de route bien conçue représente la trajectoire de votre projet. Vous pouvez donc l'utiliser pour tenir vos parties prenantes informées des éléments déterminants de votre cheminement, en particulier pour les projets complexes.
On pourrait dire que les feuilles de route se concentrent sur le pourquoi (quel est l'intérêt du projet ?), tandis que les diagrammes de Gantt se concentrent sur le quoi (quel est le calendrier de travail quotidien pour achever le projet ?).
Avantages des feuilles de route de projet
Les feuilles de route présentent de nombreux avantages, notamment :
- Maintenir la cohésion des équipes : lorsque les équipes de projet connaissent le pourquoi d'une initiative, elles peuvent s'assurer que leurs actions s'alignent sur les objectifs généraux
- Un outil de planification robuste pour les cadres supérieurs : les diagrammes de Gantt sont d'excellents outils de planification pour les responsables hiérarchiques, mais les feuilles de route aident les cadres supérieurs à déterminer les aspects les plus urgents, tels que le budget et l'allocation des ressources entre les projets
- collaboration interfonctionnelle fluide grâce à des outils : *Imaginons que vous meniez la même initiative à grande échelle consistant à lancer un nouveau produit dans plusieurs services. Cependant, les progrès sont lents en raison du manque d'informations entre les équipes, ce qui entraîne des retards dans le calendrier. Mais grâce à de puissants outils de feuille de route, vous pouvez configurer votre feuille de route pour afficher les mises à jour des progrès et les obstacles en temps réel, ce qui permettra aux responsables hiérarchiques ou aux chefs de service de mettre à jour plus rapidement les calendriers de travail
📌À lire également : Comment créer une feuille de route de projet dans Excel
Exemples de feuilles de route
Examinons deux exemples de feuilles de route dans ClickUp afin de mieux les comprendre d'un point de vue pratique.
Feuille de route pour le lancement d'un nouveau produit
Cette feuille de route bien élaborée reflète l'échéancier de lancement d'un nouveau produit. Elle divise le projet en équipes (conception, développement et marketing) afin de faciliter le suivi des progrès réalisés.
Chaque activité de la feuille de route est codée par couleur en fonction de l'équipe qui en est responsable. Les activités sont également classées en fonction du mois où elles doivent être réalisées. Notez que la feuille de route ne se concentre pas sur les activités quotidiennes ou hebdomadaires comme le fait un diagramme de Gantt.
Feuille de route pour le développement de produits
Voici un autre exemple illustrant comment vous pouvez utiliser ClickUp comme outil de feuille de route en ligne pour visualiser le développement d'un produit. Dans ce cas, le projet est divisé en trois grandes phases sans contrainte de temps, à savoir :
- Idées de produits et hiérarchisation des priorités
- Livraison du produit et feuille de route
- Lancement de produit
Cet exemple illustre parfaitement comment les feuilles de route permettent d'avoir une vue d'ensemble d'un projet particulier. Elles ne se concentrent pas sur la durée exacte de chaque tâche ou sur l'assigné, mais permettent simplement d'élaborer une stratégie produit plus complexe.
Principales différences entre les diagrammes de Gantt et les feuilles de route
À présent, vous devez avoir compris les principes de base des diagrammes de Gantt et des feuilles de route. Mais pour un œil non averti, ils peuvent sembler identiques. 👀
Revenons donc sur ces deux concepts sous trois angles différents.
1. Fonction
Comme indiqué dans les sections individuelles ci-dessus, les diagrammes de Gantt et les feuilles de route diffèrent par leur fonction principale. Vous utilisez le premier pour créer un plan d'action détaillé afin d'achever un projet et décrire chaque tâche, dépendance et activité pertinente selon un échéancier prédéterminé et des échéances.
Les feuilles de route, quant à elles, représentent les objectifs généraux du projet et l'intervalle du travail à un niveau macro. Par exemple, une feuille de route peut être une simple visualisation de toutes les phases d'un projet, comme :
- Brainstorming
- Hiérarchisation des fonctionnalités
- Développement du concept
- Planification marketing
- Développement de produits
- Test
- Lancement de produit
Il s'agit là d'une trajectoire approximative de votre futur plan de projet. À présent, lorsque vous décomposez chaque phase en un calendrier détaillé afin de mettre l'accent sur le travail linéaire, vous créez un diagramme de Gantt.
2. Public
Ce niveau de détail nous amène à une autre différence importante : le public. Le groupe cible de vos diagrammes de Gantt est votre équipe, qui les utilise comme une boussole pour les guider dans la bonne direction en termes de tâches à faire et d'ordre dans lequel les faire. Les principaux utilisateurs de vos feuilles de route sont les parties prenantes de haut niveau, telles que les cadres supérieurs, les investisseurs, les partenaires et les dirigeants, qui ont investi dans la rentabilité du projet.
3. Calendrier
Une autre différence entre ces deux outils de gestion de projet réside dans le calendrier. Les diagrammes de Gantt étant plus détaillés, ils se concentrent généralement sur des périodes plus courtes avec des dates précises. En revanche, les feuilles de route ont un calendrier plus souple, ne comportent pas de dates de validation et peuvent s'étendre sur plusieurs années.
Feuille de route ou diagramme de Gantt : lequel choisir ?
Les feuilles de route ne s'intéressent pas aux détails, elles sont donc à privilégier lorsque vous souhaitez :
- Obtenez un aperçu de haut niveau de votre projet
- Présentez les objectifs d'un projet aux parties prenantes
- Assurez-vous que vos équipes de projet sont sur la même page en ce qui concerne les objectifs à long terme
D'autre part, un outil de diagramme de Gantt est plus adapté lorsque vous avez besoin de :
- Plongez-vous dans les détails d'un projet
- Spécifiez les tâches/calendriers pour établir les responsabilités
- Planifiez les priorités et les dépendances
N'oubliez pas que ces deux outils ne s'excluent pas mutuellement. Au contraire, leur utilisation conjointe permet une gestion de projet équilibrée. Vous devez commencer par créer une feuille de route dans laquelle vous définirez vos objectifs et vos stratégies. Vous devrez ensuite la faire approuver par les parties prenantes et la partager avec les gestionnaires de tâches, qui s'appuieront sur ces informations pour préparer les diagrammes de Gantt.
Diagramme de Gantt ou feuille de route : lequel convient le mieux à l'agilité ?
Les flux de travail agiles sont synonymes de flexibilité, d'adaptabilité et de collaboration. Ils s'adaptent aux changements fréquents à la volée sans que votre projet ne s'effondre comme un château de cartes.
Nous avons établi que les diagrammes de Gantt traditionnels ne sont pas adaptés à l'agilité, car ils sont axés sur les calendriers et les détails minutieux. Ils ne sont pas conçus pour fournir une assistance aux changements fréquents, ce qui va à l'encontre du principe même d'un cadre agile. Cependant, les chefs de projet agiles apprécient toujours les avantages de ces diagrammes visuels en matière de suivi. C'est pourquoi les diagrammes de Gantt modernes sont généralement modifiés pour représenter des tâches de sprint, plutôt que l'ensemble des flux de travail d'un projet.
Les feuilles de route sont plus adaptées à l'agilité, car elles sont moins détaillées. Elles se concentrent sur les résultats souhaités plutôt que sur les outputs, ce qui donne à votre équipe plus de latitude pour ajuster les calendriers. Cependant, les feuilles de route ne sont pas toujours idéales, car elles limitent tout de même votre travail. Elles sont axées sur la planification à long terme et peuvent nécessiter des modifications fréquentes pour soutenir le développement itératif de logiciels, ce qui n'est pas productif.
Cela dit, les diagrammes de Gantt et les feuilles de route peuvent tous deux constituer un élément précieux de vos flux de travail agiles si vous utilisez la bonne plateforme de gestion de projet, comme ClickUp. Celle-ci fait office à la fois de logiciel de feuille de route et de diagramme de Gantt, aidant les équipes agiles à rester au fait des stratégies à long terme ainsi que des flux de travail quotidiens.
Créez des diagrammes de Gantt et des feuilles de route parfaits avec ClickUp
Il n'y a pas de concurrence entre les diagrammes de Gantt et les feuilles de route : les deux peuvent fournir une assistance et rationaliser vos processus de gestion de projet. Mais vous ne pouvez maximiser leurs avantages que si vous utilisez un outil de gestion des tâches et des projets de premier ordre.
ClickUp saisit l'occasion et vous permet de combiner la puissance des diagrammes de Gantt et des feuilles de route pour avoir un contrôle total sur votre travail. 🤓
Voyons comment ClickUp vous aide à créer et gérer des diagrammes de Gantt et des feuilles de route.
Créez des calendriers élaborés et flexibles avec les diagrammes de Gantt ClickUp
L'un des principaux attraits de ClickUp est sa capacité à afficher vos projets sous différents angles, grâce aux vues ClickUp. Vous disposez des vues classiques telles que le tableau Kanban et la vue Liste, qui vous aident à organiser et à classer vos tâches, ainsi que des vues avancées pour zoomer sur les détails.
L'une des options avancées est la vue Gantt. Elle vous permet d'afficher et de gérer toutes les tâches et dépendances liées au projet, de définir des priorités et de collaborer avec votre équipe.
Les diagrammes de Gantt de ClickUp sont dynamiques et faciles à filtrer : une fois que vous avez créé des tâches et des jalons de projet avec les détails correspondants, vous pouvez personnaliser ce que vous voyez sur le diagramme. En exemple, si vous souhaitez voir les responsabilités d'un membre spécifique de l'équipe, il vous suffit d'appuyer sur le bouton « Trier par » en haut du diagramme et de sélectionner « Nom ». Vous disposez d'autres critères de tri, tels que la date d'échéance, la priorité ou le statut.
Pour vérifier l'avancement d'une tâche spécifique, il suffit de passer votre souris dessus : ClickUp affichera le pourcentage exact.
La fonctionnalité glisser-déposer est un autre avantage des diagrammes de Gantt ClickUp. Grâce à elle, vous pouvez rapidement ajuster vos tâches, et vous savez ce que cela signifie : les diagrammes s'adaptent parfaitement à vos flux de travail agiles ! 🧤
En plus de vous permettre d'apporter des modifications rapides, l'interface glisser-déposer est idéale pour créer des dépendances entre les tâches. Il vous suffit de connecter les tâches, et ClickUp définira automatiquement les dépendances bloquantes ou en attente. Si vous activez l'option « chemin critique » (en sélectionnant Personnalisé puis Chemin critique dans le coin supérieur droit du diagramme), vous permettrez à ClickUp de suivre les goulots d'étranglement potentiels et d'autres échéanciers de livraison potentiels.
Tirez parti des tableaux blancs ClickUp pour vos feuilles de route
ClickUp dispose d'une fonctionnalité géniale pour la collaboration en temps réel et la feuille de route appelée ClickUp Whiteboards. Ces toiles numériques vous permettent, à vous et à votre équipe, de réfléchir, d'élaborer des stratégies et de transformer vos idées en concepts en quelques clics.
Une fois que vous avez lancé Tableau blanc, la petite barre d'outils à gauche vous offre tout ce dont vous avez besoin pour libérer votre créativité : dessiner et connecter, écrire du texte, créer des formes, joindre des liens et des fichiers multimédias, ou créer des notes.
Avec ClickUp Tableaux blancs, vous pouvez adapter les feuilles de route à tous les projets dont vous êtes responsable, qu'il s'agisse de construction ou de développement de logiciels. Utilisez l'interface glisser-déposer pour ajouter des formes et créer des connexions afin de représenter la trajectoire de votre projet à l'aide d'organigrammes, de mapper par phase ou de tout autre mise en forme de votre choix.
Comme les tableaux blancs ClickUp affichent chaque modification en temps réel, vous pouvez inviter les membres de votre équipe à participer à l'élaboration d'une feuille de route parfaite pour votre projet. De même, vous pouvez le partager avec les parties prenantes concernées afin de présenter vos progrès, demander des commentaires et apporter les ajustements nécessaires.
Si la création d'une feuille de route à partir de zéro vous semble fastidieuse, ClickUp a la solution : les modèles ! Ils disposent d'une infrastructure prête à l'emploi pour configurer à la fois des feuilles de route et des diagrammes de Gantt.
Nous vous recommandons le modèle de feuille de route produit ClickUp. Il est idéal pour visualiser l'ensemble du cycle de développement, établir des priorités et suivre la progression. Outre la vue tableau blanc pour votre feuille de route, vous bénéficiez également d'une vue diagramme de Gantt, ce qui rend ce modèle parfait pour ceux qui souhaitent utiliser les deux outils pour naviguer dans les processus. 🔥
Autres modèles de diagrammes de Gantt et de feuilles de route
Avec une bibliothèque de modèles proposant plus de 1 000 options, ClickUp est là pour vous aider si vous souhaitez créer un raccourci pour vos diagrammes de Gantt ou vos feuilles de route.
Les deux modèles de diagramme de Gantt que nous vous recommandons sont les suivants :
- Modèle de diagramme de Gantt simple ClickUp : idéal pour visualiser les petits projets
- modèle de calendrier Gantt ClickUp :* propose trois vues de diagramme de Gantt (hebdomadaire, mensuelle et annuelle), vous permettant de zoomer sur les détails et d'avoir une vue d'ensemble de tous vos projets pour l'année
Si vous souhaitez créer des feuilles de route, nous vous recommandons les suivantes :
- Modèle de tableau blanc ClickUp Roadmap : un modèle de tableau blanc ajustable qui comprend des sections prédéfinies pour classer les activités de l'équipe et définir les délais
- Modèle de feuille de route de projet ClickUp : vous offre cinq vues pour répertorier, organiser et surveiller les tâches, déterminer les échéances et gérer la charge de travail de votre équipe
Diagramme de Gantt ou feuille de route : pourquoi ne pas utiliser les deux ?
Les diagrammes de Gantt se concentrent sur les détails et les feuilles de route sur la vue d'ensemble. En fin de compte, le choix dépend de ce que vous souhaitez observer.
Avec ClickUp, vous pouvez créer, organiser et gérer les deux sans effort. Les fonctionnalités faciles à utiliser de la plateforme vous aident à créer des visualisations de projet dynamiques et à achever le contrôle des flux de travail.
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