Comment calculer le délai d'exécution pour optimiser vos flux de travail ?

« Combien de temps cela prendra-t-il ? » et « Combien cela coûtera-t-il ? » sont les deux questions que tout acheteur se pose, qu'il s'agisse d'un costume sur mesure ou de la mise en œuvre d'un logiciel.

Dans cet article, nous allons explorer ce qu'il faut pour répondre à la première question, en utilisant un concept appelé « délai de production ».

Qu'est-ce que le délai de production ?

Le délai de production correspond au temps total nécessaire pour achever un processus, du début à la fin. Il s'agit du temps qui s'écoule entre le moment où un client passe une commande et celui où il reçoit son produit ou service.

Le concept de délai de production remonte au début de l'ère industrielle et a pris de l'importance avec l'essor des pratiques de fabrication et de gestion de la chaîne d'approvisionnement. Dans le domaine de la fabrication, il s'agit du temps nécessaire à l'unité de production pour fabriquer un produit. Ce délai peut s'étendre sur plusieurs semaines.

Issu du secteur manufacturier, cet indicateur est désormais couramment utilisé dans divers secteurs. Lorsque vous allez au restaurant et passez commande pour votre dîner, on vous répondra peut-être : « Veuillez patienter 20 minutes, le temps de préparer votre repas. » Ces 20 minutes correspondent au délai de production.

Dans le développement logiciel agile, les chefs de projet utilisent le délai de production pour planifier les sprints, programmer le déploiement, allouer les ressources, gérer les attentes des parties prenantes, etc.

Différents types de délais de production

En fonction de vos objectifs, vous pouvez mesurer les délais de production pour l'ensemble du processus ou seulement pour certaines parties. Voici quelques-uns des différents types de délais de production.

Délai de production

Le temps total nécessaire à la fabrication d'un produit, depuis le début du processus de production physique jusqu'à ce qu'il soit achevé, est appelé délai de production.

Prenons l'exemple d'une entreprise de fabrication de meubles qui produit des tables personnalisées. Si cela prend :

Le délai de production total est de neuf jours. Si des interruptions ou des temps d'attente sont à prévoir en raison de l'indisponibilité de la chaîne de montage ou des membres de l'équipe, ceux-ci doivent également être pris en compte.

Délai de production des matériaux

Le délai entre la commande de matériaux et leur réception, prêts à être utilisés dans la production, est appelé délai d'approvisionnement en matériaux.

Cela inclut le temps nécessaire au fournisseur pour traiter la commande, préparer/fabriquer la matière première, l'emballer et l'expédier à votre chaîne de montage.

Le délai d'approvisionnement en matériaux est souvent la première partie du délai de production. Qu'il s'agisse d'un constructeur automobile achetant de l'aluminium ou d'un boulanger achetant du sucre, le délai d'approvisionnement en matériaux définit le moment où vous pouvez commencer à travailler.

Délai de production

Le temps total nécessaire à la fabrication d'un produit, du début de la production à l'achevement du produit final, est appelé délai de production. Il englobe toutes les étapes du processus de fabrication, y compris l'installation, l'exécution du projet et l'assemblage.

Alors que le délai de production comprend le temps nécessaire à la réception des matériaux, à l'inspection, etc., le délai de fabrication correspond uniquement au temps nécessaire à la création du produit.

Si l'on reprend l'exemple précédent, le délai de production serait de six jours, sans compter les deux jours nécessaires à la réception des matériaux et le jour consacré à l'inspection.

Délai de production

La durée entre la demande d'achat de biens ou de services et leur livraison est appelée délai de production.

Cela englobe le traitement des demandes, la création des bons de commande, la sélection des fournisseurs, la fabrication et la livraison. Le délai de production commence avant le délai de fabrication, mais l'inclut également.

Le délai de production aide les équipes de projet à évaluer la latence résultant de processus qui ne relèvent pas de leur compétence immédiate.

Délai de production client

La durée entre le moment où un client passe une commande et celui où il reçoit le produit ou le service est appelée durée de production.

Dans un restaurant fast-food comme McDonald's, le délai de production est réduit au minimum grâce au pré-traitement des éléments bien avant la passation de la commande, ce qui est possible grâce à la standardisation des services. Cela s'applique également aux outils SaaS. Un client peut accéder instantanément au logiciel, car le produit est déjà créé et prêt à être expédié.

Toutefois, si vous faites concevoir un logo personnalisé pour votre marque, les délais de production pour les clients incluront l'ensemble du processus de production.

Délai de production

Le délai d'expédition correspond au temps écoulé entre le moment où un produit est prêt à être expédié depuis l'usine et sa livraison à sa destination finale. Cette période comprend la préparation du produit pour l'expédition, la manutention, le transport et la livraison au client ou sur le site du projet.

Dans la gestion moderne de la chaîne d'approvisionnement, le délai de production est un indicateur important. Par exemple, si votre smartphone est assemblé en Chine ou en Inde, votre capacité à le vendre aux États-Unis dépend du temps nécessaire à votre fournisseur pour vous l'expédier. Vos plans de commercialisation doivent donc tenir compte des délais de production.

Délai de production cumulatif

La somme totale des délais de production pour différents processus est appelée délai de production cumulé ou délai de production de la chaîne d'approvisionnement. Elle comprend les délais de production de tous ses composants et processus, depuis la commande initiale des matières premières jusqu'à la livraison du produit fini au client final.

Avec autant de types de délais applicables à diverses situations et environnements, le calcul du délai de production peut s'avérer difficile. Nous sommes donc là pour vous aider. Voici la formule du délai de production et un processus étape par étape pour le calculer.

Comment calculer le délai de production ?

La façon la plus simple de calculer le délai de production consiste à examiner les données passées et à calculer le temps écoulé entre la date de début et la date de fin.

Par exemple, si le processus commence le 01/01/2024 et se termine le 31/01/2024, le délai de production est de 31 jours. Sur un outil de gestion de projet tel que ClickUp, vous pouvez calculer automatiquement les délais de production moyens à partir des données historiques.

Bien qu'elle offre une excellente vue d'ensemble, cette formule de délai de production ne vous fournit pas les informations détaillées nécessaires pour améliorer votre efficacité. Une autre approche consiste donc à travailler en amont. Voici comment procéder.

1. Identifiez les composantes du délai de production

Commencez par décomposer le processus en ses principaux éléments, tels que :

Tous les processus n'ont pas d'incidence sur le délai de production. Dans certains cas, ils peuvent être appelés ou exécutés différemment.

Par exemple, dans le domaine du génie logiciel, le conditionnement peut inclure la conteneurisation, et l'expédition peut correspondre au déploiement. Pour ce type de projets, le suivi du temps de projet de ClickUp est un outil fantastique pour mesurer avec précision. Pour suivre le temps sur ClickUp, les membres de l'équipe peuvent démarrer et arrêter le chronomètre, ajouter un intervalle ou simplement saisir le temps passé en heures/minutes de manière rétroactive !

Choisissez donc tous les éléments applicables à votre entreprise.

2. Mesurez les délais de production individuels

En fonction des éléments qui s'appliquent à votre situation, calculez les délais de production individuels.

Formule du délai de production : date de réception de la commande – date de la demande de l'équipe du projet.

Si vous utilisez les formulaires ClickUp pour collecter les demandes, vous trouverez beaucoup plus facile de saisir la date de réception et d’afficher le délai de production sur le tableau de bord.

Bien que l'équipe de projet ait peu de contrôle sur la rapidité avec laquelle travaille l'équipe d'approvisionnement, ce délai de production est essentiel pour l'efficacité globale du processus.

Formule du délai de production/fabrication : date de la production finale – date de réception des matières premières. Utilisez cet indicateur pour déterminer le temps nécessaire pour transformer les matières premières ou les composants en produit final, y compris les temps d'installation, de traitement, d'assemblage, d'assurance qualité ou d'inspection.

Formule du délai de production : délai de production au client – délai d'expédition depuis l'entrepôt. Certaines entreprises incluent l'emballage dans le délai de production, tandis que d'autres le considèrent comme un processus lié à l'expédition. Choisissez ce qui vous convient le mieux.

3. Additionnez-les !

Additionnez les délais individuels (approvisionnement, production et expédition) pour obtenir le délai total ou le délai réel de la commande. Les champs de formule ClickUp peuvent simplifier considérablement cette tâche grâce à des fonctions de date et d'heure, des fonctions de chaîne, des fonctions logiques et des fonctions mathématiques.

Pendant que vous faites cela, voici quelques points à retenir.

Prévoyez une marge de sécurité : si vous utilisez les délais de production comme référence pour déterminer la date de livraison promise au client, ajoutez une marge de sécurité afin de couvrir tout retard imprévu ou toute variabilité dans le processus.

Par exemple, un léger retard dans une étape peut avoir un impact cumulatif sur les étapes suivantes. Utilisez le diagramme de Gantt ClickUp pour visualiser les dépendances et l'impact global sur l'échéancier de livraison.

Décomposez le délai de production en détails précis : la plupart des entreprises calculent les délais de production afin d'améliorer leur efficacité. Si tel est le cas, vous devez conserver tous les détails précis. Par exemple, vous devez savoir si le dédouanement représente la plus grande partie de vos délais de production.

Exemples de délais de production

Le délai de production correspond simplement au temps écoulé entre le début et la fin d'un processus. Il existe des centaines d'exemples de délais de production dans tous les secteurs, entreprises, projets et équipes.

Délai de production dans le secteur manufacturier

Imaginons que vous soyez un fabricant de t-shirts en coton vendus dans des magasins de détail. Votre délai de production serait alors égal à la somme des éléments suivants :

Délai de production total = 35 jours

Délai de production dans la gestion de projet logiciel

Les projets de développement logiciel peuvent être légèrement différents. Les phases de planification et d'architecture peuvent être beaucoup plus longues, mais le reste peut se dérouler en Sprints courts, qui se développent de manière incrémentielle.

Par conséquent, les délais de production sont généralement calculés à partir du moment où une user story est prête jusqu'au moment où la fonctionnalité est déployée.

Avantages de la réduction du délai de production

Le délai de production vous indique le temps nécessaire pour réaliser le travail. Par extension, vous pouvez déterminer la quantité que vous pouvez produire à un moment donné. Par exemple, si une personne peut développer une fonctionnalité en une semaine (c'est-à-dire votre délai de production), vous pouvez planifier l'allocation de vos ressources et votre capacité en fonction du nombre de fonctionnalités que vous devez développer chaque semaine.

Avec un délai de production réduit, c'est-à-dire si une personne peut développer deux fonctionnalités par semaine, vous pouvez augmenter vos revenus, votre efficacité, la satisfaction de vos clients, votre avantage concurrentiel, et bien plus encore !

Satisfaction client : lorsque vous pouvez livrer un produit plus rapidement à un client, celui-ci est susceptible d'être plus satisfait. C'est pourquoi la réduction du délai de production, c'est-à-dire le respect des délais, est un indicateur essentiel pour les acteurs du commerce électronique tels qu'Amazon, qui investissent massivement dans l'entreposage, la logistique et l'automatisation pour l'exécution des commandes.

Efficacité : un délai de production plus court signifie que vous pouvez faire plus dans la même durée, ce qui améliore l'efficacité des processus. Une plus grande efficacité accélère également la production et réduit les coûts de stockage et de conservation.

Agilité : la réduction du délai de production des projets augmente la capacité d'une entreprise à réagir rapidement aux changements du marché ou à répondre à la demande des clients. Pendant la pandémie de COVID-19, les organisations qui pouvaient travailler à distance et créer rapidement des expériences numériques, dans des délais plus courts, ont acquis un immense avantage concurrentiel.

Gestion des stocks : des délais de production plus courts entraînent une réduction des niveaux de stocks, ce qui constitue l'avantage fondamental que les constructeurs automobiles japonais ont été les premiers à constater avec la production allégée. Cela a permis de libérer de l'espace dans les entrepôts, de réduire l'obsolescence des stocks et de diminuer le capital immobilisé, améliorant ainsi la santé financière globale de l'entreprise.

Les avantages de la réduction des délais de production sont visibles tout au long du processus. Mais comment y parvenir ? Voici quelques conseils.

Stratégies pour réduire le délai de production

Pour optimiser quoi que ce soit, vous devez connaître l'état actuel. Commencez donc par là.

Utilisez des applications de gestion du temps pour calculer avec précision le délai de production de tous les processus et étapes. Identifiez ensuite les possibilités d'optimisation. Une fois que vous disposez des données de base, la question suivante est : comment gagner du temps?

Automatisez l'automatisation

Automatisez les processus qui ne nécessitent pas d'interaction ou d'intervention humaine. Cela peut être aussi simple que de configurer des flux de travail « si-alors » dans votre logiciel de gestion de projet. Par exemple, si une tâche est en retard, les personnes concernées sont automatiquement averties via la matrice d'escalade. Ou, si le concepteur a achevé une tâche, attribuez-la automatiquement au développeur.

ClickUp Automations propose plus de 100 modèles pour rationaliser les flux de travail, les tâches routinières, les transferts de projets, etc.

Mieux planifier

Planifiez les ressources afin d'éliminer tout temps d'attente inutile. Utilisez la vue Charge de travail de ClickUp pour voir qui fait quoi et attribuer le travail. Encouragez les membres de l'équipe à consulter leurs propres rapports de productivité afin d'atteindre leurs objectifs en matière de gestion du temps!

Si vous ne savez pas par où commencer, les modèles de gestion du temps de ClickUp sont là pour vous aider. Choisissez parmi les dix modèles et personnalisez-les selon vos besoins !

Faites des prévisions précises

Réduisez le délai de production des stocks grâce à des techniques telles que le stock de sécurité, les points de réapprovisionnement et la quantité économique de commande (EOQ) afin d'optimiser les niveaux de stock. Utilisez un logiciel de gestion des stocks performant pour faire l'inventaire !

Partagez vos connaissances

Évitez les lacunes en matière de connaissances grâce à une documentation détaillée et au partage des connaissances. ClickUp Docs est conçu pour vous aider à rédiger et à partager tout type d'informations au sein de votre organisation. Et ce n'est pas tout ! ClickUp AI peut relire, résumer et rendre les informations plus accessibles.

Réduisez le délai de production et optimisez votre flux de travail avec ClickUp

Répondre avec précision et instantanément à la question « Combien de temps cela prendra-t-il ? » est une tâche importante de la gestion de projet.

Cela vous aidera tout au long du cycle de vie de la gestion de projet dans la planification, la programmation, l'allocation des ressources, la mise en place de plans d'urgence, la reprise après sinistre, la gestion des parties prenantes, la stratégie de mise sur le marché, etc.

Le calcul précis du délai de production est un moyen simple mais efficace de prédire l'avenir. Dans le monde en constante évolution d'aujourd'hui, la réduction du délai de production peut être le principal facteur de différenciation de votre entreprise.

En investissant davantage dans la réduction des délais de production, vous renforcez également l'efficacité et la productivité de vos systèmes. Par exemple, même l'automatisation la plus simple réduit les délais de production non seulement pour ce processus, mais aussi pour l'ensemble du flux de travail de l'organisation.

L'optimisation du délai de production a des effets cumulatifs. C'est pourquoi ClickUp est conçu pour vous donner les moyens de visualiser, mesurer et réduire vos délais de production.

Le logiciel de gestion de projet tout-en-un gratuit ClickUp vous permet de suivre le temps consacré à chaque tâche, de surveiller les délais de production, de mesurer les performances, d'optimiser les indicateurs et d'automatiser les processus, le tout en un seul endroit.

Des agences de création aux sociétés de gestion immobilière, des organisations de tous horizons fournissent rapidement des produits et des services grâce à ClickUp. Voyez par vous-même.

Foire aux questions (FAQ)

1. Qu'est-ce que la formule du délai de production ?

Délai de production = heure d'achèvement – heure de début

Bien qu'il s'agisse de la formule la plus simple pour calculer le délai de production, elle n'explique pas pourquoi le délai de production est le nombre qu'il est. C'est pourquoi les organisations travaillent parfois en amont. Dans ce cas, le calcul du délai de production est le suivant.

Délai de production = délai d'approvisionnement + délai de production + délai de livraison

2. Qu'est-ce que le délai de production par rapport à la durée du cycle ?

Bien que quelque peu similaires, ces deux indicateurs répondent à des objectifs et des besoins différents. Voici un aperçu de la durée du cycle par rapport au délai de production.

3. Qu'est-ce que le délai de production ?

Le délai de production correspond au temps total écoulé entre le moment où un client passe une commande et celui où elle lui est livrée à domicile.