"La façon dont nous passons nos journées est, bien sûr, la façon dont nous passons nos vies", dit la célèbre citation de l'auteur Annie Dillard. Et lorsqu'on lit cela en même temps que "Les jours sont longs, mais les années sont courtes", on éprouve un sentiment d'effroi.
Est-ce que je fais le meilleur usage de mon temps ? Mes journées sont-elles structurées de manière à correspondre à mes objectifs personnels et professionnels ?
C'est ici qu'intervient le gestion du temps peut être utile, et la définition d'objectifs de gestion du temps peut fournir un cadre structuré et une nouvelle façon d'envisager le temps dont vous disposez et les paramètres que vous souhaitez atteindre.
Que sont les Objectifs de gestion du temps ?
Les objectifs de gestion du temps sont des cibles spécifiques que l'on se fixe pour gérer son temps plus efficacement. Ces objectifs aident à à hiérarchiser les tâches de fixer des paramètres clairs et d'éliminer les activités inutiles de votre quotidien.
Par exemple, les tâches d'un propriétaire d'entreprise tâches hebdomadaires d'un chef d'entreprise peuvent consister à programmer des appels avec des prospects, à déléguer des tâches et à mesurer la progression des projets. Avec des objectifs de gestion du temps le propriétaire de l'entreprise sait exactement combien d'heures il doit consacrer à chaque tâche et dans quelle commande elle doit être accomplie.
La méthode la plus courante pour fixer des objectifs de gestion du temps est le modèle SMART :
- Spécifique: Un objectif bien défini répondant à qui est impliqué, quel doit être le résultat, ce qui doit être accompli, etc.
- Mesurable: Un objectif quantifiable et traçable. "Combien d'heures cette tâche devrait-elle prendre ?"
- Achievable: Un objectif réaliste et atteignable
- **Pertinent : un objectif pratique, qui correspond à vos Objectifs personnels ou professionnels
- Échéancier : un objectif dont l'échéancier et la date limite sont clairement définis
Quels sont les avantages de se fixer des objectifs en matière de gestion du temps ?
Vous avez une liste précise de choses à faire. Alors pourquoi devriez-vous également vous fixer des objectifs en matière de gestion du temps ?
Jetons un coup d'œil à quelques-uns des avantages de la objectifs de gestion du temps :
✅ Un meilleur équilibre entre travail et vie privée
Une bonne gestion du temps signifie plus de temps pour vos proches et pour vous-même.
Vous pouvez prévoir du temps pour les tâches à haute priorité pendant les heures de travail, tout en ayant du temps pour les loisirs et le repos.
Vous procrastinez moins
Vous n'avez pas besoin de jongler entre les tâches lorsque vous avez une liste de tâches classées par ordre de priorité.
Vous pouvez canaliser votre énergie vers un travail en profondeur sans réfléchir à ce qu'il faut faire ensuite.
✅ Un gain de productivité
Lorsque vous vous concentrez sur l'accomplissement des tâches essentielles, sans avoir à passer du temps à réfléchir à " ce qu'il y a d'autre ", vous pouvez mettre en place une routine. Cette routine a pour but de vous aider à accomplir les tâches les plus critiques à votre heure la plus productive.
Plus d'épuisement professionnel
Un travail mal géré peut être émotionnellement et physiquement éprouvant. Ajoutez à cela des délais non respectés et une équipe déconcentrée, et vous serez probablement victime d'un épuisement professionnel.
Une gestion intelligente du temps peut minimiser le stress causé par la frustration et la pression du travail.
15 exemples d'objectifs de gestion du temps que vous pouvez paramétrer
Il peut être difficile de se fixer des paramètres de gestion du temps. Mais voici quelques exemples de stratégies de gestion du temps dont vous pouvez vous inspirer :
1. Fixer des objectifs numériques définis
Un objectif clair est un objectif assorti d'échéanciers réalistes et de résultats mesurables, et qui est bien communiqué.
Supposons que vous soyez un étudiant en design. Votre objectif peut être de terminer un projet de groupe dans les délais et de travailler en équipe. Mais il est difficile de noter et de suivre des objectifs multiples avec des échéances et des assignés.
Si vous utilisez un outil tel que ClickUp, avec Objectifs de ClickUp vous permet de rester dans les temps en paramétrant vos objectifs des objectifs intelligents et le suivi de vos victoires en tant que groupe.
Utilisez ClickUp pour suivre la progression avec des cibles numériques, monétaires, vrai/faux et des tâches
Voici comment procéder :
- Définissez des cibles tangibles, telles que des cibles numériques, vrai/faux et monétaires, pour faciliter le suivi. Par exemple, créer cinq maquettes de site Web par semaine (cible numérique)
- Organisez plusieurs objectifs individuels et individuelsobjectifs d'équipe dans des dossiers
- Accédez à des visuels riches pour vos objectifs et cibles en créant des tableaux d'humeur pour des références rapides
- Fixez des échéances pour votre équipe/groupe et suivez leur progression à l'aide de tableaux de bord hebdomadaires
2. Suivez votre temps au quotidien
À faites-vous le point sur les tâches qui vous prennent le plus de temps ?
Si ce n'est pas le cas, c'est le moment de faire le suivi du temps et de découvrir les activités improductives qui vous font perdre du temps. Cela vaut également pour vos activités personnelles.
Combien de temps avez-vous passé sur les médias sociaux aujourd'hui ?
Mais n'oubliez pas qu'il s'agit d'évaluer les activités qui occupent la majeure partie de votre journée et non de les remplacer. Suivi du temps est un jeu d'enfant avec ClickUp.
Vous pouvez enregistrer le temps à partir de n'importe quel appareil en utilisant ClickUp's l'extension gratuite pour Chrome . Elle rend le suivi du temps lié aux tâches aussi simple que possible.
Enregistrez le temps au fur et à mesure ou saisissez-le manuellement grâce au suivi du temps dans ClickUp
Vous travaillez sur un rapport sur votre iPad ? Appuyez simplement sur "démarrer" avec le chronomètre global de ClickUp et arrêtez-vous si vous faites une pause ou si vous passez d'une tâche à l'autre.
Vous pouvez également ajouter des estimations de durée aux tâches quotidiennes de vos collaborateurs et de votre équipe afin de déterminer clairement la durée d'une tâche.
3. Hiérarchisez vos tâches
"Manger la grenouille" est une méthode de gestion du temps très répandue, car "manger la grenouille", c'est-à-dire terminer la tâche la plus critique et la plus difficile avant de s'attaquer aux autres, est le meilleur moyen de faire les choses terminées.
En d'autres termes, la hiérarchisation des tâches est essentielle pour achever à temps les tâches importantes et de grande valeur afin de progresser vers des objectifs SMART plus vastes. Laissez les tâches les plus faciles ou de faible priorité pour la fin.
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/09/Create-Custom-Tags-in-ClickUp-Views.gif Créer des étiquettes personnalisées dans ClickUp Views /$$img/
Améliorez l'organisation de vos tâches en ajoutant des étiquettes personnalisées et utilisez les options de filtrage dans les vues Liste et Tableau pour identifier précisément vos tâches les plus prioritaires
Créez chaque matin ou chaque semaine une liste de tâches hautement prioritaires, suivie d'une liste moins prioritaire, comme une astuce simple pour reconnaître les tâches urgentes et y donner suite. Vous vous assurerez ainsi que les tâches essentielles ne sont pas reléguées au second plan par des demandes ponctuelles.
4. Utiliser des techniques de blocage du temps
Le blocage du temps consiste à diviser votre journée en plusieurs tranches de temps pour des activités liées au travail ou personnelles.
Chaque bloc est consacré à achever la tâche en cours sans distraction.
Voici quelques exemples de techniques de blocage du temps :
- La règle des 3/3/3: Consacrer trois heures par jour à trois tâches urgentes et trois tâches moins urgentes. Par exemple, achever trois réunions et répondre à trois e-mails en l'espace de trois heures le mardi
- **La technique Pomodoro : divisez votre journée de travail en tranches de 25 minutes suivies d'une pause de 5 minutes à chaque fois. À faire pendant au moins quatre cycles
- Terminé (GTD): La technique GTD est similaire à la technique Pomodoro. Avec GTD, vous attaquez une tâche de front et mettez en place un chronomètre de 25 minutes, faites une pause de 5 minutes et continuez jusqu'à ce que vous l'acheviez
- La règle des 4 heures: La règle des 4 heures est une technique de blocage du temps pour les tâches monotâches, qui consiste à paramétrer une fenêtre de 4 heures pour terminer une activité
Gardez une trace des réunions ou évènements en cours, passés et futurs avec le modèle de blocage d'horaires de ClickUp
5. Déléguez certaines de vos tâches
Vous n'êtes pas obligé de tout faire. Un peu de délégation peut vous aider à mieux maîtriser votre journée.
Commencez par confier des tâches de faible valeur à votre équipe, ou engagez un assistant virtuel si vous êtes solopreneur. Fixez des échéanciers et communiquez les paramètres afin d'éviter les allers-retours.
Au bout du compte, vous constaterez deux gains importants : vous aurez plus de temps à consacrer aux tâches essentielles à forte valeur ajoutée, votre équipe gagnera en confiance et vous pourrez déléguer davantage.
N'oubliez pas qu'il n'y a pas de mal à demander de l'aide. La délégation nécessite un changement d'état d'esprit et constitue un élément essentiel de la gestion quotidienne du temps.
6. Éliminez toutes vos distractions
Éviter les distractions est plus facile à dire qu'à faire. De plus, le travail sur Internet ou au sein d'un groupe de collègues proches rend la concentration plus difficile.
Voici quelques moyens d'éliminer les distractions lors du travail :
- Installez un bloqueur de notifications sur votre ordinateur portable ou votre smartphone, afin de travailler sans être interrompu
- Mettez votre téléphone et les autres canaux de communication en mode "Ne pas déranger "
- Désinstallez temporairement les applications distrayantes telles que les médias sociaux et les jeux de votre téléphone ou de votre bureau
- Désactivez les notifications des e-mails pour ne pas être incité à répondre à de nouveaux e-mails pendant que vous travaillez sur des tâches essentielles
- Si vous travaillez depuis votre bureau, réservez une salle de réunion pour travailler seul jusqu'à ce que vous acheviez votre travail
7. Dites adieu à la procrastination
Un expérience affirme que la procrastination est davantage ressentie lorsque la tâche est plus compliquée.
Voici donc quelque chose que vous pouvez faire consciemment pour minimiser la procrastination :
- Décomposer une tâche difficile en sous-tâches assorties d'échéanciers réalisables au lieu de tout prendre à bras-le-corps. Par exemple, un propriétaire de produit peut diviser le lancement d'un nouveau produit en sous-tâches plus petites telles que les mises à jour du site Web les jours 1 et 3, la stratégie de tarification les jours 4 et 5, la distribution les jours 6 à 10, l'automatisation du marketing les jours 11 à 15, etc.
- Fixez une limite de temps et suivez-la à l'aide de l'outil ClickUp Extension Chrome de ClickUp pour le suivi du temps pour passer d'une tâche à l'autre
8. Utiliser des outils visuels pour le multitâche
Si vous gérez plusieurs projets et avez des rapports directs, vous n'avez pas d'autre choix que d'être souvent multitâche.
Les outils visuels simplifient le multitâche et font en sorte que chaque tâche semble réalisable.
En voici un exemple, Diagramme de Gantt peuvent montrer les dépendances et les chevauchements entre les tâches, Tableaux Kanban peuvent vous aider à visualiser la progression des tâches, les organigrammes de flux peuvent mettre en évidence les dépendances entre les tâches, et les Cartes mentales peuvent vous aider à trouver des idées.
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/06/drag-and-drop-a-task-on-a-gantt-chart-in-clickup.gif Diagramme de Gantt dans ClickUp /$$img/
Utilisez la vue Gantt dans ClickUp pour planifier des tâches, suivre la progression d'un projet, gérer les délais et les goulots d'étranglement.
9. Rationaliser les réunions
Suivez vos heures de réunion, et vous seriez surpris de constater à quel point certaines réunions sont chronophages et peu productives.
Paramétrez des mises à jour asynchrones à l'aide d'un outil de gestion des tâches pour mapper la progression du projet et plafonner la durée des réunions avec un agenda clair.
Cela signifie qu'il n'est plus nécessaire de passer des "appels rapides" ou d'assister à des discussions de 15 minutes qui se sont transformées en heures. Le Clip de ClickUp de ClickUp vous aide à communiquer efficacement par le biais d'enregistrements d'écran et élimine le besoin de réunions. Enregistrez des vidéos (écran + caméra) à partir de votre navigateur et partagez-les avec vos coéquipiers.
Partagez votre message vidéo avec un lien direct dans le navigateur qui ne nécessite aucun téléchargement et qui peut être affiché instantanément après l'enregistrement
10. Gérer les échéances des projets
Gérer les délais ne consiste pas seulement à les réunir. Il s'agit aussi de planifier efficacement votre travail pour respecter une échéance.
Il s'agit notamment de fixer des paramètres précis pour chaque tâche menant à l'achèvement du projet.
C'est là que l'utilisation de L'affichage du Calendrier de ClickUp peut vous aider à afficher une vue d'ensemble de tous les évènements et échéanciers à garder à l'esprit pour le projet en question.
11. Élaborer une routine$$a
Les routines sont-elles ennuyeuses ? Pas vraiment. En réalité, vous suivez déjà une routine de manière inconsciente. Vous utilisez les mêmes applications, vous mangez tous les jours à la même heure, vous prenez le même chemin pour aller au travail, etc.
Alors pourquoi ne pas développer une routine fixe consciente pour votre travail également ?
En voici quelques-unes techniques de gestion du temps à utiliser pour développer une routine :
- Prévoir un bloc de temps spécifique pour les réunions internes et les discussions d'équipe
- Fixer une période fixe pour traiter les tâches prioritaires avant toute autre chose ; mangez cette grenouille !
- Terminez votre travail à une heure fixe tous les jours, afin de ne pas affecter votre vie personnelle
- Prévoyez une heure par jour pour répondre aux e-mails, par exemple, tous les jours entre 14 et 15 heures
12. Automatiser les tâches répétitives
Les tâches répétitives telles que la gestion des documents, la mise à jour des tâches ou les rapports sont de faible valeur et prennent beaucoup de temps.
Donnez-vous pour mission de les éliminer de votre charge de travail quotidienne grâce à l'automatisation. C'est l'une des compétences de gestion du temps les plus cruciales à développer.
Vous ne savez pas où et comment vous lancer dans l'automatisation ? Essayez ClickUp Automatisation .
Attribuez de nouvelles tâches, déplacez les statuts des tâches, ajoutez des commentaires, appliquez des étiquettes, et bien plus encore en mode automatique.
Utilisez des recettes d'automatisation préconstruites dans ClickUp ou personnalisez-les en fonction de vos besoins pour que votre équipe puisse se concentrer là où c'est le plus important
13. Ne sautez pas les pauses
Débranchez-vous et faites des pauses fréquentes pour éviter l'épuisement. De nombreuses études ont montré que les pauses permettent d'accroître la productivité et la satisfaction au travail.
Gérer son temps, c'est aussi gérer son énergie - à condition d'avoir la vigueur et la volonté d'aborder les différentes priorités quotidiennes. En règle générale, faites de courtes pauses toutes les 25 à 90 minutes de travail.
Vous pouvez planifier une pause ou régler un chronomètre pour suivre votre travail et vous alerter lorsqu'il est temps de faire une pause. Votre dos vous en remerciera.
14. Apprenez à dire non
Apprendre à dire non, c'est fixer des paramètres. Cela protège votre temps, votre liberté, votre énergie et votre santé mentale.
Sans limites précises, vous serez submergé par un surcroît de travail et des priorités qui s'amenuisent. Identifiez donc ce qui est moins important afin de vous occuper d'abord des tâches essentielles avant de dire oui à un nouveau travail.
Fixez des paramètres clairs à l'intérieur et à l'extérieur de votre lieu de travail afin que vos amis, votre famille et vos collègues sachent quand ils peuvent s'attendre à une réponse de votre part.
15. Voir la situation dans son ensemble
Êtes-vous submergé par le changement ou noyé dans les listes de choses à faire ? Prendre du recul pourrait être la solution pour avoir une vue d'ensemble.
Prenez du recul et voyez quelles pourraient être vos plus grandes victoires dans les semaines ou les mois à venir. Notez-les.
Vous serez ainsi mieux préparé pour les projets à venir, vous accepterez le changement, vous planifierez votre temps de manière efficace et vous saurez quand votre assiette sera pleine.
Par exemple, en tant qu'individu, vous voudrez vérifier votre progression tous les mois, tandis que pour votre équipe, vous mettrez en place un cycle d'évaluation trimestriel.
Priorisez vos objectifs pour gérer votre temps et prendre de l'avance
La cohérence est l'une des compétences de gestion du temps qui est plus facile à dire qu'à faire. N'oubliez pas qu'il n'y a pas de mal à ne pas réussir tous les jours. Nous sommes humains, après tout.
Si vous vous sentez dépassé, commencez par le strict minimum : fixez de petits objectifs à suivre, hiérarchisez les tâches, déléguez le travail et attribuez des blocs de temps spécifiques.
Mais si vous souhaitez rendre ces tactiques opérationnelles et les intégrer à votre routine, ClickUp peut vous aider !
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