« La façon dont nous passons nos journées est, bien sûr, la façon dont nous passons notre vie. » Telle est la célèbre citation de l'auteur Annie Dillard. Et lorsque vous lisez cela en même temps que « Les jours sont longs, mais les années sont courtes. », vous ressentez un sentiment d'angoisse.
Est-ce que j'utilise mon temps de manière optimale ? Mes journées sont-elles structurées de manière à correspondre à mes objectifs personnels et professionnels ?
C'est là que la gestion du temps peut vous aider. Fixer des objectifs de gestion du temps peut vous fournir un cadre structuré et une nouvelle façon d'envisager le temps dont vous disposez et les objectifs que vous souhaitez atteindre.
Que sont les objectifs de gestion du temps ?
Les objectifs de gestion du temps sont des cibles spécifiques que vous vous fixez pour gérer votre temps plus efficacement. Ces objectifs vous aident à hiérarchiser les tâches, à fixer des délais clairs et à éliminer les activités inutiles de votre quotidien.
Par exemple, les tâches hebdomadaires d'un propriétaire d'entreprise peuvent inclure la planification d'appels avec des prospects, la délégation de tâches et l'évaluation de l'avancement des projets. Grâce à des objectifs précis en matière de gestion du temps, le propriétaire d'entreprise sait exactement combien d'heures il doit consacrer à chaque tâche et dans quel ordre elles doivent être accomplies.
La méthode la plus courante pour définir des objectifs de gestion du temps est le modèle SMART :
- Spécifique : un objectif bien défini qui précise qui est impliqué, quel doit être le résultat, ce qui doit être accompli, etc.
- Mesurable : un objectif quantifiable et traçable. « Combien d'heures cette tâche devrait-elle prendre ? »
- Réalisable : un objectif réaliste et atteignable
- Pertinent : un objectif pratique, tel qu'un objectif aligné sur vos objectifs personnels ou professionnels.
- Limité dans le temps : un objectif avec un échéancier et une échéance clairs
Quels sont les avantages de se fixer des objectifs de gestion du temps ?
Vous avez une liste claire de choses à faire. Alors pourquoi devriez-vous également vous soucier de définir des objectifs de gestion du temps ?
Voyons quelques-uns des avantages des objectifs de gestion du temps:
✅ Un meilleur équilibre entre travail et vie privée
Une bonne gestion du temps vous permet de consacrer plus de temps à vos proches et à vous-même.
Vous pouvez planifier du temps pour les tâches ayant une haute priorité pendant vos heures de travail tout en conservant du temps pour vos loisirs et votre repos.
✅ Vous procrastinez moins
Vous n'avez pas besoin de jongler entre les tâches lorsque vous disposez d'une liste de tâches classées par ordre de priorité.
Vous pouvez canaliser votre énergie vers un travail approfondi sans vous demander quoi faire ensuite.
✅ Un gain de productivité
Lorsque vous vous concentrez sur l'accomplissement de tâches essentielles, sans avoir à passer du temps à réfléchir à « quoi d'autre », vous pouvez établir une routine. Cette routine vise à vous aider à accomplir les tâches les plus importantes pendant vos heures de plus grande productivité.
✅ Finis les burnouts
Une mauvaise gestion du travail peut être éprouvante sur le plan émotionnel et physique. Ajoutez à cela des délais non respectés et une équipe qui manque de concentration, et vous risquez fort de souffrir d'épuisement professionnel.
Une gestion intelligente du temps peut réduire le stress causé par la frustration et la pression liée au travail.
15 exemples d'objectifs de gestion du temps que vous pouvez vous fixer
La gestion du temps peut sembler insurmontable. Mais voici quelques exemples de stratégies de gestion du temps dont vous pouvez vous inspirer :
1. Fixez-vous des objectifs chiffrés précis
Un objectif clair est un objectif assorti d’échéanciers réalistes et de résultats mesurables, et qui est bien communiqué.
Imaginons que vous soyez étudiant en design. Votre objectif est peut-être de terminer un projet de groupe dans les délais impartis et de travailler en équipe. Mais il n'est pas facile de noter et de suivre plusieurs objectifs avec des échéances et des personnes assignées.
Si vous utilisez un outil tel que ClickUp, avec ClickUp Objectifs, vous respectez votre planning en fixant des objectifs SMART et en effectuant le suivi de vos progrès en tant que groupe.
Voici comment :
- Fixez-vous des cibles concrètes, telles que des cibles chiffrées, oui/non et financières, afin de faciliter leur suivi. Par exemple, créez cinq maquettes de site web par semaine (une cible chiffrée).
- Organisez plusieurs objectifs individuels et d'équipe dans des dossiers
- Accédez à des visuels riches pour vos objectifs et vos cibles en créant des tableaux d'ambiance pour une consultation rapide.
- Fixez des délais à votre équipe/groupe et suivez leur progression à l'aide de tableaux de bord hebdomadaires.
2. Suivez votre temps quotidiennement
Savez-vous quelles tâches vous prennent le plus de temps ?
Si ce n'est pas le cas, c'est le moment de vous réveiller, de suivre votre temps et de découvrir les activités inutiles et improductives qui vous font perdre du temps. Cela inclut également vos activités personnelles.
Combien de temps avez-vous passé sur les réseaux sociaux aujourd'hui ?
Mais n'oubliez pas qu'il s'agit d'estimer les activités qui occupent la majeure partie de votre journée, et non de les remplacer.
Le suivi du temps est un jeu d'enfant avec ClickUp.
Vous pouvez enregistrer le temps passé sur n'importe quel appareil à l'aide de l'extension Chrome gratuite de ClickUp. Elle simplifie au maximum le suivi du temps consacré à chaque tâche.
Vous travaillez sur un rapport sur votre iPad ? Il vous suffit d'appuyer sur « Démarrer » avec le chronomètre global de ClickUp et d'arrêter lorsque vous faites une pause ou passez d'une tâche à l'autre.
Vous pouvez également ajouter des estimations de durée aux tâches quotidiennes individuelles et d'équipe afin de déterminer clairement la durée nécessaire à la réalisation d'une tâche.
3. Hiérarchisez vos tâches
« Manger la grenouille » est une méthode de gestion du temps très populaire, car « manger sa grenouille », c'est-à-dire terminer la tâche la plus critique et la plus difficile avant de s'attaquer aux autres, est le meilleur moyen d'accomplir ses objectifs.
En d'autres termes, la hiérarchisation des tâches est essentielle pour achever à temps les tâches importantes et à forte valeur ajoutée, afin de poursuivre la progression vers des objectifs SMART plus ambitieux. Gardez les tâches les plus faciles ou celles ayant la moindre priorité pour la fin.
Chaque matin ou chaque semaine, dressez une liste des tâches ayant une priorité élevée, suivie d'une liste des tâches ayant une priorité moins élevée. Cette astuce simple vous permettra d'identifier les tâches urgentes et de les traiter en priorité. Ainsi, les tâches essentielles ne seront pas reléguées au second plan par des demandes ponctuelles.
4. Utilisez des techniques de blocage de temps
Le time-blocking consiste à diviser votre journée en plusieurs blocs horaires pour votre travail ou vos activités personnelles.
Chaque bloc est dédié à l'achevement de la tâche à accomplir sans distraction.
Voici quelques exemples concrets de techniques de gestion du temps par blocs horaires :
- La règle 3/3/3 : consacrer trois heures par jour à trois tâches urgentes et trois tâches moins urgentes. Par exemple, achever trois réunions et répondre à trois e-mails en trois heures le mardi.
- La technique Pomodoro : divisez votre journée de travail en segments de 25 minutes de travail concentré, suivis à chaque fois d'une pause de 5 minutes. Répétez cette opération au moins quatre fois.
- Getting Things Done (GTD) : GTD est similaire à la technique Pomodoro. Avec GTD, vous vous attaquez à une tâche de front et réglez un chronomètre sur 25 minutes, faites une pause de 5 minutes, puis continuez jusqu'à ce que la tâche soit achevée.
- La règle des 4 heures : La règle des 4 heures est une technique de gestion du temps mono-tâche qui consiste à définir une plage horaire de 4 heures pour terminer une activité.
5. Déléguez certaines de vos tâches
Vous n'êtes pas obligé de faire tout ce qui est à faire. Déléguer certaines tâches peut vous aider à mieux contrôler votre journée.
Commencez modestement en attribuant des tâches de faible valeur à votre équipe, ou engagez un assistant virtuel si vous êtes un entrepreneur indépendant. Fixez un échéancier et communiquez vos exigences afin d'éviter les allers-retours inutiles.
Au final, vous constaterez deux avantages significatifs : vous disposerez de plus de temps pour vous consacrer à des tâches essentielles et à forte valeur ajoutée, votre équipe gagnera en confiance et vous pourrez déléguer davantage.
N'oubliez pas qu'il n'y a rien de mal à demander de l'aide. La délégation nécessite un changement de mentalité et constitue un élément essentiel de la gestion quotidienne du temps.
6. Éliminez toutes vos distractions
Éviter les distractions est plus facile à dire qu'à faire. De plus, travailler sur Internet ou au sein d'un groupe de collègues proches rend la concentration plus difficile.
Voici quelques moyens d'éliminer les distractions lors du travail :
- Installez un bloqueur de notifications sur votre ordinateur portable ou votre smartphone afin de pouvoir travailler sans interruption
- Mettez votre téléphone et vos autres moyens de communication en mode « Ne pas déranger ».
- Désinstallez temporairement les applications qui vous distraient, telles que les réseaux sociaux et les jeux, de votre téléphone ou de votre ordinateur.
- Désactivez les notifications par e-mail afin de ne pas être tenté de répondre à de nouveaux e-mails lorsque vous travaillez sur des tâches importantes.
- Si vous travaillez depuis votre bureau, réservez une salle de réunion pour travailler seul jusqu'à ce que vous ayez achevé votre travail.
7. Dites adieu à la procrastination
Une expérience affirme que la procrastination est plus fréquente lorsque la tâche est plus compliquée.
Voici donc quelque chose que vous pouvez faire consciemment pour minimiser la procrastination :
- Divisez une tâche difficile en sous-tâches avec des échéanciers réalisables au lieu de tout prendre en charge. Par exemple, un chef de produit peut diviser le lancement d'un nouveau produit en sous-tâches plus petites telles que les mises à jour du site web les jours 1 et 3, la stratégie de prix les jours 4 et 5, la distribution les jours 6 à 10, l'automatisation du marketing les jours 11 à 15, etc.
- Fixez-vous une limite de temps et suivez-la à l'aide de l'extension Chrome Time Tracker de ClickUp lorsque vous passez d'une tâche à l'autre.
8. Utilisez des outils visuels pour le multitâche
Si vous gérez plusieurs projets et avez des subordonnés directs, vous n'avez d'autre choix que d'effectuer souvent plusieurs tâches à la fois.
Les outils visuels simplifient le multitâche et rendent chaque tâche réalisable.
Par exemple, les diagrammes de Gantt peuvent montrer les dépendances et les chevauchements entre les tâches, les tableaux Kanban peuvent vous aider à visualiser la progression des tâches, les organigrammes peuvent mettre en évidence les dépendances entre les tâches et les cartes mentales peuvent vous aider à trouver des idées.
9. Rationalisez les réunions
Suivez le nombre d'heures consacrées à vos réunions et vous serez surpris de constater à quel point certaines réunions sont chronophages et peu productives.
Configurez des mises à jour asynchrones à l'aide d'un outil de gestion des tâches pour suivre l'avancement du projet et limitez la durée des réunions grâce à un agenda clair.
Cela signifie que vous n'aurez plus à passer des « coups de fil rapides » ni à assister à des discussions de 15 minutes qui se transforment en heures.
La fonctionnalité Clip de ClickUp vous aide à communiquer efficacement grâce à des enregistrements d'écran et élimine le besoin de réunions. Enregistrez des vidéos (écran + caméra) à partir de votre navigateur et partagez-les avec vos coéquipiers.
10. Gérez les délais des projets
Gérer les délais ne consiste pas seulement à les respecter. Il s'agit également de planifier efficacement votre travail afin de respecter les délais.
Cela implique notamment de fixer des dates précises pour chaque tâche menant à l’achèvement du projet.
C'est là que l'utilisation de la vue Calendrier de ClickUp peut vous aider en vous offrant une vue d'ensemble de tous les évènements et échéanciers à garder à l'esprit pour le projet en question.
📮 ClickUp Insight : 63 % des personnes interrogées dans le cadre de notre sondage classent leurs objectifs personnels par ordre d'urgence et d'importance, mais seulement 25 % les organisent par délai. Qu'est-ce que cela signifie ? Vous savez ce qui est important, mais pas nécessairement quand. ⏳ ClickUp Objectifs, optimisé par l'assistance IA de ClickUp Brain, apporte ici plus de clarté. Il vous aide à décomposer les grands objectifs en étapes datées et réalisables. ClickUp Brain fournit des suggestions intelligentes pour les échéanciers et vous permet de rester sur la bonne voie grâce à des mises à jour en temps réel sur l'avancement et des changements de statut automatiques à mesure que vous achevez les tâches. 💫 Résultats réels : les utilisateurs rapportent une augmentation de 200 % de leur productivité après être passés à ClickUp.
11. Développez une routine
Les routines sont-elles ennuyeuses ? Pas vraiment. En réalité, vous suivez déjà inconsciemment une routine. Vous utilisez les mêmes applications, vous mangez à la même heure chaque jour, vous empruntez le même trajet pour vous rendre au travail, etc.
Alors pourquoi ne pas développer une routine fixe et consciente pour votre travail également ?
Voici quelques techniques de gestion du temps à utiliser pour développer une routine :
- Prévoyez un bloc horaire spécifique pour les réunions internes et les discussions d'équipe.
- Fixez-vous une période fixe pour traiter les tâches à haute priorité avant toute autre chose ; mangez cette grenouille !
- Terminez votre journée de travail à une heure fixe chaque jour afin que votre vie personnelle n'en soit pas affectée.
- Prévoyez une heure chaque jour pour répondre à vos e-mails, par exemple tous les jours entre 14 h et 15 h.
12. Automatisez les tâches répétitives
Les tâches répétitives telles que la gestion des documents, les mises à jour des tâches ou les rapports sont de faible valeur et prennent beaucoup de temps.
Faites-vous un devoir de les éliminer de votre charge de travail quotidienne grâce à l'automatisation. C'est l'une des compétences les plus importantes à développer en matière de gestion du temps.
Vous ne savez pas par où commencer et comment vous lancer dans l'automatisation ? Essayez ClickUp Automation.
Attribuez de nouvelles tâches, modifiez le statut des tâches, ajoutez des commentaires, appliquez des étiquettes et bien plus encore en mode automatique.
13. Ne sautez pas les pauses
Déconnectez-vous et faites régulièrement des pauses pour éviter le burn-out. De nombreuses études ont montré que les pauses améliorent la productivité et la satisfaction au travail.
Gérer son temps, c'est aussi gérer son énergie, car vous avez la vigueur et la volonté nécessaires pour aborder les différentes priorités quotidiennes. En règle générale, faites de courtes pauses toutes les 25 à 90 minutes de travail.
Vous pouvez planifier une pause ou régler un chronomètre pour suivre votre travail et vous avertir lorsqu'il est temps de faire une pause. Votre dos vous en sera également reconnaissant.
14. Apprenez à dire non
Apprendre à dire non, c'est fixer des limites. Cela vous permet de protéger votre temps, votre liberté, votre énergie et votre santé mentale.
Sans limites précises, vous serez submergé par le travail supplémentaire et les priorités qui s'amenuisent. Identifiez donc ce qui est moins important afin de pouvoir vous occuper des tâches essentielles avant d'accepter de nouvelles missions.
Définissez des attentes claires au sein et en dehors de votre lieu de travail afin que vos amis, votre famille et vos collègues sachent quand ils peuvent attendre une réponse de votre part.
15. Ayez une vision globale
Vous vous sentez dépassé par le changement ou submergé par vos listes de choses à faire ? Prendre du recul pourrait être la solution pour avoir une vue d'ensemble.
Prenez du recul et réfléchissez à ce que pourraient être vos plus grandes victoires dans quelques semaines ou quelques mois. Notez-les.
Vous serez mieux préparé pour vos futurs projets, vous accepterez le changement, vous planifierez votre temps efficacement et vous saurez reconnaître quand vous êtes débordé.
Par exemple, en tant qu'individu, vous voudrez vérifier votre progression chaque mois, tandis que pour votre équipe, vous mettrez en place un cycle de révision trimestriel.
Hiérarchisez vos objectifs de gestion du temps pour aller de l'avant
La constance est l'une des compétences en gestion du temps qui est plus facile à dire qu'à faire. N'oubliez pas qu'il n'est pas grave de ne pas y arriver tous les jours. Après tout, nous sommes humains.
Si vous vous sentez dépassé, commencez par le strict minimum : fixez-vous des objectifs modestes et mesurables, hiérarchisez les tâches, déléguez le travail et attribuez des blocs d’horaire spécifiques.
Mais si vous souhaitez mettre en œuvre ces tactiques et les intégrer à votre routine, ClickUp peut vous aider !
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