Lorsqu'il s'agit de choisir et de superviser les projets de votre organisation, vous avez besoin d'un cadre de gestion de projet. Vous disposerez ainsi d'une méthode systématique pour lancer des idées, planifier les projets et les maintenir sur la bonne voie jusqu'à ce qu'ils soient achevés.
Poursuivez votre lecture pour découvrir les six étapes de la gestion de projet ainsi que les bonnes pratiques qui vous mèneront à la réussite.
Qu'est-ce que la gestion de projet ?
La gestion du pipeline de projets est une approche systématique de la gestion des projets, de leur conception à leur achèvement. Cela signifie qu'elle commence avant même que le projet n'ait été défini et forfaité. Elle commence par l'idéation la phase de projet c'est le moment où l'équipe commence à réfléchir aux projets qu'elle pourrait souhaiter mener.
La gestion de la réserve de projets est cruciale pour le forfait stratégique d'une entreprise. Une partie du processus consiste à choisir parmi une liste de projets potentiels en tenant compte des éléments suivants :
- La manière dont ils vous aideront à atteindre les objectifs stratégiques
- La disponibilité des ressources, qu'il s'agisse du budget du projet ou des membres de l'équipe
- La réussite ou non du projetl'exécution du projet conduira à un retour sur investissement
C'est aussi une clé dans le processus global de gestion du projet en prenant en compte dès le début les goulets d'étranglement potentiels, les échéanciers et les objectifs du projet.
Étapes de la gestion de projet
La gestion de projet comporte six étapes. Ces étapes fournissent un cadre structuré pour guider la prise de décision, l'optimisation des ressources et bien d'autres choses encore. Chacune d'entre elles est cruciale pour la gestion du flux de projets et d'objets stratégiques d'une organisation.
Examinons chaque étape plus en détail.
1. Idation
Au cours de l'étape d'idéation, les membres de l'équipe et les parties prenantes génèrent de nouvelles idées de projet. Cette étape peut impliquer :
- Des sessions de brainstorming pour encourager les membres de l'équipe à partager des idées pour de nouvelles initiatives 🧠💡
- L'élaboration et l'examen de propositions de projet de base
- Recueillir des informations sur le budget, l'échéancier et les ressources nécessaires à chaque projet
En vous concentrant sur ces points, vous pouvez choisir les bons projets à prioriser pour les objectifs actuels de l'organisation. Idéalement, vous garderez une trace de la source, de la date de création et du suivi de chaque idée pour un examen ultérieur.
Collaborez visuellement avec les membres de l'équipe au sein de ClickUp Whiteboards pour faire du brainstorming et transformer les idées en éléments exploitables
Pro tip: Logiciel de gestion de projet peut vous aider à organiser les notes et à faciliter la collaboration entre les membres de l'équipe et le partage de nouvelles idées. Avec Tableau blanc de ClickUp de ClickUp, plusieurs personnes peuvent réfléchir en temps réel, en utilisant des images, des formes, des notes et des dessins à main levée.
2. Mon travail
Au cours de l'étape de prise en charge du travail, vous élaborerez des propositions pour les meilleures idées de projet identifiées lors de l'idéation.
L'objectif est de faire approuver la (les) meilleure(s) proposition(s) par la direction générale, ce qui nécessite de préciser des détails tels que :
- L'échéancier
- Le champ d'application
- Objectifs des résultats
- Budget du projet
- Ressources nécessaires
- Solutions aux éventuels objets ou goulets d'étranglement
Vous pouvez travailler avec les membres de votre équipe pour faire les recherches préliminaires et élaborer les propositions. Vous pouvez ensuite créer une présentation formelle à l'intention des clients, des parties prenantes ou de la direction.
Ne commencez pas votre travail à partir de zéro - choisissez des options prédéfinies dans le centre de modèles ou créez votre propre modèle que votre équipe pourra utiliser
Conseil pro: Essayez d'utiliser un modèle d'aperçu du projet pour gagner du temps et être sûr de ne rien oublier lors de l'élaboration de propositions et de présentations formelles. ClickUp propose de nombreux modèles préétablis ou vous pouvez créer les vôtres.
3. Portes de phase
Les points de contrôle de phase sont des examens formels destinés à évaluer la progression et la viabilité continue du projet à mesure qu'il progresse dans le pipeline.
Après l'approbation du projet, vous définirez des points de contrôle pour vous assurer que tout progresse régulièrement. Les points de contrôle sont généralement alignés sur les jalons du projet.
À chaque point de contrôle, tous les acteurs du projet évaluent l'état d'avancement du projet par rapport au forfait précédemment défini. En outre, le groupe peut également passer en revue
- Les indicateurs clés de performance (ICP) et autres indicateurs
- La gestion et l'affectation des ressources
- Le statut actuel du projet
- L'alignement sur les produits forfaitaires prévus
Si le projet est sur la bonne voie, il a de bonnes chances de poursuivre sa progression tout au long du processus de cycle de vie de la gestion de projet . Si ce n'est pas le cas, il peut être interrompu ou mis en attente afin d'éviter une perte de temps et de ressources.
Supervisez les tâches et les projets d'un seul coup d'œil et glissez-déposez les tâches, triez et filtrez sans effort grâce à un tableau Kanban entièrement personnalisable
Astuce: Utilisez des outils de gestion de projet pour gérer le flux de travail de votre équipe et mettre en place l'automatisation des tâches quotidiennes. De nombreux outils fournissent également des des modèles de gestion de projet pour faciliter la création de diagrammes de Gantt et de tableaux Kanban.
5. Projet en cours de progression
L'étape du projet en progression est celle du début de l'exécution. Il est temps pour votre équipe de commencer à travailler et à achever des tâches afin de rapprocher chaque jour le projet de son achèvement.
Il s'agit d'une étape à forte pression qui implique des éléments tels que :
- Des mises à jour en temps réel sur la progression des tâches et des sous-tâches
- Des réunions d'équipe régulières pour que tout le monde soit sur la même page
- Des mises à jour sur les dates d'achèvement des tâches et d'autres échéanciers du projet
- La mesure des indicateurs clés de performance et le suivi des performances du projet
- Création de rapports de progression à partager avec les parties prenantes 📈
- Identifier et résoudre les goulets d'étranglement et autres problèmes potentiels
Il s'agit de l'étape qui prend le plus de temps. En fonction du nombre d'objectifs du projet, il peut s'écouler des mois ou des années avant que vous ne passiez à la phase suivante.
Revitalisez les rétros de votre équipe avec notre modèle de document créatif pour encourager les membres de l'équipe à approfondir leurs idées sur le projet
Astuce: Rendez les sessions de rétrospective de votre équipe de projet plus attrayantes grâce à la technique des 4L, qui signifie "aimé", "désiré", "détesté" et "appris" Modèle de rétrospective 4Ls de ClickUp permet à votre équipe de réfléchir et de résumer les points clés qui peuvent être appliqués à de futurs projets.
Gestion de Portfolio de projet vs. Gestion de pipeline de projet Gestion du portfolio de projet désigne la gestion de l'ensemble des projets (ou du portefeuille de projets) en cours pour une équipe ou une entreprise. Il peut s'agir de
- L'établissement de priorités pour les projets
- Le suivi des projets en cours
- Mesurer les performances de l'ensemble du portfolio
- La prise en compte des objets à long terme
Cette démarche diffère de la gestion de la réserve de projets, qui consiste en un brainstorming ciblé et une sélection des projets potentiels avant qu'ils ne débutent. Les projets choisis pour aller de l'avant font alors partie du portefeuille de projets.
Bonnes pratiques de Gestion de projet efficace
Ces bonnes pratiques sont conçues pour assurer un flux de travail fluide lors de l'identification, de l'évaluation, de la sélection et de l'abonné des projets. Chaque organisation étant différente, n'hésitez pas à adapter ces bonnes pratiques en fonction de vos besoins spécifiques ou à les compléter au fur et à mesure de votre apprentissage, de votre croissance et de vos innovations.
Mettre l'accent sur l'optimisation des ressources
Voir les charges de travail de l'équipe en un coup d'œil pour mieux déléguer ou réaffecter les tâches et comprendre rapidement qui est en sous ou en surcapacité
Allouez efficacement les ressources pour maximiser la valeur de chaque projet. Les ressources à prendre en compte sont généralement le budget, la main-d'œuvre et les matériaux.
Adopter les méthodologies Agile
Regroupez, filtrez ou masquez les tâches dans les diagrammes de Gantt de ClickUp 3.0 pour suivre et connecter les flux de travail à travers tout votre travail Gestion de projet agile est flexible et permet à votre équipe de répondre rapidement aux changements au fur et à mesure de la progression du projet. Vous pouvez mettre en œuvre des tableaux Kanban, des diagrammes de Gantt et d'autres méthodologies agiles. Comparez ensuite les résultats à ceux de projets gérés sans approche Agile.
Prioriser clairement les projets
Paramétrer rapidement la priorité d'une tâche pour indiquer ce qui doit être traité en premier
L'établissement de critères simples pour la hiérarchisation des projets peut vous faire gagner du temps et des ressources lorsque vous abordez la gestion du pipeline. Prenez en compte des éléments tels que la disponibilité des ressources, le retour sur investissement potentiel, les prévisions de l'équipe commerciale et l'alignement organisationnel.
Réviser les projets régulièrement
L'évaluation continue peut aider les équipes à s'adapter à l'évolution des conditions, des besoins et des priorités de l'organisation. Examinez et réévaluez régulièrement les projets actuels, potentiels et futurs pour vous assurer que vous vous concentrez sur ce qui doit l'être.
Engager les parties prenantes
Favoriser une communication transparente avec les parties prenantes permet de s'aligner sur leurs besoins et leurs attentes. Une communication effacée permet également aux parties prenantes d'être informées et impliquées tout au long du cycle de vie du projet.
Avoir une gestion proactive des risques
Organisez des vérifications régulières pour identifier et atténuer les risques du projet afin de réduire les perturbations. C'est essentiel pour gestion de projet marketing et d'autres projets qui nécessitent des temps de réponse aux risques quasi immédiats afin de minimiser les pertes.
S'appuyer sur une prise de décision dirigée par les données
Basez vos décisions sur des indicateurs clés de performance et d'autres données fiables qui mesurent la réussite du projet. Il peut s'agir de rapports de votre équipe commerciale, du taux d'achèvement des tâches dans les délais, de la capacité des ressources, des écarts budgétaires, etc.
Favoriser la collaboration interfonctionnelle
Rassemblez les communications de l'équipe dans un seul espace avec ClickUp Chat et partagez les mises à jour, liez les ressources et collaborez sans effort
Mettez en place des stratégies et des applications pour encourager la communication et le travail d'équipe entre les équipes et les départements. Il peut s'agir de choisir un logiciel de gestion de projet ou un CRM utile à chaque service, de programmer des réunions rapides quotidiennes, ou autre. 🤝
Mettre l'accent sur l'amélioration continue
La promotion d'une culture de l'amélioration continue encourage les membres de votre équipe à apprendre de leurs erreurs et à mettre tout leur cœur dans chaque projet. Mettez l'accent sur l'apprentissage à partir des projets passés, l'application des bonnes pratiques, l'enregistrement des leçons apprises et le brainstorming avec les membres de l'équipe pour identifier les faiblesses de l'organisation.
Utiliser le logiciel de gestion de projet
Les logiciels de gestion de projet fournissent une visibilité centralisée sur les échéanciers, les statuts et l'affectation des ressources des projets, ce qui permet de rationaliser la gestion du pipeline de projet comme vous ne le croiriez pas.
Le bon outil de gestion de projet peut faciliter la collaboration, améliorer la prise de décision, renforcer les relations avec les parties prenantes et améliorer le flux de travail de votre équipe.
Améliorer la productivité en rationalisant les tâches et en utilisant les affichages ClickUp adaptables pour organiser et surveiller tous les types de travail ClickUp pour la gestion de projet se distingue comme le meilleur logiciel pour la gestion du pipeline de projets et toutes les étapes du processus de gestion de projets. Il dispose d'une suite complète de fonctionnalités, notamment des statuts de tâches personnalisables, des affichages de portfolio, une collaboration en temps réel et des options d'intégration transparentes.
ClickUp a été conçu pour vous aider à suivre de près la progression des projets, à recueillir des commentaires, à automatiser le travail manuel et à gagner du temps à chaque coin de rue.
Affichez l'ensemble de la feuille de route de votre projet et gérez les échéanciers grâce à ce modèle
Utilisez le modèle Modèle de feuille de route du projet ClickUp pour suivre toutes les étapes de la gestion de projet. Il contient tous les outils dont vous avez besoin pour assurer la réussite de votre projet et n'est qu'un des 1 000 modèles conçus pour vous faciliter la vie.
Foire aux questions commune
1. Qu'est-ce que la gestion de projet de pipeline ?
La gestion de projet est la planification, l'exécution et le suivi systématiques des projets au sein d'une organisation. Elle vise à garantir que les projets s'alignent sur les objectifs stratégiques au fur et à mesure de leur progression, de l'idéation à l'achevé.
2. Qu'est-ce que la phase de pipeline dans la gestion de projet ?
La phase du pipeline dans la gestion de projet est celle où les projets potentiels sont identifiés, évalués, classés par ordre de priorité et exécutés. Cette phase est gérée à l'aide des bonnes pratiques de gestion du pipeline de projets, car le gestionnaire de projet guide le projet à travers chaque étape (idéation, réception du travail, points de contrôle, planification du projet, projet en cours et achèvement du projet).
3. Quels sont les avantages de la gestion de projet ?
Les avantages de la gestion de projet comprennent l'amélioration de l'alignement organisationnel, l'optimisation des ressources et l'amélioration de la prise de décision. Elle permet également d'augmenter le taux de réussite des projets et l'efficacité de l'organisation.
Devenir un maître du pipeline de projet
La création d'un pipeline de gestion de projet efficace est l'un des meilleurs sentiments que l'on puisse éprouver en tant que gestionnaire de projet. Il est tellement satisfaisant de voir des projets optimisés passer de l'idéation à l'achevé.
Une gestion de projet efficace est essentielle à la réussite de l'organisation. Vous assurerez l'alignement stratégique, l'optimisation des ressources et l'exécution en temps voulu, en stimulant efficacement l'innovation et en garantissant un avantage concurrentiel. ✨
ClickUp est un outil indispensable, offrant des fonctionnalités robustes adaptées à tout ce qui concerne la gestion de projet. Il permet aux organisations de rationaliser les flux de travail, d'améliorer la collaboration et de prendre des décisions fondées sur des données afin de maximiser l'efficacité et la réussite des initiatives de projet.
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