Vous êtes-vous déjà demandé à quoi ressemble une journée dans la vie d'un responsable des achats ? C'est un rôle qui peut sembler mystérieux et déroutant si vous ne le vivez pas vous-même. Aujourd'hui, nous levons le voile sur la vie d'un responsable des achats et sur ce qu'elle implique.
Dans ce guide approfondi, nous verrons ce qu'est un responsable des achats, ce qu'impliquent leurs activités quotidiennes, leurs compétences et techniques, et comment vous pouvez construire une carrière réussie dans le secteur des achats. 💼
Qu'est-ce qu'un responsable des achats ?
Le rôle d'un responsable des achats est de superviser la gestion de la chaîne d'approvisionnement et la manière dont l'entreprise achète (ou se procure) des matériaux, des services ou des fournitures. Son travail consiste à trouver les bons fournisseurs, à négocier les coûts des contrats ou des commandes et à obtenir les meilleurs services ou matériaux pour la meilleure valeur.
Bien que nous parlions de responsables des achats dans cet article, il se peut que ce rôle soit également décrit comme un responsable des achats ou un spécialiste des achats. Le titre spécifique dépend des politiques de l'entreprise, mais le rôle est le même : s'approvisionner efficacement en fournitures pour l'organisation.
Journée type d'un responsable des achats
Voyons tout de suite ce qu'un responsable des achats fait réellement au quotidien. Ces tâches sont souvent mentionnées dans les descriptions de poste, mais de manière vague. Voici donc un examen plus approfondi de ce qu'elles impliquent, afin que vous puissiez décider si ce rôle vous convient.
Mon travail sur les contrats d'achat
Une grande partie du rôle d'un responsable des achats consiste à trouver de bonnes affaires pour l'entreprise. Cela inclut le travail sur les contrats d'achat - des contrats par lesquels vous acceptez d'acheter une certaine quantité d'un produit ou d'un service en échange d'une réduction. 🤝
La gestion des contrats d'achat et des contrats prend du temps, ce qui signifie que de nombreux gestionnaires consacrent une partie de leur journée à la négociation, à l'examen des contrats et à la finalisation des accords. À noter toutefois que ces tâches peuvent être faites sur une base hebdomadaire ou mensuelle.
Une fois convenus, ces accords garantissent un taux de réduction sur les services ou les fournitures au fil du temps, ce qui facilite la prévision des coûts et la maintenance des budgets pour tout le monde.
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Assurer la conformité
En tant que responsable des achats, vous devez avoir une bonne compréhension des processus et des procédures pour vous assurer que vous restez en conformité. Une partie du rôle consiste à créer et à respecter les politiques et procédures d'approvisionnement, à gérer les risques et à effectuer des audits pour garantir la conformité. ⚖️
Il est essentiel que vous respectiez vos propres politiques internes en matière de passation de marchés, À faire autrement, vous vous exposez à des contestations de la part de fournisseurs potentiels ou à des accusations de favoritisme ou de corruption. Outre la maintenance de vos propres politiques, vous devez vérifier que vos fournisseurs ont mis en place des politiques adéquates, en particulier si vous bénéficiez d'un financement ou d'une subvention gouvernementale qui vous oblige à le faire.
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Évaluation des fournisseurs
Avant de signer un contrat d'achat avec un fournisseur, vous devez d'abord trouver le bon. Le rôle d'un spécialiste de l'approvisionnement consiste à rechercher des fournisseurs potentiels, à établir une liste, puis à les évaluer afin de trouver celui qui convient le mieux.
À moins que vous ne fassiez partie d'une petite organisation, cette tâche impliquera d'autres membres de l'équipe et devra peut-être être confiée au conseil d'administration pour une décision finale. L'équipe chargée des achats travaillera de concert pour trouver des fournisseurs, vérifier leurs références, obtenir des devis auprès d'autres fournisseurs des modèles de demande de devis et utiliser un cadre ou une méthode d'évaluation pour les comparer entre eux ou avec l'ensemble de la chaîne d'approvisionnement.
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Maintenance des données mises à jour
Le monde des achats et de l'approvisionnement implique beaucoup de données. Il y a tout, de votre liste de fournisseurs pour connaître les prix exacts par unité de chaque matériel ou fourniture que vous pourriez vouloir acheter. 📝
Si vous travaillez seul ou au sein d'une petite équipe, une partie de vos activités quotidiennes consistera à maintenir ces données et à vous assurer qu'elles sont à jour et exactes. Dans une équipe plus importante, un responsable des achats ou un assistant peut se charger de ce rôle.
Compétences clés d'un responsable de la réussite en matière d'acquisitions
Maintenant que nous connaissons certaines des tâches quotidiennes ou hebdomadaires d'un responsable des achats, examinons de plus près les compétences et les connaissances nécessaires à sa réussite.
Compétences en matière de négociation
Les excellents professionnels des achats sont de brillants négociateurs. C'est une compétence sur laquelle vous vous appuierez à maintes reprises pour obtenir des réductions favorables et conclure des accords d'achat avec vos fournisseurs les plus demandés.
Si ce n'est pas l'un de vos points forts, suivez un cours de.. compétences en matière de négociation ou essayez d'acquérir de l'expérience professionnelle dans un environnement qui fait largement appel à ces compétences, par exemple dans le domaine de la vente. Pour réussir dans le secteur des marchés publics, vous devez être capable d'articuler votre point de vue, de négocier et d'obtenir un meilleur accord que ce que vous pouvez trouver ailleurs - cela doit donc figurer en tête de votre liste de compétences. 💡
Compétences analytiques
Les responsables des achats prennent beaucoup de décisions, ce qui signifie que vous devez savoir comment analyser les données pour prendre la décision la mieux informée possible à ce moment-là.
Les responsables des achats savent comment interpréter les données, quoi en faire et comment les utiliser pour éclairer leurs choix. Ils peuvent utiliser les données dont ils disposent, savoir où demander des informations qu'ils n'ont pas, et combiner toutes leurs connaissances pour choisir le bon fournisseur. ✅
Compétences en matière de gestion des relations avec les fournisseurs
On pourrait croire que l'approvisionnement n'est qu'une question de données et de fournitures, mais il implique en réalité beaucoup de compétences en matière de gestion des relations et de communication. Si vous ne parvenez pas à établir des connexions solides, il est peu probable que vous puissiez forger des partenariats à long terme avec d'autres personnes.
Les futurs responsables des achats doivent se concentrer sur la communication, l'écoute et les compétences relationnelles s'ils veulent réussir dans ce secteur. Vous devez savoir comment faire connaissance avec les gens, comprendre leurs désirs et leurs besoins, et être capable de communiquer efficacement à tous les stades du processus de passation des marchés. 💬
Compétences en matière de contrôle des stocks
Vous ne pouvez pas savoir ce que vous devez commander si vous ne savez pas à quoi ressemblent vos niveaux de stock. C'est pourquoi de solides compétences en matière de contrôle des stocks sont indispensables dans le secteur des achats.
Les bons gestionnaires des achats savent à tout moment à quoi ressemblent leurs niveaux de stocks et leurs inventaires. Vous anticipez, vous commandez en quantité suffisante.. délai de production que vous puissiez maintenir l'approvisionnement, et vous adapter à tout changement en cas de nouveau projet ou contrat. 📋
Connaissance de l'ERP
Heureusement, on n'attend pas de vous que vous sachiez par cœur si vous manquez d'un certain approvisionnement ou si vous devez augmenter l'approvisionnement dans un domaine spécifique. Il existe des outils de gestion du progiciel de gestion intégré (PGI) pour cela.
Le nombre et la nature des ressources que vous devez gérer dépendent de votre rôle au sein de l'équipe chargée des achats. Au niveau de base, vous devez savoir comment gérer les stocks et programmer la disponibilité de votre équipe, mais on peut aussi attendre de vous que vous gériez des budgets ou des contractants également. 📊
Compréhension économique
Bien que vous vous efforciez d'obtenir les meilleures offres de fournitures et de contrats pour votre entreprise, vous ne pouvez pas ignorer la situation économique dans son ensemble.
Les responsables des achats doivent connaître les détails financiers et les forfaits de croissance de leur entreprise, mais aussi être conscients de ce qui se passe dans le monde qui les entoure. Des facteurs tels que les récessions, les troubles politiques et les défis de la chaîne d'approvisionnement peuvent tous influer sur la facilité avec laquelle il est possible d'obtenir des fournitures et sur leur coût. 🌍
Compétences en matière de gestion des risques
Dans l'idéal, vos fournisseurs peuvent répondre à vos besoins, vous pouvez honorer les commandes de vos clients dans les délais impartis et vos projets se déroulent sans encombre. Mais ce n'est pas toujours le cas, c'est pourquoi les responsables des achats doivent également être habiles en matière de gestion des risques et savoir identifier les obstacles avant qu'ils ne deviennent un problème.
Les meilleurs responsables des achats savent calculer les risques, surveiller les changements et anticiper les petits problèmes avant qu'ils ne se transforment en difficultés plus importantes. La gestion des risques est une partie inhérente de votre travail quotidien, plutôt que quelque chose que vous considérez lorsque les choses tournent mal. ❌
Outils et techniques utilisés par les responsables des achats
Le processus de passation de marchés est long et détaillé, et la gestion de tant d'attentes, de budgets, de délais et d'exigences peut parfois s'avérer stressante. Mais ce n'est pas quelque chose que vous devez travailler seul. Il existe de nombreux outils et techniques de passation de marchés qui peuvent accélérer les processus, simplifier les tâches et faciliter la gestion du flux de travail du début à la fin.
Voici quelques-uns des plus populaires logiciels de gestion des achats et techniques que les responsables des achats utilisent pour travailler plus efficacement. 🤖
Cadres de gestion des achats
Il n'est pas réaliste de lancer un long processus de passation de marchés pour chaque projet ou besoin d'approvisionnement, et cela fait perdre du temps à d'autres tâches importantes. Un moyen de contourner ce problème consiste à mettre en place un cadre de gestion des achats ou à y adhérer.
Ces cadres constituent une voie toute tracée vers des fournisseurs et des services de qualité, sans qu'il soit nécessaire de lancer une procédure complète d'appel d'offres ou de passation de marchés. Pour que ces cadres soient rentables pour toutes les parties concernées, il faut que les volumes de commandes ou de quantités soient élevés, c'est pourquoi ils sont généralement utilisés par les grandes organisations et les agences gouvernementales.
Outils de gestion de projet
Bien que les responsables des achats ne soient pas directement chargés de la gestion des projets, une bonne connaissance de la gestion de projet et l'utilisation des outils de leur équipe peuvent leur donner une longueur d'avance et faciliter le processus.
Recherchez, définissez ou triez les statuts des tâches dans la vue Liste ClickUp pour afficher l'état d'avancement en cours de tous les travaux
Des outils comme ClickUp rationalise la gestion de projet et rend tout plus accessible à l'ensemble de l'organisation. Avec La hiérarchie de projet de ClickUp clickUp permet de voir rapidement la progression d'un projet, d'identifier les obstacles, de communiquer avec les gestionnaires de projet sur leurs besoins en approvisionnement et de mettre en place un système interne qui aide tout le monde à mieux s'organiser en matière d'approvisionnement.
Contrairement à de nombreux outils génériques de gestion de projet, ClickUp possède des fonctionnalités dédiées qui permettent de l'adapter facilement à la gestion des achats. Par exemple, la fonction Modèle de passation de marchés par ClickUp vous permet de gérer l'ensemble de votre processus du début à la fin, avec tous vos projets, tâches et informations en un seul emplacement.
Outils d'engagement des fournisseurs
Une grande partie de votre travail quotidien consiste à parler aux fournisseurs et à maintenir de bonnes relations avec eux. Les bons outils d'engagement et de outils logiciels de gestion des fournisseurs peuvent faire une énorme différence à cet égard, en transformant ce qui peut être une tâche fastidieuse en quelque chose qui fait partie d'un processus beaucoup plus rapide.
Les fils de discussion permettent d'organiser les discussions au sein d'une tâche afin que les utilisateurs n'aient pas à faire défiler tous les commentaires
ClickUp simplifie le processus d'engagement des fournisseurs en gardant tout en un seul endroit. Non seulement vous pouvez communiquer avec les membres de l'équipe par le biais de tâches, de commentaires et de modifications en cours, mais vous pouvez également gérer les e-mails externes, le tout sans quitter votre plateforme de gestion de projet.
Trouvez les informations dont vous avez besoin en utilisant l'un des nombreux outils de gestion de projet de ClickUp Affichages ClickUp et contrôlez vos fournisseurs de manière plus efficace.
Outils de gestion des risques
La gestion des risques fait partie intégrante du rôle d'un responsable des achats. Qu'il s'agisse de s'assurer que vos fournisseurs sont en mesure de suivre vos commandes à la gestion des budgets afin de pouvoir payer vos fournisseurs à temps, les occasions de se tromper sont nombreuses.
Simplifiez l'ensemble du processus en utilisant des outils et des fonctionnalités pour créer votre propre système de gestion des risques. Utilisez l'outil Modèle de registre des risques pour la gestion des risques par ClickUp pour commencer à construire votre propre base de données interne qui facilite l'identification, l'atténuation et la réflexion sur les risques outil de cartographie des processus pour créer un flux de travail sur la manière de gérer les risques.
Associez-le à l'outil de gestion des risques de ClickUp gestion des tâches et des fonctionnalités de gestion de projet pour regrouper tout votre travail quotidien en un seul endroit.
Outils de planification des ressources de l'entreprise
Il est pratiquement impossible de gérer efficacement les achats si vous ne savez pas à quoi ressemblent vos stocks, comment ils se comparent à ce qu'indique votre système de point de vente (POS), combien de membres de votre équipe sont disponibles et quelles sont les contraintes budgétaires avec lesquelles vous travaillez. C'est la raison pour laquelle les progiciels de gestion intégrés (PGI) et les logiciel de logistique est si bénéfique.
Les meilleurs gestionnaires de l'approvisionnement comprennent comment Outils logiciels ERP travaillent et comment les utiliser à leur avantage. Les outils ERP couvrent tout, de la planification des employés à l'achat des stocks, et les domaines dont vous êtes responsable dépendent de la taille de votre organisation.
Personnalisez votre flux de travail, affichez tous les détails du projet avec les membres de l'équipe assignés dans une seule plateforme, et partagez les ressources avec la gestion de projet dans ClickUp
Encouragez votre organisation à commencer à utiliser un outil comme ClickUp pour rationaliser votre gestion de projet gestion des opérations afin que vous puissiez superviser non seulement les matériaux et les fournitures, mais aussi la disponibilité des membres de l'équipe.
Avec tous vos stratégie opérationnelle la planification et la gestion des ressources se faisant dans un seul système, il est plus facile de vérifier rapidement que vous avez tout ce dont vous avez besoin - ou de prendre des décisions en fonction de ce dont vous aurez besoin à l'avenir.
Leçons et conseils clés de professionnels de l'approvisionnement expérimentés
Pour réussir en tant que professionnel de l'approvisionnement, il ne suffit pas d'analyser des données et de négocier des contrats avec des fournisseurs potentiels. Si vous voulez réussir dans ce secteur, tenez compte des conseils des experts qui ont déjà fait carrière dans cet espace.
Assister aux évènements du secteur
Il est utile de se consacrer à la connaissance approfondie de son organisation, mais il est également utile de sortir du bureau et de s'immerger dans l'industrie au sens large.
La participation à des évènements industriels présente de nombreux avantages. Vous avez l'occasion de rencontrer d'autres personnes qui occupent la même position que vous, ou qui sont plus avancées dans leur carrière, et d'apprendre d'elles. Vous pouvez rencontrer des contacts potentiels, des fournisseurs, voire des recruteurs pour un rôle futur. Vous pouvez assister à des séminaires et à des ateliers pour rafraîchir vos compétences ou en acquérir de nouvelles.
Assister à des évènements du secteur est une nécessité si vous voulez faire plus que simplement être bon dans votre travail. 💻
Développez votre réseau
L'une des compétences clés dont vous aurez besoin en tant que professionnel de l'approvisionnement est la capacité à bien communiquer. Le réseautage et le développement de votre propre communauté personnelle constituent un excellent moyen d'y parvenir.
Commencez à vous faire connaître sur une plateforme telle que LinkedIn et augmentez votre liste d'abonnés en devenant un leader d'opinion ou un membre d'assistance de la communauté. Entrez en contact avec des fournisseurs ou des parties prenantes potentiels par voie numérique ou en personne, en utilisant les rencontres et les évènements du secteur comme une passerelle parfaite vers l'établissement de relations solides et durables. 📣
$$$a Recherchez un mentor
Une autre façon de bénéficier de l'expérience et de l'expertise des autres est de trouver un mentor. Il existe de nombreuses personnes qui ont déjà tracé leur chemin dans le secteur des marchés publics et qui sont heureuses d'aider les autres à réussir eux aussi.
Renseignez-vous d'abord auprès de votre organisation pour savoir si elle a une personne en tête, ou faites appel à votre réseau. S'il n'y a personne dans votre réseau, essayez de l'élargir - ou prenez contact avec des personnes que vous admirez pour leur demander si c'est quelque chose qu'elles proposent. 🏆
Commencez ou poursuivez votre carrière en tant que responsable des achats
Être un gestionnaire des achats implique des compétences et de l'expertise, mais aussi de savoir quand déléguer des tâches ou des processus à des outils et à des logiciels. Choisir le bon logiciel peut vous aider à rationaliser les flux de travail, à automatiser des tâches simples et à obtenir une vision plus claire afin de prendre des décisions plus stratégiques.
Si vous êtes à la recherche d'un outil qui les surpasse tous, essayez ClickUp gratuitement dès aujourd'hui et découvrez une meilleure façon de gérer tous les aspects de l'approvisionnement. ✨