À saviez-vous que l'employé moyen passe environ cinq minutes et demie à rédiger des e-mails ? Cela peut sembler peu. Cependant, si l'on considère que la plupart d'entre nous envoient environ 112 e-mails par semaine, ces cinq minutes et demie se transforment en un temps record 11 heures par semaine !
Cela représente plus d'une journée de travail perdue par employé ; il ne s'agit que du temps passé à rédiger des e-mails.
Vos travailleurs peuvent également être impliqués dans d'autres travaux répétitifs, tels que la préparation de rapports, la réponse à des mémorandums, l'enregistrement de données, etc les notes de réunion , la création de présentations, la modification en cours de copies de marketing, et bien plus encore !
Ne serait-ce pas mieux s'il existait un moyen intelligent d'automatiser la création et la gestion de tous ces documents ?
Google Docs vous propose sa toute dernière innovation, Duet IA. Voici un aperçu détaillé de la manière dont vous pouvez utiliser Duet IA dans Google Docs pour automatiser la création et la gestion de vos documents travail plus rapidement et plus efficace.
Comprendre l'intelligence artificielle dans Google Docs Outils d'écriture sont les premiers à venir à l'esprit lorsqu'on évoque l'IA dans Google Docs. Cependant, l'environnement de travail de Google a utilisé l'IA avant même que l'IA générative ne devienne courante.
L'IA a rendu Google Docs plus intuitif et a amélioré l'expérience de l'utilisateur. Par exemple, elle prépare automatiquement des plans de documents hiérarchisés pour simplifier la navigation. De même, l'IA a contribué à l'autocorrection des mots mal orthographiés ou à la mise en évidence des erreurs grammaticales avec des corrections recommandées.
Zoomer sur l'environnement Docs, et vous découvrirez que Gmail assiste Smart Compose pour prédire contextuellement et compléter automatiquement les phrases au moment même où vous tapez vos e-mails. Google Discussion a fait de même avec Smart Replies, qui propose des réponses appropriées aux messages entrants. Même Google Plan s'appuie sur l'IA pour une navigation plus intelligente.
L'IA est au cœur de l'environnement de travail de Google, et Duet IA est paramétré pour passer à la vitesse supérieure.
Qu'est-ce que Duet IA dans Google Docs?
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/01/DuetAI-Modules.png Modules de Duet IA /%img%
l'IA a cinq modules sous-jacents
Annoncé lors de la Google I/O 2023 comme une fonctionnalité " Aidez-moi à écrire ", Duet IA est le dernier outil d'IA générative développé par Google environnements travail Labs. Alimenté par une combinaison de langage génératif et d'imagerie, cet assistant IA peut générer du texte ou des images en fonction de la spécificité de votre.. invites, instructions .
Duet IA est à la hauteur de la tâche, que vous cherchiez à créer des infographies ou des diagrammes ou à générer des résumés ou des decks. Il peut également partager des commentaires et de précieuses suggestions pour améliorer votre processus créatif.
Sa polyvalence est si vaste et expansive que Google la qualifie de "collaborateur puissant qui se double d'un coach, d'un partenaire de pensée, d'une source d'inspiration et d'un booster de productivité" Et pour conserver cette image, il est livré avec les cinq modules suivants :
- Aidez-moi à écrire : Aidera à la création de contenu à partir de zéro
- Aidez-moi à organiser : Pour créer des tableaux d'organisation sur mesure et des plannings sur les Tableurs
- Aidez-moi à visualiser : Génère des visuels originaux et convaincants pour les présentations Slides
- Aidez-moi à me connecter : Peut vous aider à mettre en place des visioconférences de haute qualité sur Meet
- Aidez-moi à créer une application : Pour le développement sans code d'applications à l'aide d'AppSheet
Étant donné que l'offre "Aidez-moi à écrire" s'aligne davantage sur Google Docs, nous nous concentrerons principalement sur cette offre. Ainsi, à l'avenir, lorsque nous parlerons de Duet IA, nous parlerons principalement de la fonctionnalité "Aidez-moi à écrire" de Duet IA.
Avantages de Duet IA
La réussite fulgurante de l'IA générative Outils d'IA comme ChatGPT et Dall-E témoigne de la capacité de ces innovations en matière d'IA à améliorer les processus d'entreprise. Voici un aperçu de ce à quoi vous pouvez vous attendre avec les fonctionnalités de Duet alimentées par l'IA :
- En tant que puissant outil de rédaction IA, Duet IA peut générer un contenu à forte valeur ajoutée et significatif qui correspond aux attentes de votre public tout en conservant la voix, le ton et le style de votre marque
- Le texte généré est original, contextuel et unique. Votre entreprise bénéficie d'une propriété absolue sur ces créations, ce qui fait de ces actifs un facteur de différenciation concurrentiel
- L'automatisation du processus de rédaction permet de libérer des ressources pour se concentrer sur des activités plus complexes ou plus créatives. De telles activités stratégiquesutilisation des ressources accroît la productivité de la main-d'œuvre et améliore le moral des employés
- Outre la génération de contenu, Duet IA peut également réviser un texte existant, le mettre à jour ou lui apporter plus de valeur, ou encore convertir un contenu d'une forme à une autre. Une telle réaffectation du contenu aide les entreprises à respecter leurs objectifs en matière de marketing, d'établissement de relations et d'engagement des clients, sans bouleverser leurs ressources
- L'alignement de la valeur du texte généré améliore la réussite des clients, l'optimisation des ressources réduit les coûts et améliore les performances et la rentabilité de l'entreprise
- L'intégration transparente avec l'environnement de travail de Google permettra aux utilisateurs de passer de Docs à Meets, de Slides à Sheets et à tout autre produit ou service sans perdre leurs données ou leur attention
Getting Started with Duet IA in Google Docs (Démarrage de Duet IA dans Google Docs)
Bien que Duet IA fasse partie de Google Docs, les entreprises ont besoin d'un compte Google Workspace pour explorer la profondeur et l'étendue des services offerts. Anciennement connu sous le nom de G Suite, Google Workspace est une suite de productivité et de collaboration basée sur le cloud contenant des outils tels que Gmail, Drive, Docs, Sheets, Slides, etc.
| Note : Les utilisateurs disposant d'un compte Google personnel peuvent également expérimenter les capacités, les fonctionnalités et les produits de l'entreprise en matière d'IA en s'inscrivant à Google Workspace Labs |
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/01/Google-Workspace-Waitlist-notification.png Environnements de travail de Google - Notification de liste d'attente pour le programme Labs /%img%
les comptes personnels sont inscrits sur une liste blanche individuelle
L'environnement de travail Google est disponible dans les forfaits d'abonnement suivants (les coûts indiqués correspondent à des engagements annuels) :
- Business Starter : 6 $ par utilisateur et par mois
- Business Standard : 12 $ par utilisateur et par mois
- Business Plus : 18 $ par utilisateur et par mois
- Enterprise : Tarification personnalisée
Sélectionnez un forfait pour commencer à utiliser l'environnement de travail Google. Lors du paiement, n'oubliez pas d'inclure le module complémentaire Duet IA au prix de 30 $ par utilisateur pour accéder à l'assistant IA.
| Note : Si vous n'avez pas envie de valider la version Enterprise payante, pensez d'abord à vous inscrire à un essai gratuit de 14 jours. |
Une fois que vous avez acheté, inscrivez-vous pour tester de nouvelles expériences d'IA générative sur l'environnement de travail Google.
Félicitations, vous êtes prêt à utiliser Duet IA !
Comment utiliser l'IA dans Google Docs pour écrire ou réécrire du texte
Maintenant que vous avez votre fidèle assistant d'écriture activé, voici votre guide sur l'utilisation de l'IA dans Google Docs :
- Ouvrez un nouveau fichier Google Docs
- Vous verrez une icône de baguette magique avec un message "Aidez-moi à écrire" flottant sur le bord supérieur gauche de la feuille vierge
- Cliquez sur cette icône pour ouvrir une boîte de dialogue dans laquelle vous devez saisir votre invite, instructions
- Saisissez l'invite, puis cliquez sur le bouton "Créer"
- En quelques secondes, Duet IA génère un texte basé sur votre invite, instructions
- Si vous êtes satisfait du résultat, sélectionnez "Insérer" et le contenu sera importé dans votre document Google Docs
- Si vous n'êtes pas satisfait de la réponse, choisissez "Réessayer" dans l'option "Affiner" pour générer un autre brouillon ou une autre version
- Si vous souhaitez ajuster ou peaufiner le texte généré, sélectionnez d'autres options sous l'option " Affiner " Ajustez le ton, résumez, développez ou raccourcissez le contenu généré. Vous pouvez même mettre à jour l'invite, ou ajouter du contexte par le biais d'un raffinement personnalisé
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/01/Help-Me-Write-feature.gif Fonctionnalité "Aidez-moi à écrire" dans Google Docs /%img%
aide à la rédaction dans Google Docs
Les étapes ci-dessus concernent la création de contenu à partir de zéro. À vous de réécrire ou de modifier un contenu existant, voici comment faire :
- Ouvrez le fichier Google Docs existant ou copiez-collez votre contenu dans un nouveau fichier
- Sélectionnez les phrases ouparagraphes que vous souhaitez modifier en cours
- Cliquez avec le bouton droit de la souris et survolez l'option "Affiner le texte sélectionné". Sélectionnez l'ajustement que vous souhaitez apporter, à savoir élaborer, résumer, etc.
Suivez les étapes ci-dessus pour utiliser la fonction "Aidez-moi à écrire" de Gmail afin de remplir automatiquement le brouillon de votre e-mail.
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/01/Help-Me-Write-Email.gif Fonction "Aidez-moi à écrire" - e-mail /%img%
l'aide à l'écriture est aussi sur l'e-mail
Cas d'utilisation de l'outil d'écriture Duet IA
L'outil d'aide à la rédaction de Duet IA allie rapidité, polyvalence et précision. Ce mélange en fait une solution hautement évolutive pour créer, modifier, affiner et remanier le contenu écrit au sein des départements et des organisations.
Si vous avez besoin d'aide pour mettre en marche vos outils d'écriture alimentés par l'IA, voici quelques cas d'utilisation pour vous inspirer :
Marketing et équipes commerciales
Le marketing et les équipes commerciales sont les applications les plus connues de l'IA générative. Dans le même ordre d'idées, vous pouvez utiliser Duet IA pour :
- la création de contenu etla rédaction de textes: Rédiger des textes marketing, des articles de blog, des légendes de médias sociaux, des publicités et d'autres documents marketing à l'échelle
- Optimisation du contenu et réutilisation : Optimiser le texte existant pour les moteurs de recherche afin d'améliorer le classement. Mettre à jour les blogs performants et convertir le contenu d'un formulaire à un autre (par exemple, une étude de cas en une infographie)
Assistance aux clients
Duet IA dans Google Docs peut vous aider à réaliser les activités d'assistance client suivantes :
- Compilation de la base de connaissances : Préparer une bibliothèque de ressources utiles et de FAQ pour répondre aux préoccupations des clients et permettre le libre-service
- Réponses provisoires par e-mail : Préparer des projets de réponses par e-mail aux demandes des clients et aux tickets d'assistance
Juridique et finance : Préparer une bibliothèque de ressources utiles et de FAQ pour répondre aux préoccupations des clients et permettre le libre-service
Avec Duet IA, les industries ou les opérations hautement réglementées peuvent maintenir la conformité de la manière suivante :
- Rapports et contrats d'entreprise : Générez des rapports, des contrats ou des accords détaillés -en totalité ou en partie- tout en mettant en évidence les informations clés relatives à la conformité, à la sécurité, etc.
- Facturation précise : Tirez parti de Google Docs IA pour extraire des données de Sheets et automatiser la facturation pour gagner en rapidité, en efficacité et en précision
Développement de produits
Les développeurs de produits peuvent utiliser l'association de Duet IA et de Google Docs pour les usages abonnés suivants :
- Réflexion et idéation : Google Docs étant un outil de travail collaboratif, les développeurs de produits peuvent utiliser la combinaison de Duet AI et de Google Docs pour les utilisations suivantes : Réflexion et idéation : Réflexion et idéation : Réflexion et idéation : Réflexion et idéation : Google Docs est un outil de travail collaboratifmodification en cours réunissez des équipes pour faire un brainstorming ou partager des suggestions et utilisez les idées collectives comme des invitations, des instructions pour alimenter Duet IA
- Documentation : Alimentez les spécifications des produits et d'autres informations dans les invites de Duet IA pour générer des manuels d'utilisateur, des annonces de mise à jour des fonctionnalités, des guides de produits et d'autres documents de ce type
Recherche et développement
Que vous réalisiez une étude de marché ou que vous travailliez au développement d'un nouveau produit, Duet IA peut s'avérer très utile, comme illustré ci-dessous :
- Rédaction technique : Préparer des documents techniques complets pour les nouveaux produits, les processus, les chaînes de valeur, les tendances et les modèles, et plus encore
- Résumés condensés : Résumer les résultats de recherche en extraits minimums et en conclusions clés pour des discussions externes ou internes
Conseils et astuces pour booster les opérations avec Duet IA de Google
Avec les cas d'utilisation ci-dessus de l'outil de rédaction Google Docs IA, vous êtes peut-être impatient de tester ses différentes compétences, de la prise de notes à la création de résumés. Avant de vous lancer dans cette aventure, nous vous proposons quelques conseils et astuces qui pourront vous aider à aller plus loin :
- Plutôt que de saisir uniquement des mots-clés ou des phrases suspendues, élaborez vos invitations pour qu'elles se lisent en langage naturel - comme ce serait le cas si vous interagissiez avec une personne
- Offrez à Duet IA un contexte sur ce que vous souhaitez accomplir dans le cadre de la tâche. Un tel contexte lui permettra de mieux vous aider en produisant des contenus à plus forte valeur ajoutée
- Incluez la voix, le ton et le style de votre marque lorsque vous partagez des invitations avec Duet IA. Indiquez également le niveau d'expertise du rédacteur et le public cible pour un engagement plus fort
- Si vous cherchez à créer des détails spécifiques à un produit ou à un service, comme un guide pratique, un manuel d'utilisation, etc., partagez toutes les informations pertinentes pour obtenir une réponse plus appropriée
- Décomposez vos requêtes en parties plus petites et distinctes pour les requêtes complexes et superposées. En faisant cela, Duet IA peut se concentrer sur une chose à la fois et fournir des solutions plus complètes
- Évitez d'utiliser un langage ambigu ou peu clair. Les invites avec des instructions claires et précises obtiendront une meilleure réponse
Limites de Duet IA
L'IA de Duet présente un immense potentiel pour débloquer un nouveau niveau de productivité des entreprises. Cependant, ce voyage ne sera pas de tout repos en raison des obstacles suivants :
- Google a fixé le prix de Duet IA à 30 dollars par mois, ce qui le place au même niveau que son concurrent direct Microsoft Copilot. Un modèle de tarification aussi agressif le rend inaccessible aux PME, même si l'entreprise a indiqué qu'elle procéderait à des ajustements de prix à l'avenir
- Même pour les Enterprise et les Business aux poches bien garnies, Duet IA n'est peut-être pas une affaire aussi intéressante, car il ne permet actuellement que de générer du contenu de base avec des fonctions de modification en cours limitées
- En tant que technologie assez nouvelle, l'ensemble de la boîte à outils Duet IA est encore un travail en progression, avec environ un an de formation dans le monde réel. Attendez-vous à ce qu'il fasse des erreurs et reste peu fiable jusqu'à ce que la technologie se stabilise
- Duet IA n'a actuellement pas la capacité de gérer des conditions rares, inhabituelles ou exceptionnelles (cas limites), ce qui peut l'amener à mal interpréter le contexte, à générer des sorties inappropriées et à déployer un excès de confiance dans le modèle
- Duet IA est vulnérable aux hallucinations du modèle causées par un manque d'ancrage et de factualité, comme toute autre technologie d'IA. De telles erreurs peuvent rapidement s'avérer coûteuses dans les applications Business
Malgré son apparence prometteuse, ces performances peu reluisantes sont la raison pour laquelle les utilisateurs sont à la recherche de des alternatives à Google Docs IA. Après tout, personne ne veut payer pour un contenu sans imagination et passe-partout avec des capacités de modification en cours de contenu limitées.
Alternatives à Google Docs 'Help Me Write' Duet IA
L'application "Help Me Write" de Duet IA offre de bonnes fonctionnalités, mais pourrait être améliorée. Heureusement, ClickUp AI est là pour reprendre son Slack.
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/11/ClickUp-3.0-AI-view.png ClickUp 3.0 IA affiche en général /%img%
l'IA de ClickUp remplit diverses fonctions
Voici un aperçu rapide de ce que ClickUp AI a à offrir :
- Générateur de contenu : Créez une variété d'arguments de contenu, des articles de blog aux lignes d'objet d'e-mail qui méritent le clic, et plus encore ! Contrôlez les variables du contenu comme la voix de la marque, la lisibilité, le style, etc. pour maximiser l'engagement
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/06/ClickUp-AI-Blog-Post.gif Utilisation de ClickUp IA pour générer un article de blog dans ClickUp Docs /%img%
utiliser ClickUp AI pour générer du contenu significatif_
- Mettre en forme et modifier le contenu : ClickUp AI est votre rédacteur pour insuffler une nouvelle vie à vos actifs de contenu pour peaufiner le texte existant jusqu'à ce que vous obteniez la meilleure version de votre brouillon. Mettre en forme le contenu pour le rendre plus lisible, plus scannable et plus conforme à la marque
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/07/Reprompting\_GIF.gif Repromptage à l'aide de ClickUp AI /%img%
l'IA peut mettre à jour la tonalité des contenus nouveaux et existants
- Summarizer : Générez des résumés pour les notes de réunion, les mises à jour de tâches, les fils de commentaires, les rapports de recherche et développement, et bien plus encore. Ces résumés ne prennent que quelques secondes et peuvent être incorporés dans les documents suivantsDocuments ClickUp en un seul clic
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/07/Thread\_Summarization\_GIF.gif GIF de résumer le fil dans ClickUp AI /%img%
créez des résumés à partir de documents, de fils de discussion, etc
- Éléments d'action : Convertissez des notes en cours d'exécution, des résumés et d'autres documents en éléments d'action hiérarchisés. Présentée sous forme de listes interactives de tâches à faire et de checklists, cette liste de tâches et de sous-tâches permet de mesurer et de visualiser les progrès réalisés
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/06/ClickUp-AI-Test-Plan-for-Inventory-Management-Example.gif Plan de test de ClickUp AI pour l'exemple de la gestion des stocks /%img%
convertir les forfaits en actions avec ClickUp AI_
- Travail collaboratif : Que vous travailliez avec une équipe ou individuellement en partenariat avec ClickUp IA lui-même, la rédaction avec ClickUp AI rend le brainstorming et le travail collaboratif plus faciles et plus créatifs
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/05/ClickUp-AI-Tools-for-Marketing-Teams-Write-a-Case-Study-Example.gif Outils d'IA ClickUp pour les équipes marketing Rédiger un exemple d'étude de cas /%img%
chaque tâche est collaborative avec ClickUp AI
C'est ici que ClickUp AI l'emporte sur Duet AI de Google :
- Il dispose de capacités de génération de contenu plus complètes pour élever votre rédaction
- Son prix est compétitif, ce qui le rend accessible aux startups, aux PME et aux entreprises
- Vous avez accès à des outils IA préconçus et préconfigurés pour des secteurs et des départements spécifiques
- Il est livré dans une application mobile intuitive qui facilite le travail en déplacement
Plus important encore, ClickUp AI s'intègre à la plateforme ClickUp et à ses modules sous-jacents tels que ClickUp Docs pour traduire n'importe quel contenu en tâches exploitables sans changer de plateforme ! Soyez prêt, paramètrez et écrivez avec les éléments suivants ClickUp IA .