« Cherche sur Google ! » est souvent la réponse à toutes les questions. Après tout, on y trouve presque toutes les solutions.
Fort de sa réputation irréprochable, Google propose une suite d'outils adaptés à une gestion de projet efficace : Google Workspace.
Anciennement connue sous le nom de Google Suite, cette suite comprend des outils populaires que vous connaissez peut-être déjà : Google Agenda, Sheets, Meet, Drive et Gmail.
Il répond à la plupart des critères d'un environnement de travail productif. Dans cet article, nous allons voir comment utiliser Google Workspace pour gérer efficacement vos projets. Et si vous recherchez un outil de gestion de projet qui s'intègre mieux à vos flux de travail et favorise une productivité fluide, nous allons vous en présenter un !
Aperçu de Google Workspace pour la gestion de projet
Google Workspace est une solution de gestion de projet flexible qui améliore la productivité, la collaboration et la communication au sein des équipes.
Voici pourquoi c'est un excellent choix pour gérer votre prochain projet :
- Mobilité : accédez à l'environnement de travail depuis n'importe quel appareil, où que vous soyez, sans compromettre la sécurité.
- Évolution : Google est toujours à la pointe des avancées technologiques. Vous bénéficierez des dernières fonctionnalités, ce qui permettra à votre équipe de garder une longueur d'avance.
- Intégration : effectuez une connexion en toute transparence à diverses applications et outils. Google Workspace rationalise la communication, les opérations et la gestion, vous évitant ainsi d'avoir à passer d'une plateforme à l'autre.
- Collaboration : travaillez ensemble en temps réel à l'aide des applications Google telles que Docs et Sheets. Vous et votre équipe pouvez effectuer des modifications en cours sur des documents simultanément, laisser des commentaires et suivre les modifications en toute simplicité.
- Gestion des tâches : utilisez des outils tels que Google Tasks et Keep pour attribuer, créer et suivre les tâches au sein de l'écosystème.
À lire également : Les 10 meilleures alternatives et concurrents de Google Tasks
Outils Google Workspace indispensables pour la gestion de projet
Pour gérer efficacement vos projets, vous avez besoin des bons outils, et Google Workspace en propose toute une gamme. Voici un aperçu des principaux outils Google Workspace qui peuvent vous aider à garder le contrôle sur vos projets et à synchroniser votre équipe.
Google Drive pour la gestion des documents
Google Drive est un outil pratique pour organiser vos fichiers de projet.
Vous pouvez créer des dossiers pour chaque projet, ce qui vous permet de tout garder en ordre. Le partage de documents avec votre équipe est simple, et vous pouvez décider qui peut les afficher ou les modifier.
Comme tout est stocké dans le cloud, chacun peut accéder aux fichiers dont il a besoin où qu'il se trouve. C'est un moyen pratique de rester organisé et de vous assurer que votre équipe dispose de ce dont elle a besoin quand elle en a besoin.
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Google Sheets pour le suivi des projets
Google Sheets est utile pour suivre la progression de votre projet.
Vous pouvez configurer des échéanciers, surveiller les échéances et gérer les tâches en un seul endroit. C'est simple et cela permet à votre équipe de mettre à jour son travail en temps réel.
Google Agenda pour la planification
Google Agenda est un choix judicieux pour gérer le calendrier de votre projet. Il vous permet de fixer facilement des échéances, de planifier des réunions et de suivre les jalons importants.
Le partage du calendrier avec votre équipe permet à tout le monde de rester sur la même longueur d'onde. Il est facile à utiliser et, grâce à des fonctionnalités telles que les rappels et le codage couleur, vous pouvez organiser votre emploi du temps sans trop de difficultés.
Guide étape par étape pour configurer Google Workspace
Se lancer dans l'utilisation de Google Workspace pour vos projets n'est pas nécessairement compliqué.
Voyons les étapes à suivre pour configurer Google Workspace de manière à ce que ton équipe reste sur la bonne voie et que tes projets se déroulent sans accroc.
Création d'une structure de dossiers de projet
Lorsque vous travaillez avec plusieurs fichiers, vous souhaitez pouvoir y accéder instantanément dès que vous en avez besoin. Bien qu'il n'existe pas de « bonne » façon d'organiser vos fichiers, voici quelques étapes de base que vous pouvez suivre :
Étape 1 : créer des dossiers
Ouvrez votre Drive et cliquez sur Nouveau. Cliquez sur le bouton Dossier et nommez votre dossier. Appuyez sur Créer.
Compilez vos fichiers dans des dossiers en fonction de votre flux de travail ou de vos catégories. Vous pouvez également télécharger des dossiers directement depuis votre appareil.
Les noms des dossiers doivent être courts, significatifs et simples. Utilisez des dates ou des hashtags si cela vous semble plus pratique.
Étape 2 : créer des sous-dossiers
Vous pouvez également créer des sous-dossiers pour mieux organiser vos fichiers. Accédez au dossier dans lequel vous souhaitez créer un sous-dossier et cliquez sur Nouveau. Appuyez à nouveau sur l'option Dossier et nommez-le.
Vous pouvez transférer des fichiers vers le sous-dossier en cliquant avec le bouton droit de la souris sur le document que vous souhaitez déplacer. Cliquez sur Organiser, appuyez sur Déplacer, et sélectionnez le dossier spécifique. Vous pouvez également glisser-déposer des documents dans différents dossiers.
Étape 3 : attribuez des codes de couleur et ajoutez des descriptions aux fichiers et dossiers
Utilisez des couleurs et des libellés pour identifier les différents types de dossiers. Vous pouvez le faire en fonction de la priorité ou du type de tâches.
Vous pouvez également ajouter des descriptions à vos fichiers et dossiers. Cliquez avec le bouton droit sur n'importe quel fichier ou dossier, puis appuyez sur Informations sur le fichier > Détails. Faites défiler vers le bas jusqu'à la fin du panneau latéral pour ajouter une description.
Configurer des feuilles Google Sheets partagées
Google Sheets est un outil puissant pour la gestion de projet. Voici comment configurer un fichier partagé pour un environnement de travail productif :
Étape 1 : créer et personnaliser une feuille Google Sheets
Lorsque vous ouvrez Sheets, vous verrez une option + Vide . Cliquez dessus pour créer une nouvelle feuille et donnez-lui un nom pertinent.
Commencez à personnaliser votre feuille en organisant vos données. Vous pouvez créer des tableaux, utiliser des formules pour effectuer des calculs et mettre en forme des grilles pour plus de clarté. Si vous travaillez avec plusieurs ensembles de données dans la même feuille, créez plusieurs onglets.
Étape 2 : Partagez votre feuille de calcul
Vous pouvez partager votre feuille de calcul à l'aide du bouton Partager situé dans le coin supérieur droit. Vous pouvez y définir les permissions pour les lecteurs, les commentateurs et les éditeurs.
Étape 3 : Collaborez en temps réel
Les collaborateurs sur Sheets peuvent laisser des commentaires sur la feuille de calcul ou suggérer des modifications. Vous pouvez également taguer des personnes spécifiques à l'aide du signe « @ » pour leur attribuer des tâches et leur envoyer une notification.
Vous devez suivre l'historique des versions de votre document afin de voir les modifications apportées par les membres de votre équipe et de les nommer, ainsi que pour suivre les jalons et les mises à jour significatives.
À lire également : Comment créer un tableau de bord Google Sheets (avec plus de 5 modèles)
Intégration de Google Agenda aux échéanciers des projets
En liant les échéanciers de vos projets à Google Agenda, vous pouvez suivre les échéances et les jalons importants. Voici comment créer un calendrier distinct pour votre projet et le partager avec vos collègues :
Étape 1 : créer un nouveau Calendrier
Une fois votre application de calendrier ouverte, repérez l'option Autres calendriers dans la barre de navigation de gauche. Cliquez sur la bande + et utilisez l'option Créer un nouveau calendrier dans la fenêtre contextuelle.
Vous pouvez lui donner un nom et une description, et même modifier le fuseau horaire si nécessaire. Enfin, cliquez sur Créer un Calendrier.
Étape 2 : partagez-le avec votre équipe
Vous pouvez partager votre calendrier en cliquant sur Partager avec des personnes spécifiques dans le menu contextuel de navigation à gauche.
Appuyez sur Ajouter des personnes et saisissez les noms ou adresses e-mail de vos coéquipiers.
Un calendrier partagé facilite la gestion des échéanciers des projets
Effectuez la modification des permissions à partir du menu déroulant pour chaque personne que vous ajoutez.
Étape 3 : lier les jalons du projet
Accédez aux jalons importants de votre projet en bas à droite du Fil d'activité. Cliquez sur Ajouter au Calendrier et sélectionnez le Calendrier spécifique que vous souhaitez intégrer.
Autorisez le Centre de projet à afficher et gérer votre calendrier. Les jalons importants de votre projet seront désormais liés aux calendriers et apparaîtront sous forme d'évènements à la date d'échéance.
La manière la plus simple d'importer les jalons d'un projet consiste à copier l'URL et à utiliser le lien pour configurer un calendrier de gestion de projet.
Limites de l'utilisation de Google Workspace pour la gestion de projet
Bien que Google Workspace soit une solution pratique et économique pour la gestion de projet, vous devez également comprendre ses inconvénients. Ces problèmes pourraient vous inciter à explorer les alternatives à Google Workspace afin de trouver une solution mieux adaptée à vos besoins.
Examinons quelques-uns des problèmes courants auxquels vous pourriez être confronté.
- Pas de fonctionnalités avancées pour les flux de travail : Google Workspace ne dispose pas d'outils intégrés pour gérer les flux de travail complexes. Bien que vous puissiez ajouter des extensions tierces, celles-ci ne sont pas aussi fluides que les fonctionnalités natives que l'on trouve dans les logiciels de gestion de projet plus spécialisés.
- Limites de l'interface : La simplicité de Google Workspace est idéale pour les tâches simples, mais elle s'avère insuffisante pour gérer des flux de travail complexes ou des projets à grande échelle. Si votre projet nécessite des outils avancés, vous trouverez peut-être l'interface trop basique.
- Contraintes de personnalisation : bien qu'il existe certaines possibilités de personnalisation, l'environnement de travail Google n'offre pas la flexibilité nécessaire pour les projets plus complexes. Si vous avez besoin d'une installation hautement personnalisée, vous pourriez trouver cela limitatif.
- Problèmes de gestion des données : le traitement de grandes quantités de données peut s'avérer délicat. Sans fonctionnalités avancées de gestion des données, vous pourriez avoir du mal à tout organiser et à tout rendre accessible.
- Restrictions d'accès des utilisateurs : la gestion des accès des utilisateurs peut s'avérer fastidieuse, en particulier si vous travaillez avec une équipe importante. Il peut être difficile de contrôler qui a accès aux informations sensibles.
- Pas d'aperçu du projet : Google Workspace ne fournit pas d'aperçu clair du statut de votre projet. Par exemple, il est difficile de suivre quels documents doivent être révisés ou combien de temps certaines tâches ont pris.
Utiliser ClickUp pour une gestion de projet efficace
Bien que Google Workspace offre une solution de base pour la gestion de projet stratégique, ses limites peuvent nuire à l'efficacité.
L'outil de gestion de projet ClickUp relève ces défis grâce à une gamme de fonctionnalités puissantes conçues pour améliorer l'organisation et la collaboration.
Il s'agit de l'un des meilleurs outils de gestion de projet, qui offre une solution tout-en-un.
Avant d'explorer les fonctionnalités, il est essentiel de parcourir le guide de l'hiérarchie de ClickUp, qui offre la solution ultime à toutes vos limitations avec Google Workspace. Il vous permet d'avoir une vue d'ensemble sans passer à côté des petits détails.
Des petites équipes aux grandes entreprises, vous pouvez tout organiser. ClickUp vous offre de multiples fonctionnalités, telles que :
- environnements de travail
- Vue Tout
- Espaces
- Dossiers
- Listes
- Tâches
- Sous-tâches
- Sous-tâches imbriquées
- Checklists
Vous disposez ainsi d'une infrastructure organisée et évolutive, tout en gardant à l'esprit l'objectif final de votre projet.
Rationalisez votre flux de travail grâce aux multiples vues ClickUp
ClickUp Views offre des moyens polyvalents de visualiser et de gérer les données de vos projets, avec des options telles que :
- Vue Tableur ClickUp : fournit une interface de type tableur qui vous permet de gérer des ensembles de données complexes, de suivre la progression et de personnaliser les colonnes en fonction des besoins de votre projet. Cette vue offre des options de gestion des données plus robustes que Google Sheets, avec des fonctionnalités telles que le filtrage, le tri et le regroupement qui rationalisent le suivi des projets.
- Vue formulaire ClickUp : Idéale pour collecter des informations structurées auprès des membres de l'équipe ou des parties prenantes. Elle offre une approche plus organisée que Google Forms, vous permettant de créer des formulaires personnalisés avec des champs qui s'intègrent directement à vos tâches et projets.
- Vue Calendrier ClickUp : permet de suivre les échéances, les jalons et les calendriers sous forme visuelle. Cette vue s'intègre directement à vos tâches, offrant un calendrier unifié où vous pouvez voir les échéanciers des projets et les échéances à venir, ce qui offre une expérience plus cohérente que l'utilisation séparée de Google Agenda.
Liez ClickUp Docs à des documents et des tâches
ClickUp Docs est une fonctionnalité puissante qui permet de créer, stocker et collaborer sur des documents liés à des projets.
Contrairement à Google Drive, où les fichiers sont dispersés dans différents dossiers et nécessitent des changements fréquents, Docs s'intègre directement à vos tâches et projets.
ClickUp Docs combine toutes les fonctionnalités que vous appréciez dans Google Docs et y ajoute ses propres fonctionnalités uniques. C'est comme avoir le meilleur des deux mondes : des outils de traitement de documents familiers avec des fonctionnalités supplémentaires conçues pour maintenir vos projets sur la bonne voie.
En plus des outils de collaboration fluides, vous pouvez connecter vos documents à des tâches, ajouter des widgets pour mettre à jour ces tâches, utiliser le formatage de texte enrichi et modifier le statut du projet au fur et à mesure.
À lire également : Les 10 meilleures alternatives et concurrents de Google Docs
Collaborez avec votre équipe à l'aide de la vue Chat de ClickUp
Vous en avez assez de jongler entre plusieurs applications pour suivre les messages de votre équipe ?
ClickUp Chat View révolutionne la communication au travail telle que vous la connaissez, vous permettant de partager des mises à jour, de relier des ressources et de collaborer avec toute l'équipe en toute transparence.
La vue Chat vous permet d'intégrer des pages Web, des feuilles de calcul, des vidéos et bien plus encore. Mettez en forme vos messages à l'aide de ses fonctionnalités, telles que les listes à puces, les blocs de code et les bannières, afin de communiquer efficacement avec votre équipe.
Effectuez des vérifications hebdomadaires avec ClickUp Réunions
Bien que Google Workspace propose Google Meet pour les visioconférences, il ne dispose pas d'un outil dédié à la gestion et à la documentation de vos réunions.
ClickUp, quant à lui, offre une solution complète avec ClickUp Réunions, conçue pour organiser et optimiser les discussions relatives à vos projets.
Cela simplifie la documentation de vos réunions hebdomadaires afin de garantir le bon déroulement du projet. Voici quelques-unes des fonctionnalités exceptionnelles offertes par Meetings :
- Modification en cours ultra-riche pour prendre des notes de réunion organisées
- Commentaires assignés ajoutez un élément supplémentaire obligatoire pour achever une tâche
- Listes de contrôle pour établir des mesures détaillées à partir des discussions de la réunion
- Tâches récurrentes pour planifier automatiquement des réunions
- Commandes slash pour supprimer les clics inutiles. Tapez « / » pour afficher un menu contextuel.
Suivez les performances grâce aux tableaux de bord ClickUp
Les tableaux de bord ClickUp offrent un aperçu complet de l'état d'avancement de votre projet. Vous pouvez créer des tableaux de bord personnalisés avec divers widgets qui permettent de suivre les indicateurs clés, la progression des tâches et le temps consacré aux activités.
En revanche, Google Workspace ne dispose pas d'une solution intégrée permettant de visualiser de manière exhaustive l'avancement des projets.
Si vous pouvez utiliser Google Sheets pour le suivi de données de base, les tableaux de bord ClickUp offrent une approche plus dynamique et intégrée. Transformez vos projets en canevas interactifs avec des listes, des cartes, des données, des diagrammes et des graphiques, ce qui vous permet de visualiser facilement la situation dans son ensemble et de garder le cap.
Tirez le meilleur parti de l'IA avec ClickUp Brain
Avec l'essor de l'IA sur le lieu de travail, un assistant IA intégré est essentiel pour les logiciels de gestion de projet. Google Workspace ne dispose pas de fonctionnalités avancées générées par l'IA, mais ClickUp Brain est là pour vous aider.
ClickUp Brain est la ressource incontournable de votre équipe pour obtenir des réponses instantanées à vos questions professionnelles, qu'il s'agisse de tâches, de documents ou de membres de l'équipe à distance. Au-delà de la simple fourniture d'informations, il peut résumer les fils de discussion au sein des tâches et des notes de réunion, ce qui facilite le suivi des détails importants.
Mais ce n'est pas tout : ClickUp Brain vous aide également à réaliser la création et la modification du contenu. Il garantit la clarté et la cohérence de vos messages, rendant la communication au sein de votre équipe plus fluide et plus efficace.
Suivez le temps passé sur les tâches grâce au suivi du temps de ClickUp
Le suivi du temps consacré aux projets de ClickUp est un outil précieux pour gérer la productivité et maintenir vos projets sur la bonne voie. Il vous permet de surveiller le temps passé sur chaque tâche, fournissant ainsi des informations détaillées qui sont cruciales tant pour les opérations quotidiennes que pour la planification à long terme des projets.
Ce qui distingue ClickUp, c'est la façon dont le suivi du temps est intégré de manière transparente dans votre flux de travail de gestion de projet. Vous pouvez enregistrer le temps directement dans les tâches, ce qui facilite la conservation d'un registre précis de chaque minute consacrée à un projet.
Connexion centralisée avec les intégrations ClickUp
Les intégrations de ClickUp permettent de connecter la plateforme à un large éventail d'outils et d'applications, ce qui vous permet de centraliser vos activités de gestion de projet. Cela inclut des intégrations avec des plateformes de communication, des CRM et d'autres outils essentiels.
Cette fonctionnalité résout les problèmes d'intégration de Google Drive en offrant une connexion plus fluide avec les outils que vous utilisez déjà, ce qui réduit le besoin de passer d'une plateforme à l'autre.
Lancez vos projets plus rapidement grâce aux modèles ClickUp
Pour découvrir comment ClickUp peut transformer votre approche de la gestion de projet, ce modèle pourrait vous être utile :
Le modèle de gestion de projet ClickUp est conçu pour simplifier la gestion de projets volumineux, complexes et interfonctionnels. Il offre une interface conviviale qui vous aide à naviguer à travers toutes les étapes de votre projet, du début à la fin, ce qui vous permet de garder plus facilement le contrôle sur l'ensemble.
Voici comment le modèle peut vous aider à rationaliser votre flux de travail :
- Suivez facilement l'avancement des projets : utilisez les outils intégrés au modèle pour un suivi ciblé des projets.
- Attribuez des tâches en toute simplicité : définissez clairement les responsabilités et assurez-vous que tout le monde est sur la même longueur d'onde.
- Gérer les échéances : assurez-vous que chaque tâche est achevée dans les délais grâce à une gestion intuitive des échéances.
- Personnalisez les flux de travail : adaptez le processus aux besoins spécifiques de votre projet afin d'améliorer l'efficacité.
- Automatisez les tâches répétitives : gagnez du temps et concentrez-vous sur la planification stratégique en configurant les automatisations ClickUp.
- Intégration transparente : effectuez des connexions avec d'autres outils pour maintenir un flux de travail cohérent sur toutes les plateformes.
Ce modèle est un outil complet qui permet à votre équipe de rester coordonnée, informée et sur la bonne voie tout au long du projet.
Le modèle de feuille de calcul pour la gestion de projet de ClickUp est également une excellente option. Toutes les informations relatives à votre projet sont regroupées en un seul endroit, ce qui vous permet d'accéder facilement aux tâches et aux échéances et de les gérer.
Vous pouvez suivre le statut de chaque tâche, vous assurer que rien ne passe entre les mailles du filet et obtenir des informations sur l'utilisation des ressources et les coûts pour une meilleure supervision des projets.
👀 Bonus : Découvrez d'autres modèles de gestion de projet pour améliorer l'organisation et booster l'efficacité de votre équipe.
Débloquez la réussite de vos projets grâce aux outils de gestion de projet de ClickUp
Google Workspace fournit des outils de gestion de projet efficaces et faciles à utiliser, dotés d'une interface conviviale et d'applications interconnectées qui améliorent la productivité.
Mais lorsqu'il s'agit de gérer les détails de vos projets, la nature dispersée de ces outils peut devenir un défi.
C'est là que ClickUp entre en jeu. Il pallie les limites de Google Workspace pour vous permettre de contrôler votre flux de travail en offrant une visibilité de bout en bout sur les documents, les tâches, les calendriers et les opérations.
Passez à ClickUp dès aujourd'hui !