En tant que chef de projet, vous devez estimer et gérer les nombreuses variables impliquées dans un projet. Cela inclut la définition des exigences de l'entreprise afin qu'elles puissent être traduites en tâches spécifiques au projet.
Les exigences du projet définissent le niveau « minimum » qu'un produit doit atteindre pour résoudre efficacement les problèmes rencontrés par l'utilisateur final. Les exigences liées aux fonctionnalités et aspects techniques du projet (fonctionnalités, capacités et caractéristiques du produit final) sont appelées « exigences techniques » en termes de gestion de projet.
Dans ce guide complet sur les exigences techniques en matière de gestion de projet, nous aborderons les différents types d'exigences techniques auxquelles vous pouvez être confronté, ainsi que la manière de les recueillir et de les gérer efficacement.
Que sont les exigences techniques ?
En gestion de projet, les exigences techniques constituent le plan directeur qui décrit les fonctionnalités, les fonctionnalités et les aspects techniques qu'un projet doit remplir.
Cela inclut également toutes les contraintes techniques qui doivent être surmontées pour assurer la réussite du projet.
Du point de vue des produits logiciels, les exigences techniques d'un projet font référence à la manière dont un produit est conçu. Ces exigences couvrent donc les aspects liés au matériel, aux logiciels, aux performances, à la fiabilité et à la sécurité.
Imaginons que vous souhaitiez créer un outil d'entreprise axé sur le télétravail qui permette à votre équipe de travailler depuis chez elle.
Les principaux éléments à prendre en compte sont notamment la manière dont les utilisateurs seront authentifiés, la manière dont ils se verront offrir l'accès aux données, le type de fonctionnalités de communication dont ils devraient disposer (services tels que chat, e-mails, vidéoconférence, etc. ), etc.
Vos exigences techniques viseront principalement à garantir une communication et une collaboration fluides, l'accessibilité et le respect de vos exigences en matière de sécurité.
Les exigences et fonctionnalités suivantes constitueront la base technique de ce projet :
- Compatibilité avec les appareils (ordinateurs portables, ordinateurs de bureau, mobiles, etc.) et les systèmes d'exploitation
- Exigences logicielles et matérielles
- Langage de programmation à utiliser
- VPN (réseau privé virtuel) pour un accès sécurisé au réseau et aux ressources de l'entreprise
- Fonctionnalités multilingues pour la programmation logicielle
- Systèmes de stockage et de gestion de documents basés sur le cloud
- Protocoles de chiffrement et authentification multifactorielle (MFA) pour la sécurité
- Connexion Internet haut débit pour prendre en charge la vidéoconférence, le partage de fichiers, etc.
- Logiciel de bureau à distance pour l'assistance informatique afin de résoudre les problèmes sur les appareils des employés
- Conformité aux réglementations en matière de protection des données, telles que le RGPD, le CCPA, etc.
Les exigences techniques peuvent provenir de différentes sources, notamment les directives réglementaires, les tendances actuelles du marché, etc.
Les exigences techniques répondent à des questions essentielles dans le processus de gestion de projet, telles que :
- Comment le produit répondra-t-il aux besoins et aux attentes de l'utilisateur final ?
- Comment le produit sera-t-il conforme aux normes techniques approuvées ?
- Quelle est l'expérience des utilisateurs finaux lorsqu'ils interagissent avec le produit ?
- Quels types de ressources techniques permettront de répondre aux demandes des utilisateurs finaux ?
- Comment le produit s'intégrera-t-il aux systèmes et à l'infrastructure existants ?
- Quelles sont les exigences en matière de performances et d'évolutivité ?
- Quelles mesures de sécurité permettront de protéger les ressources du système et ses données ?
- Comment le produit gérera-t-il les erreurs, les exceptions et les cas limites ?
- Y a-t-il des exigences réglementaires et de conformité à respecter ?
- Quelles sont les exigences en matière de maintenance et d'assistance ?
- Comment le produit sera-t-il testé pour s'assurer qu'il répond aux exigences techniques spécifiées ?
- Quelles sont les exigences de déploiement et de mise en œuvre du produit ?
Il n'existe pas deux listes d'exigences techniques identiques : tout dépend de votre produit et des objectifs finaux de votre projet.
Importance des exigences techniques dans la gestion de projet
71 % des projets échouent complètement ou rencontrent des difficultés, principalement parce qu'ils ne fournissent pas les fonctionnalités et les fonctions attendues par le client.
La création d'une charte de projet détaillée est une solution possible.
Cependant, pour les produits logiciels, un dossier de spécifications techniques améliore la compréhension mutuelle entre vos équipes et vos clients, afin que chacun sache à quoi s'attendre.
Cela permet également de s'assurer que les problèmes techniques et les dysfonctionnements n'entravent pas la progression du projet.
Il est judicieux de vous concentrer sur la planification de la gestion de vos exigences techniques, car cela vous permet :
1. Apporte une approche systématique à la planification de projet
Les exigences dans les projets complexes peuvent devenir complexes. Un document de spécifications techniques aide à créer une liste de priorités des sous-tâches et traite chaque sous-tâche comme un projet plus petit. Cela apporte plus d'efficacité, de clarté et d'organisation au processus de planification du projet.
2. Empêche le glissement de périmètre
Définir dès le début la portée du projet en fonction des caractéristiques et des fonctionnalités du produit peut permettre à l'équipe d'économiser beaucoup d'efforts et de temps. Le document sur les exigences techniques met en évidence toutes les fonctionnalités du produit nécessaires d'un point de vue technique.
3. Sert également de référence pour l'utilisation des ressources techniques
Un document de spécifications techniques partageable met en évidence le volume et le type de ressources techniques à utiliser. Cela permet aux chefs de projet en gestion de projet d'estimer plus facilement les coûts et de respecter le budget.
4. Permet aux équipes de se concentrer sur leurs tâches
Les retards imprévus, l'indisponibilité des ressources, l'évolution des attentes des clients, etc. entravent la dynamique de l'équipe. Disposer d'un document pratique aide l'équipe à rester concentrée sur le produit final souhaité, avec toutes les fonctionnalités et caractéristiques attendues intactes.
5. Favorise la prise de décisions éclairées
Grâce à des informations fiables sur les performances de votre produit, l'allocation des coûts, des ressources, de l'infrastructure, etc. devient un jeu d'enfant.
6. Permet des tests utilisateurs fluides
Chaque fonctionnalité de votre produit doit être soumise à des tests utilisateurs rigoureux afin de garantir qu'elle répond aux attentes du client. Un document de spécifications techniques permet de s'assurer que rien n'est oublié lors de la phase de test.
Différents exemples d'exigences techniques
Les exigences techniques varient en fonction de la nature du produit développé.
1. Exigences fonctionnelles
Celles-ci précisent ce que le produit doit accomplir pour répondre au comportement spécifique des utilisateurs. Elles mettent en évidence les fonctions que le produit doit remplir à l'aide de cas d'utilisation, d'histoires d'utilisateurs, etc.
2. Exigences non fonctionnelles
Celles-ci spécifient des critères clés tels que les performances, la sécurité, la fiabilité, la facilité d'utilisation, etc. , afin d'évaluer les performances du produit.
3. Configuration système requise
Celles-ci définissent les spécifications techniques que le produit doit respecter pour répondre aux besoins de ses utilisateurs et comprennent les exigences matérielles, logicielles, etc.
4. Exigences des utilisateurs
Celles-ci constituent une liste des besoins des utilisateurs vis-à-vis du produit et des descriptions correspondantes des fonctionnalités spécifiques demandées.
5. Exigences de l'entreprise
Ces exigences représentent les objectifs de haut niveau que le produit doit atteindre pour répondre aux besoins de l'organisation et justifier l'investissement.
6. Exigences en matière d'interface
Celles-ci précisent comment le produit interagira avec les systèmes et composants existants, couvrant les exigences relatives aux API, aux formats de données, aux protocoles de communication, etc.
7. Exigences légales et de conformité
Il s'agit des exigences essentielles pour se conformer aux lois, réglementations et normes industrielles applicables en matière de confidentialité, de sécurité et d'accessibilité des données, etc.
Il existe une autre façon de différencier les différents aspects des exigences techniques.
Aperçu des dix types d'exigences techniques à prendre en compte lors du développement d'un logiciel
- Disponibilité : fait référence au « temps » pendant lequel vos utilisateurs finaux/équipes peuvent interagir avec le logiciel et l'utiliser ; elle est exprimée en pourcentage et définie par l'indicateur « temps de fonctionnement ». Plus vous vous rapprochez de 100 %, mieux c'est.
- Fiabilité : indique la durée moyenne pendant laquelle le logiciel fonctionne sans défaillance. Plus cette durée est longue, plus le logiciel est fiable. Cet indicateur est également connu sous le nom de MTBF (temps moyen entre deux pannes).
- Qualité des données : indique le degré d'utilisabilité et de qualité des données.
- Sécurité de l'information : garantit la sécurité du partage des données et la protection des données sensibles à tout prix.
- Performances : indique le temps de chargement du produit.
- Accessibilité : garantit que les informations essentielles sont accessibles à tous à tout moment et avec un minimum d'effort.
- Maintenabilité : décrit la rapidité avec laquelle la marque résout les problèmes techniques. Elle est mesurée par l'indicateur MTTR (temps moyen de réparation), le nombre magique étant inférieur à 60 minutes.
- Disponibilité du service : fait référence à la rapidité avec laquelle les équipes effectuent des mises à niveau, des modifications, etc. sur le logiciel sans interrompre son utilisation.
- Erreur humaine : cela signifie que le logiciel ou le produit doit être capable d'identifier lorsqu'un utilisateur commet une erreur et de l'en informer.
Quel que soit le type d'exigences techniques que vous devez rassembler, suivez un processus défini pour définir correctement vos exigences (plus d'informations à ce sujet ci-dessous).
Comment recueillir les exigences techniques dans la gestion de projet ?
La collecte des exigences techniques est un processus simple et linéaire. Nous l'avons décomposé en cinq étapes simples pour vous.
Étape 1 : Recueillez les informations provenant de toutes les sources pertinentes
Lorsque vous recueillez des informations, veillez à ne négliger aucun acteur ou groupe d'utilisateurs important. Dans le même temps, ne recueillez que les informations provenant de sources pertinentes qui ont une bonne compréhension et une bonne expérience du produit.
Conseils à suivre :
- Consultez les personnes qui interagissent directement avec le produit, telles que les utilisateurs finaux, les clients, les parties prenantes, les chefs de produit, les développeurs, etc.
- Créez des sondages personnalisés et menez des entretiens personnalisés sur les « attentes minimales » du produit.
- Organisez une réunion interne avec l'équipe pour valider la liste des exigences techniques recueillies.
Étape 2 : Effectuez une analyse de l'utilisation
Pour déterminer les exigences de performance de votre produit, vous devez sortir de votre zone de confort.
Cela comprend la réalisation de sondages auprès de parties prenantes externes, la consultation d'experts sur le terrain et la communication avec vos clients par tous les moyens possibles.
Conseils à suivre :
- Réalisez des études de marché pour comprendre les tendances actuelles.
- Créez le profil de vos utilisateurs finaux afin de mieux comprendre leurs comportements.
Combinez les résultats pour connaître les performances de votre produit et le niveau de satisfaction de vos clients.
Étape 3 : Créez des cas d'utilisation et concentrez-vous sur le prototypage
Une fois que vous avez mis en place un cadre de référence, il est temps de vous mettre au travail et de créer un prototype.
Conseils à suivre :
- Créez un ensemble de cas d'utilisation variés pour tester votre cadre de travail.
- Encouragez les interactions directes avec les utilisateurs pour comprendre ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas.
- Rédigez un rapport détaillé, comprenant des diagrammes de cas.
Étape 4 : inclure les qualités techniques
Il est important de quantifier les composants matériels et logiciels.
Les paramètres standard à quantifier comprennent les performances, l'évolutivité, la disponibilité des ressources, la latence du système, la sécurité, etc.
Continuez à organiser des réunions et des points réguliers avec l'équipe afin de définir précisément les caractéristiques techniques requises.
Par exemple, les exigences techniques pour le développement d'une application comprennent la disponibilité, la réactivité de l'application, le protocole de sécurité, la facilité d'utilisation, la fréquence des sauvegardes, l'évolutivité, la maintenance, etc.
Étape 5 : Valider le document des exigences techniques
Une fois le travail préparatoire terminé, vous pouvez créer le document des exigences techniques.
Vous souhaitez justifier chaque exigence fonctionnelle et technique que vous consignez par écrit.
À faire, incluez les éléments suivants et rendez le processus infaillible :
- Utilisateurs finaux mappés à la facilité d'utilisation du produit
- Jalons importants et échéances correspondantes
- Structure de l'équipe, ainsi que les compétences et aptitudes requises
- Le cycle de vie du processus de développement du projet, y compris la portée du projet, la planification, la gestion du changement, les ressources, les flux de travail et les plans d'urgence.
- Détails du produit, depuis les recherches initiales jusqu'aux fonctionnalités identifiées lors de la planification du projet.
- Protocoles et résultats correspondants attendus par les clients
- Exigences système et mesures d'atténuation des risques
- Considérations externes telles que l'environnement, les réglementations, etc.
- Spécifications telles que la taille, le poids, la hauteur, la couleur, la forme, etc. pour les biens physiques, et le système d'exploitation, l'interface, etc. pour les produits numériques.
Conseils à suivre :
- Collaborez avec les membres de votre équipe, vos clients et les autres parties prenantes afin de recueillir leurs commentaires.
- Consultez les cadres supérieurs et l'équipe de direction pour obtenir leur feu vert définitif.
Comment rédiger des exigences techniques précises et détaillées avec ClickUp
Lors de la planification d'un projet, les chefs de projet doivent évaluer plusieurs facteurs afin de s'assurer que le plan final répond à tous les besoins commerciaux et techniques. Selon le type de projet, les exigences techniques peuvent à elles seules comporter des dizaines de points.
Vous n'avez pas besoin de prendre des notes détaillées pour rester au courant de tout cela : il vous suffit d'utiliser les modèles de documentation technique gratuits de ClickUp.
ClickUp est un outil de gestion de projet robuste qui vous offre un contrôle total, vous permettant de collecter et de gérer les exigences techniques en un seul clic.
Voici un aperçu des fonctionnalités utiles proposées par ClickUp pour gérer vos exigences techniques :
1. Vue Formulaire ClickUp pour administrer des sondages en temps réel
Que faire si vous souhaitez mener une interview de dernière minute avec le PDG afin de promouvoir votre nouveau produit dans un magazine numérique réputé, mais que celui-ci est pressé par le temps ?
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Tirez parti de ClickUp Form View pour mener des sondages, des entretiens, des sondages, etc. auprès des parties prenantes, des responsables, des développeurs et bien d'autres encore.
L'une de nos fonctionnalités les plus demandées, ClickUp Forms, dispose d'une logique conditionnelle qui vous permet de créer des formulaires intelligents et dynamiques pour obtenir des commentaires sur les produits, traiter les demandes créatives, acheminer les prospects de l'équipe commerciale, et bien plus encore.
Vous ne manquerez plus jamais une information urgente ou un commentaire critique d'un utilisateur.
Cette fonction vous permet de :
- Enregistrez les réponses et attribuez instantanément les tâches à la bonne équipe au bon moment.
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- Personnalisez les questions et recueillez les informations pertinentes.
Voici comment les formulaires ClickUp s'adaptent aux scénarios de la vie quotidienne :
- Permettez aux utilisateurs de soumettre des demandes de fonctionnalités, de signaler des bugs ou de suggérer des améliorations de l'expérience utilisateur, leurs réponses étant converties en tâches traçables pour le backlog produit de votre équipe.
- Utilisation des formulaires informatiques pour signaler les incidents, gérer les changements, demander du matériel, etc.
- Création de formulaires personnalisés qui se mettent à jour en temps réel en fonction des besoins des clients pour une expérience hautement personnalisée.
ClickUp Docs et l'IA pour analyser la qualité des données et en extraire des informations utiles
Même s'il est très utile de recueillir les commentaires des clients, ces informations sont inutiles si vous ne pouvez pas en tirer des conclusions et les utiliser pour améliorer les performances.
Découvrez ClickUp Docs et ClickUp AI.
ClickUp Docs est idéal pour créer et effectuer des modifications en temps réel sur le document des exigences techniques avec votre équipe. Identifiez d'autres personnes dans vos commentaires, attribuez des tâches à accomplir et convertissez du texte en tâches pouvant être suivies.
Créez des spécifications techniques complètes qui décrivent clairement la portée et les objectifs du projet.
Documentez et communiquez les exigences relatives au produit, telles que les fonctionnalités indispensables, les fonctionnalités essentielles et l'expérience utilisateur attendue.
Transformez les objectifs et les exigences en tâches et sous-tâches, et effectuez le suivi en un seul endroit.
Pour améliorer la précision et la rapidité, générez des documents de spécifications techniques à l'aide de ClickUp AI, qui propose plus de 100 modèles entièrement personnalisables adaptés à vos besoins. Voici un exemple de modèle de page de garde de rapport technique ClickUp prêt à l'emploi.
L'un des outils d'IA basés sur les rôles les plus populaires de ClickUp est le générateur de documents de spécifications techniques, qui permet de générer des documents de spécifications techniques, d'analyser les données clients pour des facteurs tels que les profils des utilisateurs finaux, les modèles de comportement, etc. , de rationaliser les processus et d'améliorer la productivité.
Gagnez un temps précieux que vous auriez autrement consacré à la mise en forme et à la structuration du document contenant les exigences techniques. Ajoutez les informations nécessaires (par exemple, les considérations de conception, les détails de mise en œuvre, etc.) et laissez le générateur faire le reste !
Des exigences techniques clairement formulées pour fermer le fossé entre fonctionnalité et performance
Les exigences techniques ne doivent pas être considérées comme un élément secondaire : elles sont aussi importantes pour votre projet que la reine dans une partie d'échecs !
Les exigences techniques sont des descriptions concrètes des spécifications techniques du projet, notamment les exigences matérielles et logicielles, la normalisation des processus de codage, les procédures de test, etc.
Exposées de manière claire et détaillée, elles guident le projet vers la réussite.
Cela dit, un document de spécifications techniques digne de ce nom se caractérise par son aspect visuel, son exactitude factuelle, son élaboration collaborative et sa facilité de compréhension.
Un outil de gestion de projet tel que ClickUp répond à tous les besoins en matière de gestion technique et de planification de projet, de la définition des exigences techniques de votre projet à la gestion des attentes des clients, en passant par toutes les étapes intermédiaires. Inscrivez-vous gratuitement dès aujourd'hui !