En tant que chef de projet, vous devez évaluer et gérer les nombreuses variables qui entrent en jeu dans un projet. Cela implique notamment de définir les exigences de l’entreprise afin de pouvoir les traduire en tâches de projet spécifiques.
Les exigences d’un projet définissent le niveau « minimal » qu’un produit doit atteindre pour résoudre efficacement les difficultés rencontrées par l’utilisateur final. Les exigences liées aux fonctionnalités et aspects techniques du projet — c’est-à-dire les fonctionnalités, les fonctions et les capacités du produit final — sont appelées « exigences techniques » dans le domaine de la gestion de projet.
Dans ce guide complet consacré aux exigences techniques dans la gestion de projet, nous aborderons les différents types d'exigences techniques auxquels vous pourriez être confronté, ainsi que la manière de les recueillir et de les gérer efficacement.
Qu'est-ce qu'une exigence technique ?
En gestion de projet, les exigences techniques constituent le plan directeur qui définit les fonctionnalités, les fonctionnalités et les aspects techniques auxquels un projet doit répondre.
Celles-ci incluent également toutes les contraintes techniques qui doivent être surmontées pour garantir la réussite de la réalisation du projet.
Du point de vue d'un produit logiciel, les exigences techniques d'un projet font référence à la manière dont un produit est conçu. Ces exigences couvrent donc les aspects liés au matériel, aux logiciels, aux performances, à la fiabilité et à la sécurité.
Imaginons que vous souhaitiez développer un outil d'entreprise axé sur le télétravail, permettant à votre équipe de travailler depuis chez elle.
Parmi les éléments clés à prendre en compte, citons notamment le mode d'authentification des utilisateurs, les modalités d'accès aux données qui leur seront proposées, les fonctionnalités de communication dont ils devraient disposer (services tels que discuter, envoyer des e-mails, organiser des vidéoconférences, etc.), etc.
Vos exigences techniques viseront principalement à garantir une communication et une collaboration fluides, l'accessibilité, ainsi que le respect de vos exigences en matière de sécurité.
Les exigences et fonctionnalités suivantes constitueront la base technique de ce projet :
- Compatibilité avec les appareils (ordinateurs portables, ordinateurs de bureau, mobiles, etc.) et les systèmes d'exploitation
- Exigences logicielles et matérielles
- Langage de programmation à utiliser
- VPN (réseau privé virtuel) pour un accès sécurisé au réseau et aux ressources de l'entreprise
- Fonctionnalités multilingues pour la programmation logicielle
- Systèmes de stockage et de gestion de documents dans le cloud
- Protocoles de chiffrement et authentification multifactorielle (MFA) pour la sécurité
- Connexion Internet haut débit pour assurer l’assistance aux visioconférences, au partage de fichiers, etc.
- Logiciel de bureau à distance destiné à l’assistance informatique pour résoudre les problèmes sur les appareils des employés
- Conformité aux réglementations en matière de protection des données, telles que le RGPD, le CCPA, etc.
La source des exigences techniques peut varier : il peut s'agir de directives réglementaires, des tendances actuelles du marché, etc.
Les exigences techniques répondent à des questions essentielles du processus de gestion de projet, telles que :
- Comment le produit répondra-t-il aux besoins et aux attentes de l'utilisateur final ?
- Comment le produit sera-t-il conforme aux normes techniques approuvées ?
- Quelle est l'expérience des utilisateurs finaux lorsqu'ils interagissent avec le produit ?
- Quels types de ressources techniques permettront de répondre aux demandes des utilisateurs finaux ?
- Comment le produit s'intégrera-t-il aux systèmes et à l'infrastructure existants ?
- Quelles sont les exigences en matière de performances et d'évolutivité ?
- Quelles mesures de sécurité permettront de protéger les ressources du système et ses données ?
- Comment le produit gérera-t-il les erreurs, les exceptions et les cas limites ?
- Y a-t-il des exigences de conformité et réglementaires à respecter ?
- Quelles sont les exigences en matière de maintenance et d'assistance ?
- Comment le produit sera-t-il testé pour s'assurer qu'il répond aux exigences techniques spécifiées ?
- Quelles sont les exigences de déploiement et de mise en œuvre du produit ?
Il n'existe pas deux listes d'exigences techniques identiques : tout dépend de votre produit et des objectifs finaux de votre projet.
L'importance des exigences techniques dans la gestion de projet
71 % des projets échouent purement et simplement ou rencontrent des « difficultés », la cause principale étant qu’ils ne fournissent pas les fonctionnalités et les caractéristiques attendues par le client.
La création d'une charte de projet détaillée est une solution envisageable.
Cependant, pour les produits logiciels, un cahier des charges technique favorise la compréhension mutuelle entre vos équipes et vos clients, afin que chacun sache à quoi s'attendre.
Cela permet également de s'assurer que les problèmes techniques et les dysfonctionnements n'entravent pas la progression du projet.
Mettre l'accent sur la planification de la gestion de vos exigences techniques est une décision judicieuse, car cela :
1. Apporte une approche systématique à la planification de projet
Dans les projets complexes, les exigences peuvent se superposer. Un cahier des charges technique permet d'établir une liste hiérarchisée des sous-tâches et de traiter chacune d'entre elles comme un mini-projet. Cela apporte davantage d'efficacité, de clarté et d'organisation au processus de planification du projet.
2. Évite la dérive des objectifs
Définir dès le début le périmètre du projet en ce qui concerne les caractéristiques et les fonctionnalités du produit peut permettre à l'équipe d'économiser beaucoup d'efforts et de temps. Le cahier des charges technique répertorie toutes les fonctionnalités du produit nécessaires d'un point de vue technique.
3. Sert également de référence pour l'utilisation des ressources techniques
Un cahier des charges technique partageable met en évidence le volume et le type de ressources techniques à utiliser. Cela permet aux chefs de projet en gestion de projet d'estimer plus facilement les coûts et de respecter le budget.
4. Permet aux équipes de se mettre en « mode concentration »
Les retards imprévus, l'indisponibilité des ressources, l'évolution des attentes des clients, etc., freinent la dynamique de l'équipe. Disposer d'un document pratique aide l'équipe à rester pleinement concentrée sur le produit final souhaité, avec toutes les fonctionnalités et caractéristiques attendues intactes.
5. Favorise une prise de décision éclairée
Grâce à des informations fiables sur les performances de votre produit, la répartition des coûts, des ressources, de l'infrastructure, etc. devient un jeu d'enfant.
6. Permet de mener des tests utilisateurs en toute fluidité
Chaque fonctionnalité de votre produit doit faire l'objet de tests utilisateurs rigoureux afin de garantir qu'elle réponde aux attentes du client, et un cahier des charges technique permet de s'assurer que rien n'est omis lors de la phase de test.
Différents exemples d'exigences techniques
Les exigences techniques varient en fonction de la nature du produit en cours de développement.
1. Exigences fonctionnelles
Celles-ci précisent ce que le produit doit permettre de réaliser pour répondre à un comportement spécifique des utilisateurs. Elles mettent en évidence les fonctions que le produit doit remplir à l'aide de cas d'utilisation, d'histoires utilisateur, etc.
2. Exigences non fonctionnelles
Celles-ci précisent des critères clés tels que les performances, la sécurité, la fiabilité, la facilité d'utilisation, etc., afin d'évaluer les performances du produit.
3. Configuration requise
Celles-ci définissent les spécifications techniques dont le produit doit disposer pour répondre aux besoins de ses utilisateurs et comprennent notamment les exigences matérielles, les exigences logicielles, etc.
4. Exigences des utilisateurs
Celles-ci constituent une liste des attentes des utilisateurs vis-à-vis du produit ainsi que des descriptions correspondantes des fonctionnalités spécifiques demandées.
5. Exigences de l'entreprise
Ces exigences correspondent aux objectifs généraux que le produit doit atteindre pour répondre aux besoins de l'entreprise et justifier l'investissement.
6. Exigences relatives à l'interface
Celles-ci précisent comment le produit interagira avec les systèmes et composants existants, en couvrant les exigences relatives aux API, aux formats de données, aux protocoles de communication, etc.
7. Exigences juridiques et de conformité
Il s'agit des exigences essentielles à respecter pour se conformer aux lois, réglementations et normes sectorielles applicables en matière de confidentialité des données, de sécurité, d'accessibilité, etc.
Il existe une autre façon de distinguer les différents aspects des exigences techniques.
Aperçu des dix types d'exigences techniques à prendre en compte lors du développement d'un logiciel
- Disponibilité : désigne le « temps » dont disposent vos utilisateurs finaux/vos équipes pour interagir avec le logiciel et l’utiliser ; elle est exprimée en pourcentage et définie par l’indicateur « temps de disponibilité ». Plus vous vous rapprochez de 100 %, mieux c’est.
- Fiabilité : indique la durée moyenne pendant laquelle le logiciel fonctionne sans défaillance — plus cette durée est longue, plus le logiciel est fiable. Cet indicateur est également connu sous le nom de MTBF (temps moyen entre deux pannes).
- Qualité des données : indique le degré d'utilisabilité et de qualité des données
- Sécurité de l'information : garantit que le partage des données est sécurisé et que les données sensibles sont protégées à tout prix
- Performances : désigne le temps de chargement du produit
- Accessibilité : garantit que les informations essentielles sont accessibles à tous, à tout moment et avec un minimum d'effort
- Facilité de maintenance : décrit la rapidité avec laquelle la marque résout les problèmes techniques ; elle est mesurée par l'indicateur MTTR (temps moyen de réparation), le nombre idéal étant inférieur à 60 minutes.
- Disponibilité du service : désigne la rapidité avec laquelle les équipes effectuent des mises à jour, des modifications, etc., sur le logiciel sans en interrompre l'utilisation.
- Erreur humaine : cela signifie que le logiciel ou le produit doit être capable de détecter lorsqu'un utilisateur commet une erreur et de l'en informer.
Quel que soit le type d'exigences techniques que vous devez recueillir, suivez un processus bien défini pour vous assurer que vos exigences sont correctes (plus d'informations à ce sujet ci-dessous).
Comment recueillir les exigences techniques dans le cadre de la gestion de projet ?
La collecte des exigences techniques est un processus simple et linéaire. Nous l'avons décomposé en cinq étapes simples pour vous.
Étape 1 : Recueillir les informations provenant de toutes les sources pertinentes
Lors de la collecte des contributions, veillez à n'omettre aucun acteur clé ni aucun groupe d'utilisateurs important. Dans le même temps, ne retenez que les contributions provenant de sources pertinentes qui possèdent une bonne compréhension et une expérience du produit.
Conseils à suivre :
- Consultez les personnes qui interagissent directement avec le produit, telles que les utilisateurs finaux, les clients, les parties prenantes, les chefs de produit, les développeurs, etc.
- Créez des sondages personnalisés et menez des entretiens personnalisés sur les « attentes minimales » vis-à-vis du produit.
- Organisez une réunion interne avec l'équipe afin de valider la liste des exigences techniques recueillies
Étape 2 : Réalisez une analyse des usages
Pour définir les exigences de performance de votre produit, vous devez sortir de votre zone de confort.
Cela implique notamment de mener des sondages auprès de parties prenantes externes, de consulter des experts de terrain et de dialoguer avec vos clients par tous les moyens possibles.
Conseils à suivre :
- Réalisez des études de marché pour comprendre les tendances actuelles
- Établissez le profil de vos utilisateurs finaux pour mieux comprendre leurs comportements
Combinez ces résultats pour évaluer les performances de votre produit et déterminer dans quelle mesure il satisfait vos clients.
Étape 3 : Créez des cas d'utilisation et concentrez-vous sur le prototypage
Une fois que vous disposez d'un cadre de référence, il est temps de vous mettre au travail et de créer un prototype.
Conseils à suivre :
- Créez un ensemble de cas d'utilisation variés pour tester votre cadre de travail
- Favorisez les interactions directes avec les utilisateurs pour comprendre ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas.
- Rédigez un rapport détaillé, comprenant des diagrammes de cas
Étape 4 : Intégrer les caractéristiques techniques
Il est important de quantifier les composants matériels et logiciels.
Les paramètres standard à quantifier comprennent notamment les performances, l'évolutivité, la disponibilité des ressources, la latence du système, la sécurité, etc.
Continuez à organiser des points réguliers et des réunions avec l'équipe afin de définir précisément les caractéristiques techniques requises.
Par exemple, les exigences techniques liées au développement d'une application incluraient la disponibilité, la réactivité de l'application, le protocole de sécurité, la facilité d'utilisation, la fréquence des sauvegardes, l'évolutivité, la maintenance, etc.
Étape 5 : Valider le cahier des charges technique
Une fois le travail préparatoire terminé, vous pouvez créer le cahier des charges techniques.
Vous souhaitez justifier chaque exigence fonctionnelle et technique que vous consignez par écrit.
À faire, intégrez les éléments suivants et veillez à ce que le processus soit infaillible :
- Les utilisateurs finaux en fonction de l'ergonomie du produit
- Jalons et échéances correspondantes
- Structure de l'équipe, ainsi que les compétences et aptitudes requises
- Le cycle de vie du processus de développement d'un projet, notamment la portée du projet, la planification, la gestion du changement, les ressources, les flux de travail et les plans d'urgence
- Détails du produit, de la recherche initiale aux fonctionnalités identifiées lors de la planification du projet
- Les protocoles et les résultats correspondants attendus par les clients
- Configuration système requise et mesures d'atténuation des risques
- Considérations externes telles que l'environnement, la réglementation, etc.
- Les spécifications telles que la taille, le poids, la hauteur, la couleur, la forme, etc., pour les produits physiques, et les systèmes d'exploitation, l'interface, etc., pour les produits numériques.
Conseils à suivre :
- Collaborez avec les membres de votre équipe, vos clients et les autres parties prenantes pour recueillir leurs commentaires.
- Consultez les dirigeants et l'équipe de direction pour obtenir leur feu vert définitif.
Comment rédiger des exigences techniques précises et détaillées avec ClickUp
Lors de la planification d'un projet, les chefs de projet doivent évaluer de multiples facteurs afin de s'assurer que le plan de projet final réponde à tous les besoins métier et techniques. Selon le type de projet, les exigences techniques à elles seules peuvent compter des dizaines de points.
Inutile de prendre des notes interminables pour garder le contrôle : il vous suffit d'utiliser les modèles gratuits de documentation technique disponibles dans ClickUp.
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Voici un aperçu des fonctionnalités utiles proposées par ClickUp pour gérer vos exigences techniques :
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Que faire si vous souhaitez organiser un entretien de dernière minute avec le PDG afin de promouvoir votre nouveau produit dans un magazine numérique réputé, mais que celui-ci manque de temps ?
Utilisez des formulaires pour permettre au PDG de répondre aux questions quand il le souhaite et à son rythme.
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Vous ne manquerez plus jamais d'informations urgentes ni de retours d'utilisateurs essentiels.
Cette fonction vous permet de :
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Voici comment les formulaires ClickUp s'adaptent aux situations du quotidien :
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- Gestion des formulaires informatiques pour le signalement d'incidents, la gestion des changements, les demandes de matériel, etc.
- Créer des formulaires personnalisés qui s'actualisent en temps réel en fonction des besoins du client, pour une expérience hautement personnalisée
ClickUp Documents et l'IA pour analyser la qualité des données et en tirer des enseignements
Même s'il est très utile de recueillir les retours des clients, ces informations ne servent à rien si vous ne pouvez pas en tirer des enseignements et les utiliser pour améliorer les performances.
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Élaborez un cahier des charges complet qui définit clairement la portée et les objectifs du projet.
Documentez et communiquez les exigences relatives au produit, telles que les fonctionnalités indispensables, les fonctionnalités essentielles et l'expérience utilisateur attendue.
Transformez vos objectifs et vos exigences en tâches et sous-tâches, puis effectuez le suivi depuis un seul et même endroit.
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Des exigences techniques clairement formulées pour fermer le fossé en matière de fonctionnalités et de performances
Les exigences techniques ne doivent pas être considérées comme un élément secondaire : elles sont aussi importantes pour votre projet que la reine dans une partie d'échecs !
Les exigences techniques constituent une description concrète des spécifications techniques du projet, notamment les exigences matérielles et logicielles, les normes de codage, la standardisation des processus, les procédures de test, etc.
Formulées de manière claire et détaillée, elles mènent le projet vers la réussite.
Cela dit, ce qui caractérise véritablement un bon cahier des charges technique, c'est qu'il soit axé sur le visuel, exact sur le plan factuel, élaboré de manière collaborative et facile à comprendre.
Un outil de gestion de projet tel que ClickUp répond à tous vos besoins en matière de gestion technique et de planification de projet, de la définition des exigences techniques de votre projet à la gestion des attentes des clients, en passant par toutes les étapes intermédiaires. Inscrivez-vous gratuitement dès aujourd’hui !