La gestión de inventario es esencial para que cualquier empresa se mantenga por delante de la competencia. Tanto si dirige una pequeña tienda como si gestiona una operación de fabricación a gran escala, un proceso de inventario eficiente y preciso reduce los costes de producción y los riesgos.
Con las herramientas de seguimiento adecuadas, como las plantillas de inventario, puede hacer mucho más que simplemente actualizar los números de inventario. Su personal dispondrá de la información necesaria para expandir la empresa y llevar la productividad al siguiente nivel. ⚡️
En esta guía, exploraremos todas las formas en que las plantillas de inventario de ClickUp, Excel y Hojas de cálculo de Google pueden ayudarte a optimizar tu proceso de gestión de inventario, independientemente del sector en el que trabajes.
¡Empecemos!
¿Qué es una plantilla de inventario?
*una plantilla de inventario es un documento o hoja de cálculo en formato preformateado que organiza listas detalladas para el seguimiento de existencias, la elaboración de presupuestos y la auditoría. Suele contener columnas para los nombres de los elementos, códigos numéricos, descripciones, ubicaciones de almacenamiento, cantidades, totales y precios
Las plantillas de inventario son versátiles y personalizables para adaptarse a las necesidades de cualquier empresa dentro de cualquier industria. Desde una pequeña empresa hasta una corporación minorista multinacional, el seguimiento del inventario es una parte esencial del intento correcto de cualquier organización por razones importantes, entre las que se incluyen:
- mayor precisión*: con registros de inventario actualizados y precisos, hay menos posibilidades de que se produzcan costosos errores humanos
- *ahorro de costes: los inventarios se mueven más rápido, con el resultado de un ahorro de costes gracias a la reducción de los gastos de mano de obra y generales
- menor riesgo de almacenar elementos obsoletos*: las empresas pueden evitar hacer pedido de inventario no deseado u obsoleto
- Reducción del desperdicio de productos: un seguimiento adecuado ayuda a las empresas a pedir la cantidad exacta de inventario que necesitan, o a realizar el pedido en el momento adecuado cuando las existencias son menores de lo esperado
- Cadenas de suministro optimizadas: las previsiones de demanda y los datos de inventario mejoran la comunicación del equipo y las entregas
- Estrategias de inventario estacional perfeccionadas: Las empresas disponen de datos coherentes para elaborar estrategias eficaces que les permitan gestionar la demanda estacional mediante el seguimiento de las tendencias de ventas durante los periodos de máxima actividad
Bonificación: plantillas de hojas de cálculo
¿Qué hace que una plantilla de inventario sea buena?
Una buena plantilla de inventario registra los productos, los formularios de pedido, los envíos y los datos de los clientes para ayudar a reducir los costes de mano de obra manual y optimizar los procesos de inventario.
Tu plantilla de inventario crea el marco de tu sistema de seguimiento de existencias. Pero encontrar la plantilla adecuada que reuna las necesidades de tu empresa y que, al mismo tiempo, sea fácil de usar para todo el equipo es clave. 🧑💻
Hay algunas cualidades clave que hay que tener en cuenta en una buena plantilla de inventario:
1. Diseño intuitivo para almacenar datos de inventario
Elegir una plantilla con múltiples diseños y funciones de personalización para encontrar la información adecuada cuando la necesite le ahorrará tiempo. La flexibilidad de añadir nuevos campos a su estructura sin tener que reconstruirla desde cero cuando su cartera de productos o servicios evolucione es una ventaja. 📈
2. Compatibilidad con software
A medida que los sistemas están cada vez más conectados y son más necesarios para el crecimiento, las plantillas de inventario deben poder integrarse con otras plataformas, como los sistemas de equipo de ventas, cuenta y gestión de relaciones con los clientes (CRM).
3. Seguridad integral
Esto incluye la configuración de permisos para que los administradores tengan vista y realicen determinadas acciones, así como registros de auditoría para realizar el seguimiento de quién ha accedido o modificado elementos específicos del inventario. Todas estas funciones trabajan en conjunto para crear una plantilla de inventario fiable y segura. 🔐
Hemos seleccionado las mejores plantillas de correlación de inventario en ClickUp, Sheets y Excel para ofrecerte las herramientas necesarias para gestionar todas las actividades de inventario, desde el abastecimiento hasta la entrega
10 plantillas gratuitas de hojas de cálculo para inventario
1. Plantilla de informe de inventario de ClickUp
La plantilla de informe de inventario de ClickUp es la herramienta perfecta para las empresas que desean realizar un seguimiento de su actividad de compras a lo largo del tiempo. Al mantener sus datos con seguridad en formato documento, es fácil incluir toda la información necesaria, como las especificaciones del producto, los precios, las reseñas y las valoraciones, lo que ofrece a los clientes una visión completa del mercado para ayudarles a tomar decisiones informadas. 🌐
Contar con el marco adecuado permite a las empresas acceder a datos sobre sus hábitos de compra, lo que les permite tomar las decisiones más eficaces con el mínimo esfuerzo y tiempo. Con esta información, las empresas pueden comprender mejor sus patrones de compra y maximizar el rendimiento de sus inversiones
2. Plantilla de inventario de ClickUp
La primera de nuestras plantillas de gestión de inventario es la plantilla de inventario de ClickUp, ¡la mejor alternativa a una hoja de control de inventario!
Nuestra plantilla de inventario incluye numerosas herramientas que le ayudarán a crear y almacenar vistas personalizadas, lo que le permitirá acceder rápidamente a los datos que más necesita. Para que pueda empezar a trabajar de inmediato, hemos incluido cinco vistas predefinidas:
- Vista Lista de inventario: organice los detalles más importantes del inventario de cada elemento con los Campos personalizados de ClickUp
- Por estado de pago Vista Lista: Agrupa el inventario en función de un estado específico para tomar medidas (Pago completo, Pago parcial o Sin pagar)
- Por vista Lista de proveedores: Consolide los esfuerzos de adquisición con una vista transparente de los proveedores actuales
- vista del mapa de ubicación de proveedores: *Gestione los flujos de trabajo específicos de cada ubicación y las necesidades de almacenamiento en un mapa
- Formulario de pedido vista: Envíe un formulario de ClickUp para recibir pedidos y automatizar la creación de tareas
Realice un seguimiento de los materiales entrantes, los niveles de existencias actuales y los artículos agotados. Además, disfrute de un flujo de trabajo eficiente con la sencilla función «Campo de fórmula», que le permite realizar fácilmente cálculos entre campos numéricos, de fecha y de hora de un elemento.
Descubra más plantillas de plan de recursos !
3. Plantilla de gestión de inventario de ClickUp
Tanto si dirige una pequeña empresa como una gran organización con varios departamentos, la plantilla de gestión de inventario de ClickUp es el recurso perfecto para obtener visibilidad de las operaciones diarias. Establezca tareas periódicas, ajuste los niveles de inventario en función de los datos de ventas o revise los datos históricos para conocer las tendencias y realizar previsión. 📈
Buscar un elemento en el inventario de ClickUp es muy fácil. Cree fácilmente búsquedas y filtros guardados basados en cualquier criterio, incluyendo artículos de temporada, ofertas semanales y productos en liquidación, para que pueda encontrar rápidamente el producto adecuado en todo momento.
📮ClickUp Insight: Los trabajadores del conocimiento envían una media de 25 mensajes al día en busca de información y contexto. Esto indica que se pierde una cantidad considerable de tiempo desplazándose, buscando y descifrando conversaciones fragmentadas en correos electrónicos y chats. 😱
Ojalá tuvieras una plataforma inteligente que conectara tareas, proyectos, chat y correos electrónicos (¡además de IA!) en un solo lugar. Pero la tienes: ¡prueba ClickUp!
Puede realizar fácilmente el seguimiento de las actualizaciones de disponibilidad, precios y tendencias actuales para estar siempre al tanto de la demanda y asegurarse de que nunca se quede sin existencias.
4. Plantilla de pedidos de compra e inventario de ClickUp
Una plantilla de informe de inventario es una herramienta esencial para que las empresas gestionen su inventario, realicen un seguimiento de los pedidos de compra y mantengan el orden en sus niveles de existencias y productos. La plantilla ofrece una visión general completa de los niveles de inventario actuales, así como los detalles de los envíos entrantes y salientes.
La plantilla de órdenes de compra e inventario de ClickUp es un sistema integral para supervisar los pedidos y la recepción de bienes, servicios y materiales dentro de una empresa con el fin de dar compatibilidad a todos los departamentos. Incluye información esencial sobre el pedido: el nombre del proveedor, la fecha de compra y la fecha de envío. Esto facilita la identificación de posibles cuellos de botella en el proceso de compra y puede ayudar a mantener unos niveles de inventario más saludables. 🌱
5. Plantilla de inventario de oficina de ClickUp
Con la plantilla de inventario de oficina de ClickUp, es muy sencillo actualizar los datos de inventario de oficina desde varias ubicaciones al mismo tiempo, lo que la convierte en la opción perfecta para los administradores que necesitan gestionar inventarios desde una ubicación central.
Esta plantilla de inventario también ayuda a las empresas a supervisar los presupuestos de inventario y los gastos generales por categorías. Se puede realizar un seguimiento sencillo del gasto presupuestario de cada elemento del inventario, así como del gasto total. Al identificar las discrepancias entre los presupuestos reales y los previstos, puede mejorar la gestión presupuestaria.
También realiza un seguimiento de las fechas de compra y de qué elementos del inventario se compran y a qué precio. La dirección puede utilizar esta información para optimizar los presupuestos de futuras compras en función de las tendencias de gasto. 💰
6. Plantilla de inventario de material de oficina de ClickUp
¿Hay un estante del armario de la oficina repleto de grapadoras y cinta adhesiva sin usar? Pruebe la plantilla de inventario de material de oficina de ClickUp para evitar el gasto excesivo
Para empezar, haz una lista de los suministros: material de oficina general, como cuadernos y bolígrafos, así como elementos más especializados, como hardware informático para los equipos de diseño y creativos. La plantilla incluye campos personalizados predefinidos, por lo que puedes empezar a añadir detalles para cada elemento.
Aquí tienes una guía rápida para añadir y gestionar Campos personalizados en ClickUp:
Además, con las opciones de uso compartido de ClickUp, tendrás un control total sobre quién ve qué y qué permisos tiene. Asigna permisos para asegurarte de que las personas adecuadas (coordinadores de equipo o jefes de departamento) accedan a los elementos correctos. Mantén la información con visibilidad para tu equipo, de modo que conozcan los detalles de los niveles de existencias, evita el uso indebido estableciendo límites de acceso y siéntete seguro sabiendo que solo las personas adecuadas pueden ver lo que necesitan
7. Plantilla de inventario de TI de ClickUp
Los equipos de TI prestan apoyo a todos los departamentos de una organización. Sus activos de inventario incluyen hardware, software, licencias y otros elementos repartidos por múltiples ubicaciones. Con la plantilla de inventario de TI de ClickUp, los especialistas en TI pueden utilizar un tablero Kanban para supervisar y registrar rápidamente información importante, como el coste, los detalles de la garantía, las ubicaciones, los números de modelo y los contactos de los proveedores. 👤
ClickUp cuenta con cientos de opciones de personalización, por lo que los especialistas en TI pueden adaptar su entorno de trabajo de ClickUp para satisfacer las necesidades específicas de su organización. La interfaz fácil de usar permite acceder y actualizar información rápidamente, así como realizar un uso compartido de recursos con otros usuarios de forma sencilla.
8. Plantilla de inventario para restaurantes de ClickUp
La gestión del inventario de existencias en los restaurantes es esencial para el éxito y la satisfacción del cliente. La supervisión constante y la reposición de suministros ayudan a evitar el deterioro o el exceso de pedidos. Al garantizar la disponibilidad de los elementos deseados, los restaurantes pueden satisfacer al personal mientras evitan el desperdicio y las pérdidas. Con una gestión adecuada del inventario, el personal siempre estará satisfecho con la gran variedad de opciones disponibles. 🤩
La plantilla de inventario para restaurantes de ClickUp está diseñada para simplificar el seguimiento del inventario, liberando a los atareados gerentes de restaurantes de las complejidades que conlleva la gestión de grandes inventarios. Ayuda a los usuarios a organizar, gestionar y realizar un seguimiento del inventario del restaurante con facilidad. La plantilla incluye seis vistas predefinidas (lista, vista Tabla y vista Tablero) para capturar los datos del inventario de diferentes maneras:
- Seguimiento del inventario: una vista Lista de todos los elementos agrupados por estado
- Consumo semanal: una vista Lista de cada elemento agrupado por estado
- Asignación semanal: una vista Lista de cada elemento agrupado por estado
- Elementos para reordenar: una vista Tabla con todos los elementos para reordenar
- Agotado: una vista Tabla con todos los elementos agotados
- Almacenamiento de elementos: una vista Tablero de todos los elementos agrupados por ubicación de almacenamiento
9. Plantilla de hoja de cálculo de inventario en Excel
Una base de datos de inventario en Excel ayuda a las empresas a mantenerse organizadas y al día con sus pedidos, ya que proporciona un registro detallado de los elementos. Esta plantilla de inventario de Excel ayuda a las empresas a llevar un seguimiento sencillo de lo que han pedido, cuánto queda en stock de cada elemento y cuándo será necesario realizar nuevos pedidos.
Al utilizar un software de hojas de cálculo como Excel, las empresas pueden ahorrar tiempo calculando sus niveles de inventario actuales y cuándo necesitan volver a pedir elementos mediante fórmulas de cálculo. También les permite añadir notas a cada elemento si tienen alguna duda o pregunta específica.
10. Plantilla de lista de inventario de Hojas de cálculo de Google
Hojas de cálculo de Google se puede utilizar para crear una plantilla de lista de control de inventario que permite a las empresas supervisar y realizar un seguimiento de sus niveles de existencias. Esta plantilla de lista de control de inventario puede proporcionar una visión general de todos los elementos en stock, su cantidad actual y cuándo una empresa debe realizar un nuevo pedido.
Los miembros del personal pueden utilizar esta plantilla de inventario de Hojas de cálculo de Google para ayudarles a priorizar los elementos de inventario activos, obtener una vista de los niveles de existencias, determinar el momento óptimo para reponer existencias y responder a una necesidad inesperada de elementos de inventario adicionales.
Simplifique el flujo de trabajo de inventario con ClickUp
ClickUp es una solución móvil centralizada que optimiza la productividad del equipo para mejorar la planificación de la producción. Con la capacidad de realizar un seguimiento sencillo de los niveles de existencias y realizar cambios sobre la marcha, ClickUp ayuda a las empresas a mantener el control de la gestión de su inventario. 📦
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