Imagina que estás dirigiendo un proyecto de alto riesgo cuando, de repente, una de las partes interesadas pregunta: «¿Cuál es el mayor riesgo aquí?»
Te quedas paralizado, porque obviamente hay más de uno. Excesos de presupuesto, retrasos, problemas en la cadena de suministro... esto supera la duración de tu cola de Netflix.
Sin embargo, un diagrama tornado facilita mucho la evaluación del riesgo. En lugar de debatir los riesgos e impactos potenciales en interminables reuniones, esta herramienta visual evitará que los riesgos imprevistos causen estragos en la empresa.
Analicemos cómo funciona el análisis del gráfico tornado y cómo utilizarlo para gestionar los riesgos del proyecto como un profesional.
⏰ Resumen de 60 segundos
- Un diagrama tornado es un gráfico de barras visual que le ayuda a comprender y priorizar los riesgos que podrían afectar a su proyecto
- Para crear un diagrama tornado, haga una lluvia de ideas de todos los factores que podrían afectar a su proyecto
- Recopile datos sobre el intervalo de posibles valores para cada variable
- Lista las variables por impacto y crea el diagrama con herramientas como Excel, software de diagramas o software avanzado de gestión de riesgos
- Analice el diagrama, concéntrese en el riesgo con la barra más larga o con la mayor probabilidad y planifique con antelación
- Utilice las Pizarras ClickUp para correlacionar visualmente los riesgos y crear diagramas de tornado para una mejor toma de decisiones
- Aproveche las plantillas de gestión de riesgos de ClickUp para agilizar el análisis de riesgos y mantener los proyectos en marcha
Comprender los diagramas de tornado
Un diagrama tornado es un gráfico de barras que se utiliza en la identificación cuantitativa de riesgos para visualizar el impacto de diferentes variables en un resultado concreto. Recibe este nombre porque las barras están dispuestas en una figura que se asemeja a un tornado: más anchas en la parte superior y más estrechas en la inferior.
Estos diagramas se utilizan ampliamente en la gestión de proyectos, la construcción, la ingeniería y las empresas.
Son esencialmente como su previsión meteorológica: le ayudan a prepararse para lo peor mediante el análisis visual de los factores de riesgo. Al mismo tiempo, también le ayudan a tomar decisiones mejor informadas.
🧠 Dato curioso: ¡Los diagramas tornado son sorprendentemente versátiles! Aunque los utilizan a menudo los gestores de proyectos, también pueden aplicarse en campos como las finanzas, las ciencias ambientales e incluso en la toma de decisiones personales, como la evaluación de los pros y los contras de diferentes trayectorias profesionales.
¿Qué es un diagrama tornado en el análisis de riesgos?
En el análisis de riesgos, un diagrama tornado actúa como el radar de su proyecto. Destaca los factores que podrían aumentar el costo del riesgo del proyecto al afectar los cronogramas o los gastos.
El diagrama ayuda a identificar las incertidumbres que pueden hacer que un proyecto salga adelante o fracase. Se utiliza principalmente para el análisis de sensibilidad y mide cómo los cambios en las diferentes entradas afectan al resultado.
Cuanto más larga sea la barra, más sensible será el resultado del proyecto a esa variable. Por ejemplo, si un ligero cambio en la escasez de mano de obra afecta significativamente a los cronogramas del proyecto, ese factor tendrá una barra larga, lo que indica que necesita atención.
Por otro lado, los factores con barras más cortas tienen un impacto menor y podrían no requerir atención inmediata.
Los diagramas tornado son especialmente beneficiosos para los analistas de riesgos y los gestores de proyectos, ya que evitan la molestia de tener que revisar una hoja de cálculo llena de números. Puede realizar un análisis tornado y comparar varios factores de riesgo en paralelo.
📌 Ejemplo: Digamos que estás gestionando un proyecto de construcción. En este caso, varios factores como los cambios en el precio de los materiales, la escasez de mano de obra, los retrasos en la obtención de permisos, el mal tiempo y los fallos en los equipos pueden afectar a los costes. Estos podrían ser tus datos:
| Factor de riesgo | Impacto negativo ($) | Impacto positivo ($) |
| Fluctuación del coste de los materiales | -8000 $ | 12 000 $ |
| Permitir retrasos | -7000 $ | 10 000 $ |
| Escasez de mano de obra | -7000 $ | 8000 $ |
| Mal tiempo | -6000 $ | 8000 $ |
| Fallos de equipos | -4000 $ | 3000 $ |
Así es como un diagrama tornado representará estos riesgos:
Este diagrama de tornado muestra qué riesgos tienen el mayor impacto (negativo y positivo). La barra más larga es la fluctuación del coste de los materiales, lo que implica que podría causar importantes quebraderos de cabeza financieros. Sabiendo esto, puede tomar medidas preventivas, como garantizar un mantenimiento regular o tener a mano equipos de copia de seguridad.
👀 ¿Sabías que...? Solo el 46 % de las empresas mitigan los riesgos después de evaluarlos, cuando deberían estar tomando medidas.
Componentes de un diagrama tornado
Analicemos los gráficos tornado en sus componentes principales.
- Título: Explica de qué trata el diagrama (en el ejemplo del diagrama de tornado anterior, el título es «Análisis de riesgos para un proyecto de construcción»)
- Barras: Cada barra representa un factor clave que afecta al resultado (fluctuación del coste de los materiales, escasez de mano de obra, etc.)
- Eje horizontal (eje X): Muestra cuánto puede cambiar el resultado cada factor
- Eje vertical (eje Y): Lista los factores con el mayor impacto al menor
- Valor de referencia: La mitad de cada barra muestra el resultado esperado si nada cambia
¿Qué debo hacer para leer los diagramas tornado?
Leer un diagrama tornado es como echar un vistazo al pronóstico del tiempo: buscar las tormentas más fuertes que se avecinan. A continuación, le indicamos cómo leerlo de manera eficaz.
✅ Concéntrese en la longitud de las barras
Las barras más largas en la parte superior del gráfico indican el impacto potencial más significativo. Como se ha mencionado, estos son los «factores críticos» que requieren la mayor atención y estrategias de mitigación. Priorizar los riesgos más importantes le ayuda a centrarse en lo que es urgente y evita sobrecargar a su equipo.
✅ Analizar el intervalo de impacto
Ahora que ya sabe qué priorizar primero, observe el impacto que está creando. Cada barra muestra las posibles variaciones negativas y positivas de un factor concreto. Si una incertidumbre puede hacer subir o bajar los costes en 10 000 $, sabrá que tiene un impacto enorme y podrá trabajar en la gestión de riesgos en consecuencia.
✅ Ve más allá de lo visual
Mientras que el diagrama muestra el impacto potencial, usted debe considerar qué tan probable es que suceda. También piense en cuánto puede controlarlo y cómo afectará realmente a sus metas generales.
✅ Utiliza el diagrama para tomar decisiones inteligentes
Una vez que sepas qué riesgos son los más importantes, asigna recursos para controlar los riesgos de mayor impacto, planifica los peores escenarios preparando soluciones y aprovecha los posibles impactos positivos cuando sea posible.
💡Consejo profesional: Una barra más larga no siempre significa una alta probabilidad de repetición. Por lo tanto, analice el diagrama de tornado con su equipo y elija los riesgos que son más probables de ocurrir, incluso si representan una barra más pequeña en el diagrama.
Creación de un diagrama tornado: guía paso a paso
Los diagramas tornado no son tan fáciles de crear como de leer. ¡Aquí tienes una guía paso a paso para ayudarte!
Paso 1: Identificar las variables clave
En primer lugar, considere qué es lo que más podría afectar a su proyecto.
Estos podrían ser costes, calendarios, recursos o riesgos como retrasos y cambios de precios. Haga una lluvia de ideas con su equipo para asegurarse de que cubre todo lo que importa.
Paso 2: Recopilar datos para las variables
¿Cómo se calcula el impacto de los riesgos? Buena pregunta. Consulte los datos de proyectos anteriores, los informes del sector, los números del mundo real y a los expertos. Intente estimar los mejores, los peores y los más probables escenarios para cada riesgo.
Paso 3: Crear el diseño del diagrama
¡Ya está todo listo para crear su diagrama tornado!
Lista las variables de entrada en el eje x de mayor a menor impacto. Muestra sus posibles intervalos de valores. A continuación, calcula su efecto en el resultado y muéstralos como barras en el eje y. Pero, ¿qué significa eso?
Usando el mismo ejemplo de proyecto de construcción, vamos a entenderlo creando un diagrama tornado con Microsoft Excel.
1. Abra una nueva hoja de Excel e introduzca sus datos
Ordena los datos en orden descendente de impacto potencial. Esto te ayudará a crear un diagrama de tornado más intuitivo visualmente, donde los factores más impactantes se muestran de forma destacada.
2. Seleccione toda la sección de datos. Vaya a Insertar y haga clic en Tabla
3. Haz clic en Aceptar. Esto es lo que verás
Ahora, sus datos están listos para convertirse en un diagrama tornado.
4. Seleccione toda la tabla y haga clic en Insertar. En la sección de gráficos, seleccione Barra apilada
Esto le dará un gráfico tornado básico que puede personalizar según sus preferencias.
5. Añade un título de gráfico adecuado para tu diagrama tornado
6. Si su diagrama sale invertido, como en este ejemplo, simplemente vaya a la sección Eje vertical y marque la casilla Categorías en orden inverso
7. Asigne los rótulos alto o bajo según sus preferencias
Pruebe diferentes opciones de personalización y vea cuál funciona mejor para su diagrama. Una vez que esté satisfecho, puede copiar y pegar este diagrama en documentos y trabajar eficazmente en la gestión de riesgos.
📮 ClickUp Insight: El 92 % de los trabajadores utilizan métodos incoherentes para el seguimiento de los elementos de acción, lo que da como resultado decisiones omitidas y retrasos en la ejecución. Ya sea que envíe notas de seguimiento o utilice hojas de cálculo, el proceso suele ser disperso e ineficiente.
La solución de gestión de tareas de ClickUp garantiza una conversión perfecta de las conversaciones en tareas, para que su equipo pueda actuar con rapidez y mantenerse alineado.
Paso 4: Interpretar y analizar el diagrama
¡Ya conoces este! Las barras más largas = los riesgos más significativos. Comprueba si el impacto es principalmente negativo o varía en ambos sentidos.
Priorice la gestión de los riesgos más significativos mediante planes de contingencia, ajustes presupuestarios, proveedores de copia de seguridad o cronogramas flexibles. Por último, analice sus conclusiones con las partes interesadas, explore soluciones y tome decisiones informadas para mantener su proyecto en marcha.
💡 Consejo profesional: si un riesgo parece importante, ¡realice un análisis más detallado para comprender su efecto completo!
Software y herramientas para crear diagramas tornado
Uno de los retos del diagrama tornado es su creación manual. Esto puede llevar mucho tiempo y ser propenso a errores. Afortunadamente, varias herramientas de software pueden ayudar.
Excel y Hojas de cálculo de Google son las herramientas de software más utilizadas que ofrecen capacidades básicas de gráficos. También puede optar por software de diagramas como Draw. io o Miro. Si la creación de diagramas es su único propósito, estas herramientas podrían ser las mejores para usted.
Sin embargo, un software de gestión de riesgos específico como @RISK puede ser una gran opción si busca plataformas especializadas. @RISK es una potente herramienta diseñada específicamente para el análisis de riesgos e incertidumbres, y cuenta con funciones avanzadas para el análisis de sensibilidad del gráfico tornado.
Pero, ¿y si pudieras hacer una lluvia de ideas sobre los riesgos, convertirlos en diagramas de tornado y crear tareas a partir de los resultados, todo en un solo lugar?
¡Es posible con ClickUp , la app, aplicación, Todo para el trabajo!
Trace un gráfico tornado con ClickUp
ClickUp puede parecer solo una herramienta de gestión de proyectos. Sin embargo, sus avanzadas capacidades de colaboración y visualización lo hacen ideal para su proceso de evaluación y gestión de riesgos.
Empiece por hacer una lluvia de ideas sobre todos los riesgos que podrían afectar a su proyecto. ¿Está pensando en utilizar Microsoft Word para anotar todas sus conclusiones? ¡No es necesario!
ClickUp Docs le permite crear un documento centralizado con seguimiento del historial de versiones para uso compartido con todo su equipo. ¡Esta podría ser su plantilla personalizable de registro de riesgos para uso futuro!
Además, también puede colaborar con los miembros de su equipo u obtener comentarios de diferentes accionistas en tiempo real. ¡Se acabaron las quejas sobre las interminables versiones de documentos!
A continuación, Pizarras ClickUp es una herramienta fantástica para visualizar los riesgos de su proyecto con un diagrama de tornado. Aquí está el ejemplo del proyecto de construcción (versión de ClickUp).
- Utiliza flechas para los ejes X e Y y la herramienta de figura para crear rectángulos para cada factor de riesgo. Colócalos verticalmente para imitar la clásica forma de tornado
- Añade los factores de riesgo, rotula cada rectángulo con su impacto potencial y ¡voilá! Acabas de hacer un diagrama tornado.
Pero espera, ¡hay más!
Lo que hace que ClickUp sea tan bueno es su flexibilidad. Una vez que tenga listo su diagrama tornado, puede añadir notas sobre los resultados de proyectos anteriores o cualquier cosa que su equipo necesite saber sobre los datos que se les presentan
Convierta los riesgos en tareas
¿La mejor parte? ¡Puedes convertir estas notas en tareas y asignárselas a los miembros de tu equipo aquí mismo en el tablero!
Una vez que haya creado las tareas, vaya al entorno de trabajo del equipo donde se encuentran y añada cualquier descripción o enlace que pueda ayudar a su equipo a trabajar mejor.
También puede utilizar las listas de control de tareas de ClickUp para crear una lista de control de evaluación de riesgos para su equipo.
Quizás te preguntes: «¿Tendré que volver a los documentos o a la Pizarra cada vez que quiera ver las variables?». ¡Por supuesto que no!
Los Campos personalizados de ClickUp te permiten añadirlos directamente a tus tareas. Además, puedes añadir un campo personalizado especialmente diseñado para el seguimiento de valores monetarios, de modo que «1000 $» no se convierta en «@1000» y tengas una base de datos uniforme.
Seguimiento eficaz de los datos
La última pieza del rompecabezas es visualizar y gestionar fácilmente los datos de riesgo en una sola vista. ¡Los paneles de ClickUp son el santo grial para hacerlo de forma eficaz! Le ayudan a visualizar métricas de riesgo clave, como el impacto potencial total de todos los riesgos.
Además, también puede utilizar widgets para mostrar información crítica, como el número de riesgos abiertos o el progreso de las actividades de mitigación de riesgos.
El análisis y la gestión de riesgos se realizan mejor cuando se simplifican. ClickUp es su software de análisis predictivo definitivo, que elimina la necesidad de saltar de un chat de equipo a otro para discutir un proceso ya complejo.
ClickUp reúne a todos, desde sus analistas de datos hasta su equipo de ventas y equipo de RR. HH., bajo un mismo techo para que todos trabajen en colaboración y usted se mantenga libre de estrés
Como atestigua Tiffany Vedamuthu, gestora de proyectos de la Clínica Mayo:
ClickUp me ha ayudado a mantenerme al día como gerente de proyectos, permitiéndome hacer un seguimiento preciso y alternar entre el proyecto, varias tareas, y llevar un registro preciso de cosas como decisiones, riesgos y cronogramas, todo en un solo lugar.
ClickUp me ha ayudado a mantenerme al día como gerente de proyectos, permitiéndome hacer un seguimiento preciso y alternar entre el proyecto, las diversas tareas, y llevar un registro preciso de cosas como decisiones, riesgos y cronogramas, todo en un solo lugar.
Lea también: Plantillas gratis de evaluación de riesgos en Excel y ClickUp
Cómo ayudan los diagramas de tornado en la gestión de riesgos
Así que podrías decir que realmente no necesitas diagramas tornado para la gestión de riesgos (y cuestionarte más adelante tus elecciones de vida). Pero permítenos darte algunas razones concretas por las que sí los necesitas.
Pueden ayudarte a:
- Detecta a los alborotadores: identifica los factores que podrían causar más daños a tus proyectos y evita sorpresas más adelante
- Priorice sus esfuerzos: Concéntrese en las mayores amenazas en lugar de enredarse en problemas menores
- Mejore la toma de decisiones: Comprenda las vulnerabilidades del proyecto y ajuste su presupuesto, cronograma o estrategias de mitigación para un mejor intento correcto
- Mejore la comunicación: Utilice diagramas de tornado para explicar visualmente los riesgos a su equipo o jefe, y garantizar la alineación
- Manténgase proactivo: resuelva los problemas antes de que surjan, ahorrando tiempo y esfuerzo en el control de daños posterior
En resumen, los diagramas tornado le permiten anticipar, comprender y abordar de forma proactiva los riesgos del proyecto, para que entre en el campo ¡todo informado!
Aplicaciones prácticas de los diagramas de tornado
Ahora ya lo sabe todo sobre los diagramas tornado. Pero, ¿cuándo se deben utilizar realmente? Aquí tiene algunas aplicaciones prácticas.
💰 Presupuestos
¿Está planificando una campaña de marketing? Un diagrama tornado le ayuda a identificar riesgos que pueden disparar el presupuesto, como el aumento de los costes publicitarios o los gastos inesperados.
Esto le da tiempo para asignar fondos estratégicamente y explorar potencialmente alternativas rentables como campañas orgánicas en redes sociales.
⌛ Programación
El trabajo en nuevos proyectos conlleva incertidumbres. Identifique posibles retrasos, como aprobaciones, problemas con los proveedores o pruebas exhaustivas, con un diagrama tornado.
A continuación, puede ajustar su cronograma y agregar márgenes para aprobaciones regulatorias, cuellos de botella de proveedores y circunstancias imprevistas.
🌍 Entrada en el mercado
¿Va a lanzar un nuevo producto o servicio? Un diagrama tornado le ayuda a visualizar riesgos como la intensa competencia, los cambios en las preferencias de los consumidores y los elevados costes de marketing.
Esto le permite desarrollar una mejor estrategia de marketing, asignar recursos de manera efectiva y prosperar en un mercado competitivo.
💳 Decisiones de inversión
Ya sea una nueva empresa o la compra de acciones, un diagrama tornado le ayuda a evaluar el impacto de la competencia en el mercado, las condiciones económicas y otros factores. De este modo, puede tomar decisiones de inversión más informadas y minimizar su exposición a posibles pérdidas.
¡Domina el tornado con ClickUp!
Esperamos que no se haya quedado impresionado por nuestros juegos de palabras con tornados, porque aquí viene otro.
Si su proyecto es un barco que navega por mares tormentosos, los diagramas de tornado son su radar meteorológico, que le ayuda a prever los riesgos más importantes antes de que se conviertan en un desastre.
Aunque podría luchar con las fórmulas de Excel o hacer malabarismos con múltiples herramientas, ¿por qué no se facilita la vida con ClickUp?
Te ofrece todo lo que necesitas, desde la lluvia de ideas hasta la creación de gráficos tornado y su seguimiento, en un solo lugar flexible.
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