¿Alguna vez ha sentido la necesidad de llevar todos sus datos de ClickUp a una hoja de Excel?
Saber cómo exportar datos de su cuenta de ClickUp a Excel puede ser útil cuando desee hacer una copia de seguridad de los datos de su proyecto, compartir información con partes interesadas externas o calcular métricas personalizadas mediante fórmulas de Excel.
En esta guía paso a paso, explicaremos el proceso de exportación de datos de ClickUp a Excel.
⏰ Resumen de 60 segundos
- Puede exportar datos de ClickUp en listas o tablas a Excel para hacer una copia de seguridad, realizar análisis personalizados o compartirlos con partes interesadas externas
- Estos son los pasos para exportar datos de ClickUp a Excel: Paso 1: Navegue hasta la vista Lista o Tabla que desea exportar Paso 2: Haga clic en "Personalizar" en la esquina superior derecha de la vista Lista o Tabla seleccionada Paso 3: Haga clic en Exportar vista Paso 4: Elija qué exportar Paso 5: Elija su formato de archivo: CSV o Excel Paso 6: Dependiendo de los pasos 4 y 5, puede tener opciones de formato de fecha y hora y tiempo total en estado para la exportación Paso 7: Haga clic en Descargar
- Paso 1: Navegue hasta la vista Lista o Tabla que desea exportar
- Paso 2: Haga clic en «Personalizar» en la esquina superior derecha de la vista Lista o Tabla seleccionada
- Paso 3: Haga clic en Exportar vista
- Paso 4: Elija qué exportar
- Paso 5: Elija su formato de archivo: CSV o Excel
- Paso 6: Dependiendo de los pasos 4 y 5, puede tener opciones de formato de fecha y hora y tiempo total en estado para la exportación
- Paso 7: Haga clic en Descargar
- Dependiendo de sus necesidades, a veces la exportación de datos puede no ser necesaria en absoluto
- Puede combinar los paneles integrados de ClickUp y sus potentes funciones de IA para visualizar y analizar los datos de su proyecto como desee
- ClickUp reúne tus proyectos, conocimientos, chats y mucho más en una sola plataforma, con tecnología de IA nativa para ayudarte a trabajar de forma más inteligente y rápida
- Paso 1: Navegue hasta la vista Lista o Tabla que desea exportar
- Paso 2: Haga clic en "Personalizar" en la esquina superior derecha de la vista Lista o Tabla seleccionada
- Paso 3: Haga clic en Exportar vista
- Paso 4: Elija qué exportar
- Paso 5: Elija su formato de archivo: CSV o Excel
- Paso 6: Dependiendo de los pasos 4 y 5, puede tener opciones de formato de fecha y hora y tiempo total en estado para la exportación
- Paso 7: Haga clic en Descargar
¿Por qué es importante exportar datos de ClickUp?
Aunque cada proyecto tiene sus lecciones, es esencial transformarlas en conocimientos prácticos para una mejor gestión de proyectos. Mediante las exportaciones de ClickUp, puede crear su propia hoja de trucos de Excel con información crítica del proyecto y buenas prácticas. Esto puede ayudar a gestionar mejor los proyectos y a tomar decisiones basadas en datos en el futuro.
A continuación, se indican algunas razones por las que debería obtener más información sobre las exportaciones de datos de ClickUp.
Gestión de datos
Puede exportar datos de ClickUp y combinarlos con conjuntos de datos de otras herramientas para obtener una vista completa de las operaciones de la empresa.
📌 Por ejemplo, si su equipo de marketing utiliza ClickUp para gestionar campañas y Salesforce CRM, pueden transferir datos como las tareas de ClickUp, incluidos los nombres de las campañas, los plazos, los miembros asignados y el estado, a Excel y combinarlos con los datos de ventas de Salesforce para obtener información sobre el rendimiento.
📖 Más información: ¿Busca una herramienta que combine gestión de proyectos y CRM? Aprenda a crear un CRM en ClickUp.
Copia de seguridad y seguridad de los datos
Exportar los datos del proyecto garantiza que tenga una copia de seguridad en caso de fallos del sistema. Esto ayuda a prevenir la posible pérdida de datos y la interrupción de las operaciones. Además, disponer de una copia de seguridad segura ayuda a la auditoría y al cumplimiento en sectores regulados como la sanidad, las finanzas y la fabricación.
Análisis de datos y (elaboración de) informes
La exportación de datos de ClickUp a herramientas como Excel permite un análisis más flexible de las métricas de rendimiento de los proyectos. Mediante las exportaciones de datos, puede crear (la elaboración de) informes detallados en Excel que pueden compartirse con las partes interesadas que no tienen acceso a ClickUp.
💡 Consejo profesional: Para un análisis de datos potente en ClickUp, configura paneles personalizados de ClickUp. Visualiza tu tasa de productividad y métricas de rendimiento de un vistazo con más de 50 tarjetas, como tarjetas de panorámica, tarjetas de tabla, tarjetas de prioridad, tarjetas de tiempo, tarjetas de estado y más. Combínalas con la potente IA de ClickUp Brain para obtener información en segundos utilizando lenguaje natural.
Vea este vídeo para configurar su primer panel en ClickUp:
Vistas disponibles para exportar en ClickUp
Las vistas de ClickUp le permiten personalizar la gestión de tareas, la visualización del flujo de trabajo y el seguimiento de proyectos de la forma que desee.
Entre sus más de 15 vistas, ClickUp le permite exportar datos en vistas Lista y Tabla. Esto significa que puede exportar tareas de ClickUp y otros datos de estas vistas y descargarlos como archivos CSV o Excel para crear copias de seguridad, realizar análisis de datos o compartir información del proyecto con las partes interesadas.
Exportar datos en la vista Lista de ClickUp le permite obtener una vista general de su trabajo. Puede organizar tareas con opciones flexibles de filtrado, clasificación y agrupación.
La vista Tabla de ClickUp le permite crear hojas de cálculo con campos personalizados y columnas visibles en un abrir y cerrar de ojos. Al extraer datos en esta vista, le ayuda a traducir los datos a una sólida base de datos de Excel, lo que facilita la gestión de la información de clientes/proveedores, presupuestos e inventarios.
Con la vista Tabla de ClickUp para exportar datos, puede:
- Asegure la captura de datos estructurados, desde los nombres de las tareas hasta las personas asignadas y las fechas límite
- Correlacione la información con las columnas Campos personalizados y Estado personalizado en una base de datos relacional para obtener una vista holística de los datos del proyecto
- Obtenga datos listos para usar sin problemas de formato
📖 Leer más: Cómo exportar Airtable a Excel
¿Cómo exportar ClickUp a Excel?
Tanto si es director de proyectos como analista de empresa, es fundamental obtener información detallada sobre el progreso de su proyecto. Aunque exportar datos de ClickUp a Microsoft Excel puede parecer desalentador, una vez que domine el proceso, podrá agilizar los flujos de trabajo y profundizar en sus datos.
Este es el proceso paso a paso para exportar datos manualmente desde ClickUp a Excel en las vistas Lista y Tabla.
Paso 1: Navegue hasta la vista Lista o Tabla que desea exportar.
Paso 2: En la esquina superior derecha de la vista Lista o Tabla, haz clic en Personalizar.
Paso 3: Haga clic en Exportar.
Paso 4: Elija Qué exportar:
- Columnas visibles: Solo exporta información en las columnas que están visibles en tu vista. Con esta opción seleccionada, las tareas cerradas también se mostrarán en tu exportación
- Solo nombres de tareas: Exportar una lista simple de los nombres de las tareas de la Lista
- Todas las columnas: Exporta todos los datos de las tareas de tu vista, independientemente de las columnas que estés viendo
Paso 5: Elija su formato de archivo: CSV o Excel
📝 Nota: Si se selecciona CSV, verá una opción de exportación de formato de fecha:
- Normal: Día, fecha, hora, diferencia de zona horaria
- ISO (norma internacional): año, mes, día, hora (T)
- POSIX: El número de milisegundos que han transcurrido desde el 1 de enero de 1970
Si se selecciona CSV, también verá una opción de exportación de formato de hora:
- Normal: Muestra la hora utilizando h para representar las horas y m para representar los minutos. Por ejemplo, 10 horas y cinco minutos aparecerían como 10h 5m
- hh:mm: Muestra las horas seguidas de los minutos, separados por dos puntos. Por ejemplo, 10 horas y cinco minutos aparecerían como 10:05
Paso 6: Selecciona las preferencias de Tiempo en estado si procede.
Esta opción le permite realizar un seguimiento del tiempo total necesario para completar una tarea. Estos datos de Tiempo total en estado están visibles en todo su entorno de trabajo en la vista Lista, tarjetas, tareas individuales y paneles de control de ClickUp.
Paso 7: Haga clic en «Descargar»
📖 Leer más: Cómo exportar SharePoint a Excel
Optimización de datos de ClickUp en Excel
Los datos no son solo letras y números: te cuentan una historia cuando se transforman y optimizan correctamente. Cuando exportas datos de ClickUp a Excel, debes optimizarlos para impulsar la toma de decisiones estratégicas y mejorar el rendimiento del equipo.
Aquí tiene algunas formas de optimizar los datos de ClickUp en Excel.
- Redundancia de datos: Elimine las entradas de datos duplicadas con la función «Eliminar duplicados» de Excel para limpiar los datos y evitar confusiones
- Formato estándar: Formatee las fechas, la hora y los valores de forma coherente en todo el conjunto de datos y utilice convenciones de nomenclatura coherentes para un mejor análisis
- Visualización de datos: filtra y ordena tus datos según el proyecto, la persona asignada, el estado, la fecha y otros parámetros. Además, utiliza tablas dinámicas y gráficos de tu cuenta de Microsoft para crear resúmenes dinámicos para el análisis de datos
- Formato condicional: Utilice el formato condicional de Excel para codificar por colores la información clave, como las métricas de rendimiento o el estado de las tareas. Por ejemplo, utilice el rojo para las tareas pendientes, el verde para las completadas y el amarillo para las tareas en curso
- Comprobaciones de integridad de datos: Implemente reglas de validación de datos para validar intervalos, comprobar si falta información y habilitar fórmulas de comprobación de errores para verificar los cálculos
💡 Consejo profesional: Considere su archivo de Excel como un documento vivo y mantenga los datos actualizados. Esto garantiza un análisis preciso, una toma de decisiones informada y una (elaboración de) informes fiable.
Solución de problemas comunes de exportación
Al exportar datos de ClickUp a Excel, puede que te encuentres con algunos problemas. A continuación te explicamos cómo solucionarlos.
Datos que faltan
A veces, es posible que falte cierta información o tareas en los datos exportados de ClickUp.
✅ Solución:
- Seleccione toda la información relevante que desee exportar a Excel. Asegúrese de elegir la opción correcta en «Qué exportar» en los ajustes de exportación de ClickUp
- Utilice herramientas de terceros para exportar datos de ClickUp a Excel automáticamente a intervalos regulares para que no se pierda información
- Póngase en contacto con el equipo de soporte de ClickUp si encuentra posibles errores o no puede solucionarlos
Formato de datos incorrecto
Sus datos exportados pueden tener un formato de datos incorrecto. Por ejemplo, los formatos de fecha y hora pueden no ajustarse al estilo elegido por su organización o al formato estándar.
✅ Solución:
- Ajuste los datos utilizando los formatos de fecha y hora de Excel después de exportar
- Si decide exportar los datos en CSV, seleccione el formato de fecha y hora deseado antes de pulsar descargar en ClickUp
- Utilice las plantillas de tabla de ClickUp para evitar problemas de formato en Excel
Límites de gran volumen de datos
Exportar grandes conjuntos de datos a Excel puede ralentizar el proceso o provocar errores debido a los límites de tamaño de fila y archivo de Excel.
✅ Solución:
- Exporta datos en lotes más pequeños para evitar ralentizaciones, transferencias de datos incompletas y bloqueos
- Considere el formato de archivo CSV para exportaciones de datos de gran tamaño
🧠 ¿Sabías que...? Dado que las empresas manejan cantidades cada vez mayores de información, los grandes volúmenes de datos fueron uno de los principales desafíos a los que se enfrentaron las organizaciones en 2024.
Campos personalizados incorrectos
Es posible que algunos Campos personalizados no se transfieran correctamente. Por ejemplo, es posible que falten los desplegables o que haya datos incompletos en los Campos personalizados.
✅ Solución:
- Compruebe las configuraciones de los campos personalizados en ClickUp antes de exportar
- Exporta primero un pequeño conjunto de datos y revisa detenidamente los cambios en los campos personalizados
- Recree manualmente Campos personalizados complejos en Excel
Obtenga información procesable con la exportación de datos de ClickUp a Excel
Los datos son poder, y exportar datos de ClickUp a Excel los convierte en su superpoder. Una vez que sus datos estén refinados, actualizados y organizados en Excel, podrá obtener una instantánea del rendimiento de su proyecto.
Su hoja de Excel proporciona información sobre el rendimiento de su proyecto y equipo y sirve como repositorio de todos los datos del proyecto, tareas, lecciones aprendidas, buenas prácticas y mucho más. Puede actualizarla periódicamente, visualizar datos con gráficos y tablas dinámicas, y realizar un seguimiento del rendimiento de su equipo y proyecto para tomar decisiones estratégicas en el futuro.
Pero, a veces, puede que no sea necesario exportar datos.
Con los paneles de ClickUp, puede visualizar información de proyectos en tiempo real, realizar un seguimiento de la carga de trabajo de los equipos y personalizar informes sin salir de la plataforma.
Y, con la ayuda de la IA de ClickUp Brain, puede analizar los datos del proyecto al instante, identificar cuellos de botella y generar información procesable, todo ello sin actualizaciones manuales de hojas de cálculo. En lugar de hacer malabarismos con datos estáticos, obtendrá (la elaboración de) informes dinámicos impulsados por IA que evolucionan con sus proyectos.
¿Por qué depender de herramientas dispersas cuando puedes hacerlo todo con ClickUp? Regístrate en ClickUp gratis, gratuito/a si aún no lo has hecho