Gestión de proyectos puede ser una tarea desalentadora incluso cuando todo parece "correcto" en el mundo.
Todos los equipos quieren cumplir con éxito sus plazos y mantener la buena marcha de sus proyectos. Pero, incluso con el plan más detallado, a menudo surgen problemas inesperados que pueden retrasarle.
Aquí es donde entra en juego la flotación en la gestión de proyectos.
Mejorando la eficacia e identificando las tareas a las que hay que dar prioridad, podrá hacer frente a cualquier retraso o contratiempo que se le presente. En resumen, puede estar seguro de que su proyecto cumplirá los plazos.
En este artículo, vamos a esbozar exactamente lo que es la gestión de proyectos flotante, sus muchos beneficios, y cómo se utiliza para mantener sus proyectos en el objetivo. 🎯
¿Qué es la holgura en la gestión de proyectos?
La flotación de gestión de proyectos, también conocida como "holgura", es la cantidad de tiempo que un proyecto puede retrasarse antes de incumplir un plazo. Por lo general, este tiempo dependerá de qué tareas están involucradas y cuánta holgura permite cada una.
Sin embargo, hay tareas específicas que pueden no permitir flexibilidad y afectar directamente a la fecha de finalización de un proyecto. Las tareas que no pueden iniciarse antes de que se complete otra tarea se colocan en lo que se conoce como el ruta crítica del proyecto .
Estas tareas deben completarse en un pedido específico antes de que un proyecto pueda ser completado. Camino crítico las tareas no pueden tolerar retrasos sin afectar directamente al plazo del proyecto.
Un ejemplo de ello puede verse en la siguiente imagen. Las cuatro tareas en gris: paneles de yeso, armarios, fontanería y electricidad, e instalación de suelos deben completarse en el orden en que aparecen, y no hay margen para retrasos. Están en la ruta crítica. Las demás tareas de la lista (pintura y decoración) tienen mucha más flexibilidad y pueden completarse en distintos momentos. Como resultado, tienen una mayor holgura.
Camino crítico vía projectmanager.com
Importancia de la holgura en la gestión de proyectos
Sus gestores de proyectos son auténticos rockstars. Hacen malabarismos con múltiples variables, equipos, asignaciones y un personal remoto en entornos ágiles.
La holgura da a los gestores de proyectos un poco de respiro para permitir interrupciones y retrasos en el mundo real. La flotación en la gestión de proyectos ayuda a los gestores de proyectos a supervisar el cronograma actual de un proyecto y priorizar las tareas más críticas.
Pueden gestionar mejor los recursos y reasignar tareas sensibles al tiempo para garantizar que el proyecto se complete a tiempo.
Ventajas de Float en la gestión de proyectos
La flotación en la gestión de proyectos hace algo más que simplemente mantener su empresa a flote. Aporta muchas ventajas, desde ayudarle a no incumplir nunca un plazo hasta mantener a su equipo centrado en lo que hay que terminar.
Veamos las cuatro ventajas principales de introducir la flotación en la gestión de proyectos.
1. Ayuda a controlar el progreso
Los gestores de proyectos pueden utilizar la holgura para hacer un seguimiento preciso del avance de un proyecto. Pueden identificar las tareas que llevan retraso o aquellas en las que cualquier retraso tendrá un impacto directo. Esto les permite ajustar las expectativas y los plazos en consecuencia.
2. Mejora la eficiencia y la productividad
Float sirve de hoja de ruta para la fase de planificación de cualquier proyecto. Los gestores de proyectos pueden utilizar cualquier holgura o falta de ella para garantizar que las tareas más sensibles al tiempo se mantengan en el calendario. También ayuda a evitar descuidos al establecer el orden de las tareas.
3. Establece qué debe priorizarse
La holgura en la gestión de proyectos también sirve como herramienta de priorización. Los proyectos con flexibilidad de tiempo pueden retrasarse para que las tareas cortas o sin flotación puedan completarse primero. Los gestores pueden transmitir esta información a través de funciones integradas de comunicación en equipo como Vista de chat de ClickUp o una plataforma como Voz de Microsoft Teams .
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4. Aumenta la moral en el trabajo
Todos tenemos un caso de "lunes" (o martes, miércoles, etc.). Utilizar las herramientas adecuadas puede levantar el ánimo de todos y facilitar la vida laboral. El flotador de gestión de proyectos permite a los jefes y miembros del equipo saber qué tareas son críticas y cuáles no.
Por ejemplo, un gestor de proyectos puede reasignar recursos a tareas retrasadas para asegurarse de que el proyecto se mantiene a tiempo. En otra instancia, pueden avisar con suficiente antelación a los equipos afectados por algún retraso.
Elegir el tipo de flotación adecuado para una mejor gestión de proyectos
En la gestión de proyectos existen distintos tipos de flotación. Cada uno tendrá su punto fuerte y su propósito. Uno puede permitir que un equipo individual sepa de cuánta holgura dispone para una tarea, mientras que otro mantendrá informado a un gestor de proyectos del tiempo de holgura disponible.
Los 5 tipos de holgura
La holgura en la gestión de proyectos se clasifica en varias categorías, pero aquí están los cinco tipos diferentes que verá:
1. Flotante total
La cantidad total de tiempo que una tarea programada puede retrasarse o ampliarse antes de afectar a la fecha de finalización del proyecto
Cómo calcular
Para calcular la Flotación Total, debe restar la "más temprana" de la "más tardía" Puede ser de la fecha de inicio o de la fecha de finalización, pero ambas deben ser de la misma parte cronológica de una tarea. No confunda la fecha más temprana con la más tardía, ¡tendrá un grave problema!
Así que es:
Flotación Total = (Inicio más tardío)- (Inicio más temprano o Flotación Total) Flotación Total = (Última llegada)- (Llegada Temprana)
2. Flotación gratuita/a
Free float es similar a total float en cuanto a cálculos. La diferencia es que la holgura total se refiere a la finalización del proyecto, mientras que la holgura libre es la cantidad de tiempo que una tarea puede retrasarse sin afectar a la tarea siguiente en el camino.
Cualquier retraso o extensión más allá del tiempo libre de una tarea retrasará directamente la fecha de inicio de la tarea siguiente.
Por ejemplo, veamos a un desarrollador trabajando en software de gestión de contactos . La codificación del backend debe estar completada antes de que el equipo correspondiente pueda empezar a diseñar la interfaz gráfica de usuario (GUI).
Cómo calcular
Para calcular el Free Float, tome la fecha de finalización anticipada de la tarea actual y réstela de la fecha de inicio anticipada de la siguiente tarea dependiente.
Free Float = (Inicio anticipado de la tarea dependiente) - (Fin anticipado de la tarea actual)
3. Flotación del proyecto
La cantidad total de tiempo que un proyecto puede retrasarse o ampliarse antes de retrasarse con respecto a la fecha límite de un cliente se conoce como flotación del proyecto. Para las empresas, este es probablemente el número más importante a seguir, pero requerirá el uso de un panel de plataforma para supervisar todas las tareas relacionadas con el proyecto.
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El cliente puede estar imponiendo un restricción de tiempo como parte de las condiciones o el plazo es simplemente el acordado por la empresa. En cualquier caso, las empresas como la suya no pueden permitirse perder la fecha de finalización de un proyecto.
Cómo calcular
El flotante del proyecto se calcula del mismo modo que el flotante total. Las empresas suelen utilizar los dos términos indistintamente, pero hoy haremos una sencilla diferenciación: El flotador total se refiere a una sola actividad o tarea, mientras que el flotador del proyecto está vinculado a la finalización global del proyecto.
Para calcular la flotación del proyecto, seguiremos un proceso similar, pero primero necesitaremos saber cuándo puede terminar un proyecto. Por tanto, este número depende de una planificación eficaz de los caminos críticos y no críticos.
Esta vez, tomamos la fecha de finalización más temprana o planificada del proyecto y la restamos de la fecha límite más tardía, impuesta o comprometida.
Flotación del proyecto = (Última fecha de finalización) - (Primera fecha de finalización)
4. Flotación intermedia
La cantidad de tiempo que una tarea puede retrasarse sin empujar un proyecto más allá de su plazo de confirmación es el Flotante de Interferencia. En otras palabras, sobrepasar este tiempo asignado interferirá con un proyecto.
Cuando una tarea se retrasa, puede hacer dos cosas. En primer lugar, reduce la holgura total, lo que significa que otras tareas tienen menos flexibilidad de tiempo.
Esto afectará tanto a las tareas críticas como a las no críticas. También puede ser la gota que colma el vaso, ya que agota la holgura del proyecto y hace que todas las tareas restantes pasen a ser críticas: ya no tienen holgura libre.
En segundo lugar, puede retrasar una tarea crítica posterior. El resultado será un retraso en la finalización del proyecto. El margen de maniobra del proyecto determina si éste puede completarse a tiempo.
Cómo calcularlo
Para calcular la holgura de interferencia, tomamos la holgura total y le restamos la holgura gratuita/a.
Flotante interferente = (Flotante total) - (Flotante libre)
5. Flotador independiente
A pesar de su nombre, el flotador independiente se refiere tanto a las actividades anteriores como a las posteriores. Se define como la cantidad de tiempo que se puede retrasar la hora de inicio de una actividad sin que afecte a la hora de inicio más temprana de sus sucesoras.
Por tanto, la holgura independiente es el retraso en cualquier tarea del proyecto que no tenga relación con la fecha de finalización anticipada del proyecto. De este modo, esta categoría de holgura es realmente independiente.
Cómo calcular
Para calcular la holgura independiente, tomamos el retraso de las tareas anteriores y le restamos el retraso de las tareas posteriores. Luego restamos la duración real de la tarea.
Flotación independiente = (Inicio temprano de la tarea posterior)- (Finalización tardía de la tarea anterior)- (Tiempo total de la tarea anterior)
Cómo la Flotación en la gestión de proyectos ayuda a la eficiencia y productividad del trabajo de su equipo
La flotación en la gestión de proyectos puede parecer un enfoque para las grandes empresas y las industrias tecnológicas como la ingeniería y la consultoría microservicios de corporación . Este no es el caso.
La gestión de proyectos float también funciona para pequeñas y medianas empresas (PYME) y industrias como la construcción o cualquier otro. Float es una táctica que puede utilizarse junto con las estrategias de gestión de proyectos existentes. Es fácil de usar con soluciones de flujo de trabajo y gestión de proyectos como ClickUp.
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Esto significa que funciona bien con herramientas ágiles y métodos como los Tableros Kanban, (diagramas de) Gantt tableros Scrum, y otros tipos de gestión del flujo de trabajo soluciones. El uso de float en la gestión de proyectos proporcionará a sus PMs una hoja de ruta sencilla para asignación de recursos y priorización.
Esto es especialmente cierto cuando se tienen en cuenta las dependencias. Las dependencias son tareas que, o bien no pueden completarse antes de que se complete una tarea anterior, o bien deben completarse antes de que pueda iniciarse otra tarea.
Con ClickUp, puede crear vínculos entre tareas y establecer dependencias, de modo que su equipo sepa exactamente qué debe hacerse a continuación. Es un concepto muy fácil de integrar en su empresa Su gestión de proyectos sentirá los efectos tranquilizadores de saber exactamente cuánta holgura tiene un proyecto en todo momento. Y su equipo podrá colaborar más fácilmente para recuperar el tiempo perdido y mantener el proyecto a tiempo. Pruebe gratis, gratuito/a la plantilla de (diagrama de) Gantt de ClickUp
Utilice Float para una mejor gestión de proyectos
¿Quién no quiere una mejor gestión de proyectos? Súbase al tren de la flotación de proyectos y disfrute de un viaje tranquilo y estable, tanto si trabaja en un proyecto de adquisición como si está aprendiendo cómo alojar un sitio web .
Una vez implementado, dispondrá de un sistema de autocorrección que guiará todas las decisiones importantes del proyecto. A los miembros del equipo les encantará la dirección y transparencia del proyecto slack.
Si ocurre lo peor o lo inesperado, los gestores de proyectos pueden dar la mala noticia a los miembros del equipo y a los clientes lo antes posible. De este modo, se puede mitigar la decepción y los equipos de atención al cliente e intentos correctos pueden anticiparse para reparar los daños.
Empiece a aplicar una estrategia ahora y, antes de que se dé cuenta, usted y su equipo estarán celebrando el éxito de otro proyecto con una ronda de refrescos de cerveza de raíz después del trabajo.
g **Escritor invitado:
richard Conn
es el Director Senior de Generación de Demanda en
8×8
, una plataforma de comunicación líder con soluciones de centro de llamadas basadas en la nube y funciones de voz, vídeo y chat.