Imagina esto: estás gestionando un proyecto de construcción residencial y el equipo de hormigonado termina de verter los cimientos. Pero las vigas de acero no llegan a tiempo debido a un problema con el proveedor. Ahora, los soldadores se quedan sin trabajo y todo el plan del proyecto de construcción se paraliza.
Es un efecto dominó clásico que provoca retrasos en el 87 % de los proyectos.
Un calendario de construcción sólido evita esto correlacionando tareas, plazos y dependencias. Microsoft Excel es una herramienta imprescindible que ofrece funciones personalizables para crear estos calendarios.
Puede crear un cronograma de proyectos claro, actualizarlo a medida que cambian las cosas y mantener a todos alineados. Veamos cómo hacer un cronograma de construcción en Excel para que sus proyectos se desarrollen sin problemas.
⏰ Resumen de 60 segundos
- Los proyectos de construcción suelen sufrir retrasos debido a una mala programación o a problemas de coordinación
- Microsoft Excel es una herramienta muy popular entre los gestores de la construcción para crear calendarios de construcción personalizados y realizar el seguimiento del progreso de los proyectos
- Comience con una plantilla sencilla de diagrama de Gantt para organizar tareas, asignar miembros al equipo del proyecto y visualizar cronogramas
- Personalice su plantilla de Excel con colores, notas y un formato fácil de leer para simplificar el seguimiento
- Las actualizaciones manuales, los ajustes propensos a errores y la dificultad para gestionar las dependencias pueden convertirse en un problema en proyectos de gran envergadura
- Cuando las cosas se compliquen, plantéate cambiar a un software de gestión de la construcción como ClickUp para disfrutar de funciones avanzadas y una colaboración más fluida
¿Cómo hacer un calendario de construcción en Excel?
Crear un calendario de construcción en Excel combina conocimientos de construcción y algunas habilidades prácticas con hojas de cálculo. Con tus conocimientos de construcción, estos son los pasos para crear un calendario que impulse la eficiencia de la construcción:
Paso 1: Busca la plantilla
- Abra Excel y haga clic en Nuevo. O bien, vaya a Archivo > Nuevo
- Despláces hacia abajo hasta encontrar las plantillas llamadas Planificador de proyectos Gantt o Gráfico Gantt ágil
- También puede buscar Calendarios
- Desplácese hacia abajo hasta la parte inferior para encontrar un gráfico de Gantt sencillo
Esta plantilla de Excel le ayuda a organizar su proyecto de construcción mediante una lista de tareas, fechas de inicio y finalización, miembros del equipo asignados y seguimiento del progreso con el porcentaje de finalización.
- Haga clic en la plantilla para abrirla. A continuación, seleccione Crear para utilizar el archivo
Paso 2: Rellene los detalles
La plantilla está claramente dividida en fases y tareas. Piensa en las fases como los grandes hitos que persigues, mientras que las tareas son las instrucciones paso a paso para llegar hasta ellos.
El cronograma del gráfico de Gantt es donde las cosas se ponen emocionantes. Muestra cómo se conectan las tareas, resaltando las dependencias de un vistazo.
Por ejemplo, si «Realizar estudios» y «Establecer comunicaciones» se solapan, significa que el trabajo en equipo y la multitarea están en pleno apogeo.
📌 Por ejemplo:
Fase 1: Preparación del sitio (Inicio)
Tarea 1: Definir las metas
- Asignado a: Micheal Lee (gestor de proyectos)
- Inicio: 24 de enero de 2025 | Fin: 27 de enero de 2025 | Progreso: 50 %
- Ejemplo: Decidir las especificaciones y metas de la construcción, como las dimensiones del sitio, las medidas de seguridad y las expectativas del cronograma
Tarea 2: Realizar estudios
- Asignado a: Sarah Doe (ingeniera de encuestas)
- Inicio: 27 de enero de 2025 | Fin: 29 de enero de 2025 | Progreso: 60 %
- Ejemplo: Completar encuestas, pruebas de suelo y análisis de impacto ambiental
Tarea 3: Establecer comunicaciones
- Ejemplo: Configuración de canales de comunicación entre contratistas, proveedores y el equipo de construcción
- Asignado a: Jens Cook (responsable de comunicación)
- Inicio: 29 de enero de 2025 | Fin: 2 de febrero de 2025 | Progreso: 50 %
Repita este proceso para cada fase de la construcción y cree un calendario de proyectos de construcción claro y viable.
Paso 3: Dar formato a la plantilla
Una plantilla bien formateada facilita la gestión de proyectos de construcción.
A continuación le mostramos cómo hacer que el suyo tenga un aspecto limpio y profesional:
- Añadir o eliminar filas: ¿Tienes más tareas? Añade filas adicionales. ¿Tienes menos? Elimina las que sobren. No olvides ampliar las fórmulas del diagrama de Gantt para que todo quede sincronizado
- Cambia los colores: ¡Haz que resalten! Utiliza tonos llamativos para resaltar las tareas clave o dar a cada fase su propio estilo
- Añadir notas: Añada una columna de notas para detalles importantes, prioridades o plazos
- Cambia los detalles del proyecto: Sustituye el nombre del proyecto, el responsable o la información de la empresa para darle un toque personal
- Ajuste el diseño de la página: Gírela a vertical u horizontal, modifique los márgenes o elija el tamaño de papel adecuado para facilitar la impresión
💡 Consejo profesional: ¿Quieres dar formato a varias celdas a la vez? Simplemente mantén pulsada la tecla Ctrl (o Shift+Opción en un Mac) para seleccionar varias celdas y aplicar los cambios a todas las celdas seleccionadas a la vez. Esto ahorra tiempo y mantiene la coherencia en todo el calendario.
Recuerda: Microsoft Excel no guarda automáticamente los cambios. Por lo tanto, es importante pulsar Archivo > Guardar o utilizar las teclas de atajo:
- Ctrl+S (PC)
- Comando+S (Mac)
¡Y ya está! Tu plantilla de calendario de construcción personalizada está en Excel, totalmente formateada y lista para usar.
Más información: El mejor software de gestión de proyectos de construcción para Mac
Limitaciones de la creación de un calendario de construcción en Excel
Microsoft Excel es ideal para crear calendarios anuales, trimestrales, mensuales y semanales para todo el proyecto. Sin embargo, tiene sus limitaciones, que pueden complicar la gestión de proyectos complejos.
Esto es lo que debe tener en cuenta:
- Actualizaciones que requieren mucho tiempo: cada pequeño cambio implica ajustes manuales. En proyectos grandes, eso es sinónimo de dolores de cabeza (y errores) ❌
- Retos de la colaboración: El uso compartido de archivos puede dar lugar a confusiones entre versiones, lo que provoca que los equipos no estén sincronizados ❌
- Gestión manual de dependencias: Gestionar las dependencias manualmente no es tarea fácil. Si cambias un cronograma, pasarás horas actualizando las tareas relacionadas ❌
- Propenso a errores: un error tipográfico o un fallo en una fórmula pueden descarrilar todo tu calendario, y Excel no te avisará ❌
- Visualización limitada: Las filas y columnas no son suficientes para cronogramas complejos, lo que dificulta ver el panorama general ❌
- Se vuelve difícil de manejar: A medida que tu proyecto crece, también lo hace el caos en tu hoja de cálculo, convirtiéndola en una pesadilla de gestión ❌
En resumen, Excel es ideal para crear calendarios rápidos y sencillos. Pero cuando los proyectos se vuelven complejos, es hora de pasar al siguiente nivel. Ahí es donde destaca el software de programación de la construcción, que ofrece funciones avanzadas y un control sencillo de los proyectos, independientemente de su tamaño o complejidad.
📮ClickUp Insight: El 83 % de los trabajadores del conocimiento dependen principalmente del correo electrónico y el chat para la comunicación en equipo.
Sin embargo, casi el 60 % de su jornada laboral se pierde cambiando entre estas herramientas y buscando información. Con una app para el trabajo como ClickUp, la gestión de proyectos, la mensajería, el correo electrónico y los chats convergen en un solo lugar. Es hora de centralizar y dinamizar
Crea calendarios de construcción con ClickUp
Los calendarios de construcción implican dependencias entre tareas, coordinación de equipos y logística de materiales. Las hojas de cálculo se quedan cortas y carecen de visibilidad en tiempo real, lo que hace que detectar cuellos de botella y realizar un seguimiento del progreso sea una pesadilla.
¿Las consecuencias? Plazos incumplidos, equipos inactivos y presupuestos desorbitados. Por eso, los gestores de construcción necesitan una herramienta sólida de gestión de proyectos de construcción que:
- Actualización automática de cronogramas cuando se producen retrasos para mantener todo en marcha
- Realice un seguimiento del progreso en tiempo real para detectar cuellos de botella con antelación
- Centralice la comunicación para que los contratistas, proveedores y clientes estén siempre coordinados
- Gestione la programación de recursos y la entrega de materiales con recordatorios para evitar el exceso de trabajo o el tiempo de inactividad
- Realice un seguimiento de las inspecciones y los permisos para evitar problemas de cumplimiento normativo
ClickUp es un software de gestión de proyectos todo en uno que cumple con todos estos requisitos. Ya sea que estés gestionando tareas, realizando un seguimiento de metas o automatizando procesos repetitivos, ofrece una plataforma altamente personalizable que se adapta a las necesidades de tu equipo.
ClickUp es una increíble solución todo en uno que sustituye a Docs, Excel y otras herramientas de gestión de proyectos. Ha permitido a mi equipo organizarse mejor y mejorar la eficiencia operativa, además de proporcionar más visibilidad sobre el impacto de nuestro trabajo
ClickUp es una increíble solución todo en uno que sustituye a Docs, Excel y otras herramientas de gestión de proyectos. Ha permitido a mi equipo organizarse mejor y mejorar la eficiencia operativa, además de proporcionar más visibilidad sobre el impacto de nuestro trabajo
Así es como el software de gestión de la construcción de ClickUp se adapta aún más a tus necesidades:
1. Visualice y planifique con vistas flexibles
Supongamos que estás gestionando un proyecto de construcción y el calendario está completamente desorganizado. Las tareas se solapan, los plazos se incumplen y los miembros del equipo trabajan con versiones diferentes del plan.
Un día, llega el electricista, pero el equipo de fontanería todavía está colocando las tuberías. Ahora tienes dos equipos que se estorban mutuamente, desperdiciando tiempo y recursos. 🤹
Todo porque el calendario no era lo suficientemente personalizable como para realizar un seguimiento del progreso de cada equipo de una manera que tuviera sentido para ellos. Un poco de flexibilidad podría haber evitado ese desastre y haber creado una mejor estructura de desglose del trabajo.
Vista de gráfico de Gantt de ClickUp
La vista de diagrama de Gantt de ClickUp facilita la visualización de las fases, las dependencias de las tareas y los plazos de tu proyecto en un solo lugar. Si algo se retrasa, automáticamente cambia todas las tareas dependientes, por lo que no tienes que ajustar cada una manualmente.
Así, si el fontanero se retrasa, el calendario se actualizará automáticamente sin que tengas que volver a hacerlo todo. Es una forma sencilla de mantener todo bajo control, incluso cuando se producen retrasos.
📌 Ejemplo: Si la fontanería se retrasa 3 días, el diagrama de Gantt desplaza automáticamente las tareas de electricidad y colocación de paneles de yeso 3 días. Esto garantiza que nadie se adelante en su trabajo y que usted no tenga que pagar por tiempo de inactividad
Vista Mapa de ClickUp
Gestionar varias obras a la vez puede convertirse rápidamente en un desastre logístico. Sin una vista clara de dónde se está realizando cada tarea, los equipos pueden acabar en los lugares equivocados, los recursos se distribuyen de forma inadecuada y se pasan por alto tareas críticas.
¿El resultado? Trabajadores apiñados en las mismas zonas, equipos en lugares equivocados y un calendario completamente desorganizado. 😵💫
La vista Mapa de ClickUp es la solución a esta locura. Te permite ver con precisión dónde se realiza cada tarea o fase en todas las ubicaciones para que puedas planificar estratégicamente, colocar a los equipos donde se necesitan y evitar el exceso de personal.
📌 Ejemplo: Supongamos que estás gestionando tres obras de construcción de viviendas con tareas como excavación, fontanería y estructura. Con la vista Mapa, puedes colocar marcadores personalizables para cada obra y asignarles un código de colores según el estado de la tarea: verde para terminada, amarillo para en curso y rojo para retrasada. Así, si la estructura está completada en una obra (verde), pero la fontanería se ha retrasado en otra (rojo), puedes ajustar fácilmente los recursos o los calendarios.
Vista Carga de trabajo de ClickUp
La sobrecarga de tareas es un problema real en la construcción. Demasiadas tareas para una sola persona pueden provocar agotamiento, incumplimiento de plazos y la sensación de que el proyecto va constantemente con retraso.
Sin una vista clara de quién está haciendo qué, las cosas pueden salirse de control rápidamente.
Ahí es donde entra en juego la vista Carga de trabajo de ClickUp. Te muestra quién está asignado a qué tareas y cuándo, para que puedas detectar fácilmente si alguien está sobrecargado. Con solo unos clics, puedes reasignar tareas y equilibrar la carga de trabajo de tu equipo.
¿El resultado? Nadie se ahoga en el trabajo, las tareas se completan a tiempo y tu proyecto sigue su curso
📌 Ejemplo: Al trabajador A se le ha asignado la excavación en la obra 1 y la fontanería en la obra 2, pero ambas tareas están programadas para la misma semana. Con la vista Carga de trabajo, puede ver que el trabajador A está sobrecargado. Puede reasignar rápidamente la fontanería de la obra 2 al trabajador B, que tiene menos tareas.
Vista Tablero Kanban de ClickUp
La vista Tablero Kanban de ClickUp te ayuda a gestionar las tareas de los proyectos a medida que avanzan por las distintas etapas, desde «Pendiente» ➡ ️ «En curso»➡ «Completada»
Es una forma rápida de ver en qué estado se encuentran las cosas y qué necesita atención. También puede codificar las tareas por colores para indicar su prioridad y resaltar las que requieren atención inmediata, como por ejemplo:
- Una tarea en rojo indica una inspección retrasada que debe reprogramarse
- Una tarea amarilla indica materiales que están dentro del calendario, pero que requieren una mayor atención
📌 Ejemplo: Supongamos que estás supervisando un proyecto de construcción comercial. Creas columnas para tareas como la adquisición de materiales, las asignaciones de subcontratistas y las inspecciones.
- Pendiente: Empieza con tareas como «Pedir ladrillos», «Contratar electricista» y «Programar inspección de fontanería»
- En curso: Una vez pedidos los ladrillos, mueva «Pedir ladrillos» a la columna «En curso». Cuando se contrate al electricista, mueva «Contratar electricista» aquí también
- Completada: Una vez entregados los materiales y comenzado el trabajo del contratista, mueva estas tareas a la columna «Completada»
2. Empiece rápidamente con plantillas prediseñadas
¿Crea un nuevo calendario para cada proyecto? Es como colocar ladrillos a mano cuando se tiene una hormigonera: innecesario y agotador. Una plantilla de gestión de la construcción prediseñada le ahorra horas, para que pueda centrarse en dirigir la obra en lugar de luchar con hojas de cálculo.
La plantilla de gestión de la construcción de ClickUp correlaciona todo su flujo de trabajo de construcción, cubriendo todo, desde los cronogramas de tareas, la asignación de recursos y la elaboración de presupuestos hasta las inspecciones del sitio, los horarios de los subcontratistas y los protocolos de seguridad.
La plantilla ofrece cuatro vistas personalizadas, lo que la hace adaptable a diferentes tipos de tareas de gestión de proyectos:
- 🗓️Vista de calendario: mantenga sus cronogramas bajo control para que no se le pase ningún plazo
- 📋 Vista Lista: desglose las tareas, realice un seguimiento de los presupuestos y asigne recursos sin perder detalle
- 📊 Vista Cronograma: diseñe las fechas del proyecto en un flujo horizontal sencillo y fácil de seguir
Y como los proyectos de construcción suelen presentar imprevistos, puedes establecer estados personalizados como «En espera de inspección» o «Retrasado por causas meteorológicas» para detectar los cuellos de botella antes de que descarrilen tu calendario.
💡 Consejo profesional: También puedes utilizar plantillas de presupuesto de construcción para realizar un seguimiento del impacto de los costes directamente en el calendario de tu proyecto. Por ejemplo, enlaza el campo «coste de material» de tu plantilla de presupuesto a la tarea «Pedir ladrillos» de tu gráfico de Gantt. El campo de coste de material asociado se actualizará si la tarea se retrasa. Esto te avisará de los cargos adicionales debidos a plazos de entrega prolongados o subidas de precios.
Más información: Software de gestión de la construcción para pequeñas empresas
Buenas prácticas para la programación de la construcción
Crear un calendario de construcción es como construir una casa, ya que se trata de sentar las bases y asegurarse de que todo encaja a la perfección. A continuación, le ofrecemos algunas buenas prácticas para mantener su calendario al día durante el proyecto.
Planifique un margen de tiempo
Prepárese para lo inesperado, porque en la construcción, siempre surge algo. Ya sea lluvia, retrasos en los suministros o ese subcontratista que siempre llega tarde, las cosas se retrasarán. Entonces, ¿por qué no darse un poco de margen? ✅
🚧 Ejemplo: Si tu equipo está vertiendo hormigón, lo cual no se puede hacer bajo la lluvia, añade unos días extra al calendario. De esta forma, si el tiempo te juega una mala pasada, no tendrás que apresurarte para recuperar el tiempo perdido. Con un margen de tiempo incorporado, gestionarás los retrasos como un profesional, en lugar de como un gestor de proyectos en pánico.
Involucre a todo el equipo
Un calendario de construcción no es solo para el gestor de proyectos, sino para todo el equipo. Todos, desde el personal hasta los subcontratistas, deben tener visibilidad del calendario.
De esta manera, si alguien detecta un problema, como un vertido de hormigón programado para un fin de semana festivo, podrá avisarle antes de que se convierta en un problema mayor.
Establezca hitos claros
Los hitos no son solo para los corredores de maratón, sino también para los proyectos de construcción. Son los grandes logros, como terminar los cimientos o completar el techo, que te permiten saber que vas por buen camino.
🚧 Ejemplo: Supongamos que estás a mitad de camino y te das cuenta de que el equipo eléctrico va adelantado. Puedes celebrar este hito y saber que tienes margen de maniobra si otra fase se retrasa. En ClickUp, puedes codificar por colores los hitos, de modo que prácticamente gritan «¡Mírame!», y siempre sabrás exactamente en qué punto del proyecto te encuentras.
Utilice las dependencias de forma inteligente
Las dependencias entre tareas son como fichas de dominó: si una tarea se retrasa, el resto puede caer.
🚧 Por ejemplo, no se puede empezar a colocar paneles de yeso hasta que se haya completado el armazón. Si el armazón se retrasa, el colocamiento de los paneles de yeso debe posponerse en consecuencia. La gestión de estas dependencias garantiza que las tareas no se inicien en el orden incorrecto, lo que puede causar retrasos importantes más adelante.
Actualice periódicamente el calendario
Un calendario de construcción no es algo que se establece una vez y se olvida. Debe actualizarlo con regularidad, como si comprobara las notificaciones de su teléfono.
🚧 Ejemplo: Si el equipo de fontanería se está retrasando, pero los pintores van según lo previsto, no querrás dejar a los pintores esperando. Pero con Excel, tendrías que volver a hacer todo manualmente, y eso es un fastidio. En ClickUp, solo tienes que hacer un pequeño ajuste y el sistema se encarga del trabajo pesado por ti.
Mantén tu calendario de proyectos de construcción al día con ClickUp
Seamos realistas: Excel está bien para lo básico, pero una vez que tu proyecto cobra velocidad, hacer un seguimiento de las tareas, los plazos y los equipos se convierte en un caos de actualizaciones manuales. ClickUp te lo pone más fácil.
¿Necesitas un gráfico de Gantt para mapear las dependencias? Listo. ¿Prefieres un tablero Kanban para mantener las tareas en movimiento? Fácil. Con vistas personalizadas, puedes configurar tu proyecto de la manera que mejor te funcione. 🚧
Se acabó crear calendarios de construcción desde cero: las plantillas de gestión de la construcción te ayudan a planificar, asignar tareas y gestionar recursos en cuestión de minutos.
¿Listo para adelantarse a los retrasos? ¡Regístrese hoy mismo en ClickUp! 🙌