Puedes organizar diversas actividades para fomentar el espíritu de equipo, pero lo que tu equipo realmente apreciará es la flexibilidad en el trabajo. En el mundo actual, es la ventaja definitiva en el lugar de trabajo.
En una encuesta de Deloitte, el 94 % de los encuestados afirmó que la flexibilidad en el trabajo mejora la salud mental y les ayuda a conciliar mejor la vida laboral y personal.
Entonces, ¿cómo se mantienen al día las empresas con este cambio y se aseguran de que el trabajo se siga haciendo (y se haga bien)? Entra en escena el protagonista de nuestra historia: las reuniones asíncronas.
A diferencia de las reuniones tradicionales que consumen mucho tiempo, las reuniones asincrónicas permiten a los miembros del equipo colaborar a su propio ritmo.
Reducir las reuniones innecesarias también podría suponer un ahorro de más de 25 000 dólares al año por empleado. No es moco de pavo. 😱
En esta guía, exploraremos las reuniones asincrónicas, sus ventajas e inconvenientes, y las buenas prácticas para ayudar a tu equipo a mantener la productividad mientras disfruta de la flexibilidad que se merece.
⏰ Resumen de 60 segundos
- Las reuniones asíncronas permiten a los participantes contribuir según su propio horario, sin necesidad de estar presentes simultáneamente. Esta flexibilidad es ideal para equipos remotos y distribuidos
- Ventajas de la comunicación asíncrona: mayor flexibilidad, mayor productividad y menor necesidad de interacción en tiempo real
- Inconvenientes de las reuniones asíncronas: retrasos en los comentarios y riesgo de malentendidos debido a la falta de aclaraciones en tiempo real
- Las reuniones asíncronas son ideales para conversaciones individuales, reuniones diarias de puesta al día, formación y actualizaciones de proyectos
- Los pasos para llevar a cabo reuniones asíncronas eficaces incluyen: Educar a los miembros del equipo sobre los procesos de las reuniones asíncronas y ajustar las expectativas. Esbozar la agenda de la reunión y proporcionar acceso a los documentos pertinentes. Aclarar cómo debe contribuir cada miembro del equipo. Invitar solo a los participantes esenciales y asignar responsabilidades. Documentar los resultados con herramientas como el tomador de notas con IA de ClickUp para transcribir los debates y resumir las decisiones
- Formar a los miembros del equipo sobre los procesos de las reuniones asíncronas y ajustar las expectativas
- Esbozar la agenda de la reunión y proporcionar acceso a los documentos pertinentes
- Aclarando cómo debe contribuir cada miembro del equipo
- Invitar solo a los participantes esenciales y asignar responsabilidades
- Documenta los resultados con herramientas como el tomador de notas con IA de ClickUp para transcribir debates y resumir decisiones
- Para reuniones asíncronas productivas, fomenta el bloqueo de tiempo, consolida los mensajes y las tareas en una plataforma como ClickUp, gestiona las notificaciones para centrarte en lo esencial, incorpora notas de voz y mensajes de vídeo para dar un toque humano y centraliza la documentación en un hub de conocimiento
- Cómo ClickUp admite las reuniones asíncronas: Gestión de tareas: asigna elementos de acción, establece fechas límite y supervisa el progreso. Documentos y Bloc de notas: recopila información y crea listas de control para priorizar tareas. Chat y Clips: consolida mensajes y comparte grabaciones de pantalla para una comunicación clara
- Gestión de tareas: asigne elementos de acción, establezca fechas límite y supervise el progreso
- Documentos y Bloc de notas: recopile información y cree listas de control para priorizar tareas
- Chatear y Clips: consolida mensajes y comparte grabaciones de pantalla para una comunicación clara
- Formar a los miembros del equipo sobre los procesos de las reuniones asíncronas y ajustar las expectativas
- Esbozar la agenda de la reunión y proporcionar acceso a los documentos pertinentes
- Aclarando cómo debe contribuir cada miembro del equipo
- Invitar solo a los participantes esenciales y asignar responsabilidades
- Documenta los resultados con herramientas como AI Notetaker de ClickUp para transcribir debates y resumir decisiones
- Gestión de tareas: asigne elementos de acción, establezca fechas límite y supervise el progreso
- Documentos y Bloc de notas: recopile información y cree listas de control para priorizar tareas
- Chatear y Clips: consolida mensajes y comparte grabaciones de pantalla para una comunicación clara
¿Qué es una reunión asíncrona?
Una reunión asíncrona es una reunión en la que no es necesario que los participantes estén presentes al mismo tiempo.
🌟 Así es como funciona: en lugar del típico enfoque de «todos se unen a las 10 a. m. en punto», los asistentes pueden comunicarse y contribuir según su propio horario, ya sea a las 8 a. m. mientras toman café en Nueva York, a las 2 p. m. durante la pausa para el almuerzo en Londres o incluso a medianoche en Tokio. Todos tienen la flexibilidad de participar a su propio ritmo y según su horario sin interrumpir su flujo de trabajo ni sus prioridades diarias.
Estas reuniones suelen utilizar canales de comunicación asíncronos, como correos electrónicos, mensajes instantáneos o vídeos pregrabados, lo que facilita la colaboración entre los miembros del equipo sin necesidad de estar «en la misma sala» al mismo tiempo.
💡 Consejo profesional: ¿Crees que las reuniones asíncronas son solo para equipos remotos? Piénsalo de nuevo. La flexibilidad de las reuniones asíncronas las hace ideales para equipos distribuidos y en la oficina para ahorrar tiempo.
Diferencias clave entre reuniones sincrónicas y asincrónicas
La principal diferencia entre los dos formatos de reunión radica en el tiempo. Una reunión sincrónica exige la asistencia en tiempo real, mientras que una reunión asincrónica ofrece a los participantes la libertad de intervenir cuando mejor les conviene.
Aquí tienes una tabla rápida con las principales diferencias:
| Aspecto | Reunión sincrónica | Reunión asíncrona |
| Duración | En tiempo real, todos presentes simultáneamente | Las contribuciones se producen en diferentes momentos |
| Herramientas | Videollamadas, llamadas telefónicas, reuniones presenciales | Correo electrónico, mensajería instantánea, vídeos pregrabados |
| Flexibilidad | Bajo: requiere programación | Alta: funciona en diferentes zonas horarias y horarios |
| Ejemplos | Puestas al día semanales, actualizaciones de operaciones, sesiones de brainstorming | Actualizaciones de proyectos por correo electrónico, demostraciones grabadas del flujo de trabajo |
| Retos | Conflictos de agenda, tiempo perdido en reuniones improductivas | Requiere autodisciplina y puede retrasar las respuestas inmediatas |
📌 Ejemplo: Un equipo de producto que trabaja en Estados Unidos, Europa y Asia necesita revisar el diseño de una nueva app, aplicación. En lugar de organizar una reunión sincrónica que obliga a alguien a asistir a altas horas de la noche, el diseñador jefe sube una maqueta con una explicación grabada a una herramienta de gestión de proyectos como ClickUp, dejando los detalles en los comentarios. Los miembros del equipo dejan sus sugerencias en el mismo hilo a su propio ritmo, lo que garantiza que todos contribuyan sin alterar sus horarios.
Ventajas e inconvenientes de la comunicación asíncrona
Ahora que ya conoce la diferencia entre las reuniones tradicionales y la comunicación asíncrona, es hora de abordar la gran pregunta: ¿cuál funciona mejor para su equipo?
Aquí tienes algunas razones por las que el trabajo asíncrono puede o no ser lo tuyo.
Ventajas de utilizar la comunicación asíncrona
1. Mayor flexibilidad
No todo el mundo funciona igual: algunos miembros de tu equipo están despiertos y despiertos a las 6 de la mañana, mientras que otros no se activan hasta pasada la medianoche. Si a esto le sumamos equipos globales que trabajan en diferentes zonas horarias, la comunicación sincrónica empieza a parecer una pesadilla logística para las empresas.
Las herramientas de comunicación asíncrona permiten que todos trabajen a su propio ritmo sin obligar a nadie a unirse a las reuniones en pijama. Además, ahorra dinero: ¿por qué gastar el presupuesto en gastos de viaje cuando puedes invertirlo en tu equipo?
2. Mayor productividad
Todos hemos estado en esa situación: en una llamada en la que un compañero demasiado entusiasta domina la conversación mientras los demás se dedican a revisar sus correos electrónicos en silencio.
Organice reuniones asíncronas para nivelar el campo de juego y dar a todos la misma oportunidad de contribuir sin interrupciones. Esto fomenta las aportaciones reflexivas.
Y lo que es mejor, la comunicación asíncrona minimiza el constante ping de las notificaciones y la presión de estar siempre disponible.
🧠 ¿Sabías que... El 64 % de los empleados afirma que las reuniones interrumpen su tiempo de reflexión profunda. Con los métodos asíncronos, los miembros de tu equipo pueden centrarse en sus tareas y proporcionar respuestas escritas y bien meditadas que a menudo conducen a mejores decisiones.
Posibles inconvenientes y retos
1. Retrasos en los comentarios
A veces, la comunicación asíncrona se parece a esperar la respuesta de un amigo a un texto: sabes que te contestará, pero no lo hará en breve. Si tu proyecto necesita una respuesta inmediata, los métodos asíncronos pueden ralentizar las cosas.
El trabajo urgente, los plazos ajustados o las decisiones que requieren una respuesta rápida suelen exigir reuniones sincrónicas, en las que se pueden discutir los detalles sobre la marcha.
Por ejemplo, los talleres o las sesiones de brainstorming se nutren de conversaciones bidireccionales y de la comunicación en tiempo real. En estos casos, los métodos asincrónicos no son suficientes.
💡 Consejo profesional: Si tu estilo de comunicación no encaja con el de tu equipo, puedes acabar sintiéndote agotado. Evítalo con nuestra guía sobre cómo adaptar estilos de comunicación eficaces en el lugar de trabajo.
2. Riesgo de malentendidos
La comunicación es la columna vertebral del trabajo en equipo eficaz, y sin la capacidad de aclarar las cosas en el momento, la comunicación asíncrona puede dar lugar a malentendidos.
Así es como puede salir mal:
- Ejecución defectuosa: La falta de aclaraciones en tiempo real en los formatos asincrónicos da lugar a malentendidos y a la ejecución incorrecta de las tareas
- Interpretación errónea de los datos: Confiar en actualizaciones escritas sin comentarios inmediatos da lugar a interpretaciones erróneas de la información y a decisiones equivocadas
- Escalada de errores: las respuestas tardías en los flujos de trabajo asíncronos permiten que pequeños errores pasen desapercibidos y se conviertan en problemas mayores con el tiempo
Casos de uso habituales de las reuniones asíncronas
A continuación, te mostramos algunos ejemplos de cómo integrar las reuniones asíncronas en tu flujo de trabajo.
1. Reuniones individuales asíncronas
Tradicionalmente, las reuniones individuales se llevaban a cabo en persona o mediante llamadas programadas. Sin embargo, como se señala en el informe State of Remote Work de Buffer, las reuniones individuales asincrónicas están ganando terreno rápidamente.
En lugar de bloquear tiempo en los calendarios, los gerentes y empleados pueden comunicarse por correo electrónico o mediante un mensaje de chat de ClickUp, compartiendo actualizaciones, comentarios o solicitudes cuando les resulte conveniente.
2. Puestas al día diarias asíncronas
¿Sigue asistiendo a interminables reuniones de puesta al día solo para decir «estoy trabajando en ello»? Las reuniones asíncronas diarias están aquí para salvarle el día.
Las reuniones asíncronas permiten a los miembros del equipo compartir actualizaciones sobre tareas, metas y obstáculos en un canal o hilo dedicado. Todos pueden contribuir antes de una fecha límite establecida, lo que garantiza la transparencia sin perder tiempo.
📌 Ejemplo: Tu equipo de marketing puede utilizar una herramienta de gestión de proyectos como ClickUp para registrar las actualizaciones a las 10 de la mañana todos los días. Los miembros del equipo revisan las actualizaciones, dejan comentarios y ajustan sus tareas, todo ello sin necesidad de realizar una sola videollamada.
También puedes utilizar un gestor de proyectos con IA como ClickUp Brain para redactar informes asíncronos más rápidamente a partir de los datos de tu entorno de trabajo de ClickUp
3. Formación asíncrona
La formación asíncrona reduce los costes y el tiempo al ofrecer los materiales a través de plataformas de aprendizaje electrónico, vídeos pregrabados o podcasts.
Los empleados aprenden a su propio ritmo y las empresas pueden realizar un seguimiento de los progresos y ofrecer soporte cuando sea necesario.
🧠 ¿Sabías que: Según el Informe sobre el sector de la formación, las empresas gastaron una media de 954 dólares por alumno, y cada empleado dedicó 57 horas al año a la formación. Eso supone más de una semana de trabajo dedicada exclusivamente a la formación.
4. Reuniones asíncronas para actualizar proyectos
Programar una actualización en directo de un proyecto para equipos dispersos geográficamente puede parecer más complejo de lo habitual.
Las actualizaciones de las reuniones asíncronas permiten a los participantes compartir los progresos, los retos y los siguientes pasos a su conveniencia utilizando herramientas como el correo electrónico o las plataformas de colaboración.
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Cómo llevar a cabo reuniones asíncronas eficaces en su organización
Aunque las reuniones asincrónicas ofrecen muchas ventajas, sin un plan adecuado, las cosas pueden torcerse rápidamente. A continuación, te explicamos cómo optimizar el trabajo asincrónico para mejorar la colaboración :
Guía paso a paso para la transición a las reuniones asincrónicas
Paso 1: Pon a tu equipo en marcha
A diferencia de las reuniones sincrónicas, en las que todos participan simultáneamente, las reuniones asincrónicas requieren que todos estén en la misma página antes de comenzar. Esto es especialmente cierto en el caso de los nuevos miembros del equipo, que quizá no sepan dónde encontrar los documentos o datos relevantes.
Empieza por formar a tu equipo sobre lo que se debe y no se debe hacer en las reuniones asíncronas, los flujos de procesos de tu organización y cómo acceder a los recursos clave.
Además, no olvides establecer las expectativas desde el principio, sí, eso incluye los plazos para las notas de la reunión y los elementos de acción.
Paso 2: Deja clara la agenda de tu reunión
Sin agenda, sin reunión, asíncrona o no. Defina claramente el propósito, ya sea para comentarios, actualizaciones o abordar un proyecto específico.
Si los participantes necesitan consultar documentos o datos relevantes, asegúrate de que tengan acceso a ellos con antelación. Una agenda de reunión bien preparada ahorra tiempo a todos y mantiene la productividad.
💡 Consejo profesional: Las mejores reuniones son las más cortas. Cambia esa llamada de dos horas con diez elementos en la agenda por una sesión de 20 minutos centrada en solo dos puntos clave.
Paso 3: Define cómo se espera que participe cada miembro
Las reuniones asíncronas pueden abarcar muchos temas: actualizaciones de progreso, planificación de estrategias o bucles de retroalimentación. Deja claro cómo debe participar cada miembro del equipo.
- ¿Se espera que presenten actualizaciones?
- ¿Borrador de estrategias?
- ¿Desea aportar información sobre puntos específicos?
Definir los roles evita ambigüedades y mantiene la reunión centrada.
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Paso 4: Asegúrate de que todos los miembros participen
No tiene sentido reunir a la mitad del equipo si no tienen nada que aportar.
Invite solo a aquellas personas cuya participación sea esencial y asigne responsabilidades específicas para que todos participen activamente. Recuerde, asíncrono no significa pasivo.
Paso 5: Documenta las discusiones, las ideas y las decisiones
Las reuniones solo son valiosas si se registran sus resultados. En lugar de confiar en la memoria, utilice herramientas de grabación y transcripción de reuniones con IA, como AI Notetaker de ClickUp. Transcriba las discusiones en tiempo real mientras se concentra en la conversación, encuentre rápidamente la información adecuada en la transcripción de la reunión y transforme automáticamente las decisiones en elementos de acción.
Vea este breve vídeo explicativo para sacar el máximo partido al bloc de notas con IA de ClickUp.
Herramientas para reuniones asíncronas
Como puede ver, las herramientas adecuadas pueden determinar el éxito o el fracaso de su estrategia de reuniones asíncronas. Estas son algunas de las mejores opciones:
- Google Drive: para almacenar y compartir documentos
- Slack: para la comunicación en tiempo real, la creación de canales para actualizaciones y el fomento de debates informales
- ClickUp: una plataforma central para gestionar el trabajo asíncrono, colaborar de manera eficiente y mantener todo el conocimiento en un solo lugar
📮 Información de ClickUp: El 83 % de los trabajadores del conocimiento dependen principalmente del correo electrónico y el chat para la comunicación en equipo. Sin embargo, casi el 60 % de su jornada laboral se pierde cambiando entre estas herramientas y buscando información.
Con una app para el trabajo que lo tiene todo, como ClickUp, tu gestión de proyectos, mensajes, correos electrónicos y chats convergen en un solo lugar. Es hora de centralizar y dinamizar
Veamos más en detalle cómo puedes beneficiarte de ClickUp.
Cómo ClickUp puede ser compatible con las reuniones asincrónicas
Cuando busque herramientas para sus reuniones asincrónicas, debe encontrar una que se adapte a la cultura de su oficina y que haga que cualquier actualización forme parte de una conversación natural.
ClickUp hace un trabajo fantástico al combinar la gestión de tareas, la colaboración en tiempo real y las funciones de comunicación, todo en una sola plataforma. De esta manera, los miembros de tu equipo pueden centrarse en el trabajo real en lugar de verse abrumados por constantes notificaciones.
Aquí tienes un sencillo vídeo explicativo sobre cómo sacar el máximo partido a las herramientas asíncronas de ClickUp:
Para comprender mejor la utilidad de ClickUp en el trabajo diario, veamos el caso de Miya, una gestora de proyectos que a menudo se ve presionada por múltiples plazos.
En lugar de buscar actualizaciones en correos electrónicos dispersos, utiliza las tareas de ClickUp para asignar elementos de acción, establecer fechas límite y supervisar el progreso. Miya añade descripciones claras, niveles de prioridad y estados de las tareas para que todos estén en la misma página, sin momentos de «Espera, ¿de qué va esto?».
✅ Lo que le encanta a Miya de las tareas de ClickUp:
- Transparencia: todos conocen sus responsabilidades y plazos
- Responsabilidad: las tareas se supervisan de principio a fin, lo que garantiza que no se pase nada por alto
Miya también necesita que su equipo trabaje en conjunto en la documentación crítica de los proyectos. Con ClickUp Docs, recopila toda la información relevante en un único espacio con un formato ordenado.
Su equipo edita el documento en tiempo real o añade comentarios cuando están disponibles. Al mencionar a sus compañeros de equipo, Miya se asegura de que participen cuando están listos.
🍪 Bonus: Si los documentos de ClickUp te ofrecen una forma ordenada de organizar las notas de tus reuniones, entonces el Bloc de notas de ClickUp es el asistente de confianza que mantiene tus tareas ordenadas y priorizadas, asegurándote de que abordas primero las más urgentes.
Con Bloc de notas, siempre estarás listo para las reuniones, ya sea que estés creando listas de control, insertando enlaces esenciales o convirtiendo ideas en tareas viables con fechas límite y prioridades.
✅ Cómo te ayudan ClickUp Docs y Bloc de notas:
- Crea una única fuente de información con ClickUp Docs y evita los malentendidos
- La edición en tiempo real garantiza que las actualizaciones sean instantáneas y colaborativas
- @Menciones para notificar e involucrar a los compañeros de equipo en el momento adecuado
- Listas de control rápidas y enlaces incrustados con el Bloc de notas de ClickUp para priorizar tareas
Para la comunicación interna, Miya aprovecha la plantilla de comunicaciones internas de ClickUp, un documento completo para fomentar la cultura corporativa, mantener informados a los empleados y crear una participación fluida del personal.
Con otras herramientas, Miya siempre se enfrentaba a un problema: las apps de mensajería constante pueden parecer como si te estuvieran pinchando cada cinco minutos, lo que distrae y es improductivo.
En su lugar, ClickUp Chat mejora el flujo de trabajo con mensajes asíncronos: todos los mensajes se consolidan en un solo espacio y se vinculan al entorno de trabajo, proyecto, tarea o documento pertinente, de modo que Miya y su equipo pueden revisar las actualizaciones cuando están listos, no cuando se les interrumpe.
✅ Así es como te ayuda el chat de ClickUp:
- Chatees de forma organizada, sin tener que desplazarte frenéticamente por múltiples hilos
- Notificaciones personalizadas para respetar el tiempo de concentración
- Contexto centralizado: no tendrá que saltar de una herramienta a otra para recopilar la información que necesita
- Creación de tareas impulsada por IA que convierte los mensajes en tareas con un solo clic
Sin embargo, los mensajes de texto a veces son insuficientes para explicar temas complejos y el tono puede perderse en la traducción. Miya utiliza ClickUp Clips para compartir grabaciones de pantalla, comentarios de voz y tutoriales, lo que hace que la comunicación sea más clara y atractiva.
✅ Así es como te ayudan los Clips de ClickUp:
- Comunicación clara con grabaciones de pantalla, comentarios de voz y tutoriales
- Actualizaciones rápidas y reutilizables que eliminan la necesidad de repetir información
ClickUp ha simplificado y hecho mucho más eficaz la alineación asíncrona. Al crear un marco en el que esbozar y estructurar los objetivos y los resultados, los equipos remotos pueden comprender las expectativas y proporcionar actualizaciones de estado con fluidez. Hacer lluvias de ideas con pizarras es fácil, reorganizar las prioridades es fácil y añadir imágenes de referencia, etc., es muy fluido.
ClickUp ha simplificado y hecho mucho más eficaz la alineación asíncrona. Al crear un marco en el que esbozar y estructurar los objetivos y los resultados, los equipos remotos pueden comprender las expectativas y proporcionar actualizaciones de estado con fluidez. Hacer lluvias de ideas con pizarras es fácil, reorganizar las prioridades es fácil y añadir imágenes de referencia, etc., es muy fluido.
Al igual que Bazza, a Miya también le encantan las pizarras de ClickUp. Su equipo las utiliza para correlacionar estrategias y conectar ideas de forma visual.
💡 Consejo profesional: Con las pizarras de ClickUp, convierte notas adhesivas y figuras en tareas con propietarios asignados y fechas límite.
Ya sea que estés planificando sprints o abordando una propuesta para un cliente, el lienzo virtual infinito mantiene la sesión organizada y viable. Gracias a su función de colaboración en tiempo real, es ideal para sesiones de lluvia de ideas.
Y eso no es todo. Al igual que todo lo demás, la revisión es más fácil con ClickUp.
Así es como funciona: abre el adjunto en una tarea, haz clic en «Añadir comentarios» en la parte superior derecha, marca el lugar específico y deja un comentario.
Incluso puedes asignarla a un miembro del equipo para que pueda actuar de inmediato. Desde PNG hasta PDF, es compatible con varios tipos de archivos, lo que facilita marcar los cambios directamente en el archivo.
📮 ClickUp Insight: El 50 % de los participantes en nuestra encuesta afirman que el viernes es su día más productivo. Esto podría ser un fenómeno exclusivo del trabajo moderno. Los viernes suelen haber menos reuniones, lo que, combinado con el contexto acumulado durante la semana laboral, podría significar menos interrupciones y más tiempo para trabajar de forma profunda y concentrada.
¿Quieres mantener la productividad de los viernes durante toda la semana? Adopta prácticas de comunicación asíncrona con ClickUp, la app para todo el trabajo. Graba tu pantalla con ClickUp Clips, obtén transcripciones instantáneas a través de ClickUp Brain o pide al asistente de IA de ClickUp que intervenga y resuma los puntos más destacados de la reunión por ti
¿Y lo mejor? ClickUp no existe en el vacío, sino que se integra con calendarios, herramientas para compartir archivos como Google Drive y otras apps de productividad.
Con las más de 1000 integraciones de ClickUp, Miya sincroniza los horarios y documentos de su equipo sin esfuerzo, lo que garantiza que todas las herramientas funcionen juntas para respaldar la comunicación asincrónica.
Métodos de formación y educación para una implementación fluida
No es realista limitarse a entregar nuevas herramientas a los miembros de su equipo y esperar que las dominen. En su lugar, prepárelos para que sus intentos sean correctos con estos consejos de formación:
- Comparte guías paso a paso, vídeos o preguntas frecuentes adaptadas a los procesos de tu equipo para facilitar el aprendizaje
- Ofrezca sesiones interactivas para familiarizar al equipo con herramientas como ClickUp Docs, Pizarras y Clips, y grábelas para consultarlas en el futuro
- Empareja a los empleados con conocimientos tecnológicos con aquellos que necesitan ayuda adicional para desarrollar habilidades y mejorar la colaboración
- Crea cursos de incorporación asíncronos con herramientas como ClickUp Docs, que incluyen vídeos, cuestionarios y espacio para comentarios
🔗 Lea también: Cómo elegir la cadencia de reuniones adecuada para su equipo
Desafíos de las reuniones asincrónicas y cómo superarlos
Para los equipos que no están acostumbrados al trabajo asíncrono, la falta de respuestas inmediatas y la necesidad de una documentación clara y accesible pueden suponer un obstáculo.
Sin embargo, con las estrategias y herramientas adecuadas, estos retos son totalmente gestionables.
Para ayudarte a empezar, estos son algunos de los retos más comunes de las reuniones asíncronas y algunas soluciones sencillas para que tu trabajo sea más fácil y sin estrés.
1. Gestión del tiempo personal
⚠️ Reto: El trabajo asíncrono depende en gran medida de que cada persona gestione su tiempo de forma eficaz, lo que puede resultar complicado para quienes se desenvuelven mejor con horarios estructurados.
✅ Solución: Fomenta el bloqueo de tiempo, establece plazos claros para los entregables e identifica las horas de máxima productividad para las diferentes tareas. Utiliza la vista Calendario de ClickUp para definir momentos de concentración, visualizar tu agenda de un vistazo y gestionar mejor los plazos.
2. Sobrecarga de notificaciones
⚠️ Reto: sin reuniones en directo, el volumen de mensajes y actualizaciones puede resultar abrumador.
✅ Solución: Utiliza herramientas específicas como ClickUp Chat para consolidar mensajes, silenciar notificaciones durante el trabajo intenso y establecer directrices de comunicación claras. Puedes personalizar en profundidad tus notificaciones en ClickUp Chat, silenciando los avisos intrusivos y que distraen para centrarte solo en lo que importa.
3. Generar confianza con menos interacción en directo
⚠️ Reto: Perder el tono, el lenguaje corporal y los momentos espontáneos puede dificultar la construcción de relaciones.
✅ Solución: Incorpora notas de voz, mensajes de vídeo o rituales sencillos, como compartir lo más destacado del fin de semana o utilizar reacciones con emojis para fomentar la conexión (a internet).
💡 Consejo profesional: Las reuniones por vídeo son ideales para equipos remotos, pero necesitan estructura para evitar que se conviertan en una pérdida de tiempo. A continuación te explicamos cómo utilizar la comunicación por vídeo asíncrona para mejorar el teletrabajo.
4. Redacción de mensajes que requiere mucho tiempo
⚠️ Reto: Escribir mensajes asíncronos claros, concisos y ricos en contexto puede llevar más tiempo que dar explicaciones verbales rápidas.
✅ Solución: Utiliza herramientas como ClickUp Clips para grabar la pantalla, añade hipervínculos para contextualizar y estructura las actualizaciones para minimizar las conversaciones de ida y vuelta.
5. Dependencia de la documentación de autoservicio
⚠️ Reto: Los flujos de trabajo asíncronos dependen de una documentación accesible y detallada, cuya creación puede llevar tiempo.
✅ Solución: Utiliza herramientas como ClickUp Docs para crear un hub de conocimientos centralizado, actualízalo con regularidad y asegúrate de que sea fácil de navegar.
🔗 Lea también: Cómo aprovechar la etiqueta del chat en equipo en el trabajo para una colaboración óptima
Cómo ClickUp se sincroniza perfectamente con tus reuniones asincrónicas
La meta inicial al usar ClickUp era tener una visión general de las tareas de todos desde el punto de vista de un gerente, pero se convirtió en algo mucho más grande. Todos comenzaron a organizar sus tareas con cronogramas y se convirtió en una herramienta de colaboración increíble, más de lo que esperábamos. Pasamos de gestionar empleados a gestionar tareas y supervisarlas sin problemas.
La meta inicial al usar ClickUp era tener una visión general de las tareas de todos desde el punto de vista de un gerente, pero se convirtió en algo mucho más grande. Todos comenzaron a organizar sus tareas con cronogramas y se convirtió en una herramienta de colaboración increíble, más de lo que esperábamos. Pasamos de gestionar empleados a gestionar tareas y supervisarlas sin problemas.
Esa es la belleza de ClickUp: crece con tus necesidades y se sincroniza perfectamente con tus reuniones y flujos de trabajo asincrónicos.
Cuando empiezas a usar ClickUp, este comienza a simplificar tu jornada laboral función por función. Por ejemplo, las tareas de ClickUp asignan responsabilidades con cronogramas, los documentos simplifican la colaboración y el chat consolida las conversaciones para facilitar su consulta.
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