Usar un software de gestión de proyectos para crear una agenda puede resultar abrumador, ¡pero nosotros te ayudamos! Puede parecer innecesario al principio, pero ¿qué otra alternativa hay? ¿Usar lápiz y papel para anotar tus planes? ¡Ya no estamos en 1990!
Hay una razón por la que tantos equipos de alto nivel han recurrido a ClickUp para sus reuniones y agendas. ClickUp cuenta con una amplia gama de funciones que te ayudarán con todo, desde los horarios más sencillos hasta los itinerarios más avanzados para las reuniones de equipo. ¡Empecemos!
Las 12 mejores funciones de ClickUp para planear una reunión
Estas son las mejores funciones para planear una reunión o crear una agenda para esa reunión utilizando ClickUp:
1. Bloc de notes
El primer paso para cualquier cosa es crear un plan, o al menos debería serlo. Muchos de nosotros evitamos crear un plan porque parece un proceso innecesariamente complicado, ¡pero con ClickUp lo hacemos sencillo! El Bloc de notas te permite anotar rápidamente tus ideas a medida que se te ocurren. ¿Qué pasa si estás en el equipo ClickUp de tu trabajo y no quieres que tus compañeros vean tus planes para cenar esta noche? Eso es lo bueno del Bloc de notas: es completamente privado para ti. Además, puedes añadirlo como extensión de Chrome y utilizarlo siempre que navegues por la web. ¡Se conecta con tu cuenta principal de ClickUp! Es un lugar ideal para empezar a crear tu agenda y te permite anotar tus ideas en cuanto se te ocurren.
2. Lista y fechas límite de las tareas
Puedes establecer fechas límite para toda una lista o para una tarea en concreto. Esta es una función necesaria si tienes ciertas tareas que deben realizarse antes de que comience la reunión. ¡Garantiza la responsabilidad y asegúrate de que todos estén al tanto de cuándo deben realizarse las tareas utilizando fechas límite! Una idea es añadir el orden del día de la reunión a la descripción de la tarea, ¡mira a continuación!
3. Descripción de la tarea
Una vez que sepas cuándo va a ser tu reunión y hayas creado algunas ideas básicas, es hora de elaborar un orden del día y pedir a tu equipo que aporte sus opiniones. En ClickUp, incluimos el orden del día en la descripción de la tarea e incluso puedes editarlo como quieras con la edición de texto enriquecido. A continuación, los participantes pueden utilizar los comentarios para aportar sus ideas y añadirlas al orden del día.
4. Comentarios asignados
Una vez que todos hayan añadido sus ideas, puedes utilizar los comentarios para crear acciones o tareas para cada persona con comentarios asignados. El resto de estas funciones son ideales para garantizar la responsabilidad y asegurarse de que todo lo necesario para la reunión esté terminado a tiempo.
5. Extensión de Chrome
Imagina que estás navegando por Internet y te das cuenta de que necesitas crear una tarea a partir de un sitio web que estás viendo para asegurarte de que la revisas durante tu próxima reunión... ¡ClickUp tiene la solución! Nuestra extensión para Chrome te permite crear rápidamente una tarea a partir del sitio web que estás viendo. Incluso puedes establecer una lista predeterminada para añadir fácilmente tareas a la lista de tu reunión.
6. Plantillas de tareas
Nuestras nuevas plantillas de tareas te permiten guardar fácilmente las tareas que utilizas una y otra vez. Esto es perfecto para las reuniones. En ClickUp, comenzamos cada reunión repasando nuestro resumen semanal StandUp, por lo que las plantillas de tareas son perfectas para asegurarnos de que seguimos el mismo proceso general cada vez. Esto también garantiza la coherencia, independientemente de quién esté de turno o dirigiendo. Asegúrate de aprovechar esta potente función cuando planifiques tu próxima reunión.
7. Tareas periódicas
Casi todas las oficinas tienen ciertas tareas que se realizan de forma programada. Las tareas periódicas son excelentes para esto y son una forma estupenda de garantizar que las mismas tareas se realicen según un calendario establecido o se vuelvan a abrir una vez que están cerradas. Nuestras tareas periódicas son extremadamente robustas y permiten una cantidad aparentemente ilimitada de combinaciones. Esta es una función que realmente diferencia a ClickUp de la competencia y le permitirá programar fácilmente las tareas que realiza cada semana.
8. Dependencias
Muchos de nosotros tenemos tareas que no podemos realizar hasta que termine nuestra reunión o se establezca la agenda... ¡aquí es donde entran en juego las dependencias! Te permiten tener tareas en espera o que bloquean otras tareas, por lo que no hay confusión sobre cuándo puedes empezar.
9. Etiquetas
Las etiquetas son una forma excelente de realizar el seguimiento de todas las tareas relacionadas con tu reunión, incluso si se encuentran en diferentes listas. Puedes etiquetar fácilmente todas tus tareas de standup con «standup» y acceder a ellas en todas las listas mediante filtros.
10. Calendario
Puedes ver fácilmente todas tus tareas con sus fechas límite en tu calendario. Como ventaja adicional, tenemos una sincronización bidireccional con Google Calendar, por lo que también podrás ver tus tareas de ClickUp en tu calendario de Google, ya sea en línea o en la aplicación móvil.
11. Listas de control
Puedes utilizar listas de control dentro de las tareas o dentro del Bloc de notas, según tus necesidades. A menudo, en ClickUp, si solo una persona dirige una reunión para el equipo, utilizará una lista de control dentro de su Bloc de notas, ya que es una forma fácil de tomar notas eficientes de la reunión. Las listas de control son «inteligentes», por lo que puedes marcarlas físicamente y anidarlas si dos tareas están relacionadas.
Si la reunión es colaborativa, suele ser una buena idea utilizar una lista de control dentro de una tarea para que cada compañero de trabajo pueda marcar los elementos de (la) lista de control.
12. Utiliza Slack
¿Tu equipo utiliza Slack para comunicarse y eliminar correos electrónicos innecesarios? ¿O tal vez tu equipo remoto está conectado a través de múltiples zonas horarias y Slack es una herramienta vital para actualizar notas y progresos? Entonces ClickUp también puede ayudarte aquí. Si surge una gran idea o tarea en las conversaciones de Slack, puedes convertir automáticamente ese mensaje de Slack en una tarea o comentario. Obtén más información sobre cómo funciona Slack con ClickUp.
Conclusión
La lista se está alargando, ¡y hay una razón para ello! Tenemos un montón de funciones orientadas a crear agendas y planificar reuniones. Todas las funciones son extremadamente personalizables, así que, sean cuales sean tus necesidades, ¡tenemos lo que necesitas!