Algunos días, puede parecer que usted y sus compañeros de trabajo están atrapados en una versión de charadas en el lugar de trabajo. Los compañeros de equipo esquivan sus preguntas con respuestas vagas o le dan respuestas crípticas que le hacen preguntarse si se ha perdido un memorándum o simplemente su estado de ánimo.
¡Bienvenido al mundo de las dificultades de la comunicación pasiva!
De hecho, una encuesta reciente reveló que el 83 % de los estadounidenses reciben correos electrónicos pasivo-agresivos de sus propios compañeros de trabajo.
Es solo una de las muchas características de los estilos de comunicación pasiva que pueden dificultar las conversaciones difíciles y la cohesión del grupo.
¡Pero no temas! Comprender estas señales sutiles y adoptar técnicas de comunicación asertiva puede aclarar las cosas y fomentar un lugar de trabajo más abierto y honesto.
Exploremos cómo manejar la comunicación pasiva en el trabajo y transformar esas interacciones turbias en diálogos claros y eficaces.
⏰ Resumen de 60 segundos
- La comunicación pasiva suele implicar evitar la expresión directa de pensamientos, sentimientos o necesidades, lo que da lugar a malentendidos y frustración
- Las señales clave incluyen respuestas vagas, evasión de conflictos y señales no verbales como falta de contacto visual o disculparse en exceso
- La comunicación pasiva puede crear tensión, reducir la moral del equipo y provocar un rendimiento deficiente. Con el tiempo, daña tanto las relaciones personales como las profesionales
- Para detectar los primeros signos, esté atento a la comunicación poco clara, los acuerdos tácitos y la resistencia a hablar en momentos clave
- Herramientas como ClickUp ayudan a gestionar la comunicación con asignaciones de tareas claras y colaboración en tiempo real, lo que mejora la transparencia y la responsabilidad
¿Qué es la comunicación pasiva?
La comunicación pasiva consiste en evitar la expresión directa de pensamientos, sentimientos o necesidades. Aunque pueda parecer educada o inofensiva, a menudo conduce a malentendidos y expectativas no cumplidas. Estas son sus características clave:
- Renuencia a afirmar las necesidades: Los comunicadores pasivos suelen aceptar las cosas, incluso cuando se sienten incómodos, para parecer agradables. Sin embargo, esto puede llevar a una lista cada vez mayor de necesidades insatisfechas
- Evitar el conflicto a toda costa: en lugar de abordar los problemas de frente, pueden permanecer en silencio o aceptar cosas con las que no se sienten cómodos para «mantener la paz»
- Comunicación poco clara o ambigua: las opiniones o los deseos a menudo se comparten a medias o se omiten, lo que provoca confusión entre compañeros de trabajo o miembros del equipo
¿Le suena familiar? No se preocupe, ¡tiene solución! Reconocer estos hábitos es el primer paso hacia una mejor comunicación.
➡️ Lea también: Cómo evitar la falta de comunicación en el lugar de trabajo
El impacto de la comunicación pasiva
El impacto de la comunicación pasiva en el lugar de trabajo puede ser más perjudicial de lo que cree. Cuando se apodera de él, afecta a todo el equipo, no solo a un compañero.
Guardarse los pensamientos y sentimientos puede causar tensión, confusión y un rendimiento deficiente. Un plan de comunicación claro fomenta un entorno de trabajo positivo y reduce los malentendidos entre todos. Veamos el impacto en detalle:
Impacto personal y profesional
Cuando la comunicación no es clara o directa, los efectos no siempre se aprecian de inmediato. Pero cuanto más tiempo pasa sin que se controle la comunicación pasiva, más daño puede causar.
Imaginemos la siguiente situación: un gestor de proyectos evita dar feedback crucial a su equipo. Al principio, parece bastante inofensivo.
Sin embargo, el desarrollador que trabaja en una función clave no tiene ni idea de si su trabajo se ajusta a las metas del proyecto. Pasan las semanas y, de repente, la función se desvía del camino, lo que provoca retrasos y trabajo adicional. La vacilación del gerente a la hora de expresarse causa frustración en todo el equipo.
Este ciclo de necesidades ignoradas y preocupaciones no expresadas puede convertirse en un entorno tóxico que minará la moral y la productividad del equipo. De hecho, las investigaciones demuestran que una comunicación poco clara puede provocar una caída del 34 % en la satisfacción laboral.
Con el tiempo, esto se acumula, creando conflictos y dañando tanto las relaciones profesionales como las personales. No es precisamente la receta para un intento correcto, ¿verdad?
Efectos negativos en la dinámica de equipo
El verdadero impacto de la comunicación pasiva se manifiesta en la dinámica de los equipos. Cuando una persona se reserva sus opiniones o evita afrontar los problemas de frente, se crea un caldo de cultivo para la falta de comunicación.
Imagine un equipo de diseño de productos en el que un miembro detecta un fallo en el diseño, pero no dice nada para evitar confrontaciones. El problema pasa desapercibido y se convierte en un problema mayor que provoca retrasos y costosas soluciones más adelante.
Aquí es donde las herramientas de comunicación en el lugar de trabajo podrían haber salvado la situación. Cuando los miembros del equipo no tienen claras sus necesidades o preocupaciones, es fácil que todo el grupo se desvíe del camino, lo que provoca una caída de la confianza y la moral.
📮ClickUp Insight: El 37 % de los trabajadores envía notas de seguimiento o actas de reuniones para realizar el seguimiento de los elementos de acción, pero el 36 % sigue confiando en otros métodos fragmentados.
Sin un sistema unificado para capturar decisiones, las ideas clave que necesita pueden quedar enterradas en chats, correos electrónicos, documentos o hojas de cálculo. Con ClickUp, puede convertir instantáneamente las conversaciones en tareas procesables en todas sus tareas, chats y documentos, asegurándose de que nada se pase por alto.
Reconocer la comunicación pasiva en el lugar de trabajo
¿Alguna vez se ha preguntado si se trata de un signo de comunicación pasiva o si su mente le está jugando una mala pasada? Identificar la comunicación pasiva puede no resultar fácil al principio, pero una vez que sabe qué buscar, es más fácil de detectar. Aquí están:
- Señales no verbales: El lenguaje corporal evasivo, como la falta de contacto visual, la postura encorvada o las expresiones faciales tensas, a menudo indican incomodidad y renuencia a hablar
- Respuestas vagas: frases como «Supongo» o «Está bien, creo» evitan posturas claras y dejan a los demás con dudas sobre sus opiniones reales
- Evitar conflictos: Las personas que se comunican de forma pasiva suelen permanecer en silencio durante las discusiones o eludir los desacuerdos, incluso cuando su opinión es crucial
- Excesivas disculpas: El uso constante de «lo siento», como en «Siento molestar», refleja poca confianza en uno mismo y miedo a imponer o a entrar en conflicto
- Tono de voz: Los tonos vacilantes o demasiado suaves sugieren una falta de asertividad, a veces acompañados de comentarios sutiles y pasivo-agresivos como «Claro, lo que tú creas mejor».
👀¿Sabías que...? Alrededor del 30 % de los trabajadores afirman que la falta de comunicación ha afectado a su autoestima y confianza profesional. El 22 % de estos trabajadores han considerado cambiar de trabajo debido a la mala comunicación.
Cómo saber si eres un comunicador pasivo
Pero espere, ¿es usted un comunicador pasivo? Busque estos signos en su propio comportamiento. ¿Acepta cosas incluso cuando no tiene tiempo o energía para evitar decir «no»?
Quizás te quedas callado durante las discusiones, incluso cuando tienes algo valioso que aportar. O tal vez utilizas frases como «creo que» en lugar de expresar tus opiniones de forma directa. Si te sorprendes a ti mismo pidiendo perdón por cosas que no requieren una disculpa, eso también podría ser una señal.
Si estos patrones le suenan familiares, examinemos cómo se comunica. Reconocer estas señales es el primer paso para fomentar conversaciones claras, directas y productivas, al tiempo que se construye la confianza para comunicarse de manera más asertiva en el trabajo.
➡️ Lea también: Las 5 fases del conflicto organizacional
Ejemplos y situaciones comunes de comunicación pasiva
La comunicación eficaz es esencial en cualquier lugar de trabajo: impulsa la colaboración, resuelve conflictos y fortalece las relaciones.
Pero no todo el mundo se comunica abiertamente. Algunas personas adoptan un estilo de comunicación pasivo-agresivo, lo que puede obstaculizar la dinámica del equipo. A continuación se muestran algunos ejemplos y situaciones cotidianas de comunicación pasiva:
- Emma acepta trabajar hasta tarde sin expresar su frustración y evitando la confrontación. Sin embargo, esto provoca resentimiento interno, lo que con el tiempo crea tensión en el equipo
- Tom permanece en silencio en una reunión cuando cree que la idea de un compañero va a fracasar, poniendo en peligro el proyecto y su credibilidad al no decir nada
- Mia tiene una carga de trabajo muy pesada, pero no se lo dice a su jefe, lo que la lleva al agotamiento y a perder oportunidades de obtener compatibilidad
- En una sesión de lluvia de ideas, Kevin tiene una idea innovadora, pero duda en compartirla por temor al juicio de sus compañeros, lo que frena la creatividad y dificulta el progreso del equipo.
Estos ejemplos muestran cómo los diferentes estilos de comunicación en el lugar de trabajo pueden frenar a las personas.
➡️ Lea también: Cómo lidiar con personas tóxicas en el trabajo
Estrategias para superar la comunicación pasiva
Manejar la comunicación pasiva requiere conciencia y acción. Reconocerla, ya sea en uno mismo o en los demás, ayuda a crear una cultura de comunicación más saludable. Aquí hay cuatro estrategias para abordarla de manera eficaz:
Fomenta la asertividad
Para animar a los demás a adoptar un estilo de comunicación asertivo, dé ejemplo siendo claro y respetuoso con su equipo. A muchas personas les resulta intimidante expresar abiertamente sus necesidades sin causar conflictos. Cree vías para el diálogo abierto que permitan abordar esta cuestión.
Esto ayuda a los comunicadores pasivos, especialmente a aquellos que evitan los conflictos, a sentirse más cómodos al expresarse. Esto también beneficia a los compañeros de equipo que padecen un trastorno de ansiedad social.
Al establecer el tono para una comunicación saludable, creas un espacio en el que todos se sienten escuchados y pueden contribuir a las discusiones sin dudar ni temer la confrontación.
Proporcione formación en comunicación
A medida que los equipos remotos se vuelven más frecuentes, aumenta el riesgo de malentendidos, dependiendo principalmente del medio utilizado.
Nuestro reciente estudio revela que el 42 % de los miembros de equipos siguen utilizando el correo electrónico para comunicarse, mientras que el 41 % utiliza la mensajería instantánea. Esta diferencia en las preferencias también puede dar lugar a malentendidos, correos electrónicos que suenan fríos o textos poco profesionales. Ofrecer formación para mejorar las habilidades de comunicación a través de la tecnología y cara a cara puede ayudar a mitigar estos problemas.
Consejo profesional: Aprovecha las herramientas de IA para perfeccionar tus correos electrónicos y mensajes y asegurarte de que sean corteses pero asertivos. Por ejemplo, ClickUp Brain, el asistente de IA integrado en ClickUp, puede ayudarte fácilmente a hacerlo con la indicación adecuada. Aquí tienes un ejemplo.
Establezca expectativas claras
Cuando los roles y las responsabilidades están claramente definidos, es fácil evitar malentendidos y fomentar una comunicación abierta.
Especificar las expectativas desde el principio puede minimizar la confusión en el equipo y reducir la probabilidad de que surjan comportamientos pasivo-agresivos. Las personas que no tienen claros sus roles pueden evitar asumir responsabilidades, pero unas directrices claras mantienen a todos alineados.
El uso de herramientas como la plantilla de documento de planificación RACI de ClickUp ayuda a definir quiénes son los responsables, los encargados, los consultados y los informados de cada tarea dentro del equipo.
Esta plantilla ayuda a garantizar la alineación del equipo con las metas del proyecto, fomenta la responsabilidad e identifica los riesgos potenciales.
La gestión de proyectos ha mejorado sin duda, y poco a poco también estamos implementando el brainstorming en la herramienta. La comunicación entre departamentos y equipos puede mejorarse, y ClickUp nos está ayudando mucho en ese sentido. A nuestro equipo le resulta más fácil hacer preguntas sobre los proyectos y comunicar cuándo se ha completado cada tarea y está lista para la siguiente ronda.
La gestión de proyectos ha mejorado sin duda, y poco a poco también estamos implementando el brainstorming en la herramienta. La comunicación entre departamentos y equipos puede mejorarse, y ClickUp nos está ayudando mucho en ese sentido. A nuestro equipo le resulta más fácil hacer preguntas sobre los proyectos y comunicar cuándo se ha completado cada tarea y está lista para la siguiente ronda.
Promoción de la retroalimentación y el reconocimiento
Promover la retroalimentación y el reconocimiento en el lugar de trabajo puede mejorar la comunicación. La retroalimentación regular ayuda a los miembros del equipo a comprender su progreso y las áreas que deben mejorar, mientras que el reconocimiento aumenta la moral y refuerza los comportamientos positivos.
Cuando un comunicador pasivo se exprese, reconozca sus contribuciones con refuerzos positivos. Frases sencillas como «Gracias por compartirlo, es una idea estupenda» pueden ayudar a generar confianza con el tiempo.
La comunicación pasiva disminuye con una mejor retroalimentación, creando un entorno más abierto y solidario.
Herramientas para soportar la comunicación en Teams
Gestionar la comunicación pasiva en el trabajo puede ser todo un reto. Navegar por dinámicas y personalidades complejas requiere conciencia, una comunicación clara y las herramientas adecuadas. Aunque la tecnología no lo puede solucionar todo, puede ayudar a optimizar la comunicación y gestionar los comentarios de forma eficaz.
Una plataforma potente para ayudar a gestionar estos problemas es ClickUp. La app, aplicación para todo el trabajo está diseñada para mejorar la comunicación en equipo y la gestión de tareas. Tanto si eres una pequeña empresa como un equipo global, ClickUp facilita la gestión de las expectativas con sus versátiles herramientas.
Ayuda a establecer metas claras y a gestionar las expectativas del equipo a través de ClickUp Goals. A continuación, puede desglosar cada meta en tareas y subtareas, asignarlas a miembros específicos del equipo, crear listas de control y mucho más dentro de la tarea para asegurarse de que no haya lugar para la ambigüedad o los malentendidos.
Además, los bucles de retroalimentación están integrados en las tareas de ClickUp, lo que permite a los gerentes y a los miembros del equipo ofrecer comentarios constructivos en tiempo real y garantizar que todos sigan el camino correcto. La función de historial de tareas de ClickUp también garantiza la responsabilidad al realizar un seguimiento de todos los cambios y fomentar la confianza entre los miembros del equipo.
Una forma en que la plataforma lo hace es a través de la función de detección de colaboración de ClickUp, que le permite ver lo que está haciendo su equipo en tiempo real. Todos los comentarios y tareas pueden ser vistos por los miembros de su equipo al instante, lo que reduce la falta de comunicación y promueve la transparencia
Esta función destaca como una de las principales de ClickUp Docs. Garantiza que la colaboración sea totalmente activa y transparente, y mantiene la documentación en un solo lugar.
ClickUp Chat lleva esto al siguiente nivel. Despídete de las apps de chat fragmentadas y lleva tus conversaciones a la plataforma que también alberga tu trabajo.
Elimine cualquier posibilidad de perder actualizaciones importantes, o de preocuparse por si es profesional enviar un texto por correo electrónico o chatear con su equipo, y convierta sus conversaciones en tareas prácticas con un solo clic dentro de una plataforma única e integrada.
También puedes trabajar con la función Asignar comentarios de ClickUp para asignarte tareas a ti mismo o a tu equipo al instante y resolverlas cuando estén terminadas, todo ello dejando un rastro de quién trabajó en qué y cuándo.
ClickUp Views es otra función que favorece la comunicación en equipo. Te permite a ti y a los miembros de tu equipo visualizar los flujos de trabajo de la forma que más sentido tenga para vosotros, con más de 15 opciones entre las que elegir.
Por ejemplo, la función intuitiva de arrastrar y soltar de la vista Tablero puede ayudarte a mantener las tareas organizadas y en su lugar. Otra vista excelente para garantizar una distribución justa de la carga de trabajo es la vista Cronograma de ClickUp. Te ayuda a evaluar tareas individuales, evitar el agotamiento y equilibrar las responsabilidades.
Estas tareas también están perfectamente organizadas en un sistema jerárquico de espacios, carpetas y listas, lo que le ayudará a no perder nunca de vista su progreso y sus prioridades de trabajo
Por último, ClickUp también ofrece una variedad de plantillas listas para usar, incluyendo formularios de comentarios y plantillas de comunicación, para ayudar a que la comunicación entre equipos sea fluida.
Para los equipos que luchan con la comunicación pasiva, la plantilla de plan de comunicación de ClickUp ayuda a fomentar la colaboración proactiva. Esta plantilla facilita la creación de un plan de comunicación integral para proyectos, ya que te ayuda a esbozar e implementar estrategias de mensajería claras.
Con esta plantilla, podrá:
- Mejore la comunicación dentro del equipo y con los socios externos
- Estructure los objetivos, las metas, los cronogramas y las partes interesadas clave de la comunicación
- Garantice una comunicación coherente entre todos los departamentos y equipos
La plantilla agiliza las comunicaciones internas y externas, lo que permite a los equipos rendir cuentas y evitar hábitos de comunicación pasiva.
💡Consejo profesional: Utiliza la plantilla de comunicaciones internas de ClickUp para centralizar las conversaciones, los anuncios y los documentos en un solo lugar.
Mejore la comunicación en equipo e impulse la colaboración con ClickUp
Cuando se trabaja con personas que se comunican de forma pasiva, es fundamental recordar que su comportamiento suele estar motivado por el miedo y no refleja su valor. Aunque no puede cambiar su enfoque, sí puede controlar su respuesta.
Herramientas como ClickUp ayudan a la transparencia y aclaran los roles y responsabilidades sin conflictos. Funciones como el seguimiento de tareas y la colaboración en tiempo real promueven la participación activa, lo que ayuda a reducir el comportamiento pasivo.
Pero no lo olvide: un gerente que fomenta un canal de comunicación abierto puede superar eficazmente los problemas de comunicación pasiva.
¿Listo para dar el primer paso hacia una mejor comunicación? ¡Regístrese hoy mismo en ClickUp de forma gratuita y ponga en marcha la participación de su equipo!