«Nos faltan los datos sobre los patrones de comportamiento de los usuarios necesarios para tomar decisiones publicitarias. Por favor, añádalos antes de enviarlo hoy»
O
«Creo que el informe podría mejorar con datos adicionales sobre otras dimensiones de la empresa. ¿Podría echarle un vistazo más tarde?»
¿Cuál de los dos es mejor? ¡Depende!
La primera frase explica exactamente lo que se espera de usted y por qué, sin dejar lugar a ambigüedades: se trata de un formulario de comunicación directa. La segunda frase, aunque parece imprecisa, abre una conversación y deja espacio para las ideas y la negociación a través de la comunicación indirecta.
Ambos estilos de comunicación tienen su lugar en el lugar de trabajo. En esta entrada del blog, vemos por qué y cómo.
⏰ Resumen de 60 segundos
La comunicación directa se produce cuando su mensaje es claro, directo y sin ambigüedades. Fomenta la claridad, minimiza los malentendidos y mejora la colaboración
La comunicación directa no está limitada por el canal. Puede seguir el estilo directo con:
- Chatear en tiempo real
- Comentarios en documentos o pizarras
- Módulo de tareas en la herramienta de gestión de proyectos
Las mejores situaciones para utilizar la comunicación directa son las siguientes:
- Proporcionar instrucciones
- Documentar procesos y procedimientos
- Dar feedback
- Comunicar actualizaciones estándar
Para obtener más información sobre ejemplos de comunicación directa, técnicas de productividad y consejos para adaptarse a ambos estilos, siga leyendo.
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Comprender la comunicación directa
El estilo de comunicación directa se refiere a un intercambio de información o instrucciones sencillo y sin ambigüedades. El mensaje se transmite de forma clara y explícita, sin recurrir a insinuaciones, significados implícitos o señales no verbales.
Las características clave de la comunicación directa incluyen:
- Claridad: Expresarse con un lenguaje sencillo y conciso, minimizando las lagunas de comunicación en el lugar de trabajo
- Especificidad: Incluye detalles precisos y prácticos para evitar malentendidos
- Transparencia: Comunicación abierta con intenciones y propósitos claramente expresados
- Asertividad: A menudo segura e instructiva
- Responsabilidad: Implica asumir la propiedad de sus palabras y el impacto que estas tienen en el destinatario
En teoría, el estilo directo parece la mejor forma de trabajar. ¿Qué podría salir mal con una comunicación transparente, asertiva y clara? Muchas cosas, en realidad. Por eso, en la práctica, la comunicación indirecta también es extremadamente útil.
Comunicación directa frente a comunicación indirecta
Existen diferentes estilos de comunicación en el lugar de trabajo. La comunicación indirecta, un estilo que prioriza el lenguaje corporal, las señales visuales y los mensajes implícitos, puede ser una herramienta poderosa en situaciones específicas. Se caracteriza por:
- Responsabilidad del receptor: El receptor desempeña un rol activo en la comprensión e interpretación del mensaje deseado
- Comprensión compartida: el contexto y el vocabulario común facilitan la comprensión
- Ambiguidad deliberada: Evite la confrontación o la hostilidad suavizando el golpe
Diferencia entre comunicación directa e indirecta
Resumamos las diferencias.
| Función | Comunicación directa | Comunicación indirecta |
|---|---|---|
| Entrega | Claro, explícito y directo | Sutil, implícito y dependiente del contexto |
| Objetivo | Dar instrucciones claras de manera eficiente | Mantenga la armonía y evite la confrontación |
| Tono | Asertivo y seguro | Cauteloso o sugerente |
| Claridad | Alta; deja poco margen para malinterpretaciones | Bajo a medio; puede ser ambiguo |
| Riesgo | Puede parecer brusco o insensible | Puede dar lugar a malentendidos |
Mejores casos de uso para la comunicación directa e indirecta
No hay un estilo de comunicación correcto o incorrecto, solo el más adecuado para cada situación. Esto significa que hay condiciones y situaciones específicas en las que un estilo puede ser más adecuado que otro.
Las condiciones ideales para utilizar la comunicación directa son:
- Cuando la claridad y la precisión son fundamentales
- Cuando las limitaciones de tiempo exigen eficiencia
- Cuando el destinatario no tiene el contexto completo
- Al abordar problemas que requieren responsabilidad o una respuesta inmediata
Supongamos que está dando instrucciones a un becario sobre un informe importante en el que está trabajando. En este caso, es necesaria la comunicación directa. Podría ser algo así:
«Necesito que crees gráficos y diagramas para la sección de análisis de este informe en Hojas de cálculo de Google. Utiliza los colores de la marca y enlaza los datos de origen en la misma hoja. Envíamelo para su revisión antes de que termine la semana»
Si está hablando con el aparcacoches de un restaurante en el que se encuentra para aparcar el coche, podría decir: «Por favor, apague las luces antes de apagar el motor, porque hay un problema con el apagado automático». Básicamente, en este caso, necesita una comunicación directa porque el aparcacoches no conoce su coche
Las condiciones ideales para utilizar la comunicación indirecta son:
- Situaciones delicadas o propensas a conflictos
- Las relaciones jerárquicas o las normas culturales que priorizan la cortesía
- Pequeños grupos de personas que comparten una historia y un contexto amplio
- Cuando se fomentan relaciones a largo plazo y se evitan posibles ofensas
Decirle a alguien «estás despedido» de manera directa puede quedar bien en televisión, pero no es un estilo de comunicación ideal en el trabajo, dada la naturaleza delicada de la noticia. En tales situaciones, es útil la comunicación indirecta empática.
Brian Chesky, director ejecutivo de Airbnb, anunció así los despidos debido a la pandemia.
«Hoy debo confirmar que vamos a reducir el tamaño de la plantilla de Airbnb... Voy a compartir todos los detalles que pueda sobre cómo he llegado a esta decisión, qué estamos haciendo por los que se van y qué va a pasar a partir de ahora»
«Hoy debo confirmar que vamos a reducir el tamaño de la plantilla de Airbnb... Voy a compartir todos los detalles que pueda sobre cómo he llegado a esta decisión, qué estamos haciendo por los que se van y qué va a pasar a partir de ahora»
Como puede ver, aunque sea indirecto, no se trata de ofuscar ni de eludir responsabilidades. De hecho, es todo lo contrario.
En casos en los que el equipo ha trabajado juntos durante un periodo prolongado y tiene un vocabulario común, la comunicación indirecta también puede funcionar. «Somos BYOD» o «el problema solo está en el EUD» tendría mucho sentido para los miembros del grupo. ¡Lo mismo ocurriría con un meme de The Office! 😀
Entonces, ¿cómo nos comunicamos?
Canales de comunicación directa en el lugar de trabajo
Cualquier entorno en el que trabajes es un excelente canal para la comunicación directa. Puede ser la sala de conferencias de tu oficina o una herramienta colaborativa como ClickUp. Así es como funcionaría.
Interacción cara a cara
Una conversación directa requiere dos personas: un hablante y un receptor. La forma más eficaz de hacerlo es hablando cara a cara. Esto permite:
- Interacción y aclaración en tiempo real, si es necesario
- Retroalimentación instantánea del receptor sobre cómo se está recibiendo el mensaje
- Aceptación o rechazo activo de las instrucciones
Un chat virtual
Cuando no es posible interactuar cara a cara, la mejor alternativa es chatear en línea. Esto es imprescindible para:
- Sincronizada, lo que facilita la conversación
- Compatible con archivos, imágenes, notas, etc.
- Documentado para consultarlo más adelante
ClickUp Chat es una gran herramienta para este propósito. Te permite crear canales a partir de carpetas, eliminando la necesidad de cambiar entre diferentes plataformas. Puedes etiquetar personas, enlazar tareas, incluir notas y responder con emojis.
Mantén toda tu comunicación en contexto dentro de tu herramienta de gestión de proyectos. Crea tareas directamente desde los mensajes, sincronízate rápidamente con tus compañeros de equipo, realiza un seguimiento de las tareas y mucho más.
Por ejemplo, cuando necesite una actualización rápida sobre una tarea, puede enviar un mensaje directo como: «Hola, Chad, ¿puedes compartir el estado de la propuesta del cliente antes del mediodía?». Cuando Chad responda solicitando algunos datos a Jane, podrá etiquetarla y usted podrá crear una tarea y asignársela
Tareas dentro de la gestión de proyectos
La mejor manera de contener toda la información sobre una parte concreta del trabajo es en un solo lugar. Las tareas de ClickUp ofrecen una forma eficaz de hacerlo. Una vez creadas las tareas para todo lo que quieres hacer, puedes:
- Explique la tarea en la sección de descripción
- Añada una lista de control como criterios de aceptación
- Asigne tareas a las personas para mostrar quién es responsable de qué
- Utilice los comentarios anidados para la comunicación en equipo
Comentarios como conversaciones
Ya hemos visto los comentarios anidados en las tareas de ClickUp. Además, también puedes utilizar la función de comentarios en las pizarras, los mapas mentales y los documentos de ClickUp.
Por ejemplo, en una pizarra con un mapa de procesos, puede añadir un comentario sobre un paso que falta. En un archivo de diseño compartido en Clickup, puede añadir comentarios como «Actualiza el diseño para que se ajuste a las últimas directrices de la marca»
Cuando sea necesario, con ClickUp Assign Comments, puedes señalar a una persona específica y etiquetar a las personas asignadas o a todas las personas involucradas en el proyecto.
Veamos algunos ejemplos de cómo se aplicaría esto en estos canales de comunicación.
Ejemplos de comunicación directa
La comunicación directa es perfecta para dar instrucciones específicas, especialmente si el receptor está haciendo algo por primera vez.
Instrucciones: El mejor ejemplo de comunicación directa es una guía paso a paso o un diagrama de flujo. Una guía de estilo de contenido ayudará a los becarios a publicar su trabajo de forma coherente y acorde con la marca.
Políticas y procedimientos: Crea una mini Wikipedia de tus procesos internos utilizando herramientas de comunicación en el lugar de trabajo como ClickUp Docs. Establece lo que es y lo que no es aceptable en tu organización para que todos lo vean.
Para estructurar los anuncios en su organización, pruebe estas plantillas de planes de comunicación.
Comentarios: «Tu último informe estaba bien documentado, pero el formato dificultaba su lectura. Utiliza la plantilla proporcionada para futuros informes a fin de mejorar la legibilidad». Comentarios directos como este comunican claramente el problema y proporcionan pasos prácticos para mejorar.
Colaboración en equipo: No toda la comunicación directa es entre dos personas. Utilícela en debates en grupo, reuniones y actividades de colaboración en equipo en toda su organización.
Por ejemplo, durante una reunión de planificación de sprints, podría decir: «Prioricemos primero las tareas de integración de API y asignemos a John para que se encargue de las dependencias front-end. ¿Podemos fijar el viernes como fecha límite para revisar el progreso?»
Actualizaciones periódicas: A veces se pueden automatizar algunas actividades para que todos los miembros del equipo reciban el mensaje. La barra de herramientas multitarea de ClickUp ayuda a gestionar varias tareas, asignar responsabilidades, establecer plazos y dejar comentarios a la vez.
Ahora que ya sabes cómo es la comunicación directa en el mundo real, veamos por qué es importante.
Mejorar la productividad a través de la comunicación directa
La comunicación directa elimina las ambigüedades. Ayuda al hablante a expresarse con libertad y al receptor a comprender rápidamente. Esto ahorra tiempo y esfuerzo a ambos, lo que finalmente conduce a una mejor colaboración en equipo y a una mayor productividad. A continuación le mostramos cómo puede implementar esto en su lugar de trabajo.
Ponga los datos a disposición de todos: es más fácil enviar y recibir comunicaciones directas si se basan en datos concretos. Utilice los paneles de ClickUp para ello. Por ejemplo, podría decir: «El número de clientes potenciales que hemos generado esta semana es el mismo, pero las conversiones han caído un 40 %. ¿Sabemos qué ha pasado?»
📖 Lectura adicional: Cómo compartir información con los compañeros de equipo
Haga que los miembros del equipo rindan cuentas: Para una mejor rendición de cuentas, establezca metas SMART. A continuación, configúrelas en ClickUp Goals, lo que permitirá a todos acceder a sus objetivos y realizar un seguimiento de su progreso.
Minimice las redundancias: No haga que los empleados se repitan en las reuniones (standup). Utilice ClickUp Brain para generar automáticamente informes (standup) y utilice el tiempo ahorrado para interacciones más significativas.
Consejos para personas con diferentes estilos de comunicación
El estilo de comunicación que utilice depende casi por completo de la situación. Por lo tanto, aquí hay algunas cosas que debe tener en cuenta al adoptar uno.
Si su estilo principal es la comunicación directa
Cuida tu tono: La franqueza está a un paso de la grosería. Por lo tanto, mantén un tono profesional y considerado. Utiliza un lenguaje educado. Incluye «por favor» y «gracias».
Escuchar activamente: Los comunicadores directos suelen centrarse en transmitir su mensaje, pero eso no es suficiente. Practique la escucha activa. Preste mucha atención a lo que dicen los demás sin interrumpirles.
Preste atención a los comentarios: Observe las señales no verbales del receptor de su mensaje, como asentir con la cabeza o decir «sí» o «no». Lea el ambiente y personalice su mensaje en consecuencia.
Adáptese a su público: tenga cuidado con sus pasos, especialmente cuando trate con personas de culturas o contextos en los que la comunicación indirecta es la norma. Asegúrese de que la comunicación directa no resulte ofensiva.
Adopte la comunicación indirecta cuando sea aplicable: La comunicación excesiva en el lugar de trabajo puede ser una técnica útil. Añadir empatía puede mejorar significativamente la calidad de las interacciones.
Por ejemplo, en lugar de decir «Necesitamos que esto esté terminado inmediatamente», pruebe con «Sé que el plazo es ajustado, pero sus esfuerzos son cruciales para cumplirlo»
Este enfoque valida las emociones de los demás sin dejar de ser claro sobre las expectativas.
Si su estilo preferido es la comunicación indirecta
No se ande con rodeos: la comunicación indirecta no consiste en ser deliberadamente ambiguo o eludir responsabilidades. Se trata, de hecho, de hablar con empatía y sutileza. No confunda lo indirecto con lo poco claro.
Por ejemplo, en lugar de expresar su opinión diciendo «Esta sección necesita algo de trabajo», diga «Creo que añadir un caso práctico aquí reforzaría su argumento»
Tenga confianza: La asertividad no es una función de la comunicación indirecta. Las personas que se comunican de forma indirecta dudan a la hora de expresar sus necesidades u opiniones con firmeza. Practique la asertividad cortés. Esto es especialmente importante en la comunicación horizontal y en la gestión ascendente.
Adaptarse a los comunicadores directos: Los comunicadores indirectos a veces perciben la comunicación directa como un ataque o una emboscada. Sin embargo, los equipos de alto rendimiento suelen ser directos.
Comprenda que la otra forma (directa) no es necesariamente la incorrecta. Evite depender de insinuaciones o señales sutiles cuando trabaje con personas que se comunican de forma directa. Tómelas al pie de la letra y hable en términos directos y explícitos.
Comunicación eficaz (directa o indirecta) con ClickUp
En el mundo del trabajo intelectual, la comunicación interpersonal es la base de cualquier intento correcto. Requisitos, informes, aclaraciones, ideas, comentarios, procesos, actualizaciones... Cada día es una sucesión de innumerables comunicaciones directas e indirectas.
Una herramienta integral de gestión de proyectos y colaboración como ClickUp no solo lo permite, sino que lo mejora. Los documentos y tareas de ClickUp ayudan a comunicar las cosas antes de que comience el trabajo.
Los comentarios y el chat de ClickUp permiten intercambiar ideas durante el proyecto. El panel de ClickUp es ideal para revisiones y retrospectivas. Con el tiempo, ClickUp se convierte en tu única fuente de conocimiento organizativo, lo que aumenta el valor para todos los que entran en los sistemas.
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