«Nos faltan los datos sobre los patrones de comportamiento de los usuarios necesarios para tomar decisiones publicitarias. Por favor, añádalos antes de enviarlo hoy».
O
«Creo que el informe podría beneficiarse de datos adicionales sobre las diferentes dimensiones de la empresa. ¿Podrías echarle un vistazo más tarde?».
¿Cuál de las dos es mejor? ¡Bueno, eso depende!
La primera frase explica exactamente lo que se espera de usted y por qué, sin dejar lugar a ambigüedades: esta es una forma de comunicación directa. La segunda frase, aunque parece imprecisa, abre una conversación y deja espacio para las ideas y la negociación a través de la comunicación indirecta.
Ambos estilos de comunicación tienen su lugar en el lugar de trabajo. En esta entrada del blog, vemos por qué y cómo.
⏰ Resumen de 60 segundos
La comunicación directa se produce cuando su mensaje es claro, directo y sin ambigüedades. Fomenta la claridad, minimiza los malentendidos y mejora la colaboración.
La comunicación directa no tiene límite en el canal. Puede seguir el estilo directo con:
- Chatear en tiempo real
- Comentarios en documentos o pizarras
- Módulo de tareas en la herramienta de gestión de proyectos.
Las mejores situaciones para utilizar la comunicación directa son las siguientes:
- Proporcionar instrucciones
- Documentar procesos y procedimientos.
- Dar retroalimentación
- Comunicar las actualizaciones estándar
Para obtener más información sobre ejemplos de comunicación directa, técnicas de productividad y consejos para adaptarse a ambos estilos, sigue leyendo.
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Comprender la comunicación directa
El estilo de comunicación directa se refiere a un intercambio de información o instrucciones sencillo y sin ambigüedades. El mensaje se transmite de forma clara y explícita, sin recurrir a insinuaciones, significados implícitos o señales no verbales.
Las características clave de la comunicación directa incluyen:
- Claridad: Exprésese con un lenguaje sencillo y conciso, minimizando las brechas de comunicación en el lugar de trabajo.
- Especificidad: incluye detalles precisos y prácticos para evitar malentendidos.
- Transparencia: comunicación abierta con intenciones y propósitos claramente expresados.
- Asertividad: A menudo seguro e instructivo.
- Responsabilidad: Implica asumir la propiedad de tus palabras y el impacto que tienen en el destinatario.
En teoría, el estilo directo parece la mejor forma de trabajar. ¿Qué podría salir mal con una comunicación transparente, asertiva y clara? Muchas cosas, en realidad. Por eso, en la práctica, la comunicación indirecta también es extremadamente útil.
Comunicación directa frente a comunicación indirecta
Existen diferentes estilos de comunicación en el lugar de trabajo. La comunicación indirecta, un estilo que da prioridad al lenguaje corporal, las señales visuales y los mensajes implícitos, puede ser una herramienta poderosa en situaciones específicas. Se caracteriza por:
- Responsabilidad del receptor: el receptor desempeña un rol activo en la comprensión e interpretación del mensaje deseado.
- Comprensión compartida: el contexto y el vocabulario común facilitan la comprensión.
- Ambigüedad deliberada: evite la confrontación o la hostilidad suavizando el golpe.
Diferencia entre comunicación directa e indirecta.
Resumamos las diferencias.
| Función | Comunicación directa | Comunicación indirecta |
|---|---|---|
| Entrega | Claro, explícito y directo. | Sutil, implícito y dependiente del contexto. |
| Objetivo | Da instrucciones claras de manera eficiente. | Mantenga la armonía y evite las confrontaciones. |
| Tono | Asertivo y seguro | Cauteloso o sugerente |
| Claridad | Alta; deja poco margen para malinterpretaciones. | Bajo a medio; puede ser ambiguo. |
| Riesgo | Puede parecer brusco o insensible. | Puede dar lugar a malentendidos. |
Mejores casos de uso para la comunicación directa e indirecta.
No hay un estilo de comunicación correcto o incorrecto, solo el más adecuado para cada situación. Esto significa que hay condiciones y situaciones específicas en las que un estilo puede ser más adecuado que otro.
Las condiciones ideales para utilizar la comunicación directa son:
- Cuando la claridad y la precisión son fundamentales
- Cuando las limitaciones de tiempo exigen eficiencia
- Cuando el destinatario no conoce el contexto completo
- Al abordar problemas que requieren responsabilidad o retroalimentación inmediata
Supongamos que estás dando instrucciones a un becario sobre un informe importante en el que está trabajando. En este caso, la comunicación directa es necesaria. Podría ser algo así:
«Necesito que crees gráficos y tablas para la sección de análisis de este informe en las Hojas de cálculo de Google. Utiliza los colores de la marca y enlaza los datos de origen en la misma hoja. Envíamelo para que lo revise antes de que termine esta semana».
Si estás hablando con el aparcacoches de un restaurante sobre el estacionamiento del coche, podrías decir: «Por favor, apague las luces antes de apagar el motor, porque hay un problema con el apagado automático». Básicamente, en este caso, necesitas una comunicación directa porque el aparcacoches no conoce tu coche.
Las condiciones ideales para utilizar la comunicación indirecta son:
- Situaciones delicadas o propensas a conflictos
- Relaciones jerárquicas o normas culturales que priorizan la cortesía.
- Pequeños grupos de personas que comparten una historia y un contexto común.
- A la hora de fomentar relaciones a largo plazo y evitar posibles ofensas.
Decirle a alguien «estás despedido» de manera directa puede quedar bien en televisión, pero no es un estilo de comunicación ideal en el trabajo, dada la naturaleza delicada de la noticia. En tales situaciones, la comunicación indirecta empática resulta útil.
Brian Chesky, director ejecutivo de Airbnb, anunció así los despidos debido a la pandemia.
«Hoy debo confirmar que vamos a reducir el tamaño de la plantilla de Airbnb... Voy a compartir todos los detalles que pueda sobre cómo he llegado a esta decisión, qué estamos haciendo por los que se van y qué va a pasar a continuación».
«Hoy debo confirmar que vamos a reducir el tamaño de la plantilla de Airbnb... Voy a compartir todos los detalles que pueda sobre cómo he llegado a esta decisión, qué estamos haciendo por los que se van y qué va a pasar a continuación».
Como puede ver, aunque sea indirecto, esto no es ofuscación ni elusión de responsabilidades. De hecho, es todo lo contrario.
En los casos en los que el equipo ha trabajado juntos durante un periodo prolongado y tiene un vocabulario común, la comunicación indirecta también puede funcionar. «Somos BYOD» o «el problema solo está en el EUD» tendría mucho sentido para los miembros del grupo. ¡Lo mismo ocurriría con un meme de The Office! 😀
Entonces, ¿cómo nos comunicamos?
Canales de comunicación directa en el lugar de trabajo
Cualquier entorno en el que trabajes es un canal excelente para la comunicación directa. Puede ser la sala de reuniones de tu oficina o una herramienta colaborativa como ClickUp. Así es como funcionaría.
Interacción cara a cara
Una conversación directa requiere dos personas: un hablante y un receptor. La forma más eficaz de hacerlo es hablando cara a cara. Esto permite:
- Interacción y aclaración en tiempo real, si es necesario.
- Retroalimentación instantánea del receptor sobre cómo se está recibiendo el mensaje.
- Aceptación o rechazo activo de la instrucción.
Un chat virtual
Cuando no es posible interactuar cara a cara, la mejor alternativa es chatear en línea. Esto es inevitable:
- Sincrónico, lo que facilita la conversación.
- Con el apoyo de archivos, imágenes, notas, etc.
- Documentar para consultar más adelante.
ClickUp Chat es una herramienta excelente para este fin. Te permite crear canales a partir de carpetas, lo que elimina la necesidad de cambiar entre diferentes plataformas. Puedes etiquetar a personas, vincular tareas, incluir notas y responder con emojis.
Mantenga toda su comunicación en contexto dentro de su herramienta de gestión de proyectos. Cree tareas directamente desde los mensajes, sincronícese rápidamente con sus compañeros de equipo, realice un seguimiento de las tareas y mucho más.
Por ejemplo, cuando necesites una actualización rápida sobre una tarea, puedes enviar un mensaje directo como: «Hola, Chad, ¿puedes compartir el estado de la propuesta del cliente antes del mediodía?». Cuando Chad responda pidiendo algunos datos a Jane, Chad puede etiquetarla y tú puedes crear una tarea y asignársela.
Tareas dentro de la gestión de proyectos
La mejor manera de contener toda la información sobre una parte concreta del trabajo es en un solo lugar. Las tareas de ClickUp ofrecen una forma eficaz de hacerlo. Una vez creadas las tareas para todo lo que quieres hacer, puedes:
- Explique la tarea en la sección de descripción.
- Añada una lista de control como criterio de aceptación.
- Asigna tareas a las personas para mostrar quién es responsable de qué.
- Utilice los comentarios anidados para la comunicación en el equipo.
Comentarios como conversaciones
Ya hemos visto los comentarios anidados en las tareas de ClickUp. Además, también puede utilizar la función de comentarios en ClickUp Pizarras, mapas mentales y documentos.
Por ejemplo, en una pizarra con un mapa de procesos, puede añadir un comentario sobre un paso que falta. En un archivo de diseño compartido en ClickUp, puede añadir comentarios como «Actualice el diseño para que se ajuste a las últimas directrices de la marca».
Cuando sea necesario, con ClickUp Assign Comments, puede identificar a una persona específica y etiquetar a las personas asignadas o a todas las personas involucradas en el proyecto.
Veamos algunos ejemplos de cómo se aplicaría esto en estos canales de comunicación.
Ejemplos de comunicación directa
La comunicación directa es perfecta para dar instrucciones específicas, especialmente si el receptor está haciendo algo por primera vez.
Instrucciones: El mejor ejemplo de comunicación directa es una guía paso a paso o un diagrama de flujo. Una guía de estilo de contenido ayudará a un becario a publicar su trabajo de forma coherente y acorde con la marca.
Políticas y procedimientos: Crea una mini Wikipedia de tus procesos internos utilizando herramientas de comunicación en el lugar de trabajo como ClickUp Docs. Indica lo que es y lo que no es aceptable en tu organización para que todos lo vean.
Para estructurar los anuncios en su organización, pruebe estas plantillas de planes de comunicación.
Comentario: «Tu último informe estaba bien documentado, pero el formato dificultaba su lectura. Utiliza la plantilla proporcionada para futuros informes con el fin de mejorar la legibilidad». Comentarios directos como este comunican claramente el problema y proporcionan pasos prácticos para mejorar.
Colaboración en equipo: No toda la comunicación directa se da entre dos personas. Úsela en debates grupales, reuniones y actividades de colaboración en equipo en toda su organización.
Por ejemplo, durante una reunión de planificación de sprints, podría decir: «Prioricemos primero las tareas de integración de la API y asignemos a John la gestión de las dependencias front-end. ¿Podemos fijar el viernes como fecha límite para revisar el progreso?».
Actualizaciones periódicas: a veces se pueden automatizar algunas actividades para que todos los miembros del equipo reciban el mensaje. La barra de herramientas multitarea de ClickUp ayuda a gestionar múltiples tareas, asignar responsabilidades, establecer plazos y dejar comentarios a la vez.
Ahora que ya entiende cómo es la comunicación directa en el mundo real, veamos por qué es importante.
Mejorar la productividad mediante la comunicación directa
La comunicación directa elimina lo superfluo. Ayuda al hablante a expresarse con libertad y al receptor a comprender rápidamente. Esto ahorra tiempo y esfuerzo a ambos, lo que finalmente conduce a una mejor colaboración en equipo y a una mayor productividad. A continuación le indicamos cómo puede implementar esto en su lugar de trabajo.
Ponga los datos a disposición: es más fácil enviar y recibir conversaciones directas si se basan en datos concretos. Utilice los paneles de ClickUp para ello. Por ejemplo, podría decir: «El número de clientes potenciales que hemos generado esta semana es el mismo, pero las conversiones han caído un 40 %. ¿Sabemos qué ha pasado?».
📖 Lectura adicional: Cómo realizar el uso compartido de la información con los compañeros de equipo.
Haz que los miembros del equipo se responsabilicen: para una mayor responsabilidad, establece metas SMART. A continuación, configúralas en ClickUp Goals, lo que permitirá a todos acceder a sus metas y realizar el seguimiento del progreso.
Minimice las redundancias: no haga que los empleados se repitan en las reuniones diarias. Utilice ClickUp Brain para generar automáticamente informes de las reuniones y aproveche el tiempo ahorrado para interacciones más significativas.
Consejos para personas con diferentes estilos de comunicación
El estilo de comunicación que utilices dependerá casi por completo de la situación. Por lo tanto, aquí tienes algunas cosas que debes tener en cuenta a la hora de adoptar uno.
Si su estilo principal es la comunicación directa
Cuida tu tono: la comunicación directa está a un paso de convertirse en descortesía. Por lo tanto, mantén un tono profesional y considerado. Utiliza un lenguaje educado. Incluye «por favor» y «gracias».
Escucha activamente: los comunicadores directos suelen centrarse en transmitir su mensaje, pero eso no es suficiente. Practica la escucha activa. Presta mucha atención a lo que dicen los demás sin interrumpir.
Presta atención a los comentarios: observa las señales no verbales del receptor de tu mensaje, como asentir con la cabeza o hablar. Lee el ambiente y personaliza tu mensaje en consecuencia.
Adáptese a su público: tome precauciones, especialmente cuando trate con personas de culturas o contextos en los que la comunicación indirecta es la norma. Asegúrese de que la comunicación directa no resulte ofensiva.
Adopte la comunicación indirecta cuando sea aplicable: la comunicación excesiva en el lugar de trabajo puede ser una técnica útil. Añadir empatía puede mejorar significativamente la calidad de las interacciones.
Por ejemplo, en lugar de decir «Necesitamos que esto esté terminado inmediatamente», prueba con «Sé que el plazo es ajustado, pero tu esfuerzo es crucial para cumplirlo».
Este enfoque valida las emociones de los demás sin dejar de ser claro en cuanto a las expectativas.
Si su estilo preferido es la comunicación indirecta
No se ande con rodeos: la comunicación indirecta no consiste en ser deliberadamente ambiguo o eludir responsabilidades. De hecho, se trata de hablar con empatía y sutileza. No confunda lo indirecto con lo poco claro.
Por ejemplo, en lugar de formular su comentario como «Esta sección podría necesitar algunos retoques», diga «Creo que añadir un caso práctico aquí reforzaría su argumento».
Ten confianza en ti mismo: la asertividad no es una función de la comunicación indirecta. Las personas que se comunican de forma indirecta dudan a la hora de expresar sus necesidades u opiniones con firmeza. Practica la asertividad cortés. Esto es especialmente importante en la comunicación horizontal y en la gestión ascendente.
Adáptese a los comunicadores directos: los comunicadores indirectos a veces perciben la comunicación directa como un ataque o una emboscada. Sin embargo, los equipos de alto rendimiento suelen ser directos.
Comprenda que la otra forma (directa) no es necesariamente la forma incorrecta. Evite depender de insinuaciones o señales sutiles cuando trabaje con personas que se comunican de forma directa. Tómelas al pie de la letra y hable en términos directos y explícitos.
Comunicación eficaz (directa o de otro tipo) con ClickUp
En el mundo del trabajo intelectual, la comunicación interpersonal es la base del éxito. Requisitos, resúmenes, aclaraciones, ideas, comentarios, procesos, actualizaciones... Cada día es una sucesión de innumerables comunicaciones directas e indirectas.
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Los comentarios y el chat de ClickUp permiten el intercambio de ideas durante el proyecto. El panel de ClickUp es ideal para revisiones y retrospectivas. Con el tiempo, ClickUp se convierte en su única fuente de conocimiento organizativo, lo que aumenta el valor para todos los que entran en los sistemas.
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