Empresas de todo el mundo confían en macOS por su velocidad.
Dicho esto, encontrar archivos en un Mac no siempre es tan sencillo como parece.
Los archivos perdidos y el desplazamiento interminable pueden interrumpir su flujo de trabajo y acabar con su impulso.
Este artículo explora cómo localizar archivos en un Mac de forma eficaz y ofrece consejos esenciales para la gestión de archivos.
⏰ Resumen de 60 segundos
- macOS, aunque conocido por su velocidad, puede dificultar la búsqueda de archivos, lo que afecta a la productividad
- Los métodos para localizar archivos en un Mac incluyen el uso del Finder, la búsqueda con Spotlight, las etiquetas, los archivos recientes, las carpetas inteligentes y el Terminal para realizar búsquedas
- Los consejos para una gestión eficiente de los archivos, como convenciones de nomenclatura coherentes, copias de seguridad periódicas, etiquetado, limitación de duplicados, permisos de usuario y archivado, son fundamentales para optimizar los flujos de trabajo
- la gestión de archivos de macOS tiene limitaciones, entre las que se incluyen una personalización restrictiva, una biblioteca de integración deficiente, un control de permisos limitado, una indexación de búsqueda básica y una curva de aprendizaje más pronunciada
- ClickUp ofrece una alternativa sólida con funciones como ClickUp Hierarchy para la organización del entorno de trabajo y ClickUp Brain para obtener información y resúmenes basados en IA
- La búsqueda conectada de ClickUp permite recuperar archivos de forma exhaustiva en toda la plataforma, las apps conectadas y las unidades locales, lo que mejora la productividad y la colaboración
Cómo buscar archivos en Mac
¿Ya tienes tu Mac encendido y listo para buscar ese archivo de ventas o esa hoja de cálculo que no encuentras? Aquí tienes siete formas de hacerlo (y algunos consejos para organizar tus archivos).
1. Uso del Finder
Empecemos con el Finder, el gestor de archivos de macOS. Para utilizarlo, solo hay que seguir estos sencillos pasos:
- Haz clic en el icono del Finder en el Dock (el icono azul y blanco con una cara sonriente)
- Vaya a la barra de búsqueda en la esquina superior derecha y escriba los términos de búsqueda
Aunque solo conozcas el formato del archivo, una parte del nombre o su contenido, también funciona.
- Haga clic en el + debajo de la barra de búsqueda
Esto le permitirá filtrar los resultados de la búsqueda por tipo de archivo, archivos editados recientemente, nombres de archivo exactos y más de un centenar de reglas personalizadas.
💡 Consejo profesional: Si sabes dónde buscar, Finder te permite buscar en todo el Mac, en la carpeta actual o en redes específicas. Además, hay una barra lateral para acceder rápidamente a carpetas predeterminadas/as, como Documentos, Escritorio y Descargas.
2. Preguntar a la búsqueda de Spotlight
Otra función destacada de los dispositivos Mac es la búsqueda con Spotlight. Esta función integrada recupera cualquier cosa, desde archivos hasta resultados de búsquedas en línea. A continuación te explicamos cómo funciona:
- Presiona Comando (⌘) + Barra espaciadora para abrir Spotlight
- Escribe el nombre del archivo, el tipo de archivo o una palabra clave en la barra de búsqueda que acaba de aparecer
- Explora los resultados, que muestran todo, desde correos electrónicos relacionados hasta archivos (e incluso enlaces web y definiciones)
💡 Consejo profesional: Algunos usuarios consideran que la búsqueda con Spotlight no es fiable y pueden buscar alternativas. Echa un vistazo a las cuatro alternativas y competidores de Spotlight para encontrar una opción más rápida y fiable.
🔍 ¿Sabías que Spotlight puede encontrar incluso datos de contacto, abrir apps y realizar cálculos? Es una herramienta muy útil.
3. Organizar y ordenar con etiquetas
Los dispositivos Mac también te permiten asignar etiquetas a cada documento. Se trata de rótulos codificados por colores que facilitan la localización de los archivos.
Las etiquetas no solo facilitan la búsqueda, sino que también mantienen los archivos organizados. Así es como se hace:
- Haga clic con el botón derecho en un archivo o carpeta y seleccione Etiquetas
- Elige un color para las etiquetas o crea etiquetas personalizadas y pulsa Retorno
En este caso, hemos etiquetado el archivo como parte de «Reseñas críticas».
- Para encontrar archivos con una etiqueta específica, escribe su nombre en la barra de búsqueda del Finder y selecciona la etiqueta
✨ Consejo adicional: Añade varias etiquetas a los archivos para clasificarlos mejor. De este modo, evitarás solapamientos a la hora de decidir la finalidad de los documentos y aumentarás la precisión de tus búsquedas.
➡️ Más información: ¿Cómo ser más organizado en el trabajo?
4. Recuperar archivos a través de Recientes
Para volver al informe en el que estabas trabajando, Mac tiene un espacio dedicado para acceder a cualquier archivo editado recientemente. Accede a ellos en estos dos pasos:
- Abre Finder y selecciona Recientes en la barra lateral
- Desplázate por la lista de archivos ordenados por actividad reciente
Acceder a los archivos a través de la carpeta «Recientes» es rápido y se actualiza en tiempo real. Dicho esto, los archivos eliminados recientemente no aparecerán aquí.
5. Uso de carpetas inteligentes
Oculta en la app Finder de Mac se encuentra la versátil función Carpetas inteligentes.
Esta herramienta dinámica organiza automáticamente los archivos según criterios predefinidos. Todos los archivos que cree y que cumplan estos criterios aparecerán instantáneamente aquí. Así es como se utiliza:
- En la ventana Finder, ve a la esquina superior izquierda, haz clic en la barra de menú Archivo y selecciona Nueva carpeta inteligente
- Ahora añade los criterios de búsqueda (como tipo de archivo, nombre o fecha de creación) en la barra de búsqueda y haz clic en Guardar
- Asigne un nombre a la carpeta inteligente, elija su ubicación y guárdela
- Cuando vayas a la ubicación, así es como se verá tu carpeta inteligente
➡️ Más información: 12 formas de organizar archivos y carpetas en un Mac
6. Uso de Terminal para búsquedas avanzadas
Para los equipos más expertos en tecnología, Mac también permite acceder a los archivos a través de Terminal, su app de interfaz de código. Buscar Terminal en la búsqueda de Spotlight es un atajo rápido para acceder a ella.
Estas son algunas de las cosas que Terminal hace en relación con la gestión de archivos:
- Cd: Cambia el directorio actual en el que estás trabajando
- Abrir: abre un archivo o carpeta directamente desde la app Terminal
- Ls: Lista todos los archivos y contenidos de un directorio
- Buscar: Encuentra el archivo o la carpeta que estás buscando
Recuerda añadir la ruta correcta del archivo (ubicación) en cada sintaxis. También puedes arrastrar y soltar archivos o carpetas en la app, aplicación, terminal.
Bonus n.º 1: Ocultar un archivo en Mac
Una gestión eficaz de los archivos consiste en presentar los archivos relevantes. Algunos archivos son confidenciales y es mejor mantenerlos fuera del alcance de otras personas en lugar de eliminarlos. A continuación te explicamos cómo ocultar archivos con la app Terminal:
- Abre la app Terminal y escribe: «chflags hidden»
- Añade un espacio y, a continuación, arrastra y suelta el archivo que deseas ocultar en la ventana de Terminal
- Pulsa Retorno y el archivo desaparecerá de la vista
Bonificación n.º 2: Localización de archivos ocultos en Mac
Si necesitas verlos (para que no se conviertan en archivos perdidos), sigue estos pasos:
- Abre el Finder y navega hasta la carpeta donde se almacenan los archivos ocultos
- Pulsa Comando (⌘) + Mayús +. (Punto) para mostrar los archivos ocultos
- Los archivos ocultos aparecerán ligeramente atenuados. Repite el atajo para volver a ocultarlos
Bonus n.º 3: Cómo mostrar los archivos ocultos en Mac
Por último, si necesita volver a verlos:
- Abre el Finder y muestra los archivos ocultos (pulsa Comando (⌘) + Mayús + . (Punto))
- Abre la app Terminal y escribe: chflags nohidden
- Añade un espacio y, a continuación, arrastra y suelta el archivo que aparece en gris en la ventana de Terminal
- Pulsa Retorno y tu archivo volverá a aparecer en la carpeta
💡 Consejo profesional: ¿Quieres mejorar tu productividad? Echa un vistazo a los trucos esenciales para MacBook y optimiza tu productividad con consejos y trucos que mejorarán tu experiencia de navegación.
Limitaciones del uso de un Mac para la gestión de archivos
Aunque nuestros pasos facilitan la gestión y organización de archivos en macOS, existen algunos inconvenientes. Si estás pensando en adquirir un Mac como tu compañero de confianza para gestionar archivos, aquí tienes cinco limitaciones que quizá debas tener en cuenta:
- Personalización restrictiva: ofrece opciones mínimas para personalizar la apariencia y la funcionalidad. No es posible adaptar la interfaz a las preferencias individuales, lo que limita la flexibilidad. La gestión de archivos se vuelve más difícil de adaptar a flujos de trabajo complejos
- Biblioteca de integraciones deficiente: incluye un intervalo más reducido de apps de productividad de terceros que otras plataformas. Las funciones avanzadas integradas, como la integración de la gestión de tareas o la automatización, son limitadas o no están disponibles
- Carece de control granular de permisos: compartir el acceso a archivos y carpetas en Mac no es sencillo debido a su ecosistema relativamente cerrado. Sin permisos diversos, la colaboración necesita apps y herramientas externas
- Índice de búsqueda limitado: los resultados del Finder vienen con un índice básico, lo que requiere unos cuantos clics más para llegar a la ubicación exacta. Spotlight carece de opciones de filtrado avanzadas, lo que dificulta la navegación
- Curva de aprendizaje más pronunciada: Cambiar a Mac implica renovar todo el sistema operativo, lo que puede llevar mucho tiempo. Adaptarse a funciones como Finder, Spotlight y Terminal lleva tiempo a los usuarios nuevos en el ecosistema de Apple
Gestión de archivos con ClickUp
Mac ofrece una interfaz elegante, pero sus funciones y opciones de personalización carecen de profundidad.
Aquí es donde necesita una herramienta potente para dar un paso adelante y potenciar su Mac.
Cuando se trata de trabajar, ClickUp es una herramienta excelente y versátil. ¡Empecemos con su función de búsqueda de 360 grados!
La búsqueda conectada de ClickUp es otra herramienta que transforma la forma en que tu equipo busca y gestiona la información. Reunida en una sola barra de búsqueda, escanea tareas, metas, apps de terceros conectadas y archivos almacenados en ClickUp.
Extraer datos de todos los rincones de su entorno de trabajo significa que ya no habrá archivos perdidos ni búsquedas manuales.
También ofrece filtrado inteligente para refinar los resultados por palabras clave, tipos de archivo o miembros del equipo. En resumen, Connected Search no solo ahorra tiempo y aumenta la productividad, sino que hace que todo sea más fácil.
Ahora, veamos el aspecto de la documentación
Ya sea para crear o almacenar información, ClickUp Docs la mantiene atractiva, rica y completa. La interfaz sencilla y el formato Markdown enriquecido de esta herramienta te ayudan a redactar y organizar contenidos en cuestión de segundos. Además, Docs te permite crear tareas a partir de cualquier elemento del espacio.
También cuenta con potentes opciones de uso compartido de archivos, etiquetado instantáneo y comentarios para una colaboración perfecta. ¿Ese documento contiene información crucial? Haga clic en la opción «Marcar como wiki» y añádalo al instante a su base de conocimientos.
➡️ Más información: Plantillas gratuitas de base de conocimientos en Word y ClickUp
ClickUp es también una excelente solución de organización de archivos para quienes necesitan una navegación mínima y una panorámica máxima.
La jerarquía de ClickUp es una función integrada diseñada para estructurar y organizar tus archivos y tu flujo de trabajo. Divide la información en espacios, carpetas, listas, tareas y subtareas.
Sus proyectos ganan en fluidez y trazabilidad al pasar de categorías amplias (espacios) a categorías más detalladas (carpetas y listas).
Esta segregación también ayuda a evitar la sobrecarga de información al ejecutar cada tarea y subtarea. Cada espacio y carpeta tiene múltiples vistas personalizadas, como gráficos de Gantt, calendarios e incluso tableros Kanban.
ClickUp también cuenta con una herramienta de IA para ajustar la gestión de archivos, maximizar la información y reducir el esfuerzo manual.
La función AI Knowledge Manager de ClickUp Brain combina información con una gestión de datos excelente. Genera resúmenes instantáneos, proporciona actualizaciones de proyectos e incluso redacta correos electrónicos e informes, por nombrar solo algunas de sus funciones.
Esta herramienta de IA crea tareas y contenido desde cualquier lugar de la plataforma, incluyendo ventanas de chat, comentarios y documentos. Además, recupera sin esfuerzo los enlaces y archivos originales en cada respuesta. De este modo, ClickUp Brain elimina la molestia de las tediosas búsquedas de archivos y el desplazamiento interminable para encontrar información clave.
Cuando se busca la información adecuada, la IA no es la única herramienta que utiliza ClickUp para mejorar la gestión y la recuperación de archivos. He aquí por qué ClickUp es tan apreciado para gestionar archivos y tareas:
ClickUp es una fantástica herramienta para organizar tareas y prioridades, colaborar en equipo y gestionar datos. La flexibilidad de los espacios y las listas la hace adaptable a casi cualquier sector.
ClickUp es una herramienta fantástica para organizar tareas y prioridades, colaborar en equipo y gestionar datos. La flexibilidad de los espacios y las listas lo hace adaptable a casi cualquier sector.
Consejos para una gestión eficiente de los archivos
¿Quieres asegurarte de que todas estas herramientas y pasos den los mejores resultados? Aquí tienes seis consejos clave para una gestión eficiente de los archivos:
- Crea una convención de nomenclatura coherente: Utiliza nombres de archivo claros, descriptivos y estandarizados para facilitar la búsqueda y clasificación a todos los usuarios
- Configure copias de seguridad periódicas: Utilice el almacenamiento en la nube o unidades externas para realizar copias de seguridad de los archivos con regularidad. No permita que los fallos y los bloqueos del sistema provoquen la pérdida permanente de datos
- Utilice etiquetas o rótulos: Aplique etiquetas o rótulos para clasificar los archivos en diferentes proyectos. Priorizar la fácil identificación de los archivos agiliza la recuperación de datos y también ayuda a encontrar archivos perdidos
- Limite la duplicación: Evite guardar varias copias del mismo archivo. El uso del control de versiones, herramientas de edición en tiempo real como ClickUp y herramientas como las integraciones de Dropbox ayudan a proporcionar la información más actualizada en todas las fases
- Establecer permisos de usuario: Asigne los niveles de acceso adecuados para documentos y carpetas. Esto mantiene la seguridad de los archivos, evita ediciones no autorizadas y elimina la sobrecarga de información
- Revisa y archiva con regularidad: Revisa periódicamente los archivos para eliminar los innecesarios y archiva los más antiguos para ordenar las carpetas activas. Incorporar esta práctica estándar ayuda a mantener la información clara y relevante
Además, documente y estandarice todas estas prácticas. Un sistema de archivos de referencia ayuda a los nuevos usuarios a adaptarse más rápidamente a una gestión eficaz de los archivos.
💡 Consejo profesional: Organizar y ordenar tu espacio digital facilita la búsqueda de archivos. Consulta una guía para ordenar tu espacio digital y descubre cómo puedes hacerlo.
Mejora la organización de tus archivos y tu productividad con ClickUp
La gestión de archivos en un Mac es minimalista y va al grano. Hazlo bien y disfrutarás de un flujo de información y una productividad fenomenales.
Los pasos y consejos que hemos visto son una forma excelente de poner en marcha el motor. Sin embargo, macOS tiene muchas limitaciones y puede restringir la libertad y flexibilidad de tu equipo. Ahí es donde entra en juego ClickUp.
Incluye documentación intuitiva, organización sistemática y recuperación de datos con IA. Es varias veces más potente que los ajustes predeterminados de Mac. Además, ClickUp también es compatible con los usuarios de Apple
¿Listo para mejorar la gestión de tus archivos? ¡Regístrate hoy mismo en ClickUp!