El rol principal y más crítico de un gerente de proyectos o un líder de empresa es eliminar los obstáculos del camino de sus equipos y empoderarlos para hacer un buen trabajo.
Básicamente, un buen gestor de proyectos es un gran solucionador de problemas. Para ello, necesita las herramientas y los marcos adecuados para analizar un problema de forma eficaz, explorar posibles soluciones y elegir la más adecuada. En esta entrada del blog, exploramos una de esas herramientas, el informe A3.
## ¿Qué es un informe A3? Definición: Un informe A3 es un enfoque de resolución de problemas y mejora continua que ofrece un proceso sencillo y guiado para abordar desafíos complejos de la empresa.Si has visto el término «informe A3» y has hecho la conexión (a internet) con el papel de tamaño ISO-A3, vas por el buen camino. Pionera en Toyota y ampliamente adoptada en el mundo de la fabricación ajustada, la resolución de problemas A3 prescribe un método para agilizar la información y tomar decisiones. Propósito de un informe A3
Básicamente, un informe A3 es una herramienta para la resolución de problemas. Dentro de ese marco de referencia, el informe A3 sirve para varios propósitos. ✅ Estructura: Un informe A3 proporciona un enfoque estructurado para la resolución de problemas con límites claros. Ayuda a los equipos a explorar el problema desde todos los ángulos posibles. Al mismo tiempo, también ayuda a eliminar información innecesaria y a centrarse en lo que importa.
✅ Límites: En esencia, debe ser capaz de resumir el problema en una hoja de papel A3. Esto ayuda a priorizar las posibles causas y a asignar los recursos en consecuencia. ✅ Capacidad de acción: Aunque se llama «informe», el enfoque A3 traza una línea de visión clara entre el problema (análisis) y la solución adecuada (plan de acción).
✅ Repetibilidad: El informe A3 es una herramienta que puede aplicarse a un amplio intervalo de problemas. Ya sea en construcción, fabricación, gestión de redes sociales o desarrollo de software, ¡el informe A3 puede ayudar! A un alto nivel, un informe A3 es una hoja de trabajo para la resolución de problemas. A un nivel granular, ofrece más claridad y visibilidad. Veámoslos.
Comprender la estructura del informe A3 Un buen proceso A3 ofrece una estructura para explorar el contexto, identificar metas, realizar análisis exhaustivos y tomar decisiones. Así es como se vería en la práctica. 
Hoja de trabajo de muestra A3 (Fuente: La mejor manera de comenzar un informe A3 es incluir la información básica, como: Número de serie Nombre del propietario del informe Nombres de las partes interesadas Fecha del informe, etc. Una vez hecho esto, estos son los componentes clave. #### *1. Contexto/antecedentes Esta sección incluye toda la información esencial que necesita antes de llegar al problema en sí.
. #### 3. Metas Ahora que tiene el contexto completo, es hora de establecer metas. Por lo general, la meta reflejaría el resultado de la solución ideal. En este ejemplo, su meta podría ser aumentar la rentabilidad en un 10 % durante el próximo trimestre. Sin embargo, no tiene que ser tan sencillo. También puede establecer metas para reducir los costos laborales, automatizar procesos o aumentar los ingresos.
4. Análisis de causa raíz (RCA) Aquí es cuando finalmente llega a la razón por la que ocurre su problema. Por ejemplo, ¿por qué está disminuyendo la rentabilidad de este compromiso con el cliente? Algunas undefined podrían darle una vista detallada, pero al principio, estos son los pasos para realizar un RCA. *Lluvia de ideas: Comience reuniendo de forma colaborativa todas las causas posibles *Recopilación de pruebas: Para cada una de las causas identificadas, recopile pruebas que demuestren su relación con el problema *Eliminación: Elimine todas las causas identificadas que no afecten significativamente al problema. Detallado: Para las 2-3 causas principales, profundice para comprender los detalles. Para el ejemplo anterior, su sección de análisis de causa raíz podría tener el siguiente aspecto. | Lluvia de ideas | Recopilación de pruebas | Eliminación | Detallado |
| --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ | | Todas las causas posibles | Datos para el análisis | Reducir la causa raíz | Analizar datos para validar causas |
| Aumento del coste de la mano de obra. Aumento del coste de la tecnología. Entrega más lenta de los servicios. Complejidad de los requisitos. Inflación. Competencia. | Informe de gastos de compensación. Mapas de procesos para flujos de trabajo críticos. Naturaleza del cambio de requisitos. Análisis de la competencia. | La inflación, la competencia y la complejidad de los requisitos solo tienen un impacto marginal. Por lo tanto, céntrese en: Coste de la mano de obra Coste de la tecnología Eficiencia en la entrega | Los salarios han aumentado un 30 % interanual, mientras que los honorarios de los clientes solo han crecido un 5 % A pesar de los salarios más altos, la prestación de servicios se retrasa 2 días | El proceso de análisis de la causa raíz 💡Bonus: Aprende a realizar undefined . #### 5. Contramedidas propuestas Esto es exactamente lo que dice el nombre. Ya sabes cuál es el problema, cuál es la causa y en qué medida afecta al problema. Ahora es el momento de diseñar soluciones. La siguiente estructura es útil.
| Causa | Contramedida | Resultados | Responsabilidad | | ----------------------- | ------------------------------------------------ | --------------------------------------- | --------------------------------------------------------------------- | | Indique claramente la causa | Explique lo que cree que abordará esta causa | Lista de las metas que esto ayudaría a lograr | Nombre de las personas que asumirán la responsabilidad de las acciones y los resultados | Diseño de soluciones a problemas identificados
6. Plan de ejecución En esta fase, describa cómo ejecutará las contramedidas que ha identificado. Por ejemplo, si planea reducir el tamaño del equipo para abordar la causa de los costes laborales, su plan de ejecución explorará cómo sería eso. Entregables: Todo lo que hay que hacer para ejecutar el plan. Esto sería: Reducir el tamaño del equipo Reasignar miembros del equipo a tareas adicionales
- Aumentar la utilización de recursos al 100 % Cronograma: Programar los entregables durante el periodo de tiempo para el que se han establecido metas. Para gestionar eficazmente los entregables superpuestos, utilice un diagrama de Gantt. RACI: Asegúrese de tener una idea clara de quién es responsable, a quién se le debe rendir cuentas, a quién se debe consultar y a quién se debe informar (RACI). Si utiliza una herramienta como undefined, asigna responsables y observadores para cada tarea. Quizás incluso programar informes de progreso automatizados /href/ https://clickup.com/blog/progress-report// /%href/ periódicamente. Revisiones: Programa reuniones de revisión periódicas para garantizar la finalización de las contramedidas. Utiliza las plantillas de análisis retrospectivo /%href/ o /href/ Plantillas de informe posterior a la acción https://clickup.com/blog/after-action-report-templates// /%href/ para documentar los procedimientos. ### 2. Añadir la información relevante
Rellene los datos de cada sección. Etiquete a las personas dentro de la plataforma e invítelas a añadir sus aportaciones para causas, pruebas, etc. También puede compartir el documento de forma segura con las partes interesadas externas que necesiten ser consultadas. ### 3. Enlace las fuentes de datos correspondientes
Cuando gestionas proyectos con ClickUp, ya tienes un tesoro de datos que puedes utilizar. Por ejemplo, si crees que la utilización de recursos es baja en tu proyecto, puedes validar fácilmente esa teoría mirando los informes de carga de trabajo. Elaboración de informes de tiempo para cada miembro del equipo con paneles de ClickUp Mientras crea su informe A3, enlace estos paneles personalizables a su documento. Añada capturas de pantalla, enlace otros documentos de ClickUp o incruste archivos externos en su informe. Permita que las personas hagan clic y comprendan las tendencias, si así lo desean.
4. Crear elementos de acción Una vez que el informe A3 se haya enviado, revisado y acordado, cree tareas para cada contramedida directamente desde su informe. Asigne personas, establezca plazos, añada listas de control y mucho más. Del informe a la acción con solo hacer clic en un botón ### 5. Volver con revisiones
Una vez que haya ejecutado sus contramedidas, traiga a todas las partes interesadas de nuevo a este documento para su revisión. Tome nota de los comentarios y otros indicadores para la próxima iteración. Puede simplemente añadir secciones dentro del mismo documento o abrir un subdocumento para las retrospectivas. Hasta ahora hemos visto lo que hay que hacer al crear informes A3. Ahora, veamos lo que no hay que hacer. ### Errores comunes a evitar en los informes A3
🚫 Definiciones vagas: La clave para resolver cualquier problema es definirlo claramente. Sin embargo, los equipos suelen documentar los problemas de forma vaga y ambigua, lo que dificulta la solución. En su lugar, defina el problema con claridad. También ayuda si puede cuantificar el problema de alguna manera. 🚫 Demasiadas causas: Es tentador incluir todas las causas posibles en su informe. Sin embargo, no todas tienen el mismo impacto en el problema. Por lo tanto, no ser capaz de priorizar o racionalizar el pensamiento es un gran error. En su lugar, concéntrese en 2-3 causas fundamentales, no más. Asegúrese de que estas tengan el mayor impacto en el problema. 🚫 Planificación inadecuada: El plan de ejecución debe ser exhaustivo y razonable. No establezca metas elevadas para cambiar todo de la noche a la mañana. Esto puede ser perjudicial y contraproducente.
En su lugar, cree planes de acción que puedan integrarse perfectamente en las cargas de trabajo existentes y en los esfuerzos de mejora continua. 🚫 Falta de alineación: Por muy democrático que haga este proceso, siempre habrá quien no esté de acuerdo con su informe A3. Este desacuerdo conduce a la desvinculación, lo que a la larga hace fracasar las contramedidas. En su lugar, cree una cultura en la que, incluso cuando las personas no estén de acuerdo, haya confirmación. ## Implementación de la resolución de problemas A3
Un informe A3 es un documento que registra el proceso. Sin embargo, la resolución de problemas A3 es una práctica organizativa que crea un contexto común y guía las decisiones. La implementación de la resolución de problemas A3 implica cierto nivel de cambio en el proceso de pensamiento. A continuación, se ofrecen algunos consejos para lograrlo. ### Agilizar los procesos de resolución de problemas Siempre es más fácil construir sobre algo que empezar de cero. Por lo tanto, como parte de su Una vez que haya elegido la resolución de problemas A3 como uno de sus modelos, intégrelo completamente en la organización. Difunda: Asegúrese de que todos en la organización estén familiarizados con el proceso de resolución de problemas A3. Ofrezca capacitaciones sobre los enfoques de resolución de problemas A3. Inclúyalos en la incorporación de empleados. Incluso añádalo a su disciplina de gestión para ponerlo en práctica. de su valor. En una vista, correlaciona el problema con su solución con precisión. Si eso no funciona, aquí hay algunas estrategias adicionales. Hazlo visual: Añade tablas, diagramas, resaltados e incluso imágenes para que el documento sea visual y las partes interesadas lo entiendan sin mucho esfuerzo.
Respaldo: Utilice datos y conocimientos reales para respaldar sus puntos. Utilice paneles y gráficos para que tengan impacto. Manténgalo dentro del contexto de sus sistemas de gestión. Habilite el acceso: Facilite a las partes interesadas la revisión o la contribución. También es útil que se pueda acceder al documento sobre la marcha en dispositivos móviles. 💡Consejo profesional: undefined son una excelente manera de crear (elaboración de) informes basados en datos, visualmente impactantes y a los que los miembros del equipo pueden acceder y personalizar.
Resuelve problemas y maximiza la productividad con ClickUp Independientemente de la industria, la geografía, la naturaleza del trabajo o el rol específico, todos necesitamos ser solucionadores de problemas. A nivel individual, necesitas encontrar formas de automatizar y optimizar tanto como sea posible para liberar tiempo para otras actividades humanas. A nivel organizacional, necesitas minimizar el desperdicio, aumentar la eficiencia y crear mayor valor.
Por muy loable que parezca, resolver problemas no es un milagro de un solo golpe. Es una colección de pequeños pasos dados durante un periodo de tiempo prolongado. Dar estos pequeños pasos de forma estratégica y sistemática, utilizando una herramienta llamada informe A3, es lo que diferencia a una empresa de éxito del resto.
Integre marcos y técnicas de resolución de problemas en los flujos de trabajo de su organización con ClickUp. Conecte los problemas con los datos mediante paneles personalizables y diseñe las soluciones adecuadas. Implétenlas eficazmente con la gestión de tareas. Comparta de forma segura y colabore de manera significativa con ClickUp. /href/ https://clickup.com/signup Pruebe ClickUp gratis hoy mismo. /%href/