¿Qué es lo primero que hace cuando necesita saber, comprender o comprar algo? Lo busca en Google (o le pregunta a ChatGPT). Google.com recibe más de 85 000 millones de visitas al mes.
Sin embargo, Google es solo el punto de inflexión de nuestro comportamiento de búsqueda en línea. Hoy en día, ya sea que esté en su carpeta de archivos local, comprando un par de auriculares en un sitio de comercio electrónico o revisando una hoja de cálculo con cientos de filas, la búsqueda es el comportamiento natural del usuario.
En respuesta a esta creciente necesidad, ha surgido el concepto de búsqueda como servicio. En esta entrada del blog se explica qué es, cómo funciona y cómo puede utilizarlo en su empresa.
⏰ «Búsqueda como servicio» en 60 segundos
La búsqueda como servicio es una oferta de software como servicio que le permite integrar la función de búsqueda en cualquier producto digital, como sitios web, blogs, plataformas de comercio electrónico, etc.
- El proveedor de búsqueda se encargará de la indexación de datos, la gestión de consultas, los resultados, la relevancia, la clasificación y las actualizaciones. También se responsabilizará de la seguridad, la privacidad y el cumplimiento normativo de los datos.
- La búsqueda como servicio beneficia tanto a las grandes corporaciones como a las pequeñas, ya que ofrece a todos los productos digitales la función más potente sin la carga que supone desarrollarla internamente.
Para integrar la búsqueda como servicio en sus herramientas digitales:
- Elija el proveedor adecuado para sus necesidades.
- Configure e integre la herramienta de búsqueda como servicio.
- Personalice la experiencia de búsqueda.
- Considere la posibilidad de utilizar la búsqueda basada en IA.
- Pruebe los resultados de búsqueda.
- Supervise y mejore para optimizar la búsqueda.
¿Qué es la búsqueda como servicio?
La búsqueda como servicio es una solución basada en la nube que permite a las empresas integrar potentes funciones de búsqueda en sus aplicaciones sin necesidad de crear y mantener la infraestructura internamente.
Básicamente, puede conectar un software externo a sus sistemas y permitir a sus usuarios realizar búsquedas en sus datos.
Por ejemplo, supongamos que tiene un sitio web de comercio electrónico. Ya dispone de datos sobre nombres de productos, descripciones, precios, productos relacionados, etc. Mediante la búsqueda como servicio, puede integrar una solución de terceros para que sus clientes busquen lo que desean.
Por qué es importante la búsqueda como servicio
Crear un motor de búsqueda robusto no es fácil. Implica procesos complejos de rastreo, etiquetado, índice, clasificación, personalización y entrega de resultados de búsqueda. Crear algo así puede ser intenso, caro y llevar mucho tiempo.
Sin embargo, la búsqueda interna dentro de un sitio web es uno de los pilares de una buena experiencia del cliente. Cuanto antes encuentre el cliente lo que busca, más probable será que lo compre. Cuanto antes encuentre un empleado la información que necesita, más productiva será su labor.
La solución de búsqueda como servicio concilia ambos aspectos. Ofrece a las organizaciones la oportunidad de dotar a sus productos de la función más potente sin necesidad de desarrollarla internamente.
Más adelante en esta entrada del blog analizaremos más a fondo las ventajas de la oferta de búsqueda como servicio.
La búsqueda como servicio frente a las soluciones de búsqueda tradicionales
Antes de entrar en detalle sobre la búsqueda como servicio, veamos cómo se compara con las soluciones de búsqueda tradicionales.
Tradicionalmente, las organizaciones creaban e implementaban la barra de búsqueda en los productos. Por ejemplo, al igual que se crea el flujo de pago para un sitio de comercio electrónico, también se codifica la búsqueda. Esto conllevaba varios retos que pueden superarse eficazmente con la búsqueda como servicio.
| Parámetro | Soluciones de búsqueda tradicionales | Búsqueda como servicio |
|---|---|---|
| Desarrollo | Diseñado, desarrollado e implementado internamente. | Suscripción plug-and-play al servicio. |
| Velocidad | Requiere un poco de tiempo de desarrollo y configuración de la infraestructura. | Rápida integración con una configuración mínima. |
| Escalabilidad | Requiere escalado manual y gestión de recursos. | Se ajusta automáticamente al aumento de la demanda. |
| Coste | Altos costes iniciales de infraestructura. | Precios de pago por uso, sin costes iniciales de hardware. |
| Mantenimiento | Se requiere mantenimiento interno y actualizaciones continuas. | Gestionado por el proveedor de servicios, mantenimiento mínimo. |
| Funciones avanzadas | Cualquier nueva función requiere un desarrollo adicional. | El proveedor de servicios añade IA, aprendizaje automático, etc. para seguir siendo competitivo. |
| Rendimiento | Posibles problemas de rendimiento con tráfico elevado o consultas complejas. | Optimizado para ofrecer velocidad y fiabilidad. |
Cómo funciona la búsqueda como servicio
Hemos visto que la búsqueda como servicio se diferencia de los modelos tradicionales que las organizaciones han utilizado hasta ahora. Pero, ¿cómo funciona realmente?
En esencia, la búsqueda como servicio es una aplicación externa que se integra en su sitio web, aplicación, plataforma de comercio electrónico, sistemas internos de participación de los empleados, etc. Es como integrar GMail/Apple/X para la autenticación o una implementación de IA generativa.
Una vez que lo haya integrado todo, esto es lo que le ofrecerá la búsqueda como servicio:
✅ Indexación de datos: en primer lugar, la aplicación indexaría los datos, es decir, recopilaría y organizaría la información que se buscaría, ya sean productos de una tienda online, entradas de blog o opiniones de clientes, en un índice consultable. Tradicionalmente, esta solía ser una función de las bases de datos de las empresas.
✅ Gestión de consultas: cuando un usuario introduce una consulta de búsqueda, el servicio ejecuta el procesamiento de la solicitud, la creación de índices, la recuperación de información y la clasificación en función de la relevancia.
✅ Ejecución de la búsqueda: A continuación, el servicio muestra los resultados de búsqueda más relevantes para la consulta.
Por ejemplo, si busca «auriculares inalámbricos» en un sitio de comercio electrónico, verá los elementos más relevantes. Si la «cancelación de ruido» es una función popular, el servicio de búsqueda podría dar prioridad a los productos con ese atributo.
✅ Relevancia y clasificación: con el tiempo, a medida que más usuarios interactúan, el motor aprende a refinar la clasificación por relevancia, haciéndola más intuitiva y precisa. En Spotify, si escribes «jazz», los resultados de la búsqueda no solo mostrarán los álbumes de jazz más relevantes, sino también aquellos que más te gustarán según tu historial de reproducción.
✅ Actualizaciones en tiempo real: cada vez que se añade contenido nuevo o se actualiza el contenido existente, el motor de búsqueda refleja automáticamente estos cambios en los resultados de búsqueda. Esto garantiza que los usuarios siempre vean información actualizada sin necesidad de intervención manual.
De acuerdo, ¿una herramienta externa ayuda a los usuarios a «buscar»? Sí. ¿Qué más?
Funciones principales de la búsqueda como servicio
La sencilla palabra «búsqueda», en el contexto de las experiencias digitales, esconde en su interior un amplio intervalo de potentes tecnologías. Estas son algunas de sus funciones clave.
🛠️ Personalización: la búsqueda como servicio le permite personalizar los resultados que se muestran al usuario. Puede clasificar los resultados de búsqueda en función de la relevancia, las preferencias del usuario y la disponibilidad del producto.
También puede configurarlo de manera que los resultados patrocinados aparezcan en la parte superior. Esta flexibilidad garantiza que los usuarios vean primero los resultados más pertinentes, lo que mejora las tasas de interacción y conversión.
🛠️ Personalización: un buen producto de búsqueda como servicio ofrecerá resultados personalizados basados en los datos que usted tiene, como compras anteriores, historial de búsqueda, preferencias, etc. También puede obtener resultados dinámicos, como los puntos de venta más cercanos a la ubicación del usuario.
🛠️ Búsqueda por facetas: esta función permite a los usuarios filtrar los resultados para encontrar rápidamente lo que buscan.
Por ejemplo, si busca una agenda en un sitio web de comercio electrónico, podrá filtrar por fechas/sin fechas, tapa dura/tapa blanda/espiral, páginas rayadas/punteadas, etc.
🛠️ Soporte multilingüe: las herramientas modernas de búsqueda como servicio también pueden gestionar consultas multilingües, lo que le permite atender a una audiencia global sin necesidad de invertir en motores de búsqueda específicos para cada idioma.
🛠️ Búsqueda en múltiples fuentes: las buenas herramientas de búsqueda como servicio le permiten integrar múltiples fuentes de datos. Por ejemplo, si utiliza la búsqueda como servicio para su plataforma interna de empleados, puede integrar sus calendarios, Google Drive, herramientas de gestión de proyectos, sistemas de tickets, base de conocimientos, etc.
🛠️ Procesamiento del lenguaje natural (NLP): con la llegada del NLP, el aprendizaje automático y la IA, la búsqueda como servicio puede gestionar consultas en lenguaje natural (en lugar de obligar a los usuarios a elegir la palabra exacta en los datos indexados). También tienen una comprensión más contextual de los datos procedentes de diversas fuentes de datos.
Veamos cómo funciona esto en la práctica.
Casos de uso habituales de la búsqueda como servicio
Ahora bien, ¿quién necesita un buen motor de búsqueda para sus productos? Pues todo el mundo, porque la búsqueda como servicio ofrece capacidades de búsqueda rápidas, relevantes e inteligentes que mejoran la experiencia del usuario, agilizan las operaciones y se adaptan rápidamente.
Algunos de sus casos de uso más comunes son los siguientes.
- Búsqueda de productos: sitios web de comercio electrónico, especialmente en pequeñas empresas, que no cuentan con los recursos para crear herramientas de búsqueda tradicionales.
- Descubrimiento de contenido: ¿Escribes un blog de recetas? ¿Vas a lanzar una nueva revista? ¿Estás creando una plataforma de influencers? Necesitas un motor de búsqueda robusto para tu sitio web.
- Búsqueda de empleo: los candidatos pueden encontrar los mejores puestos de trabajo para ellos y los reclutadores pueden encontrar al candidato perfecto con la búsqueda como servicio.
- Búsqueda empresarial : Las empresas, organizaciones profesionales y consultoras pueden utilizar la búsqueda como servicio para encontrar respuestas rápidamente en una amplia gama de documentos, contratos, hojas de cálculo, correos electrónicos y sistemas de gestión del conocimiento.
- Gestión de proyectos: los equipos de proyecto pueden utilizar la búsqueda como servicio para ayudarles a encontrar la aguja en el pajar.
Si esto ha despertado su interés por saber cómo puede utilizar la búsqueda como servicio en sus operaciones, ¡aquí tiene una introducción!
Cómo implementar la búsqueda como servicio
Tanto si gestiona una tienda de comercio electrónico, una plataforma de contenidos o una base de conocimientos de la corporación, la implementación de la búsqueda como servicio es muy sencilla.
1. Elija el proveedor adecuado de búsqueda como servicio.
Las capacidades de su producto de búsqueda definirán las capacidades de su empresa. Por lo tanto, el primer paso es seleccionar un proveedor que se adapte a las necesidades específicas de su plataforma. Algunas preguntas clave que debe plantearse:
- ¿Existe una indexación automática de datos en tiempo real?
- ¿Cuenta con capacidades de procesamiento del lenguaje natural (NLP) para comprender mejor las consultas de búsqueda?
- ¿Puede realizar búsquedas en archivos PDF?
- ¿Puede hacer la clasificación personalizada para presentar mejor sus propios productos o servicios?
- ¿Cumple adecuadamente con los requisitos de seguridad, privacidad y confidencialidad?
- ¿Elimina los silos de información y se integra bien con todas sus herramientas existentes, incluso si son tecnologías heredadas/a?
Por ejemplo, ClickUp Connected Search le permite integrar docenas de aplicaciones, como Slack, Zoom, Google Drive y HubSpot. De esta manera, su director de marketing puede, por ejemplo, acceder a la campaña de correo electrónico, los segmentos de usuarios relevantes y las conversaciones pasadas relacionadas directamente desde ClickUp.
Bonificación: Cómo ClickUp Connected Search elimina los silos.
2. Configure e integre el servicio.
Una vez que haya elegido un proveedor, la configuración suele ser bastante sencilla. Puede registrarse en línea y empezar a integrar los servicios por su cuenta. Las buenas herramientas de búsqueda como servicio ofrecen API, paneles y componentes de interfaz de usuario listos para usar, lo que facilita el inicio.
Si ya utiliza ClickUp para la gestión de proyectos, es aún más fácil. ClickUp Connected Search utiliza integraciones basadas en API para reunir todo el conocimiento de su organización en un solo lugar, o en una única fuente de información veraz.
3. Personalice la experiencia de búsqueda
Ajuste las reglas de clasificación, cree filtros personalizados y optimice la interfaz de usuario para mejorar la usabilidad y ofrecer una experiencia de búsqueda coherente. Por ejemplo, puede:
- Defina la relevancia: ajuste la clasificación de sus propios resultados de búsqueda en función de factores como las coincidencias de palabras clave, el historial del usuario o la popularidad del contenido.
- Habilite la búsqueda por facetas: permita a los usuarios filtrar los resultados por atributos como precio, marca, ubicación u otros parámetros personalizados.
- Configure el autocompletado: a medida que los usuarios escriben, proporcione sugerencias o consultas del tipo «¿quiere decir?», mejorando así la eficiencia de la búsqueda.
- Atajos de teclado: habilite comandos de búsqueda personalizados, como atajos para enlaces o almacenamiento de texto para más adelante.
4. Considere la búsqueda basada en IA
Una vez que tenga una base de búsqueda como servicio, considere la posibilidad de implementar motores de búsqueda con IA para que sus usuarios encuentren respuestas. Esto también amplía los casos de uso para usted. Con la búsqueda como servicio basada en IA, puede permitir a sus usuarios preguntar: «¿Me quedarán bien estos pantalones?» o «¿Cuántas calorías tiene este paquete de patatas fritas?».
ClickUp Brain aporta la búsqueda inteligente a la base de conocimientos de IA de la corporación. Analiza los datos del proyecto y presenta el contexto para ofrecer resultados de búsqueda personalizados y contextuales. Su gestor de proyectos podría preguntar a ClickUp Brain: «¿Cuántos tickets son de alta prioridad?» o «¿Cuál es la carga de trabajo de Ben esta semana?».
Bonificación: Cómo utilizar las herramientas de IA.
5. Pruebe los resultados de búsqueda
Pruebe el rendimiento de la implementación de la búsqueda como servicio. Realice diversas búsquedas, incluidas consultas comunes, búsquedas específicas y casos extremos, para asegurarse de que los resultados sean relevantes y precisos.
6. Supervisar y mejorar
Configure la supervisión de métricas clave de rendimiento, como los tiempos de respuesta, la precisión y la participación de los usuarios.
Además, observe las tendencias de los usuarios, como qué términos se buscan con más frecuencia, en qué resultados se hace clic y dónde pueden encontrar problemas los usuarios (por ejemplo, consultas sin resultados). Utilice esta información para optimizar su búsqueda.
Ventajas de la búsqueda como servicio
La búsqueda como servicio (SaaS) ofrece varias ventajas únicas para todo tipo de empresas.
🎯 Velocidad: los servicios de aplicaciones de búsqueda tradicionales requieren largos tiempos de configuración, configuraciones personalizadas y recursos dedicados para el desarrollo. La búsqueda como servicio es casi instantánea.
🎯 Rentabilidad: al igual que todas las herramientas de software como servicio (SaaS), la búsqueda como servicio ofrece modelos de pago por uso, que se escalan únicamente en función de los recursos utilizados. Esto permite a las empresas operar con una estructura de costes predecible, evitando los elevados costes iniciales y los gastos de mantenimiento continuos.
🎯 Integraciones: La búsqueda como servicio se puede integrar con cualquier número de software, incluyendo soluciones de almacenamiento (como Google Drive o Dropbox), sistemas de gestión de contenidos (como WordPress), herramientas de gestión de relaciones con los clientes (como HubSpot o Salesforce) y plataformas de mensajería (como el correo electrónico o Slack).
Estas herramientas utilizan integraciones basadas en API e IA como servicio, lo que las hace fáciles de añadir o eliminar cuando ya no se necesitan.
🎯 Seguridad y cumplimiento normativo: los proveedores de búsqueda como servicio invierten en funciones de seguridad y cumplimiento normativo, como cifrado de datos, controles de acceso, control de uso compartido, autenticación y cumplimiento de SOC 2 Tipo 2, ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018 y PCI DSS.
🎯 Fiabilidad: Las plataformas de búsqueda como servicio están diseñadas para ofrecer una alta fiabilidad y tiempo de actividad, respaldadas por sólidos acuerdos de nivel de servicio (SLA). Los proveedores suelen utilizar sistemas redundantes, bases de datos distribuidas y herramientas de supervisión avanzadas para garantizar que el servicio siga estando disponible incluso durante los periodos de mucho tráfico o los fallos del sistema.
Es evidente que la búsqueda como servicio es un modelo mejor que crear su propio motor de búsqueda interno, por razones de eficiencia, coste, precisión y protección de datos. Eso no significa que no tenga sus retos.
Retos de la búsqueda como servicio
Los mayores retos en torno a la búsqueda como servicio suelen ser internos. Por ejemplo, una buena búsqueda depende casi por completo de datos de buena calidad. Si su organización no dispone de datos de calidad, ya sean datos estructurados, como una base de datos relacional, o no estructurados, como archivos PDF, incluso la herramienta de búsqueda más potente tendrá un rendimiento limitado.
Antes de implementar la búsqueda como servicio, asegúrese de que sus datos estén en orden. Considere la posibilidad de reestructurar los procesos empresariales para organizar los flujos de trabajo relacionados con los datos. A continuación, prevea y mitigue lo siguiente.
🚫 Personalización excesiva: al diseñar la experiencia de búsqueda, es posible que se sienta tentado a personalizarla en exceso, por ejemplo, mostrando demasiados resultados patrocinados u ordenándolos automáticamente por precio en lugar de por relevancia. Esto puede crear una experiencia de usuario frustrante.
Personalice solo lo que sea absolutamente necesario. Ofrezca al usuario la opción de personalizar sus resultados por sí mismo.
🚫 Complejidad: a medida que su empresa crezca, los usuarios realizarán consultas cada vez más complejas, incluyendo palabras clave de cola larga, tareas de varios pasos o consultas entre proyectos.
Asegúrese de que su herramienta de búsqueda como servicio crea índices en tiempo real, aprende de la experiencia y se optimiza de forma constante.
🚫 Expectativas altísimas de los usuarios: los usuarios suelen esperar mucho más de lo que cualquier herramienta puede ofrecer, y la búsqueda como servicio no es una excepción. Los usuarios esperan resultados de búsqueda instantáneos y perfectos, pero para alcanzar ese nivel de precisión es necesario ajustar el sistema con el tiempo.
Por parte de los usuarios, ofrézcales una formación completa para garantizar que tengan expectativas realistas. Por parte del producto, asegúrese de que se active el ajuste fino constante.
🚫 Escalabilidad: en teoría, el modelo de software como servicio debería ofrecer una escalabilidad dinámica ilimitada. Sin embargo, en la práctica, puede depender de la fiabilidad y la infraestructura de su proveedor. Como resultado, el rendimiento del motor de búsqueda puede tener dificultades para mantenerse al día con el aumento del volumen de datos y las consultas de los usuarios.
Discuta el rendimiento y la escalabilidad con su proveedor desde el principio. Además, simule los costes de escalabilidad para sus niveles de crecimiento previstos y asegúrese de que se ajustan a su presupuesto.
La búsqueda de respuestas conduce a ClickUp
Hoy en día, «buscar» algo es algo natural para todo el mundo. Ya sea el restaurante más cercano durante un viaje por carretera o ese comunicado de prensa que escribió en Documentos de Google, la búsqueda es la forma más habitual de encontrar cosas hoy en día.
Una empresa de éxito comprenderá y habilitará esto para todas las partes interesadas, incluidos los clientes, los empleados, los accionistas y los proveedores.
Como plataforma de productividad todo en uno, ClickUp incluye una potente función de búsqueda lista para usar. Con ClickUp, puede buscar entre cualquiera de sus tareas, planes, documentos, usuarios, eventos, comentarios y mucho más para encontrar la información que necesita al instante.
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