La gestión de archivos puede resultar abrumadora, y las estructuras de carpetas desordenadas no ayudan. Afortunadamente, hay una forma más inteligente de hacerlo.
Prueba un organizador de archivos con IA: tu asistente digital para una vida sin desorden.
Estas herramientas pueden analizar, ordenar y clasificar tus archivos según su contenido o tipo, lo que te ayuda a encontrar lo que necesitas en cuestión de segundos.
⏰ Resumen de 60 segundos
Esta es nuestra selección de los mejores organizadores de archivos con IA:
- ClickUp (ideal para crear y organizar documentos y colaborar)
- Google Drive (lo mejor para una gestión fluida de archivos basada en la nube)
- Microsoft OneDrive (ideal para almacenamiento en la nube con colaboración integrada)
- Dropbox (ideal para el uso compartido de archivos y para realizar una copia de seguridad de forma sencilla)
- Trello con Butler IA (ideal para la colaboración en equipo con flujos de trabajo automatizados)
- Evernote (ideal para tomar notas con una organización avanzada)
- M-Files (ideal para la organización de archivos basada en metadatos)
- Zoho WorkDrive (ideal para la colaboración en equipo y el uso compartido flexible de archivos)
¿Qué debe buscar en un organizador de archivos con IA?
Elegir el organizador de archivos con IA adecuado es un momento decisivo para tu experiencia. Debe ser eficiente, inteligente y, lo más importante, facilitarte la vida, no complicártela.
Entonces, ¿qué funciones debes priorizar? Aquí tienes tu lista de control:
- Análisis avanzado de contenido: analiza texto, metadatos e imágenes para clasificar de forma inteligente los archivos por palabras clave, temas o nombres de proyectos.
- Creación dinámica de carpetas: genera automáticamente carpetas basadas en el contenido de los archivos entrantes, lo que elimina el esfuerzo manual.
- Etiquetado personalizable: permite a los usuarios añadir etiquetas personalizadas para mejorar la búsqueda y la organización a medida.
- Interfaz de usuario intuitiva: ofrece un diseño fácil de usar con la función de arrastrar y soltar para organizar archivos sin estrés.
- Capacidad de aprendizaje: se adapta a los hábitos del usuario y perfecciona la categorización de archivos con el tiempo para una organización más inteligente.
- Opciones de revisión y ajuste: permite a los usuarios revisar y modificar las sugerencias de la IA para garantizar una ubicación precisa de los archivos.
- Integración con los sistemas existentes: se conecta a la perfección con plataformas en la nube como Google Drive y OneDrive, y ofrece compatibilidad con los flujos de trabajo existentes.
Lea también: Formas de organizar archivos y carpetas en un Mac
Cómo evaluamos el software en ClickUp
Nuestro equipo editorial sigue un proceso transparente, respaldado por investigaciones y neutral con respecto a los proveedores, por lo que puedes confiar en que nuestras recomendaciones se basan en el valor real del producto.
Aquí tienes un resumen detallado de cómo evaluamos el software en ClickUp.
Las 8 mejores herramientas de organización de archivos con IA
Seguramente has oído hablar del minimalismo, el arte de vivir con menos y disfrutar de ello.
Pero, ¿qué hay del «minimalismo digital»? Es igualmente importante cuando más del 80 % de las personas afirman sufrir estrés y ansiedad enlazados con el desorden.
El minimalismo digital crea espacio para lo que realmente te importa: flujos de trabajo eficientes, mayor concentración y una interacción digital significativa. Así que, si estás listo para deshacerte del desorden, aquí tienes una lista probada y comprobada de los 8 mejores organizadores de archivos con IA:
ClickUp (ideal para crear y organizar archivos de proyecto y buscar información en aplicaciones conectadas)
ClickUp es la app, aplicación integral para el trabajo que combina la gestión de proyectos, la gestión del conocimiento y chatear, todo ello impulsado por la IA, que te ayuda a trabajar de forma más rápida e inteligente.
El organizador de archivos y el software de colaboración de documentos con IA de ClickUp te permiten crear, organizar y realizar un uso compartido de documentos, todo en una sola plataforma. No solo ahorras tiempo, sino que también aumentas tu productividad. . Especialmente si tenemos en cuenta que el 60 % de nuestro tiempo se pierde buscando información cada día.
ClickUp Documento: la colaboración simplificada
Con ClickUp Documento, puedes:
- Colabora en tiempo real con tus compañeros de equipo mediante comentarios en línea.
- Realiza un seguimiento de los cambios y vuelve a versiones anteriores cuando sea necesario.
- Enlaza documentos relacionados para facilitar la navegación dentro de la documentación del proyecto.
Una jerarquía que tiene sentido
La jerarquía de proyectos de ClickUp te ayuda a mantenerte organizado sin perder de vista el panorama general.
La jerarquía es la estructura organizativa central de ClickUp y puedes personalizarla para adaptarla a tu flujo de trabajo. Para la mayoría de los equipos, recomendamos que cada equipo o departamento tenga su propio espacio. Dentro del espacio del equipo, todos los proyectos deben estar en una carpeta y cada proyecto debe representarse como una lista. Todas las tareas necesarias para completar cada proyecto se encuentran en su respectiva lista de proyectos.
Si bien esta organización básica distingue visualmente los proyectos y ofrece a los gestores de proyectos visibilidad sobre todos ellos, la jerarquía de tu equipo puede variar en función de su tamaño.
Gestión de archivos más inteligente con ClickUp AI
ClickUp Brain, la IA de trabajo más completa y contextual del mundo, transforma por completo tu forma de trabajar:
- Búsqueda de corporación con IA : esta función te ayuda a recuperar documentos al instante, incluso desde plataformas integradas como Google Drive o Dropbox. ¿Buscas la presentación de la semana pasada? Es muy fácil.
- Categorización basada en IA: los archivos se clasifican automáticamente por tipo, contenido o palabras clave, lo que ahorra horas de esfuerzo manual.
- Revisión de documentos mejorada: los resúmenes generados por IA destacan los puntos clave, lo que te ayuda a ti y a tu equipo a centraros en la información útil.
💡 Consejo profesional: ¿Quieres disfrutar de una potente búsqueda universal directamente en tu escritorio? ¡No busques más, ClickUp Brain MAX es lo que necesitas!
Su capa de IA conecta todos los rincones de tu entorno de trabajo digital. Está diseñado para eliminar la proliferación de IA y multiplicar por cuatro tu productividad al unificar tus flujos de trabajo. Te permite realizar búsquedas en ClickUp, almacenamiento en la nube (Google Drive, OneDrive, Dropbox), GitHub, SharePoint, la web y mucho más, desde una única interfaz de IA de escritorio siempre disponible.
Solo tienes que escribir (o decir) tu consulta en Brain MAX con Talk to Texto. Utiliza filtros o calificadores de palabras clave en tu solicitud, como «Busca la última hoja de cálculo del presupuesto en Google Drive de la semana pasada» o «Busca en mis documentos de ClickUp las actualizaciones de estado del Proyecto Alfa», y deja que Brain MAX se encargue del resto.
La automatización al rescate
Con más de 100 automatizaciones de ClickUp, la plataforma elimina el trabajo superfluo:
- Las tareas se asignan automáticamente cuando se cargan los archivos.
- Las actualizaciones de estado se realizan automáticamente a medida que avanzan (progreso) las tareas.
- Los recordatorios garantizan que no se incumplan los plazos.
Fácil de integrar
¿Lo mejor de todo? Puedes mantener la conexión entre ClickUp y Google Drive, Dropbox y OneDrive, lo que garantiza una organización perfecta entre plataformas.
🎖️ Impulsando el intento correcto
Al adoptar ClickUp Automatizaciones, LuLu Press ahorró una media de 1 hora al día por empleado y experimentó un aumento del 12 % en la eficiencia del trabajo.
Las mejores funciones de ClickUp
- ClickUp Docs para la colaboración: crea, realiza un uso compartido y enlaza documentos con comentarios en línea y seguimiento de versiones.
- Jerarquía organizada: utiliza entornos de trabajo, carpetas y listas para mantener los archivos estructurados.
- Búsqueda avanzada: encuentra archivos al instante, incluso en Google Drive y Dropbox.
- Gestión de archivos con IA: ordena los archivos automáticamente y obtén resúmenes generados por IA.
- Automatización: simplifica los flujos de trabajo con más de 100 opciones de automatización predefinidas.
- Integraciones perfectas: conecta Google Drive, Dropbox y OneDrive sin esfuerzo.
ClickUp limitaciones
- Curva de aprendizaje: los nuevos usuarios pueden necesitar tiempo para explorar sus funciones.
- Límites de la aplicación móvil: no es tan fluida ni tiene tantas funciones como la versión de escritorio.
Precios de ClickUp
Valoraciones y reseñas de ClickUp
- G2: 4,7/5,0 (más de 9000 reseñas)
- Capterra: 4,7/5,0 (más de 4000 opiniones)
✨ Ideal para: equipos que necesitan flujos de trabajo optimizados y una colaboración organizada.
💡 Consejo profesional: ¿Necesitas aumentar tu productividad? Echa un vistazo a nuestra Guía para ordenar tu espacio digital y descubre consejos para crear un entorno de trabajo más organizado y eficiente.
📮 ClickUp Insight: El trabajo no debería ser un juego de adivinanzas, pero con demasiada frecuencia lo es. Nuestra encuesta sobre gestión del conocimiento reveló que los empleados suelen perder tiempo buscando en documentos internos (31 %), bases de conocimiento de la empresa (26 %) o incluso notas personales y capturas de pantalla (17 %) solo para encontrar lo que necesitan.
Con la búsqueda empresarial con IA de ClickUp, todos los archivos, documentos y conversaciones son accesibles al instante desde tu página de inicio, por lo que puedes encontrar respuestas en segundos, en lugar de minutos.
💫 Resultados reales: los equipos pueden recuperar más de 5 horas cada semana utilizando ClickUp, lo que supone más de 250 horas al año por persona, al eliminar los procesos obsoletos de gestión del conocimiento. ¡Imagina lo que tu equipo podría crear con una semana extra de productividad cada trimestre!
2. Google Drive (lo mejor para una gestión fluida de archivos basada en la nube)
Google Drive es un nombre muy conocido en el ámbito del almacenamiento en la nube, ya que ofrece una combinación de simplicidad y potencia que lo ha convertido en la plataforma preferida de más de mil millones de usuarios en todo el mundo.
Google Drive emplea IA para mejorar la organización de archivos a través de funciones como la búsqueda inteligente, que utiliza el aprendizaje automático para identificar y recuperar documentos basándose en las consultas de los usuarios. Su integración con Documentos de Google y Hojas de Cálculo de Google permite la colaboración en tiempo real y la categorización automática de archivos.
Las sugerencias basadas en IA ayudan a optimizar el uso compartido y la organización de archivos, lo que facilita a los usuarios la gestión eficiente de su espacio de trabajo digital.
☕ Opinión de los usuarios: A los usuarios les encantan las funciones de colaboración de Google Drive ( ), que permiten el uso compartido fácil de archivos con cualquier persona que tenga una cuenta de Gmail.
Las mejores funciones de Google Drive
- Organización de carpetas y subcarpetas: crea una estructura sencilla con carpetas y subcarpetas, como carpetas de documentos y carpetas de descargar, para facilitar la navegación y acceder rápidamente a los archivos.
- Colaboración fluida: realiza el trabajo en tiempo real con archivos y carpetas en uso compartido, lo que permite que varios usuarios realicen edición y dejen comentarios simultáneamente.
- Búsqueda avanzada: encuentra archivos por nombre, tipo o incluso contenido utilizando las potentes funciones de búsqueda de Google.
- Carpetas organizadas por códigos de color: crea un sistema de carpetas único personalizando los colores para diferenciar visualmente los proyectos y los tipos de archivos.
- Integración con Google Workspace: sincroniza sin esfuerzo con Documentos de Google, Hojas de Cálculo de Google, Slides y otros servicios de Google.
Límites de Google Drive
- Dependencia de Internet: es posible la edición sin conexión, pero para sincronizar las actualizaciones se requiere una conexión (a internet).
- Límites de almacenamiento: las cuentas gratuitas tienen un límite de 15 GB, y el límite de carga diaria de 750 GB puede resultar restrictivo para proyectos de mayor envergadura.
- Preocupaciones sobre la privacidad de los datos: las políticas de Google permiten cierto nivel de escaneo de datos, lo que puede no ser del agrado de los usuarios que manejan información confidencial.
Precios de Google Drive
- Gratis: 15 GB de almacenamiento
- Básico: 1,99 $ al mes por 100 GB.
- Estándar: 12 $ al mes por usuario por 2 TB.
- Business Plus: 18 $ al mes por usuario por 5 TB.
Valoraciones y reseñas de Google Drive
- Capterra: 4,8/5 (más de 27 000 opiniones)
- G2: 4,6/5 (más de 42 500) (para Google entorno de trabajo, que incluye Google Drive)
✨ Ideal para: personas y equipos que dan prioridad al almacenamiento sencillo en la nube.
Lea también: Cómo organizar Google Drive
3. Microsoft OneDrive (el mejor para almacenamiento en la nube con colaboración integrada)
Microsoft OneDrive es el protagonista del ecosistema de Microsoft, ya que ofrece una fácil integración con la suite Office.
Microsoft OneDrive utiliza algoritmos de IA para etiquetar y categorizar automáticamente los archivos en función de su contenido, lo que permite a los usuarios encontrar documentos rápidamente gracias a sus funciones de búsqueda inteligente.
Sus funciones de fotos y documentos aprovechan la IA para la clasificación automática, mientras que la integración con Microsoft 365 mejora la productividad al proporcionar sugerencias inteligentes para la colaboración y la organización.
☕ Opinión de los usuarios: A los usuarios les encanta Microsoft OneDrive porque se integra perfectamente con Microsoft 365, mantiene los archivos seguros y hace que la colaboración sea más fácil y con mayor productividad para los equipos.
Las mejores funciones de Microsoft OneDrive
- Gestión de archivos integrada: sincroniza archivos sin esfuerzo entre dispositivos y accede a ellos a través de la suite Office, mejorando la colaboración.
- Historial de versiones: restaura versiones anteriores de los archivos para recuperar cambios o corregir errores sin esfuerzo.
- Papelera de reciclaje para archivos eliminados: recupera archivos eliminados accidentalmente en un plazo de 93 días (o más, según los ajustes del administrador).
- Vista Descubrir: encuentra fácilmente archivos basados en la actividad reciente o el contenido compartido personalizado según tus permisos de acceso.
- Compartir archivos de forma segura: comparte archivos con permisos específicos y fechas de caducidad para mayor seguridad.
Límites de Microsoft OneDrive
- Preocupaciones sobre la privacidad: aunque está encriptado, Microsoft conserva las claves de descifrado, lo que plantea dudas sobre la privacidad absoluta.
- Límites para sincronizar: la longitud de las rutas de los archivos y las restricciones de carácter pueden suponer un reto para los usuarios con estructuras de carpetas complejas.
- Confundido con una copia de seguridad: OneDrive sincroniza archivos, pero no es una verdadera solución de copia de seguridad, lo que puede suponer un riesgo para los datos críticos.
Precios de Microsoft OneDrive
- Microsoft 365 Family: 9,99 $ al mes o 99,99 $ al año para hasta 6 usuarios, con 1 TB de almacenamiento por usuario.
- Microsoft 365 Personal: 6,99 $ al mes o 69,99 $ al año por 1 TB de almacenamiento.
- Microsoft 365 Basic: 1,99 $ al mes o 19,99 $ al año por 100 GB de almacenamiento.
- OneDrive para la Empresa (Plan 1): 5 $/usuario/mes por 1 TB por usuario
Valoraciones y reseñas de Microsoft OneDrive
- G2: 4,5/5 (más de 9600 opiniones)
- Capterra: 4,5/5 (más de 12 000 opiniones)
✨ Ideal para: Profesionales profundamente integrados en el ecosistema de Microsoft.
Lea también: Cómo organizar manuales de usuario y garantías
4. Dropbox (lo mejor para el uso compartido de archivos y para hacer copias de seguridad de forma sencilla)
Dropbox ha sido un referente en el mundo del almacenamiento en la nube desde 2007, ofreciendo una forma sencilla y eficaz de uso compartido y gestión de nuevos archivos o su eliminación.
Dropbox aprovecha la IA para optimizar la organización de archivos con funciones como Smart Sync, que gestiona de forma inteligente el almacenamiento local y los archivos en la nube, lo que facilita el acceso al contenido sin saturar los dispositivos.
Su potente función de búsqueda utiliza el aprendizaje automático para reconocer y sugerir archivos relevantes, mientras que la herramienta Dropbox Paper integra la IA para ayudar a los usuarios a colaborar y organizar proyectos de forma eficaz, lo que facilita un flujo de trabajo fluido.
☕ Opinión de los usuarios: Los usuarios aprecian Dropbox por su fiabilidad a lo largo del tiempo, su fácil uso compartido de archivos y su accesibilidad multiplataforma, lo que lo convierte en una herramienta sencilla para gestionar y restaurar archivos.
Las mejores funciones de Dropbox
- Disponibilidad multiplataforma: accede a Dropbox en Windows, Mac, iOS, Android o incluso Linux sin perderte nada.
- Copia de seguridad automática de archivos: disfruta de copias de seguridad continuas y sin interrupciones en la nube para proteger tus datos.
- Acceso sin conexión: los usuarios de pago pueden acceder a sus archivos sin conexión, lo que lo hace ideal para zonas con mala conexión (a internet).
- Compatibilidad con firmas digitales: firma documentos electrónicamente directamente en Dropbox (disponible con un coste adicional).
- Colaboración con Dropbox Paper: trabajo en documentos en tiempo real con funciones de control de versiones y edición.
Límites de Dropbox
- Almacenamiento gratuito con límite: ofrece solo 2 GB de almacenamiento gratuito, lo que palidece en comparación con la competencia.
- Preocupaciones de seguridad: carece de cifrado de conocimiento cero, lo que hace que algunos usuarios se sientan incómodos con respecto a la privacidad.
- Funciones de búsqueda decepcionantes: no permite realizar búsquedas basadas en metadatos, lo que dificulta la ubicación de archivos en repositorios de gran tamaño.
- Caro para equipos: el precio puede aumentar rápidamente, especialmente para empresas con múltiples usuarios.
Precios de Dropbox
- Plus: 9,99 $/mes por 2 TB (1 usuario)
- Essentials: 16,58 $ al mes por 3 TB (1 usuario)
- Empresa: 15 $/usuario/mes a partir de 9 TB (mínimo 3 usuarios)
- Business Plus: 24 $/usuario/mes a partir de 15 TB (mínimo 3 usuarios)
Valoraciones y reseñas de Dropbox
- G2: 4,4/5 (más de 28 000 opiniones)
- Capterra: 4,5/5 (más de 21 000 opiniones)
✨ Ideal para: usuarios que buscan uso compartido de archivos sencillo y copias de seguridad con seguridad.
5. Trello con Butler IA (ideal para la colaboración en equipo con flujos de trabajo automatizados)
Trello es una herramienta visual de gestión de tareas que se ha hecho un hueco en la organización de proyectos.
Añade Butler IA y obtendrás una potente herramienta automatizada que elimina las tareas repetitivas, lo que te permitirá a ti y a tu equipo centraros en lo que más importa: el trabajo real.
☕ Opinión de los usuarios: La gente aprecia Trello porque es fácil de usar, les permite crear flujos de trabajo personalizados y facilita la gestión de tareas y la colaboración entre equipos de form , todo ello respaldado por un útil servicio de asistencia.
Las mejores funciones de Trello
- Organización visual de tareas: gestiona las tareas con tableros, listas y tarjetas que se pueden arrastrar y soltar fácilmente.
- Automatización con IA Butler: automatiza acciones como mover tarjetas, asignar tareas y establecer fechas de vencimiento sin necesidad de código.
- Vistas personalizadas: cambia entre Calendario, Cronograma, Panel de control y más para visualizar tus proyectos de múltiples maneras.
- Integraciones Power-Up: conéctate con herramientas como Slack, Google Drive y Jira para centralizar tus flujos de trabajo.
- Colaboración simplificada: asigna tareas, realiza un uso compartido de tableros y comunícate sin problemas, todo en tiempo real.
Límites de Trello
- Análisis básico: las funciones de elaboración de informes tienen un límite en comparación con otras herramientas de gestión de proyectos.
- Tableros desordenados para proyectos grandes: a medida que las tareas aumentan, los tableros pueden volverse difíciles de gestionar.
- Las funciones avanzadas requieren actualizaciones: muchas funciones premium, como los gráficos (diagrama de) Gantt, necesitan mejoras o planes de nivel superior.
Precios de Trello
- Free: 0 $ al mes
- Estándar: 5 $/usuario/mes
- Premium: 10 $/usuario/mes
- Corporación: 17,50 $/usuario/mes
Valoraciones y opiniones sobre Trello
- G2: 4,4/5 (más de 13 600 opiniones)
- Capterra: 4,5/5 (más de 23 000 opiniones)
✨ Ideal para: Equipos que automatizan flujos de trabajo en la gestión de proyectos.
6. Evernote (ideal para tomar notas con una organización avanzada)
Evernote destaca como una sofisticada app para tomar notas dirigida a usuarios que dan prioridad a la información organizada, detallada y accesible.
Sus potentes funciones y su diseño intuitivo lo hacen ideal para uso personal y profesional. Los usuarios pueden utilizar sus funciones nativas de IA para escribir, edición y uso compartido de sus notas.
☕ Opinión de los usuarios: A los usuarios les encanta la capacidad de Evernote para consolidar y organizar notas de manera eficiente, lo que facilita el seguimiento de eventos, la gestión de proyectos y la coordinación de equipos con libretas y etiquetas bien estructuradas.
Las mejores funciones de Evernote
- Funciones de búsqueda avanzadas: utiliza el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para buscar texto en imágenes, archivos PDF y documentos escaneados.
- Pilas y etiquetas de cuadernos: organiza tus notas con un sistema flexible de cuadernos, pilas y etiquetas adaptado a tu flujo de trabajo.
- Panel personalizable: los planes de pago permiten personalizar los widgets para disfrutar de una experiencia personalizada en la pantalla de inicio.
- Sincronización multiplataforma: accede a tus notas en múltiples dispositivos, desde ordenadores de sobremesa hasta aplicaciones móviles, lo que te garantiza estar siempre sincronizado.
- Escaneo y digitalización de documentos: convierte documentos físicos en archivos digitalizados y con capacidad de búsqueda directamente en la app.
Límites de Evernote
- Precio elevado para las funciones premium: las funciones avanzadas se limitan a los planes de pago, que son más caros que los de la competencia.
- Límite de sincronización de dispositivos en los planes Free: los usuarios Free solo pueden sincronizar dos dispositivos.
- Las actualizaciones de la interfaz dividen opiniones: los recientes rediseños han causado insatisfacción entre los usuarios habituales.
Precios de Evernote
- Free: 0 $ al mes: sincroniza dos dispositivos, 60 MB de carga, funciones con límite.
- Personal: 10,83 $ al mes (facturado anualmente)
- Profesional: 14,17 $ al mes (facturado anualmente)
- Teams: 20,83 $ al mes (facturado anualmente)
Valoraciones y reseñas de Evernote
- G2: 4,4/5 (más de 2000 opiniones)
- Capterra: 4,4/5 (más de 8200 opiniones)
✨ Ideal para: usuarios detallistas que necesitan funciones avanzadas para tomar notas.
Más información sobre organización: Organización de archivos y carpetas: estrategias para mejorar tu flujo de trabajo
7. M-Files (el mejor para la organización de archivos basada en metadatos)
M-Files es un ejemplo de lo que obtendrías si combinases un sistema de gestión de documentos con el poder de la IA. Toma tus archivos digitales desordenados, los etiqueta con metadatos y los organiza para ofrecerte una experiencia accesible y sin complicaciones.
Tanto si te ahogas en carpetas como si sigues buscando la «última versión» de un documento, M-Files te respalda.
☕ Opinión de los usuarios: M-Files se gana a los usuarios al simplificar los flujos de trabajo, mejorar la colaboración del equipo en las tareas y garantizar la seguridad de los documentos con sus funciones de permiso personalizables.
Las mejores funciones de M-Files
- Organización de archivos basada en metadatos: olvídate de las carpetas: M-Files etiqueta los documentos con metadatos como nombres de clientes, fechas y estados, para que puedas encontrar cualquier cosa con una búsqueda rápida.
- Automatización de flujo de trabajo: automatiza los ciclos de vida de los documentos con herramientas que asignan tareas, notifican a las partes interesadas y garantizan que nada quede en el limbo.
- Control de versiones: mantén una única versión definitiva de cada documento, eliminando duplicados y evitando confusiones entre versiones.
- Reconocimiento óptico de carácter (OCR): busca texto específico incluso en documentos escaneados, lo que hace que tus archivos sean tan fáciles de buscar como Google.
- Integraciones sencillas: sincroniza a la perfección con herramientas como Microsoft Teams, Salesforce y DocuSign para optimizar el flujo de trabajo.
Límites de M-Files
- Curva de aprendizaje para la etiqueta de metadatos: los tradicionalistas pueden tener dificultades para adaptarse al sistema que da prioridad a los metadatos.
- Problemas de velocidad: los archivos más grandes o los volúmenes de uso más altos pueden ralentizar ocasionalmente la plataforma.
- Precios personalizados: los precios no son transparentes, lo que puede ser un inconveniente si estás elaborando un presupuesto.
Precios de M-Files
- Precios personalizados
Valoraciones y reseñas de M-Files
- G2: 4,3/5 (más de 140 opiniones)
- Capterra: 4,3/5 (más de 190 opiniones)
✨ Ideal para: Empresas que gestionan flujos de trabajo basados en metadatos y con gran volumen de documentos.
Lea también: Optimización del flujo de trabajo de gestión de documentos: buenas prácticas para mejorar la organización
8. Zoho WorkDrive (ideal para la colaboración en equipo y el uso compartido flexible de archivos)
Tanto si diriges una startup con tres empleados como si gestionas una gran empresa con miles, Zoho WorkDrive está diseñado para el lugar de trabajo moderno.
Con funciones centradas en el equipo, como carpetas compartidas, controles de acceso personalizables y una suite ofimática integrada, garantiza que tu equipo tenga todo lo que necesita para que los proyectos avancen sin problemas.
Además, se sincroniza fácilmente entre dispositivos, lo que te permite hacer trabajo en cualquier lugar, sí, incluso desde tu cafetería marcada como favorita.
☕ Opinión de los usuarios: Zoho WorkDrive gusta a los usuarios por su diseño intuitivo, su sólida protección de datos y sus potentes herramientas de colaboración.
Las mejores funciones de Zoho WorkDrive
- Carpetas de equipo: comparte archivos sin esfuerzo entre equipos con permisos basados en rol, actualizaciones en tiempo real y una «sección de no leídos» para ponerte al día con las nuevas actividades.
- Suite ofimática y apps integradas: crea presentaciones, hojas de cálculo o contratos impecables con Writer, Sheet y Show, directamente desde tu entorno de trabajo WorkDrive.
- Uso compartido externo seguro: protege los enlaces compartidos con contraseñas, fechas de caducidad y límites de descarga. Además, realiza un seguimiento de las vistas y descargas para tener un mayor control.
- Poderes administrativos delegados: los administradores del equipo pueden compartir la carga de trabajo asignando rols administrativos, lo que garantiza un funcionamiento fluido sin sobrecargar a una sola persona.
- Aplicación de escritorio TrueSync: sincroniza archivos en varios dispositivos, trabaja sin conexión y realiza sincronizaciones selectivas para obtener la máxima flexibilidad.
Límites de Zoho WorkDrive
- Sin cifrado de conocimiento cero: tus datos no están totalmente cifrados, aunque la próxima función BYOK promete una mayor seguridad.
- Interfaz abrumadora: la interfaz de usuario, repleta de funciones, puede parecer un laberinto para los principiantes.
- Sincronización avanzada con límite: aún no hay opciones de sincronización a nivel de bloque o sincronización selectiva, pero se están preparando actualizaciones.
- Funciones ocultas: herramientas fundamentales como «Papelera» y «Elementos compartidos» no son fácilmente accesibles en el panel.
- Límites de carga de archivos: los planes tienen un límite en la carga de archivos, con un máximo de 250 GB por archivo en el plan Business.
Precios de Zoho WorkDrive
- Starter: 2,50 $/usuario/mes
- Equipo: 4,50 $/usuario/mes
- Empresa: 9 $/usuario/mes
Valoraciones y opiniones sobre Zoho WorkDrive
- G2: 4,3/5 (232 opiniones)
- Capterra: 4,7/5 (59 opiniones)
✨ Ideal para: equipos colaborativos que necesitan herramientas flexibles para el uso compartido de archivos.
Deja de buscar: tus archivos han encontrado un hogar con ClickUp.
«La organización no tiene que ver con la perfección. Tiene que ver con la eficiencia. Reducir el estrés y el desorden, ahorrar tiempo y dinero, y mejorar tu calidad de vida en general», afirma el autor Christina Scalise.
Con funciones como la gestión de archivos basada en IA y una jerarquía de proyectos intuitiva, ClickUp mantiene tus archivos organizados y accesibles, para que dediques menos tiempo a buscar y más tiempo a trabajo.
¿Listo para decir adiós al acaparamiento digital? Regístrate ahora en ClickUp y asegúrate de la seguridad de tus archivos.