Airtable vs. Excel: ¿Qué herramienta será mejor en 2025?

Uno de los mayores retos para las empresas modernas es la disponibilidad de datos.

Ya sea que estés procesando números para un gran proyecto, realizando el seguimiento del inventario o simplemente organizando tus tareas diarias, una herramienta de datos sólida puede marcar la diferencia. Con tantas opciones disponibles, puede resultar difícil elegir la más adecuada.

Por suerte para ti, vamos a analizar más detenidamente dos populares herramientas de gestión de bases de datos: Airtable y Excel. Ambas cuentan con numerosas funciones que te ayudarán a terminar tus tareas, pero tienen un enfoque diferente en lo que respecta a la gestión de datos.

¿Estás listo para descubrir cuál podría ser tu nueva herramienta favorita? Prepárate para el enfrentamiento definitivo entre Airtable y Excel. ¡También te presentaremos una nueva herramienta que podría inclinar la balanza! 🏆

¿Qué es Airtable?

Facilita la colaboración, permitiendo que todos estén en sintonía con actualizaciones en tiempo real y vistas personalizadas que se adaptan a las necesidades de cada uno.

Además, las plantillas de Airtable te ayudan a empezar rápidamente, tanto si estás creando un gestor de proyectos, un CRM o una lista personal de tareas.

Funciones de Airtable

Si buscas una herramienta fácil de usar para realizar el seguimiento de todos los datos de la empresa y eliminar los silos de datos entre departamentos, Airtable ofrece algunas funciones muy útiles. ¡Echemos un vistazo!

Función n.º 1: Vistas

Organiza y visualiza tus datos con vistas personalizadas. Airtable te permite elegir entre varios tipos de vista, como la vista de cuadrícula, Calendario o Kanban, para que puedas mostrar la información en el formato que mejor se adapte a tu proyecto y a las necesidades de tu equipo.

Función n.º 2: Diseñador de interfaces

El diseñador de interfaces de Airtable te permite crear interfaces personalizadas directamente a partir de tus datos. Crea vistas adaptadas a necesidades específicas, lo que facilita a los equipos interactuar con los datos de una forma visualmente atractiva y fácil de usar.

Función n.º 3: Elaboración de informes

Airtable también incluye funciones de elaboración de informes. Puedes medir y analizar tus datos en Airtable con funciones completas de elaboración de informes para gestionar datos como incidencias, activos disponibles por tipo, canal de ventas y mucho más. Esto te ayuda a obtener información y realizar el seguimiento de las métricas clave para mantener tus proyectos en marcha, lo que te permite tomar decisiones basadas en datos sin esfuerzo.

Función n.º 4: Automatizaciones

Airtable incluye un montón de funciones de automatización. Puedes optimizar tareas repetitivas, crear desencadenantes para notificaciones e integrarlo con herramientas externas para garantizar que tu flujo de trabajo se desarrolle sin problemas y con un mínimo esfuerzo manual. Si necesitas más funcionalidades, puedes conectar tu Javascript.

Precios de Airtable

¿Qué es Excel?

La gestión de proyectos con Excel cuenta con potentes funciones diseñadas para gestionar todo, desde las entradas básicas de datos hasta análisis avanzados.

Ya sea para gestionar un presupuesto, crear informes, administrar estructuras de datos complejas o desarrollar modelos, Excel ofrece herramientas prácticas para que tus datos sean más valiosos.

Funciones de Excel

Estas son algunas de las ventajas clave de MS Excel:

Función n.º 1: Fórmulas y funciones

Excel ofrece una amplia biblioteca de fórmulas y funciones, lo que permite a los usuarios realizar cálculos, análisis de datos y operaciones lógicas con facilidad. Las capacidades de las fórmulas de Excel lo hacen indispensable para muchas tareas, desde matemáticas simples hasta funciones estadísticas complejas.

Función n.º 2: Visualización de datos

Ayuda a visualizar patrones y tendencias de datos a través de una variedad de tipos de gráficos, como gráficos de barras, líneas y gráficos circulares. También puedes utilizar el formato condicional para resaltar datos basados en condiciones, lo que facilita detectar valores atípicos o tendencias de un vistazo.

Función n.º 3: Herramientas de análisis de datos

Excel ofrece potentes herramientas integradas de visualización de datos, como Solver, Analysis ToolPak y Goal Seek, para el análisis estadístico, la introducción simplificada de datos, la previsión y la optimización. Estas herramientas simplifican los cálculos complejos, lo que convierte a Excel en una buena opción para la toma de decisiones basada en datos.

Función n.º 4: macros y automatizaciones

Con VBA (Visual Basic for Applications), los usuarios de Excel pueden crear macros para automatizar tareas repetitivas, optimizar los flujos de trabajo y ahorrar tiempo. Esta función es especialmente útil para crear informes personalizados y flujos de trabajo complejos.

Precios de Excel

Airtable vs. Excel: comparación de funciones

Hagamos una comparación detallada de Excel y Airtable basándonos en sus capacidades:

Función n.º 1: Estructura de datos y flexibilidad

Cuando se trata de organizar tus datos, la flexibilidad lo es todo. Tanto si gestionas una lista básica como si te enfrentas a un proyecto complejo, disponer de una herramienta que se adapte a tus necesidades marca la diferencia. A continuación te explicamos cómo Excel y Airtable gestionan la estructuración de datos y la flexibilidad a su manera.

Excel

Excel es una herramienta flexible basada en cuadrículas para gestionar datos. Puedes manejar conjuntos de datos masivos, celdas personalizadas, fórmulas y jugar con el formato para que tus datos tengan el aspecto que deseas. Está diseñado para manejar cálculos complejos, por lo que es muy popular para cualquier tarea relacionada con números y finanzas.

Airtable

Airtable es una mezcla entre un software de hojas de cálculo y una base de datos, lo que te ofrece lo mejor de ambos mundos. Está configurado como una «base de datos relacional», por lo que puedes enlazar fácilmente registros entre tablas, lo que resulta muy útil para tareas como la gestión de proyectos, el seguimiento del proceso de ventas y la gestión de contenidos. Además, es más intuitivo para los usuarios sin conocimientos técnicos que una aplicación de hojas de cálculo tradicional, lo que facilita la organización de los equipos.

Función n.º 2: Fórmulas y cálculos

Las fórmulas y los cálculos son el núcleo de cualquier herramienta de datos potente. Ya sea para procesar números, analizar tendencias o simplemente organizar datos, contar con opciones de cálculo robustas puede facilitarte mucho el trabajo. A continuación te mostramos el rendimiento de Excel y Airtable:

Excel

Excel tiene funciones avanzadas y potentes, incluyendo funciones matemáticas, estadísticas y financieras complejas. Puedes crear fórmulas anidadas, tablas dinámicas y estructuras de datos complejas usando herramientas de análisis como Power Query, que son útiles para el análisis detallado de datos y la modelización financiera.

Airtable

Airtable incluye fórmulas básicas, pero carece de las funciones más avanzadas y la profundidad de cálculo de Excel. Está mejor diseñado para la organización de datos que para cálculos complejos. Ofrece fórmulas y funciones sencillas para matemáticas básicas, manipulación de datos y funciones de texto, pero no ofrece compatibilidad con fórmulas complejas al mismo nivel que Excel.

Función n.º 3: Visualización de datos

La visualización de datos ayuda a los usuarios a comprender rápidamente la información, identificar tendencias y realizar comparaciones. En herramientas como Excel y Airtable, esta función hace que los datos complejos sean más accesibles, lo que te permite ver patrones y sacar conclusiones a partir de datos numéricos de un solo vistazo.

Excel

Excel ofrece amplias herramientas de visualización de datos, incluyendo tablas, gráficos y formato condicional. Puedes crear gráficos de líneas, gráficos de barras, diagramas de dispersión y gráficos circulares directamente en las hojas de cálculo. Excel también incluye la integración con Power BI para crear paneles más avanzados e interactivos.

Airtable

Airtable incluye opciones de visualización, pero se trata de funciones más básicas orientadas a la usabilidad. En la sección «Aplicaciones» hay disponibles vistas como Kanban, galería, Calendario y cuadrícula. Estas visualizaciones son funcionales para el seguimiento de proyectos, pero carecen de la complejidad de las herramientas gráficas de Excel.

Función n.º 4: Automatización y gestión del flujo de trabajo

Una herramienta sin funciones de automatización y gestión del flujo de trabajo no tiene sentido. La automatización y la gestión del flujo de trabajo agilizan las tareas repetitivas, lo que hace que el trabajo sea más eficiente y libera tiempo para actividades de mayor nivel. Esto es lo que Excel y Airtable ofrecen en este sentido:

Excel

Excel tiene una automatización limitada a través de macros y VBA (Visual Basic for Applications), lo que permite a los usuarios automatizar tareas repetitivas y crear funciones personalizadas. Aunque son potentes, las macros requieren conocimientos de código y no son fáciles de usar para todo el mundo.

Airtable

Airtable ofrece automatización en un formato más accesible y sin código. Sus funciones de automatización permiten configurar activadores, notificaciones e integraciones con otras herramientas (como Slack, Google Calendar, etc.), lo que lo hace ideal para los flujos de trabajo en equipo y la gestión de proyectos. Esta facilidad de uso es ideal para el trabajo colaborativo, pero carece de la profundidad del VBA de Excel.

Función n.º 5: Colaboración y uso compartido

Las funciones de colaboración y uso compartido facilitan el trabajo conjunto de los equipos. Herramientas como Excel y Airtable permiten que varios usuarios accedan, realicen edición y comenten datos en tiempo real, lo que mantiene a todos en sintonía y mejora la productividad del equipo.

Excel

Excel admite la colaboración, especialmente a través de Microsoft 365, donde varios usuarios pueden trabajar en un archivo simultáneamente. Sin embargo, el seguimiento de los cambios y la gestión de los permisos para múltiples vistas puede resultar complejo, especialmente para equipos grandes.

Airtable

Airtable está diseñado pensando en la colaboración. Los usuarios pueden comentar registros, asignar tareas y trabajar en tiempo real en bases de datos compartidas. Se pueden establecer permisos para cada vista, lo que permite controlar el acceso a datos específicos. La interfaz fácil de usar y las opciones de uso compartido de Airtable lo hacen más sencillo para proyectos colaborativos en equipo.

Airtable vs. Excel en Reddit

Hemos consultado Reddit para ver qué opinaba la gente sobre Airtable frente a Excel. Esto es lo que hemos encontrado:

Airtable, aunque potente, tiene sus límites a la hora de manejar cálculos a gran escala como Excel.

Me encanta el hecho de que puedo añadir casi cualquier función que quiera en Airtable en el momento en que me doy cuenta de que la quiero. Es perfecto para alguien que quiere una solución totalmente personalizada y a medida y disfruta ejecutándola por sí mismo.

Descubre ClickUp: la mejor alternativa a Airtable y Excel.

Tanto Airtable como Microsoft Excel ofrecen funciones y casos de uso únicos para la gestión de datos. Sin embargo, ambos cuentan con funciones básicas de colaboración.

Independientemente de la herramienta que elijas, necesitarás una plataforma independiente para el análisis de datos o la comunicación con las partes interesadas. Cambiar a una herramienta diferente para cada punto de datos es una molestia y puede hacer que pierdas el contexto.

Para evitarlo, lo mejor es utilizar una plataforma integral como ClickUp, que ofrece lo mejor de la flexibilidad de Airtable y la potencia de datos de Excel.

Descubramos qué hace que ClickUp destaque como la mejor alternativa en gestión y análisis de datos.

Ventaja n.º 1 de ClickUp: organiza con la vista Tabla.

La vista Tabla de ClickUp aporta la funcionalidad de las herramientas de hojas de cálculo a la gestión de proyectos, con un diseño familiar basado en cuadrículas que se puede personalizar y que incluye potentes funciones.

Puedes gestionar tareas, realizar un seguimiento de los datos y organizar la información de una forma intuitiva y flexible, perfecta para equipos acostumbrados a trabajar con hojas de cálculo.

Con la vista Tabla, no necesitarás saber programar. Establece rápidamente relaciones entre tareas y organiza tu trabajo vinculando tareas, documentos y dependencias.

Ventaja n.º 2 de ClickUp: planifica de forma más inteligente con plantillas de hojas de cálculo.

ClickUp ofrece una plantilla de hoja de cálculo específica que imita las mejores características de Excel y Airtable, pero dentro de un entorno de gestión de proyectos: la plantilla de hoja de cálculo de ClickUp.

Con esta plantilla, puedes configurar fácilmente presupuestos de proyectos, rastreadores de tareas o incluso hojas de análisis de datos, todo ello manteniendo todo enlazado a tu entorno de trabajo de ClickUp para una colaboración fluida.

Y eso no es todo. Puedes elegir entre seis vistas diferentes: Lista, Cuadrícula, Documento de tablero, Formulario y Mapa. Esta plantilla es fácil de usar para principiantes, así que quizá te olvides de Excel o Airtable (¡ja, ja!).

Descargar esta plantilla

Ventaja n.º 3 de ClickUp: automatiza tu flujo de trabajo.

Las funciones de automatización de ClickUp llevan la gestión del flujo de trabajo al siguiente nivel. Puedes configurar automatizaciones como desencadenantes para activar acciones en tareas, proyectos y notificaciones, lo que reduce el esfuerzo manual y mantiene a tu equipo al día.

Ya sea para asignar tareas, actualizar estados o enviar recordatorios sobre plazos a los miembros del equipo, las automatizaciones de ClickUp te permiten ahorrar tiempo y aumentar la eficiencia.

También puedes decirle a la IA lo que quieres hacer y ella creará tus automatizaciones al instante. ¿A que mola? Además, puedes utilizarla en todo tu flujo de trabajo, por ejemplo, para atajos a proyectos, personas asignadas dinámicas, automatización de correos electrónicos, actualizaciones y análisis basados en IA, y mucho más.

Otras funciones de ClickUp para una gestión fluida de los datos

También contamos con ClickUp Brain, un asistente de IA que facilita la generación de contenido, el resumen de actualizaciones y la optimización de flujos de trabajo con solo unos clics. Esto supone una gran ventaja para los equipos que buscan agilizar las tareas repetitivas y mejorar la productividad.

Además, el completo conjunto de funciones de gestión de proyectos de ClickUp te permite organizar el trabajo, establecer metas y realizar el seguimiento del progreso, todo en un solo lugar.

Con diagramas de Gantt, tableros Kanban y calendarios, puedes gestionar todos los aspectos de un proyecto sin necesidad de cambiar de herramienta.

ClickUp: la solución al debate entre Airtable y Excel.

Si quieres una gestión de datos centralizada y una colaboración fluida, opta por Airtable. Sin embargo, Excel puede ser una mejor opción si tienes un conjunto de datos diverso y quieres realizar cálculos avanzados.

Pero, ¿por qué elegir? ¿Por qué no tener todas las funciones en una sola plataforma para obtener información avanzada sobre los datos?

Aquí es donde entra en juego ClickUp. Combina las capacidades de la base de datos relacional de Airtable con la versatilidad de Excel, convirtiéndose en la solución perfecta para gestionar flujos de trabajo.

Diseñado para optimizar la gestión del trabajo, ClickUp ofrece funciones de automatización, gestión de proyectos y colaboración que pueden sustituir a Airtable y Excel con algunos giros únicos. Reúne lo mejor de ambos en una plataforma intuitiva, lo que facilita la gestión del trabajo.

¡Regístrate hoy mismo en ClickUp para mejorar tu eficiencia en el trabajo!