En un mundo en el que quedarse en un sitio significa quedarse atrás, las organizaciones deben aceptar el cambio con los brazos abiertos.
Sabe que si su empresa no se adapta al nuevo statu quo, lo más probable es que pronto se quede obsoleta.
Entonces, ¿cómo puede subirse a la ola tecnológica sin sacudir las operaciones o, peor aún, sin perder oportunidades de generar ingresos?
La respuesta es el cambio organizativo. Psicólogos e investigadores han desarrollado diversas teorías del cambio para ayudar a las empresas a gestionar cómo reaccionan los empleados al cambio organizativo.
El Modelo de Cambio de Lewin contiene poderosos marcos para facilitar el proceso a todos los miembros de la organización.
Siga leyendo para obtener más información sobre cómo impulsar el cambio con el modelo de cambio en 3 pasos de Lewin y cómo aplicar eficazmente cada fase.
Los fundamentos del modelo de cambio de Lewin
Antes de hablar de cómo utilizar el Modelo de Cambio de Lewin para gestionar el cambio organizativo, necesitará saber más sobre quién era Lewin y qué implica su teoría.
¿Quién era Kurt Lewin?
Kurt Lewin, nacido el 9 de septiembre de 1890, fue un psicólogo germano-estadounidense al que a menudo se le llama el padre de la psicología social. Fue uno de los primeros en esbozar el desarrollo organizativo, lo que ha dado figura a la forma en que hoy entendemos el cambio en las empresas.
Lewin colaboró con universidades de primer orden como la Universidad de Berlín, el MIT y Stanford, dejando un impacto duradero con sus ideas sobre el proceso de implementación del cambio. Su trabajo, en especial el modelo de gestión del cambio de Lewin, sigue siendo de referencia para las organizaciones que desean implantar iniciativas de cambio con éxito.
¿Qué es el modelo de cambio de Lewin?
La teoría del cambio de Lewin es una estrategia empresarial que cambia la vida. Ayuda a las empresas a gestionar sin problemas los cambios organizativos.
Gracias a ella, las organizaciones descifran por qué las personas reaccionan como lo hacen y aprenden a gestionar el cambio de forma natural para que no resulte caótico. Tanto si se trata de rehacer la estructura organizativa como de dar una nueva dirección a los flujos de trabajo existentes, el modelo de cambio de Lewin consiste en agilizar las transiciones.
El modelo de cambio de Kurt Lewin divide el cambio en tres fases: Descongelar, Cambiar y Congelar. Muestra cómo gestionar el cambio y reducir el rechazo de todos los implicados.
Examinemos el modelo de gestión del cambio de Lewin con más detalle y veamos cómo puede aplicarlo a su empresa.
Las tres fases del cambio
Cada una de las fases del modelo de cambio de Lewin esboza tareas críticas que preparan a los empleados para las transiciones venideras y garantizan una implantación del cambio sin contratiempos.
La gestión del cambio no es tarea de una sola persona, pero incluso con un equipo sólido, necesitará toda la ayuda posible: herramientas informáticas, procesos sencillos y sistemas fiables. **ClickUp **Como plataforma integral de gestión de proyectos, ayuda a simplificar los procesos de gestión del cambio de principio a fin, desde la evaluación de las necesidades organizativas y la preparación del personal para la transición hasta la garantía de que el cambio se produzca sin contratiempos y sea sostenible.
Así es como gestiona las diferentes fases de su proceso de cambio.
Fase 1: Descongelar-Prepararse para la transformación
En esta fase, las empresas se dan cuenta de que ha llegado el momento de promover el cambio. Las partes interesadas clave evalúan su configuración actual para detectar lo que está obsoleto y determinar lo que hay que mejorar. Aquí es donde se sacuden los viejos hábitos y se preparan para el nuevo estado actual.
Aspectos clave de la fase descongelar del modelo de cambio de Lewin:
- Reconocer la necesidad de cambio: Aquí es donde se reexamina el estado actual. Identifique las razones por las que su organización necesita un cambio y analice los retos, los procesos actuales y los factores externos para justificarlo
- Conseguir la participación de los empleados: Se trata decomunicación en equipo. Explique por qué es importante el cambio y aclare cómo beneficiará a todos. Este paso sienta las bases para un intento correcto de cambio organizativo
- Impulso: Muestre cómo estos cambios pueden tener un impacto positivo y por qué no hacer nada podría, en realidad, hacer retroceder a la empresa. Mantenga el ánimo alto para poder mantener el impulso durante todo el proceso de cambio
💡Consejo profesional: Al planificar una estrategia de cambio, utiliza la detección de tendencias para identificar innovaciones emergentes que pueden aumentar el crecimiento de su organización.
Aquí tienes cuatro consejos que te ayudarán a gestionar la fase de Descongelación:
1. Evalúe los sistemas actuales mediante los paneles de ClickUp
Obtenga información detallada sobre sus procesos actuales con Cuadros de mando de ClickUp. Controle la distribución de la carga de trabajo, el tiempo dedicado a las tareas y la productividad del equipo para conocer la eficiencia de los empleados.
Obtenga una vista completa del progreso del proyecto mediante los cuadros de mando de ClickUp
Detecte cuellos de botella en la distribución de tareas y en la capacidad del equipo para crear equipos ágiles preparados para todo. Utilice paneles para analizar presupuestos y crear informes de ingresos, gastos y beneficios netos para reducir costes.
Calcule el retorno de la inversión de los procesos existentes para compatibilidad con el cambio. Soluciones ClickUp plantillas de gestión del cambio le ofrecen marcos estructurados para navegar fácilmente por transiciones complejas y obtener una visibilidad completa de objetivos, recursos, cronogramas, etc.
2. Mantenga a todos alineados en los objetivos con ClickUp Metas
Ahora que sabe qué áreas de la empresa necesitan cambios, defina objetivos para implantarlos de forma sistemática. Empiece por ajustar metas realistas utilizando Metas de ClickUp .
Para cada meta, defina objetivos numéricos, monetarios o de tarea para facilitar el seguimiento del progreso. Establezca cronogramas claros para sus objetivos a fin de evitar retrasos.
Cree objetivos cuantificables para realizar un seguimiento de su progreso mediante las Metas de ClickUp
3. Planifique y documente los cambios propuestos con ClickUp Docs
Resuma los próximos cambios y asegúrese de que las partes interesadas clave y los empleados tienen acceso a toda la información en un solo lugar.
Con Documentos de ClickUp cree bases de conocimientos, wikis y guías de productos para una transferencia de conocimientos eficaz. Además, colabore con su equipo en tiempo real, cree páginas anidadas, utilice divertidas opciones de estilo y ahorre tiempo con plantillas.
Cree documentación detallada para sus iniciativas de cambio utilizando ClickUp Docs
Facilite su trabajo con las herramientas prediseñadas Plantilla del plan de gestión de cambios de ClickUp para documentar su estrategia de cambio. Todo lo necesario para aplicar los cambios propuestos.
Plantilla del plan de gestión de cambios de ClickUp
Con esta plantilla:
- Describa los detalles y la secuencia de las actividades que contribuirán al intento correcto de implantación del cambio
- Informe a las partes interesadas y a los equipos internos sobre sus roles y responsabilidades
- Establezca canales de comunicación para responder a las preocupaciones y consultas de los empleados
- Obtenga información basada en datos sobre sus iniciativas de cambio para detectar los problemas desde el principio
- Correlación de un cronograma de implantación de los cambios para que todo siga su curso
Nuestra más reciente apreciación del impacto colaborativo de ClickUp fue cuando trabajamos en un plan de contenidos para el lanzamiento de un producto. Pudimos crear y mantener un repositorio de contenidos con la herramienta de documentos, que incluía una estructura jerárquica, edición colaborativa y potentes funciones de incrustación
Michael Holt, CEO, EdgeTech
4. Colabora con tu equipo en tiempo real en las Pizarras ClickUp
Utilice Pizarras ClickUp para explicar visualmente las ideas y clarificar el proceso de cambio para todos. Te permiten
- Mapear tus pensamientos, correlacionar ideas con líneas y añadir conexiones (a internet) o imágenes para ajustar el contexto
- Después de la lluvia de ideas, conviértalas en tareas rastreables directamente desde la Pizarra
- Asigne estas tareas a los miembros del equipo para poner en marcha su estrategia de cambio en un abrir y cerrar de ojos
Lluvia de ideas virtual en un lienzo digital con las Pizarras ClickUp
Leer más: La importancia de la gestión del cambio en la ejecución de proyectos
Fase 2: Cambio-Navegar por la transición
En esta fase comienza la verdadera transición. Se implantan nuevos procesos y sistemas, y se forma a los empleados para que se adapten a los cambios.
Aspectos clave de la fase Cambio del Modelo de Gestión del Cambio de Lewin:
- Implantar el cambio: Llevar a cabo todas las actividades previstas en la fase 1 y ceñirse a los plazos propuestos
- Formar a los empleados: Empezar a formar a los empleados para ayudarles a acostumbrarse a los nuevos sistemas y tecnologías
- Recoger opiniones: Poner en marcha un mecanismo para recabar la opinión de los empleados sobre el proceso de cambio
- Soporte continuo: Establecer servicios de asistencia para resolver las dudas de los empleados y familiarizarlos con las nuevas tecnologías
Aquí tiene tres formas de atravesar sin problemas la fase de transición con ClickUp:
1. Visualice cronogramas en la vista de (diagrama de) Gantt de ClickUp
Haga un seguimiento del progreso de sus actividades de gestión del cambio con la función ClickUp Vista Diagrama de Gantt . Obtenga un cronograma visual para seguir el progreso de todas las actividades y tareas asociadas al proceso de cambio.
Seguimiento de hitos críticos del proyecto mediante la vista de (diagrama de) Gantt de ClickUp
Priorice las tareas en función de su nivel de urgencia y no pierda nunca una fecha límite. Las opciones de ordenación, como la vista en cascada, ofrecen una vista secuencial de las tareas interdependientes. Vea qué tareas deben completarse lo antes posible para crear una estrategia eficaz y un flujo de trabajo fluido.
💡Consejo profesional: Si es usted un líder del cambio, asegúrese de que utiliza las tres C -Claridad, Consenso y Consulta- para lograr un cambio eficaz guiar a su equipo a través del cambio .
2. Automatización de tareas periódicas con ClickUp Automatizaciones
Cuando está inmerso en un proceso de cambio, no puede permitirse el lujo de perder tiempo con tareas rutinarias como la actualización de los miembros del equipo sobre el progreso de las tareas o el envío de correos electrónicos recurrentes después de alcanzar cada hito.
Ahí es donde necesita Automatización ClickUp . Seleccione entre más de 100 plantillas de automatización predefinidas para asignar tareas, actualizar estados, publicar comentarios y mucho más de forma automática. O utilice el constructor de automatización de IA de ClickUp para definir desencadenantes y acciones para casos de uso específicos.
Configure las automatizaciones de ClickUp para que se encarguen de sus tareas rutinarias
Una vez configurada la automatización, vea todas las acciones realizadas, modifique los desencadenantes y verifique sus flujos de trabajo mediante los registros de auditoría. Esto le ayudará a controlar sus automatizaciones y a solucionar los problemas antes de que se agraven.
3. Añada contexto y claridad a los flujos de trabajo con ClickUp Chat
La colaboración sin fisuras es un factor innegociable a la hora de liderar un intento correcto de cambio organizativo. Utilizando Chat ClickUp con ClickUp Chat, sus equipos pueden intercambiar actualizaciones, compartir información y ponerse al día en tiempo real, junto con sus tareas y proyectos.
Utilice ClickUp Chat para mantener sus conversaciones de trabajo en ClickUp y no perder nunca información importante saltando de una herramienta a otra
Se encuentra dentro de la plataforma ClickUp, por lo que es muy fácil enviar mensajes a tus compañeros mientras haces malabarismos con el trabajo. Invite a los miembros del equipo a una conversación mediante @menciones y mantenga a todo el mundo informado.
Además, chatear está conectado a la red neuronal de ClickUp, Cerebro de ClickUp y ofrece un sinfín de ventajas, como por ejemplo
- Creación de tareas detalladas a partir de sus Mensajes
- Programar seguimientos automáticos, y
- Mantenerte al día con conversaciones resumidas de tus canales y conversaciones más importantes
Digamos que su colega necesita información actualizada sobre una tarea concreta. ClickUp Brain empieza a clasificar sus tareas, proyectos y documentos para encontrar las respuestas más relevantes a su consulta.
Utilice ClickUp Brain para generar automáticamente actualizaciones de tareas, resúmenes y mucho más con sólo pulsar un botón
Las respuestas se muestran de forma privada en su pantalla, y usted puede aceptarlas o rechazarlas. Si acepta la respuesta, se la indicará al compañero que realizó la consulta.
💡Consejo profesional: Para agilizar aún más su flujo de trabajo, utilice plantillas de planes de comunicación de proyectos que describan los objetivos, cronogramas y entregables clave. De este modo, todos los participantes en el proyecto de cambio se mantienen al tanto de lo que hay que terminar.
Fase 3: Volver a congelar - Bloquear el cambio
Esta es la fase final del proceso de implantación del cambio de Lewin, en la que se fija todo lo aprendido en las dos primeras fases.
A estas alturas, todos los nuevos comportamientos, procesos y sistemas forman parte del flujo diario de la organización. En esta fase se trata de garantizar que el trabajo duro dé sus frutos y que el nuevo proceso se convierta en algo natural para todos.
Aspectos clave de la fase Refreeze del modelo de Lewin:
- **Hacer que los cambios se mantengan: Ayudar a los empleados a sentirse cómodos con los nuevos procesos convirtiéndolos en parte de la rutina diaria
- Actualizar el reglamento: Actualice sus políticas y adapte las antiguas a los nuevos cambios
- Vigile el progreso: Compruebe continuamente los nuevos sistemas y utilice indicadores clave de rendimiento específicos para medir el intento correcto y el cambio transformador
Gracias a sus numerosas plantillas integradas para la elaboración de informes, ClickUp puede resultar útil incluso durante la fase final del proceso de gestión del cambio.
Prepare informes perspicaces con las plantillas de ClickUp
Después de implementar los cambios, reúna todas las lecciones aprendidas, los pasos en falso y los resultados en un informe ordenado. También necesitará un sistema de retroalimentación para que su equipo vea cómo se están adaptando a los nuevos cambios.
Aquí es donde el Plantilla de retrospectiva del proyecto ClickUp puede ayudarle a evaluar su proyecto. Se trata de un marco totalmente personalizable que realiza un seguimiento de todo el proceso de cambio, desde lo que ha ido bien hasta lo que necesita trabajo.
Plantilla de retrospectiva de proyectos de ClickUp
Esta plantilla es perfecta para definir metas y delegar tareas, seguimiento del progreso del proyecto e identificar áreas clave de mejora para futuros proyectos.
Aplicaciones prácticas del modelo de cambio de Lewin
El modelo de tres pasos de Lewin para la gestión del cambio tiene varias aplicaciones en el ajuste de una empresa. He aquí algunos ejemplos de cómo puede utilizarse este modelo en diferentes contextos.
- Reestructuración organizativa: La teoría del cambio de Lewin sacude las cosas cuando los equipos necesitan una reorganización. Se empieza por señalar lo que no funciona (fase de "descongelación"), se despliegan las nuevas estructuras de equipo (fase de "cambio") y se fija todo con nuevos indicadores clave de rendimiento (fase de "recongelación")
- Implementación tecnológica: Las empresas a menudo necesitan actualizar su tecnología para mantenerse a la vanguardia. Durante la fase de "Cambio", ponen en marcha nuevos sistemas e imparten formación a los empleados. Después, gestionan el cambio mediante comprobaciones periódicas para asegurarse de que todo funciona correctamente
- Fusiones y adquisiciones: Cuando dos empresas se convierten en una, el modelo de gestión del cambio de Lewin puede guiar el proceso. Los líderes comunican una visión compartida en la fase de "Descongelación", los equipos de integración aúnan fuerzas en la fase de "Cambio" y las nuevas políticas se fijan en la fase de "Recongelación" para consolidar la estructura organizativa
Superar los retos de la implantación del cambio
El cambio organizativo puede resultar difícil para los equipos. Resulta tedioso acostumbrarse a los nuevos procesos e integrarlos en las rutinas diarias.
Pero, ¿cuáles son los demás retos de la implantación del cambio y cómo afrontarlos?
Veámoslos.
1. Resistencia al cambio
Este es el reto más común al que se enfrentan las empresas. Los empleados suelen temer lo desconocido y creen que el cambio se traduce automáticamente en una pérdida de control.
Soluciones:
✅ Implique a los empleados en el proceso de cambio desde el principio. Obtenga su opinión y demuéstreles que sus opiniones importan
✅ Comunique por qué es necesario el cambio y ayúdeles a entender su rol en el proceso
✅ Proporcione a los empleados toda la información que necesiten para adaptarse a los procesos recién implantados
2. Falta de implicación de la dirección
Es posible que sus directivos y altos ejecutivos no estén totalmente de acuerdo con la propuesta de cambio. Si sus líderes no defienden activamente el cambio, es probable que sus iniciativas de cambio pierdan impulso.
**Soluciones
✅ Dé ejemplos reales de cambios similares aplicados en otras empresas. Proporcione casos de éxito y estudios de casos para ilustrar el valor del cambio
✅ Comprenda las preocupaciones de sus líderes. Demuestre cómo los cambios propuestos se alinearán potencialmente con sus intereses y aspiraciones
✅ Implique a los líderes y recabe sus aportaciones e ideas en las primeras fases del proceso de cambio
3. Cronogramas restrictivos
A veces, agentes de cambio subestiman el tiempo real necesario para aplicar determinados cambios y observar sus resultados. Esto puede repercutir negativamente en su estrategia de cambio y sus resultados.
**Soluciones
✅ Establezca plazos realistas correlacionando todas las actividades y tareas relacionadas con la implantación. Incluso puedes incluir topes para prepararte para retrasos inesperados
✅ Programe pruebas de funcionamiento para ver cómo funcionan los cambios a pequeña escala antes de lanzarse a la implantación a gran escala
✅ Planifique los recursos con antelación y asegúrese de que estén disponibles durante toda la implantación para compatibilidad con sus iniciativas de cambio
Agilice la gestión del cambio con ClickUp
Sabemos lo difícil que es gestionar el cambio en todo un ecosistema organizativo. Un enfoque por fases, como el modelo de cambio de Lewin, es la mejor manera de navegar por una iniciativa de cambio sin perder de vista la meta final.
Una plataforma de productividad todo en uno como ClickUp incluye múltiples funciones y características útiles en las distintas fases del proceso de cambio. Funciones como los paneles, documentos y pizarras de ClickUp facilitan la planificación y la elaboración de estrategias con el equipo.
ClickUp Automatización y ClickUp Brain automatizan las tareas rutinarias, y ClickUp Chat fomenta la colaboración en tiempo real durante cada fase de su iniciativa de cambio. Regístrate gratis, gratuito/a en ClickUp y aprenda a equipar a su organización para adaptarse a los cambios e impulsar los intentos correctos.