Cómo aplicar la validación de datos en Excel

Estás dirigiendo el lanzamiento de un gran producto. Tu equipo ha trabajado duro durante meses. Han probado el producto, han preguntado a los clientes qué opinan y han estudiado el mercado. Tienes esta importante información registrada en un Hoja de cálculo Excel de elaboración de informes .

Cuando se acerca el día del lanzamiento, decide revisar la hoja de cálculo de informes y observa un error en el precio y una valoración de los clientes superior a la habitual.

Su confianza disminuye. ¿Cuántos errores más se esconden en estos datos? ¿Cuánto tiempo llevará comprobar y verificar cada celda?

Puedes evitar esta ansiedad ajustando la validación de datos en Excel.

La validación de datos en Excel convierte la posible inexactitud de los datos en flujos de trabajo precisos. Al establecer un intervalo lógico para las entradas, la información incorrecta se marca inmediatamente. Se acabaron las valoraciones de clientes fuera de intervalo.

Esta guía le mostrará cómo utilizar la validación de datos en Excel para ahorrar tiempo, reducir el estrés y, lo que es más importante, generar confianza en sus datos.

Fundamentos de la validación de datos en Excel

La validación de datos en Excel es una potente función que te permite controlar lo que los usuarios pueden introducir en celdas específicas. Comprueba si los datos que se introducen cumplen los criterios específicos que establezcas, lo que garantiza que sólo se introduce información válida en la hoja de cálculo.

La validación de datos te permite:

1. Controlar qué tipo de datos se pueden añadir a la hoja
2. Proporcionar a los usuarios una lista de opciones aceptables
3. Cree reglas personalizadas para la entrada de datos

Recorramos paso a paso el proceso de validación de datos.

Paso 1: Seleccionar las celdas

En primer lugar, resalte las celdas de Excel en las que desea aplicar la validación. Puede ser una sola celda, una columna o un intervalo de celdas.

a través de Excel Paso 2: Validación de datos de acceso

Navegue hasta la pestaña Datos de la cinta de opciones de Excel y seleccione Validación de datos.

Paso 3: Elegir los criterios de validación

En el cuadro de diálogo Validación de datos, verás un menú desplegable en Permitir. Según sus necesidades, elija cualquier opción de la lista.

Por ejemplo, vamos a ajustar una regla para que una celda sólo acepte números enteros entre 10 y 100:

3.1 Seleccione Número entero en el desplegable Permitir. Verás que se desbloquean más campos relacionados

3.2 Ajuste Datos a Entre

3.3 Introduzca 10 en el campo Mínimo y 100 en el campo Máximo y pulse OK

Una vez validados estos criterios, los usuarios tendrán restringido poner valores no válidos. En este caso, no podrán introducir ningún dígito inferior a 10 ni superior a 100. Vamos a probarlo.

Para que el proceso de recogida de datos sea aún más organizado, puede utilizar la opción Mensaje de entrada para informar a los usuarios de la información que deben introducir en esa celda.

Paso 4: Configurar mensajes en la pestaña Mensaje de entrada (opcional)

Para mostrar un mensaje que indique al usuario qué datos están permitidos en una celda específica, haga clic en la pestaña Mensaje de entrada del cuadro de diálogo de validación de datos y realice los siguientes pasos:

4.1 Marque la casilla "Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda"

4.2 Escriba un título para su mensaje. Aquí, le hemos dado el título '¡Información!' en la pestaña de mensajes de entrada

4.3 Escriba un mensaje útil que aparecerá cuando los usuarios seleccionen la celda. Haz clic en OK

Al seleccionar la celda validada, el usuario verá el siguiente mensaje:

Paso 5: Configurar la alerta de error (opcional)

Del mismo modo, puede personalizar la alerta de error en la pestaña Alerta de error para los datos no válidos introducidos en una celda.

Para crear un mensaje de error personalizado, vaya a la pestaña Alerta de error en el cuadro de diálogo de validación de datos y defina los siguientes parámetros:

5.1 Seleccione la casilla de selección "Mostrar alerta de error tras introducir datos no válidos"

5.2 En el desplegable Estilo, elija el tipo de alerta deseado

5.3 Introduzca el título y el texto del mensaje de error en las áreas correspondientes y haga clic en Aceptar

Ahora, si algún usuario intenta introducir algún dato no válido, Excel mostrará el mensaje de alerta que acabamos de personalizar.

A veces, las opciones de validación incorporadas no son suficientes para reglas complejas. En estos casos, puede utilizar fórmulas personalizadas.

Para utilizar una fórmula personalizada:

1. Seleccione Personalizada en el desplegable Permitir del cuadro de diálogo Validación de datos
2. En el Box Fórmula, introduzca su fórmula personalizada

💡Punto clave: Las fórmulas personalizadas deben devolver VERDADERO para datos válidos y FALSO para datos no válidos.

Al dominar estos conceptos básicos de validación de datos en Excel, usted está en camino de crear hojas de cálculo más robustas y libres de errores.

Técnicas avanzadas de validación de datos en Excel

Mientras que las reglas básicas de validación de datos son útiles para escenarios sencillos, Excel ofrece opciones más sofisticadas para necesidades complejas de gestión de datos. He aquí algunas técnicas avanzadas:

1. Listas desplegables de dependencia

Cree listas en cascada en las que las opciones de una lista dependan de la selección en otra. Por ejemplo, supongamos que desea mostrar ciudades en una lista desplegable en función del estado seleccionado en la hoja.

• Cree intervalos con nombre para sus listas
• Utilice la función INDIRECTO en la validación de datos

Ejemplo: =INDIRECTO(A1)

En este ejemplo, A1 contiene el nombre del intervalo a utilizar para el desplegable.

2. Combinación de varias condiciones

Utilice las funciones AND, OR, NOT para crear pruebas lógicas complejas.

Ejemplo: El valor debe estar entre 1-10 O 20-30

=OR(AND(A1>=1,A1<=10),AND(A1>=20,A1<=30))

3. Intervalos dinámicos para la validación

Utilice intervalos dinámicos con nombre para actualizar automáticamente las listas de validación a medida que cambian los datos.

Por ejemplo, si realiza un seguimiento de la información de los clientes y añade nuevos clientes con frecuencia, un intervalo dinámico con nombre puede ayudarle a garantizar que la lista de clientes más actualizada esté disponible para su selección en varios formularios e informes.

• Cree un intervalo dinámico con nombre utilizando las funciones OFFSET o TABLE
• Utilice este intervalo con nombre en la validación de datos

4. Validación de datos con formato condicional

Combine la validación de datos con el formato condicional para obtener información visual.

• Configurar una regla de validación de datos
• Aplique un formato condicional basado en los mismos criterios o en criterios similares

Por ejemplo, supongamos que realiza un seguimiento de los números de ventas en función de los objetivos. Puede aplicar un formato condicional para que las ventas por debajo del objetivo se coloreen en rojo, mientras que las ventas por encima del objetivo se coloreen en verde.

5. Validación entre hojas

Valide los datos contra los valores de otras hojas o incluso de otros libros de trabajo.

Ejemplo: Asegurarse de que existe un valor en la Hoja2

=COUNTIF(Hoja2!A:A,A1)>0

Aunque estas técnicas ofrecen un potente control de los datos, también pueden hacer que tus hojas de cálculo sean más complejas. Por lo tanto, documenta siempre tus reglas de validación avanzadas para futuras referencias.

Ejemplos de tipos de validación de datos y sus aplicaciones prácticas

Hemos visto cómo la validación de datos puede transformar una hoja de cálculo de un potencial campo de minas a una herramienta potente y resistente a errores. Veamos algunos tipos de validación de datos comunes con sus aplicaciones en el mundo real.

1. Número entero

Supongamos que dirige un proyecto y quiere hacer un seguimiento de las horas de trabajo de los miembros de su equipo. Quiere asegurarse de que los miembros del equipo introducen sólo números enteros entre 3 y 24.

Cómo ajustarlo:

• Haz clic en tu celda o columna
• Vaya a la pestaña Datos y haga clic en Validación de datos
• Elija Número entero en el desplegable
• Ajuste el mínimo a 3 y el máximo a 24

Ahora, su equipo no puede introducir horas de trabajo fuera de este criterio.

2. Decimal

Esta opción es ideal cuando necesita trabajar con números que no siempre son enteros, como precios o medidas.

Digamos que usted está haciendo un seguimiento de los gastos y quiere asegurarse de que la gente introduzca dólares y centavos correctamente:

• Haz clic en tu celda o columna
• Ve a la pestaña Datos > Validación de datos
• Elige Decimal en el desplegable
• Ajuste el mínimo a 0 (no queremos gastos negativos)
• También puedes establecer un máximo, como 1000, si eso se ajusta a tu presupuesto

Ahora, los miembros de tu equipo se limitan a números como 10,50 o 3,75.

3. Lista

Es ideal para crear desplegables. Digamos que usted es un gestor de contenidos que quiere hacer un seguimiento de los estados de asignación de escritor.

A continuación se explica cómo utilizar la validación de listas en Excel:

• Selecciona tus celdas
• Pestaña Datos > Validación de datos
• Elige Lista en el desplegable
• Escriba sus opciones así No iniciada, En curso, Completada

Ahora tiene un menú desplegable ordenado en sus celdas.

4. Fecha

Esto es perfecto para cuando necesita fechas dentro de un intervalo específico, como fechas límite de envío para una tarea.

Pruebe esto:

• Seleccione sus celdas de fecha
• Pestaña Datos > Validación de datos
• Seleccione Fecha en el desplegable
• Ajuste una fecha de inicio (por ejemplo, hoy) y una fecha de finalización (por ejemplo, dentro de una semana)

De esta forma, nadie puede introducir fechas fuera del cronograma de su tarea por error.

5. Tiempo

Esto es super útil para horarios o cuando estás registrando duraciones. Imagina que estás haciendo un diario de entrenamiento y quieres registrar los tiempos de ejercicio:

• Seleccione sus celdas de fecha
• Pestaña Datos > Validación de datos
• Elige Hora en el desplegable
• Puedes ajustar una hora de inicio (como 00:00 para medianoche) y una hora de finalización (como 23:59 para las 23:59)

De esta forma, siempre tendrá los tiempos correctamente formateados en su registro de entrenamiento

6. Longitud del texto

Esta opción es ideal cuando necesitas que el texto tenga una longitud determinada, como en el caso de códigos o ID. Digamos que usted es un maestro, y los ID de los estudiantes siempre debe ser de seis caracteres:

• Resalta tu columna ID
• Pestaña Datos > Validación de datos
• Seleccione Longitud del texto en el desplegable
• Seleccione Igual a e introduzca 6

Ahora sólo se aceptarán ID de 6 caracteres: se acabaron los dígitos que faltan y los ID muy largos.

7. Personalizado

Esta opción es un poco más complicada, pero muy útil Digamos que sólo desea permitir valores superiores a la celda de arriba.

He aquí cómo hacerlo:

• Selecciona tus celdas
• Pestaña Datos > Validación de datos
• Elige Personalizado en el desplegable
• En el cuadro de fórmula, escribe: =A2>A1 (suponiendo que empiezas en A2)

Ahora, cada valor debe ser mayor que el anterior.

No tengas miedo de jugar con estas opciones. Cuanto más practiques, mejor las usarás. A la larga, te ahorrarán mucho tiempo porque evitarán que cometas errores.

Si algo no funciona correctamente, siempre puedes ajustar la configuración de validación de datos.

Resolución de problemas comunes de validación de datos

A veces, la validación de datos no funciona exactamente como esperamos. Veamos algunos problemas comunes y cómo solucionarlos.

Lista desplegable que no se muestra

Has ajustado la validación de una lista pero no encuentras la flecha desplegable. Vamos a comprobar un par de cosas:

• Verifique que la casilla desplegable En celda en el cuadro de diálogo Validación de datos esté marcada
• Asegúrese de que su lista de origen no tiene ninguna celda en blanco

Excel rechaza fechas válidas

Excel puede ser un poco quisquilloso con las fechas a veces. Si rechaza tus fechas, prueba estos trucos:

• A veces Excel se confunde entre mm/dd/aaaa y dd/mm/aaaa. Prueba a cambiar el formato de la fecha
• Utiliza guiones (-) o barras (/) para todas las fechas. No los mezcles

Siguen entrando datos no válidos

Si los datos no válidos se cuelan a través de su validación, vamos a comprobar un par de cosas:

• Busque la casilla de selección Ignorar espacios en blanco en Validación de datos. Si está marcada, se permitirán las entradas en blanco
• Asegúrese de que ha ajustado una alerta de error, no sólo un mensaje de entrada

La validación de fórmulas personalizadas no funciona

Cuando su fórmula personalizada siempre se muestra como inválida o válida:

• Comprueba si estás utilizando las referencias de celda correctas
• Recuerde comenzar su fórmula con un signo igual (=)

No se pueden editar celdas después de añadir validación

Si sus celdas validadas parecen bloqueadas, compruebe lo siguiente:

• Compruebe si la hoja está protegida. Vaya a la pestaña Revisar y haga clic en Desproteger Hoja
• Haga clic con el botón derecho en la celda, seleccione Formato de Celdas, vaya a Protección y asegúrese de que Bloqueado no esté marcado

La validación desaparece al copiar celdas

Si la función normal de copiar y pegar no refleja la validación, pruebe esto en su lugar:

• Use Pegado Especial y elija sólo Validación para mantener las reglas

Cómo encontrar y eliminar la validación de datos en Excel

A veces, es posible que necesite cambiar o eliminar las reglas de validación de datos. Puede que hayas heredado una hoja de cálculo o que tus necesidades de datos hayan cambiado. No te preocupes, encontrar y eliminar la validación de datos es fácil una vez que sabes cómo hacerlo.

Encontrar celdas con validación de datos

Para ver qué celdas tienen validación de datos:

1. Ir a la pestaña Inicio
2. Vaya al Grupo de edición
3. Haga clic en Buscar y seleccionar
4. Seleccione Validación de datos

Excel resaltará ahora todas las celdas que tengan reglas de validación de datos.

Eliminar la validación de datos

Para eliminar la validación de datos de las celdas:

1. Seleccione las celdas que desea cambiar (Utilice los pasos "Encontrar celdas con validación de datos" anteriores si es necesario)
2. Ir a la pestaña Datos
3. Haga clic en Validación de datos
4. En la ventana que se abre, haga clic en Borrar todo
5. Haga clic en Aceptar

Las reglas de validación de datos han desaparecido de esas celdas.

Saber cómo encontrar y eliminar la validación de datos te da más control sobre tus hojas de cálculo, permitiéndote cambiarlas según cambien tus necesidades.

También Lee: 25 trucos y consejos de Excel para aumentar tu productividad en 2024

Desafíos y límites de Excel

Excel es una herramienta potente, pero no es perfecta para todas las situaciones. A medida que tus proyectos crecen, puedes enfrentarte a algunos retos. Veamos algunos problemas comunes:

Problemas de escalabilidad

Excel funciona muy bien para conjuntos de datos de tamaño pequeño o mediano. Pero a medida que sus datos crecen, puede encontrarse con algunos obstáculos:

• Límites de filas: Excel tiene un máximo de 1.048.576 filas por hoja. Esto puede parecer mucho, pero para los grandes proyectos de datos que requieren una granBase de datos de Excelno es suficiente
• Problemas de rendimiento: Las hojas de cálculo grandes con muchas fórmulas pueden volverse lentas e inestables. Puedes notar un retraso al desplazarte o al calcular datos
• Limitaciones de memoria: Excel carga todos los datos en la memoria de tu ordenador. Con archivos muy grandes, esto puede ralentizar todo el sistema

Desafíos de la colaboración

Aunque Excel ha mejorado sus funciones de uso compartido, todavía tiene algunos obstáculos de colaboración:

• Control de versiones: Hacer un seguimiento de quién hizo qué cambios y cuándo puede ser complicado, especialmente con muchos miembros del equipo
• Edición en tiempo real: Varios usuarios pueden editar libros de trabajo compartidos, pero no es tan fácil como con las herramientas de colaboración específicas
• Limitaciones en los comentarios: El sistema de comentarios de Excel es básico, lo que dificulta las discusiones detalladas sobre datos concretos

Validación de datos y límites de entrada

Las funciones de validación de datos de Excel, aunque útiles, tienen algunas restricciones si se comparan con otras software de entrada de datos :

• Reglas de validación complejas: El ajuste de la validación avanzada de datos a menudo requiere fórmulas complejas, que pueden dar lugar a errores
• Guía de usuario limitada: Es difícil proporcionar instrucciones claras para la entrada de datos
• Entrada de datos incoherente: Sin controles estrictos, los usuarios pueden introducir los datos en formatos incoherentes, lo que puede dar lugar a problemas de análisis más adelante

Automatización y limitaciones del flujo de trabajo

Excel dispone de algunas funciones de automatización, pero es posible que no satisfagan necesidades avanzadas:

• Automatización integrada limitada: Aunque Excel dispone de funciones como las macros, la creación de flujos de trabajo automatizados complejos suele requerir conocimientos avanzados de programación
• No hay gestión nativa de tareas: Excel no está diseñado para el seguimiento de tareas o la gestión de proyectos, ya que carece de funciones como personas asignadas, fechas límite o seguimiento del estado

Problemas de seguridad

Para los datos confidenciales, es posible que Excel no ofrezca el nivel de seguridad que necesitas:

• Ajustes básicos de permisos: Aunque puedes proteger los libros con contraseña, Excel carece de funciones de seguridad avanzadas como el cifrado o los registros de acceso detallados
• Riesgos de uso compartido: Es fácil compartir accidentalmente un libro entero cuando sólo querías compartir datos específicos

Alternativas a Excel

Aunque Excel es una herramienta potente, tiene límites para la gestión de proyectos complejos y el manejo de datos a gran escala. En tales casos, debería explorar Alternativas a Excel .

Exploremos ClickUp una plataforma de productividad todo en uno que resuelve muchas de las carencias de Excel.

ClickUp

ClickUp es algo más que una software de hoja de cálculo . Es una completa plataforma de productividad que gestiona tareas, proyectos y bases de datos. He aquí por qué es una buena alternativa a Excel:

Vista Tabla versátil Vista Tabla de ClickUp es el corazón de su función de base de datos.

Cree bases de datos potentes y visuales con ClickUp Vista Tabla

Esto es lo que puede ayudarle a hacer:

• Creación de bases de datos sin código: Configurar una base de datos en cuestión de segundos sin ningún conocimiento de código
• Campos personalizados: Utilice más de 15 tipos de campos (como texto, números, desplegables, etc.) para adaptar su base de datos a sus necesidades
• Campos de relaciones: Enlaza entradas de diferentes bases de datos, creando un sistema de base de datos relacional sin fórmulas complejas
• Fácil manipulación de datos: Ordene, filtre y agrupe datos con unos pocos clics
• Edición masiva: Realice cambios en varias entradas a la vez, ahorrando tiempo y reduciendo errores

Vea y organice sus datos, proyectos y flujos de trabajo como desee con ClickUp

Además, a diferencia de la cuadrícula fija de Excel, la vista Tabla de ClickUp ofrece más de 15 vistas para interactuar con sus datos:

• Vista Tablero Kanban de ClickUp para visualizar los flujos de trabajo y el progreso
• ClickUp Vista Diagrama de Gantt , perfecto para cronogramas y dependencias de proyectos
• Vista del Calendario de ClickUp que es ideal para los datos basados en fechas límite
• ClickUp Mapas mentales , ideal para la lluvia de ideas y la planificación

Esta variedad le permite cambiar de vista sin modificar los datos subyacentes, lo que le ofrece nuevas percepciones y perspectivas.

La capacidad de ClickUp para proporcionar múltiples vistas (las personas reaccionan de manera diferente a diferentes vistas) de las tareas del proyecto nos permite construir un marco básico para un proyecto muy rápidamente, que puede ser fácilmente entendido por todos los involucrados. Esto simplifica todo el proyecto

Andrew Houghton, gestor jefe de proyectos, Aptean

Funciones de colaboración

Transforme los pensamientos de su equipo en acciones sincronizadas mediante las Pizarras ClickUp

ClickUp brilla cuando se trata de trabajo en equipo:

• Edición en tiempo real: Varios miembros del equipo pueden trabajar simultáneamente en el mismo conjunto de datos sin conflictos
• Comentarios y menciones: Discuta puntos de datos específicos o entradas justo donde viven los datos
• **Colaboración virtual UtilicePizarras ClickUp para realizar lluvias de ideas sobre diseños de bases de datos o flujos de trabajo
• Permisos: Ajuste niveles de acceso granular para diferentes miembros del equipo o clientes

Potente automatización

Utilice Automatizaciones ClickUp predefinidas o personalícelas según sus necesidades

La idea de la validación de datos en ClickUp es trabajar de forma más inteligente, no más dura. A continuación le explicamos cómo Automatizaciones de ClickUp hace esto:

• Automatización personalizada: Cree automatizaciones que se adapten a sus necesidades de validación de datos. No se requiere código, simplemente configúrelo y déjelo funcionar
• Comando y control: Automatiza las tareas de validación de datos. Describa lo que necesita y deje queCerebro ClickUpuna herramienta de IA, autoconfigure flujos de trabajo
• Importe o integre: Importe datos de hojas de cálculo Excel en múltiples formatos o conecte su base de datos a través de 1000+ gratuitos/aIntegraciones ClickUphojas de cálculo de Google incluidas

Automatización puede manejar la entrada de datos, actualizaciones de estado, notificaciones, y más, la reducción de errores humanos y liberar su tiempo.

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Plantillas para una configuración rápida

La validación de datos desde cero puede resultar difícil, especialmente si nunca la ha terminado. Para ayudarle, ClickUp le ofrece:

• más de 1.000 plantillas prediseñadas para diversas necesidades de bases de datos, desde calendarios de contenidos hasta directorios de empleados
• Personalizableplantillas Excel de gestión de proyectos para adaptarse a sus necesidades de validación de datos

Una de estas magníficas plantillas para principiantes es la plantilla Plantilla de hoja de cálculo ClickUp . Esta plantilla rica en funciones, adaptable y lista para usar tiene subcategorías personalizables que le ayudarán a recopilar y gestionar datos fundamentales.

Descargar esta plantilla

Valide datos en múltiples opciones de vista Lista, Tablero, Cuadrícula, Documento, Mapa y Formulario con la plantilla de hoja de cálculo ClickUp

Esta plantilla le permite:

• Asignar estados como En curso para hacer un seguimiento de quién está haciendo qué
• Establecer plazos o crear tareas periódicas
• Destacar lo que más importa ajustando las prioridades de las tareas
• Analizar las opiniones permitiendo a los miembros del equipo votar sobre problemas clave
• Asignar tareas directamente a las partes interesadas para la rendición de cuentas
• Ajuste fácilmente las dependencias, cambie las personas asignadas o combine tareas en subtareas

**Lea también 20 Free plantillas de hojas de cálculo en Excel y ClickUp

Elija la herramienta adecuada para sus necesidades de datos

Excel sigue siendo una herramienta potente y versátil para muchas tareas de gestión de datos. Sin embargo, debes reconocer sus límites, especialmente cuando se trata de grandes conjuntos de datos, relaciones complejas o proyectos de colaboración.

Alternativas como ClickUp ofrecen soluciones innovadoras a algunos de los retos de Excel, especialmente en colaboración y automatización.

A la hora de elegir una herramienta de gestión de datos, hay que tener en cuenta la escalabilidad, la facilidad de uso, las funciones de colaboración y las capacidades de integración. La meta es encontrar una solución que mejore su productividad y le ayude a obtener información en profundidad. Registrarse en ClickUp ¡hoy mismo!