Un gestor de proyectos con experiencia, en quien se confía para entregar productos de software esenciales con precisión, a menudo recurrirá al marco Scrum dentro de la metodología Agile.
Al dividir el proyecto en partes más pequeñas y manejables llamadas Sprints, su equipo puede colaborar de manera eficiente en lugar de abordar todo el proyecto de una sola vez. De esta manera, no solo está creando un producto, sino que lo está perfeccionando en cada paso para satisfacer las necesidades del cliente.
Sin embargo, si tu proyecto empieza a parecer un laberinto estresante, es posible que necesites incorporar varios equipos Scrum para abordarlo. Aquí es donde hay que dar un paso más e introducir el Scrum de Scrums. Pero, ¿cómo se llevan a cabo reuniones Scrum periódicas sin perder el hilo de todo? Vamos a averiguarlo.
Comprender Scrum of Scrums
Scrum of Scrums es esencial para una gestión eficaz de proyectos. Comprender qué es y cómo funciona mejora la coordinación del equipo y aumenta la transparencia.
¿Qué es un Scrum of Scrums?
Un Scrum of Scrums (SoS) es una reunión en la que representantes de diferentes equipos que practican Agile Scrum se reúnen para sincronizarse, compartir el progreso y resolver problemas entre equipos en proyectos más grandes que utilizan metodologías ágiles.
Aunque pueda parecer sencillo, requiere una planificación cuidadosa.
Antes de empezar, las organizaciones deben equilibrar el tamaño y el número de equipos Scrum, al tiempo que se aseguran de que todos los equipos estén en sintonía, confíen entre sí y estén deseosos de trabajar para alcanzar una meta común del proyecto.
Cuando se hace bien, SoS fomenta la transparencia, los controles periódicos y la flexibilidad para adaptarse. Dividir los equipos grandes en equipos más pequeños ayuda a la organización a conectar varios equipos, fortalecer las conexiones y mantener la concentración.
¿Cuál es el propósito de Scrum of Scrums?
Según su creador, Jeff Sutherland, el Scrum de Scrums es: «... responsable de entregar el software funcional de todos los equipos a la Definición de Terminado al final del Sprint, o para los lanzamientos durante el sprint».
En términos más sencillos, Scrum of Scrums es una reunión en la que representantes de diferentes equipos coordinan su trabajo para evitar obstáculos. Es esencial para ampliar las prácticas ágiles en proyectos complejos con múltiples equipos.
Reducir las múltiples vías de comunicación garantiza una colaboración fluida y la entrega sincronizada de un producto integrado al final de cada sprint.
En resumen, un Scrum de Scrums te ayuda a:
- Mantén a todos informados: garantiza una comunicación clara del progreso y las actividades de los equipos individuales al grupo en general, para que nadie se quede sin saber nada.
- Resuelve los problemas más rápido: aborda problemas urgentes, lo que permite a los equipos ágiles resolver los obstáculos y mantener los proyectos en marcha.
- Mejora la coordinación ágil del equipo: supervisa la colaboración del equipo, garantiza la alineación y evita errores.
- Toma decisiones importantes: facilita las decisiones colectivas que afectan a todos los grupos, manteniendo la coordinación y el progreso.
Por lo tanto, si estás constantemente haciendo malabarismos con varios equipos Scrum, un SOS pondrá todo en orden y mantendrá a todos informados. Es un componente esencial de una gestión de proyectos sólida de Scrum.
Pero, ¿cómo es un SoS?
Componentes clave de Scrum of Scrums
A primera vista, el Scrum de Scrums puede parecer un diagrama de flujo complicado con demasiadas partes móviles. Pero cuando lo desglosas, solo hay unos pocos componentes clave que lo controlan todo.
1. Participantes
Un representante, normalmente el Scrum Master, asiste al Scrum of Scrums. También puede ser un miembro del equipo, el propietario del producto o el responsable técnico, cualquier persona que pueda debatir el progreso y los retos del equipo. En ocasiones, puede participar un interesado o un gestor si se necesita su opinión.
2. Frecuencia
Las reuniones suelen celebrarse 2 o 3 veces por semana, pero pueden celebrarse a diario si existen muchas dependencias entre equipos. En el caso de proyectos con menos problemas entre equipos, las reuniones pueden celebrarse semanalmente, ajustando la frecuencia en función de las necesidades del proyecto.
3. Duración
Las reuniones de Scrum of Scrums tienen una duración limitada de entre 15 y 30 minutos para mayor eficiencia. Se pueden prolongar, pero no deben superar los 45 minutos.
Ventajas de Scrum of Scrums
Scrum of Scrums ofrece una larga lista de ventajas que son cruciales para ampliar las prácticas ágiles en proyectos de mayor envergadura. Entre ellas se incluyen:
Mejora de la coordinación y la resolución de problemas.
En proyectos complejos, en los que varios equipos deben trabajar en conjunto, Scrum of Scrums garantiza la coordinación y aborda rápidamente las dependencias, lo que se traduce en operaciones más eficientes y un flujo de trabajo fluido.
Esto se consigue mediante varias prácticas clave:
- Sincronización entre equipos: alinea las prioridades y el progreso de los equipos, gestiona las dependencias entre equipos y reduce los cuellos de botella.
- Resolución más rápida de problemas: aborda problemas que afectan a varios equipos y fomenta soluciones colectivas para obtener resultados más rápidos.
- Mitigación de riesgos: permite a los equipos resolver los problemas antes de que se agraven, evitando posibles obstáculos.
- Optimización de recursos: mejora la coordinación e identifica posibles conflictos o escasez de recursos antes de que se conviertan en críticos.
Mejora de la comunicación, la transparencia y la colaboración.
Scrum of Scrums ayuda a los equipos a interactuar abiertamente entre sí mientras trabajan para alcanzar metas comunes. Aumenta la probabilidad de que el proyecto se entregue con éxito.
Los elementos clave que contribuyen a ello son:
- Mejora del flujo de información: rompe los silos a través del uso compartido de actualizaciones periódicas, lo que proporciona una vista holística del proyecto.
- Mayor visibilidad: ofrece una imagen más clara del progreso del proyecto y destaca problemas o patrones que pueden no ser visibles a nivel de equipo.
- Mayor colaboración: fomenta el trabajo en equipo y el intercambio de ideas entre diferentes equipos.
- Alineación con las metas de la organización: alinea a los equipos con las metas principales y comunica las prioridades estratégicas entre los equipos.
Comprender las ventajas de Scrum of Scrums te ayuda a evaluar su relevancia e impacto en los procesos. Este conocimiento te permite tomar decisiones informadas sobre si mejorará el trabajo del equipo, la coordinación, la resolución de problemas y la eficiencia del proyecto.
Cómo llevar a cabo un Scrum de Scrums
Ya lo has decidido: vas a llevar a cabo un Scrum de Scrums. Entonces, ¿por dónde empiezas?
Comencemos con la estructura, dividiéndola en dos partes principales: «¿De qué se trata (Agenda)?» y «¿Quién va a hacer qué (roles)?».
Parte 1: Agenda
Todas las reuniones de Scrum of Scrums siguen una agenda clara y estructurada similar a la de un scrum diario, pero se centran en problemas que afectan a varios equipos.
Normalmente se centra en preguntas como:
- «¿Qué ha hecho mi equipo desde la última reunión?»Cada representante del equipo comparte los logros clave, especialmente aquellos que afectan a otros equipos o al proyecto en general.
- «¿Qué hará mi equipo antes de la próxima reunión?»Los equipos describen su trabajo próximo, destacando las tareas que podrían afectar a otros y señalando cualquier soporte que puedan necesitar.
- «¿Hay algún obstáculo o dependencia?»Los equipos debaten cualquier obstáculo que ralentice el progreso y señalan las dependencias con otros equipos. Se plantean los riesgos o posibles preocupaciones que podrían afectar a varios equipos.
La agenda de Scrum of Scrums también puede incluir cambios, métricas y progreso para obtener una idea general del estado actual del proyecto.
Parte 2: Roles
En un Scrum de Scrums participan diferentes personas, y cada una de ellas desempeña roles específicos para que la reunión sea eficaz. Estos roles son:
- Representantes de los equipos: cada equipo envía a un representante, normalmente denominado Scrum master, para compartir las novedades sobre el progreso y los retos. Escuchan activamente y ayudan a resolver los problemas planteados por otros equipos.
- Coordinador: Un Scrum Master también puede actuar como coordinador, asegurándose de que la reunión se mantenga por buen camino, siga la Agenda y termine a tiempo. También se encargará del seguimiento de cualquier elemento pendiente.
- Propietario del producto: esta persona proporciona la visión del producto y ayuda a resolver los conflictos entre las prioridades del equipo. Su rol es crucial cuando se necesita alinear la dirección del producto.
- Responsable técnico o arquitecto: a veces se incluye para abordar retos técnicos, dependencias o problemas de integración, el arquitecto técnico garantiza que se tomen decisiones técnicas coordinadas entre los equipos.
- Partes interesadas o dirección (opcional): Las partes interesadas pueden participar como observadores para obtener información. Solo deben contribuir si se les invita específicamente.
Cómo llevar a cabo una reunión Scrum of Scrums utilizando ClickUp
Como es lógico, hay mucho que hacer y gestionar si quieres llevar a cabo una reunión de Scrum of Scrums con éxito. ¿La solución? Una plataforma Scrum todo en uno como ClickUp.
ClickUp es la solución definitiva de gestión de proyectos que te ayudará a gestionar la constante sucesión de reuniones ágiles para tus proyectos más importantes.
Desde tableros Scrum hasta plantillas de planificación de sprints, la plataforma de gestión de proyectos ágil ClickUp tiene todo lo que necesitas para llevar a cabo un Scrum de Scrums con facilidad. Además, cuenta con herramientas de colaboración integradas que pueden ayudar a los equipos a realizar reuniones ágiles, incluso virtuales.
Esta plataforma te ayuda a configurar una estructura de entorno de trabajo personalizable que incluye espacios, carpetas, listas y tareas, una jerarquía que se puede adaptar a las metodologías ágiles. Cuenta con una matriz de funciones ágiles, como herramientas de gestión de sprints y gráficos de burnup y burndown.
Ahora, veamos cómo llevar a cabo un Scrum de Scrums utilizando esta plataforma.
Paso 1. Configura ClickUp para Scrum of Scrums.
Utiliza ClickUp Sprints para permitir que los equipos Scrum y Agile colaboren de manera eficiente hacia metas comunes. A continuación te explicamos cómo configurarlo:
- Para empezar, puede asegurarse de que sus actividades de Scrum of Scrum se mantengan alineadas con el progreso individual de cada equipo.
- Empieza por crear un nuevo espacio en ClickUp para «Scrum of Scrums» con el fin de mantener las actividades de SoS separadas de los equipos Scrum individuales, lo que facilitará su gestión.
- Dentro de este espacio, configura carpetas para organizar diferentes aspectos de tu reunión Scrum of Scrums. Por ejemplo, utiliza Cross-Team Issues (Problemas entre equipos) para realizar el seguimiento de los obstáculos, las dependencias y los retos que afectan a equipos individuales, y Action Items (Acciones pendientes) para realizar el seguimiento y asegurarte de que no se pasa nada por alto.
- Cada reunión puede considerarse una tarea y automatizarse mediante la opción Tareas periódicas. Para elementos específicos del orden del día, añada subtareas como actualizaciones del equipo, obstáculos y puntos de integración, y asígnelas a los representantes del equipo pertinentes.
Gracias a ClickUp, pudimos tener un mayor control sobre la capacidad de producción de nuestros miembros, además de ayudar en la implementación de la metodología SCRUM en Dinâmica. Realmente supuso un gran cambio, ya que las diferentes herramientas que ofrece la plataforma proporcionan mucha información útil para el liderazgo.
Gracias a ClickUp, pudimos tener un mayor control sobre la capacidad de productividad de nuestros miembros, además de ayudar en la implementación de la metodología SCRUM en Dinâmica. Fue realmente un gran cambio, ya que las diferentes herramientas que ofrece la plataforma proporcionan mucha información útil para el liderazgo.
Plantilla de reunión Scrum de ClickUp
Además, utiliza la plantilla de reunión Scrum de ClickUp para adelantarte en tus reuniones Scrum individuales y en las que se celebran entre cada equipo de desarrollo.
Esta plantilla está diseñada para ayudarte a organizar y personalizar tus reuniones Scrum para lograr la máxima eficiencia. A continuación te explicamos cómo:
- Planifica y visualiza sprints: utiliza esta plantilla para planificar sprints, tareas y metas en una sola vista para la alineación del equipo.
- Supervise el progreso y los obstáculos: realice el seguimiento del estado del proyecto anotando el progreso y los obstáculos y realizando el seguimiento correspondiente.
- Consolida los elementos esenciales del sprint: centraliza los materiales para sprints exitosos, como notas de reuniones y demostraciones, en un entorno de trabajo colaborativo.
- Mejora la eficiencia de las reuniones: estructura las reuniones con agendas claras y elementos de acción para debates centrados.
Paso 2. Crea una plantilla para las reuniones.
Una de las formas ideales de empezar con Scrum of Scrums es utilizando plantillas. ClickUp te ofrece una biblioteca completa entre la que elegir. Tomemos como ejemplo la plantilla ClickUp SCRUM Sprint Planning.
Plantilla de planificación de sprints SCRUM de ClickUp
Esta plantilla incluye una interfaz fácil de usar para establecer metas claras para los sprints y planificarlos de forma eficaz. Utiliza esta plantilla para:
- Defina las metas: describa claramente las metas del sprint durante las reuniones de Scrum of Scrums para garantizar que todos los equipos se centren en lograr resultados específicos.
- Supervise el progreso: realice un seguimiento del progreso de cada equipo hacia sus metas e identifique los riesgos potenciales para abordar de forma proactiva los retos y gestionar las dependencias.
- Mejora la colaboración: fomenta la comunicación abierta entre los equipos Agile Scrum para compartir ideas y resolver problemas entre equipos, creando un ambiente de apoyo y colaboración.
- Documenta los sprints: mantén registros de las discusiones y decisiones de las reuniones de Scrum of Scrums para futuras consultas, lo que ayudará a la mejora continua y al perfeccionamiento de la estrategia.
Ya sea que necesites gestionar productos, realizar el seguimiento de tareas, gestionar incidencias o generar informes, puedes personalizar cada aspecto y adaptarlo a tus preferencias.
También puedes utilizar listas de control, subtareas y campos personalizados para esbozar tus reuniones. Si el orden del día de la reunión es hablar sobre las actualizaciones del equipo para un solo proyecto, puedes hacer una lista de control con las preguntas que hemos comentado anteriormente.
Basándote en esta lista de control, también puedes crear subtareas para cada equipo Scrum que participe en la reunión. Y puedes realizar el seguimiento de todas ellas con campos personalizados, como:
- Gravedad del bloqueo (alta, media, baja)
- Tipo de dependencia (técnica, de recursos, de información)
- Equipos afectados (rótulos)
- Fecha de resolución (Fecha)
- Responsable de la acción (personas)
Esta configuración te ayuda a garantizar que todas las reuniones de Scrum of Scrums se desarrollen sin problemas y a tener todos los detalles importantes al alcance de la mano.
Plantilla de gestión ágil Scrum de ClickUp
Si quieres algo un poco más avanzado, prueba la plantilla de gestión ágil Scrum de ClickUp. Está especialmente diseñada para equipos de desarrollo de software, lo que la convierte en un recurso inestimable para proyectos centrados en TI.
Esta plantilla incluye herramientas para llevar a cabo eventos Scrum, como la preparación del backlog y las retrospectivas de sprint. Con 30 estados diferentes y 6 vistas diferentes, esta plantilla está optimizada para la gestión de proyectos ágiles. Ofrece:
- Seguimiento, gestión y elaboración de informes flexibles de las tareas.
- Imágenes prácticas que ayudan a optimizar los sprints y los planes de la hoja de ruta.
- Herramientas colaborativas para mantener la coherencia del flujo de trabajo
En definitiva, esta plantilla ofrece una solución integral para la gestión de Scrum que se adapta perfectamente a las complejidades de la gestión de un Scrum de Scrums.
Paso 3. Programar y llevar a cabo reuniones
Una vez que tengas todas tus tareas y plantillas en tu espacio Scrum of Scrums, cambia a la vista Calendario de ClickUp para organizar tu agenda de reuniones.
Solo tienes que hacer clic en «Vistas», seleccionar Calendario y nombrarlo «Calendario de reuniones SoS». Ahora tienes una visión clara de todos los próximos Scrum of Scrums de todos los equipos.
Para programar reuniones periódicas, haz clic en una fecha del Calendario, crea una tarea periódica y aplícala a tu plantilla de reunión Scrum of Scrums. Para mayor eficiencia, utiliza la función de bloqueo de tiempo del Calendario para establecer horas de reunión específicas. Solo tienes que arrastrar la tarea de la reunión al intervalo de tiempo deseado y ajustar la duración.
Si tu equipo utiliza calendarios externos como Google o Outlook, la función de sincronización de calendarios de ClickUp también garantiza que las reuniones de Scrum of Scrums aparezcan en los calendarios de todos.
Para una comunicación proactiva, utiliza la sección Comentarios de ClickUp dentro de cada tarea de Scrum of Scrums para mantener debates más estructurados. Puedes @mencionar a los miembros del equipo para señalar puntos importantes o utilizar respuestas encadenadas para mantener las conversaciones organizadas.
Pero si necesitas actualizaciones rápidas y en tiempo real, prueba la vista de chat de ClickUp. Crea un canal de chat dedicado para Scrum of Scrums con el fin de facilitar las discusiones informales y las aclaraciones rápidas durante la reunión.
Esto mantiene el flujo de las conversaciones sin formalidades innecesarias.
Paso 4. Gestiona documentos y notas
Por suerte, puedes crear documentos ClickUp específicos para cada reunión y guardar todas tus notas e información en un solo lugar. Puedes organizar estos documentos con encabezados para diferentes temas y utilizar tablas para resumir los puntos clave.
Las opciones de formato de ClickUp garantizan que los documentos sean fáciles de leer. Una vez listos, compártelos con tu equipo mediante el botón Compartir y establece permisos para ver, comentar o editar. El historial de versiones de ClickUp también te permite realizar el seguimiento de los cambios y revertirlos si es necesario.
Si prefieres no tomar notas manualmente, utiliza ClickUp Brain para resumir los debates y generar rápidamente elementos a realizar con la herramienta AI Assist. También puedes integrar la transcripción por IA de las reuniones grabadas para ahorrar tiempo. Yendo un paso más allá, puedes convertir automáticamente la voz en texto y utilizar la IA para responder a las preguntas de tus reuniones.
Bonificación: Incorpora tareas directamente en tus notas de reunión haciendo clic en el signo «+» de tu documento y realizando la selección del widget Lista de tareas para añadir tareas relacionadas con la reunión Scrum of Scrums.
Paso 5: Realice un seguimiento del progreso y haga un seguimiento
Con las subtareas y los campos personalizados, realizar el seguimiento de las reuniones de Scrum of Scrums es muy sencillo. Utiliza etiquetas como #ActionItem, #Decision, #Blocker y #QuickWin para filtrar y priorizar tareas fácilmente. Para obtener una lista completa de acciones, crea una lista de control dentro de la tarea para facilitar la gestión.
Para visualizar y realizar un seguimiento del estado de las tareas, configura una vista Tablero con columnas como «Pendiente», «En curso», «Bloqueado» y «Terminada». Puedes arrastrar y soltar fácilmente las tareas entre columnas para actualizar su progreso.
ClickUp Dependencies es otra función muy útil que te permite enlazar tareas relacionadas. Configura las relaciones «En espera» y «Bloqueando» para ver cómo los retrasos afectan a otras tareas. Esto te ayudará a gestionar las dependencias de forma eficaz.
En nuestra empresa, Click Up ayuda a organizar y priorizar proyectos en todos los departamentos. Con las automatizaciones y todas las demás funciones de Click Up (que no son pocas), crear procesos coherentes al ejecutar proyectos resulta muy fácil. El seguimiento del estado de los proyectos también es muy sencillo.
En nuestra empresa, Click Up ayuda a organizar y priorizar proyectos en todos los departamentos. Con las automatizaciones y todas las demás funciones de Click Up (que no son pocas), crear procesos coherentes al ejecutar proyectos resulta muy fácil. El seguimiento del estado de los proyectos también es muy sencillo.
Buenas prácticas para Scrum of Scrums
Para garantizar el éxito de tu reunión Scrum of Scrums, hemos elaborado una lista con algunas buenas prácticas que te serán de ayuda. Seguir estas prácticas te permitirá obtener resultados más predecibles y fiables en tus proyectos.
💡Consejo 1: Sé breve y ve al grano.
Las reuniones de SoS deben ser concisas y durar entre 15 y 30 minutos. Céntrate en los puntos principales durante esta reunión de estado: el progreso del equipo, los obstáculos y las dependencias entre equipos. Reduce los detalles al mínimo y utiliza un cronómetro para mantener el ritmo.
💡Consejo 2: Ten una agenda clara
La coherencia es clave. Por eso necesitas una estructura clara para cada reunión que incluya temas como el progreso del equipo, el trabajo pendiente, los obstáculos y cualquier dependencia entre equipos. Intenta compartir la agenda con antelación para que los participantes puedan prepararse y mantenerse centrados en ella.
💡Consejo 3: Fomenta la participación
Asegúrate de que cada representante del equipo tenga la oportunidad de hablar. Es importante crear un espacio en el que las personas se sientan cómodas para plantear problemas o inquietudes. Si alguien se mantiene callado, haz un seguimiento para asegurarte de que no se pase por alto nada importante.
💡Consejo 4: Utiliza una comunicación inclusiva
Todos deben comprender lo que se está discutiendo. Evite el uso de jerga o acrónimos confusos, o tómese un momento para aclararlos. Fomente la escucha activa y asegúrese de que los participantes remotos estén plenamente involucrados y puedan contribuir en igualdad de condiciones.
💡Consejo 5: Céntrate en la mejora continua
Solicita regularmente opiniones sobre las reuniones de Scrum of Scrums para identificar qué funciona y qué se puede mejorar. Sé flexible: ajusta el formato, la frecuencia o la estructura según sea necesario y asegúrate de que asistan los participantes adecuados para mantener la relevancia y la eficacia.
Mejora tus reuniones Scrum con ClickUp.
Además de entornos de trabajo dedicados, plantillas listas para usar y listas de control, ClickUp ofrece una gama completa de funciones para apoyar a los equipos ágiles y sus reuniones.
Con más de 15 vistas personalizables, paneles flexibles, automatización y un montón de herramientas para gestionar sprints, ClickUp te ayuda a planificar y gestionar incluso los proyectos más grandes con facilidad.
¿Estás listo para ejecutar tu Scrum of Scrums y disfrutar de todas las ventajas de este enfoque ágil a medida que tu equipo crece?
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