Un gestor de proyectos experimentado, en el que se confía para entregar productos de software esenciales con precisión, recurrirá a menudo al marco Scrum dentro de la metodología Agile.

Al dividir el proyecto en partes más pequeñas y manejables, denominadas sprints, su equipo puede colaborar eficazmente en lugar de abordar todo el proyecto de una sola vez. De este modo, no sólo se crea un producto, sino que se perfecciona a cada paso para satisfacer las necesidades del cliente.

Sin embargo, si su proyecto empieza a parecer un laberinto angustioso, es posible que necesite incorporar varios equipos Scrum para abordarlo.

Aquí es donde hay que dar un paso más e introducir el Scrum de Scrums. Pero, ¿cómo llevar a cabo reuniones regulares de Scrum sin perder el seguimiento de todo? Averigüémoslo.

Comprender el Scrum de Scrums

Scrum of Scrums es esencial para una gestión de proyectos eficaz. Entender qué es y cómo funciona aumenta la coordinación del equipo y mejora la transparencia.

¿Qué es un Scrum of Scrums?

Un Scrum of Scrums (SoS) es una reunión en la que representantes de diferentes equipos que practican Agile Scrum se reúnen para sincronizar, compartir progresos y resolver problemas entre equipos en proyectos de mayor envergadura que utilizan metodologías ágiles.

Aunque esto pueda parecer sencillo, requiere un cuidadoso plan.

Antes de empezar, las organizaciones deben equilibrar el tamaño y el número del equipo Scrum asegurando al mismo tiempo que todos los equipos están en la misma página, confían los unos en los otros, y tienen ganas de trabajar hacia una meta compartida del proyecto.

Cuando está bien terminado, SoS fomenta transparencia, revisiones regulares, y la flexibilidad para adaptarse. Dividir grandes equipos en otros más pequeños ayuda a la organización a conectar varios equipos, reforzar las conexiones y mantener la concentración.

¿Cuál es el propósito de Scrum of Scrums?

De acuerdo con su creador, Jeff Sutherland, el Scrum de Scrums es:"..." responsable de entregar el software de trabajo de todos los equipos a la Definición de Terminada al final del Sprint, o para los lanzamientos durante el sprint"

En términos más sencillos, Scrum of Scrums es una reunión en la que representantes de diferentes equipos alinean su trabajo para evitar bloqueos. Es esencial para escalar las prácticas ágiles en proyectos complejos con varios equipos.

La reducción de las múltiples vías de comunicación garantiza una colaboración fluida y la entrega sincronizada de un producto integrado en la final de cada sprint .

En pocas palabras, un Scrum de Scrums le ayuda:

• Mantener a todo el mundo informado: Garantiza una comunicación clara de los progresos y actividades de los equipos individuales al grupo más grande para que nadie se quede a oscuras
• Resolver los problemas más rápido: Aborda los problemas urgentes, permitiendo a los equipos ágiles resolver los bloqueos y mantener los proyectos en movimiento
• Mejorar la coordinación de los equipos ágiles: Supervisa la colaboración del equipo, garantizando la alineación y evitando pasos en falso
• Tomar decisiones importantes: Facilita las decisiones colectivas que afectan a todos los grupos, manteniendo la coordinación y el progreso

Por lo tanto, si usted está constantemente haciendo malabares con varios equipos Scrum, un SOS pondrá todo en orden mientras mantiene a todos en el bucle. Es un componente esencial de scrum gestión de proyectos .

Pero, ¿cómo es un SoS?

Componentes clave de Scrum of Scrums

A primera vista, el Scrum de Scrums puede parecer un diagrama de flujo complicado con demasiadas partes móviles. Pero cuando lo desglosas, son sólo unos pocos componentes clave los que principalmente dirigen el espectáculo.

1. Participantes

Un representante, por lo general el Scrum Master, asiste al Scrum de Scrums. Esto también podría ser un miembro del equipo, propietario del producto, o líder técnico-cualquiera que pueda discutir el progreso y los retos del equipo. Una parte interesada o gerente podría unirse ocasionalmente si su opinión es necesaria.

2. Frecuencia

Las reuniones suelen celebrarse de 2 a 3 veces por semana, pero pueden ser diarias si hay muchas dependencias entre equipos. Para proyectos con menos problemas entre equipos, las reuniones pueden celebrarse semanalmente, ajustando la frecuencia en función de las necesidades del proyecto.

3. Duración

Las reuniones de Scrum of Scrums tienen una duración de entre 15 y 30 minutos por motivos de eficacia.

Beneficios de Scrum of Scrums

Scrum of Scrums viene con una larga lista de beneficios que son cruciales para escalar las prácticas ágiles en proyectos más grandes. Esto incluye:

Mejor coordinación y resolución de problemas

En proyectos complejos, donde varios equipos deben trabajar en tándem, Scrum of Scrums asegura la alineación y aborda las dependencias rápidamente, lo que lleva a operaciones más eficientes y un flujo de trabajo sin problemas.

Esto se logra a través de varias prácticas clave:

• Sincronización entre equipos: Alinea las prioridades y el progreso del equipo, gestiona las dependencias entre equipos y reduce los cuellos de botella
• Resolución de problemas más rápida: Aborda los problemas que afectan a varios equipos y fomenta las soluciones colectivas para obtener resultados más rápidos
• Reducción de riesgos: Permite a los equipos resolver problemas antes de que se agraven, evitando posibles bloqueos
• Optimización de recursos: Mejora la coordinación e identifica posibles conflictos o escasez de recursos antes de que se conviertan en críticos

Mejora de la comunicación, la transparencia y la colaboración

Scrum de Scrums ayuda a los equipos a interactuar abiertamente entre sí mientras trabajan hacia metas comunes. Aumenta la probabilidad de una entrega de proyecto correcta.

Los elementos clave que contribuyen a esto incluyen:

• Mejora del flujo de información: Rompe los silos al compartir actualizaciones regularmente, proporcionando una vista holística del proyecto
• Aumento de la visibilidad: Ofrece una imagen más clara del progreso del proyecto y pone de relieve problemas o pautas que pueden no ser visibles a nivel de equipo
• Mayor colaboración: Fomenta el trabajo en equipo y el debate de ideas entre distintos equipos
• Alineación con las metas de la organización: Alinea a los equipos con los objetivos principales y comunica las prioridades estratégicas a todos los equipos

Comprender los beneficios de Scrum of Scrums le ayuda a evaluar su relevancia e impacto en los procesos. Este conocimiento permite tomar decisiones informadas sobre si mejorará el trabajo del equipo, la coordinación, la resolución de problemas y la eficiencia del proyecto.

También lea: las 15 mejores herramientas Scrum para la gestión de proyectos en 2024

Cómo llevar a cabo un Scrum de Scrums

Usted ha tomado una decisión: va a llevar a cabo un Scrum de Scrums. Entonces, ¿por dónde empezar?

Empecemos por la estructura, dividiéndola en dos partes principales: "¿De qué se trata (agenda)?" y "¿Quién va a hacer qué (roles)? "

Parte 1: Agenda

Cada reunión de Scrum of Scrums sigue una agenda clara y estructurada similar a una scrum diario pero se centra en problemas que afectan a varios equipos.

Normalmente se centra en preguntas como:

• Pendiente: "¿Qué ha hecho mi equipo desde la última reunión?" Cada representante del equipo comparte sus logros clave, especialmente los que afectan a otros equipos o al proyecto en general
• "¿Qué va a hacer mi equipo antes de la próxima reunión?"Los equipos describen su próximo trabajo, destacando las tareas que pueden afectar a otros y señalando cualquier compatibilidad que puedan necesitar
• ¿Hay obstáculos o dependencias? Los Teams discuten los obstáculos que ralentizan el progreso y señalan las dependencias de otros equipos. Se plantean los riesgos o posibles problemas que podrían afectar a varios equipos

La agenda de Scrum of Scrums también puede incluir cambios, métricas y progreso para tener una idea general del estado actual del proyecto.

Parte 2: Roles

Diferentes personas participan en un Scrum of Scrums, y cada uno de ellos juega roles específicos de scrum para que la reunión sea eficaz. Estos roles son:

• Representantes del equipo: Cada equipo envía a un representante, normalmente llamado Scrum master, para compartir actualizaciones sobre el progreso y los retos. Escuchan activamente y ayudan a resolver los problemas planteados por otros equipos
• Coordinador: Un Scrum master también puede actuar como coordinador, asegurándose de que la reunión se mantiene en el buen camino, sigue la agenda, y termina a tiempo. También se encargará del seguimiento de los elementos de acción
• Propietario del producto: Esta persona proporciona la visión del producto y ayuda a resolver los conflictos entre las prioridades del equipo. Su rol es crucial cuando se necesita alineación en la dirección del producto
• Director técnico o arquitecto: A veces incluido para abordar retos técnicos, dependencias o problemas de integración, el arquitecto técnico garantiza que se tomen decisiones técnicas coordinadas en todos los equipos
• Partes interesadas o dirección (opcional): Las partes interesadas pueden participar como observadores para obtener información. Sólo deben contribuir si se les invita específicamente

Cómo llevar a cabo una reunión Scrum of Scrums utilizando ClickUp

Como era de esperar, hay mucho que hacer y gestionar si desea llevar a cabo con éxito una reunión de Scrum of Scrums. ¿Cuál es la solución? Una plataforma Scrum todo-en-uno como ClickUp. ClickUp es la solución definitiva para la gestión de proyectos que le ayudará a gestionar la gran cantidad de reuniones ágiles que se celebran constantemente para sus proyectos más importantes.

En Tableros Scrum a las plantillas de planificación de sprint, las Plataforma ClickUp de gestión ágil de proyectos tiene todo lo necesario para llevar a cabo Scrum of Scrums con facilidad. Además, cuenta con herramientas de colaboración integradas que pueden ayudar a los equipos a llevar a cabo reuniones ágiles incluso virtuales.

Planifique su Scrum de Scrums utilizando la Plataforma de Gestión Ágil de Proyectos ClickUp

Esta plataforma le ayuda a configurar una estructura de espacios de trabajo personalizable compuesta por espacios, carpetas, listas y tareas, una jerarquía que puede adaptarse a las metodologías ágiles. Cuenta con una matriz de funciones ágiles, como herramientas de gestión de sprints y gráficos de burnup y burndown.

Ahora, vamos a ver cómo llevar a cabo un Scrum de Scrums utilizando esta plataforma.

Paso 1. Configurar ClickUp para Scrum of Scrums

Utilice la vista Lista de ClickUp para comprobar todos los eventos que ha planificado para sus proyectos

Utilice Sprints de ClickUp para que los equipos de Scrum y Agile colaboren eficazmente en la consecución de metas compartidas. A continuación te explicamos cómo puedes ajustarlo:

• Para empezar, puede asegurarse de que sus actividades de Scrum of Scrum se mantengan alineadas con el progreso individual del equipo
• Comience por crear un nuevo espacio en ClickUp para "Scrum of Scrums" para mantener las actividades de SoS separadas de los equipos Scrum individuales, haciéndolas más fáciles de gestionar
• Dentro de este espacio, configure carpetas para organizar diferentes aspectos de su reunión de Scrum of Scrums. Por ejemplo, utilice Cross-Team Issues para realizar un seguimiento de los bloqueos, dependencias y desafíos que involucran a los equipos individuales y Action Items para el seguimiento para asegurarse de que nada se pierda
• Cada reunión puede considerarse una tarea y automatizarse mediante la opción Tareas periódicas. Para elementos concretos de la Agenda, añada subtareas como actualizaciones del equipo, bloqueos y puntos de integración, y asígnelas a los representantes del equipo correspondiente

¡A través de ClickUp, pudimos tener un mayor control sobre la capacidad productiva de nuestros miembros, además de ayudar en la implementación de la metodología SCRUM en Dinâmica! Fue realmente un gran cambio de juego, ya que las diferentes herramientas que la plataforma pone a disposición proporcionan muchas ideas para el liderazgo

Emanuel Gumieiro, CMO (Chief Marketing Officer), Dinâmica Consultoria

ClickUp Plantilla de Reunión Scrum

Además, utilice la plantilla Plantilla de reunión de ClickUp Scrum para empezar con buen pie tus reuniones individuales de Scrum y las que se celebren entre cada equipo de desarrollo.

Descargar esta plantilla

Mantenga a su equipo alineado y centrado en las metas del sprint con la plantilla de reuniones Scrum de ClickUp

Esta plantilla está diseñada para ayudarle a organizar y personalizar sus reuniones de Scrum Reuniones de Scrum para lograr la máxima eficacia. He aquí cómo:

• Planifica y visualiza los sprints: Utiliza estoplantilla para planificar sprintstareas y metas en una sola vista para la alineación del equipo
• Supervisar el progreso y los bloqueos: Seguir el estado del proyecto anotando el progreso y los bloqueos y haciendo el seguimiento correspondiente
• Consolidar los elementos esenciales del sprint: Centralizar los materiales para sprints exitosos, como notas de reuniones y demos, en un espacio de trabajo colaborativo
• Mejorar la eficacia de las reuniones: Estructurar las reuniones con órdenes del día claras y elementos procesables para centrar los debates

Paso 2. Cree una plantilla de reunión

Una de las formas ideales de empezar con Scrum of Scrums es utilizando plantillas. ClickUp te ofrece toda una biblioteca de donde elegir. Tomemos la Plantilla de planificación de sprints SCRUM de ClickUp por ejemplo.

Plantilla ClickUp SCRUM Sprint Planning

Descargar esta plantilla

La plantilla de planificación de sprints SCRUM de ClickUp está diseñada para ayudar a aumentar la colaboración y la comunicación del equipo a través de una planificación de sprints fluida

Esta plantilla viene con una interfaz fácil de usar para el ajuste de metas de sprint claras y planificar sus sprints eficazmente. Utilice esta plantilla para:

• Definir metas: Esbozar claramente los objetivos del sprint durante las reuniones de Scrum of Scrums para garantizar que todos los equipos tengan un enfoque compartido en el logro de resultados específicos
• Supervisar el progreso: Realizar un seguimiento del progreso de cada equipo hacia sus metas e identificar los riesgos potenciales para abordar de forma proactiva los desafíos y gestionar las dependencias
• Mejorar la colaboración: Fomentar la comunicación abierta entre los equipos de Agile Scrum para compartir ideas y resolver problemas entre equipos, fomentando un ambiente de apoyo y colaboración
• Documentar sprints: Mantener registros de las discusiones y decisiones de las reuniones de Scrum of Scrums para referencia futura, ayudando en la mejora continua y el refinamiento de la estrategia

Tanto si necesita gestionar productos, realizar el seguimiento de tareas, gestionar incidencias o generar informes, puede personalizar cada aspecto y amoldarlo a sus preferencias.

Hacer listas de control de elementos de acción para convertirlos en Tareas de ClickUp

También puede utilizar listas de control, subtareas y Campos personalizados para esquematizar sus reuniones. Si el orden del día de la reunión es hablar de las actualizaciones del equipo para un solo proyecto, puede hacer una lista de control con las preguntas de las que hemos hablado antes.

Sobre la base de esta lista de control, también puede crear subtareas para cada equipo Scrum que participan en la reunión. Y puedes hacer un seguimiento de todo esto con campos personalizados, como:

• Gravedad del Bloqueador (Alta, Media, Baja)
• Tipo de dependencia (Técnica, Recursos, Información)
• Equipos afectados (Rótulos)
• Fecha de resolución (Fecha)
• Propietario de la acción (Personas)

Esta configuración le ayuda a asegurarse de que cada reunión de Scrum of Scrums se ejecuta sin problemas y mantiene todos los detalles importantes a su alcance.

Plantilla de gestión ágil de Scrum ClickUp

Si quieres algo un poco más avanzado, prueba Plantilla de gestión Agile Scrum de ClickUp . Está especialmente diseñada para equipos de desarrollo de software, lo que la convierte en un recurso inestimable para proyectos centrados en TI.

Descargar esta plantilla

Optimice los sprints y los planes de hoja de ruta a través de elementos visuales procesables utilizando la plantilla de gestión Agile Scrum de ClickUp

Esta plantilla incluye herramientas para llevar a cabo Eventos Scrum como backlog grooming y retrospectivas de sprint . Con 30 estados diferentes y 6 vistas distintas, esta plantilla está optimizada para la gestión de proyectos Agile. Ofrece:

• Flexible seguimiento de tareas, gestión y (elaboración de) informes
• Visuales procesables que ayudan a optimizar sprints y planes de hoja de ruta
• Herramientas de colaboración para mantener la coherencia del flujo de trabajo

En definitiva, esta plantilla ofrece una solución completa para la gestión de Scrum que es muy adecuada para manejar las complejidades de la gestión de un Scrum de Scrums.

Paso 3. Programar y celebrar reuniones

Visualiza tus tareas programadas y bloquea el tiempo para ellas usando la vista de Calendario de ClickUp

Una vez que tenga todas sus tareas y plantillas en su espacio de Scrum of Scrums, cambie a la opción Vista del Calendario de ClickUp para organizar su calendario de reuniones.

Sólo tienes que hacer clic en "Vistas", seleccionar Calendario y nombrarlo "Calendario de reuniones de SoS" Ahora, usted tiene una visión clara de todos sus próximos Scrum de Scrums para todos los equipos.

Para programar reuniones periódicas, haz clic en una fecha en el Calendario, crea una tarea periódica, y aplícala a tu plantilla de reuniones de Scrum of Scrums. Para una mayor eficiencia, utiliza el Bloqueo de Tiempo en el Calendario para ajustar horas específicas de reunión. Sólo tienes que arrastrar la tarea de la reunión a la franja horaria deseada y ajustar la duración.

Si tu equipo utiliza calendarios externos como Google o Outlook, la función de sincronización de calendarios de ClickUp también garantiza que las reuniones de Scrum of Scrums aparezcan en los calendarios de todos.

Dejar comentarios sobre acciones importantes dentro de las tareas utilizando @mención

Para una comunicación proactiva, utilice la Sección de Comentarios de ClickUp dentro de cada tarea de Scrum of Scrums para discusiones más estructuradas. Puede @mencionar a los miembros del equipo para señalar puntos importantes o utilizar respuestas en hilos para mantener las conversaciones organizadas.

Comuníquese con los miembros de su equipo en tiempo real mediante la vista de chat de ClickUp

Si necesita actualizaciones rápidas y en tiempo real, pruebe ChatView de ClickUp. Cree un canal de chat dedicado a Scrum of Scrums para facilitar discusiones informales y aclaraciones rápidas durante la reunión.

Esto mantiene el flujo de las conversaciones sin formalidades innecesarias.

Paso 4. Gestionar documentos y notas

Por suerte, puede crear documentos de ClickUp específicos para cada reunión y guardar todas sus notas e información en un solo lugar. Puede organizar estos documentos con encabezados para diferentes temas y utilizar tablas para resumir los puntos clave.

Las opciones de formato de ClickUp garantizan que los documentos sean fáciles de leer. Una vez listos, compártalos con su equipo mediante el botón Compartir y establezca permisos para su vista, comentario o edición. El historial de versiones de ClickUp también le permite realizar un seguimiento de los cambios y revertirlos si es necesario.

Si prefiere no tomar notas manualmente, utilice Cerebro ClickUp para sresumir las discusiones y generar elementos de acción rápidamente mediante la herramienta IA Assist. También puede integrar la transcripción con IA de las reuniones grabadas para ahorrar tiempo. Yendo un paso más allá, puede convertir automáticamente la voz en texto y utilizar IA para responder a las preguntas de sus reuniones.

Bonus: Incrusta tareas directamente en tus notas de reunión haciendo clic en el "+" de tu documento y seleccionando el widget Lista de tareas para añadir tareas relacionadas con la reunión de Scrum of Scrums.

Paso 5: Seguimiento del progreso y seguimiento

Con las subtareas y campos personalizados en su lugar, el seguimiento de las reuniones de Scrum of Scrums es fácil. Utiliza etiquetas como #ActionItem, #Decision, #Blocker y #QuickWin para filtrar y priorizar tareas fácilmente. Para una lista de elementos de acción, crear una lista de control dentro de la tarea para facilitar la gestión.

Para visualizar y hacer un seguimiento de los estados de las tareas, crea una lista de control Vista Tablero con columnas como Pendiente, En curso, Bloqueada y Terminada. Puede arrastrar y soltar fácilmente tareas entre columnas para actualizar su progreso. Dependencias de ClickUp es otra práctica función que permite enlazar tareas relacionadas. Ajuste las relaciones "Esperando en" y "Bloqueando" para ver cómo afectan los retrasos a otras tareas. Esto ayuda a gestionar las dependencias de forma eficaz.

En nuestra empresa, Click Up ayuda a organizar y priorizar proyectos en todos los departamentos. Con las automatizaciones y todas las demás funciones de Click Up (que no son pocas), crear procesos coherentes a la hora de ejecutar proyectos resulta muy fácil. El seguimiento del estado de los proyectos también es muy sencillo.

Gabriela Simova, Scrum Master, Palms Bet

Buenas prácticas para Scrum of Scrums

Para asegurarse de que su reunión de Scrum of Scrums es un intento correcto, hemos hecho una lista de algunas buenas prácticas que le ayudarán. Seguir estas prácticas conducirá a resultados de proyecto más predecibles y fiables.

💡Consejo 1: Que sea corto y al grano

Las reuniones de SoS deben ser concisas y durar entre 15 y 30 minutos. Concéntrese en los puntos principales durante esta reunión de estado: progreso del equipo, bloqueos y dependencias entre equipos. Reduzca los detalles al mínimo y utilice un cronómetro para mantener el rumbo.

💡Consejo 2: Tener una Agenda clara

La coherencia es clave. Por eso necesitas una estructura clara para cada reunión que incluya temas como el progreso del equipo, los próximos trabajos, los bloqueos y cualquier dependencia entre equipos. Intenta compartir el orden del día con antelación para que los participantes puedan prepararse y centrarse en él.

💡Consejo 3: Fomenta la participación

Asegúrate de que cada representante de equipo tenga la oportunidad de hablar. Es importante crear un espacio en el que la gente se sienta cómoda planteando problemas o preocupaciones. Si alguien está callado, haz un seguimiento para asegurarte de que no se pierde nada importante.

💡Consejo 4: Utiliza la comunicación inclusiva

Todo el mundo debe entender de qué se está hablando. Evita la jerga o los acrónimos confusos, o tómate un momento para aclararlos. Fomenta la escucha activa y asegúrate de que los participantes remotos participan plenamente y pueden contribuir en igualdad de condiciones.

💡Consejo 5: Céntrate en la mejora continua

Solicita regularmente feedback en las reuniones de Scrum of Scrums para identificar lo que funciona y lo que se puede mejorar. Sea flexible: ajuste el formato, la frecuencia o la estructura según sea necesario, y asegúrese de que asistan los participantes adecuados para mantener la relevancia y la eficacia.

Mejore su reunión Scrum con ClickUp

Además de espacios de trabajo dedicados, plantillas preparadas y listas de control de tareas, ClickUp ofrece una completa gama de funciones para dar soporte a los equipos ágiles y a sus reuniones.

Con más de 15 vistas personalizables, paneles flexibles, automatización y un montón de herramientas para la gestión de Sprints, ClickUp le ayuda a planificar y gestionar incluso los proyectos más grandes con facilidad.

¿Está preparado para gestionar su Scrum de Scrums y disfrutar de todas las ventajas de este enfoque ágil a medida que crece su equipo? Regístrate en ClickUp y explora sus funciones para iniciar tu viaje hacia el SdS