Prepárate: éste es el lema de los Scouts, un movimiento social juvenil internacional fundado a principios del siglo XX. Y con razón. Para ser útil, tienes que estar preparado para posibles riesgos y amenazas.
Esto es cierto también en los negocios, y por eso el campo de la gestión de riesgos crece constantemente . Ya se trate de un ataque de denegación de servicio distribuido (DDoS) a sus servidores, de un conflicto político que afecte a su cadena de suministro, de una catástrofe natural que destruya sus propiedades o de una nueva empresa que lanza un producto competitivo, todas las empresas están expuestas a innumerables riesgos.
En esta entrada del blog, exploramos una parte temprana y crítica de su estrategia de gestión de riesgos: La evaluación de riesgos. Le mostraremos por qué necesita una evaluación de riesgos, cómo puede llevarla a cabo y qué herramientas le ayudarán a terminar el trabajo.
Comprender la evaluación de riesgos
Empecemos por lo básico: ¿Qué es una evaluación de riesgos?
La evaluación de riesgos es el estudio estratégico y periódico para identificar posibles peligros para una empresa.
Una buena evaluación de riesgos aborda:
Naturaleza: Esta parte del informe de evaluación de riesgos define el riesgo. Por ejemplo, puede definir un riesgo como "el incumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos [RGPD] acarreará sanciones cuando el producto se lance en la región de la UE"
Razones: Esto es un poco más complejo. El incumplimiento del GDPR puede ser el resultado de no invertir tiempo o no darle prioridad. Sin embargo, si estás considerando un riesgo como un desastre natural, las razones son muchas y a menudo están fuera de tu control. Por tanto, utilice esta parte con discreción.
Probabilidad: ¿Cuál es la probabilidad de que el riesgo se materialice y se produzcan eventos adversos? Si no cumple con el GDPR, no se enfrenta a riesgos hasta que interactúa con un "sujeto de datos" en la UE, que puede ser una persona, una empresa o incluso un visitante. Esto significa que si su cliente residente en EE.UU. utiliza su producto mientras viaja a Francia, corre el riesgo de incumplir la normativa.
Impacto potencial: En esta parte del estudio, se mide lo que supondría para usted incurrir en dicho riesgo. Por instancia, el incumplimiento del GDPR puede atraer multas de hasta el 4% de los ingresos globales o 20 millones de euros .
Riesgo frente a peligro
Las palabras riesgo y peligro suelen utilizarse indistintamente, pero tienen significados distintos, sobre todo en el contexto de la seguridad y la gestión de riesgos.
Un peligro es cualquier cosa que pueda causar daños, lesiones o perjuicios. Incluye objetos físicos, sustancias o condiciones que amenazan la salud y la seguridad. Los peligros no se pueden medir.
El riesgo se refiere a la probabilidad de que un peligro cause daños o efectos adversos. Abarca tanto la repetición como la gravedad del daño potencial. Los riesgos pueden cuantificarse como altos, medios o bajos en función de la probabilidad y la gravedad.
Comprendamos la diferencia entre ambos con algunos ejemplos. Al realizar una evaluación de riesgos medioambientales, es posible que nos encontremos con los siguientes peligros.
- Peligros naturales, como terremotos, inundaciones, huracanes o corrimientos de tierra
- Peligros biológicos, como especies invasoras, epidemias y pandemias, floraciones de algas tóxicas
- Peligros químicos como vertidos de petróleo, contaminación por metales pesados, pesticidas
Los riesgos correspondientes serán:
- Riesgos para la propiedad y la vida
- Riesgos para el ecosistema, con la consiguiente pérdida de biodiversidad
- Riesgos para la seguridad alimentaria, la salud y el impacto económico derivados de las sequías, la contaminación de las ciudades y el aumento del estrés medioambiental
En un lugar de trabajo, algunos peligros habituales son:
- Peligros para la seguridad, como suelos mojados, cables expuestos o maquinaria sin vigilancia
- Riesgos relacionados con las condiciones de trabajo, como el ruido, la luz y la temperatura
- Peligros ergonómicos, como puestos de trabajo deficientes
Los riesgos correspondientes podrían ser:
- Lesión
- Enfermedad
- Mala experiencia del empleado
- Desgaste
- Pérdida de reputación de la empresa
Los ejemplos anteriores demuestran que existen varios tipos de riesgos. Entendamos primero los más comunes.
Tipos de evaluación de riesgos
Puede realizar evaluaciones de riesgos en múltiples dimensiones. Por ejemplo, en función de los tipos de peligros, puede realizar evaluaciones de los riesgos medioambientales, tecnológicos, financieros, de cumplimiento, etc. También puede realizar evaluaciones genéricas o específicas; por ejemplo, puede evaluar los riesgos para la salud y la seguridad en toda la organización o en ubicaciones concretas.
En todas estas dimensiones, hay algunos tipos comunes de evaluaciones de riesgos, como:
Evaluación cuantitativa de riesgos: Medición de los riesgos y el impacto potencial mediante datos numéricos.
Por ejemplo, puede determinar que tiene un 30% de probabilidades de que se produzca una violación de datos, lo que probablemente causará una pérdida de 1 millón de dólares.
Evaluación cualitativa del riesgo: Utilizar el juicio subjetivo y las observaciones para clasificar los riesgos en una escala de gravedad y probabilidad baja, media o alta.
Por ejemplo, un centro de datos podría ser de "alto riesgo" debido a su ubicación en una zona sísmica.
Evaluación de riesgos específicos de un emplazamiento: Evaluación de las condiciones de una ubicación concreta, como una obra en construcción o una plataforma petrolífera. También puede tratarse de emplazamientos virtuales, como un centro de datos o su infraestructura en la nube.
Evaluación de riesgos basada en activos: Identificación de riesgos asociados a activos específicos como sistemas informáticos, equipos, vehículos, etc. Algunas empresas de servicios también incluyen a las personas en sus evaluaciones de riesgos basadas en activos.
Evaluación de riesgos basada en vulnerabilidades: Identificación de puntos débiles en sistemas y entornos. Esta evaluación mira hacia dentro. Por ejemplo, en el mundo de la tecnología, la evaluación de vulnerabilidades y las pruebas de penetración son prácticas habituales.
Evaluación de riesgos basada en amenazas: Evaluar los riesgos examinando las condiciones que los originan. Se trata de una evaluación externa. Por ejemplo, una institución financiera podría evaluar los riesgos relacionados con el fraude.
Evaluación dinámica de riesgos: Evaluaciones continuas en tiempo real que responden a situaciones inmediatas o cambiantes.
Por ejemplo, los equipos de respuesta a emergencias realizan una evaluación dinámica de riesgos durante un incendio para comprender el potencial de colapso estructural.
Aunque estos son los tipos más comunes, no se excluyen mutuamente. Por ejemplo, puede realizar una evaluación cuantitativa específica de un activo o evaluaciones dinámicas basadas en amenazas, etc. La elección de una u otra dependerá del momento en que se realice la evaluación.
Cronogramas de evaluación de riesgos
Hay dos momentos en el tiempo en los que las organizaciones suelen realizar evaluaciones: A intervalos regulares o en función de desencadenantes.
Intervalos regulares
Una financiera identificación de riesgos suele realizarse cada año. Una evaluación de la seguridad de la información puede realizarse cada trimestre. Dependiendo de la empresa y del tipo de evaluación, las organizaciones deciden el calendario.
Desencadenantes
A veces, los peligros emergentes, los riesgos o las situaciones de la empresa desencadenan la necesidad de una evaluación. Puede ser:
- Antes de realizar unaevaluación del proyecto, lanzar un producto o abrir una nueva vertical
- Antes de cambios en el equipo, material, software o liderazgo
- Después de una incidencia significativa que haya expuesto una vulnerabilidad
- En respuesta a cambios normativos o legislativos
Con esta base, vamos a examinar cómo llevar a cabo una evaluación de riesgos.
Pasos clave para realizar una evaluación de riesgos
La evaluación de riesgos es uno de los aspectos más críticos de cualquier operación empresarial. Ayudan a prevenir malos resultados. Una buena evaluación de riesgos puede salvar dinero, reputación e incluso vidas humanas.
Por eso es importante realizar evaluaciones de riesgos exhaustivas y eficaces. A continuación le explicamos cómo hacerlo.
1. Configuración de los sistemas para la evaluación de riesgos
Antes de evaluar nada, crea un marco de gestión de proyectos para la evaluación de riesgos.
Defina el alcance
¿Qué funciones, ubicaciones, activos y procesos evaluará? ¿Cuáles son las metas de su evaluación? ¿Necesita explorar los riesgos de coste del proyecto ? ¿Qué pretende identificar/aprender?
Identificar requisitos
¿Qué tiempo, personal, presupuestos y activos necesitará para la evaluación de riesgos? Por ejemplo, si está llevando a cabo una evaluación de riesgos de solicitudes de préstamos fraudulentas, es posible que necesite científicos de datos de los que su empresa aún no disponga. Defina claramente estos requisitos.
Inscríbete
¿Quién participará y en qué medida? Asigne roles y responsabilidades a las personas. Lo ideal es contar con un gestor de riesgos, un jefe de equipo de evaluación, expertos en la materia y un socio empresarial.
Estudie las normas y reglamentos
¿En qué marco normativo tiene que trabajar? ¿Hay normas específicas que deba seguir? ¿Hay que elaborar el informe y presentarlo de una forma específica al organismo regulador?
Ajuste sus herramientas
Un proceso exhaustivo necesita un número de listas de control de hitos, plantillas de evaluación de riesgos etc. Un buen gobierno, riesgo y cumplimiento, es decir.., Software de GRC, puede simplificar drásticamente el proceso de evaluación, mejorando al mismo tiempo la precisión y eficacia de los resultados.
Elija una herramienta de gestión de proyectos de evaluación de riesgos como ClickUp para ofrecerle compatibilidad a lo largo de todo el proceso.
2. Identificar peligros
Una vez configurado, es hora de evaluar el primer aspecto del riesgo, es decir, el peligro. Dependiendo del tipo de evaluación del riesgo, puedes encontrarte con varios peligros.
Por ejemplo, si está realizando evaluaciones de riesgos medioambientales, puede tener en cuenta los peligros biológicos y las catástrofes naturales. Si está evaluando el riesgo de rotación de personal, podría explorar peligros para la salud y la seguridad, como accidentes laborales, huelgas, o peligros psicosociales como el acoso/estrés, etc.
Para identificar los peligros, puede recopilar datos de:
Observación
Realice recorridos por la ubicación/el activo/el proceso objeto de evaluación. Observe detenidamente cada aspecto y cómo interactúa con los demás.
Conversación
Hable con el equipo que trabaja sobre el terreno. Comprende sus preocupaciones y lo que consideran riesgos. \Puede que no estés de acuerdo con ellos, pero siempre es bueno escuchar.
Informes históricos
Revisa los informes de incidencias, quejas, análisis, recomendaciones, etc., del pasado. Estudia los datos históricos sobre accidentes o incidentes para identificar los peligros que los provocaron.
Puntos de referencia
Consultar las fichas de datos de seguridad y los manuales de los equipos para recabar detalles sobre los riesgos potenciales.
La forma más sencilla de anotar todo lo que encuentre durante esta fase de su evaluación es utilizar una herramienta como Documentos ClickUp . Gracias a la colaboración en tiempo real, los equipos grandes pueden consolidar todas sus notas en un solo lugar para revisarlas y analizarlas más tarde.
clickUp Docs para recopilar datos relacionados con los peligros durante la evaluación de riesgos
También puede utilizar cualquiera de los
plantillas de registro de riesgos
disponibles para agilizar este proceso.
3. Evaluar los riesgos
No todo peligro es un riesgo. Puede que manipule productos químicos tóxicos, pero con las medidas de seguridad adecuadas no corre el riesgo de sufrir un accidente. Así pues, el siguiente paso es la evaluación de riesgos: averiguar si existe algún riesgo derivado de los peligros que has identificado.
Plantilla de pizarra para la evaluación de riesgos de ClickUp
En Plantilla de Pizarra para la Evaluación de Riesgos de ClickUp es un buen sitio para hacerlo. Adecuada para principiantes, esta plantilla le permite identificar y evaluar los riesgos de forma metódica. En colaboración con un equipo remoto, puede utilizar esta plantilla Pizarras ClickUp plantilla para hacer una lluvia de ideas e idear también sobre tus riesgos.
4. Mida la probabilidad y el impacto
Una parte importante del proceso de evaluación consiste en valorar la probabilidad y el impacto de los riesgos identificados.
- Probabilidad: Probabilidad de que se produzca el riesgo [Alta, Media, Baja]
- Impacto: ¿Dónde, quién y qué se verá afectado por el riesgo?
Este es también el paso en el que fallan la mayoría de las organizaciones. Profesores y expertos en riesgos escriben que "tendemos a confiar demasiado en la exactitud de nuestras previsiones y evaluaciones de riesgos y a ser demasiado estrechos en nuestra valoración del intervalo de resultados que pueden producirse"
Para evitar este escollo:
- Er por el lado de la precaución: Cuando se trata de riesgos, es mejor preocuparse demasiado que demasiado poco
- Ser expansivo: Analizar el riesgo para comprender cómo estarán expuestos los distintos grupos y cómo
- Prevenir las sorpresas: En la gestión de riesgos no existen las sorpresas agradables. Hay que estar siempre atento a dónde y cuándo puede producirse una sorpresa.
Por ejemplo, si en su tienda hay un frigorífico que funciona mal, piense más allá de su impacto en el desperdicio de productos o los costes de reparación. Piense en cómo podrían enfermar los clientes que compran productos almacenados en ese frigorífico.
Un marco como el Plantilla de registro de riesgos ClickUp ayuda a organizar toda esta información de forma eficaz.
Plantilla de registro de riesgos para la gestión de riesgos de ClickUp
Con esta plantilla, puede documentar sus riesgos, su probabilidad de repetición, los planes de mitigación y las medidas de control, todo en un solo lugar. También puede hacer un seguimiento del estado, asignar la propiedad y consolidar los datos para revisiones posteriores.
5. Documentar los procesos actuales
A menos que se trate de un riesgo de reciente aparición, la mayoría de las empresas ya cuentan con algún tipo de mecanismo de respuesta. Documéntelos minuciosamente para poder optimizarlos en cada evaluación posterior.
Incluya lo siguiente.
- Propiedad: Definir quién es responsable del riesgo y la respuesta
- **Proceso: Esbozar el flujo de trabajo al identificar el riesgo, incluyendo acciones, recursos, plazos, hitos, KPI y otras responsabilidades
- Dependencias: ¿Cuáles son las interdependencias entre tareas o equipos?
- Control: ¿Cuál es elmitigación de riesgos o plan de contingencia ?
6. Programar la próxima evaluación
Su lugar de trabajo es dinámico. Su proceso y su documento de evaluación de riesgos deben reflejarlo.
Programe revisiones periódicas
Que sean semestrales o anuales, o incluso más frecuentes, dependiendo del tipo de organización. Si trabaja en un entorno que evoluciona rápidamente, como la ciberseguridad, puede que incluso quiera considerar evaluaciones de riesgos y alertas automatizadas continuas.
Lectura de bonificación 📖: Un manual sobre marco de gestión de riesgos de ciberseguridad
Involucrar a los empleados
Los que están más cerca del terreno son los que más entienden los riesgos. Hable con ellos regularmente y recabe sus opiniones y comentarios. En la gestión de proyectos, esto puede ser especialmente importante, ya que los expertos en la materia y los gestores de riesgos pueden no ver los entresijos de las actividades cotidianas.
Utilice Plantilla de análisis de riesgos para la gestión de proyectos de ClickUp para documentar las conclusiones del equipo de ejecución.
Manténgase informado
Los riesgos derivados de amenazas externas evolucionan constantemente. Las amenazas a la ciberseguridad son cada vez más sofisticadas. En respuesta, las leyes están evolucionando. Adelántese a estos avances buscando información de forma proactiva.
Un proceso de evaluación de riesgos bien establecido le ayudará a usted y a su equipo a planificar cada posible incertidumbre, incluidos los eventos de cisne negro. Sea cual sea el área de impacto, un sólido proceso de evaluación de riesgos le ayudará a usted y a su equipo a planificar todas las posibles incertidumbres, incluidos los cisnes negros software de gestión de riesgos puede ser útil.
Herramientas para aplicar procesos de evaluación de riesgoses
La evaluación de riesgos es una actividad basada en la investigación. El equipo que lleva a cabo la evaluación de riesgos suele necesitar lo siguiente.
- Documentación: La capacidad de anotar observaciones, lagunas y otros puntos importantes
- Plantillas: Marcos, listas de control y plantillasplantillas de evaluación de riesgos como una matriz de riesgos para analizar las conclusiones
- Herramientas visuales: Funciones para realizar lluvias de ideas o colaborar con equipos remotos para llegar a un entendimiento común
- Uso compartido y grabación: La posibilidad de compartir el informe de evaluación con todas las partes interesadas pertinentes con un control de acceso adecuado
La mayoría de los equipos actuales utilizan varias herramientas para conseguirlo. Pueden utilizar Documentos de Google para tomar notas, hojas de cálculo para listas de control, PDF para uso compartido, etc. Aunque esto es popular, también es ineficaz.
Una herramienta todo en uno como ClickUp puede cambiar las reglas del juego para los equipos de evaluación de riesgos. Con ClickUp, puede llevar a cabo su evaluación, documentar los hallazgos, realizar análisis y compartir de forma segura sus informes, todo en un solo lugar.
Considere la Plantilla de Pizarra de Análisis de Riesgos ClickUp . Añada aquí sus riesgos y clasifíquelos en función de su probabilidad y gravedad. Incluya notas adhesivas de cualquier punto de referencia.
Plantilla de pizarra para el análisis de riesgos de ClickUp
Enlaza documentos, imágenes y otros archivos directamente desde la plantilla de Pizarra. A partir de ahí, asigne también la propiedad y ajuste las tareas para aplicar su estrategia de mitigación.
Minimice sus riesgos con ClickUp
Cuando los riesgos son inevitables, la única solución posible es estar preparado. Las evaluaciones de riesgos ayudan precisamente a eso.
Le ayudan a considerar la posibilidad de que las cosas vayan mal y a asegurarse de que no pasa por alto ningún peligro. Arrojan luz sobre todas las posibilidades, desde túneles carpianos y dolores de espalda hasta radiaciones y vertidos de petróleo.
Las evaluaciones de riesgos le permiten establecer prioridades y crear un entorno de trabajo más seguro para usted y sus empleados. También le ofrecen la oportunidad de tomar decisiones basadas en datos sobre la asignación de recursos, presupuestos e inversiones en medidas de seguridad.
No escatime en una actividad tan crítica como la evaluación de riesgos. Elija una herramienta sólida, completa y colaborativa como ClickUp para realizar auditorías periódicas, mejorar los procesos internos, crear su plan de gestión de riesgos y reforzar su capacidad de recuperación.
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