Cualquiera que haya estado a cargo de algo, ya sea una venta de pasteles, el equipo de béisbol infantil de su barrio o una fiesta sorpresa de cumpleaños, tiene historias que contar. 😵💫
Algunos de ellos se refieren a riesgos, es decir, problemas potenciales que podrían haber descarrilado los planes mejor trazados. Otros se refieren a problemas, es decir, contratiempos que realmente ocurrieron.
Cuando se elaboran planes, no siempre es fácil distinguir de antemano entre riesgos y problemas. Lo mismo ocurre con la gestión de proyectos.
Sin embargo, comprender esta diferencia es fundamental para el seguimiento de sus proyectos y el control de los niveles de estrés.
Vamos a
En esta publicación, desentrañaremos el misterio de los riesgos frente a los problemas en la gestión de proyectos. También explicaremos por qué es importante distinguirlos y cómo puede aprender a diferenciarlos. Esto le ayudará a identificar eficazmente los riesgos y a navegar con confianza por las complejidades de la gestión de proyectos.
¿Qué es un riesgo en la gestión de proyectos?
Según el Project Management Institute, un riesgo se define como «un evento o condición incierta que, si se produce, tiene un efecto positivo o negativo en los objetivos de un proyecto».
Para ilustrarlo, considere esta afirmación:
«Si no comprueba el depósito de combustible antes de salir de viaje, es posible que se quede sin combustible a mitad de camino y acabe varado en medio de la nada».
En este caso, la causa del riesgo es no comprobar el depósito de combustible. Los riesgos son:
- Te quedas sin combustible a mitad del viaje.
- Esto ocurre lejos de una gasolinera, por lo que te quedas tirado.
Este ejemplo destaca perfectamente cómo los riesgos suelen estar enlazados con eventos o condiciones futuros que pueden afectar significativamente al éxito de un proyecto.
Los riesgos de los proyectos pueden provenir de cualquier fuente: entornos de proyectos, miembros del equipo, clientes o factores externos como los cambios en el mercado.
Además, cada empresa se enfrenta a diferentes tipos de riesgos en los proyectos.
Diferentes tipos de riesgos en los proyectos
Una agencia de SEO podría correr riesgos si Google cambia su algoritmo, lo que afectaría a sus operaciones. O bien, un fabricante de automóviles se enfrenta al riesgo de que se aprueben normativas nuevas o modificadas que restrinjan el uso de determinados materiales en los coches nuevos.
Una parte importante de la gestión de riesgos consiste en identificarlos desde el principio y elaborar un plan para abordarlos si surgen. La gestión de riesgos desempeña un rol crucial en la gestión de proyectos, ya que ayuda a evitar obstáculos inesperados.
En el contexto de la gestión de proyectos, estos son algunos tipos comunes de riesgos de proyectos:
Riesgos de costes
Los riesgos de costes incluyen gastos inesperados, estimaciones de costes inexactas y fluctuaciones económicas que pueden provocar sobrecostes presupuestarios. Por lo tanto, es esencial gestionarlos de forma eficaz y proactiva.
Programar riesgos
Los retrasos inesperados, la falta de disponibilidad de recursos o las dependencias de otros proyectos que aumentan la probabilidad de no cumplir los plazos del proyecto son riesgos relacionados con el calendario.
Riesgos de rendimiento
El riesgo de no alcanzar los niveles de calidad o rendimiento deseados se denomina riesgo de rendimiento.
Riesgos de desviación del alcance
Los cambios incontrolados o el crecimiento continuo del alcance del proyecto, que a menudo se deben a objetivos vagos, pueden provocar un aumento de los costes y retrasos. Estos se incluyen en los riesgos de desviación del alcance.
Riesgos relacionados con los recursos de habilidades
Los retos relacionados con la dotación de personal, como las carencias de habilidades o la falta de experiencia del equipo, son riesgos relacionados con los recursos humanos.
Riesgos tecnológicos
Los fallos de software, los fallos de hardware y los problemas de compatibilidad se engloban dentro de los riesgos tecnológicos.
Riesgos organizativos
Los cambios en la gestión, los cambios culturales o los factores externos, como las fusiones y adquisiciones, son riesgos organizativos.
Riesgos de mercado
Las fluctuaciones del mercado, las necesidades cambiantes de los clientes o los nuevos competidores pueden suponer amenazas importantes.
Riesgos operativos
Los cambios inesperados en el proceso de producción, los problemas en la cadena de suministro que pueden interrumpir las operaciones y la mala gestión de los recursos humanos y materiales son riesgos operativos.
Riesgos estratégicos
Los riesgos estratégicos son factores externos, como los cambios en el mercado o los cambios normativos, que pueden afectar a la alineación de un proyecto con sus objetivos estratégicos.
Riesgos externos
Los factores impredecibles, como los desastres naturales, los problemas legales o la volatilidad del mercado, pueden afectar a los resultados de los proyectos y se conocen como riesgos externos.
Un software eficaz de gestión de riesgos puede suponer un cambio radical en la identificación proactiva y el seguimiento de los riesgos.
Lea también: 10 consejos eficaces para gestionar los riesgos relacionados con los costes de los proyectos.
¿Qué es un problema en la gestión de proyectos?
Mientras que los riesgos son problemas potenciales que pueden ocurrir o no, los problemas son aquellos que ya han surgido y requieren atención inmediata.
Los problemas pueden ir desde pequeños fallos que se solucionan fácilmente hasta grandes interrupciones que detienen por completo el progreso. Pueden surgir en cualquier fase del proyecto y suponer una amenaza para el cumplimiento de las metas del mismo.
Los problemas suelen derivarse de riesgos, previstos o no, que se han materializado. Un buen plan de contingencia puede ayudarle a abordar los riesgos antes de que se conviertan en problemas.
Un ejemplo:
En un viaje por carretera, te quedas sin combustible a mitad de camino y acabas varado en medio de la nada. Resulta que has pisado una roca que ha perforado el depósito de combustible.
No podías haber previsto este problema de antemano, y además es uno que no tiene una solución fácil.
Al igual que los riesgos, hay más de un tipo de problema en los proyectos. Analicémoslos:
Problemas internos
Entre ellos se incluyen obstáculos internos como fallos en la comunicación, metas desalineadas y miembros del equipo que no cumplen con sus responsabilidades. Asegurarse de que los miembros del equipo comprendan sus roles dentro del marco de gestión de proyectos puede ayudar a evitar estos malentendidos.
Problemas relacionados con el tiempo
Los plazos incumplidos y las tareas retrasadas son ejemplos clásicos. Establecer un cronograma realista es fundamental, ya que fija las expectativas y guía a todo el equipo hacia la meta.
Problemas relacionados con los costes
Los excesos presupuestarios se encuentran entre los obstáculos más comunes para los gestores de proyectos. Si se gestionan bien, no siempre descarrilan un proyecto, pero es esencial mantenerlos documentados en su registro de problemas para evitar problemas financieros recurrentes.
Problemas externos
Factores impredecibles como los cambios políticos o las condiciones meteorológicas adversas pueden afectar significativamente a los proyectos. Contar con un plan de contingencia sólido garantiza que estas perturbaciones externas no descarrilen su proyecto.
Ahora, veamos algunos ejemplos para comprender cómo se manifiestan los riesgos y los problemas en la vida real.
El Boeing 787 Dreamliner: la complejidad conduce a problemas inevitables.
El lanzamiento del 787 Dreamliner de Boeing es un caso clásico de riesgos que se convierten en problemas.
En una entrevista con el Seattle Times, un ingeniero de Boeing afirmó que el avión era «un avión más complicado, con ideas más novedosas, nuevas funciones, nuevos sistemas y nuevas tecnologías. »
Esta complejidad hacía casi imposible destacar todos los problemas potenciales de antemano.
Sin embargo, algunos riesgos eran evidentes. A medida que avanzaba el proyecto, estos riesgos se materializaron en problemas graves, como retrasos y un coste adicional de 10 000 millones de dólares. La empresa reconoció que había «superado su capacidad para gestionarlos de forma eficaz».
En este caso, la combinación de riesgos elevados y una gestión de riesgos insuficiente provocó problemas y contratiempos inevitables en el proyecto.
Bank of America: Cuando los riesgos se convierten en problemas graves
En 2011, Bank of America introdujo una nueva comisión mensual de 5 dólares para los usuarios de tarjetas de débito, anticipándose a algunas reacciones negativas de los clientes, algo habitual cuando se producen subidas de precios. Sin embargo, la reacción fue mucho más intensa de lo esperado.
Un movimiento de protesta llamado «Bank Transfer Day» (Día de la transferencia bancaria) ganó popularidad en Facebook, instando a los clientes a abandonar Bank of America en respuesta a la nueva comisión. Esta fuga de clientes obligó al banco a dar marcha atrás en su nueva estructura de comisiones.
Aunque el registro de riesgos había identificado la posibilidad de insatisfacción de los clientes, el riesgo se convirtió en un problema más grave de lo que la empresa había previsto. Un enfoque más proactivo para identificar y documentar estos riesgos podría haber cambiado el resultado.
¿Cuál es la diferencia entre riesgos y problemas?
Volar: eso es un riesgo. ¿Miedo a volar? Eso es un problema.
Saber si se trata de un riesgo o de un problema determina el enfoque que se debe adoptar. Los riesgos requieren estrategias proactivas para prevenir o mitigar posibles problemas, mientras que los problemas requieren una acción inmediata para resolverlos y seguir adelante.
Confundir ambos conceptos puede llevar a un mal uso de los esfuerzos y los recursos. ¡No querrás prepararte para una tormenta cuando tu barco ya está haciendo agua!
Veamos los riesgos y los problemas, en qué se parecen y en qué se diferencian.
Riesgos frente a problemas: cronograma
Una diferencia clave entre los riesgos y los problemas radica en el momento en que se producen. Los riesgos se centran en el futuro: son las hipótesis que podrían perturbar su proyecto más adelante.
Por ejemplo, considere un proyecto de construcción en el que podría enfrentarse a un retraso en la obtención de los permisos. Este retraso es un riesgo, ya que aún no ha ocurrido, pero podría afectar a su calendario.
Planifique estos escenarios utilizando herramientas como un registro RAID (riesgos, suposiciones, problemas y dependencias) para realizar el seguimiento y gestionar las posibles amenazas.
Por el contrario, los problemas son cuestiones actuales que requieren atención inmediata.
Imagine que unas condiciones meteorológicas inesperadas provocan la interrupción del trabajo en una construcción. Está sucediendo ahora mismo y afecta directamente a su proyecto.
La diferencia clave es que, mientras que los riesgos requieren planificación, los problemas necesitan soluciones en tiempo real.
Riesgos frente a problemas: certeza
Los riesgos son inciertos. Puede evaluar su probabilidad e impacto, pero no puede estar seguro de si ocurrirán o cuándo lo harán.
Por ejemplo, la posibilidad de que un competidor lance un producto similar al suyo antes que usted es un riesgo. Puede evaluar las tendencias del mercado para calcular la probabilidad, pero seguirá siendo una suposición.
Sin embargo, los problemas ya están sobre la mesa y exigen una solución.
Si las pruebas de su producto revelan un error crítico, se trata de un problema: es algo seguro y debe solucionarse antes de poder seguir adelante.
Esta diferencia entre incertidumbre y certeza le ayuda a centrar su atención en lo que requiere atención inmediata frente a lo que requiere una planificación estratégica.
Riesgos frente a problemas: impacto
Los riesgos tienen un impacto potencial hipotético hasta que se produce el evento. Pueden tener un intervalo que va desde pequeños contratiempos hasta grandes trastornos.
Por ejemplo, el aumento de los costes de los materiales puede poner en peligro el presupuesto de su proyecto, pero hasta que no se produzca, solo es una posibilidad arriesgada.
Los problemas, por el contrario, tienen un impacto definido que ya está afectando a su proyecto.
Los costes ocultos descubiertos durante la construcción, por ejemplo, exigen ajustes presupuestarios inmediatos.
Riesgos frente a problemas: el enfoque de gestión
Gestionar los riesgos significa ser proactivo. Anticipa los posibles problemas y crea planes para evitar que se materialicen. Esto puede implicar identificar proveedores alternativos, añadir tiempo extra a tu calendario o emplear diferentes marcos para protegerte contra las amenazas.
Por ejemplo, puede desarrollar un plan de sucesión para gestionar el riesgo de que miembros clave del equipo abandonen el proyecto, minimizando así las interrupciones.
Los problemas, sin embargo, requieren un enfoque reactivo.
Cuando un miembro clave del equipo dimite inesperadamente, se convierte en un problema. Debe actuar con rapidez: redistribuir tareas, contratar sustitutos o ajustar su cronograma.
Riesgos frente a problemas: enfoque
La gestión de riesgos, parte integral de su plan de gestión de proyectos, se centra en la prevención. El objetivo es evitar que los riesgos se conviertan en problemas identificando las amenazas de forma temprana y tomando pasos para evitarlas. Esto puede implicar la creación de un registro de riesgos, la supervisión activa de los riesgos potenciales y la preparación de planes de contingencia.
Por ejemplo, emplear prácticas ágiles y realizar pruebas de software periódicas ayuda a prevenir el riesgo de retrasos.
Si durante las pruebas surge un error crítico, ahora se convierte en un problema y el objetivo pasa a ser resolverlo lo antes posible.
La prioridad pasa de detener los riesgos a abordar los problemas de frente, garantizando que el proyecto pueda seguir cumpliendo sus metas.
Riesgos frente a problemas: estrategia de combate
Mientras que la gestión proactiva de riesgos implica una planificación minuciosa y el desarrollo de estrategias de mitigación, lidiar con los problemas a menudo significa adaptarse sobre la marcha, ya sea reasignando recursos, ajustando los cronogramas o incluso cambiando las metas del proyecto.
Al mantener un registro RAID bien actualizado y utilizar registros de riesgos, puede documentar sus estrategias y estar preparado para cambiar de rumbo cuando sea necesario. Cuanto más preparado esté para los riesgos, mejor podrá manejar los problemas a medida que surjan, lo que hará que sus esfuerzos de gestión de proyectos sean más eficaces en general.
Riesgos frente a problemas: gráfico comparativo
| Aspecto | Riesgos | Problemas |
| Cronograma | Centrado en el futuro; eventos potenciales que pueden ocurrir y afectar al proyecto más adelante. | Centrado en el presente; problemas actuales que afectan al proyecto en este momento y requieren una acción inmediata. |
| Certeza | Incierto; se puede evaluar la probabilidad y el impacto, pero no se garantiza la repetición. | Ciertos: son problemas reales y existentes que ya se han producido. |
| Impacto | Las consecuencias son hipotéticas hasta que el riesgo se materializa. | Afecta directamente al progreso, el presupuesto o el cronograma del proyecto en este momento. |
| Enfoque de gestión | Proactivo: implica estrategias de planificación, prevención y mitigación de riesgos, como el uso de registros de riesgos. | Reactivo: requiere una resolución inmediata y la adaptación de los planes actuales para solucionar el problema. |
| Enfoque | Prevención: tiene como objetivo evitar que los riesgos se conviertan en problemas mediante la planificación y la implementación de controles. | Resolución: se centra en solucionar los problemas a medida que surgen para minimizar su impacto. |
| Planificación | Implica un plan detallado, utilizando medidas como registros RAID y marcos de gestión de riesgos de ciberseguridad, para hacer frente a posibles amenazas futuras. | Requiere una acción rápida para modificar los planes existentes y gestionar el problema inmediato. |
¿Cuáles son las similitudes entre los riesgos y los problemas?
A pesar de sus diferencias, los riesgos y los problemas son aspectos esenciales de la gestión de proyectos. Son similares en ciertos aspectos:
- Los proyectos pueden enfrentarse a un amplio intervalo de riesgos y problemas, que pueden variar mucho de un proyecto a otro.
- Aprovechar las lecciones aprendidas en proyectos similares es una excelente manera de prepararse para los riesgos y gestionar los problemas de forma eficaz.
- El gestor de proyectos y el equipo del proyecto deben trabajar juntos para identificar los riesgos, gestionarlos y abordar los problemas a medida que surgen.
- Existen documentos específicos para realizar el seguimiento tanto de los riesgos como de los problemas de los proyectos.
- A medida que avanza un proyecto, la naturaleza y el alcance de los riesgos y los problemas pueden cambiar, y el gestor del proyecto debe guiar al equipo a través de estos cambios.
Reconocer que tanto los riesgos como los problemas forman parte de la gestión de proyectos ayuda a comprender su importancia y a gestionarlos de forma eficaz.
¿Cómo gestionar los riesgos y los problemas?
Identificar los riesgos desde el principio le permite abordar los posibles problemas antes de que se agraven. También es importante llevar un registro meticuloso de estas cuestiones para gestionarlas de forma eficaz a lo largo del proyecto.
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