Riesgos frente a problemas – ¿Cuál es la diferencia?

Cualquiera que haya estado alguna vez a cargo de algo -una venta de pasteles, el equipo de béisbol de las ligas menores de su barrio, una fiesta de cumpleaños sorpresa- tiene historias de guerra que contar. 😵‍💫

Algunas tienen que ver con riesgos, problemas potenciales que podrían haber hecho fracasar los planes mejor trazados. Otras se refieren a problemas, es decir, a contratiempos que realmente ocurrieron.

Cuando se hacen planes, no siempre es fácil distinguir de antemano entre riesgos y problemas. Lo mismo ocurre con la gestión de proyectos.

Pero entender esta diferencia es crucial para mantener los proyectos en seguimiento y los niveles de estrés bajo control.

Veamos

En este artículo, desvelaremos el misterio de los riesgos frente a los problemas en la gestión de proyectos. También explicaremos por qué es importante distinguirlos y cómo dominar la diferencia. Esto le ayudará a identificar los riesgos y navegar con confianza por las complejidades de la gestión de proyectos.

¿Qué es un riesgo en la gestión de proyectos?

Según la Instituto de gestión de proyectos un riesgo se define como "un evento o condición incierta que, si se produce, tiene un efecto positivo o negativo sobre los objetivos de un proyecto."

Para ilustrarlo, considere esta afirmación:

"Si no compruebas el depósito de combustible antes de un viaje por carretera, puedes quedarte sin combustible a mitad de camino y acabar varado en medio de la nada."

En este caso, la causa del riesgo es no revisar el depósito de combustible. Los riesgos son:

• Te quedas sin combustible a mitad de camino
• Esto ocurre lejos de una gasolinera, por lo que te quedas tirado

Este ejemplo pone perfectamente de relieve cómo los riesgos suelen estar enlazados con futuros eventos o condiciones que pueden afectar significativamente al intento correcto de un proyecto.

Los riesgos de un proyecto pueden tener cualquier origen: el entorno del proyecto, los miembros del equipo, los clientes o factores externos como los cambios del mercado.

Además, las empresas se enfrentan a distintos tipos de riesgos de proyecto.

Diferentes tipos de riesgos de proyecto

Una agencia de SEO puede correr el riesgo de que Google cambie su algoritmo y afecte a sus operaciones. O un fabricante de automóviles corre el riesgo de que una normativa nueva o modificada restrinja el uso de determinados materiales en los coches nuevos.

Gran parte de la gestión de riesgos consiste en identificarlos desde el principio y elaborar un plan para afrontarlos si surgen. La gestión de riesgos desempeña un rol crucial en la gestión de proyectos, ya que ayuda a alejar los proyectos de escollos inesperados.

En el contexto de la gestión de proyectos, he aquí algunos tipos comunes de riesgos:

Riesgos de coste

Los riesgos de costes incluyen gastos imprevistos, estimaciones de costes inexactas y fluctuaciones económicas que pueden dar lugar a excesos presupuestarios. Por lo tanto, es esencial gestionarlos de forma eficaz y proactiva.

Riesgos de calendario

Los retrasos inesperados, la falta de disponibilidad de recursos o las dependencias de otros proyectos que aumentan la probabilidad de no cumplir los plazos del proyecto son riesgos de calendario.

Riesgos de rendimiento

El riesgo de no alcanzar los niveles de calidad o producción deseados se denomina riesgo de rendimiento.

Riesgos de ampliación del alcance

Los cambios incontrolados o el crecimiento continuo del alcance del proyecto, a menudo derivados de objetivos imprecisos del proyecto, pueden provocar un aumento de los costes y retrasos. Se trata de riesgos de ampliación del alcance.

Riesgos relacionados con los recursos humanos

Los problemas relacionados con el personal, como las carencias de personal cualificado o la falta de experiencia del equipo, son riesgos de recursos cualificados.

Riesgos tecnológicos

Los problemas de software, los fallos de hardware y los problemas de compatibilidad forman parte de los riesgos tecnológicos.

Riesgos organizativos

Los cambios en la dirección, los cambios culturales o factores externos como fusiones y adquisiciones son riesgos organizativos.

Riesgos de mercado

Las fluctuaciones del mercado, la evolución de las necesidades de los clientes o los nuevos competidores pueden suponer amenazas importantes.

Riesgos operativos

Los cambios inesperados en el proceso de producción, los problemas en la cadena de suministro que pueden interrumpir las operaciones y la mala gestión de los recursos humanos y materiales son riesgos operativos.

Riesgos estratégicos

Los riesgos estratégicos son factores externos, como cambios en el mercado o en la normativa, que pueden afectar a la adecuación de un proyecto a sus objetivos estratégicos.

Riesgos externos

Factores imprevisibles, como catástrofes naturales, problemas legales o volatilidad del mercado, pueden afectar a los resultados del proyecto y se conocen como riesgos externos.

Eficaz software de gestión de riesgos puede cambiar las reglas del juego en la identificación proactiva y el seguimiento de riesgos.

**Lea también 10 consejos eficaces para gestionar los riesgos de coste de los proyectos

¿Qué es un problema en la gestión de proyectos?

Mientras que los riesgos son problemas potenciales que pueden ocurrir o no, los problemas son los que ya han surgido y necesitan atención inmediata.

Los problemas pueden ir desde pequeños fallos fácilmente subsanables hasta grandes perturbaciones que detienen por completo el progreso. Pueden surgir en cualquier fase del proyecto y suponer una amenaza para la reunión de las metas del proyecto.

**Los problemas suelen derivarse de riesgos -previstos o no- que se han materializado buen plan de contingencia puede ayudarle a afrontar los riesgos antes de que se conviertan en problemas.

Un ejemplo:

En un viaje por carretera, te quedas sin combustible a mitad de camino y acabas varado en medio de la nada. Resulta que has pasado por encima de una piedra que ha agujereado el depósito.

Este problema no se podía prever de antemano y no tiene fácil solución.

Al igual que ocurre con los riesgos, hay más de un tipo de problema en los proyectos. Vamos a desglosarlos:

Problemas internos

Incluyen obstáculos internos como fallos de comunicación, metas desalineadas y miembros del equipo que no cumplen con sus responsabilidades. Asegurarse de que los miembros del equipo comprenden sus roles dentro del marco de gestión de proyectos puede ayudar a evitar estos malentendidos.

Problemas relacionados con el tiempo

El incumplimiento de plazos y el retraso en las tareas son ejemplos clásicos. Establecer un cronograma realista es vital, ya que fija las expectativas y guía a todo el equipo hacia la meta.

Problemas relacionados con los costes

Los excesos presupuestarios son uno de los obstáculos más comunes para los gestores de proyectos. Si se gestionan bien, no siempre hacen descarrilar un proyecto, pero es esencial dejar constancia de ellos en el registro de incidencias para evitar problemas financieros recurrentes.

Problemas externos

Factores imprevisibles como los cambios políticos o las condiciones meteorológicas adversas pueden afectar considerablemente a los proyectos. Contar con un sólido plan de contingencias garantiza que estas perturbaciones externas no hagan descarrilar el proyecto.

Veamos algunos ejemplos de riesgos y problemas en la vida real.

El 787 Dreamliner de Boeing: La complejidad provoca problemas inevitables El despliegue del 787 Dreamliner de Boeing es un caso clásico de riesgos que se convierten en problemas.

En una entrevista con el Seattle Times un ingeniero de Boeing dijo que el avión era "un avión más complicado, con nuevas ideas, nuevas funciones, nuevos sistemas y nuevas tecnologías."

Esta complejidad hacía casi imposible destacar de antemano todos los problemas potenciales.

Sin embargo, algunos riesgos eran evidentes. A medida que el proyecto progresaba, estos riesgos se materializaron en problemas graves, como retrasos y 10.000 millones de dólares más en costes. La empresa reconoció que había "superado su capacidad para gestionarlo eficazmente"

En este caso, la combinación de riesgos elevados y gestión insuficiente de los mismos provocó problemas y contratiempos inevitables en el proyecto.

Bank of America: Cuando los riesgos se convierten en problemas importantes

En 2011, Bank of America introdujo una nueva cuota mensual de 5 dólares para los usuarios de tarjetas de débito, previendo cierta reacción negativa por parte de los clientes, una repetición habitual de las subidas de precios. Sin embargo, la reacción fue mucho más intensa de lo esperado.

Un movimiento de protesta llamado "Bank Transfer Day" (Día de las transferencias bancarias) cobró fuerza en Facebook, instando a los clientes a abandonar Bank of America en respuesta a la nueva comisión. Este éxodo de clientes obligó al banco a dar marcha atrás en su nueva estructura de comisiones.

Aunque el registro de riesgos había detectado la posibilidad de insatisfacción de los clientes, el riesgo se convirtió en un problema más grave de lo que la empresa había previsto. Un enfoque más proactivo a la hora de identificar y documentar estos riesgos podría haber alterado el resultado.

¿Cuál es la diferencia entre riesgos y problemas?

volar es un riesgo. ¿Miedo a volar? Eso es un problema

Saber si nos enfrentamos a un riesgo o a un problema determina nuestro enfoque. Los riesgos requieren estrategias proactivas para prevenir o mitigar posibles problemas, mientras que las cuestiones requieren una acción inmediata para resolver los problemas actuales y seguir adelante.

Confundir ambos conceptos puede llevar a malgastar esfuerzos y recursos. No conviene prepararse para una tormenta cuando el barco ya tiene una vía de agua

Veamos en qué se parecen y en qué se diferencian los riesgos y los problemas.

Riesgos frente a problemas: Cronograma

Una diferencia clave entre riesgos y problemas es el calendario. Los riesgos se centran en el futuro: son los "y si..." que podrían interrumpir el proyecto más adelante.

Por ejemplo, pensemos en un proyecto de construcción en el que puede producirse un retraso en la obtención de permisos. Este retraso es un riesgo, porque aún no se ha producido, pero podría afectar al calendario.

Para planificar estas situaciones se utilizan herramientas como un Registro RAID (Riesgos, suposiciones, problemas, dependencias) para seguir y gestionar las amenazas potenciales.

Por el contrario, las cuestiones son problemas actuales que requieren atención inmediata.

**Imagínese un tiempo inesperado que provoque parones en el trabajo en una obra. Está ocurriendo ahora y afecta directamente a su proyecto

La diferencia clave es que mientras que los riesgos hay que planificarlos, los problemas hay que resolverlos en tiempo real

Riesgos frente a problemas: Certeza

Los riesgos son inciertos. Puedes evaluar su probabilidad e impacto, pero no puedes estar seguro de si ocurrirán o cuándo.

Por ejemplo, la posibilidad de que un competidor lance un producto similar antes que el suyo es un riesgo. Puede evaluar las tendencias del mercado para calibrar la probabilidad, pero sigue siendo una suposición.

Sin embargo, hay problemas que ya están sobre la mesa y exigen actuar.

Si las pruebas de su producto revelan un error crítico, eso es un problema: es cierto y hay que arreglarlo antes de seguir adelante.

Esta diferencia entre incertidumbre y certeza le ayuda a centrarse en lo que requiere atención inmediata frente a lo que necesita un plan estratégico.

Riesgos frente a problemas: Impacto

Los riesgos tienen un impacto potencial hipotético hasta que se produce el evento. Pueden ir desde pequeños contratiempos a grandes trastornos.

Por ejemplo, el aumento de los costes de material puede amenazar el presupuesto de tu proyecto, pero hasta que no se produzca, es sólo una posibilidad arriesgada.

Los problemas, por el contrario, tienen un impacto definitivo que ya está afectando al proyecto.

Los costes ocultos descubiertos durante la construcción, por ejemplo, exigen ajustes presupuestarios inmediatos.

Riesgos frente a problemas: El enfoque de gestión

Gestionar los riesgos significa ser proactivo. Hay que anticiparse a los posibles problemas y elaborar planes para evitar que se materialicen. Esto puede implicar la identificación de proveedores alternativos, la previsión de tiempo adicional en el calendario o el empleo de diferentes marcos para protegerse de las amenazas.

Por ejemplo, puede elaborar un plan de sucesión para gestionar el riesgo de que miembros clave del equipo abandonen el proyecto, minimizando así las interrupciones.

Los problemas, sin embargo, requieren un planteamiento reactivo.

Cuando un miembro clave del equipo dimite inesperadamente, se convierte en un problema. Hay que actuar con rapidez: redistribuyendo tareas, contratando sustitutos o ajustando el cronograma

Riesgos frente a problemas: Enfoque

La gestión de riesgos, parte integrante de su plan de gestión de proyectos, tiene que ver con la prevención. El objetivo es evitar que los riesgos se conviertan en problemas identificando las amenazas en una fase temprana y tomando medidas para evitarlas. Esto puede implicar la creación de un registro de riesgos, un seguimiento activo de los riesgos potenciales y la preparación de planes de contingencia.

Por ejemplo, el empleo de prácticas ágiles y la realización periódica de pruebas de software ayudan a prevenir el riesgo de retrasos.

Si durante las pruebas surge un error crítico, ahora es un problema, y la atención pasa a centrarse en resolverlo lo antes posible.

La prioridad pasa de detener los riesgos a abordar los problemas de frente, garantizando que el proyecto pueda seguir cumpliendo sus metas.

Riesgos frente a problemas: Estrategia de combate

Mientras que la gestión proactiva de riesgos implica una planificación minuciosa y el desarrollo de estrategias de mitigación, afrontar los problemas suele implicar adaptarse sobre la marcha, ya sea reasignando recursos, ajustando los cronogramas o incluso haciendo pivotar las metas del proyecto.

Llevando un registro RAID bien conservado y utilizando registros de riesgos, podrá documentar sus estrategias y estar preparado para cambiar de marcha cuando sea necesario. Cuanto más preparado esté para los riesgos, mejor podrá gestionar los problemas que surjan, lo que hará que sus esfuerzos de gestión de proyectos sean más eficaces en general.

Riesgos frente a problemas: Un gráfico comparativo

¿Cuáles son las similitudes entre riesgos y problemas?

A pesar de sus diferencias, los riesgos y los problemas son aspectos esenciales de la gestión de proyectos. Son similares en ciertos aspectos:

• Los proyectos pueden enfrentarse a un amplio intervalo de riesgos y problemas, que pueden variar mucho de un proyecto a otro
• Utilizar las lecciones aprendidas de proyectos similares es una buena manera de prepararse para los riesgos y gestionar los problemas con eficacia
• El gestor y el equipo del proyecto deben trabajar juntos para identificar los riesgos, gestionarlos y abordar los problemas a medida que surjan
• Existen documentos específicos para el seguimiento de los riesgos y problemas del proyecto
• A medida que un proyecto progresa, la naturaleza y el alcance de los riesgos y problemas pueden cambiar, y el director del proyecto debe guiar al equipo del proyecto a través de estos cambios

Reconocer que tanto los riesgos como los problemas forman parte de la gestión de proyectos ayuda a comprender su importancia y a gestionarlos con eficacia.

¿Cómo gestionar riesgos y problemas?

Identificar los riesgos en una fase temprana permite abordar los posibles problemas antes de que se agraven. También es importante llevar un registro meticuloso de estos problemas para gestionarlos eficazmente a lo largo del proyecto.

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