El mundo de la empresa se encuentra en la encrucijada de varios eventos cruciales. La pandemia ha cambiado nuestra forma de ver el trabajo: los modelos a distancia e híbridos se han generalizado. La inteligencia artificial ha alcanzado un nivel práctico de madurez con GenAI. La tecnología se ha convertido en una parte aún más integral de las empresas.
Como resultado, las organizaciones de todo el mundo se encuentran en un estado de transformación digital constante. No es de extrañar que se prevea que el mercado de la transformación digital alcance los 2.000 millones de euros 4907 mil millones de dólares en 2030 .
Sin embargo, es importante tener en cuenta que la transformación digital no consiste únicamente en adoptar nuevas tecnologías. Representa un cambio fundamental en el rol que desempeña la tecnología en la empresa. Se trata de una transformación organizativa que exige reimaginar las operaciones de la empresa, agilizar los procesos y cambiar los comportamientos para ofrecer valor en el mercado.
El marco People Process Technology (PPT) está diseñado para permitir exactamente eso. PPT adopta un enfoque holístico de la transformación digital, que va más allá de la tecnología. De hecho, en PPT, ¡la tecnología es lo último!
Si tiene curiosidad por saber cómo puede ayudarle el modelo PPT a alcanzar sus metas estratégicas de transformación digital, siga leyendo.
¿Qué es el marco de personas, procesos y tecnología?
El marco de Personas, Procesos y Tecnología (PPT) es un modelo para evaluar y mejorar la eficacia organizativa. Se centra en tres elementos clave.
🧑🏻 Personas: Los recursos humanos de su organización, incluidos empleados, contratistas y partes interesadas. Esta parte del marco hace hincapié en las competencias, los conocimientos, los roles, las responsabilidades y la cultura.
➡️ Proceso: Flujos de trabajo, procedimientos y métodos que utiliza para dirigir las empresas. Esto incluye los procesos formales e informales, que van desde la solicitud de permisos hasta el control de calidad.
🛠️ Tecnología: Las herramientas, sistemas e infraestructuras que compatibilizan el intento correcto de las operaciones de la empresa. Esto incluye software, hardware y otros recursos técnicos.
Aunque la transformación digital ganó terreno en la década de 2000, el marco del TPP tiene sus antecedentes en el modelo del psicólogo de gestión Harold Leavitt de 1965. El modelo Diamond de Leavitt se centraba en cuatro componentes clave: personas, tareas, estructura y tecnología.
Según Leavitt, estos elementos están interconectados y los cambios en un área repercutirán inevitablemente en las demás. Con el tiempo, el modelo Diamond evolucionó, y los componentes de "estructura" y "tareas" se reinterpretaron o combinaron en lo que hoy denominamos "procesos"."
Este cambio reflejaba un creciente reconocimiento de la necesidad de formalizar y optimizar los flujos de trabajo a medida que la tecnología se integraba más en las prácticas de la empresa. Esto es especialmente cierto cuando se trata de los procesos de una organización estrategia de transformación digital .
Recuerde que el marco personas-proceso-tecnología es algo más que estos tres elementos por sí solos; se trata también de su interconexión e interacciones.
Por ejemplo, no se trata sólo de la herramienta de gestión de proyectos que paga la organización, sino también de cómo la utilizan los equipos y cómo configura su rendimiento.
Lo veremos a continuación.
La interacción de personas, procesos y tecnología en las empresas
Uber, la mayor empresa de taxis del mundo, no posee vehículos. Facebook, el propietario de medios de comunicación más popular del mundo, no crea contenidos. Alibaba, el minorista más valioso, no tiene inventario. Y Airbnb, el mayor proveedor de alojamiento del mundo, no posee inmuebles. Algo interesante está ocurriendo. Tom Goodwin , , conferenciante, autor y líder empresarial
Este cambio en el mundo de la empresa también crea una nueva interacción entre los aspectos de las personas, los procesos y la tecnología. He aquí cómo.
Personas
Las personas son el corazón de cualquier iniciativa de transformación digital. Sus conocimientos, habilidades, creatividad, pasión y liderazgo ejecutan y sostienen el cambio.
Su capacidad para seguir los procesos puede generar eficiencia, rapidez, coherencia y cumplimiento. Por otro lado, si son reacios a utilizar la tecnología, podrían perderse formas más fáciles, rápidas y cómodas de trabajar.
Los empleados comprometidos comprenden la intención del proceso y lo siguen juiciosamente. Están mejor equipados para aprovechar la tecnología con eficacia, lo que conduce a una organización más ágil y receptiva.
Proceso
Los procesos se refieren a la forma en que las personas de una organización ejecutan el cambio. Abarcan flujos de trabajo, procedimientos y métodos seguidos por las personas. Puede tratarse de cualquier cosa, desde tratar con un cliente agitado hasta redactar unos respuestas a cartas de niños de siete años .
**Los procesos bien diseñados garantizan que las operaciones sean eficientes, escalables y estén alineadas con las metas estratégicas de la empresa. También ayudan a los equipos tecnológicos a estandarizar y automatizar procesos para mejorar la productividad.
Tecnología
La tecnología incluye las herramientas, los sistemas y la infraestructura utilizados en la organización. Puede ser cualquier cosa, desde software y hardware hasta sistemas de gestión de datos y plataformas de comunicación.
La tecnología que utilizamos configura nuestra forma de pensar. Cuando todo lo que ves es una hoja de cálculo, estás obligado a pensar en filas y columnas. Elegir la tecnología adecuada puede potenciar o dificultar el rendimiento de los empleados. Del mismo modo, también puede mejorar o complicar los procesos.
Cada día, las personas, los procesos y la tecnología interactúan entre sí de múltiples maneras. Lo que sabemos es que una interacción óptima de los tres puede crear resultados extraordinarios.
Veamos cómo puede facilitarlo.
Implementación del marco PPT en el mundo real
La sencillez del marco PPT puede ocultar a menudo su intrincado entramado. Cualquier organización haría mal en ignorar las docenas, si no cientos, de formas en que los tres elementos interactúan y se influyen mutuamente.
Aprovechar el marco del TPP como parte de cualquier estrategia de gestión de proyectos o transformación digital requiere un enfoque meditado. He aquí una guía paso a paso utilizando un sistema de gestión de proyectos como el siguiente ClickUp .
1. Correlacione los recursos humanos, los procesos y la tecnología
Si le parece una tarea colosal, lo es. Por lo tanto, comience por esbozar el alcance de su proyecto. Por ejemplo, como parte de su iniciativa de transformación digital, si está implementando una herramienta de automatización de pruebas, esto es lo que podría hacer:
Personas: Piensa en todas las partes interesadas de la herramienta, no solo en sus usuarios directos. Esto podría incluir analistas de negocio, desarrolladores, DevOps, equipos de atención al cliente, etc.
Proceso: Correlacione los procesos de prueba actuales que está siguiendo. Identifique las lagunas y los puntos críticos.
Tecnología: Aunque la automatización de las pruebas es una herramienta completamente nueva de la que aún no dispone, piense en toda la tecnología que utiliza en el proceso. Por ejemplo, puede que utilices un sistema de seguimiento de errores. O simplemente una lista de defectos en una hoja de cálculo. Audítalas todas, aunque parezcan tangenciales.
mapa de procesos con Pizarras ClickUp_
Utilice una correlacionar procesos herramienta como Pizarras ClickUp para hacerlo visual y colaborativo. Reúna a las distintas partes interesadas en la misma página, discuta los elementos, deje comentarios, aborde las preocupaciones y tome medidas, todo en un mismo lugar.
⚡️ Archivo de plantillas: Para principiantes, he aquí algunas plantillas de mapas de procesos para ahorrarle los horrores de una página en blanco.
El marco PPT en acción: El ecosistema PPT integrado de Apple
El ejemplar proceso de desarrollo de productos de Apple demuestra la excelente interacción entre personas, procesos y tecnología. Como filosofía, Apple integra estrechamente hardware, software y servicios para mejorar el control de calidad y la UX.
Para lograrlo, contratan a los mejores ingenieros, cultivan una cultura de excelencia en el diseño e invierten en técnicas de fabricación avanzadas, creando un ecosistema sin fisuras dentro de la organización.
2. Tener una visión clara
Para su proyecto de transformación digital, tenga una visión clara. Establezca objetivos de negocio y métricas de intento correctos específicos para cada uno de los tres elementos: personas, procesos y tecnología.
Cristalice la visión de su proyecto con ClickUp Docs
Documente su visión como un manual o una carta de proyecto con Documentos de ClickUp . Aproveche las capacidades de IA de Cerebro ClickUp para resumirlo, crear tareas, notificar a los usuarios, etc.
3. Hacer un plan equilibrado de asignación de recursos
Un intento correcto de transformación requiere una inversión equilibrada entre personas, procesos y tecnología. Asigne los recursos cuidadosamente, evitando invertir demasiado en un área a expensas de otras, ya que las consecuencias pueden ser catastróficas.
🚫 Exceso de énfasis en la tecnología: Dar prioridad a la tecnología sobre las personas y los procesos puede dar lugar a sistemas complejos que los empleados no sean muy aficionados a utilizar o a procesos que no se alineen con la tecnología.
Esto puede dar lugar a herramientas infrautilizadas, resistencia del personal y, en última instancia, un escaso rendimiento de la inversión.
Por ejemplo, si implanta una compleja herramienta de gestión de relaciones con los clientes (CRM) y sus equipos de ventas la detestan, obligarles a utilizarla no producirá los resultados que busca.
Para evitarlo, invierta en formar a sus empleados sobre cualquier nueva tecnología que implante. Alinee la tecnología con las necesidades y capacidades reales de la plantilla de la organización.
🚫 Hacer demasiado hincapié en las personas: Centrarse demasiado en el aspecto humano sin prestar la atención correspondiente a los procesos y la tecnología puede dar lugar a resultados incoherentes, ineficiencias y falta de escalabilidad. Los empleados pueden crear procesos que solo les convienen a ellos o realizar demasiadas tareas manuales, lo que les lleva al agotamiento.
Evite esto equilibrando el enfoque en las personas con procesos bien definidos y las herramientas tecnológicas adecuadas que ayuden a lograr la eficiencia y la coherencia de la organización.
di No a las tareas manuales con Automatizaciones ClickUp_
Por ejemplo, utilice Automatizaciones ClickUp para reducir la carga de trabajo manual y el tiempo dedicado a tareas rutinarias y mecánicas.
¿No sabe por dónde empezar? Le traemos ayuda. Consulte
/ref/ https://clickup.com/es-ES/blog/54275/ejemplos-de-automatizacion-de-procesos-empresariales/ ejemplos de automatización de procesos de negocio /%href/
para ayudarle a agilizar sus procesos.
🚫 Exceso de énfasis en los procesos: Centrarse desproporcionadamente en los procesos puede conducir a la rigidez, donde los empleados se sienten limitados en lugar de capacitados. Los procesos que son demasiado complejos o no están respaldados por la tecnología adecuada pueden generar frustración.
Por tanto, revise y actualice los procesos con regularidad para asegurarse de que son flexibles y están en consonancia con las capacidades de las personas y los avances tecnológicos. Utilice plantillas de mejora de procesos para determinar dónde hay margen de mejora y actuar en consecuencia. Busque activamente la opinión de los empleados para perfeccionar los procesos.
🚫 Inversión insuficiente en cualquier área: Descuidar cualquier aspecto del marco del TPP puede provocar el colapso de todo el sistema.
Por ejemplo, una inversión insuficiente en tecnología puede hacer que las herramientas queden obsoletas, mientras que una inversión insuficiente en las personas puede dar lugar a un déficit de competencias
Mantenga un enfoque equilibrado evaluando y ajustando periódicamente las inversiones en los tres ámbitos. Esto no significa que deba dar a todas la misma importancia.
En función de la madurez, las necesidades, los presupuestos, la cultura, etc., un elemento puede necesitar más atención que el otro. Asegúrese de que cada elemento recibe los recursos y la atención necesarios para compatibilizarlos eficazmente.
🚫 Falta de integración entre los elementos del TPP: Si no integras eficazmente a las personas, los procesos y la tecnología, puede resultar en operaciones desarticuladas, fallos de comunicación y falta de alineación con tus objetivos. Esta fragmentación puede ralentizar la toma de decisiones y reducir la eficacia general.
Fomente una integración significativa alentando la colaboración interfuncional. Asegúrese de que los cambios en un área (por ejemplo, actualizaciones tecnológicas) se comunican y alinean con los procesos y las personas. Realice revisiones periódicas para evaluar el grado de integración de estos elementos y realice los ajustes necesarios.
Para no dejarse llevar por los vaivenes del proyecto, elabore un plan por adelantado. Plantilla de estrategia y plan de transformación digital de ClickUp puede ser increíblemente útil en este caso. Esta plantilla para principiantes le ayuda a correlacionar sus metas, dividirlas en elementos de acción manejables y hacer un seguimiento del progreso hacia una implementación exitosa.
4. Prepárese para gestionar el cambio
Los proyectos de transformación digital consisten, en esencia, en cambios. Incluso los cambios mejor intencionados son perturbadores. Por lo tanto, es natural que haya cierta resistencia por parte de los miembros del equipo. Cree una sólida estrategia de gestión del cambio para adelantarse a esta situación.
✅ Educar: Invierta en la gestión del conocimiento. Cree un programa completo de guía de gestión del cambio antes de cambiar los procesos existentes. Preparar, dar compatibilidad y guiar a las personas y los equipos a lo largo de la transformación.
✅ Habilitar: Utilizar software de gestión de cambios implicar a las partes interesadas en las primeras fases del proceso. Ofrezca formación y compatibilidad, explique los pasos siguientes y anímeles a adoptar activamente las nuevas soluciones tecnológicas digitales.
✅ Operacionalizar: Basándose en su experiencia, cree plantillas de gestión del cambio que pueden aplicarse a futuros proyectos o a otros equipos.
El marco PPT en acción: La eficaz estrategia de gestión del cambio de Netflix
La estrategia de gestión del cambio de Netflix durante su transición al streaming es un gran ejemplo. La empresa invirtió en garantizar que sus equipos tuvieran las aptitudes y la mentalidad necesarias para apoyar el paso del alquiler de DVD al streaming.
Rediseñaron sus procesos de entrega de contenidos, la experiencia de streaming y los algoritmos de recomendación de contenidos, y crearon una cultura de toma de decisiones basada en datos.
Como resultado, Netflix fue pionera en una forma totalmente nueva de consumo de medios y se transformó con éxito en el principal servicio de streaming del mundo.
5. Comunicar. Comunicar. Comunicar
Cuando se ejecutan proyectos de transformación digital, no basta con comunicarlos una vez al principio. Es necesario mantener conversaciones continuas con todas las partes interesadas para reiterar el propósito, fomentar la alineación y mejorar la adopción.
Utilice software de colaboración en tiempo real como Chat ClickUp para facilitar conversaciones asíncronas. Esto no sólo elimina la necesidad de reuniones/interrupciones, sino que también permite un foro común para que los miembros del equipo colaboren sin esfuerzo.
colaboración asíncrona sin esfuerzo con ClickUp_
6. Plan para efectos ascendentes/descendentes
El intento correcto del marco PPT radica en tratar a las personas, los procesos y la tecnología como elementos interconectados. Esto significa que cualquier cambio que se introduzca en uno de ellos repercutirá con toda seguridad en los otros dos.
- Identificar dependencias y conexiones (a internet)
- Mida el nivel de impacto
- Prepárese para mitigar cualquier riesgo o punto de fallo
Aplicar una estrategia estructurada de gestión de procesos de negocio puede ayudarle a prepararse para el impacto ascendente/descendente. Consulte
/ref/ https://clickup.com/blog/business-process-management-examples// ejemplos de gestión de procesos de empresa /%href/
para acariciar la inspiración.
7. Observar y adaptar
La transformación digital no es cosa de uno y ya está, y menos en un mundo en el que la tecnología evoluciona tan deprisa. Utilice el marco del PPT como un sistema en evolución. Revise y perfeccione el marco a medida que obtenga más información.
Fomente una cultura de mejora continua, responda activamente a los comentarios y optimice todos los aspectos de la empresa.
El marco PPT en acción: Toyota y Kaizen
La cultura de mejora continua (Kaizen) de Toyota es un ejemplo destacado.
- Las personas: Hicieron hincapié en la formación y la capacitación de los empleados para identificar y resolver problemas, lo que también impulsó el control de calidad y la innovación
- **Procesos: Desarrollaron un proceso de fabricación ajustada para reducir los residuos y mejorar la eficiencia mediante técnicas como Justo a Tiempo (JIT) y Kanban
- Tecnología: Integraron la automatización y la robótica para mejorar la precisión, la uniformidad y la velocidad
Hoy en día, Toyota es uno de los fabricantes de automóviles más eficientes y rentables del mundo. Y el Sistema de Producción Toyota se adopta globalmente en todos los sectores.
Construya organizaciones resistentes con ClickUp
**El cambio es inevitable. Las organizaciones resistentes no sólo se adaptan bien al cambio, sino que aprovechan activamente sus oportunidades
Construyen fortalezas a través de las personas, los procesos y la tecnología para evolucionar a la par con los vientos en contra del mercado. Gestionan la interconexión de estos tres elementos con facilidad, equilibrando las necesidades de cada uno de ellos e interviniendo para suplir las carencias a medida que cambian las circunstancias.
Las organizaciones construidas para durar están siempre a la búsqueda de formas de mejorar la eficiencia, fomentar la innovación y navegar por el cambio con mayor eficacia.
Utilizan un conjunto completo de herramientas de empresa para crear esta resistencia. Un conjunto de herramientas como ClickUp.
Con funciones de compatibilidad con gestión de proyectos, programación, elaboración de informes, asignación de recursos y control de tiempo, así como lluvia de ideas creativa, colaboración en tiempo real y mucho más, ClickUp tiene todo lo que una corporación necesita para la transformación digital. Pruebe ClickUp gratis/a hoy mismo ¡!