Asana fue una de las primeras empresas en entrar en el mercado de las herramientas de gestión de tareas y, a lo largo de los años, ha consolidado una sólida base de clientes. Desde entonces, han surgido muchas herramientas de software nuevas y potentes para el ámbito laboral, como ClickUp.
Es posible que tu empresa haya crecido y evolucionado, lo que te ha llevado a buscar alternativas a Asana. Sin embargo, si los datos de varios años de tu empresa se encuentran en Asana, la idea de trasladarlo todo a otra plataforma probablemente te dé escalofríos. ¡No te preocupes, estamos aquí para ayudarte!
En esta entrada del blog, explicamos cómo exportar los datos de tu empresa desde Asana. ¡Sigue leyendo para saber más!
Cómo exportar datos de Asana a otras aplicaciones (proceso manual)
Independientemente de la cantidad de datos que quieras exportar, puedes hacerlo de dos maneras: manualmente o de forma automática, utilizando software de terceros. A continuación te explicamos cómo exportar desde Asana manualmente.
Paso 1: Accede a tu cuenta de Asana y selecciona una tarea o un proyecto para exportar
Antes de exportar nada, asegúrate de que estás utilizando la última versión de Asana. Si no es así, tómate un momento para actualizar tu versión actual.
A continuación, abre la aplicación y accede a tu cuenta de Asana. Se abrirá tu panel de control. Selecciona el proyecto que quieras exportar desde Asana. Puedes hacerlo desde el panel central o desde la barra lateral, donde aparecen los proyectos.
Ten en cuenta que Asana solo te permite exportar tareas de un proyecto a la vez de forma manual.
Paso 2: Accede al menú del proyecto, selecciona el tipo de archivo y descárgalo
Una vez que se haya cargado el proyecto, haz clic en la flecha desplegable situada junto al título del proyecto para abrir un menú con opciones para importar, exportar, mover, archivar, etc. Haz clic en «Exportar/Imprimir». Puedes elegir si la exportación se realiza en formato JSON o CSV.
JSON: Si lo exportas como JSON, se abrirá un enlace al archivo en una nueva pestaña. Puedes convertir el archivo JSON a otros formatos según tus preferencias.
CSV: Si eliges la exportación en formato CSV, el archivo se descargará en tu ordenador desde el navegador. Una vez descargado, puedes arrastrar y soltar el archivo en formato CSV en Excel, donde se abrirá como una hoja de cálculo.
Paso 3: Comprueba los datos y guarda el archivo
Los datos exportados de Asana contendrán detalles del proyecto, como el ID de tarea, la fecha de creación, la fecha de finalización, la fecha de la última modificación, el nombre, la persona asignada, la fecha límite, etc. Comprueba que no haya errores ni discrepancias en los datos.
Asigna un nombre adecuado al archivo y guárdalo en la carpeta que prefieras. ¡Y ya está! La exportación ha sido completada. Ahora puedes subir los datos exportados a cualquier herramienta que elijas.
Sin embargo, si llevas mucho tiempo utilizando Asana o gestionas varios proyectos a la vez, este proceso puede resultar extremadamente tedioso. Además, las exportaciones en formato CSV tienen un límite de 140 000 filas por proyecto, lo que genera lagunas en los datos. Y, si exportas en formato CSV, es posible que tengas que limpiar los datos.
Puedes evitar algunos de estos límites con un proceso automático.
Cómo exportar datos de Asana a otras aplicaciones (proceso automatizado)
Si estás descargando tus datos para cambiar a otro software de gestión de proyectos, ahorrarás mucho tiempo y esfuerzo con una exportación automatizada. Te mostraremos cómo hacerlo con el ejemplo de la exportación de Asana a ClickUp.
Paso 1: Configura un entorno de trabajo de ClickUp
Antes de exportar proyectos desde Asana, configura el entorno de trabajo en ClickUp según tus necesidades. Utiliza la jerarquía de ClickUp para organizar tu trabajo en carpetas, proyectos, tareas y subtareas.
Crea campos y estados personalizados que reflejen la estructura que has seguido en Asana (o la estructura que prefieras). Por ejemplo, si estás llevando a cabo un proyecto de contenido, puedes configurar estados como «redacción», «edición», «optimización para buscadores», «corrección», «subida», «distribución», etc.
Una vez realizado el ajuste de la base de gestión de proyectos de ClickUp, pasa a Asana para realizar la exportación.
Paso 2: Configurar Asana para la exportación
Revisa tus proyectos de Asana y asegúrate de que todo esté en orden. Si tienes alguna tarea independiente, asígnala a un proyecto antes de exportarla. Plantéate añadir notas a las subtareas para que sea más fácil hacer un seguimiento una vez completado el proceso de exportación.
Añade también una nota a las tareas compartidas entre proyectos. Tendrás que reconfigurar esto manualmente en ClickUp. Toma nota también de las tareas periódicas.
Paso 3: Inicia una exportación desde Asana
La integración de Asana con ClickUp es una potente herramienta para automatizar la exportación de los datos de tus proyectos. Para utilizar esta herramienta, sigue estos pasos.
- Inicia sesión en tu cuenta de ClickUp
- Haz clic en el avatar de tu entorno de trabajo, situado en la parte inferior izquierda del panel, y selecciona «Ajustes».
- Selecciona «Importar/Exportar»
- Selecciona Asana
- Autoriza a ClickUp para que importe tus tareas de Asana
Paso 4: Selecciona el entorno de trabajo y los proyectos que deseas exportar
Tras autorizar el acceso, verás un menú desplegable. Selecciona los proyectos que quieras exportar. Puedes exportar todos los proyectos de Asana directamente a ClickUp o personalizarlos según tus necesidades. Correlaciona los usuarios de Asana con los de ClickUp para asegurarte de que todo tu equipo se traslada con éxito.
Paso 5: Personaliza la importación
Selecciona una de las opciones para importar desde Asana. El importador de ClickUp te guiará a través de las opciones disponibles para importar tareas cerradas o completadas, adjuntos, hitos, etc. Una vez importados, comprueba que se hayan introducido todos los datos y que no haya errores. ¡Y ya está!
Vale, parece bastante fácil, pero te preguntarás: ¿por qué querría exportar desde Asana? Aquí tienes algunas razones posibles.
¿Por qué deberías exportar datos desde Asana?
Puede que Asana sea una de las herramientas de gestión de proyectos pioneras. Pero, desde entonces, han cambiado muchas cosas. Han salido al mercado productos más nuevos con funciones e integraciones más potentes. Estas son algunas de las limitaciones de Asana.
Personalización
Asana no permite a los usuarios crear una jerarquía escalable con roles personalizados, estados personalizados, etc. No es posible asignar comentarios ni añadir varias personas asignadas a las tareas en Asana. Esa capacidad de personalización es fundamental para la gestión de proyectos ágil en la actualidad.
Gestión de proyectos de software
Asana no es del todo adecuada para la gestión de proyectos de software. Por ejemplo, no incluye funciones para gestionar sprints, realizar cálculos con fórmulas o incrustar hojas de cálculo. Tampoco ofrece comandos de barra inclinada, algo imprescindible para los desarrolladores.
Escalabilidad
Cuando te enfrentas a proyectos complejos con múltiples elementos en movimiento, es posible que Asana no sea la herramienta más adecuada. La jerarquía de Asana, por ejemplo, no ofrece niveles más allá del primer nivel de anidamiento. Además, su estructura adolece de falta de coherencia.
Paridad de funciones
No incluye funciones básicas, como documentos, Bloc de notas, mapas mentales, correo electrónico integrado, etc., que llevan mucho tiempo estando presentes en alternativas a Asana, como ClickUp.
Versión de pago frente a versión gratuita
Muchas de las funciones de Asana solo están disponibles para los usuarios de pago. Por ejemplo, en el plan Free, Asana tiene límites en cuanto a la asignación de tareas, las listas de control, etc. Para otras funciones más complejas, es posible que necesites un software de flujo de trabajo adicional.
💡Consejo de experto: Si tienes dudas sobre la herramienta que utilizas actualmente, lee esta guía sobre la gestión de proyectos en Asana.
ClickUp: una alternativa mejor que Asana
La gestión de proyectos, especialmente en equipos distribuidos, requiere una amplia gama de funciones de planificación de tareas, comunicación y colaboración. La plataforma de gestión del lugar de trabajo de ClickUp ofrece todo esto y mucho más.
Gestión de proyectos
ClickUp es una potente herramienta de gestión de proyectos. Ofrece funciones para la gestión de tareas, metas y OKR, automatizaciones, control de tiempo, formularios, etc.
Las más de 15 vistas personalizadas de ClickUp, incluida una funcionalidad detallada de hoja de cálculo, permiten una gestión de proyectos muy flexible, a diferencia de las seis vistas que ofrece Asana.
La capacidad de gestionar tareas complejas es solo el principio de todo lo que ClickUp puede hacer. Como aplicación integral para el trabajo, ClickUp es la única herramienta que necesitarás.
Las metas de ClickUp te permiten realizar el seguimiento de los KPI de gestión de proyectos en tiempo real. Incluso el plan gratuito incluye potentes funciones, como pizarras para la lluvia de ideas, documentos para la documentación (con colaboración en tiempo real), chat para la comunicación y formularios para la recopilación de datos.
Por otro lado, ClickUp también está repleto de funciones pequeñas pero extremadamente útiles, como listas de control recurrentes, puntos Scrum, prioridades, recordatorios, webhooks, etc., para los auténticos expertos en productividad que hay entre nosotros.
Automatización
Uno de los principales objetivos de ClickUp es liberarte todo el tiempo posible para que puedas dedicarlo al trabajo creativo. Las automatizaciones de ClickUp te ayudan a optimizar los flujos de trabajo y a gestionar los traspasos de proyectos.
Con más de 100 plantillas y automatizaciones de flujos de trabajo prediseñadas, puedes automatizar cualquier cosa, desde tareas periódicas hasta cambios de estado, correos electrónicos de seguimiento, hojas de horas y mucho más.
Funcionalidades de IA
ClickUp Brain está diseñado para ser la primera red neuronal del mundo que establece la conexión entre todo el conocimiento de tu organización, tanto si está documentado formalmente como si se almacena en forma de datos no estructurados dentro de las tareas.
Con ClickUp Brain, también puedes realizar la automatización de lo siguiente para optimizar eficazmente tu flujo de trabajo.
- Respuestas a preguntas relacionadas con el trabajo
- Notas del resumen diario y actualizaciones de progreso
- Relleno de datos y planificación de subtareas
- Corrector ortográfico, transcripciones y resúmenes
(Elaboración de) informes
Con ClickUp, tendrás toda la visibilidad que necesitas en un solo lugar. Los paneles personalizables de ClickUp te proporcionan información valiosa para mejorar la gestión del equipo y los resultados de los proyectos.
Tanto si tienes interés en la productividad del equipo como en las métricas de ingeniería relacionadas con los sprints, ClickUp puede gestionarlo todo.
Recursos
La rueda de la gestión de proyectos se inventó hace mucho tiempo y ya nadie tiene por qué perder el tiempo con eso. Precisamente por eso, los expertos de ClickUp han creado docenas de plantillas altamente personalizables para diversos casos de uso, diseñadas específicamente para empresas modernas y ágiles.
⚡️Archivo de plantillas: Desde directrices de marca hasta informes para la junta directiva, ClickUp ofrece plantillas para cada situación. ¿No sabes por dónde empezar? No te preocupes. Prueba las mejores plantillas de gestión de proyectos y de establecimiento de metas que nuestros redactores han seleccionado para ti.
Exporta desde Asana y gestiona mejor tus proyectos con ClickUp
Lo entendemos, el cambio cuesta. Si llevas tiempo utilizando Asana, todos tus datos están ahí. Tienes los flujos de trabajo configurados. Tus herramientas están integradas con ella. Tus equipos están acostumbrados a ella.
Aunque estés convencido del valor de pasarte a otra plataforma, es posible que te preocupe la interrupción que pueda suponer ese cambio. Pero cuando se trata de Asana frente a ClickUp, no tienes por qué preocuparte.
La integración de datos de ClickUp con Asana te permite transferir todos tus datos con unos pocos clics. Sus automatizaciones y capacidades de IA aceleran los flujos de trabajo. Sus más de 1000 integraciones te ayudan a reunir todo el conocimiento de tu organización, que puedes aprovechar con ClickUp Brain.
Por último, su interfaz sencilla, fácil de usar e intuitiva garantiza que la curva de aprendizaje para utilizar esta herramienta de colaboración en la gestión de proyectos sea mínima.
¿Listo para comprobarlo por ti mismo? ¡Regístrate gratis en ClickUp hoy mismo!