Asana es una de las primeras herramientas de gestión de tareas que aparecieron en el mercado y, a lo largo de los años, ha desarrollado una sólida base de clientes. Desde entonces, han surgido muchas herramientas de software nuevas y potentes para el lugar de trabajo, como ClickUp.
Es posible que su empresa haya crecido y evolucionado, lo que le ha llevado a buscar alternativas a Asana. Sin embargo, si varios años de datos de su empresa residen en Asana, la idea de trasladarlos todos a otra plataforma probablemente le dé escalofríos. No tema, ¡le ayudamos!
En esta entrada del blog, exploramos cómo exportar tus datos de empresa desde Asana. ¡Sigue leyendo para saber más!
Cómo exportar datos de Asana a otras aplicaciones (proceso manual)
Independientemente de la cantidad de datos que desees exportar, puedes hacerlo de dos maneras: manualmente y automáticamente, utilizando software de terceros. A continuación te explicamos cómo exportar desde Asana manualmente.
Paso 1: Accede a tu cuenta de Asana y selecciona una tarea o un proyecto para exportar.
Antes de exportar nada, asegúrate de que estás utilizando la última versión de Asana. Si no es así, tómate el tiempo necesario para actualizar tu versión actual.
A continuación, abre la aplicación y accede a tu cuenta de Asana. Se abrirá tu panel. Selecciona el proyecto que deseas exportar desde Asana. Puedes hacerlo desde el centro de control o desde la barra lateral donde se enumeran los proyectos.
Ten en cuenta que Asana solo te permite exportar tareas de un proyecto a la vez de forma manual.
Paso 2: Accede al menú del proyecto, elige el tipo de archivo y descárgalo.
Una vez que se cargue el proyecto, haz clic en la flecha desplegable situada junto al título del proyecto para abrir un menú con opciones para importar, exportar, mover, archivar, etc. Haz clic en exportar/imprimir. Puedes elegir si la exportación será un archivo JSON o CSV.
JSON: si lo exportas como JSON, se abrirá un enlace al archivo en una nueva pestaña. Puedes convertir el archivo JSON a otros formatos según tus preferencias.
CSV: si eliges la exportación CSV, el archivo se descargará en tu ordenador desde el navegador. Una vez descargado, puedes arrastrar y soltar el archivo en formato CSV en Excel, que se abrirá como una hoja de cálculo.
Paso 3: Comprueba los datos y guarda el archivo.
Los datos exportados de Asana contendrán detalles del proyecto, como el ID de tarea, la fecha de creación, la fecha de finalización, la fecha de la última modificación, el nombre, la persona asignada, la fecha límite, etc. Comprueba los datos para detectar posibles discrepancias o errores.
Asigna un nombre adecuado al archivo y guárdalo en la carpeta que prefieras. ¡Y listo! La exportación se ha completado. Ahora puedes cargar los datos exportados en cualquier herramienta que elijas.
Sin embargo, si llevas mucho tiempo utilizando Asana o gestionas varios proyectos a la vez, este proceso puede resultar extremadamente tedioso. Además, las exportaciones CSV tienen un límite de 140 000 filas por proyecto, lo que crea lagunas en los datos. Y, si exportas como CSV, es posible que sea necesario limpiar los datos.
Puedes evitar algunos de estos límites con un proceso automático.
Cómo exportar datos de Asana a otras aplicaciones (proceso automatizado)
Si descargas tus datos para poder pasar a otro software de gestión de proyectos, ahorrarás mucho tiempo y energía con una exportación automatizada. Te mostraremos cómo hacerlo con el ejemplo de la exportación de Asana a ClickUp.
Paso 1: configura un entorno de trabajo de ClickUp.
Antes de exportar proyectos desde Asana, configura el entorno de trabajo en ClickUp según tus necesidades. Utiliza la jerarquía de ClickUp para dividir tu trabajo en carpetas, proyectos, tareas y subtareas.
Crea campos y estados personalizados que reflejen la estructura que has seguido en Asana (o la estructura que prefieras). Por ejemplo, si estás llevando a cabo un proyecto de contenido, puedes configurar estados como «redacción», «edición», «optimización de búsqueda», «corrección», «carga», «distribución», etc.
Una vez configurada la base de gestión de proyectos de ClickUp, pasa a Asana para exportar.
Paso 2: Configurar Asana para la exportación
Revisa tus proyectos de Asana y asegúrate de que todo esté en orden. Si tienes alguna tarea independiente, asígnala a un proyecto antes de exportarla. Considera la posibilidad de añadir notas a las subtareas para que sea más fácil hacer un seguimiento una vez completado el proceso de exportación.
Añade una nota a las tareas compartidas entre proyectos. Debes reconfigurar esto manualmente en ClickUp. Toma nota también de las tareas periódicas.
Paso 3: Inicie una exportación desde Asana
La integración de Asana con ClickUp es una potente herramienta para realizar la automatización de la exportación de los datos de tus proyectos. Para utilizar esta herramienta, sigue estos pasos.
- Inicie sesión en su cuenta de ClickUp.
- Haz clic en el avatar de tu entorno de trabajo en la parte inferior izquierda de tu panel y selecciona «Ajustes».
- Selecciona Importar/Exportar.
- Selecciona Asana.
- Autoriza a ClickUp para importar tus tareas de Asana.
Paso 4: Selecciona el entorno de trabajo y los proyectos que deseas exportar.
Tras la autorización, verás un menú desplegable. Selecciona los proyectos que deseas exportar. Puedes exportar todos los proyectos de Asana directamente a ClickUp o personalizarlos según tus necesidades. Correlaciona los usuarios de Asana con los usuarios de ClickUp para asegurarte de que todo tu equipo te acompaña.
Paso 5: Personalizar la importación
Selecciona entre las opciones para importar desde Asana. El importador de ClickUp te guiará a través de las opciones para importar tareas cerradas/completadas, adjuntos, hitos, etc. Una vez importados, comprueba que se hayan introducido todos los datos y que no haya errores. ¡Y ya está!
Vale, parece fácil, pero ¿por qué iba a exportar desde Asana?, te preguntarás. Aquí tienes algunas posibles razones.
¿Por qué debería exportar datos desde Asana?
Asana puede que sea una de las herramientas de gestión de proyectos más antiguas, pero desde entonces han cambiado muchas cosas. Han salido al mercado productos más nuevos con funciones e integraciones más potentes. Estas son algunas de las limitaciones de Asana.
Personalización
Asana no permite a los usuarios crear una jerarquía escalable con roles personalizados, estados personalizados, etc. No puedes asignar comentarios ni añadir varias personas asignadas a tus tareas en Asana. Esta personalización es fundamental para la gestión ágil de proyectos hoy en día.
Gestión de proyectos de software
Asana no es del todo adecuada para la gestión de proyectos de software. Por ejemplo, no incluye funciones para gestionar sprints, realizar cálculos de fórmulas o incrustar hojas de cálculo. No ofrece comandos de barra inclinada, algo imprescindible para los desarrolladores.
Escalabilidad
A medida que asumes proyectos complejos con múltiples partes móviles, Asana puede resultar inadecuada. La jerarquía de Asana, por ejemplo, no ofrece capas más allá del primer nivel de anidamiento. También hay una falta de coherencia en su estructura.
Paridad de funciones
No incluye funciones básicas, como documentos, Bloc de notas, mapas mentales, correo electrónico integrado, etc., que existen desde hace tiempo en alternativas a Asana, como ClickUp.
De pago frente a gratuito
Muchas de las funciones de Asana solo están disponibles para los usuarios de pago. Por ejemplo, Asana tiene límites en la asignación de tareas, las funciones de listas de control, etc., en el plan Free. Para otras funciones complejas, es posible que necesite software de flujo de trabajo adicional.
💡Consejo profesional: si no estás seguro de cuál es la herramienta más adecuada para ti, lee esta guía sobre la gestión de proyectos en Asana.
ClickUp: una alternativa mejor que Asana
La gestión de proyectos, especialmente entre equipos distribuidos, requiere una amplia gama de funciones de planificación de tareas, comunicación y colaboración. La plataforma de gestión del lugar de trabajo de ClickUp ofrece todo esto y mucho más.
Gestión de proyectos
ClickUp es una potente herramienta de gestión de proyectos. Ofrece funciones para la gestión de tareas, metas y OKR, automatizaciones, control de tiempo, formularios, etc.
Las más de 15 vistas personalizadas de ClickUp, incluida una función detallada de hoja de cálculo, permiten una gestión de proyectos muy flexible, a diferencia de las seis vistas que ofrece Asana.
La capacidad de gestionar tareas complejas es solo el principio de lo que ClickUp puede hacer. Como aplicación integral para el trabajo, ClickUp es la única herramienta que necesitarás.
ClickUp Goals te permite realizar un seguimiento de los KPI de gestión de proyectos en tiempo real. Incluso el plan Free incluye potentes funciones, como pizarras para intercambiar ideas, documentos para documentar (con colaboración en tiempo real), chat para chatear y formularios para recopilar datos.
Por otro lado, ClickUp también incluye pequeñas funciones muy útiles, como listas de control recurrentes, puntos scrum, prioridades, recordatorios, webhooks, etc., para los ninjas de la productividad que hay entre nosotros.
Automatización
Una de las principales metas de ClickUp es liberar todo el tiempo posible para el trabajo creativo. ClickUp Automations te ayuda a optimizar los flujos de trabajo y gestionar los traspasos de proyectos.
Con más de 100 automatizaciones y plantillas de flujo de trabajo prediseñadas, puedes automatizar cualquier cosa, desde tareas periódicas, cambios de estado, correos electrónicos de seguimiento, hojas de horas y mucho más.
Capacidades de IA
ClickUp Brain está diseñado para ser la primera red neuronal del mundo que establece la conexión entre todo el conocimiento de su organización, ya sea documentado formalmente o almacenado como datos no estructurados dentro de las tareas.
Con ClickUp Brain, también puede realizar la automatización de lo siguiente para optimizar eficazmente el flujo de trabajo.
- Respuestas a preguntas relacionadas con el trabajo
- Notas de resumen de reuniones diarias y actualizaciones de progreso
- Relleno de datos y planificación de subtareas
- Revisión ortográfica, transcripciones y resúmenes
(Elaboración de) informes
Con ClickUp, obtienes toda la visibilidad que necesitas en un solo lugar. Los paneles personalizables de ClickUp te proporcionan información para mejorar la gestión del equipo y los resultados de los proyectos.
Tanto si tienes interés en la productividad del equipo como en las métricas de ingeniería relacionadas con los sprints, ClickUp puede encargarse de todo.
Recursos
La rueda de gestión de proyectos se inventó hace mucho tiempo y nadie necesita perder tiempo en eso. Precisamente por eso, los expertos de ClickUp han creado docenas de plantillas altamente personalizables para una serie de casos de uso diseñados específicamente para empresas modernas y ágiles.
⚡️Archivo de plantillas: desde directrices de marca hasta informes de juntas directivas, ClickUp ofrece plantillas para cada situación. ¿No sabes por dónde empezar? No te preocupes. Prueba las mejores plantillas de gestión de proyectos y de establecimiento de metas que nuestros redactores han seleccionado para ti.
Exporta desde Asana y gestiona mejor tus proyectos con ClickUp.
Lo entendemos, el cambio es difícil. Si llevas tiempo utilizando Asana, todos tus datos se encuentran allí. Tienes flujos de trabajo configurados. Tus herramientas están integradas con ella. Tus equipos están acostumbrados a ella.
Aunque esté convencido del valor de cambiar a otra plataforma, es posible que le preocupe la interrupción que supone ese cambio. Pero en lo que respecta a Asana frente a ClickUp, no tiene por qué preocuparse.
La integración de datos de ClickUp con Asana te permite transferir todos tus datos con unos pocos clics. Sus automatizaciones y capacidades de IA aceleran los flujos de trabajo. Sus más de 1000 integraciones te ayudan a reunir todo el conocimiento de tu organización, que puedes aprovechar con ClickUp Brain.
Por último, su interfaz sencilla, intuitiva y fácil de usar garantiza que la curva de aprendizaje para utilizar la herramienta de colaboración en la gestión de proyectos sea mínima.
¿Listo para verlo por ti mismo? ¡Regístrate gratis en ClickUp hoy mismo!