¿Recibe constantemente solicitudes de permisos aleatorias de sus empleados? ¿O nota un absentismo frecuente sin previo aviso?
Si la respuesta a cualquiera de estas preguntas es afirmativa, es una señal de que podría necesitar una política de PTO estructurada. Una política de PTO ayuda a los empleados a tomarse permisos planificados del trabajo, promueve el equilibrio entre la vida laboral y personal y aumenta la satisfacción laboral.
En esta entrada del blog, compartiremos cómo crear una política de PTO con ejemplos relevantes. ¡Empecemos!
Comprender el tiempo libre remunerado (PTO)
El tiempo libre remunerado (PTO) es una prestación que permite a los empleados tomarse tiempo libre por vacaciones, enfermedad o motivos personales sin dejar de cobrar su salario. Los descansos regulares del trabajo dan a los empleados tiempo para recargar energías y recuperar la concentración, lo que favorece su bienestar físico y mental.
Una política de PTO eficiente y bien estructurada ayuda a las organizaciones a:
- Establezca expectativas sobre lo que los empleados pueden esperar de sus días de vacaciones.
- Proporcione una forma estructurada para que las organizaciones gestionen las bajas de los empleados sin interrumpir las actividades habituales de la empresa.
- Cree un equilibrio entre los compromisos de trabajo y las necesidades personales de los empleados.
- Fomente la confianza entre los empleados, ya que tienen la libertad de gestionar sus compromisos personales sin preocuparse por la pérdida de salario.
Una política de PTO establece un procedimiento estándar para solicitar, realizar el seguimiento y gestionar las bajas y reduce la carga administrativa. Por ejemplo, cuando un empleado solicita una baja, puede consultar rápidamente su total de bajas según la política de PTO en su sistema de RR. HH. y aprobarla.
Puede implementar diferentes políticas de PTO en función de las necesidades de su empresa. Por ejemplo, si su plantilla está compuesta principalmente por profesionales que trabajan en proyectos basados en objetivos y desea centrarse en generar confianza, puede ofrecer PTO ilimitadas.
Estos son los diferentes tipos de permisos remunerados que puede añadir a su política de PTO:
Baja por enfermedad
Las bajas por enfermedad o por motivos médicos remuneradas están disponibles para que los empleados cuiden de su salud o se recuperen de una lesión. Suelen funcionar según un método de acumulación, en el que los empleados ganan una hora de baja por enfermedad por cada 30-50 horas de trabajo, dependiendo de la política.
Aunque en Estados Unidos no existe ninguna ley federal que obligue a las empresas a conceder bajas por enfermedad a sus empleados, muchos estados, entre ellos Arizona, California, Nueva York y Massachusetts, han aprobado leyes locales que obligan a conceder bajas por enfermedad remuneradas. Es necesario consultar todas las leyes estatales aplicables antes de redactar una política de PTO.
Días festivos
Puede ofrecer tiempo libre remunerado a los empleados en cualquier festividad religiosa, estatal o nacional. La lista de días festivos remunerados depende del país en el que se encuentre y de la cultura laboral de su organización. Las empresas globales suelen permitir a sus empleados disfrutar de hasta 10 días festivos al año, dependiendo de su ubicación.
Permiso por fallecimiento
El permiso por duelo, también conocido como permiso compasivo, permite a los empleados tomarse un tiempo libre para llorar la muerte de un ser querido. Aunque no existen leyes federales sobre el permiso por duelo, las empresas lo ofrecen para fomentar una cultura laboral empática y centrada en los empleados.
Permiso familiar
El permiso familiar suele ser un permiso parental remunerado de hasta 12 semanas por el nacimiento o la adopción de un hijo. También incluye el permiso para el cuidado de familiares, en el que los empleados se toman un tiempo libre para cuidar de un miembro de la familia con una condición grave.
Tiempo de votación
Los empleados disfrutan de este tipo de tiempo libre remunerado para las elecciones presidenciales y locales. Por lo general, el tiempo libre para votar tiene un límite, ya que los empleados solo necesitan unas pocas horas para votar.
Consulte las leyes de su estado para ver si debe ofrecer tiempo libre remunerado o no remunerado para votar. Por ejemplo, la ley del estado de California permite a los empleados tomarse hasta dos horas libres para votar sin pérdida de salario.
Días de vacaciones
Este tipo de PTO resulta útil cuando los empleados quieren irse de vacaciones, pasar tiempo con sus familias o simplemente tomarse un descanso del trabajo. Las vacaciones se ofrecen a los empleados después de completar un período de servicio específico y aumentan en función del número de años que sus empleados completan en el trabajo.
Una encuesta realizada por la Oficina de Estadísticas Laborales de EE. UU. revela que el 34 % de los trabajadores del sector privado disfrutan de entre 10 y 15 días de vacaciones remuneradas al año tras completar un año de servicio. El 32 % de los trabajadores disfrutan de entre 15 y 19 días de vacaciones remuneradas tras completar cinco años de servicio.
Permiso sabático
Algunas empresas también ofrecen permisos sabáticos, normalmente de entre 4 y 6 semanas, a los empleados que cumplen los requisitos y desean tomarse un descanso prolongado del trabajo. Esto podría ser para centrarse en su salud mental, volver a estudiar, realizar un curso, trabajar en un proyecto personal o centrarse en el desarrollo personal o la formación profesional.
Tipos de políticas de vacaciones pagadas
Ahora, analicemos los diferentes tipos de políticas de PTO que puede considerar para su organización.
Permisos tradicionales
Una política tradicional de PTO ofrece a los empleados una cantidad fija de tiempo libre remunerado en diferentes categorías: vacaciones, bajas por enfermedad, días libres por motivos personales, etc.
Puede considerar aumentar gradualmente el número de permisos después de que el empleado haya completado un determinado periodo de tiempo en la empresa.
Deloitte tiene una política de permisos tradicional. Ofrece 39 días de PTO al año, divididos en varias categorías, como permisos especiales, permisos por enfermedad, permisos ocasionales y permisos médicos adicionales.
PTO acumulado
El PTO acumulado es similar al PTO tradicional. En este caso, también puede asignar a los empleados un número determinado de días de vacaciones remuneradas. Sin embargo, a diferencia de los múltiples paquetes de vacaciones, todas las vacaciones se depositan en un «banco» y no hay segregaciones.
Los empleados pueden tomar las vacaciones acumuladas de su banco de vacaciones por cualquier motivo sin preocuparse por agotar un tipo específico de vacaciones. Este tipo de política de vacaciones es una buena opción si su equipo es reducido.
Accenture ofrece a sus empleados entre 13 y 27 días de PTO acumulados al año, dependiendo del nivel y la antigüedad del empleado.
PTO ilimitado
Esta política permite a los empleados tomarse todo el tiempo libre que necesiten. No hay un número fijo de días de PTO. La mayor ventaja de una política de PTO ilimitada es que ofrece a los empleados flexibilidad en el lugar de trabajo y les permite tomarse tiempo libre cuando les convenga. Así, ya sea para una cita con el médico o para las vacaciones de primavera, los empleados pueden tomarse descansos del trabajo libremente.
Según una encuesta de Harris Poll, el 60 % de los profesionales de EE. UU. tienen más de 10 días libres remunerados al año, y el 7 % de los empleados tienen PTO ilimitado.
Aunque parezca que está concediendo vacaciones «ilimitadas», es una forma estupenda de demostrar la confianza que tiene en sus empleados. Esta política de vacaciones pagadas funciona mejor si es una empresa emergente y desea atraer a los mejores talentos. También funciona bien si no tiene capacidad para supervisar las vacaciones de los empleados o realizar el seguimiento del tiempo acumulado, y mide el rendimiento de los empleados en función de los resultados y los objetivos.
Netflix ofrece una política de PTO ilimitada. Como menciona la empresa: «No establecemos un calendario de vacaciones y días festivos, para que puedas dedicarte a lo que es importante para ti, incluyendo cuando tu mente y tu cuerpo necesitan un descanso».
PTO acumulado
Las vacaciones acumuladas se obtienen después de que los empleados realizan un determinado número de horas de trabajo en la organización. Los empleados pueden utilizar sus vacaciones acumuladas para irse de vacaciones, cuidar de su salud o disfrutar de tiempo libre. Las vacaciones acumuladas son como dinero ganado con el tiempo y ahorrado en el banco que se puede utilizar cuando sea necesario. Algunas organizaciones permiten a los empleados cobrar sus vacaciones acumuladas no utilizadas.
PTO flexible
Las vacaciones pagadas flexibles permiten a los empleados tomarse días libres cuando lo necesiten sin tener que acumularlos ni ganárselos. Se pueden agrupar en una sola categoría que incluya todos los días libres utilizables, como los días de duelo, los días libres por motivos personales, las vacaciones y los días de baja por enfermedad. La mayor ventaja de las vacaciones pagadas flexibles es que, a diferencia de las vacaciones pagadas tradicionales, los empleados no necesitan solicitar los días libres con antelación.
Buffer tiene una política de permisos flexible para su equipo remoto global. Permite a los empleados tomarse tiempo libre cuando lo necesitan para que se sientan bien y rindan al máximo. Ofrece al menos tres semanas de permisos remunerados.
Google es otro ejemplo de empresa que ofrece PTO flexible.
¿Cómo crear una política de PTO para su equipo?
Crear una política de PTO para su equipo puede resultar abrumador, especialmente si es la primera vez que lo hace. Aquí tiene una guía que le ayudará a redactar una política de PTO:
1. Comprenda los requisitos legales
Dado que las leyes laborales sobre permisos remunerados varían según la zona geográfica, consulte las leyes y normativas locales sobre permisos en su jurisdicción mientras elabora su política de PTO.
Por ejemplo, la Ley Federal de Licencia Familiar y Médica (FMLA) de los Estados Unidos obliga a las empresas con al menos 50 empleados a ofrecer licencias con protección del empleo por motivos parentales, médicos personales, de cuidados familiares y de urgencia militar.
Algunos estados también exigen a los empleadores que realicen el seguimiento del saldo de PTO, por lo que debe consultar la legislación de su estado si necesita hacerlo. Una vez que proponga un programa, consulte la normativa estándar del sector en el que opera. Por ejemplo, el Programa de Permisos Familiares Remunerados de Nueva York exige que las organizaciones adquieran planes de permisos familiares y médicos remunerados a través de un mercado de seguros privados.
💡Consejo profesional: Utilice ClickUp Docs para esbozar la estructura de su política de PTO y crear una lista de requisitos legales. Compártala con su equipo legal y de recursos humanos y obtenga comentarios en tiempo real.
2. Determine la elegibilidad de los empleados para los diferentes tipos de PTO.
A continuación, determine la elegibilidad de los empleados en términos de la cantidad de vacaciones a las que tiene derecho cada persona. Clasifique a los empleados según sus niveles, la naturaleza de su trabajo o su antigüedad en la empresa para establecer su elegibilidad. Puede clasificar a los empleados de la siguiente manera:
- Los empleados asalariados a tiempo completo tienen derecho a una política de PTO ilimitada.
- Los empleados a tiempo parcial, temporales o por horas tienen derecho a PTO tradicionales o a no tener derecho a PTO.
- Un empleado a tiempo completo debe completar 90 días antes de poder utilizar sus PTO.
💡Consejo profesional: si tiene un equipo grande que dificulta el ajuste y la gestión de las categorías de elegibilidad de los empleados, pruebe a utilizar un software avanzado de recursos humanos como ClickUp. La plataforma de gestión de recursos humanos de ClickUp puede ayudarle a mantener todo bajo control. Le permite realizar el seguimiento del periodo de servicio, el rendimiento, el compromiso y el desarrollo de los empleados en una única plataforma.
3. Elija la política de PTO adecuada
Tenga cuidado al elegir la política de PTO para su organización. Puede ofrecer flexibilidad dentro de la política general de PTO, como el pago de las PTO durante la separación, la posibilidad de transferir tiempo o vacaciones ilimitadas.
También puede dividir el PTO en días de vacaciones, tiempo libre personal, días de salud mental, días de baja por enfermedad, etc., dependiendo de lo que deseen los empleados y de lo que se ajuste a la visión general de la empresa.
Por ejemplo, si le preocupa mucho el bienestar de sus empleados, concederles tiempo libre para cuidar su salud mental demuestra que realmente se preocupa por ellos.
A continuación le indicamos cómo puede decidir cuál es la mejor política de PTO para su empresa:
| Tipo de política | Descripción | Objetivo |
| PTO ilimitado | Los empleados pueden tomarse todo el tiempo libre remunerado que necesiten, sin límites establecidos. | Adecuada para un entorno de trabajo basado en la confianza, en el que se espera que los empleados gestionen su carga de trabajo de forma responsable. |
| PTO flexible | El PTO se puede utilizar para cualquier propósito, combinando vacaciones, bajas por enfermedad y días personales en un único fondo común. | Ideal para empresas que valoran la flexibilidad y desean reducir la complejidad de la gestión de diferentes tipos de permisos. |
| PTO basado en la acumulación | Los empleados acumulan PTO gradualmente con el tiempo, en función de las horas de trabajo o la duración de la antigüedad en el servicio. | Ideal para empresas que desean fomentar la retención de empleados y promover una cultura laboral equitativa. |
| PTO sabático | Se ofrece una licencia remunerada prolongada a los empleados que reúnen los requisitos después de un determinado periodo de servicio para que puedan dedicarse a sus intereses personales o cuidar de su salud. | Ideal para organizaciones que desean recompensar a los empleados con antigüedad. |
| PTO fijo | Los empleados reciben un número determinado de días de PTO al comienzo del año. | Eficaz para empresas que desean costes de PTO predecibles y una administración más sencilla. |
4. Describa el proceso de aprobación y los procedimientos de pago.
El siguiente paso es determinar el proceso de aprobación de las vacaciones pagadas para evitar el uso indebido de las mismas y las ausencias no programadas. Por ejemplo, si no se trata de una emergencia, los empleados deben presentar solicitudes de vacaciones pagadas para que sean revisadas por los supervisores o gerentes y el departamento de RR. HH. con suficiente antelación.
Defina cómo debe funcionar el proceso de aprobación de PTO en su política de PTO:
- ¿Con cuánta antelación debe avisar un empleado en una situación que no sea de emergencia?
- ¿Cómo se solicita un PTO en casos de emergencia?
- ¿Quién aprueba el PTO?
- ¿Qué ocurre cuando el PTO no se aprueba en un plazo determinado?
Por ejemplo, si el gerente no aprueba el PTO en una semana, se aprueba automáticamente.
Puede utilizar la plantilla de calendario de PTO de ClickUp para realizar un seguimiento de las bajas de los empleados y agilizar el proceso de aprobación de las mismas. Esta plantilla facilita la gestión y el seguimiento del estado de las bajas de los empleados y permite visualizar sus días libres. Puede ver la disponibilidad del personal, reducir el riesgo de conflictos de programación e identificar las deficiencias en los planes de necesidades de personal.
Con esta plantilla, usted puede:
- Organice el calendario de vacaciones de todos los equipos en un solo lugar.
- Visualice cuántos días y horas de vacaciones se toman cada uno de los empleados.
- Planifique las necesidades de personal
5. Redacte la política
Una vez que haya terminado su investigación, obtenido la aprobación de sus equipos jurídicos y de cumplimiento normativo, y creado una estructura para la política de PTO, es el momento de añadir los detalles pertinentes y preparar un borrador de la política.
Comparte el primer borrador con la dirección, el equipo jurídico y las partes interesadas pertinentes para recabar sus opiniones. Realiza mejoras basadas en sus comentarios y, a continuación, comparte la política con los empleados.
💡Consejo profesional: También puede utilizar ClickUp Brain, el asistente de IA de ClickUp, para crear una política de PTO. Aquí tiene un ejemplo:
Ventajas y desventajas de una política de PTO estructurada
Las políticas de PTO mejoran la productividad, el bienestar y la satisfacción laboral de los empleados, y ayudan a atraer y retener a los empleados. Si está pensando en implementar una política de PTO, puede obtener varios beneficios. Algunos de ellos son:
- Mejora de la productividad de los empleados: una encuesta reciente de Deloitte revela que el 45 % de los trabajadores se sienten agotados. Las vacaciones pagadas garantizan que los empleados puedan tomarse descansos libremente sin preocuparse por las finanzas. Esto ayuda a los empleados a recargar su salud mental y física, mejorando la productividad.
- Mayor retención de empleados: Según Forbes, las vacaciones pagadas obligatorias son una de las principales ventajas que los empleados desean de sus organizaciones. Contar con una política de PTO estructurada puede conducir a una mayor satisfacción de los empleados y a una mayor retención.
- Atraiga talento: dado que los profesionales buscan una mayor flexibilidad en el trabajo, una política generosa de PTO puede ayudarle a atraer talento de calidad.
Aunque el PTO es un tema no negociable en todas las organizaciones, también puede tener algunas desventajas.
- Alto coste laboral: un PTO ilimitado o generoso puede generar altos costes laborales, especialmente durante las temporadas altas de actividad.
- Uso indebido del sistema: algunos empleados pueden hacer un uso indebido de una política de PTO ilimitada, o una gran parte del equipo puede decidir tomarse tiempo libre al mismo tiempo. Esto puede ser extremadamente perjudicial para el flujo de trabajo y la productividad del equipo.
Modificación y actualización de las políticas de PTO
Puede cambiar sus políticas de PTO a mitad de año o cuando sea necesario. Por ejemplo, en 2020, muchas organizaciones cambiaron sus políticas de PTO, ya que los empleados aplazaron sus planes de vacaciones debido al confinamiento.
Sin embargo, al recalibrar las políticas de PTO, tenga en cuenta lo siguiente:
- Asegúrese de que no entren en conflicto con los beneficios de PTO actuales y/o acumulados del empleado.
- Verifique que sus políticas de PTO actualizadas cumplan con todas las leyes y normativas aplicables.
- Incluya una cláusula que describa qué ocurre con las vacaciones acumuladas de un empleado en caso de despido. Por ejemplo, muchas empresas ofrecen pagos por los días restantes de vacaciones.
- Tenga en cuenta el impacto en la productividad y cómo los gerentes pueden cubrir la pérdida de productividad con personal temporal.
Una vez que el cambio en el PTO entre en vigor, actualice todas las políticas en una plataforma central (como el portal de políticas de la empresa) o en el manual del empleado como única fuente de información veraz. Asigne portavoces de RR. HH. a los que los empleados puedan acudir si necesitan alguna aclaración.
Cada vez que cambie y actualice las políticas de PTO, el departamento de RR. HH. debe tener un plan claro para comunicar los cambios de política de manera eficaz a todos los empleados.
Para agilizar la comunicación de los cambios en las políticas, puede utilizar la plantilla de memorándum de políticas de ClickUp. Le ayudará a comunicar los cambios en las políticas de forma clara y organizada. Puede añadir los motivos del cambio en la política, solicitar opiniones a las partes interesadas y establecer directrices para seguir la política actualizada.
La plantilla le ayuda a:
- Organice todas las políticas existentes y nuevas en un solo lugar para poder consultarlas rápidamente.
- Destaque los cambios en la política.
- Elabore un plan viable para implementar la nueva política.
Cree la política de PTO perfecta con ClickUp 🚀
Tanto si está creando como actualizando su política de PTO, necesita un plan bien pensado para ejecutarla sin interrumpir su flujo de trabajo habitual y manteniendo las necesidades de sus empleados en primer plano.
La guía anterior le ayudará a elaborar una estrategia para crear su política de PTO, y le recomendamos encarecidamente que utilice ClickUp para dividir el proceso general de redacción de la política de PTO en partes más pequeñas y manejables. Esto le ayudará a realizar el seguimiento del progreso de la creación de su política de PTO.
También puede aprovechar las funciones y plantillas de ClickUp para optimizar su sistema de gestión de permisos. Le ayudará al seguimiento de los permisos de los empleados y a garantizar aprobaciones más rápidas para que nunca se pierda nada importante. ¡Regístrese en ClickUp gratis para crear una política de PTO completa!