¿Sus empleados le bombardean constantemente con solicitudes aleatorias de permisos?
¿O nota ausencias frecuentes sin previo aviso?
Es una señal para tener una política estructurada de PTO. Ayuda a los empleados a tomarse vacaciones planificadas, favorece la conciliación de la vida laboral y familiar y aumenta la satisfacción en el trabajo.
En esta entrada del blog, compartiremos cómo crear una política de PTO con ejemplos relevantes. Empecemos
Qué es el tiempo libre remunerado (PTO)
El tiempo libre remunerado (PTO) es un beneficio que permite a los empleados tomar tiempo libre por vacaciones, enfermedad o motivos personales sin dejar de cobrar. Los descansos regulares dan a los empleados el tiempo para recargar y recuperar su enfoque, promoviendo el bienestar físico y mental de los empleados.
Sin embargo, una política eficaz de PTO es importante para garantizar el equilibrio entre los compromisos laborales y las necesidades personales de los empleados. Proporciona a las organizaciones una forma estructurada de gestionar las bajas de los empleados sin interrupciones en el flujo de trabajo.
Una política de PTO establece un procedimiento estándar para solicitar, seguir y gestionar los permisos y reduce la carga administrativa. Por ejemplo, cuando un empleado solicita un permiso, puede consultar rápidamente el total de permisos en su sistema de RR.HH. y concederlo o denegarlo en consecuencia.
Además, una política de PTO bien estructurada fomenta la confianza entre los empleados, ya que tienen libertad para gestionar sus compromisos personales sin preocuparse por la pérdida de salario.
Puede aplicar diferentes políticas de PTO en función de las necesidades de su empresa. Por ejemplo, si su plantilla se compone principalmente de profesionales de alto nivel y desea centrarse en fomentar la confianza, puede ofrecer un PTO ilimitado.
Estos son los distintos tipos de permisos retribuidos que puede añadir a su política de PTO:
Baja por enfermedad
Las bajas por enfermedad o médicas retribuidas están disponibles para que los empleados cuiden de su salud o se recuperen de una lesión. Suelen funcionar según un método de acumulación, en el que los empleados ganan una hora de baja por enfermedad por cada 30-50 horas trabajadas, dependiendo de la política.
Aunque en EE.UU. no existe una ley federal que regule las bajas por enfermedad de los empleados, muchos estados, como Arizona, California, Nueva York y Massachusetts, han aprobado leyes locales para que los trabajadores tengan derecho a ellas
baja por enfermedad remunerada
obligatorio para los empleados. Es necesario comprobar las leyes estatales antes de redactar una política de PTO
Días festivos
También puede ofrecer tiempo libre retribuido a los empleados en cualquier festividad religiosa, estatal o nacional. La lista de días festivos pagados depende del país en el que se encuentre y de la cultura de trabajo de su empresa. Las empresas internacionales suelen permitir a sus empleados disfrutar de hasta 10 días festivos opcionales al año, dependiendo de su ubicación.
Permiso por duelo
El permiso por duelo, también conocido como permiso compasivo, permite a los empleados tomarse tiempo libre para llorar la muerte de un ser querido. Aunque no existen leyes federales al respecto, las empresas las ofrecen por compasión
Permiso familiar
El permiso familiar suele ser un permiso parental retribuido de hasta 12 semanas por el nacimiento de un recién nacido o la adopción de un hijo. También incluye la excedencia por cuidado de familiares en la que los empleados se toman un tiempo libre para cuidar de un miembro de la familia con una condición de salud crítica.
Tiempo de votación
Los trabajadores disfrutan de este tipo de permiso retribuido para las elecciones presidenciales y locales. Normalmente, el tiempo libre para votar es limitado, ya que los empleados sólo necesitan unas horas para votar.
Compruebe con su estado si necesita ofrecer tiempo libre remunerado o no remunerado para votar. Por ejemplo, el
permite a los empleados tomarse hasta dos horas libres para votar sin perder sueldo.
Días de vacaciones
Este tipo de PTO resulta práctico cuando los empleados quieren irse de vacaciones, pasar tiempo con la familia o simplemente tomarse un descanso del trabajo. Los permisos de vacaciones se ofrecen a los empleados tras completar una determinada antigüedad, y aumentan en función del número de años que sus empleados completen en el trabajo.
A
encuesta de la Oficina de Estadísticas Laborales de EE.UU
dice que el 34% de los trabajadores de la industria privada obtienen entre 10 y 15 días de vacaciones pagadas en un año tras completar un año de servicio. el 32% de los trabajadores obtienen entre 15 y 19 días de vacaciones pagadas tras completar cinco años de servicio.
Permiso sabático
Algunas empresas también ofrecen permisos sabáticos de entre 4 y 6 semanas a los empleados que cumplen los requisitos para tomarse un descanso prolongado del trabajo. Puede ser para cuidar la salud mental, cursar estudios superiores o centrarse en el autodesarrollo o
.
Por ejemplo, ClickUp ofrece un permiso sabático de cinco semanas a los empleados que hayan trabajado al menos cuatro años con nosotros.
Tipos de políticas de tiempo libre retribuido
Ahora, hablemos de los diferentes tipos de políticas de PTO que puede considerar para su organización.
Permiso tradicional
Una política de PTO tradicional ofrece a los empleados una cantidad fija de tiempo libre remunerado bajo varios cubos de licencia-vacaciones, licencia por enfermedad, días personales, etc.
Puede plantearse aumentar gradualmente el número de permisos una vez que el empleado haya completado un determinado periodo de tiempo en la empresa.
Deloitte tiene una política de
política tradicional de permisos
. Dispone de 39 días de PTO al año, divididos en varias categorías: baja por privilegio, baja por enfermedad, baja ocasional y baja médica adicional.
PTO acumulado
El PTO acumulado es similar al PTO tradicional. En este caso, también puede asignar a los empleados un número determinado de permisos retribuidos. Sin embargo, a diferencia de los cubos de permisos múltiples, todos los permisos se depositan en un "banco", y no hay segregaciones.
Los empleados pueden tomar PTO de sus bancos de permisos por cualquier razón y no necesitan preocuparse de cuántos permisos han consumido bajo qué cubo. Este tipo de política de PTO es una buena opción si usted es un equipo delgado.
Accenture ofrece a sus empleados
de 13 a 27 días al año, en función del nivel y la antigüedad del trabajador.
PTO ilimitado
Esta política permite a los empleados tomarse todo el tiempo libre que necesiten. No hay un número fijo de días. La mayor ventaja de la política de PTO ilimitado es que ofrece a los empleados
flexibilidad en el lugar de trabajo
y les permite tomarse tiempo libre a su conveniencia. Así, ya sea una cita con el médico o las vacaciones de primavera, los empleados pueden tomarse descansos del trabajo libremente.
Según un
según la cual el 60% de los profesionales de EE.UU. tienen más de 10 días libres pagados al año y un 7% adicional de empleados tienen PTO ilimitado.
Aunque parezca que estás dando tiempo libre "ilimitado", es una forma estupenda de demostrar la confianza de los empleados. Esta política de PTO funciona mejor si eres una startup y quieres atraer a los mejores talentos. También funciona bien si no tienes ancho de banda para Supervisar las bajas de los empleados y seguimiento de la política de tiempo libre acumulado.
ofrece una política de PTO ilimitada. Como menciona la empresa: "No ajustamos un calendario de días festivos y vacaciones, para que puedas observar lo que es importante para ti, incluso cuando tu mente y tu cuerpo necesitan un descanso."
PTO acumulado
El PTO acumulado se gana después de que los empleados trabajen un determinado número de horas en la organización. Los empleados pueden utilizar sus permisos acumulados para vacaciones, cuidar de su salud o tiempo personal. El PTO acumulado es como dinero ganado y ahorrado en el banco que se puede utilizar cuando sea necesario. Algunas organizaciones permiten a los empleados canjear los permisos acumulados no utilizados.
PTO flexible
El tiempo libre flexible remunerado permite a los empleados disfrutar de permisos cuando y como los necesiten, sin acumularlos ni acumularlos. Puede agruparse en un único cubo que incluya todos los permisos utilizables, como el permiso por duelo, el tiempo libre personal, las vacaciones y los días de enfermedad. La mayor ventaja del PTO flexible es que, a diferencia del PTO tradicional, los empleados no tienen que solicitarlo con antelación. Buffer tiene una política de tiempo libre flexible para su equipo remoto global que permite a los empleados tomarse tiempo libre cuando lo necesiten para sentirse lo mejor posible y prosperar. Ofrece al menos tres semanas de vacaciones pagadas.
Incluso Google ofrece tiempo libre flexible a sus empleados.
vía Google
¿Cómo crear una política de PTO para su equipo?
Crear una política de PTO para su equipo puede ser abrumador, especialmente si lo hace por primera vez. Aquí tienes una guía que te ayudará a redactar una política de PTO:
1. Entender los requisitos legales
Dado que las leyes laborales sobre el tiempo libre remunerado varían según la ubicación, compruebe las leyes y normativas locales sobre permisos en su jurisdicción mientras elabora la política de PTO.
Por ejemplo
Ley Federal de Baja Familiar y Médica o FMLA
de EE.UU. obliga a las empresas con un mínimo de 50 empleados a ofrecer permisos laborales protegidos por razones de paternidad, enfermedad personal, cuidado familiar y exigencia militar.
Algunos estados también obligan a las empresas a
pendiente de la legislación nacional. Una vez que proponga un programa, compruebe la norma del sector en el que opera. Por ejemplo,
Programa de baja familiar retribuida de Nueva York
obliga a las organizaciones a adquirir planes de baja médica y familiar retribuida a través de un mercado de seguros privado.
💡Consejo profesional: Utilice
para esbozar la estructura de la política de PTO y crear una lista de requisitos legales. Compártala con su equipo y reciba comentarios en tiempo real.
utilice ClickUp Docs para redactar políticas de PTO y colaborar con su equipo_
2. Determine la elegibilidad de los empleados para los distintos tipos de PTO
A continuación, determine la elegibilidad de los empleados y a cuántos días de permiso tienen derecho. Clasifique a los empleados en función de sus niveles, naturaleza del trabajo o antigüedad en la empresa para ajustar la elegibilidad de los empleados. Puede clasificar a los empleados de la siguiente manera:
- Los empleados asalariados a tiempo completo tienen derecho a una política de PTO ilimitada
- Los empleados a tiempo parcial, por temporada o por horas pueden optar a PTO tradicionales o sin PTO
- Un empleado a tiempo completo debe completar 90 días antes de poder utilizar sus PTOs
💡Consejo profesional: Si tiene un equipo grande que dificulta el ajuste y la gestión de las categorías de elegibilidad de los empleados, pruebe a utilizar un software avanzado de RR.HH. como ClickUp.
Plataforma de gestión de RRHH de ClickUp
puede ayudarle a mantenerlo todo bajo control. Le permite realizar un seguimiento del periodo de servicio, el rendimiento, el compromiso y el desarrollo de los empleados en una única plataforma.
3. Elija la política de PTO adecuada
Tenga cuidado al elegir la política de PTO para su organización. Puede ofrecer flexibilidad dentro de la política de PTO más amplia, como el pago de las PTO durante la separación, la capacidad de traspasar tiempo, o tiempo de vacaciones ilimitado
También puede dividir el PTO en vacaciones, tiempo libre personal, días de salud mental, días de baja por enfermedad, etc., en función de lo que deseen los empleados y de lo que se ajuste a la visión general de su empresa.
Por ejemplo, si está muy centrado en el bienestar de los empleados, conceder días libres por salud mental demuestra que realmente se preocupa por ellos.
A continuación le explicamos cómo decidir cuál es la mejor política de PTO para su empresa:
| Tipo de política | ||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| PTO ilimitado | Los empleados pueden tomar tanto PTO como necesiten, sin límites establecidos | Adecuado para un entorno de trabajo basado en la confianza, donde se espera que los empleados gestionen su carga de trabajo de forma responsable | PTO flexible | PTO flexible | ||||||
| PTO flexible | El PTO se puede utilizar para cualquier propósito, combinando vacaciones, enfermedad y días personales en un único fondo | Ideal para empresas que valoran la flexibilidad y quieren reducir la complejidad de la gestión de los diferentes tipos de permisos | PTO basado en la acumulación de días libres | |||||||
| Los empleados acumulan PTO gradualmente, en función de las horas trabajadas o la duración del servicio. Ideal para empresas que quieren fomentar la retención de los empleados y promover una cultura de trabajo equitativa | ||||||||||
| PTO sabático: Se ofrece un permiso remunerado ampliado a los empleados que reúnan los requisitos después de un periodo determinado de servicio para dedicarse a intereses personales o cuidar de su salud | ||||||||||
| PTO fijo | Los empleados reciben un número determinado de días de PTO a principios de año | Eficaz para empresas que quieren costes de PTO predecibles y una administración más sencilla | PTO fijo | Los empleados reciben un número determinado de días de PTO a principios de año | Eficaz para empresas que quieren costes de PTO predecibles y una administración más sencilla | PTO fijo | PTO fijo | Los empleados reciben un número determinado de días de PTO a principios de año | Eficaz para empresas que quieren costes de PTO predecibles y una administración más sencilla |
4. Describa el proceso de aprobación y los procedimientos de pago
El siguiente paso es determinar el proceso de aprobación del PTO para evitar el uso indebido del PTO y las ausencias no programadas. Por ejemplo, si no se trata de una emergencia, los empleados deben presentar las solicitudes de PTO para que las revisen los supervisores o gerentes y RRHH.
Defina cómo debe funcionar el proceso de aprobación de PTO en su política de PTO:
- ¿Con cuánta antelación debe avisar un empleado en una situación que no sea de emergencia?
- ¿Cómo solicitar PTO en situaciones de emergencia (si es necesario, defina la situación de emergencia como cuidado de niños o enfermedad)?
- ¿Quién aprobará el PTO?
- ¿Qué ocurre si no se aprueba el PTO en un plazo determinado?
Por ejemplo, si el gerente no aprueba el PTO en una semana, se autoaprueba.
Puede utilizar Plantilla de Calendario PTO de ClickUp para realizar un seguimiento de los permisos de los empleados y agilizar el proceso de aprobación de permisos. Esta plantilla hace que sea fácil de gestionar y
seguimiento del estado de las vacaciones de los empleados
y visualizar su tiempo libre. Puede ver la disponibilidad del personal, reducir el riesgo de conflictos de programación e identificar las lagunas en los planes de necesidades de personal.
Plantilla de Calendario de PTO de ClickUp
Con esta plantilla, usted puede:
- Organizar el calendario de vacaciones de todos los equipos en un solo lugar
- Visualizar cuántos días y horas se toma libre cada empleado
- Planificar las necesidades de personal
5. Redactar la política
Una vez que haya investigado y creado la estructura de la política de PTO, es hora de añadir los detalles pertinentes y preparar un borrador de la política.
Comparta el primer borrador con la dirección, el equipo jurídico y las partes interesadas para recabar opiniones. Realice las mejoras oportunas y comparta la política con los empleados.
💡Pro tip: También puede utilizar
el asistente de IA de ClickUp, para crear una política de PTO. He aquí un ejemplo:
cree políticas de PTO utilizando ClickUp Brain_
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10 Free Employee Hoja de horas plantillas en Excel, Word, y ClickUp
Ventajas e inconvenientes de una política estructurada de PTO
Políticas de PTO
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y la satisfacción laboral, y ayudan a atraer y retener a los empleados. Si está considerando implantar una política de PTO, puede obtener varios beneficios. Algunos de ellos son
- Mejora de la productividad de los empleados: Un estudio recienteEncuesta de Deloitte revela que el 45% de los trabajadores se sienten agotados. Los PTO garantizan que los empleados puedan tomarse descansos libremente sin preocuparse por la economía. Esto ayuda a los empleados a recargar su salud mental y física, mejorando la productividad
- Mayor retención de los empleados: Según Forbes, tiempo libre obligatorio remunerado es uno de los principales beneficios que los empleados desean de sus organizaciones. Contar con una política de PTO estructurada puede mejorar la satisfacción de los empleados y aumentar su retención.
- Atraer talento: Dado que los profesionales buscan una mayor flexibilidad laboral, una política de PTO generosa puede ayudarle a atraer talento de calidad
Aunque el PTO es muy recomendable, también puede tener algunos inconvenientes.
- Alto coste laboral: Las empresas que ofrecen PTO pueden tener altos costes laborales, especialmente durante las temporadas altas de negocio
- Mal uso del sistema: Algunos empleados pueden abusar del sistema de PTO. Por ejemplo, si una empresa tiene una política de PTO ilimitado, se puede abusar de él, interrumpiendo el flujo de trabajo y la productividad del equipo
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Modificación y actualización de las políticas de PTO
Puede cambiar sus políticas de PTO a mitad de año o cuando surja la necesidad. Por ejemplo, durante 2020, muchas organizaciones cambiaron sus políticas de PTO ya que los empleados aplazaron sus planes de vacaciones en medio del bloqueo.
Sin embargo, al recalibrar las políticas de PTO, tenga en cuenta lo siguiente:
- Asegúrese de que no entren en conflicto con los beneficios de PTO actuales y/o acumulados del empleado
- Compruebe que las políticas de PTO actualizadas cumplen la legislación local
- Incluya una cláusula que describa qué ocurre con la acumulación de PTO de un empleado en caso de despido. Por ejemplo, muchas empresas ofrecen pagos por los días restantes del PTO
- Considere el impacto en la productividad y cómo pueden los directivos cubrir la pérdida de productividad con personal temporal.
Una vez que el cambio del PTO esté en vigor, actualice todas las políticas en una plataforma central (como el portal de políticas de la empresa) o el manual del empleado como único punto de verdad. Asigne portavoces de RRHH a los que los empleados puedan dirigirse en caso de que necesiten aclaraciones.
Siempre que cambie y actualice las políticas de PTO, el departamento de RRHH debe tener un plan claro para comunicar los cambios de política a los empleados de forma eficaz.
Para agilizar la comunicación de los cambios de política, puede utilizar Plantilla de notas sobre políticas de ClickUp . Le ayuda a comunicar los cambios de política de forma clara y organizada. Puede añadir las razones del cambio de política, solicitar aportaciones de las partes interesadas y establecer directrices para seguir la política actualizada.
Plantilla de notas de política de ClickUp
La plantilla le ayuda:
- Organizar todas las políticas existentes y nuevas en un solo lugar para consultarlas rápidamente
- Destacar los cambios en las políticas
- Elaborar un plan de acción para aplicar la nueva política
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Ya sea que esté creando o actualizando su política de PTO, necesita un plan bien pensado para ejecutarla, sin interrumpir el flujo de trabajo. Mientras que la guía anterior le ayudará a elaborar estrategias para su política de PTO, utilice ClickUp para dividir el proceso general de redacción de la política de PTO en trozos más pequeños y manejables. Esto le ayudará a seguir el progreso de la creación de su política de PTO.
También puede aprovechar las funciones y plantillas de ClickUp para agilizar su sistema de gestión de permisos. Le ayudará a realizar el seguimiento de las bajas de los empleados, a garantizar aprobaciones más rápidas y a no perder nunca nada importante.
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