¿Quieres ponerte en contacto con un miembro de tu equipo o recibir una breve actualización sobre un proyecto sin parecer demasiado insistente o autoritario? Seguro que lo primero que harías sería redactar un mensaje del tipo «solo quería saber cómo va todo».
Pero espera, ¡no pulses «enviar» todavía!
Lo creas o no, la mayoría de los textos y correos electrónicos del tipo «solo quería saber cómo estás» no caen tan bien como crees. En algunos casos, incluso pueden parecer intrusivos y apáticos.
Si quieres transmitir un interés y una preocupación sinceros, tienes que ir más allá de un simple mensaje del tipo: «Hola, solo quería saber cómo estás…». Pero la pregunta es: ¿cómo?
En esta entrada del blog, te guiamos para que sepas cómo decir «solo quería saber cómo estás» de forma profesional y eficaz, y te presentamos una herramienta muy útil que te ayudará a redactar el mensaje perfecto (léase: ClickUp Brain ). ¡Empecemos! 💬
⏰ Resumen en 60 segundos
- Mantener el contacto con los compañeros de trabajo es fundamental para informar sobre el estado de los proyectos, enviar recordatorios sobre plazos, ofrecer apoyo y dar tu opinión.
- Ventajas de los «check-ins»: Te mantienen al día sobre el progreso de los proyectos y los riesgos; aumentan la productividad del equipo al motivar a sus miembros; refuerzan las relaciones profesionales y fomentan el sentido de comunidad; mejoran la colaboración interna y la coordinación.
- Te mantiene al día sobre el progreso del proyecto y los riesgos
- Aumenta la productividad del equipo al motivar a sus miembros
- Fortalece las relaciones profesionales y fomenta el sentido de comunidad.
- Mejora la colaboración y la coordinación internas
- Buenas prácticas para los mensajes de seguimiento: Aporta valor a cada interacción siendo claro y contextual. Mantén un tono profesional para asegurarte de que tu mensaje se tome en serio. Sé persistente, pero respetuoso, para evitar caer en el microgestión.
- Aporta valor a cada interacción siendo claro y teniendo en cuenta el contexto.
- Mantén un tono profesional para asegurarte de que tu mensaje se tome en serio.
- Sé persistente, pero respetuoso, para evitar caer en el microgestión.
- Utiliza frases como «Retomando nuestra conversación anterior» o «Me pongo en contacto para asegurarme de que todo va según lo previsto» para aportar claridad y un propósito claro.
- Utiliza las siguientes plataformas de comunicación para ponerte en contacto de forma profesional Chat: ideal para actualizaciones rápidas y colaboración en tiempo real Correo electrónico: lo mejor para comunicaciones formales y detalladas Texto: útil para actualizaciones urgentes o breves
- Chatear: ideal para actualizaciones rápidas y colaboración en tiempo real
- Correo electrónico: ideal para comunicaciones formales y detalladas
- Texto: útil para actualizaciones urgentes o breves
- Si quieres evitar tener que cambiar de herramienta, ClickUp combina tus actividades de gestión de proyectos con la comunicación en equipo a través de: ClickUp Chat: permite actualizaciones en tiempo real, asignación de tareas y colaboración sin salir de la plataforma de gestión de tareas de ClickUp ClickUp Brain: crea mensajes de contacto personalizados y profesionales, adaptados a tu tono y contexto, mediante IA
- Chat de ClickUp: permite realizar actualizaciones en tiempo real, asignar tareas y colaborar sin salir de la plataforma de gestión de tareas de ClickUp.
- ClickUp Brain: Crea mensajes personalizados y profesionales para saber cómo va todo, adaptados a tu tono y contexto mediante IA.
- Te mantiene al día sobre el progreso del proyecto y los riesgos
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- Fortalece las relaciones profesionales y fomenta el sentido de comunidad.
- Mejora la colaboración y la coordinación internas
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- Mantén un tono profesional para asegurarte de que tu mensaje se tome en serio.
- Sé persistente, pero respetuoso, para evitar caer en el microgestión.
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- Correo electrónico: ideal para comunicaciones formales y detalladas
- Texto: útil para actualizaciones urgentes o breves
- Chat de ClickUp: permite realizar actualizaciones en tiempo real, asignar tareas y colaborar sin salir de la plataforma de gestión de tareas de ClickUp.
- ClickUp Brain: Crea mensajes personalizados y profesionales para saber cómo va todo, adaptados a tu tono y contexto mediante IA.
Cuándo ponerse en contacto con los compañeros de trabajo en el trabajo
Hay varias situaciones en las que puede que necesites ponerte en contacto con un compañero de trabajo. Estas son algunas de ellas:
Recibe novedades sobre los proyectos
Imaginemos que a ti y a tu equipo os han asignado un proyecto para un cliente. Tras delegar las tareas, confías en que trabajen en el proyecto de forma independiente. Pero, ¿y si necesitas saber cómo va todo? Quizá tengas que informar al cliente o comunicar el progreso del proyecto a tu jefe.
En ese caso, quizá te interese ponerte en contacto con tu equipo por chat, por teléfono o mediante una videollamada.
💡 Consejo profesional: ¿Y si tu herramienta de gestión de tareas también sirviera como plataforma de comunicación? Eso es lo que hace ClickUp. ¡Utiliza ClickUp para crear y asignar tareas, chatear con tus compañeros de equipo en tiempo real (con ClickUp Chat), realizar videollamadas rápidas de audio y vídeo (con SyncUps) y grabar ClickUp Clips con narración para colaborar de forma asíncrona a través de vídeo!
Envía recordatorios de plazos
Se acerca la fecha límite de entrega de tu proyecto y quieres confirmar si tu equipo podrá terminarlo a tiempo. En ese caso, tiene sentido enviar un correo electrónico del tipo «solo quería saber cómo va todo» como recordatorio de la fecha límite. Haz saber a tu equipo que estás disponible para hablar y ayudarles si necesitan ayuda o se encuentran con algún problema.
Ofrece tu soporte a tus compañeros de equipo
Imagina que has encontrado un artículo relevante del sector que le encantaría a un compañero. O, por ejemplo, que uno de tus compañeros está desbordado y crees que tienes capacidad para asumir algunas de sus tareas. O quizá quieras tomarle el pulso al bienestar general de tu equipo.
En todas estas instancias se suelen utilizar expresiones como «solo quería saber cómo estás» para mostrar y ofrecer apoyo.
Lee también: Cómo evitar el microgestión en el trabajo
Dar tu opinión
La retroalimentación es esencial para garantizar la calidad. Puedes tener un equipo formado por expertos con amplia experiencia en la materia, pero eso no significa que no haya margen de mejora.
Sin embargo, el reto radica en transmitir los comentarios de forma adecuada. Si te lanzas con una larga lista de instrucciones del tipo «haz esto, haz aquello», lo más probable es que parezcas autoritario y controlador. Por eso, un simple mensaje del tipo «solo quería saber cómo va todo», en el que se incluyan los comentarios de forma contextual, puede resultar útil.
⭐ Plantilla destacada
¿Necesitas ponerte en contacto pero no quieres darle demasiadas vueltas a cómo expresarlo? La plantilla gratuita de mensajes instantáneos de ClickUp te ayuda a enviar una nota rápida y elegante que mantiene las cosas en marcha.
Ventajas de ponerse en contacto con los compañeros de trabajo en el trabajo
Enviar un correo electrónico de contacto bien redactado o programar reuniones de vídeo solo para saber cómo está tu equipo es mucho más que transmitir un mensaje. También ofrece las siguientes ventajas:
⭐️ Te mantiene al día
Los contactos periódicos te permiten estar siempre al tanto del estado de un proyecto o una tarea. Te permiten saber si alguien del equipo necesita soporte adicional con una tarea o tiene sugerencias que puedan optimizar el flujo de trabajo. Esto ayuda a identificar los riesgos antes de que se agraven y garantiza un funcionamiento fluido.
⭐️ Aumenta la productividad
Los mensajes profesionales bien redactados para ponerse al día pueden tener el mismo efecto que los estímulos motivacionales. Cuando te pones al día para informar a tu equipo de un plazo que se acerca o para proporcionarles información adicional o la ayuda que necesitan para superar un obstáculo, motivas a los miembros del equipo a trabajar en la tarea con un mayor sentido de la responsabilidad y la eficiencia.
⭐️ Fortalece las relaciones profesionales
No es raro que los empleados se sientan aislados en entornos de trabajo híbridos. Si no fomentas un ambiente cordial dentro de tu equipo, corres el riesgo de que los miembros del equipo se sientan aislados y desmotivados. Para muchos de nosotros, mantener un contacto regular con un contacto profesional o un cliente les hace saber que son una prioridad para nosotros.
Las conversaciones periódicas evitan eso, ya que ofrecen un espacio para el diálogo abierto y la interacción. Ayudan a establecer relaciones profesionales más sólidas y fomentan un sentido de comunidad.
⭐️ Mejora la colaboración interna
Enviar correos electrónicos de seguimiento en los que se pregunte de forma informal si todos los miembros del equipo están en sintonía con las metas del proyecto puede resultar útil. De este modo, se garantiza que cada miembro sea consciente de su responsabilidad y tenga acceso al apoyo que necesita. Hacerlo también mejora la colaboración interna y se traduce en mejores resultados del proyecto.
📮Dato de ClickUp: El 92 % de los trabajadores utiliza métodos inconsistentes para realizar el seguimiento de las tareas pendientes, lo que da lugar a decisiones que se pasan por alto y a retrasos en la ejecución. Tanto si envías notas de seguimiento como si utilizas hojas de cálculo, el proceso suele ser disperso e ineficaz. La solución de gestión de tareas de ClickUp garantiza una conversión fluida de las conversaciones en tareas, para que tu equipo pueda actuar con rapidez y mantenerse coordinado.
Lee también: 130 preguntas interesantes para animar tus reuniones
Buenas prácticas para la comunicación en el trabajo
A menos que se trate de una conversación cara a cara entre dos personas, la comunicación interna en el lugar de trabajo puede parecer genérica y demasiado vaga.
Cuando se trata de expresiones como «solo quería saber cómo estás», es habitual que el destinatario las perciba como impersonales e innecesarias.
La razón es muy sencilla.
Estas frases se utilizan con demasiada frecuencia, hasta el punto de que han perdido todo su significado. Por eso, si no te preocupas por añadir un contexto claro cada vez que las utilices, existe la posibilidad de que tu mensaje se malinterprete. Para evitarlo, aquí tienes algunas buenas prácticas que puedes seguir:
✅ Aporta valor a cada interacción
Cuando envíes un correo electrónico del tipo «solo quería saber cómo va todo» a tu equipo, asegúrate de que el mensaje incluya contexto. ¿Te pones en contacto para ofrecer ayuda? ¿Estás fuera de la oficina y quieres una breve actualización sobre el estado actual del proyecto? ¿Tienes comentarios específicos para los equipos de ventas sobre nuevos clientes potenciales?
Sea cual sea el caso, aporta valor y deja clara tu intención.
✅ Sé profesional
Imaginemos que has enviado un correo electrónico de seguimiento a tu equipo, pero no has recibido respuesta. Los motivos pueden ser muchos, pero es importante que tu equipo se tome en serio tu comunicación y responda cuando tú esperas que lo haga.
Adoptar un tono demasiado amistoso o desenfadado puede tener la consecuencia no deseada de que los miembros del equipo no te tomen en serio. Así que redacta ese correo electrónico con un tono profesional. Es importante ser amable con los miembros de tu equipo para crear un ambiente de trabajo saludable, pero ser demasiado informal puede hacer que no presten atención a lo que tienes que decir.
✅ Sé persistente, pero respetuoso
Si tu proyecto es de gran envergadura y crucial, es posible que tengas que ponerte en contacto con los miembros de tu equipo varias veces. Sin embargo, asegúrate de no caer en el microgestión ni de ser demasiado intrusivo.
No bombardees a tu equipo con mensajes; ten en cuenta su carga de trabajo y elabora un plan de comunicación para el proyecto que les dé espacio para responderte. La perseverancia está bien, pero si te pasas, puede dar la impresión de que les estás agobiando.
💡Consejo profesional: La idea de utilizar frases alternativas a «solo quería saber cómo estás» es crear un mensaje de seguimiento que sea rico en contexto y no genérico. Así que asegúrate de que el que redactes sea personalizado, significativo y contenga contexto.
Cómo decir «solo quería saber cómo estás» de forma profesional en el trabajo
Hay una forma correcta y otra incorrecta de enviar un mensaje del tipo «solo quería saber cómo estás» a tus compañeros de trabajo.
En primer lugar, debes asegurarte de que tu mensaje aporte realmente algo valioso. No te pongas en contacto solo por el simple hecho de hacerlo. Por desgracia, la comunicación empresarial está plagada de mensajes con mucha jerga y poca claridad. Si quieres mantener la conexión con tus compañeros, hay mejores formas de hacerlo.
Asegúrate de que tus mensajes del tipo «solo quería saber cómo estás» sean:
- Sin florituras y yendo al grano
- Adecuado para el destinatario
- Incluye una llamada a la acción (cta).
Teniendo esto en cuenta, veamos cómo debes utilizar la expresión «solo quería saber cómo estás» de forma profesional y eficaz en diferentes situaciones:
Situación n.º 1: Para recibir novedades sobre un proyecto
No te andes con rodeos a la hora de pedir información sobre el estado de los proyectos. Sé directo y específico. Destaca la información concreta que buscas.
Podría tratarse de más detalles sobre el estado actual del proyecto, interacciones anteriores, próximos hitos, obstáculos a los que podría enfrentarse tu empresa o tu equipo, etc.
Esto elimina la vaguedad de la expresión (por la que es tan conocida) y garantiza que transmitas tu mensaje sin dar una imagen poco profesional.
Ejemplo: «¡Hola, equipo! Quería saber rápidamente en qué punto estamos con el proyecto. ¿Vamos según lo previsto para tener el primer borrador listo para el martes?»
Situación n.º 2: Para enviar recordatorios de plazos
¿Cómo envías recordatorios de plazos a tu equipo sin parecer insistente o precipitado?
La clave está en ser amable, pero firme.
Como siempre, sé claro con tus expectativas. Indica la fecha límite y pide confirmación. Sin embargo, evita parecer autoritario. Ese es uno de los errores más comunes que comete la gente al consultar con sus compañeros de trabajo sobre los plazos. Asegúrate de que tu tono sea tranquilizador y no exigente.
Ejemplo: «¡Hola, equipo! Solo quería hacer un recordatorio sobre el plazo de entrega del proyecto final, que es el próximo viernes. ¿Vamos por buen camino para terminarlo a tiempo?»
Situación n.º 3: Para ofrecer soporte a los compañeros de equipo
Un mensaje para saber cómo estás en el que se ofrezca soporte nunca debe percibirse como impersonal y genérico.
Para asegurarte de no parecer superficial, expresa de forma educada y respetuosa tu disposición a ayudar a la persona. Pregúntale si tiene alguna necesidad que puedas satisfacer.
Además, es importante mostrarte agradecido y comprometerte verbalmente. No debes dar a entender que no pueden completar la tarea sin ti.
Ejemplo: «¡Hola, Tony! Los gráficos que has creado para el producto son geniales. Solo quería saber si necesitas mi ayuda con los que quedan».
Situación n.º 4: Para dar tu opinión
Esto es complicado.
Ofrecer comentarios constructivos que sean bien recibidos es una habilidad que se suele subestimar. Si no quieres que te malinterpreten, debes prestar mucha atención a la elección de tus palabras. Es fácil que los comentarios constructivos se perciban como irrespetuosos y groseros.
Así pues, cuando te pongas en contacto para ofrecer sugerencias, empieza por mostrar tu aprecio y gratitud hacia la persona. Esto demuestra que reconoces su trabajo y su contribución. A continuación, formula una petición educada. De este modo, le dejas claro a la persona que no estás poniendo en duda sus capacidades, sino que solo le estás ofreciendo una sugerencia que puede mejorar la calidad de su trabajo.
Ejemplo: «Hola, Chris, gracias por ofrecer siempre contenido de alta calidad para el proyecto. ¡Agradezco mucho el esfuerzo que dedicas! Solo una sugerencia rápida: ¿podríamos ajustar el lenguaje para que el eslogan resulte más atractivo para la Generación X? Son un grupo clave de nuestro público objetivo y no queremos correr el riesgo de alejarlos».
Alternativas al correo electrónico «Solo quería saber cómo estás»
Al enviar un correo electrónico de seguimiento (tanto a nivel interno como externo), solemos utilizar la expresión «solo quería saber cómo va todo» como si fuera confeti.
Así pues, aquí tienes 10 alternativas para un correo electrónico del tipo «solo quería saber cómo estás» que transmiten el mismo mensaje sin recurrir a la típica expresión de siempre.
Estas alternativas aportan más valor y una perspectiva más profunda que un mensaje de seguimiento habitual.
- En relación con nuestra anterior conversación sobre el proyecto
- Ponerme en contacto para asegurarme de que todo va según lo previsto de cara a la próxima fecha límite
- ¿Buscas información actualizada para coordinar los próximos pasos de forma eficaz?
- Quería saber si tenías alguna pregunta o duda.
- Siguiendo con la conversación, me gustaría saber si necesitas algún tipo de soporte para alcanzar tus metas.
- Hacer un seguimiento para hablar de cualquier dificultad y de cómo podríamos abordarla
- Solicitar tu opinión para comprender mejor los últimos avances del proyecto
- Me pongo en contacto para revisar nuestro progreso y cualquier posible problema u obstáculo que debamos tener en cuenta.
- Ponte en contacto para conocer las novedades o cambios en el plan del proyecto
- Realizar una conexión para conocer las últimas novedades sobre lo que habíamos comentado anteriormente
Plataformas de comunicación para mantener el contacto en el trabajo
Es importante tener en cuenta el medio que utilizas para ponerte en contacto con tus compañeros de trabajo y los miembros de tu equipo. Estas son las tres plataformas de comunicación más eficaces que puedes utilizar para ponerte en contacto en el trabajo:
Chatear
Las plataformas de chat específicas, como Slack, Microsoft Teams, etc., son ideales cuando quieres intercambiar información rápida y en tiempo real sin entrar demasiado en detalles. Estas herramientas facilitan la comunicación diaria entre los miembros del equipo y, por lo tanto, funcionan bien a la hora de ponerte al día con todo el equipo a la vez.
Estos son los casos en los que deberías chatear para ponerte en contacto con un compañero de trabajo:
- Recibir una breve actualización sobre el estado del proyecto
- Solicitar ayuda inmediata para resolver una consulta
- Confirmar los cronogramas de las reuniones
Sin embargo, hay una trampa.
Si quieres recibir información actualizada en tiempo real sobre un proyecto, tendrás que salir de tu software de gestión de proyectos y pasar a la plataforma de chat. Es posible que también tengas que hacer capturas de pantalla por si hay algo concreto que quieras comentar.
¡Y ahí es donde ClickUp viene al rescate!
ClickUp es una plataforma integral de gestión del trabajo. Con multitud de funciones innovadoras, ClickUp facilita enormemente la colaboración y la comunicación en equipo.
Con ClickUp Chat, no tienes que salir de tu suite de gestión de proyectos para ponerte al día con tu equipo. Esta plataforma también funciona como software de comunicación y te permite enviar mensajes a los miembros de tu equipo directamente desde el panel de control de tu proyecto.
Y eso no es todo: para facilitar la colaboración interna, puedes compartir consejos prácticos, enlaces y recursos útiles, y personalizar cada texto de «solo quería saber cómo va todo». También puedes crear un canal de chat independiente para hablar de cada proyecto en el que esté trabajando tu equipo.
📮Dato de ClickUp: El 83 % de los trabajadores del conocimiento recurre principalmente al correo electrónico y al chat para comunicarse con su equipo. Sin embargo, casi el 60 % de su jornada laboral se pierde cambiando entre estas herramientas y buscando información. Con una aplicación integral para el trabajo como ClickUp, la gestión de proyectos, los mensajes, los correos electrónicos y los chats se unen en un solo lugar. ¡Es hora de centralizar y dar un nuevo impulso!
«Antes de ClickUp, las reuniones y el intercambio constante de correos electrónicos creaban un agujero negro en el que los elementos quedaban ocultos y desatendidos. Debido a ello, las tareas no se revisaban a tiempo y nadie sabía cómo iba el desarrollo creativo. Ahora, todos los miembros del equipo pueden ver claramente cuándo vencen las tareas pendientes, chatear y colaborar directamente en ellas.»
«Antes de ClickUp, las reuniones y el intercambio constante de correos electrónicos creaban un agujero negro en el que los elementos quedaban ocultos y desatendidos. Debido a ello, los elementos no se revisaban a tiempo y nadie sabía cómo iba el desarrollo creativo. Ahora, todos los miembros del equipo pueden ver claramente cuándo vencen los elementos pendientes, chatear y colaborar directamente en ellos.»
Correo electrónico
Los correos electrónicos son ideales para ponerte en contacto de manera formal con un miembro concreto del equipo para hablar de sus consultas, inquietudes, hitos del proyecto, etc. Puedes enviar un mensaje detallado y, además, el correo electrónico sirve como registro escrito de la comunicación.
Algunas situaciones concretas en las que puedes utilizar el correo electrónico para ponerte en contacto con un contacto o un miembro del equipo son:
- Solicitar más información sobre un proyecto
- Dar una opinión detallada
- Programar reuniones o contactos de seguimiento
Sin embargo, si te da pereza escribir esos largos correos electrónicos al equipo, deja que ClickUp se encargue de la tarea por ti.
Tanto si quieres ofrecer comentarios detallados como si deseas obtener información sobre el progreso de un proyecto, con ClickUp Email puedes crear todo tipo de correos electrónicos profesionales con solo unos toques. Solo tienes que añadir el nombre de un miembro del equipo, especificar el asunto del correo y hacer una mención a los puntos principales de la conversación. Para una mayor personalización, ClickUp también te ayuda a seleccionar el tono y el nivel de creatividad de tu mensaje. Además, puedes enviar correos electrónicos automáticamente en función de las respuestas recibidas, las tareas asignadas o cualquier otra indicación que elijas.
Texto
Los mensajes de texto son útiles cuando necesitas respuestas urgentes o quieres ponerte en contacto con los miembros de tu equipo para comprobar si todo va bien.
Algunas situaciones típicas de comunicación empresarial en las que lo mejor es ponerse en contacto por texto son:
- Enviar recordatorios rápidos sobre plazos
- Hacer un seguimiento de un problema menor o de las tareas diarias
- Dar una opinión rápida
Para potenciar al máximo tus correos electrónicos, puedes plantearte utilizar ClickUp Brain.
ClickUp Brain es una herramienta de IA polivalente que viene integrada en la suite de gestión del trabajo ClickUp.
Con la ayuda del asistente de IA de ClickUp, puedes personalizar los mensajes de texto para tu equipo para que sean tan informales, formales o semiformales como desees. Dado que ClickUp Brain genera respuestas basadas en gran medida en la indicación que le proporciones, tu texto se adapta a tu lenguaje, tono y contenido preferidos.
«ClickUp ha reunido todas las comunicaciones de diferentes canales, como correos electrónicos, chats y WhatsApp, en un solo lugar. Así, sabes dónde acudir para encontrar la información que necesitas».
«ClickUp ha reunido todas las comunicaciones de diferentes canales, como correos electrónicos, chats y WhatsApp, en un solo lugar. Así, sabes dónde acudir para encontrar la información que necesitas».
Mantén el contacto de forma eficaz con ClickUp
La expresión «solo quería saber cómo estás» se ha convertido en una especie de cliché en la comunicación empresarial y profesional. Esto se debe a que puede parecer una forma poco sincera de presionar para que se actúe o de transmitir urgencia, algo que el destinatario no siempre agradece.
Para que resulte eficaz, debes aprender a ponerte en contacto con tus compañeros de equipo de una forma que ofrezca contexto y transmita profesionalidad. Los correos electrónicos y mensajes para saber cómo están los demás suenan menos triviales (y más significativos) cuando se redactan con cuidado y reflejan tu apoyo sincero.
Para mejorar aún más la calidad de la comunicación en tu lugar de trabajo, echa un vistazo a ClickUp. Ofrece una amplia gama de herramientas y funciones que pueden mejorar la forma en que te mantienes en contacto con tus compañeros de equipo y agilizar la colaboración.
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