¿Recuerda el dicho «más vale prevenir que curar»? Pues bien, en el mundo de la informática, sería más bien «más vale un parche a tiempo que un tiempo de inactividad».
Para utilizar una analogía con el mundo del automóvil, la infraestructura de TI es muy similar a su coche. Necesita revisiones periódicas, ajustes y, ocasionalmente, una revisión a fondo. Si la descuida, se encontrará abandonado en un desierto digital. Lo que necesita es pasar de un mantenimiento reactivo a uno preventivo.
Ahí es donde entra en juego la gestión del ciclo de vida de TI (ITLM). La ITLM consiste en prevenir averías inesperadas, optimizar el rendimiento y sacar el máximo valor a sus inversiones tecnológicas, como sus activos de hardware y software.
Se convierte en su mecánico digital, garantizando que sus sistemas de TI funcionen sin problemas desde el momento en que se integran hasta que se retiran.
¿Qué es la gestión del ciclo de vida de TI?
La gestión del ciclo de vida de la tecnología de la información (ITLM) es una hoja de ruta para el ciclo de vida de sus sistemas de TI. Es el proceso de supervisar un sistema de TI desde su creación hasta su eventual retirada o sustitución por sistemas más nuevos. Esto incluye todo, desde el plan y el diseño del sistema hasta su construcción, prueba, implementación y, finalmente, su desmantelamiento.
Al comprender y gestionar todo el ciclo de vida de sus activos de TI, podrá optimizar el rendimiento, reducir el tiempo de inactividad y tomar decisiones de inversión más inteligentes.
Para ello, las soluciones de gestión del ciclo de vida de TI se centran en varios componentes clave:
- Gestión de contenidos: gestiona la implementación y administración de software, paquetes y parches en el entorno.
- Gestión del aprovisionamiento: define y controla el aprovisionamiento y la implementación de sistemas.
- Gestión de suscripciones: realiza un seguimiento de los activos implementados y sus características, a menudo vinculados a un sistema de registro.
- Evaluación de la configuración: analiza los sistemas para comprender las configuraciones actuales e identificar aquellas que requieren medidas.
- Análisis de desviaciones: utiliza evaluaciones de configuración para comparar los sistemas con las líneas de base y las configuraciones anteriores a fin de identificar diferencias.
- Gestión de la configuración: define y mantiene el estado deseado del sistema, utilizando evaluaciones de la configuración y análisis de desviaciones para actualizar, reconfigurar o aplicar parches a los sistemas.
Las fases de la gestión del ciclo de vida de TI
El proceso de gestión del ciclo de vida de las TI (ITLM) se divide en fases diferenciadas, cada una de las cuales es crucial para optimizar el rendimiento, la rentabilidad y la mitigación de riesgos.
Planificación
Esta fase implica examinar los objetivos de la empresa, identificar las necesidades tecnológicas y desarrollar una estrategia de gestión del ciclo de vida para su infraestructura de TI.
La planificación garantiza que las inversiones en tecnología se ajusten a las metas generales de la empresa.
Las estrategias de planificación integral incluyen:
- Evaluación de necesidades: evaluación de los sistemas actuales para identificar deficiencias y áreas de mejora.
- Presupuestación y previsión: asignación de recursos financieros y predicción de costes futuros.
- Gestión de riesgos: Identificar los riesgos potenciales y desarrollar estrategias de mitigación.
- Hoja de ruta: creación de un plan detallado que describa los cronogramas, los hitos y los resultados clave.
Los análisis empresariales desempeñan un rol fundamental en este sentido. Los analistas recopilan e interpretan datos, obtienen información sobre los requisitos de la organización y los traducen en estrategias de TI viables.
Adquisiciones
La fase de adquisición es donde entran en juego la gestión estratégica y las compras. Esta fase se centra en adquirir el hardware, el software y los servicios necesarios para implementar la estrategia de TI.
Las consideraciones clave incluyen:
- Selección de proveedores: evaluar y elegir los proveedores que ofrezcan el mejor valor, fiabilidad y soporte.
- Negociación de contratos: Conseguir condiciones favorables para proteger los intereses de la organización.
- Gestión de costes: Garantizar que las compras se ajusten al presupuesto de TI y aporten valor a largo plazo.
- Cumplimiento normativo: garantizar que todas las compras cumplan con las normas reglamentarias y los estándares del sector.
Una gestión eficaz en esta fase no solo garantiza un precio óptimo, sino que también asegura que las decisiones de adquisición se tomen con una perspectiva a largo plazo, teniendo en cuenta factores como la escalabilidad, la compatibilidad y las necesidades futuras.
Implementación
Una vez adquiridos, los activos tecnológicos deben integrarse a la perfección en el entorno operativo.
La fase de implementación implica el aprovisionamiento de hardware, la instalación de software y la configuración de sistemas. Esta fase es fundamental para garantizar que las nuevas tecnologías funcionen de manera óptima y aporten un valor inmediato, e incluye lo siguiente:
- Tecnología de aprovisionamiento: configuración de hardware y software para satisfacer las necesidades de la organización.
- Gestión de la configuración: sistemas personalizados para garantizar que funcionen de manera eficaz dentro de la infraestructura existente.
- Pruebas y validación: garantizar que todos los componentes funcionan correctamente y cumplen los estándares de rendimiento.
- Formación y soporte: enseñar a los usuarios a utilizar la nueva tecnología de forma eficaz.
Las implementaciones de software locales requieren un plan y ejecución cuidadosos para minimizar las interrupciones. Esto incluye la instalación y configuración de servidores, redes y otros componentes de infraestructura.
Gestión activa
Una vez implementada la tecnología, la atención se centra en la gestión activa. La fase de gestión activa es la más larga y dinámica, y hace hincapié en la gestión de activos. Esto incluye el seguimiento, la supervisión y la optimización del hardware, el software y las licencias.
El mantenimiento proactivo, las actualizaciones periódicas y el ajuste del rendimiento son esenciales para maximizar el retorno de la inversión. Los elementos clave incluyen:
- Gestión del ciclo de vida de los activos: realizar el seguimiento del hardware y el software para garantizar que se utilicen de manera eficiente y estén actualizados.
- Supervisión de la eficiencia operativa: supervisión continua de los sistemas para detectar y resolver los problemas con rapidez.
- Deuda técnica : Los sistemas heredados/as suelen actualizarse y parchearse para satisfacer necesidades inmediatas sin tener en cuenta las implicaciones a largo plazo. Con el tiempo, estas soluciones rápidas pueden acumularse y ralentizar el desarrollo, aumentar los costes de mantenimiento y crear vulnerabilidades de seguridad.
- Gestión de la seguridad: Implementación de medidas para proteger los sistemas frente a riesgos y amenazas de seguridad.
- Gestión de las relaciones con los clientes (CRM): Garantizar que los servicios de TI satisfagan las necesidades de los clientes internos y externos.
Fin de la vida útil y desmantelamiento
Todos los activos de TI llegan finalmente al final de su vida útil. La fase de fin de vida útil y desmantelamiento implica retirar y desechar la tecnología obsoleta. Las consideraciones clave incluyen:
- Migración de datos: transferencia de datos de sistemas antiguos a nuevos para garantizar la continuidad y la accesibilidad de las operaciones de la empresa.
- Destrucción de datos: borrado seguro de datos de sistemas fuera de servicio para evitar el acceso no autorizado.
- Eliminación de activos de TI (ITAD): Eliminación de hardware de forma responsable con el medio ambiente, lo que puede incluir el reciclaje o la reutilización de equipos. Seguir los principios de ITAD garantiza que la organización cumpla con las normas legales y medioambientales, al tiempo que se minimiza el riesgo.
- Cumplimiento normativo y documentación: garantizar que todas las actividades de desmantelamiento cumplan con la normativa y estén debidamente documentadas.
Caso práctico: Programa HP Planet Partners: una iniciativa ecológica para la gestión del ciclo de vida de los activos de TI (ITAD).
HP Planet Partners es un programa de reciclaje integral que ofrece una solución sostenible para los equipos informáticos al final de su vida útil. Este programa es especialmente relevante para la eliminación de activos informáticos (ITAD), ya que proporciona un método responsable y respetuoso con el medio ambiente para gestionar el hardware informático retirado.
Al asociarse con HP, los proveedores de ITAD pueden:
- Mejore sus esfuerzos de sostenibilidad: contribuya a la economía circular desviando los residuos electrónicos de los vertederos.
- Amplíe las capacidades de reciclaje: acceda a la infraestructura y la experiencia global de HP en materia de reciclaje.
- Mejore la reputación de la marca: demuestre su compromiso con la responsabilidad medioambiental.
- Cumpla con la normativa: Adéptese a las estrictas normas medioambientales y de seguridad de datos.
HP Planet Partners ofrece una amplia gama de servicios, que incluyen recogida, reacondicionamiento, reciclaje y borrado de datos, lo que garantiza que los equipos de TI se gestionen de forma responsable a lo largo de todo el ciclo de vida de la gestión de activos.
Lea también: Estrategias de hoja de ruta de TI: creación e implementación de un plan de acción ganador
Áreas clave de la gestión del ciclo de vida del sistema y sus retos
Cada fase de un plan de gestión del ciclo de vida presenta retos únicos. Sin embargo, con las estrategias y los conocimientos adecuados, que sean prácticos y atractivos, podrá navegar por estas áreas clave de ITLM de manera eficiente.
Gestión de riesgos
En la gestión de riesgos, estar prevenido es estar preparado. Identificar, evaluar y mitigar los riesgos es fundamental para evitar interrupciones imprevistas.
Esta fase implica una evaluación meticulosa de los riesgos, en la que se identifican las amenazas potenciales, se evalúan sus impactos y se diseñan estrategias para contrarrestarlas.
Retos:
- Identificación de riesgos desconocidos: a pesar de un análisis exhaustivo, algunos riesgos siguen siendo difíciles de detectar hasta que se manifiestan.
- Cuantificación del impacto: Estimar el impacto potencial de los riesgos puede ser complejo y, a menudo, requiere modelos y simulaciones sofisticados.
- Asignación de recursos: Equilibrar los recursos para mitigar los riesgos sin comprometer otras áreas operativas es una tarea delicada.
Soluciones:
- Implemente marcos sólidos de evaluación de riesgos, como FMEA (Análisis de modos y efectos de fallos) o simulaciones de Monte Carlo.
- Realizar auditorías y revisiones periódicas para mantener actualizado el registro de riesgos.
- Fomentar una cultura consciente del riesgo dentro de la organización, en la que todos los miembros del equipo contribuyan a la identificación y mitigación de riesgos.
Garantizar la seguridad
¿Sabía que el coste medio de una violación de datos en 2024 fue de 4,88 millones de dólares a nivel mundial? La falta de una gestión adecuada del ciclo de vida de las TI puede dar lugar a vulnerabilidades en los activos de TI obsoletos, lo que los convierte en objetivos prioritarios para los ciberataques.
Desde el diseño inicial hasta el desmantelamiento, deben integrarse medidas de seguridad para proteger contra infracciones, robo de datos y otras actividades maliciosas.
Retos:
- Amenazas en constante evolución: Las amenazas cibernéticas evolucionan constantemente para evadir nuestras defensas, lo que hace que sea difícil mantenerse a la vanguardia.
- Complejidad de los sistemas: los sistemas modernos suelen incluir numerosos componentes interconectados, cada uno de los cuales es potencialmente vulnerable.
- Concienciación de los usuarios: puede resultar difícil garantizar que todos los usuarios comprendan y cumplan los protocolos de seguridad.
Soluciones:
- Adopte un enfoque de seguridad multicapa, que incluya cortafuegos, cifrado y sistemas de detección de intrusiones.
- Actualización y parcheo periódicos de los sistemas para protegerlos contra vulnerabilidades conocidas.
- Impartir sesiones de formación en materia de seguridad a los empleados para aumentar la concienciación y el cumplimiento normativo.
Superar el tiempo de inactividad
El tiempo es dinero. Minimizar el tiempo de inactividad es fundamental para mantener la productividad y la satisfacción del cliente. Las interrupciones del sistema pueden provocar importantes pérdidas económicas y dañar la reputación, por lo que reducir el tiempo de inactividad es una prioridad absoluta.
Un estudio realizado por OpenGear reveló que casi uno de cada tres (31 %) responsables sénior de TI de todo el mundo afirmó que las interrupciones de la red habían costado a sus organizaciones más de 1,2 millones de dólares en el último año. Además, uno de cada seis (17 %) indicó que estas interrupciones habían provocado pérdidas de 6 millones de dólares o más. Cabe destacar que menos de uno de cada diez encuestados (8 %) afirmó no haber incurrido en ningún coste por interrupciones durante este periodo.
Retos:
- Fallos inesperados: los fallos de hardware o las incidencias de software pueden provocar interrupciones repentinas del servicio.
- Ventanas de mantenimiento: programar el mantenimiento sin interrumpir las operaciones de TI puede resultar complicado.
- Tiempo de recuperación: a menudo resulta difícil restablecer rápidamente el funcionamiento normal tras una interrupción del servicio.
Soluciones:
- Implementación de mecanismos de redundancia y conmutación por error para garantizar la continuidad.
- Utilice herramientas de supervisión automatizadas para detectar y resolver los problemas antes de que provoquen interrupciones en el servicio.
- Establezca planes de recuperación ante desastres claros y eficientes para agilizar el proceso de recuperación.
Retos del desarrollo de software
El desarrollo de software está plagado de retos, desde la conceptualización hasta la implementación. Cada fase del desarrollo debe gestionarse meticulosamente para garantizar que el producto final cumpla con las expectativas de los usuarios y esté libre de problemas críticos.
Retos:
- Desviación del alcance: los cambios incontrolados o el crecimiento continuo del alcance del proyecto pueden descarrilar el progreso.
- Garantía de calidad: garantizar que el software no tenga incidencias y funcione bien en diversas condiciones requiere pruebas rigurosas.
- Colaboración: la coordinación entre los diferentes equipos y partes interesadas puede resultar complicada, especialmente en proyectos de gran envergadura.
Soluciones:
- Adopción de metodologías ágiles para gestionar los cambios de alcance de manera eficiente y mantener la flexibilidad.
- Implementación de procesos de integración continua y despliegue continuo (CI/CD) para optimizar las pruebas y el despliegue.
- Utilice herramientas de colaboración y mantenga una comunicación regular para garantizar la alineación y la coordinación entre los equipos.
Implementación de la gestión del ciclo de vida de los sistemas informáticos
Implementar un proceso de gestión del ciclo de vida de TI puede resultar abrumador, pero con ClickUp puede ser sencillo y eficiente.
ClickUp es un sólido software de gestión de proyectos que se adapta específicamente a las complejas necesidades de los equipos de TI.
Desde el seguimiento de tareas hasta la asignación de recursos y el análisis, la solución de TI y PMO de ClickUp le ayuda a gestionar los recursos de TI y a mejorar la gestión del ciclo de vida de sus sistemas de TI. A continuación le explicamos cómo:
Paso 1: Planificación y priorización
Una planificación y priorización adecuadas son esenciales para un intento correcto.
Comience por esbozar los objetivos empresariales y definir el alcance del sistema de TI en ClickUp Docs. Colabore con las partes interesadas y proporcioneles la visibilidad necesaria para alinear los recursos y hacer avanzar los proyectos sin problemas.
A continuación, desglose los objetivos en tareas gestionables de ClickUp. Personalice cada tarea con prioridades, fechas límite y miembros del equipo asignados.
Utilice estos datos para visualizar el cronograma de su proyecto con los diagramas de Gantt de ClickUp, lo que le permitirá planificar cada fase del ciclo de vida del sistema, desde el inicio hasta el cierre. Manténgase al día y adáptese rápidamente a cualquier retraso o cambio en el alcance.
ClickUp también ofrece plantillas de TI gratuitas para gestionar las operaciones de TI. Estas plantillas pueden simplificar su proceso de planificación y garantizar la coherencia entre los proyectos.
Por ejemplo, la plantilla de hoja de ruta de TI de ClickUp es una potente herramienta diseñada para facilitar esta fase del proyecto de TI.
Así es como puede utilizar esta plantilla:
- Priorice los proyectos en función de su alineación con los objetivos estratégicos.
- Asigne tareas en función de su complejidad e importancia para centrarse en el trabajo de mayor impacto.
- Utilice la «Vista de ancho de banda del equipo» para evitar el agotamiento.
- Utilice la «Vista de cronograma» para obtener una visión general clara del proyecto.
- Utilice la vista Gantt para obtener información detallada sobre las dependencias y duraciones de las tareas.
Paso 2: Ejecución y entrega
Una vez establecido el plan, el siguiente paso es la ejecución del proyecto . Comience por asignar tareas a los miembros del equipo y establecer fechas límite utilizando tareas de ClickUp.
A continuación, crea flujos de trabajo personalizados adaptados a los procesos únicos de tu equipo. Utiliza las automatizaciones de ClickUp para simplificar estos flujos de trabajo mediante la automatización de tareas rutinarias, lo que liberará a tu equipo para que se centre en el trabajo de alto impacto.
Utilice las pizarras blancas de ClickUp para colaborar de forma visual y en tiempo real. Le proporcionan un espacio donde sus equipos pueden intercambiar ideas, debatir estrategias y convertir las prioridades principales en tareas viables.
Por último, asegúrese de realizar un seguimiento periódico para detectar cualquier desviación del plan en una fase temprana. Los paneles de control de ClickUp ofrecen información en tiempo real sobre el progreso del proyecto, lo que le permite realizar los ajustes necesarios y mantener todo en marcha para respaldar los objetivos empresariales.
Paso 3: Elaboración de informes y visibilidad
Supervise el progreso de la gestión del ciclo de vida de sus sistemas informáticos con las herramientas de elaboración de informes de ClickUp. Las actualizaciones de progreso basadas en IA de ClickUp Brain proporcionan información sobre múltiples proyectos, lo que le ayuda a ajustar las dependencias o los cambios de alcance sobre la marcha.
La visibilidad del progreso del proyecto es esencial para tomar decisiones y realizar ajustes oportunos. Elija entre más de 15 formas de visualizar su trabajo, incluyendo diagramas de Gantt, Cronogramas, listas, tableros y calendarios con ClickUp Views. Esta flexibilidad garantiza que todos los miembros de su equipo puedan encontrar una vista que se adapte a sus necesidades.
Paso 4: Evaluación y retirada
A medida que se acerque el final del ciclo de vida, evalúe el rendimiento del sistema en relación con los objetivos iniciales. Utilice ClickUp Forms para recopilar comentarios de los usuarios y las partes interesadas. Estos comentarios proporcionan información valiosa sobre la eficacia del sistema y las áreas que se pueden mejorar.
Cuando llegue el momento de retirar el sistema de TI, planifique el proceso cuidadosamente para minimizar las interrupciones. Documente el plan de retirada en ClickUp Docs, describiendo los pasos para la migración de datos, el desmantelamiento y la reasignación de recursos.
Cuando se trata de la gestión de proyectos de TI, la organización es clave. La plantilla de lista de proyectos de TI de ClickUp es un hub centralizado para todos los detalles de sus proyectos. Le permite mantener todo, desde los cronogramas y la complejidad de las tareas hasta la asignación de recursos, en una ubicación de fácil acceso.
Esta plantilla ofrece las siguientes ventajas:
- Consolide la información de los proyectos para mejorar la accesibilidad y la transparencia.
- Simplifique el seguimiento del progreso y la identificación temprana de posibles problemas.
- Optimice la asignación de recursos para obtener la máxima eficiencia y eficacia.
- Implemente un marco estructurado para agilizar la planificación y ejecución de proyectos.
Auditoría: una parte integral del proceso de implementación
La auditoría es la columna vertebral de cualquier estrategia de gestión de TI exitosa, ya que proporciona una evaluación crítica de los sistemas, los procesos y los controles. Las auditorías periódicas identifican vulnerabilidades y deficiencias de cumplimiento, lo que permite a las empresas abordar los problemas antes de que se agraven.
Las auditorías verifican que los sistemas de TI cumplen con leyes como el RGPD, la HIPAA o las normativas específicas del sector. Esto no solo protege a la organización de sanciones legales, sino que también genera confianza entre los clientes y las partes interesadas.
La auditoría no consiste solo en encontrar fallos, sino en optimizar el rendimiento. Mediante un examen exhaustivo del rendimiento y el uso del sistema, las auditorías proporcionan información sobre la asignación de recursos, lo que ayuda a optimizar su uso sin desperdiciar nada.
Los datos son poder, pero solo cuando se analizan correctamente. Al identificar y evaluar los riesgos potenciales, las auditorías proporcionan a las organizaciones los conocimientos necesarios para implementar estrategias eficaces de mitigación de riesgos. La información obtenida de las auditorías también ayuda en la planificación a largo plazo, ya que permite a las organizaciones alinear su estrategia de TI con las metas empresariales y las demandas del mercado.
Gobernanza en la gestión de sistemas informáticos
La gobernanza en la gestión de sistemas de TI consiste en alinear las iniciativas tecnológicas con las metas de la organización. Proporcionan un marco para la toma de decisiones, la rendición de cuentas y la gestión del rendimiento.
Al centrarse en los resultados, la gobernanza garantiza que las inversiones en TI aporten un valor tangible, respaldando el crecimiento y la innovación.
Las estructuras de gobernanza aclaran los roles y responsabilidades y delimitan los procesos de toma de decisiones, lo que garantiza que estas se tomen de manera eficiente y con la autoridad adecuada.
Establece protocolos claros para identificar, evaluar y gestionar los riesgos mediante revisiones y auditorías periódicas. La gobernanza garantiza que los sistemas de TI cumplan con la normativa, lo que reduce el riesgo de problemas legales.
Ventajas y desventajas de la gestión del ciclo de vida de los sistemas de TI
Mediante la gestión sistemática del ciclo de vida de los activos de TI, desde su creación hasta su retirada, las empresas pueden mejorar su productividad, optimizar el rendimiento y alinear las iniciativas de TI con las metas estratégicas.
Sin embargo, como cualquier enfoque de gestión, ITLM tiene ventajas y desafíos.
Ventajas
Estas son algunas de sus ventajas:
- Aumento de la productividad: al optimizar los procesos y garantizar una asignación eficiente de los recursos, ITLM minimiza el tiempo de inactividad y maximiza el tiempo de actividad, lo que permite a los empleados centrarse en sus responsabilidades principales.
- Optimización de recursos: mediante una gestión eficaz de los activos de TI, las organizaciones pueden garantizar un uso óptimo del hardware, el software y los recursos humanos, eliminando los cuellos de botella y reduciendo el desperdicio.
- Automatización de tareas rutinarias: la automatización de tareas rutinarias, como las actualizaciones de software y el mantenimiento de hardware, libera al personal de TI para que pueda centrarse en iniciativas más estratégicas.
- Rendimiento mejorado: la supervisión y el mantenimiento regulares evitan fallos del sistema y reducen el riesgo de interrupciones inesperadas, lo que garantiza que los sistemas informáticos funcionen al máximo rendimiento.
- Gestión estratégica: ITLM proporciona datos valiosos sobre el rendimiento y el uso de los activos, lo que permite tomar decisiones informadas sobre actualizaciones, sustituciones y asignación de recursos.
Inconvenientes
A pesar de sus numerosas ventajas, la gestión del ciclo de vida de las TI también presenta retos y complejidades específicos que las organizaciones deben afrontar.
- Complejidades de la implementación: La implementación de una estrategia eficaz de ITLM requiere mucho tiempo, recursos y experiencia. El establecimiento de un marco de ITLM implica una inversión en tecnología, formación y personal, lo que puede suponer un obstáculo para las organizaciones más pequeñas.
- Retos de gestión: Una vez implementada, la gestión de una estrategia de ITLM puede presentar retos continuos. Equilibrar prioridades contrapuestas y tomar decisiones basadas en datos puede resultar complejo, especialmente en entornos dinámicos o que evolucionan rápidamente.
Implemente una estrategia eficaz de ITLM con ClickUp.
La gestión del ciclo de vida de las TI (ITLM) es una práctica fundamental para las organizaciones que se esfuerzan por mantener su competitividad y eficiencia mediante la racionalización de las operaciones, la optimización de los recursos y la garantía de que sus activos de TI se ajustan a los objetivos estratégicos.
El concepto de «pensamiento de ciclo de vida», que hace hincapié en la gestión holística de los sistemas de TI a lo largo de toda su vida útil, es fundamental para la ITLM. Las organizaciones pueden beneficiarse del uso optimizado de los recursos en cada fase del ciclo de vida y crear una infraestructura de TI resistente que se adapte rápidamente a las necesidades cambiantes.
Mejore sus operaciones de TI y aproveche el poder de la gestión del ciclo de vida de los sistemas de TI. No hay mejor momento para empezar que ahora. Desde el seguimiento del progreso de los proyectos hasta la garantía de la alineación estratégica, ClickUp ofrece funciones que le ayudarán a mantenerse a la vanguardia.
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