Comunicación formal frente a comunicación informal: Diferencias, similitudes y consejos para mejorar

Si se pregunta a los empleados qué les hace trabajar mejor, es posible que digan que las jerarquías son planas, que la dirección les da compatibilidad o incluso que se trata de la cultura de la oficina. Pero lo que realmente sugieren es una comunicación eficaz.

Desde las interacciones amistosas y el trabajo en equipo hasta los canales y formatos regulados, una comunicación clara garantiza que las ideas y los comentarios se compartan con eficacia, lo que facilita el trabajo de todos y aumenta su impacto.

Según Grammarly El estado de la comunicación en la empresa el 93% de los directivos de empresa cree que su capacidad para trabajar eficazmente depende de la forma en que las personas se comunican a su alrededor.

La comunicación en una organización puede ser formal o informal. Ambas son importantes en su contexto, pero las cosas se complican cuando se confunden

En este artículo hablaremos de la comunicación formal frente a la informal, explicaremos cuándo utilizar una u otra y le ayudaremos a mejorar sus habilidades generales de comunicación dentro de un ajuste organizativo.

Comprender la comunicación formal

La mayoría de los entornos de trabajo cuentan con protocolos de comunicación oficiales que refuerzan la imagen y la cultura de la empresa, diseñados para reducir los errores y las distracciones en las interacciones de los empleados.

La comunicación formal se refiere a una forma estructurada de intercambiar información a través de canales oficiales. Estas conversaciones se supervisan y rastrean y siguen una jerarquía predefinida. Las cadenas de correo electrónico, las solicitudes de tareas, las videoconferencias, los libros blancos, las actualizaciones de proyectos y los canales de chateo regulados por la empresa son algunos ejemplos destacados.

Es totalmente práctico y pretende formalizar la comunicación para compartir la información tal y como desea la empresa.

Tipos de comunicación formal

Dependiendo de cómo se compartan las ideas, la comunicación formal puede ser de tres tipos:

• Vertical: Cuando la comunicación formal tiene lugar a través de los niveles organizativos en una cadena jerárquica. Los superiores pueden hablar con sus subordinados (de arriba abajo), y los subordinados pueden compartir ideas con sus superiores (de abajo arriba)
• Lateral u horizontal: Cuando empleados de distintos departamentos que trabajan al mismo nivel se comunican entre sí. Por ejemplo, los miembros de un equipo de desarrollo de productos se comunican entre sícomunicación colaborativa con sus colegas de marketing para organizar el lanzamiento de un producto
• Diagonal o transversal: Esto significa que los empleados de distintos departamentos que trabajan a varios niveles pueden comunicarse en diagonal. Un ejemplo sería un jefe de equipo de producto que hablara con un representante de desarrollo de ventas (SDR) para determinar las peticiones de funciones a las que dar prioridad en el siguiente sprint

Características de la comunicación formal

Puedes identificar la comunicación formal identificando algunos rasgos distintivos:

• Consistencia en torno a protocolos y vocabulario profesional
• Naturaleza asíncrona y basada en la aprobación, lo que a menudo la hace lenta y laboriosa
• Forma escrita de ejecución, que la hace detallada, orientada a la tarea y fácilmente referenciable
• Enfoque en la privacidad, que hace de la comunicación formal una opción ideal para un enfoque de confidencialidad del proyecto basado en la necesidad de conocer

Ejemplos de comunicación formal

Una buena forma de identificar la comunicación formal es ver si está documentada oficialmente. Los documentos de compatibilidad dentro de la matriz de comunicación interna pueden incluir

• hilos de correo electrónico
• pedidos y actualizaciones de inventario
• solicitudes de tareas
• comunicaciones asíncronas por vídeo y seminarios web en directo

La comunicación formal facilita eficazmente el funcionamiento interno entre departamentos, colegas y jerarquías.

Dado que este flujo de comunicación se basa en sistemas y directrices, una estrategia de comunicación racionalizada puede ayudarle a transmitir la información de forma más eficaz. Como plataforma de gestión de la productividad todo en uno, ClickUp se centra sobre todo en la comunicación en equipo y en las formas de mejorar las interacciones en el entorno de trabajo.

Por ejemplo, el Plantilla de comunicación interna de ClickUp está hecha a medida para quienes desean establecer una sólida cultura empresarial a nivel interno.

Descargar esta plantilla

Configure su estrategia de comunicación interna desde cero modificando las metas, las partes interesadas, las vistas de lista y el calendario mediante la plantilla de comunicación interna de ClickUp

Con esta plantilla, puede implementar cómo se debe transmitir la información, escalar los puntos de contacto de la comunicación para mantenerse al día con las complejidades y cumplir con varias leyes de privacidad de datos, todo sin empezar desde cero.

A continuación le explicamos cómo hacerlo:

• Ajuste las metas, tareas y subtareas de comunicación conMetas de ClickUp yTareas de ClickUp, delegar tareas a las partes interesadas y ajustar cronogramas y plazos conCalendario ClickUp* Configure canales internos como correos electrónicos, chats y reuniones y prescriba reglas generales para contener el flujo de información
• Modifique estados, campos y vistas personalizados para cribar las actualizaciones y supervisar el contenido

Esta plantilla es ideal para mantener la transparencia en todos los ámbitos y ayudar a los empleados a ser productivos en el trabajo. También sirve como hub centralizado para mantener conversaciones, anuncios y documentos relacionados con la comunicación en un solo lugar.

Ventajas e inconvenientes de la comunicación formal

La comunicación formal tiene puntos fuertes y débiles. Comprender estos pros y contras es crucial para saber cuándo utilizar los canales oficiales predefinidos.

Ventajas de la comunicación formal

La comunicación formal es una parte esencial de una empresa que funciona bien porque

• Fomenta la disciplina y la profesionalidad entre los trabajadores
• Aporta transparencia y eficacia a las conversaciones
• Puesto que la mayor parte está documentada, favorece las auditorías y la compatibilidad de los datos

Desventajas de la comunicación formal

Dicho esto, los factores que hacen que la comunicación formal sea tan eficaz también la hacen rígida.

• Este tipo de comunicación tiene poco margen para la individualidad, ya que da prioridad al trabajo sobre los sentimientos y opiniones personales
• Los hilos de larga duración que se mantienen en aras de la normativa pueden consumir mucho tiempo
• Puede parecer fría y desanimar a los empleados

**Lee también las 10 mejores apps y herramientas de comunicación entre equipos en 2024

El rol de la comunicación formal en las organizaciones

Es difícil imaginar una empresa sin una comunicación formal estrategia de comunicación . El cumplimiento de estas normas significa que la información se comparte de forma transparente, sin distorsiones y de manera que pueda ser objeto de seguimiento para su consulta.

En organizaciones con jerarquías internas complejas, también establece la autoridad y fomenta la disciplina de los empleados.

Comprender la comunicación informal

No todas las conversaciones tienen que pasar por canales formales. Algunas conversaciones personales e instantáneas consiguen hacer el trabajo ahorrando tiempo.

Seguro que ha oído hablar de comunicación de vid -el modo no oficial en que los compañeros comparten información entre sí.

La comunicación informal es el flujo no oficial de información basado en las relaciones sociales que comparten los empleados. Es espontánea, fluida y rápida. La comunicación verbal sobre tareas, ayudar a un compañero en el trabajo o charlar sin estrés en un lenguaje informal durante la pausa para comer: todo lo que no siga los canales de comunicación regulados por la empresa forma parte de la comunicación informal.

Tipos de comunicación informal

La comunicación informal no sigue reglas ni estructuras estrictas, por lo que es muy flexible y dinámica. Puede adoptar muchos formularios, cada uno de los cuales sirve a diferentes propósitos y contextos dentro de un lugar de trabajo.

He aquí sus cuatro tipos principales:

• **Cuando una persona dice algo a otra y ésta transmite el mismo mensaje a otra, la cadena continúa. Es el tipo más natural de comunicación informal
• Cadena en racimo: Cuando alguien confía en su par de confianza, y éste comparte la información con otras personas en las que confía. Este tipo de conversión se basa en la confianza, pero se transmite entre grupos seleccionados de personas. Un ejemplo sería que el director hablara por separado de los cambios del cliente con el equipo de producto y que los miembros del equipo de producto hablaran de lo mismo con el equipo de diseño
• Cadena de cotilleos: El tipo más común de comunicación informal es la cadena de cotilleos, en la que la gente habla con grupos de personas y esos grupos comparten lo mismo con otros grupos de personas. Es la forma más rápida de difundir información de manera informal
• Cadena de probabilidad: A veces, un empleado puede elegir aleatoriamente a unos cuantos compañeros para compartir información, y esos compañeros continúan la tendencia transmitiendo aleatoriamente el contenido a otros. Un ejemplo sería alguien que menciona las nuevas políticas de RR.HH. a un compañero que se sentó en la misma mesa durante el almuerzo

Características de la comunicación informal

La comunicación informal va más allá del correo electrónico y los paneles de control, y tiene algunos rasgos clave para identificarla fácilmente:

• Es instantánea, personal y despreocupada
• Como modalidad de comunicación sincrónica, reduce el tiempo necesario para seguir la vía formal, lo que hace que los empleados sean más productivos
• La comunicación informal es buena para la moral de los empleados, ya que tienen amigos con los que compartir sus sentimientos
• A pesar de la comodidad de las conversaciones informales, pueden ser inexactas, ya que el contenido no está documentado, verificado ni es rastreable
• Los empleados descontentos suelen crearproblemas de comunicación difundiendo información errónea a través de canales informales

Ejemplos de comunicación informal

Cualquier conversación informal que no deba registrarse en el sistema forma parte de la comunicación informal. Puede incluir

• Información verbal sobre tareas y proyectos
• Charlas y saludos en el pasillo
• Comidas de grupo y retiros de empresa

Es posible que encuentres a compañeros hablando informalmente sobre cómo han pasado el fin de semana, el partido que vieron anoche o la nueva política del departamento de Recursos Humanos.

Ventajas e inconvenientes de la comunicación informal

La comunicación informal puede ser increíblemente eficaz, pero su intento correcto depende en gran medida del contexto en el que se utilice. Entender en qué destaca la comunicación informal y en qué se queda corta puede ayudarte a aprovechar sus puntos fuertes y mitigar sus inconvenientes.

Ventajas de la comunicación informal

La comunicación informal suple los límites de la comunicación formal.

• Hace que la experiencia en la oficina sea más natural y conversacional
• Ayuda a los empleados a abrirse a sus colegas y crea vínculos que contribuyen al trabajo en equipo
• La comunicación informal aumenta la confianza y el sentimiento de pertenencia, dos elementos clave en los empleados altamente productivos.

Desventajas de la comunicación informal

Sin embargo, la comunicación informal no está exenta de defectos.

• No está regulada y puede hacer que la desinformación se propague rápidamente
• Si los empleados se dedican demasiado a charlar y cotillear, esto puede afectar negativamente a la cultura de equipo y a la productividad
• La dirección no puede hacer un seguimiento de las conversaciones informales, por lo que no hay rendición de cuentas

Muchos de los fallos de la comunicación informal se deben a la falta de estructura de la comunicación interna, ya que las actualizaciones se transmiten verbalmente. Una de las mejores formas de mitigar este problema es utilizar un sistema de comunicación informal

plantilla de comunicación del plan del proyecto

como la plantilla

Plantilla de comunicación con los empleados ClickUp

. Es una forma sencilla pero completa de difundir información para que las personas pertinentes se mantengan al día con datos auténticos.

Como habrás adivinado, a los equipos de RR. HH. les resulta especialmente útil.

Descargar esta plantilla

Utilice la plantilla de comunicación con los empleados de ClickUp para establecer una forma estándar de compartir información con los empleados

A continuación le explicamos cómo sacarle el máximo partido:

• Planifique y aplique su estrategia de comunicación utilizando la vista "Estrategia del plan de comunicación"
• Utilice la vista "Guía de introducción" para explicar la matriz de comunicación y las normas básicas para evitar errores de comunicación
• Utilice la vista "Actualizaciones de la comunicación" para hacer un seguimiento de las actualizaciones antiguas y futuras
• Reduzca la necesidad de comunicación informal supervisando las interacciones enPaneles de ClickUp* Cree un diseño visual fácil de seguir añadiendo estados personalizados para supervisar el progreso de las tareas y subtareas dentro de su plan de comunicación

Esta plantilla combina la gestión de proyectos con la gestión de empleados para una comunicación fluida.

El rol de la comunicación informal en las organizaciones

En el mejor de los casos, la comunicación informal crea conexiones (a internet) con otros empleados. Rompe jerarquías, facilita el flujo gratuito/a de información y fomenta la empatía. Una suave palmadita en la espalda por un buen trabajo, ayudar a un subalterno a resolver un problema o prestar oídos para que los compañeros se sientan escuchados son gestos que no son del todo posibles en un ajuste formal.

Los Estudios Hawthorne, realizados por Elton Mayo, demostraron que la comunicación informal afecta al desarrollo y refuerzo de las normas de rendimiento y las expectativas de los miembros dentro de los grupos de trabajo. Esto sugiere que las interacciones informales pueden figurar en la cultura organizativa y las normas más eficazmente que la comunicación formal

Comunicación formal vs. informal

Los lugares de trabajo no pueden elegir un canal por defecto sobre el otro, ya que ambos tipos de comunicación son importantes en los contextos. Entendamos en qué se diferencian y cómo pasar de uno a otro.

Diferencias clave entre comunicación formal e informal

Panorámica de las diferencias clave entre comunicación formal e informal:

Similitudes entre comunicación formal e informal

A pesar de sus enfoques marcadamente diferentes, la comunicación formal e informal trabajan juntas para establecer una cultura empresarial positiva.

• Ofrecen a las personas libertad para compartir ideas y contextos a través de diversos canales y formatos
• Tanto la comunicación formal como la informal ayudan a la toma de decisiones y a la productividad
• Las personas absorben la información más rápidamente cuando se combinan distintos canales de difusión

Equilibrar la comunicación formal e informal en los ajustes internos

El secreto de un lugar de trabajo altamente productivo es equilibrar las comunicaciones formales e informales. Si te cuesta entender cuándo utilizar cada formato, busca las políticas de la empresa sobre comunicación oficial. Las estrategias de comunicación formal suelen estar bien documentadas por RR.HH. y los jefes de equipo. En ellas encontrarás canales, cronogramas, procesos y normas aprobados.

**Como regla general, si algo está estrictamente relacionado con el trabajo, requiere que otras personas lo sepan y es confidencial, debe pasar por el canal formal

La diferencia clave entre los canales de comunicación formales e informales estriba en la mentalidad. Debes utilizar la comunicación informal cuando te tomes un descanso o te pongas al día rápidamente con un compañero de trabajo. Pero recuerda no abusar de los canales informales ni actuar a partir de información que no puedas verificar. Observando cuándo y cómo utilizan los demás la comunicación formal e informal, puedes aprender a equilibrarlas.

Ejemplos en los que la comunicación formal e informal se entrelazan

Imagina a Sarah, gestora de proyectos, haciendo malabarismos con la comunicación formal e informal en su trabajo diario. Empieza el día con una reunión de equipo estructurada, siguiendo un orden del día estricto y documentando los elementos de acción. Más tarde, se encuentra con Bob, de marketing, en la sala de descanso y, mientras toman un café, intercambian ideas sobre una brillante campaña. Esta combinación de estructura formal e interacción informal mantiene a su equipo alineado y estimula la innovación.

Mientras tanto, Alex, un recién contratado, experimenta de primera mano el poder de la mezcla de estilos de comunicación. Asiste a una sesión formal de incorporación en la que asimila las políticas y procedimientos de la empresa. Pero es en la comida informal con su mentor, Javier, donde realmente aprende las reglas no escritas de la cultura de la oficina. Cuando Alex se enfrenta a su primera evaluación de rendimiento, un proceso formal, agradece los comentarios informales que Javier le ha proporcionado en todo momento, ayudándole a sentirse preparado y con compatibilidad en su nuevo rol.

Lee también: las 10 mejores herramientas y software de comunicación en el lugar de trabajo en 2024

Herramientas para una comunicación eficaz

Establecer pautas de comunicación es difícil, y más difícil aún es mantenerlas a lo largo del tiempo. A medida que la empresa crece en términos de operaciones, plantilla, socios y clientes, empiezan a aparecer pequeñas lagunas que conducen a la falta de comunicación, la información falsa y la falta de claridad.

Utilizar una herramienta de comunicación interna como ClickUp simplificará el flujo de información. He aquí cómo:

• UtiliceDocumentos de ClickUp para elaborar planes de comunicación, invitar a personas a colaborar en la wiki de comunicación, añadir enlaces y archivos relevantes y utilizar el editor de texto enriquecido para mejorar la navegación
• Ejecutar la creación y distribución de contenidos utilizandoCerebro ClickUp. Pídale a la herramienta de IA que analice los planes de comunicación formales y destaque las áreas de mejora, cree esquemas de contenido e incluso pídale que le sugiera los siguientes pasos. Es su asistente de IA que vive en su espacio ClickUp, listo para servirle contenido relevante

Utilice las herramientas de IA de ClickUp Brain para escribir, editar, resumir, corregir y traducir cualquier tipo de texto en los documentos de ClickUp

• UtiliceChat de ClickUp para reunir todas las conversaciones en tiempo real en un solo lugar. Puede asignar tareas, compartir contenidos relacionados con los proyectos, crear vistas de chat individuales y gestionar los privilegios de acceso. Esto mejora enormemente la velocidad de la comunicación formal

Colabore, comuníquese, envíe comentarios y comparta metas sin problemas en la vista de chat de ClickUp

• Para las conversaciones en las que los mensajes de texto no captan el contexto completo, pruebe conClips de ClickUp. Grabe su pantalla y guíe a su equipo a través de instrucciones, módulos de formación, funciones de software, planes de marketing, flujos de trabajo de proyectos, comentarios y mucho más, con voces en off de apoyo

En lugar de escribir, haz clic en el icono de vídeo y comparte tus pensamientos con claridad para hacer avanzar cualquier conversación en ClickUp Clips

• Cambie entre las vistas Tablero Kanban, Lista, Tabla y Gantt para ayudar a los interesados a comprender el trabajo en curso y cómo comunicarse con otros interesados
• Visualice iniciativas estratégicas conPizarras ClickUp para que las partes interesadas obtengan la información correcta desde el principio. Añada ideas, organícelas con una función de arrastrar y soltar y conviértalas en tareas individuales. Es fácil de seguir y reduce el tiempo perdido en cadenas de correo electrónico

En lugar de empezar de cero, prueba el

Plantilla de plan de comunicación ClickUp

. Puede seguir modificando y desarrollando este documento totalmente personalizable para adaptarlo a sus casos de uso.

Por ejemplo, supongamos que el director de ventas está implementando un programa para un nuevo grupo demográfico. En ese caso, puede explicar a los SDR cómo comunicarse, seguir protocolos y actualizar el estado de los acuerdos. De este modo, los SDR sabrán qué implica una comunicación formal y qué pueden discutir de manera informal.

Descargar esta plantilla

Implemente una estrategia de comunicación coherente en toda la organización documentando las partes interesadas, los roles y los canales con la plantilla del plan de comunicación de ClickUp

Con este plan de acción documentado, podrá

• Crear un marco en ClickUp Docs para que los equipos sigan una estrategia de comunicación coherente con
• Establecer roles y partes interesadas a través de las tareas de ClickUp para que la gente sepa qué discutir y con quién
• Definir canales de comunicación formales y editar vistas y campos personalizados para mejorar la visibilidad
• UtiliceHitos de ClickUp para realizar un seguimiento y medir el rendimiento

Lo mejor de la plantilla es que las empresas pueden utilizarla para organizar la comunicación interna y fijar sus mensajes a clientes y proveedores.

Mejore la comunicación interna con ClickUp

Las conversaciones sinceras, transparentes y en tiempo real construyen la cultura corporativa y ayudan a los empleados a ser más productivos. Tanto los canales formales como los informales animan a los empleados a ser más productivos.

Como herramienta de colaboración empresarial clickUp ayuda a directivos y empleados a comunicarse eficazmente sin tener que cambiar entre demasiadas plataformas. Dispone de una serie de herramientas digitales pensadas para la comunicación sobre la marcha.

Registrarse en ClickUp

y refuerce su comunicación interna.