Si le preguntas a los empleados qué les hace trabajar mejor, es posible que te respondan que las jerarquías planas, una dirección que les apoya o incluso la cultura de la oficina. Pero lo que realmente sugieren es una comunicación eficaz.
Desde interacciones amistosas y trabajo en equipo hasta canales y formatos regulados, una comunicación clara garantiza que las ideas y los comentarios se utilicen de manera eficaz, lo que facilita el trabajo de todos y lo hace más impactante.
Según el informe «El estado de la comunicación empresarial» de Grammarly, el 93 % de los líderes empresariales cree que su capacidad para trabajar de forma eficaz depende de la forma en que se comunican las personas que les rodean.
Las comunicaciones en una organización pueden ser formales o informales. Ambas son importantes dentro de su contexto, pero las cosas se complican cuando las personas confunden ambas.
En este artículo, analizaremos la comunicación formal frente a la informal, explicaremos cuándo utilizar cada una de ellas y le ayudaremos a mejorar sus habilidades comunicativas generales en el ámbito organizativo.
⏰ Resumen de 60 segundos
La comunicación formal es estructurada y profesional, mientras que la comunicación informal es casual y espontánea. Ambas son esenciales para la colaboración, la productividad y la cultura de la empresa.
- Cuándo utilizar cada estilo de comunicación Comunicación formal: ideal para políticas, informes, contratos, reuniones y anuncios oficiales. Comunicación informal: perfecta para intercambios de ideas, actualizaciones rápidas, creación de vínculos entre el equipo y debates para la resolución de problemas.
- Comunicación formal: ideal para políticas, informes, contratos, reuniones y anuncios oficiales.
- Comunicación informal: perfecta para intercambiar ideas, compartir novedades rápidamente, fomentar el espíritu del equipo y debatir sobre la resolución de problemas.
- Comunicación formal: ideal para políticas, informes, contratos, reuniones y anuncios oficiales.
- Comunicación informal: perfecta para intercambiar ideas, compartir novedades rápidamente, fomentar el espíritu del equipo y debatir sobre la resolución de problemas.
- Equilibrar ambos aspectos para fortalecer el lugar de trabajo La clave está en combinar eficazmente la comunicación formal e informal, garantizando la claridad, la estructura y la eficiencia, al tiempo que se mantiene un entorno de trabajo colaborativo y abierto.
- La clave está en combinar eficazmente la comunicación formal y la informal, garantizando la claridad, la estructura y la eficiencia, al tiempo que se mantiene un entorno de trabajo colaborativo y abierto.
- La clave está en combinar eficazmente la comunicación formal y la informal, garantizando la claridad, la estructura y la eficiencia, al tiempo que se mantiene un entorno de trabajo colaborativo y abierto.
- Mejora la comunicación en el lugar de trabajo con ClickUp: ClickUp Docs: organiza y documenta la comunicación formal. ClickUp Chat & Comments: agiliza las conversaciones informales sin perder el contexto. ClickUp Pizarras: genera ideas y visualízalas en tiempo real. ClickUp Notificaciones & Tareas: asegúrate de que las actualizaciones importantes no se pierdan.
- ClickUp Docs: Organiza y documenta la comunicación formal.
- Chat y comentarios de ClickUp: optimiza las conversaciones informales sin perder el contexto.
- Pizarras ClickUp: haz una lluvia de ideas y visualízalas en tiempo real.
- Notificaciones y asignación de tareas de ClickUp: asegúrate de que no se pierdan las actualizaciones importantes.
- ClickUp Docs: Organiza y documenta la comunicación formal.
- Chat y comentarios de ClickUp: optimiza las conversaciones informales sin perder el contexto.
- Pizarras ClickUp: haz una lluvia de ideas y visualízalas en tiempo real.
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Comprender la comunicación formal
La mayoría de los entornos de trabajo cuentan con protocolos de comunicación oficiales que refuerzan la imagen y la cultura de la empresa, y que están diseñados para reducir los errores y las distracciones en las interacciones entre los empleados.
La comunicación formal se refiere a una forma estructurada de intercambiar información a través de canales oficiales. Estas conversaciones se supervisan y se pueden rastrear, y siguen una jerarquía predefinida. Las cadenas de correos electrónicos, las solicitudes de tareas, las videoconferencias, los informes técnicos, las actualizaciones de proyectos y los canales de chat regulados por la empresa son algunos ejemplos destacados.
Es totalmente práctico y tiene como objetivo formalizar la comunicación para compartir información tal y como desea la empresa.
Tipos de comunicación formal
Dependiendo del modo en que se utilicen las ideas, la comunicación formal puede ser de tres tipos:
- Vertical: cuando la comunicación formal tiene lugar entre distintos niveles organizativos en una cadena jerárquica. Los superiores pueden hablar con sus subordinados (de arriba abajo) y los subordinados pueden compartir ideas con sus superiores (de abajo arriba).
- Lateral u horizontal: cuando los empleados de diferentes departamentos que trabajan al mismo nivel se comunican entre sí. Por ejemplo, los miembros del equipo de desarrollo de productos colaboran con sus compañeros de marketing para organizar el lanzamiento de un producto.
- Diagonal o transversal: Esto significa que los empleados de diferentes departamentos que trabajan en distintos niveles pueden comunicarse de forma diagonal. Un ejemplo sería el jefe de un equipo de producto hablando con un representante de desarrollo de ventas (SDR) para determinar las solicitudes de funciones que se deben priorizar en el próximo sprint.
Características de la comunicación formal
Puedes identificar la comunicación formal mediante algunos rasgos distintivos:
- Coherencia en los protocolos y el vocabulario profesional.
- Naturaleza asincrónica y basada en la aprobación, lo que a menudo la hace lenta y laboriosa.
- Forma escrita de ejecución, lo que la hace detallada, orientada a tareas y fácil de consultar.
- Céntrate en la privacidad, lo que hace que la comunicación formal sea una opción ideal para un enfoque basado en la necesidad de conocer la información confidencial del proyecto.
Ejemplos de comunicación formal
Una buena forma de identificar la comunicación formal es ver si se documenta oficialmente. Los documentos de apoyo dentro de la matriz de comunicación interna pueden incluir
- Cadenas de correos electrónicos
- Pedidos y actualizaciones de inventario
- solicitudes de tareas
- Comunicaciones de vídeo asíncronas y seminarios web en directo.
La comunicación formal facilita eficazmente las operaciones internas entre departamentos, compañeros y jerarquías.
Dado que este flujo de comunicación se basa en sistemas y directrices, una estrategia de comunicación optimizada puede ayudarte a transmitir la información de forma más eficiente. Como plataforma integral de gestión de la productividad, ClickUp se centra principalmente en la comunicación del equipo y en las formas de mejorar las interacciones en el entorno de trabajo.
Por ejemplo, la plantilla de comunicación interna de ClickUp está diseñada a medida para personas que desean establecer una sólida cultura empresarial a nivel interno.
Con esta plantilla, puede implementar cómo se debe transmitir la información, ampliar los puntos de contacto de comunicación para mantenerse al día con las complejidades y cumplir con diversas leyes de privacidad de datos, todo ello sin empezar desde cero.
Así es como puedes hacerlo:
- Establece metas, tareas y subtareas de comunicación con ClickUp Goals y ClickUp Tasks, delega tareas a las partes interesadas y establece cronogramas y fechas límite con ClickUp Calendar.
- Establece canales internos, como correos electrónicos, chats y reuniones, y establece reglas generales para controlar el flujo de información.
- Modifica los estados, campos y vistas personalizados para filtrar las actualizaciones y supervisar el contenido.
Esta plantilla es ideal para mantener la transparencia en todos los ámbitos y ayudar a los empleados a tener una alta productividad en el trabajo. También sirve como hub para mantener las conversaciones, los anuncios y los documentos relacionados con las comunicaciones de toda la empresa en un solo lugar.
Ventajas y desventajas de la comunicación formal.
La comunicación formal tiene puntos fuertes y débiles. Comprender estas ventajas e inconvenientes es fundamental para saber cuándo utilizar los canales oficiales predefinidos.
Ventajas de la comunicación formal
La comunicación formal es una parte esencial de una empresa de alto rendimiento porque
- Fomenta la disciplina y la profesionalidad entre los trabajadores.
- Aporta transparencia y eficiencia a las conversaciones.
- Dado que la mayor parte está documentada, ofrece compatibilidad con las auditorías y el cumplimiento de la normativa sobre datos.
Desventajas de la comunicación formal
Dicho esto, los factores que hacen que la comunicación formal sea tan eficaz también la hacen rígida.
- Este tipo de comunicación deja poco margen para la individualidad , ya que prioriza el trabajo por encima de los sentimientos y opiniones personales.
- Los largos hilos de discusión que se mantienen por motivos normativos pueden consumir mucho tiempo.
- Puede parecer frío y desalentar la creación de vínculos entre los empleados.
📮ClickUp Insight: Alrededor del 41 % de los profesionales prefieren la mensajería instantánea para la comunicación en el equipo.
Aunque ofrece intercambios rápidos y eficientes, los mensajes suelen distribuirse en múltiples canales, hilos o mensajes directos, lo que dificulta la recuperación posterior de la información.
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El rol de la comunicación formal en las organizaciones.
Es difícil imaginar una empresa sin una estrategia de comunicación formal. El cumplimiento de estas normas garantiza que la información se use de forma transparente, sin distorsiones y de manera que se pueda realizar el seguimiento para su uso compartido y consulta.
En organizaciones con jerarquías internas complejas, también establece la autoridad y fomenta la disciplina de los empleados.
Comprender la comunicación informal
No todas las conversaciones tienen que pasar por canales formales. Algunas conversaciones personales e instantáneas permiten terminar el trabajo ahorrando tiempo.
Seguro que ha oído hablar de la comunicación informal, es decir, las formas no oficiales en que los compañeros de trabajo realizan un uso compartido de la información.
La comunicación informal es el flujo no oficial de información basado en las relaciones sociales que comparten los empleados. Es espontánea, fluida y rápida. La comunicación verbal sobre tareas, ayudar a un compañero de trabajo o mantener charlas distendidas en lenguaje informal durante la pausa para comer: cualquier cosa que no siga los canales de comunicación regulados por la empresa forma parte de la comunicación informal.
Tipos de comunicación informal
La comunicación informal no sigue reglas ni estructuras estrictas, lo que la hace muy flexible y dinámica. Puede adoptar muchas formas, cada una con diferentes propósitos y contextos dentro del lugar de trabajo.
Estos son los cuatro tipos principales:
- Cadena de un solo eslabón: cuando una persona le dice algo a otra persona, y esa persona transmite el mismo mensaje a otra persona, la cadena continúa. Es el tipo más natural de comunicación informal.
- Cadena de clústeres: cuando alguien confía en un compañero de confianza y este comparte la información con otras personas en las que confía. Este tipo de conversación se basa en la confianza, pero se transmite entre grupos seleccionados de personas. Un ejemplo sería el caso de un gerente que discute por separado los cambios de los clientes con el equipo de producto y los miembros del equipo de producto discuten lo mismo con el equipo de diseño.
- Cadena de rumores: el tipo más común de comunicación informal, la cadena de rumores implica que las personas hablan con grupos de personas y esos grupos tienen un uso compartido de la información con otros grupos de personas. Es la forma más rápida de difundir información de manera informal.
- Cadena de probabilidad: a veces, un empleado puede elegir al azar a algunos compañeros para compartir información, y esos compañeros continúan la tendencia transmitiendo aleatoriamente el contenido a otros. Un ejemplo sería alguien que hace una mención sobre las nuevas políticas de RR. HH. a un compañero que se sentó en la misma mesa durante el almuerzo.
Características de la comunicación informal
La comunicación informal va más allá de los correos electrónicos y los paneles, y tiene algunas características clave que permiten identificarla fácilmente:
- Es instantánea, personal y desenfadada.
- Al tratarse de un modo de comunicación sincrónico, reduce el tiempo necesario para seguir la vía formal, lo que aumenta la productividad de los empleados.
- La comunicación informal es buena para la moral de los empleados, ya que tienen amigos con los que pueden compartir sus sentimientos.
- A pesar de la comodidad de las conversaciones informales, pueden ser inexactas, ya que el contenido no está documentado, verificado ni es rastreable .
- Los empleados descontentos suelen crear problemas de comunicación al difundir información errónea a través de canales informales.
Ejemplos de comunicación informal
Cualquier conversación informal que no sea necesario registrar en el sistema forma parte de la comunicación informal. Esto puede incluir
- Actualizaciones verbales sobre tareas y proyectos.
- Charlas junto al dispensador de agua y saludos en los pasillos
- Almuerzos de grupo y retiros de empresa.
Es posible que encuentres a tus compañeros hablando de manera informal sobre cómo pasaron el fin de semana, el partido que vieron anoche o la nueva política del departamento de RR. HH.
Ventajas y desventajas de la comunicación informal.
La comunicación informal puede ser increíblemente eficaz, pero su éxito depende en gran medida del contexto en el que se utilice. Comprender en qué aspectos destaca la comunicación informal y en cuáles puede fallar puede ayudarte a aprovechar sus puntos fuertes y mitigar sus inconvenientes.
Ventajas de la comunicación informal
La comunicación informal complementa los límites de la comunicación formal.
- Hace que la experiencia en la oficina sea más natural y de conversación.
- Ayuda a los empleados a abrirse a sus compañeros y crea vínculos que facilitan el trabajo en equipo.
- La comunicación informal genera confianza y un sentido de pertenencia, dos aspectos clave que se encuentran en los empleados altamente productivos.
Desventajas de la comunicación informal
Sin embargo, la comunicación informal no está exenta de defectos.
- No está regulada y puede provocar que la desinformación se propague rápidamente.
- Si los empleados se dedican demasiado a las charlas triviales y los chismes, eso puede afectar negativamente a la cultura y la productividad del equipo.
- El liderazgo no puede hacer un seguimiento de las conversaciones informales, por lo que no hay responsabilidad.
Muchos de los defectos de la comunicación informal se deben a la falta de estructura en la comunicación interna, ya que las actualizaciones se transmiten verbalmente. Una de las mejores formas de mitigar esto es utilizar una plantilla de comunicación para planes de proyectos, como la plantilla de comunicación para empleados de ClickUp. Se trata de una forma sencilla pero completa de difundir información para que las personas relevantes se mantengan al día con datos auténticos.
Como habrás adivinado, los equipos de RR. HH. encuentran esto especialmente útil.
Así es como puedes sacarle el máximo partido:
- Planifica e implementa tu estrategia de comunicación utilizando la vista Estrategia del plan de comunicación.
- Utilice la vista «Guía de inicio» para explicar la matriz de comunicación y las reglas básicas para evitar malentendidos.
- Utilice la vista «Actualizaciones de comunicación» para realizar el seguimiento de las actualizaciones antiguas y futuras.
- Reduce la necesidad de comunicación informal supervisando las interacciones en los paneles de control de ClickUp.
- Crea un diseño visual fácil de seguir añadiendo estados personalizados para supervisar el progreso de las tareas y subtareas dentro de tu plan de comunicación.
Esta plantilla combina la gestión de proyectos con la gestión de empleados para lograr una comunicación fluida.
El rol de la comunicación informal en las organizaciones.
En el mejor de los casos, la comunicación informal crea conexiones con otros empleados. Rompe las jerarquías, facilita el libre flujo de información y fomenta la empatía. Una palmada en la espalda por un buen trabajo, ayudar a un compañero más joven a resolver un problema o escuchar a los compañeros para que se sientan comprendidos son gestos que no son del todo posibles en un entorno formal.
Los estudios Hawthorne, realizados por Elton Mayo, demostraron que la comunicación informal afecta al desarrollo y refuerzo de los estándares de rendimiento y las expectativas de los miembros dentro de los grupos de trabajo. Esto sugiere que las interacciones informales pueden moldear la cultura y las normas organizativas de forma más eficaz que la comunicación formal.
Comunicación formal frente a informal
Los lugares de trabajo no pueden elegir un canal predeterminado por encima del otro, ya que ambos tipos de comunicación son importantes en determinados contextos. Veamos en qué se diferencian y cómo alternar entre ellos.
Diferencias clave entre la comunicación formal y la informal.
A continuación, se ofrece una panorámica de las diferencias clave entre la comunicación formal y la informal:
| Comunicación formal | Comunicación informal |
| Es regulada, profesional y jerárquica. | Es flexible, no está regulada e imita la propagación de los rumores. |
| Es asincrónica y basada en la aprobación, lo que la hace lenta. | Es sincrónica, lo que la hace rápida. |
| La comunicación formal es principalmente escrita. | La comunicación informal se basa en gestos y en la comunicación verbal. |
| Mantiene la precisión y la confidencialidad de los datos, lo que lo hace más fiable. | Puede que no sea del todo precisa o confidencial, ya que la falta de información da lugar a rumores y medias verdades. |
| Tiene como objetivo abordar las metas y tareas oficiales. | El objetivo es mejorar la relación entre los empleados y la cultura del equipo. |
Similitudes entre la comunicación formal y la informal
A pesar de sus enfoques marcadamente diferentes, la comunicación formal y la informal trabajan juntas para establecer una cultura empresarial positiva.
- Ofrecen a las personas la libertad para realizar un uso compartido de ideas y contextos a través de diversos canales y formatos.
- Tanto la comunicación formal como la informal ayudan en la toma de decisiones y la productividad.
- Las personas absorben la información más rápidamente cuando se combinan diferentes canales de difusión.
Equilibrar la comunicación formal e informal en entornos internos.
El secreto para lograr una alta productividad en el lugar de trabajo es equilibrar la comunicación formal y la informal. Si te cuesta entender cuándo utilizar cada formato, consulta las políticas de la empresa sobre comunicación oficial. Las estrategias de comunicación formal suelen estar bien documentadas por RR. HH. y los jefes de equipo. En ellas encontrarás los canales, cronogramas, procesos y normas aprobados.
Como regla general, si algo está estrictamente relacionado con el trabajo, requiere que otros lo sepan y es confidencial, debe tramitarse por la vía formal.
La diferencia clave entre los canales de comunicación formales e informales está en tu mente. Debes utilizar la comunicación informal cuando te tomes un descanso o quieras ponerte al día rápidamente con un compañero de trabajo. Pero recuerda no compartir demasiada información a través de canales informales ni actuar basándote en información que no puedas verificar. Observando cuándo y cómo utilizan los demás la comunicación formal e informal, puedes aprender a equilibrarlas.
Ejemplos en los que se entremezclan la comunicación formal y la informal.
Imagina a Sarah, una gestora de proyectos, que compagina la comunicación formal e informal en su trabajo diario. Empieza el día con una reunión de equipo estructurada, siguiendo una agenda estricta y documentando los elementos a tomar. Más tarde, se encuentra con Bob, del departamento de marketing, en la sala de descanso y, mientras toman un café, se les ocurre una brillante idea para una campaña. Esta combinación de estructura formal e interacción informal mantiene a su equipo alineado y fomenta la innovación.
Mientras tanto, Alex, un nuevo empleado, experimenta de primera mano el poder de los estilos de comunicación mixtos. Asiste a una sesión de incorporación formal, en la que asimila las políticas y procedimientos de la empresa. Pero es durante la comida informal con su mentor, Javier, cuando realmente aprende las reglas no escritas de la cultura de la oficina. Mientras Alex se enfrenta a su primera evaluación de rendimiento, un proceso formal, agradece los comentarios informales que Javier le ha estado proporcionando todo este tiempo, lo que le ayuda a sentirse preparado y respaldado en su nuevo rol.
Lea también: Las 10 mejores herramientas y programas de comunicación en el lugar de trabajo en 2024.
Herramientas para una comunicación eficaz
Establecer pautas de comunicación es difícil, y mantenerlas a lo largo del tiempo lo es aún más. A medida que la empresa crece en términos de operaciones, plantilla, socios y clientes, comienzan a aparecer pequeñas brechas que dan lugar a malentendidos, información falsa y falta de claridad.
El uso de una herramienta de comunicación interna como ClickUp simplificará el flujo de información. A continuación te explicamos cómo:
- Utiliza ClickUp Docs para elaborar planes de comunicación, invitar a otras personas a colaborar en la wiki de comunicación, añadir enlaces y archivos relevantes, y utilizar el editor de texto enriquecido para mejorar la navegación.
- Revisa la creación y distribución de contenido utilizando ClickUp Brain. Pide a la herramienta de IA que analice los planes de comunicación formal y destaque las áreas que se pueden mejorar, cree esquemas de contenido e incluso pídele que sugiera los siguientes pasos. Es tu asistente de IA que vive en tu espacio ClickUp, listo para ofrecerte contenido relevante.
- Utiliza ClickUp Chat para reunir todas las conversaciones en tiempo real en un solo lugar. Puedes asignar tareas, compartir contenido relacionado con proyectos, crear vistas de chat individuales y gestionar los privilegios de acceso. Esto mejora considerablemente la velocidad de la comunicación formal.
📮ClickUp Insight: Alrededor del 41 % de los profesionales prefieren la mensajería instantánea para la comunicación en equipo. Aunque ofrece intercambios rápidos y eficientes, los mensajes suelen distribuirse en múltiples canales, hilos o mensajes directos, lo que dificulta la recuperación de la información posteriormente. Con una solución integrada como ClickUp Chat, tus hilos de chat se correlacionan con proyectos y tareas específicos, lo que mantiene tus conversaciones en contexto y fácilmente disponibles.
- Para conversaciones en las que los mensajes de texto no captan el contexto completo, prueba ClickUp Clips. Graba tu pantalla y guía a tu equipo a través de instrucciones, módulos de formación, funciones de software, planes de marketing, flujos de trabajo de proyectos, comentarios y mucho más, con voces en off de apoyo.
- Cambie entre las vistas de tablero Kanban, lista, tabla y Gantt para ayudar a las partes interesadas a comprender el trabajo en curso y cómo comunicarse con otras partes interesadas.
- Visualice iniciativas estratégicas con ClickUp Pizarras para que las partes interesadas obtengan la información correcta desde el principio. Añada ideas, organícelas con la función de arrastrar y soltar, y conviértalas en tareas individuales. Es fácil de seguir y reduce el tiempo perdido en cadenas de correos electrónicos.
En lugar de empezar desde cero, prueba la plantilla del plan de comunicación de ClickUp. Puedes modificar y desarrollar aún más este documento totalmente personalizable para adaptarlo a tus casos de uso.
Por ejemplo, supongamos que el director del equipo de ventas está implementando un programa para un nuevo grupo demográfico. En ese caso, puede explicar a los SDR cómo comunicarse, seguir los protocolos y actualizar el estado de las operaciones. De esta manera, los SDR sabrán qué implica la comunicación formal y qué pueden discutir de manera informal.
Con este plan de acción documentado, podrás
- Crea un marco en ClickUp Docs para que los equipos sigan una estrategia de comunicación coherente con
- Establece roles y partes interesadas a través de las tareas de ClickUp para que las personas sepan qué discutir y con quién.
- Defina los canales de comunicación formales y realice la edición de vistas y campos personalizados para mejorar la visibilidad.
- Utiliza ClickUp Hitos para realizar el seguimiento y medir el rendimiento.
Lo mejor de la plantilla es que las empresas pueden utilizarla para organizar la comunicación interna y mejorar sus mensajes a clientes y proveedores.
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Las conversaciones sinceras, transparentes y en tiempo real fomentan la cultura corporativa y ayudan a los empleados a ser más productivos. Tanto los canales formales como los informales animan a los empleados a dar lo mejor de sí mismos en términos de productividad.
Como herramienta de colaboración de corporación, ClickUp ayuda a los gerentes y empleados a comunicarse de manera eficiente sin tener que cambiar entre demasiadas plataformas. Cuenta con una serie de herramientas digitales diseñadas para comunicaciones sobre la marcha.
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