Los empleados necesitan algo más que un buen sueldo en su trabajo. Entonces, ¿qué es lo que realmente quieren?
Para la mayoría de los empleados, el sueldo por sí solo no es el único factor que les motiva a dar lo mejor de sí mismos en el trabajo. Un profundo sentido de propósito, conversaciones significativas y, quizás lo más importante, un buen jefe son igual de importantes.
Como responsable, quieres actuar correctamente con tu equipo para que se sienta comprometido y pueda alcanzar sus metas. Por eso debes establecer expectativas claras y comunicarte de forma eficaz para crear una plantilla ágil y resiliente.
Analicemos todo lo que necesitas saber sobre cómo definir las expectativas de los responsables para sacar el máximo partido al potencial de tu plantilla.
¿Por qué es importante definir las expectativas de los responsables?
Establecer ajustes claros en el lugar de trabajo es extremadamente importante para garantizar un sentido de propósito, orientación y éxito.
Con unas expectativas claras en cuanto a metas e indicadores clave de rendimiento, todos los miembros del equipo comprenden en qué consiste el éxito, lo que evita confusiones o malentendidos.
Y lo más importante, fomenta una mayor responsabilidad , lo que da lugar a una plantilla productiva y eficiente. Esto garantiza que todos los proyectos se completen sin retrasos y de acuerdo con los indicadores clave de rendimiento (KPI) establecidos para alcanzar el éxito.
¿Cómo definir las expectativas de los jefes?
Ahora que sabemos que es importante definir las expectativas de los jefes, ¿cómo lo hacemos? Aquí tienes cuatro consejos útiles que te ayudarán:
1. Establece metas claras y específicas
Empieza por una comunicación clara para definir las expectativas. El marco de objetivos SMART es un método muy utilizado por los responsables para establecer metas claras en la gestión de proyectos.
Pero, ¿qué es una meta SMART?
Se definen como específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con un plazo determinado. Esto significa que cada meta de un proyecto debe incluir lo que hay que lograr, cómo hacer el seguimiento del progreso, si es realista y alcanzable, si se ajusta a las responsabilidades laborales de la persona y a los objetivos de la empresa y, por último, si tiene una fecha límite.
Un buen ejemplo de meta SMART podría ser: crear un programa de formación que reduzca el tiempo dedicado a la atención al cliente en un 10 % en un plazo de tres meses.
2. Comunícate con claridad con tu equipo
Para establecer expectativas claras con tu equipo, evita la jerga y ve al grano. Las instrucciones breves pero claras te permiten transmitir mejor tu mensaje. Esto ayuda a los equipos a asimilar la información necesaria para trabajar en sus tareas.
Metas claras frente a metas poco claras (ejemplos desde el punto de vista del marketing)
Meta clara: Aumentar los registros en la página web en un 20 % durante el próximo trimestre. Esta meta es específica (20 %), medible (registros en la página web), alcanzable (en un trimestre), relevante (importante para el marketing) y con un plazo determinado (el próximo trimestre).
Meta poco clara: Aumentar el reconocimiento de la marca
- No especifica un resultado cuantificable. «Más» es subjetivo.
- Carece de una métrica específica. La notoriedad de marca se puede medir de muchas formas (por ejemplo, menciones en redes sociales, visitas al sitio web).
- No tiene un objetivo cuantificable. ¿Cuánto «más» de concienciación se desea?
- Falta un plazo. ¿Para cuándo debería alcanzarse este objetivo?
También debes asegurarte de mantener a todos informados de forma constante mediante reuniones, correos electrónicos o breves contactos, para que todos estén al corriente de todo.
3. Haz coincidir las expectativas con las métricas y la retroalimentación
Sin embargo, tras establecer las metas y la comunicación, el paso final a la hora de ajustar las expectativas es quizás el más importante: establecer la conexión entre las expectativas y las métricas y la retroalimentación.
Los miembros de tu equipo deben comprender cómo se evaluará su rendimiento. Las métricas de evaluación deben ser objetivas, cuantificables y estar claramente definidas. Si es posible, incorpora preguntas de evaluación de 360 grados por parte de sus compañeros, los clientes y tú mismo para comprender cómo han desempeñado su labor.
Esta encuesta se puede poner en marcha fácilmente mediante la plantilla de formulario de comentarios de ClickUp, que puede ayudar a crear una plataforma para expresar inquietudes y opiniones. Los miembros de tu equipo pueden recabar información valiosa sobre su ética de trabajo, su rendimiento y sus habilidades sociales a través de estos formularios totalmente personalizables, equipados con análisis de datos e información detallada.
Como ya hemos visto, ser directivo implica mucho más que delegar tareas. ¡Las ideas clave del libro de Camille Fournier, The Manager’s Path, te lo explican con detalle!
Las 10 principales expectativas que se tienen de un buen responsable
Ahora que ya sabemos cómo establecer las expectativas de los jefes, vamos a desglosar las 10 principales expectativas que se tienen de un buen jefe.
1. Desarrolla estrategias de comunicación eficaces
Debes identificar y regular los canales de comunicación para todas las conversaciones relacionadas con los proyectos. Pero lo cierto es que las reuniones largas para informar sobre el estado de los proyectos pueden ser una pérdida de tiempo, mientras que los mensajes suelen perderse en diferentes canales, como Slack, el correo electrónico, etc.
Al centralizar la comunicación mediante funciones de ClickUp como las @menciones o los comentarios asignados, puedes enviar y recibir mensajes dentro del contexto de una tarea. Utiliza las opciones «Observadores» y «Personas asignadas» para mantener informadas a las partes interesadas clave sobre las conversaciones.
Además, intenta elaborar un plan de comunicación integral que defina las estrategias y los objetivos de la comunicación interna y externa dentro de tu organización.
Un buen plan debe incluir el público objetivo, los tipos de mensajes, cómo transmitirlos y con qué frecuencia hacerlo. Cuanto más completo sea el plan, más contribuirá al éxito de tu proyecto.
Las plantillas de planes de comunicación, como la plantilla de ClickUp, cuentan con numerosas secciones en las que puedes detallar los aspectos específicos del proyecto, los objetivos, el resumen ejecutivo, el análisis, la investigación y el análisis de la competencia. De este modo, te aseguras de que toda la información importante se recopile en un único documento centralizado.
2. Reconoce a tus empleados más destacados
Los empleados que no se sienten valorados son más propensos a frustrarse si no se les reconoce. No es de extrañar que el 80 % de los empleados trabajaría más duro, y quizá incluso de forma más inteligente, si se les valorara.
A todos nos gusta que se valore nuestro trabajo. El reconocimiento en el lugar de trabajo motiva a tu equipo a dar lo mejor de sí mismo y refuerza los comportamientos deseados. Esto también puede contribuir a la retención de los empleados y a aumentar los ingresos y la productividad.
«Solo hay dos formas de influir en el comportamiento humano: puedes manipularlo o puedes inspirarlo».
«Solo hay dos formas de influir en el comportamiento humano: puedes manipularlo o puedes inspirarlo».
3. Fomenta una cultura empresarial sólida
Una cultura empresarial sólida es la columna vertebral de cualquier empresa de éxito. Puede ayudar a unir a los empleados, fomentar la confianza y la motivación, y crear una identidad única.
Pero esto puede resultar complicado. ¡Ahí es donde entra en juego la plantilla de cultura empresarial de ClickUp! Se trata de una plantilla fácil de usar y personalizable que puede ayudarte a visualizar y alinear a tu equipo en torno a lo que realmente importa, priorizar iniciativas para el crecimiento cultural y, lo más importante, aumentar la cohesión entre los compañeros de equipo.
4. Mejora tus procesos de gestión de proyectos
Como responsable (incluso si es la primera vez que ocupas este puesto ), tendrás múltiples proyectos a cargo con varios equipos a tu mando. Lo mejor es establecer procesos y sistemas sólidos para que el trabajo sea más organizado y eficiente, tanto para ti como para los miembros de tu equipo.
Herramientas como las plantillas de planes de trabajo ofrecen metas específicas que te ayudan a organizar, planificar, comunicar y priorizar el trabajo. Pueden incluir secciones como metas y objetivos del proyecto, indicadores de rendimiento, plazos, asignación de recursos, etc.
5. Delega las tareas de forma transparente
Todos los miembros de tu equipo deben saber qué se espera de ellos y cuándo deben hacerlo. Delegar tareas de forma eficaz es la clave para una gestión eficiente de la carga de trabajo, una de tus principales metas como responsable.
Para planear los próximos proyectos en función de la capacidad de tu equipo, puedes utilizar la plantilla de carga de trabajo de los empleados de ClickUp.
Con esta plantilla, podrás ver cuánto trabajo se ha asignado a cada colaborador. De esta forma, todos sabrán lo que se espera de ellos, lo que evita el agotamiento, aumenta la transparencia y fomenta un sentido de equidad. El seguimiento de la carga de trabajo resulta más sencillo gracias a la duración estimada, los puntos de sprint, etc.
Esto contribuye a aumentar la eficiencia y a fomentar la colaboración entre departamentos y equipos.
6. Cumple con tus compromisos
Como responsable, debes cumplir tus promesas. Antes de comprometerte, entiende los pasos que hay que seguir y llévalos a cabo.
Cuando los empleados ven que los responsables cumplen sus compromisos, se sienten más comprometidos y conectados al proyecto y al equipo. Cuando se inicia una cadena de promesas, se genera confianza y credibilidad, lo que conduce al éxito de la organización.
7. Fomenta y facilita el crecimiento profesional
Los jefes influyen de manera significativa en la carrera profesional de un empleado, y todos los miembros del equipo son muy conscientes de ello. Por eso, debes identificar activamente los puntos fuertes y débiles de tu equipo para asignar responsabilidades que aprovechen sus capacidades y maximicen el rendimiento.
Con la plantilla de trayectoria profesional de ClickUp, puedes ayudar a los miembros del equipo a comprender qué habilidades deben desarrollar para alcanzar sus metas profesionales. Esto te facilitará dar feedback, evaluar el rendimiento, etc. Las plantillas de trayectoria profesional se convierten en una herramienta muy útil para ayudar a los responsables y a los miembros de su equipo a visualizar claramente el progreso de sus carreras.
8. Identifica y mitiga los riesgos
Un responsable debe actuar con rapidez y decisión a la hora de abordar los riesgos. Podrías establecer un enfoque estructurado para identificar y evaluar los riesgos, así como para priorizar estrategias de mitigación eficaces. Y lo que es más importante, deberías formar a todos los miembros del equipo para que sean intuitivos y comuniquen los riesgos de forma proactiva.
Plantillas como la plantilla de registro de riesgos de ClickUp pueden ayudarte a identificar los riesgos antes de que se conviertan en problemas. También podrían ayudarte a organizar las evaluaciones de riesgos y realizar el seguimiento del estado de los riesgos, la propiedad y sus repercusiones, todo ello en un mismo lugar.
9. Ofrece un liderazgo y una orientación sólidos
El debate entre liderazgo y gestión es un tema recurrente, pero nadie pondría en duda que un buen gestor también debe ser un buen líder.
Los buenos jefes tienen una visión para el equipo. Los grandes jefes son capaces de plasmar esa visión en planes viables. Piensan de forma creativa para encontrar soluciones a los problemas (si los hay) y saben motivar a las personas con los mensajes adecuados y la forma correcta de transmitirlos para hacer realidad esa visión.
Un buen líder debe tener integridad para garantizar que ningún empleado reciba un trato injusto, así como la flexibilidad necesaria para adaptarse a las situaciones según sea necesario. Un gran liderazgo es una combinación de gestión eficaz del equipo y experiencia práctica, y solo así los buenos directivos se convierten en grandes líderes.
10. Respeta los límites personales
Tu equipo es tu punto fuerte, y es importante respetar sus límites en lo que respecta a su tiempo, su vida personal y su espacio físico.
Los miembros de tu equipo deben sentirse cómodos a la hora de acudir a ti con inquietudes relacionadas con el trabajo sin temer que su vida personal sea objeto de un escrutinio innecesario. Esto contribuye a crear un espacio profesional en el que los empleados se sientan valorados y respetados únicamente por sus aportaciones.
Y lo más importante: para ser un buen responsable, debes fomentar un equilibrio saludable entre la vida laboral y la personal, lo que permite a los miembros de tu equipo recargar energías fuera del trabajo.
¿Cómo cumplir con las expectativas como responsable?
Ser jefe puede resultar abrumador, pero todos los equipos cuentan con un jefe atento que les guíe para alcanzar las metas de la organización con total dedicación. A continuación te ofrecemos algunos consejos que te ayudarán a mantenerte alerta y ser proactivo.
- Mantente al día: Conoce bien la empresa. Sigue de cerca los cambios en tu sector y adopta las innovaciones que puedas utilizar para mejorar la eficiencia en el trabajo de tu equipo.
- Da prioridad al equipo: Determina qué es lo mejor para tu equipo. Tu equipo confiará más en tus decisiones si tienes en cuenta sus necesidades a la hora de tomarlas.
- Domina la gestión del tiempo: Aprende a fijar plazos que concilien las prioridades empresariales con las capacidades de tu equipo. Planifica los proyectos con suficiente antelación para evitar el ajetreo de última hora.
- Mejora tus habilidades motivacionales: Eleva la moral del equipo explorando nuevos enfoques para inspirarles a alcanzar las metas comunes.
Gestiona mejor a tu equipo con ClickUp
Ser jefe puede resultar abrumador, ya que debes gestionar múltiples expectativas tanto de tu equipo como de la alta dirección. Pero no tienes por qué hacerlo solo. Una plataforma como ClickUp te permite desempeñar tus responsabilidades de forma óptima y con la máxima transparencia.
ClickUp elimina la necesidad de realizar un seguimiento manual de un sinfín de tareas, lo que te permite centrarte plenamente en el desarrollo de tu equipo. ¿Un consejo útil? Familiarízate con diferentes herramientas, técnicas y plantillas para optimizar tus responsabilidades de forma eficaz.
ClickUp puede ser tu plataforma todo en uno para cumplir a la perfección con los requisitos de comunicación y gestión de proyectos al mismo tiempo. ¡Regístrate gratis en ClickUp y transforma la forma en que gestionas tus equipos!