Evie Harrison es bloguera por elección. Le encanta descubrir el mundo que la rodea. Le gusta compartir sus descubrimientos y experiencias, y expresarse a través de sus blogs.
¿Quieres saber cuál es la fórmula más sencilla para alcanzar el éxito?
Productividad = Rentabilidad
Bastante sencillo, ¿verdad?
Sin embargo, muchos propietarios de agencias de marketing estarán de acuerdo en que esto es un poco más complicado de lo que parece. Hay varios factores que influyen en la productividad general de su empresa. Y usted tiene que gestionarlo todo, porque la reputación de su agencia está en juego.
¿Buscas técnicas que puedan aumentar la productividad de tu agencia? No busques más, porque hoy vamos a ver formas de conseguirlo.
Pero antes de profundizar en el tema, debes comprender que la productividad es más que tachar tareas de una lista de cosas pendientes. Para que tu agencia sea productiva, necesita:
- Completar una cantidad razonable de tareas dentro de los plazos previstos.
- crear un trabajo de calidad que cumpla con los estándares establecidos
- utilizar el tiempo, el dinero, el esfuerzo y otros recursos de manera eficiente
Teniendo en cuenta estos puntos clave, veamos algunas de las mejores estrategias para mejorar la productividad de tu agencia.
1. Utiliza las herramientas adecuadas.
Probablemente, esta sea una de las formas más sencillas de aumentar la productividad. Con las herramientas adecuadas, puedes automatizar tareas rutinarias y repetitivas, y ahorrar tiempo y recursos. Además, puedes automatizar múltiples aspectos de tu agencia, desde la optimización de procesos hasta la organización de tareas y la entrega de contenido personalizado para audiencias específicas.
Sin embargo, para mejorar la eficiencia general de tu agencia, debes invertir en la herramienta adecuada. Por ejemplo, una plataforma de productividad integral como ClickUp puede ayudarte a realizar tu trabajo desde cualquier lugar. Ofrece funciones que te permiten realizar un seguimiento del progreso de todos tus proyectos, ver lo que hacen los demás miembros del equipo en tiempo real, gestionar las cargas de trabajo del equipo, chatear con los empleados para fomentar la colaboración instantánea y ayudar a priorizar las tareas para que se complete primero el trabajo importante.
2. No pierdas tiempo en la carretera.
Según un informe del Instituto de Transporte de Texas A&M, el trabajador estadounidense medio pierde 54 horas al año debido a los atascos. Es una cantidad considerable de tiempo que se podría aprovechar de otra manera.
Por ejemplo, en el trayecto al trabajo y de vuelta a casa, puedes escuchar podcasts para mejorar tu productividad personal y la de tu equipo. Si viajas en tren, en lugar de navegar por las redes sociales, planifica las tareas del día. O bien, completa una investigación preliminar sobre los clientes, revisa los correos electrónicos, celebra reuniones o haz una serie de llamadas telefónicas breves.
3. Estructura tu equipo
Al igual que cualquier otra empresa, las agencias digitales necesitan contratar a personas cualificadas que sean capaces de trabajar de forma independiente. Con una estructura de oficina adecuada, tu agencia podrá funcionar sin problemas. Sin embargo, esto requiere un liderazgo eficaz, comunicación, colaboración y apoyo mutuo para garantizar que el trabajo se complete a tiempo y se alcancen las metas.
Y lo que es más importante, aprenda a delegar responsabilidades a los empleados adecuados. Eso significa que cada empleado trabaje en las tareas que mejor puede realizar. Esto permitirá que su agencia crezca y genere más ingresos.
Ser capaz de distribuir la carga de trabajo es fundamental para tu agencia digital. Con demasiada frecuencia, los gerentes pierden un tiempo precioso microgestionando a los trabajadores, que necesitan continuamente que se les asegure que están haciendo bien su trabajo. En otras ocasiones, las tareas requieren demasiado tiempo o los empleados no tienen las habilidades suficientes para gestionarlas. En cualquier caso, es necesario encontrar a otra persona que sepa hacer mejor el trabajo o plantearse externalizarlo.
4. Mejora las habilidades de tu plantilla
El panorama digital sigue cambiando. Por eso, aunque contrates a personas con experiencia, tarde o temprano tendrán que actualizar sus habilidades. Para ayudar a que tus empleados y tu agencia digital sigan estando a la vanguardia, considera ofrecerles formación adicional y talleres de productividad para convertirlos en mejores activos para tu agencia.
El marketing digital es un sector dinámico que se nutre de la ambición y la energía positiva. Por eso, estas sesiones de formación pueden resultar útiles y motivadoras. Aprender nuevas habilidades junto a otros profesionales apasionados del marketing online refuerza la confianza de su personal y les mantiene al día de las últimas tendencias.
Para identificar qué habilidades debe enseñar, realice un análisis de las carencias en materia de habilidades. Esto pondrá de relieve las habilidades que sus empleados no tienen pero que necesitan para cumplir con sus responsabilidades. Si se les da la oportunidad, la mayoría de los empleados están dispuestos a aprender cómo mejorar los flujos de trabajo, gestionar el tiempo de forma más eficaz y desarrollar nuevas habilidades. Para obtener más información sobre cómo cada empleado puede aumentar su nivel de productividad, consulte este artículo sobre la gestión de tareas personales.
5. Evitar el agotamiento de los empleados
El estrés laboral excesivo puede reducir el rendimiento y la productividad de los empleados. Según Career Builder, el 61 % de los empleados afirma sentirse agotado en su trabajo actual.
Por eso, tu agencia digital debe tomar las medidas adecuadas desde el principio y asegurarse de que los empleados estén contentos y no tengan estrés. Estos consejos pueden ayudar a evitar el agotamiento:
- Programa pausas para tomar café y almorzar a lo largo de la jornada laboral para que todos tengan tiempo suficiente para relajarse.
- Establece metas y plazos realistas.
- Si trabajas con clientes internacionales, no obligues a tu personal a trabajar las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Establece turnos y días libres.
- Considera la posibilidad de externalizar las tareas o proyectos que merman la productividad de los empleados a otras agencias de marketing digital que cuenten con los recursos adecuados para realizar el trabajo.
- Organiza eventos para el equipo con el fin de mejorar la moral de los empleados.
6. Reducir la rotación de personal
Después de invertir tiempo y dinero en formar a tu personal, lo último que quieres es que tus buenos empleados abandonen tu agencia digital. Como token de agradecimiento por el trabajo que han realizado, ofréceles salarios adecuados, ventajas e incentivos.
Sin embargo, no siempre es necesario ofrecer beneficios económicos. Una cena fuera de la oficina o incluso un reconocimiento verbal de sus esfuerzos garantiza que se sientan valorados. De hecho, son formas sencillas de generar positividad, levantar la moral y aumentar la retención de los empleados.
Considere apreciar los esfuerzos de sus empleados con más frecuencia. Cree un programa de reconocimiento de empleados en el que todos conozcan las diferentes recompensas que pueden recibir y el proceso de aprobación. De esta manera, las contribuciones de los empleados se reconocen y recompensan al instante. Según hbr.org, el 40 % de los empleados afirman que se esfuerzan más en su trabajo cuando se reconocen sus esfuerzos. Y lo que es más importante, debe ofrecer comentarios constructivos para ayudar a guiar a los empleados en la dirección correcta.
7. Elimina a los malos clientes
Rechazar clientes probablemente no sea una opción cuando acabas de entrar en el mundo del marketing digital. Sin embargo, a medida que te vas consolidando, puedes decir que no a los malos clientes. Sorprendentemente, muchos propietarios de agencias digitales creen que no pueden hacerlo o tienen miedo de hacerlo. Sin embargo, algunas de las agencias más productivas y rentables rechazan los trabajos que no les convienen.
No todos los clientes son de tu agrado. Reconoce a aquellos que:
- tienen altos costes de oportunidad
- requieren más tiempo del personal del que se puede facturar.
- requieren recursos que no tienes para atenderlos bien
- tienen la reputación de no realizar pagos completos
En lugar de centrarte en estos clientes, descubre formas de atraer más clientes potenciales y realiza el trabajo con otros que se ajusten a tus ofertas.
8. Ofrecer opciones de trabajo flexibles
Cada empleado es diferente. Algunos rinden más en un entorno de oficina de 9 a 5, mientras que otros prefieren el teletrabajo. Ofrecer flexibilidad laboral permite a las personas completar sus tareas cuando son más productivas y se encuentran en su zona de confort. La clave está en hacer un seguimiento del progreso de tus empleados y reconocer cuándo son más creativos y productivos.
9. Comunicarse de manera eficiente
Sea siempre sincero con los empleados, proporcione instrucciones claras y responda rápidamente a los mensajes. Con unas pautas básicas de comunicación, podrá mantener el buen funcionamiento de su agencia.
Considera utilizar diversos medios de comunicación. Por ejemplo, la mensajería instantánea es ideal para comunicaciones breves e inmediatas, mientras que los correos electrónicos pueden utilizarse para comunicaciones más largas. Además, existen numerosas herramientas de software y marketing para agencias que ayudan a mejorar la comunicación dentro de una organización. Por ejemplo, las plataformas de comunicación empresarial como Slack ayudan a los miembros del equipo a comunicarse mejor y a estar más organizados.
Pero nada supera a las reuniones presenciales del equipo. Reservar tiempo para reuniones periódicas mejora significativamente la productividad. Ofrece la oportunidad perfecta para abordar los problemas de frente, intercambiar nuevas ideas, hablar sobre las metas, establecer horarios para la semana siguiente y mucho más.
10. Evalúe, analice y mejore la productividad de su agencia.
Como todo lo demás en el marketing digital, una de las mejores formas de mejorar la productividad de tu agencia es medirla. Asegúrate de utilizar las herramientas adecuadas para analizar las distintas áreas de tu agencia. Saber de dónde provienen los resultados positivos te permitirá centrarte más en ellos y generar más ingresos. Por otro lado, las áreas que no están produciendo los resultados adecuados pueden recalibrarse para ser más eficientes.
También puede medir la productividad de su agencia supervisando los niveles de productividad individuales. Esto pone de relieve la contribución de cada empleado a la productividad general y cuáles son los empleados más valiosos. Al identificar los puntos fuertes y débiles de su agencia, puede mejorar la productividad y los márgenes de beneficio.
Te toca a ti.
Para que tu agencia digital siga teniendo éxito, debes asegurarte de que se alcance una productividad óptima en todos los departamentos. La implementación de los consejos mencionados anteriormente puede mejorar significativamente la productividad general. Eso significa que realizarás más trabajo en menos tiempo y de forma más rentable.
Es hora de empezar a mejorar la productividad de los empleados hoy mismo.
¿Estás listo para realizar el trabajo de forma más inteligente, en lugar de más dura?