El reembolso manual de los gastos de viaje y otros gastos es una tarea tediosa. Hay que llevar hojas de cálculo, recopilar todos los recibos de gastos de viaje de los empleados, verificarlos, registrar los datos y aprobar el reembolso. Además, esto da lugar a posibles errores.
¿Por qué complicarte la vida con los datos de los gastos cuando puedes automatizar este proceso con un software de gestión de viajes y gastos?
En lugar de llevar un registro de cientos de recibos en papel y largas filas de gastos de los empleados, basta con escanear los recibos para registrar los gastos y realizar la automatización de los procesos de aprobación mediante flujos de trabajo definidos, lo que hace que la gestión de los viajes de empresa sea más fácil que nunca.
Veamos los 10 mejores programas de gestión de gastos y viajes que ofrecen compatibilidad con tus necesidades de viajes de empresa, sus funciones clave y sus precios.
¿Qué debes tener en cuenta a la hora de elegir un programa de gestión de gastos y viajes?
Un programa de gestión de viajes y gastos debería simplificar las reservas, la facturación y los reembolsos. Estas son algunas de las funciones que permiten agilizar el proceso de reembolso:
- Panel intuitivo: un panel intuitivo te ayuda a supervisar fácilmente los gastos de viaje de cada empleado cuando envían informes de gastos digitales. Busca vistas personalizables, integraciones con aplicaciones y seguimiento en tiempo real.
- Automatización: El software debería rellenar automáticamente los datos de las transacciones realizadas con tarjetas de empresa y calcular los reembolsos de gastos.
- Captura de recibos digitales: debe ser capaz de extraer datos de los recibos digitales y rellenar los campos de gastos, eliminando así la necesidad de realizar entradas manuales.
- Análisis avanzados: Las mejores plataformas de gestión de gastos ofrecen funciones de elaboración de informes y análisis detallados para ayudar a las empresas a analizar y gestionar los gastos de viaje.
- Relación calidad-precio: El software debe ofrecer precios personalizados y razonables que se adapten a las necesidades de tu empresa.
Los 10 mejores programas de gestión de viajes y gastos que puedes utilizar
Estos son los 10 mejores programas de gestión de viajes y gastos que pueden ocuparse de todas tus necesidades relacionadas con los viajes de empresa, desde la reserva de viajes hasta la gestión de gastos, el seguimiento del presupuesto y la gestión de recibos.
1. TravelPerk
TravelPerk es una plataforma que ofrece una gestión fluida de los viajes y la elaboración de informes de gastos. Tiene compatibilidad con múltiples casos de uso, como reservas de viajes en grupo para reuniones fuera de la oficina, gestión de viajes, gestión de gastos y facturación centralizada.
Gracias a su sistema de seguimiento de viajes integrado, los responsables de RR. HH. pueden supervisar los viajes de los empleados en tiempo real y comprobar si se ajustan a las políticas de gastos de viaje y al cumplimiento normativo.
Las mejores funciones de TravelPerk
- Controla tu presupuesto de viajes con información en tiempo real desde el panel interactivo de TravelPerk.
- Añade potentes integraciones con un solo clic para gestionar todos tus gastos desde un único lugar.
- Modifica tus reservas en cualquier momento con Flexi Perk, una solución con la que, con un solo clic, podrás reservar billetes de avión y hoteles a cualquier tarifa y cancelarlos en cualquier momento.
- Consulta el estado de los viajes en tiempo real con un mapa interactivo
- Obtén información detallada sobre la huella de carbono de los viajes para implantar soluciones de viaje sostenibles.
Limitaciones de TravelPerk
- Ofrece opciones con un límite en la reserva de viajes.
- La interfaz de usuario podría mejorarse en lo que respecta a las reservas de viajes. Por ejemplo, no se pueden buscar hoteles directamente y hay que desplazarse por toda la lista.
Precios de TravelPerk
- Starter: Gratis, gratuito/a
- Premium: 99 $ al mes + 3 % por reserva
- Pro: 299 $ al mes + 3 % por reserva
- Enterprise: Precios personalizados
Valoraciones y opiniones sobre TravelPerk
- G2: 4,6/5 (más de 1.500 opiniones)
- Capterra: 4,8/5 (404 opiniones)
2. Fyle
Fyle es una solución de gestión de gastos que realiza la automatización del proceso de gastos y reembolsos, lo que incluye la conciliación de los gastos de las tarjetas corporativas y la tramitación de los reembolsos de gastos de los empleados. Conéctala con tu software de contabilidad para realizar el seguimiento de los gastos por proveedor, proyecto y departamento.
Puedes integrar Fyle con NetSuite, Xero, Sage Intact, BambooHR y QuickBooks. Aunque no ofrece funciones de gestión de viajes, se puede integrar con TravelPerk para analizar y realizar la elaboración de informes sobre los gastos de viaje de los empleados.
Las mejores funciones de Fyle
- Aprovecha la IA conversacional para recopilar informes de gastos digitales y cotejarlos con las transacciones de la tarjeta de crédito.
- Automatiza el rellenado de formularios de gastos, el envío de informes y la sincronización de los gastos con tu software de contabilidad, como Quickbooks, Sage y Xero.
- Obtén información útil en tiempo real sobre tus datos de gastos gracias al potente y avanzado panel de análisis.
Limitaciones de Fyle
- Las limitadas categorías de gastos de Fyle dificultan el registro preciso de todo tipo de gastos.
- Tiene una curva de aprendizaje pronunciada.
Precios de Fyle
- Plan Standard: 6,99 $ al mes por usuario, facturado anualmente
- Empresa: 11,99 $ al mes por usuario, con facturación anual
- Enterprise: Precios personalizados
Valoraciones y opiniones sobre Fyle
- G2: 4,6/5 (más de 1.300 opiniones)
- Capterra: 4,5/5 (146 opiniones)
3. WeGoPro (antes Travelstop)
WeGoPro es un software de gestión y reserva de viajes que incluye seguimiento de gastos. Cuenta con más de 800 aerolíneas y 600 000 hoteles en su lista para facilitar a las empresas la reserva y el control de los viajes.
Con WeGoPro, puedes realizar el seguimiento de los gastos de toda la empresa en un único panel de control y en tiempo real. Además, te permite llevar un registro de quienes incumplen con frecuencia la política de viajes y las normas de cumplimiento.
Las mejores funciones de WeGoPro
- Ahorra horas de papeleo manual y agiliza los reembolsos gracias a la automatización de la elaboración de informes sobre los gastos.
- Gestiona los gastos en varias monedas con tipos de cambio instantáneos para gestionar los gastos empresariales internacionales sin ningún retraso.
- Obtén información basada en datos gracias a una vista consolidada de tus gastos, ya sea por categoría de gasto o por departamento, todo ello en un único lugar.
- Realiza un seguimiento en tiempo real de los datos de los viajeros de negocios y garantiza su seguridad y soporte inmediato mediante mapas interactivos.
Limitaciones de WeGoPro
- Ofrece opciones de alojamiento limitadas en comparación con otras plataformas de gestión de viajes.
- Los precios más elevados por reserva pueden afectar al presupuesto de viajes, especialmente en el caso de las pequeñas empresas.
Precios de WeGoPro
- Estándar: 10 $ por reserva
- Premium: Ponte en contacto con nosotros para conocer los precios
- Gastos: 5 $ al mes por usuario
Valoraciones y opiniones sobre WeGoPro
- G2: 4,4/5 (12 opiniones)
- Capterra: 4,3/5 (18 opiniones)
4. Expensify
Expensify es una aplicación de gestión de gastos con seguimiento ilimitado de recibos. Su función SmartScan escanea todos los recibos con un solo clic y los sube automáticamente al panel.
Puedes sincronizar Expensify con programas de contabilidad empresarial, recursos humanos y gestión de viajes para reunir todos los datos, lo que facilita los procesos de auditoría financiera.
Las mejores funciones de Expensify
- Captura todos los recibos con un solo clic gracias a SmartScan para importar automáticamente tus gastos y agilizar los reembolsos.
- Consigue hasta un 2 % de reembolso con las tarjetas Expensify en transacciones superiores a 250 000 dólares.
- Crea reglas de gastos para clasificar automáticamente los pagos recurrentes
Limitaciones de Expensify
- Presentar informes de gastos por separado para las tarjetas personales y las de empresa puede resultar abrumador para los empleados.
- Los frecuentes fallos en el proceso de escaneo de recibos requieren un esfuerzo manual para presentar las facturas de gastos.
Precios de Expensify
- Collect: 5 $ al mes por usuario, facturado anualmente
- Control: 9 $ al mes por usuario, facturación anual
Valoraciones y opiniones sobre Expensify
- G2: 4,5/5 (más de 5.100 opiniones)
- Capterra: 4,5/5 (más de 1000 opiniones)
5. Navan
Navan es un software de automatización de la gestión de gastos que recopila los detalles de los gastos de la empresa a partir de los recibos de los empleados y los gastos con tarjetas de empresa. Las empresas pueden establecer límites para el uso de las tarjetas para evitar que los empleados se pasen del presupuesto.
Puedes utilizar Navan para reembolsar los gastos pagados de su propio bolsillo por los viajeros de negocios en 45 países y 25 monedas. Además, Navan Rewards permite a los empleados obtener recompensas por sus viajes.
Las mejores funciones de Navan
- Realiza un seguimiento de los gastos de viaje de los empleados con funciones avanzadas de elaboración de informes y análisis de gastos.
- Obtén datos en tiempo real sobre las emisiones de carbono para hacer el seguimiento de tus metas de viaje sostenible.
Limitaciones de Navan
- Es posible que el equipo de soporte al cliente tarde más de lo habitual en responder a tus solicitudes de asistencia.
- La falta de soporte para el GPS sin conexión dificulta el registro de los desplazamientos cuando los empleados viajan a otro país sin una tarjeta SIM internacional.
Precios de Navan
- Growth: Gratis
- Professional: Precios personalizados
Valoraciones y opiniones sobre Navan
- G2: 4,7/5 (más de 7.500 opiniones)
- Capterra: 4,6/5 (176 opiniones)
6. Happay
Happay es una plataforma integral para la gestión de viajes y gastos. Ofrece diferentes soluciones de gestión de gastos para diversos casos de uso, como la herramienta de reserva autónoma (SBT) para reservar billetes de viaje y hoteles con fines empresariales, y Xpendite para realizar el seguimiento automático de los gastos procedentes de más de seis fuentes.
Su solución de auditoría inteligente ayuda a los responsables a identificar y señalar las infracciones de la política de viajes por parte de los empleados. Los análisis inteligentes de Happay ofrecen información valiosa sobre los patrones de gasto de los empleados, lo que permite un mayor control sobre los gastos de la empresa.
Además, su perfecta integración con los sistemas de contabilidad lo convierte en la solución definitiva para una gestión financiera eficiente.
Las mejores funciones de Happay
- Consigue la elaboración de informes de gastos con una precisión del 100 % a partir de más de seis fuentes con Happay Xpendite
- Detecta recibos duplicados e incumplimientos de las políticas con SmartAudit para garantizar el cumplimiento normativo.
- Gestiona tus viajes y gastos desde cualquier lugar con la app de Happay, que incluye todas las funciones de la web.
- Obtén información en tiempo real sobre viajes y gastos con DeepAnalyze para tomar decisiones bien fundamentadas.
Limitaciones de Happay
- Puede llevar mucho tiempo y dar lugar a informes erróneos.
- Puede resultar complicado gestionar gastos que abarcan múltiples categorías, proyectos y monedas.
Precios de Happay
- Precios personalizados
Valoraciones y opiniones sobre Happay
- G2: 4,5/5 (305 opiniones)
- Capterra: 4,6/5 (829 opiniones)
7. Emburse Certify
Emburse es otro popular programa de gestión de gastos que permite crear, enviar y aprobar gastos. También ofrece un sistema de gestión de viajes y gastos que agiliza la planificación de los viajes, el cumplimiento de las políticas, el registro de gastos y la recopilación de información sobre visados y salud de los viajeros.
Puedes configurar autorizaciones previas para los gastos de viaje y así controlar mejor los costes. Además, elimina tareas manuales como presentar un informe de gastos o un recibo físico.
Las mejores funciones de Emburse Certify
- Programa la creación automática de informes de gastos con ReportExecutive para evitar la tediosa tarea de la elaboración manual de informes.
- Detecta irregularidades y duplicidades con Embrace Audit para lograr un proceso transparente de gestión de reembolsos y gastos.
- Elimina los cuellos de botella en el flujo de caja al ofrecer la aprobación previa en los programas de viajes como proveedor.
- Mejora la toma de decisiones financieras mediante el análisis de los gastos y los patrones de gasto.
Limitaciones de Emburse Certify
- Su interfaz de usuario compleja dificulta a los usuarios la navegación por la app.
- Ofrece funciones de integración limitadas
Precios de Emburse Certify
- Certify Now: 12 $ al mes por usuario
- Professional: Precios personalizados
Descubre las valoraciones y reseñas de Certify
- G2: 4,5/5 (2035 opiniones)
- Capterra: 4,7/5 (1279 opiniones)
8. SAP Concur
SAP Concur ofrece una solución integrada para la gestión de gastos, viajes y facturas. Realiza la conexión entre los gastos de viaje y la facturación de los empleados en un único sistema para ofrecer una mayor visibilidad de las transacciones y garantizar el cumplimiento normativo.
Las mejores funciones de SAP Concur
- Automatiza la gestión de gastos con Concur y agiliza los reembolsos.
- Analiza los datos y la información sobre los gastos de empresa y los cronogramas de liquidación de facturas con paneles completos.
- Optimiza la gestión de los viajes de negocios conectando viajes, viajeros e itinerarios en un único lugar con Concur Travel.
- Automatiza la tramitación de las cuentas por pagar para mitigar los posibles riesgos de fraude y de incumplimiento normativo.
Limitaciones de SAP Concur
- Imposibilidad de mostrar informes de gastos con más de 90 días de antigüedad
- El tiempo de respuesta de los tickets de soporte es elevado.
Precios de SAP Concur
- Precios personalizados
Valoraciones y opiniones sobre SAP Concur
- G2: 4,0/5 (más de 6.000 opiniones)
- Capterra: 4,3/5 (2030 opiniones)
9. TravelBank
TravelBank es otra solución integral para la gestión de tarjetas, el seguimiento de gastos y la gestión de viajes. Con TravelBank, puedes enviar informes de gastos digitales, realizar la automatización de las aprobaciones, optimizar los gastos de viaje, conciliar las transacciones de las tarjetas corporativas y obtener una mayor visibilidad de los datos.
Las mejores funciones de TravelBank
- Supervisa la asignación y el gasto de los fondos para controlar los gastos de la empresa.
- Prevé los gastos futuros y planifica el presupuesto de viajes en consecuencia.
- Integra todas las tarjetas de viaje corporativas virtuales y sincroniza automáticamente las transacciones con la plataforma de gestión de gastos TravelBank.
Límites de TravelBank
- Puede resultar complicado modificar tus reservas
- La herramienta de escaneo a veces capta información errónea de los recibos subidos
Precios de TravelBank
- Viajes: 25 $ al mes por usuario
- Gastos: 10 $ al mes por usuario
- Travel and Expense: Precios personalizados
Valoraciones y opiniones sobre TravelBank
- G2: 4,5/5 (333 opiniones)
- Capterra: 4,7/5 (226 opiniones)
10. Zoho Expense
Zoho Expense es una herramienta de gestión de viajes y gastos dirigida a empresas que permite la automatización de la elaboración de informes de gastos y la simplificación de la reserva de viajes de negocios. Además, analiza automáticamente las transacciones realizadas con tarjetas de crédito y corporativas junto con los recibos para facilitar la conciliación. También permite el ajuste de dietas para los empleados en diferentes regiones.
Las mejores funciones de Zoho Expense
- Obtén una vista global de las solicitudes de viaje de tus empleados gracias a análisis instantáneos y paneles intuitivos.
- Automatiza el seguimiento del kilometraje sin comprometer la seguridad de los datos
- Mejora la auditoría de gastos y el control del fraude para que no tengas que revisar cada transacción manualmente.
- Simplifica el seguimiento de los recibos de empresa gracias al escaneo automático avanzado en más de 14 idiomas.
Las limitaciones de Zoho Expense
- Pequeñas discrepancias en la función de reconocimiento de recibos dan lugar a la elaboración de informes de gastos poco eficaces.
- Tiene integraciones limitadas
Precios de Zoho Expense
- Free
- Plan estándar: 4 $ al mes por usuario, facturado anualmente
- Premium: 6 $ al mes por usuario, facturado anualmente
- Personalizado: Precios personalizados
Valoraciones y opiniones sobre Zoho Expense
- G2: 4,5/5 (más de 1.100 opiniones)
- Capterra: 4,6/5 (más de 900 opiniones)
Otras herramientas de gestión de viajes
Los programas de gestión de viajes y gastos pueden ayudarte al seguimiento de los gastos excesivos en viajes y las infracciones de las políticas. Sin embargo, para evitar el gasto excesivo, es necesaria una planificación estratégica de los viajes. Prueba ClickUp, una plataforma todo en uno para crear planes de viaje inteligentes.
ClickUp
Con ClickUp, puedes crear planes de viaje detallados, tanto personales como de negocios, a un bajo coste. Es una herramienta de viajes «todo en uno» para gestores de viajes y particulares. Empieza por la planificación del presupuesto. Para ello, no necesitas una herramienta de contabilidad basada en IA. Utiliza Docs de ClickUp para colaborar con el equipo de viajes, debatir los presupuestos y crear itinerarios.
Con ClickUp for Finance, tú y tu equipo de finanzas podéis hacer un seguimiento de las metas financieras de la organización y establecer un presupuesto de viajes acorde con ellas.
A continuación, necesitarás plantillas de itinerario para planificar un viaje de negocios sin contratiempos.
ClickUp ofrece varias plantillas de itinerarios que se adaptan a tus diferentes necesidades de viaje. Estas plantillas te ayudan a planificar con mayor eficacia y a gestionar los cambios de última hora en el plan.
También puedes simplificar la planificación de tus viajes de empresa o personales con la plantilla «Travel Planner» de ClickUp. La plantilla te ayuda a realizar el seguimiento de los vuelos y las reservas de hotel, así como a compartir tus planes de viaje con amigos, familiares o compañeros de trabajo.
Ahora que ya has planificado tu viaje y el presupuesto, es el momento de crear un calendario para tu programa de viajes con la vista de Calendario de ClickUp. Puedes planificar todas las actividades del viaje, incluidos los días de descanso y el tiempo de desplazamiento.
Facilita la planificación y la gestión de viajes con ClickUp
Elegir el software adecuado de gestión de viajes y gastos es fundamental para garantizar el cumplimiento normativo, mantener el flujo de caja y tramitar los reembolsos con rapidez.
Sin embargo, a menudo carecen de funciones de planificación de viajes y ofrecen opciones de reserva caras.
ClickUp es la mejor solución para salvar esta brecha. Combina tus procesos de gestión de viajes y gastos con ClickUp para simplificar la planificación y la ejecución de los viajes de empresa, lo que a su vez resulta en una mejor gestión de los gastos.
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