el reembolso de gastos es un delicado equilibrio entre confianza, cumplimiento y eficacia. Las empresas deben asegurarse de que los gastos de los empleados son legítimos, precisos y se procesan con rapidez. Esto implica establecer políticas claras, proporcionar herramientas fáciles de usar y fomentar una cultura de la transparencia.
Un proceso de reembolso sin complicaciones también ayuda a las empresas a levantar la moral de los empleados, mejorar la precisión financiera y, en última instancia, aumentar la productividad general. Microsoft ha automatizado recientemente la (elaboración de) informes de gastos lo que mejoró la experiencia de los empleados.
También puede simplificar la gestión de los gastos mediante plantillas . En este artículo, exploraremos las ventajas de utilizar plantillas de reembolso de gastos y le proporcionaremos 10 plantillas gratuitas para empezar.
Ya seas autónomo, propietario de una pequeña empresa o parte de una corporación más grande, estas plantillas te ayudarán a ahorrar tiempo y dinero.
¿Qué son las plantillas de reembolso de gastos?
Las plantillas de reembolso de gastos son documentos estandarizados que los empleados utilizan para solicitar el reembolso de gastos relacionados con el trabajo. Proporcionan un formato estructurado para capturar los detalles de la compra, como la fecha, el nombre del proveedor, la categoría del gasto y el importe.
Es una forma sencilla de garantizar el seguimiento y registro de todos los gastos de su empresa. Los equipos financieros utilizan estas plantillas para registrar todos los gastos de las distintas categorías.
Puede utilizar plantillas de reembolso de gastos para:
- Tener claros sus registros financieros, es decir,hacer un seguimiento de sus gastosanaliza las tendencias y asegúrate de ahorrar hasta el último céntimo
- Utilice bien sus recursos mediante la creación de plantillas para los reembolsos de gastos
- Ahorre tiempo y dinero: sólo con utilizar una plantilla, estará recortando costes y reduciendo el tiempo perdido
- Mejore la productividad y la eficacia del equipo
- Lleve un seguimiento preciso de los reembolsos a los empleados
¿En qué consiste una buena plantilla de reembolso de gastos?
Si busca formularios de reembolso a empleados, encontrará muchos. Pero, ¿cómo saber si es el adecuado para usted?
Tienes que identificar tus metas para elegir el perfecto entre todos los informes de gastos disponibles. Si desea simplificar los gastos generales de su empresa, a continuación se indican algunos aspectos que debe buscar en una plantilla:
- Campos de información detallada: Espacios para documentar detalles como fechas, nombres de proveedores y gastos desglosados
- Opciones de personalización: Posibilidad de adaptar la plantilla a las políticas y requisitos específicos de la empresa
- Sección de adjuntos: Un área designada para adjuntar recibos u otros documentos de apoyo
- Compatibilidad con herramientas digitales: La capacidad de utilizar varias plataformas de software (por ejemplo, Excel, Hojas de cálculo de Google, PDF)
- Cumplimiento de la normativa fiscal: La plantilla debe estar diseñada para cumplir todos los requisitos fiscales y normativos pertinentes
- Campos de firma y aprobación: Secciones para que el empleado firme y para que el gestor apruebe la solicitud
- Formato claro y conciso: Una plantilla bien estructurada con rótulos claros para cada categoría de gasto (por ejemplo, viajes, comidas, alojamiento, material de oficina)
- Diseño fácil de usar: Un diseño visualmente atractivo y fácil de navegar
Estas funciones le ayudarán a que el proceso de reembolso de gastos sea bastante sencillo.
10 Plantillas Gratuitas de Reembolso de Gastos
La plantilla de reembolso de gastos adecuada puede agilizar el proceso, reducir errores y ahorrar un tiempo valioso. Para ayudarle a encontrar la plantilla perfecta para su empresa, hemos seleccionado 10 plantillas que pueden satisfacer sus necesidades específicas.
1. Plantilla de informe de gastos de ClickUp
ClickUp plantilla de informe de gastos
Al iniciar el viaje de la gestión financiera, usted quiere algo fácil de entender y usar.
El sitio Plantilla de informe de gastos de ClickUp es exactamente eso. Este formulario de reembolso le ayuda a llevar un seguimiento de los gastos individuales de los empleados. Gestione proyectos con comentarios dedicados, automatización y adjuntos.
Además, puede integrar esta plantilla de documento en su flujo de trabajo de ClickUp. Construya sobre el informe utilizando Calendario, Lista, Gantt, o más. Colabore con los miembros de su equipo, registre todos los gastos relacionados con la empresa, ya sean comidas de negocios u otros gastos, y mejore la productividad al mismo tiempo Todo lo que necesita es esta plantilla.
✨Ideal for: Businessing needing to track the expenses across multiple team functions
💡Consejo profesional: Utilice Automatización de ClickUp para simplificar el proceso de (elaboración de) informes de gastos. Configure recordatorios automáticos para las fechas límite de envío de gastos y notificaciones de aprobación para reducir el esfuerzo manual y garantizar la puntualidad de los reembolsos.
Todo tiene una función Las automatizaciones son muy útiles y las plantillas de tareas y listas ahorran mucho tiempo. Me encanta el diseño y lo personalizable que es, desde los campos personalizados hasta las vistas. Soporte al cliente reactivo y útil, con envío de vídeos y consejos, y nunca he dejado de resolver un problema rápidamente Kate K. , Fundadora de una pequeña empresa
2. La plantilla de informe mensual de gastos de ClickUp
Plantilla de informe de gastos mensuales de ClickUp
Las empresas rentables realizan un seguimiento de sus gastos. Es la norma, sin excepciones. Es difícil hacer un seguimiento de todos esos pequeños gastos, sobre todo cuando se pierden los recibos correspondientes.
En Plantilla de informe mensual de gastos de ClickUp le permite hacer un seguimiento de sus gastos mes a mes. ¿Qué significa esto? Pronto podrá detectar tendencias en los gastos, comprender dónde está perdiendo dinero y mejorar la política de la empresa para animar a los empleados a ser más transparentes.
Al agilizar el proceso de reembolso mensual, podrá ofrecer inmediatamente una visión general a las partes interesadas.
¿Cómo? Ya dispone de los datos con estados personalizados en sus respectivas tareas, utiliza ClickUp Workflow para organizar los datos y, por último, puede realizar un seguimiento del tiempo y los presupuestos, compartir documentos y establecer recordatorios, todo ello con una sola plantilla mensual.
✨Ideal para: Equipos de ingresos que buscan agilizar las finanzas con un enfoque estructurado
3. Plantilla de informe de gastos de empleados de ClickUp
Plantilla de informes de gastos de empleados de ClickUp
¿Sus empleados solicitan reembolsos pero no quieren adjuntar recibos? Eso puede ser una señal de alarma; querrá revisar sus finanzas cuanto antes.
Una forma de acelerar el proceso es utilizar la función Plantilla de informes de gastos de empleados de ClickUp .
Esta plantilla, integrada a la perfección en su flujo de trabajo de ClickUp, facilita la recopilación y el procesamiento de informes de gastos .
Algunas de las ventajas clave de esta plantilla son:
- Seguimiento centralizado: Recopile y organice fácilmente la información de gastos de su equipo
- Procesamiento eficiente: Reduzca el tiempo de procesamiento con un formato estandarizado
- Mayor visibilidad: Obtenga información clara sobre los gastos de los empleados
- Cumplimiento mejorado: Garantice el cumplimiento de las políticas de la empresa y la normativa fiscal
✨Ideal para: Empleados y empresas para garantizar la homogeneidad en los reembolsos a empleados
Consejo profesional: Desarrolle políticas claras y concisas que describan los gastos subvencionables, los límites de reembolso y la documentación requerida. Esto minimizará la confusión y garantizará un cumplimiento coherente de las directrices.
4. Plantilla de gastos e informes de empresa de ClickUp
La plantilla de gastos e informes de empresa de ClickUp
Dirigir una empresa con éxito es como jugar al ajedrez: hay que pensar con tres movimientos de antelación. Por suerte, el Plantilla de gastos e informes de ClickUp Business realiza un seguimiento del destino de su dinero para que pueda tomar mejores decisiones.
Como la mayoría de las plantillas de reembolso de gastos, incluye funciones como formularios de reembolso a empleados, control de tiempo, adición de etiquetas relevantes y mucho más.
Este informe de gastos también le permite hacer un seguimiento de los gastos de los distintos proyectos . Esto puede mejorar la productividad del equipo y permitirle elaborar presupuestos basados en datos reales.
✨Ideal para: Equipos de negocios y contables que deseen ofrecer a todas las partes interesadas una cuenta exacta de las finanzas de la empresa
💡Consejo profesional: Utilice la vista Guía de introducción de la plantilla, que proporciona indicaciones útiles para el seguimiento de los gastos de la empresa.
5. La plantilla de informe de gastos de ClickUp para pequeñas empresas
Plantilla de informe de gastos de ClickUp Small Business
Debes gestionar bien tus finanzas si eres propietario de una pequeña empresa. Con Plantilla de informe de gastos para pequeñas empresas de ClickUp de ClickUp, podrá actualizar, revisar y analizar los gastos de su empresa.
Esta plantilla -completada con su formulario de reembolso- le permite cotejar datos de gastos, crear advertencias de dependencia e incluso garantizar el cumplimiento de la normativa gubernamental en materia de presentación de informes.
Asegúrese de que todos los miembros de su equipo reciben el mismo formulario de reembolso y actualizan sus datos de manera uniforme. Esta es una forma de asegurarse de que controla la productividad de su empresa.
✨Ideal para: Realizar un seguimiento minucioso de los gastos de la empresa hecho a medida para los propietarios de pequeñas empresas
6. Plantilla de propuesta de presupuesto ClickUp
La plantilla de propuesta de presupuesto de ClickUp
Tanto si gestionas el presupuesto de un proyecto como jefe de equipo como el presupuesto general de gastos de una empresa, contar con una propuesta de presupuesto eficaz es fundamental para el intento correcto.
Con Plantilla de propuesta de presupuesto de ClickUp pendiente, puede hacerlo en la mitad de tiempo.
Desde prácticas instantáneas que le ofrecen una panorámica de un vistazo hasta la creación de un plan único para medir su crecimiento, sus finanzas están en buenas manos con esta plantilla. Cree propuestas eficaces e impactantes que le ayuden a reforzar sus metas empresariales.
✨Ideal para: Planificadores financieros que desean crear y gestionar un presupuesto manteniendo la transparencia
7. La plantilla de gestión financiera ClickUp
La plantilla de gestión financiera de ClickUp
El intento correcto financiero depende de muchos factores; a veces, puede ser difícil hacer un seguimiento de todos los elementos individuales. Por eso, las pequeñas empresas o los contratistas individuales deben dedicar tiempo a comprender y aplicar una buena estrategia de gestión financiera.
En Plantilla de gestión financiera de ClickUp puede analizar el crecimiento financiero de su organización y crear informes relevantes. Estos le ayudarán a colaborar entre equipos para aprovechar las oportunidades de ahorro de costes y cumplir las metas financieras.
Dispone de hasta 28 estados personalizados (Completada, Pendiente, Firmada, etc.) y cuatro vistas (Lista, Calendario, Empezar aquí, etc.) para recopilar toda la información necesaria. ¡Rompa los silos de comunicación y mejore la cooperación en equipo con un buen sistema de gestión financiera!
✨Ideal parar: Equipos de cuentas para maximizar la productividad supervisando de cerca los presupuestos y manteniendo la claridad financiera
💡Consejo profesional: Utilice Integración de ClickUp y conecte su plantilla de gestión financiera a otras herramientas, como software de contabilidad o herramientas de gestión de proyectos. Esto le proporcionará una vista holística de su rendimiento financiero.
8. Plantilla de formulario de reembolso de gastos de Excel
vía Vértice42 El Plantilla de formulario de reembolso de gastos en Excel de Vertex42 es muy fácil de usar. Ofrece opciones como cargar una copia digital de sus recibos, que puede adjuntar al formulario o compartir por correo electrónico.
Asegúrese de que las políticas de su empresa relativas a los reembolsos a los empleados son claras para todas las partes a la hora de planificar las finanzas de la empresa.
ideal para: Empresas y organizaciones sin ánimo de lucro que deseen hacer un seguimiento de sus presupuestos utilizando formularios para que los empleados soliciten reembolsos
**Lea también 5 trucos para optimizar la gestión de tus gastos y el flujo de trabajo de tu equipo
9. La plantilla de lista de control de reembolso de gastos en Word / PDF
vía Universidad de Toronto Si sus empleados viajan regularmente por motivos de trabajo, deben presentar solicitudes de reembolso de gastos. Cada empresa tiene sus propias políticas de reembolso, por lo que es necesario seguir una lista de control para asegurarse de que todas las partes están de acuerdo.
En la página de la Universidad de Toronto se describen las políticas de la empresa, junto con la lista de requisitos para los recibos y otra información sobre la política Word / PDF Plantilla de lista de control de reembolso de gastos es una guía estelar sobre cómo las empresas pueden dar visibilidad a todos los miembros del equipo.
✨Ideal for: Individuos que buscan presentar reembolso con la Universidad de Toronto
10. Plantilla de Formulario de Reembolso de Gastos por Betterteam
vía Mejor equipo Tanto si sus empleados gastan en material de oficina como viajes necesarios para el trabajo un formulario de reembolso les dará la bienvenida de nuevo al trabajo.
Un formulario de reembolso para empleados no sólo sirve para que la empresa lleve un seguimiento de los gastos de su bolsillo, sino también para establecerse financieramente y evitar el fraude.
Utilice el Plantilla de formulario de reembolso de gastos de Betterteam, una plantilla sencilla para personalizar su formulario de reembolso según los requisitos de su empresa.
✨Ideal para: Aquellos que quieren estandarizar sus formularios de reembolso para sus empleados
**Lea también 10 plantillas gratuitas de organizadores de facturas para hacer un mejor seguimiento de tus gastos
Gestionar el dinero es más fácil con ClickUp
No es tan difícil gestionar sus finanzas usted solo. Aunque al principio pueda parecer desalentador y confuso, el uso de estas herramientas le resultará más sencillo.
Conseguir que una empresa tenga éxito implica realizar ventas y gestionar el dinero con prudencia. Encontrar el lugar adecuado para recortar gastos al tiempo que se reembolsa correctamente a los empleados es un equilibrio difícil, pero no imposible.
Las plantillas de reembolso de gastos de ClickUp ofrecen una solución sencilla y eficaz para gestionar los gastos de su empresa.
¿Listo para tomar el control de sus finanzas? Únase hoy mismo a ClickUp y experimente la diferencia.