El éxito de una organización es directamente proporcional a la productividad de sus empleados y a la eficiencia de sus procesos.
Por desgracia, mantener una alta productividad de los empleados es una batalla constante en la mayoría de los lugares de trabajo. Una de las razones es que no existe un manual para motivar a los empleados o aumentar su eficiencia.
Cada pequeño aspecto juega un gran rol en la productividad de los empleados, desde las prácticas de comunicación estratégica hasta elegir la tecnología adecuada e incorporar la salud y el bienestar.
Al mismo tiempo, no es el rol de un solo departamento, es decir, de recursos humanos, implementar estrategias de productividad o compromiso de los empleados. El personal directivo, los gerentes, los miembros del equipo y los colaboradores desempeñan un papel crucial en este sentido.
Examinemos los factores que afectan a la productividad, como la comunicación, el liderazgo, la salud y el bienestar, y la formación y el desarrollo.
Siga leyendo para aprender a crear un entorno de trabajo positivo que maximice el potencial de sus empleados y fomente el crecimiento a largo plazo.
⏰ Resumen de 60 segundos
La productividad no ocurre por accidente, sino que figura en factores clave que afectan al trabajo de los empleados. Esto es lo que marca la mayor diferencia:
- Comunicación y liderazgo: unas expectativas claras y una orientación sólida mantienen a los equipos alineados.
- Tecnología: las herramientas adecuadas agilizan los flujos de trabajo y reducen la pérdida de tiempo.
- salud y bienestar*: un enfoque equilibrado de la vida laboral y personal previene el agotamiento.
- Formación y desarrollo: las oportunidades de crecimiento mantienen a los empleados comprometidos.
- Entorno laboral: una cultura de compatibilidad fomenta la concentración y la colaboración.
- Motivación e incentivos: el reconocimiento y las recompensas impulsan el rendimiento.
- Establecimiento de metas: los objetivos claros orientan a los empleados.
- Carga de trabajo y gestión del tiempo: gestionar las prioridades ayuda a evitar el estrés.
- Estructura salarial: una remuneración justa garantiza la satisfacción laboral.
ClickUp ayuda a los equipos a mantener la productividad con potentes herramientas para la gestión de tareas, la colaboración y la automatización, todo en un solo lugar.
El valor del compromiso y la productividad de los empleados
El compromiso de los empleados se refiere a la dedicación y el entusiasmo de un empleado por su trabajo. Los empleados comprometidos se involucran en el intento correcto de su empresa y son más propensos a ir más allá de la descripción de su trabajo. El resultado es una mayor productividad en el lugar de trabajo.
Los empleados desmotivados, los que abandonan en silencio, por otro lado, no tienen una conexión emocional con su lugar de trabajo. Es posible que no tomen ninguna iniciativa, que no se involucren en la empresa o en su crecimiento, e incluso que se retiren de la comunicación o se quejen con frecuencia del trabajo.
Aquí tiene algunos datos de interés del informe de Gallup sobre el compromiso de los empleados. Las empresas con un mayor porcentaje de empleados comprometidos fueron
- 18 % más productivos
- 10 % más invertido en la fidelización de los clientes
- 23 % más rentable
Este informe muestra una correlación directa entre el compromiso de los empleados y la productividad en el lugar de trabajo, y cómo esto genera resultados positivos, como rentabilidad y una mejor interacción con los clientes.
Sin embargo, el mismo informe también afirma que casi uno de cada dos empleados en Estados Unidos estaba desmotivado en 2023. Algunas razones de la falta de motivación de los empleados en el trabajo pueden ser:
- Mala gestión: microgestión, falta de expectativas claras y no proporcionar comentarios constructivos
- Falta de reconocimiento: Los empleados que sienten que su arduo trabajo pasa desapercibido son menos propensos a estar comprometidos.
- *sobrecarga o falta de trabajo: Sentirse constantemente abrumado o no tener suficientes tareas desafiantes puede llevar a la falta de compromiso (y al agotamiento)
- Falta de oportunidades de crecimiento: Los empleados que se sienten atrapados en un trabajo sin futuro y sin posibilidades de ascenso son más propensos a desmotivarse
Abordar estos problemas puede ayudar a las empresas a crear un entorno de trabajo positivo, lo que conduce a empleados comprometidos y productivos.
10 factores que afectan a la productividad
Hay varios factores que afectan a la productividad de los empleados, tanto internos como externos a su organización. Estos son algunos de los aspectos organizativos clave que influyen en la productividad de los empleados.
1. Comunicación
La cultura de comunicación de su organización puede afectar significativamente a los niveles de productividad de sus empleados. Por ejemplo, los equipos que tienen muchas reuniones o a los que se espera que respondan a los mensajes de inmediato pueden dedicar mucho más tiempo a comunicarse con varias personas que a hacer su trabajo.
Al mismo tiempo, la falta de comunicación también puede afectar negativamente a la productividad de un equipo. Es posible que no dispongan de la información adecuada para continuar con su trabajo o que tengan que esperar mucho tiempo a que los miembros del equipo respondan.
Por eso, para que su equipo aumente la productividad, debe equilibrar la comunicación en tiempo real y la comunicación asincrónica.
Aquí le indicamos cómo puede hacerlo:
Cree un documento sobre «cómo trabajamos»
El libro de cultura de la empresa debe detallar las pautas de comunicación en su lugar de trabajo e incluir información como la cadencia de las reuniones de actualización de proyectos, los días sin reuniones, cuándo reservar una llamada y cuándo comunicarse de forma asincrónica.
Puede utilizar una herramienta como ClickUp Docs para crear y alojar estos documentos o incluso añadir esto como una sección a su wiki de incorporación para que los nuevos empleados sepan cómo comunicarse.
Elija las herramientas adecuadas
Elegir las herramientas adecuadas para la compatibilidad de los diversos requisitos de su equipo es tan importante como crear una estrategia de comunicación.
Utilice herramientas sincrónicas y asincrónicas como software de videoconferencia, chatear internamente y grabaciones de vídeo.
Al mismo tiempo, es crucial no abrumar a sus empleados con múltiples herramientas. Sugerimos mantener su pila tecnológica a un máximo de 3-4 herramientas o, mejor aún, una herramienta todo en uno.
Una forma de hacerlo es elegir una herramienta que ofrezca múltiples métodos de comunicación.
Con ClickUp, por ejemplo, puedes:
- Utilice la función de etiquetas y comentarios en las tareas de ClickUp para hacer un seguimiento del progreso de un proyecto o abordar los cuellos de botella
- Inicie chats directos y grupales con las partes interesadas críticas para mantener conversaciones contextuales o en profundidad, pero asincrónicas, con la vista de chat de ClickUp
- Colaboración en documentos a través de comentarios, edición en tiempo real y [@]menciones
- Graba vídeos rápidos con ClickUp Clips y compártelos con tus compañeros de equipo para explicar tus puntos de vista
- Utilice la Pizarra de ClickUp para visualizar las reuniones y hacer que las reuniones virtuales sean más interactivas
2. Liderazgo
Recuerde el dicho: los empleados abandonan a los malos directivos, no a las empresas.
Uno de los aspectos críticos que afectan a la productividad de los empleados es la relación entre los jefes de equipo, los gerentes y sus subordinados directos.
Así es como un líder fuerte permite a los empleados ser más productivos:
- Establecen una visión clara para su equipo, ayudando a todos a entender lo que deben hacer y cómo su trabajo contribuye al panorama general
- Reconocen los logros, animan y fomentan un entorno de trabajo positivo, garantizando así una cultura de alto rendimiento
- Se comunican de manera efectiva, mantienen a sus equipos informados y crean un entorno en el que los empleados se sienten cómodos haciendo preguntas y planteando inquietudes
Una forma de ayudar a los directivos a ser mejores líderes es invertir en formación y desarrollo de liderazgo. También puede patrocinar sesiones de coaching individuales con buenos mentores.
3. Tecnología
Aunque la tecnología aumenta la eficiencia de los empleados, los problemas tecnológicos pueden consumir su tiempo, lo que genera frustración y reduce los niveles de productividad.
Algunas formas comunes en que la tecnología puede agotar el tiempo de su equipo son
- Procesos de incorporación largos y complicados
- Interfaz de usuario anticuada y difícil de usar
- Errores y fallos constantes
Pero tampoco se trata solo de las herramientas que utilices. La forma en que utilizas la tecnología también importa y puede afectar a la productividad en el lugar de trabajo.
¿Se están ahogando sus empleados en múltiples notificaciones diarias o haciendo malabarismos con media docena de programas informáticos?
A continuación, le indicamos cómo puede mitigar los efectos adversos de la tecnología:
- Invierta en herramientas fáciles de usar: Elija tecnología que sea intuitiva y fácil de aprender para los empleados, minimizando la curva de aprendizaje y la frustración
- Proporcione formación y compatibilidad: Forme a los empleados para que puedan utilizar la tecnología de manera eficaz y en su beneficio
- Opte por herramientas todo en uno: Elija una plataforma que ofrezca múltiples soluciones en lugar de una herramienta para cada necesidad para reducir el cambio de pestañas
4. Salud y bienestar
Soportar la salud y el bienestar de los empleados es una forma simple pero efectiva de involucrarlos. Los empleados que se sienten física y mentalmente saludables tienen mejor enfoque, concentración y resistencia. Esto se traduce en una reducción significativa de las interrupciones y permite a los empleados seguir siendo productivos.
A continuación, se indican algunas formas en que las empresas pueden priorizar la salud y el bienestar de los empleados para aumentar la productividad y crear un entorno de trabajo dinámico y próspero:
- Invierta en prestaciones sanitarias integrales: Ofrezca planes de seguro médico que cubran un amplio intervalo de servicios de salud física y mental
- Promueva el equilibrio entre la vida laboral y personal: Anime a los empleados a tomar descansos, desconectar del trabajo fuera del horario de oficina y ofrezca acuerdos de trabajo flexibles como opciones de teletrabajo o semanas laborales comprimidas
- Cree una cultura de bienestar: Ofrezca talleres sobre gestión del estrés, prácticas de atención plena y hábitos alimentarios saludables. También puede proporcionar acceso a instalaciones deportivas o reembolsar a los empleados las clases de fitness
- pagar su terapia*: Proporcionar acceso a Programas de Asistencia al Empleado (EAP) con servicios de asesoramiento confidencial y recursos de salud mental
5. Formación y desarrollo
Otra forma de demostrar a sus empleados que se preocupa por ellos y mejorar su productividad es ofrecerles oportunidades de mejora de sus habilidades.
Esto puede incluir
- Establecer un presupuesto anual de desarrollo personal para que puedan inscribirse en cursos profesionales
- Asociarse con plataformas en línea para ofrecer cursos profesionales con descuento
- Organizar seminarios web o talleres periódicos sobre desarrollo profesional
- Proporcionar oportunidades de tutoría durante las diferentes fases del recorrido de un empleado, como cuando se acerca a una promoción
Si su empresa cuenta con un programa de formación polifacético, la plantilla del plan de implementación de formación de ClickUp puede ayudarle a organizar y realizar un seguimiento de sus diversos programas.
Esta plantilla lista para usar permite a los departamentos de RR. HH
- Establezca metas para cada programa de capacitación y haga un seguimiento del progreso hacia esas metas
- Planifique su presupuesto y asigne recursos para cada fase del programa de formación
- Cree una estructura coherente para abordar todos los programas de formación futuros
Al priorizar la formación y el desarrollo, puede asegurarse de que sus empleados puedan afrontar los retos, no se estanquen en sus carreras y alcancen niveles de productividad más altos.
6. Entorno laboral
Su oficina real (o la oficina en casa para equipos remotos ) influye en gran medida en la productividad de los empleados. Por ejemplo, un entorno de trabajo incómodo con mala iluminación y muebles de baja calidad puede provocar incomodidad y disminución de la concentración.
Las empresas con sede física pueden invertir en una buena decoración, mobiliario ergonómico y oficinas limpias y bien mantenidas. También deben cuidar otras instalaciones, como el control de la temperatura, salas de conferencias adecuadas y control del ruido, para que los empleados mantengan la concentración durante más tiempo.
Por otro lado, las empresas con trabajadores remotos pueden ofrecer a sus empleados un presupuesto recurrente para la oficina en casa para mantener un entorno de trabajo cómodo, estipendios de coworking o incluso dispositivos como auriculares con cancelación de ruido.
7. Motivación e incentivos
Los empleados motivados son más propensos a abordar los desafíos de manera positiva y a buscar soluciones creativas a los problemas. También son más felices y se sienten más realizados en sus roles.
Pero, ¿cómo motivar a los empleados? Sugerimos utilizar una combinación de tácticas de motivación extrínseca e intrínseca.
La motivación extrínseca puede incluir recompensas, reconocimiento o bonificaciones. Por ejemplo, una comisión más alta para los representantes de ventas o ceremonias anuales de entrega de premios de la empresa.
La motivación intrínseca, por otro lado, es un poco más matizada. Es el deseo de trabajar porque es agradable, satisfactorio o gratificante.
Cree un entorno de trabajo que fomente el sentido de propósito, crecimiento y autonomía. La microgestión de los empleados y el cuestionamiento de cada uno de sus movimientos es la forma más rápida de acabar con su productividad.
Otra forma de motivar a sus empleados es mostrarles que confía en ellos y los valora. Asigne proyectos desafiantes y, al mismo tiempo, proporcióneles la formación y los recursos necesarios para que tengan éxito en esos proyectos.
Centrarse en crear un entorno de trabajo que recompense a los empleados y les dé un sentido de propósito puede fomentar una fuerza laboral altamente motivada y productiva.
8. Ajuste de metas
Otro pilar de la productividad de los empleados es el ajuste eficaz de metas. Cuando los empleados tienen metas claras, entienden lo que esperan los empleadores y pueden priorizar sus tareas de manera eficiente. Esto conduce a una mejor concentración y a una reducción del trabajo innecesario.
Además, el ajuste de metas no es suficiente; debe involucrar a sus empleados en el proceso de ajuste de metas. Esto puede crear un sentido de propiedad y responsabilidad.
Recomendamos el marco de objetivos y resultados clave (OKR) como un truco de productividad para el establecimiento de metas. Los OKR proporcionan una imagen clara de los objetivos de la organización y de cómo las metas individuales y de equipo contribuyen al panorama general.
Centrarse en un conjunto limitado de metas puede ayudar a los equipos a priorizar mejor su trabajo y evitar distracciones.
9. Carga de trabajo y gestión del tiempo
Otro factor crítico directamente relacionado con la productividad de un empleado es la cantidad de trabajo que tiene que hacer y lo bien que planifica su jornada laboral.
Un sistema eficaz de gestión de la carga de trabajo garantiza que los empleados tengan una cantidad de trabajo asumible y no se sientan abrumados.
Herramientas como la plantilla de carga de trabajo de empleados de ClickUp pueden proporcionarle una vista holística de la carga de trabajo actual de cualquier miembro del equipo, lo que facilita la asignación de proyectos en función de su disponibilidad.
También te harás una idea de quién está trabajando en qué para establecer plazos realistas y ver si están al borde del agotamiento.
Así es como funciona la plantilla:
- Cuando añadas una tarea a ClickUp, introduce cuánto tiempo tardarías en completarla
- Dependiendo del tiempo necesario, puede añadir una fecha límite
- Hágase una idea de la carga de trabajo de su equipo en la «vista Carga de trabajo del equipo»
- Asignar tareas a los empleados disponibles
Permitir que su equipo gestione su tiempo de manera eficaz es tan importante como gestionar su carga de trabajo. Anime a los miembros de su equipo a realizar un seguimiento de su productividad para que pueda obtener una estimación realista del tiempo que les lleva realizar una tarea.
Los gerentes también pueden reunirse con sus subordinados directos semanal o bimensualmente para evaluar cómo gestionan su tiempo y determinar si necesitan compatibilidad.
10. Estructura salarial
Al fin y al cabo, un trabajo es una transacción. Los empleados te dan su tiempo e invierten sus habilidades a cambio de dinero. Sentirse justamente compensado puede aumentar la satisfacción de los empleados, lo que puede traducirse en una mayor motivación y compromiso.
Además, los empleados con seguridad financiera pueden ser menos propensos a pluriemplearse o cambiar de rol. Al mismo tiempo, la posibilidad de ganar más puede animar a los empleados a lograr mejores resultados y contribuir de manera más significativa.
Además de una remuneración competitiva, también son cruciales el pago puntual y una gestión de nóminas eficiente y precisa. Nada desmotiva más a los empleados que los retrasos en los pagos.
Sugerimos utilizar un rastreador en línea como la plantilla de informe de nóminas de ClickUp.
Esta plantilla permite a los equipos de RR. HH
- Cree un informe consolidado de los salarios de los empleados, los calendarios de pago y mucho más
- Configure una base de datos central con todos los datos de los empleados y la información de pago
- Configurar pagos por depósito directo con automatización
Cree un entorno de trabajo productivo para sus empleados con ClickUp
Las empresas pueden crear un entorno de trabajo que fomente una plantilla feliz, sana y altamente productiva adoptando un enfoque holístico. Esto incluye el entorno físico, la tecnología, la formación, el bienestar, la motivación, la gestión de la carga de trabajo y las estrategias de compensación.
Si está buscando un paquete de productividad todo en uno para ayudar a los empleados individuales y a los diferentes departamentos de su equipo a trabajar mejor juntos, le sugerimos que pruebe ClickUp.
ClickUp, una plataforma única en su género, combina el seguimiento de proyectos, la comunicación, la gestión de bases de datos y la gestión de documentos en una herramienta integral.
¿Por qué no prueba ClickUp y ve cómo puede ayudarle a crear un lugar de trabajo productivo?