Todos tenemos que escribir correos electrónicos para el trabajo, pero seamos sinceros, puede convertirse en una tarea tediosa.
Si las revisas rápidamente, es posible que te pierdas información crucial o que la comunicación resulte poco clara. Y lo que es peor, puede haber margen para cometer errores.
¡Aquí es donde las plantillas de correo electrónico de Gmail vienen al rescate! Crea plantillas, personaliza el mensaje como quieras y envíalo rápidamente.
Las plantillas de Gmail son diseños de correo electrónico predefinidos que eliminan el aburrimiento de las tareas de redacción de correos electrónicos. Son un ahorro de tiempo para esos correos electrónicos repetitivos. Puede modificarlas fácilmente, ahorrar tiempo y asegurarse de que sus destinatarios reciban correos electrónicos claros y sin errores.
Este blog te ofrece una guía paso a paso para crear plantillas de correo electrónico en Gmail. Echa un vistazo a los consejos para gestionar, modificar y optimizar estas plantillas y obtener un mejor rendimiento. Empecemos.
Ventajas de crear plantillas de correo electrónico en Gmail
Antes de profundizar en el «cómo» de la creación de plantillas, echemos un vistazo al «por qué». Verás, las plantillas de correo electrónico no solo sirven para agilizar la redacción de correos electrónicos.
Estas son las ventajas de las plantillas de Gmail:
1. Ahorra tiempo en la creación de correos electrónicos.
Crear plantillas de correo electrónico te ayuda a ahorrar tiempo.
Las plantillas sirven como un modelo de correo electrónico listo para usar para comunicaciones personales o profesionales. Mejoran la productividad del correo electrónico y ahorran horas, especialmente cuando redactas correos electrónicos basados en soluciones para responder a consultas frecuentes.
En lugar de empezar desde cero cada vez, simplemente elige una plantilla, personalízala rápidamente y pulsa enviar. Esto agiliza el proceso de creación de correos electrónicos y te libera tiempo valioso para otras tareas importantes en tu apretada agenda.
2. Ayuda a mantener la coherencia de la marca
Imagina una situación en la que diferentes ejecutivos de atención al cliente responden de manera diferente a consultas similares. Notas un cambio en el tono, el estilo y el formato cada vez. No es muy bueno, ¿verdad?
Crear plantillas de correo electrónico en Gmail no solo te ahorra tiempo, sino que también te permite mantener la coherencia de tu marca sin esfuerzo. Al mantener la coherencia en los mensajes, el tono y los elementos visuales de tus correos electrónicos, estas plantillas garantizan que tu comunicación se ajuste a la identidad de tu marca.
Esto mejora la profesionalidad y refuerza el reconocimiento de la marca, haciendo que tus correos electrónicos sean fácilmente reconocibles y reforzando una imagen cohesionada ante tu público.
3. Reduce los errores
Las plantillas de correo electrónico te ayudan a evitar errores y descuidos al proporcionar un marco estructurado para tus correos electrónicos. La estandarización del contenido del correo electrónico evita errores tipográficos, imprecisiones y detalles omitidos, lo que contribuye a una comunicación más pulida y sin errores.
Esto también significa menos tiempo dedicado a revisar y buscar errores al enviar correos electrónicos. Te evita posibles situaciones embarazosas y refuerza tu comunicación profesional en general.
4. Mejora el tiempo de respuesta
Redactar correos electrónicos cada vez que sea necesario puede retrasar sus respuestas. Acceder y utilizar plantillas puede mejorar significativamente su tiempo de respuesta. Esto es especialmente importante en situaciones en las que es fundamental responder rápidamente, como consultas de clientes, solicitudes urgentes o comunicaciones generales.
Las respuestas más rápidas satisfacen más a los clientes y mejoran la imagen general de la empresa. Respuestas más fluidas, rápidas y precisas: puedes tenerlo todo con las plantillas de correo electrónico.
5. Permite realizar seguimientos eficaces.
Las plantillas prediseñadas de Gmail te permiten realizar un seguimiento coherente, oportuno y preciso. No es necesario empezar desde cero cada vez: ¡es una forma sencilla de obtener respuestas, actualizaciones o próximos pasos!
No solo le ahorrará tiempo, sino que mantendrá la profesionalidad de sus seguimientos, lo que aumentará las probabilidades de obtener la respuesta deseada. Personalizar y reutilizar plantillas hace que los seguimientos sean más eficientes y mejora su estrategia de comunicación general.
Cómo crear plantillas de correo electrónico en Gmail
Profundicemos en cómo crear plantillas de correo electrónico en Gmail. Sigue esta guía paso a paso:
Paso 1: habilita las plantillas en Gmail
Abre Gmail en tu navegador y haz clic en «Ajustes» en la esquina superior derecha.
En el menú desplegable, haz clic en «Ver todos los ajustes».
Verás una barra de menú estilo cinta con varias pestañas para configurar Gmail. Selecciona la pestaña de ajustes «Avanzada».
Ahora tendrás opciones para habilitar y deshabilitar funciones como el avance automático, las plantillas, los atajos de teclado personalizados y los mensajes no leídos.
Para habilitar las plantillas, utiliza el interruptor «Habilitar» en la sección de plantillas. A continuación, haz clic en el botón «Guardar cambios» en la parte inferior.
Paso 2: Crea una nueva plantilla de correo electrónico
Crear una nueva plantilla de correo electrónico en Gmail es similar a escribir un nuevo correo electrónico. Para empezar, haz clic en «Redactar» en la esquina superior izquierda.
Cuando se abra una nueva ventana de redacción, escribe un correo electrónico fantástico. Por ejemplo, crea una plantilla de correo electrónico para uno de los correos más repetitivos: ¡el estado de los pedidos! Echa un vistazo 👇
Paso 3: Guarde la plantilla.
Una vez que hayas terminado de escribir tu versión, haz clic en el icono «Más opciones» (tres puntos verticales) en la esquina inferior derecha.
En breve, aparecerá una lista con opciones como rótulos, plantillas, imprimir y revisar ortografía. Haz clic en Plantillas > Guardar borrador como plantilla.
A continuación, dale un nombre a tu plantilla y pulsa «Guardar».
¡Eso es todo! Tu plantilla de correo electrónico está lista. Ahora, cada vez que necesites utilizar la plantilla en Gmail, sigue el paso 3, ¡y tendrás tus plantillas aquí! 👇
Ahora que sabemos cómo guardar nuestras plantillas, veamos algunas plantillas estándar que podemos utilizar para situaciones empresariales cotidianas. Aquí tienes una plantilla de correo electrónico de muestra con un mensaje de bienvenida que se envía cada vez que se incorpora un nuevo cliente.
«¡Hola (nombre)!
Bienvenido a (nombre de la marca). Estamos encantados de que formes parte de nuestra comunidad.
En (nombre de la marca), creemos firmemente en promover la moda sostenible e inculcar este valor en la vida cotidiana de las personas que nos rodean. Nos alegra que usted piense lo mismo y esté dispuesto a avanzar hacia un medio ambiente mejor.
Nuestros correos electrónicos le guiarán a lo largo de este proceso, presentándole nuestros nuevos lanzamientos y compartiendo información valiosa.
Mientras sigues navegando por nuestro sitio web, aquí tienes el enlace a nuestro boletín informativo. Estaremos encantados de que te unas a nuestra iniciativa para educar al mundo sobre la moda sostenible.
Atentamente,
(Marca comercial)
Del mismo modo, puede crear plantillas de correo electrónico para otros correos repetitivos. Ahora que ha guardado las plantillas, ¿cómo piensa gestionarlas?
Gestionar plantillas de correo electrónico existentes en Gmail
Las plantillas de correo electrónico deben evolucionar a medida que crece tu empresa.
A medida que tu empresa crece y tus intereses cambian, estas plantillas suelen necesitar una renovación para adaptarse a los cambios en tu empresa y en las relaciones con los clientes, o para incluir nuevas ofertas de productos. Veamos cómo gestionar, modificar y sobrescribir tus plantillas existentes.
Cómo gestionar y modificar plantillas de Gmail existentes
Haz clic en la plantilla que deseas modificar. Al hacer clic, la plantilla aparecerá en la sección de redacción de correo. Utiliza este borrador para realizar modificaciones. Elige entre las herramientas de edición de texto de Gmail para cambiar el tipo de fuente, el tamaño, el formato y la alineación.
Cómo eliminar una plantilla de Gmail
Haz clic en Más opciones (tres puntos verticales) > Plantillas > Eliminar plantilla > Selecciona la plantilla que deseas eliminar. Y has realizado un intento correcto para eliminar la plantilla.
👀Nota: Una vez que hayas eliminado la plantilla, no podrás deshacer la acción. Por lo tanto, asegúrate de que deseas eliminar una plantilla de tu lista antes de pulsar «Eliminar».
Cómo sobrescribir una plantilla de Gmail
Sobrescribir una plantilla requiere relativamente más atención. Desafortunadamente, Gmail no permite la edición de plantillas ya guardadas, por lo que no hay otra opción que sobrescribirlas.
Para empezar, redacta primero un nuevo correo electrónico. A continuación, haz clic en Más opciones (tres puntos verticales) > Plantillas > Guardar borrador como plantilla. Selecciona la plantilla que deseas sobrescribir con la nueva y ya está terminado.
Con estos sencillos pasos, puedes modificar, sobrescribir y eliminar plantillas según tus necesidades.
Sin embargo, Gmail solo permite a los usuarios guardar plantillas por cuenta de usuario. Para el uso compartido de plantillas con tu equipo, debes guardarlas individualmente en la cuenta de cada empleado. Suena tedioso, ¿verdad? ¡Aquí tienes la solución! 👇
Uso compartido de plantillas de Gmail
Aunque Gmail no permite el uso compartido de plantillas, una extensión de Gmail como Yesware sí lo hace.
Si tienes el plan Enterprise o Premium de Yesware, sigue la guía paso a paso que se indica a continuación para el uso compartido de plantillas de Gmail utilizando la extensión:
👀Nota: Los pasos mencionados se aplican después de haber instalado la extensión Yesware en tu cuenta de Gmail.
Paso 1: En tu panel de control de Gmail, ve a «Plantillas» en la barra de menú de la aplicación Yesware.
Paso 2: Seleccione y haga clic en la plantilla que planea utilizar para el uso compartido con su equipo.
Paso 3: Haz clic en el botón «Compartir con el equipo» en la parte inferior.
Paso 4: Elige el equipo y la carpeta con los que deseas realizar el uso compartido de la plantilla.
Paso 5: Ahora, Yesware ofrece dos métodos diferentes para el uso compartido de plantillas: «Compartir» o «Duplicar y compartir».
Si seleccionas «Compartir», la plantilla original se mueve a la carpeta del equipo, donde cualquier miembro del equipo puede verla, realizar edición en ella y utilizarla. Si seleccionas «Duplicar y compartir», se crea una plantilla duplicada que tu equipo puede ver, realizar edición en ella y utilizar sin necesidad de repetir la plantilla original.
Y así es como puedes realizar el uso compartido de plantillas de Gmail con tu equipo utilizando Yesware. 🎉
Plantillas para diversas necesidades
Puedes crear plantillas para todo tipo de fines: seguimientos, contactos en frío, suscripciones y mucho más. Gmail te permite guardar varias plantillas a la vez con diferentes nombres.
A continuación se presenta una lista de algunas plantillas populares de Gmail (con muestras de plantillas en su interior).
Plantillas de boletines informativos
Estas plantillas tienen como objetivo comunicar actualizaciones e información a los suscriptores de forma visualmente atractiva. Diseña tus plantillas de boletines informativos para combinar texto, imágenes y enlaces enlazados y captar así la atención de tus lectores. Aquí tienes un ejemplo:
«
Hola (nombre),
Volvemos con nuestro emocionante boletín informativo con nuestras últimas novedades. Haz clic en el enlace de abajo para ponerte al día con nuestros últimos descubrimientos. Cada minuto que pases con nosotros valdrá la pena.
Leer (nombre/enlace del boletín)
Atentamente,
(Marca)
Plantillas de promoción
Las plantillas promocionales pueden ayudarte a promocionar productos nuevos o existentes entre tus suscriptores. Ya sea para el lanzamiento de un nuevo producto, una oferta por tiempo limitado o el anuncio de una rebaja, estas plantillas te resultarán muy útiles para todas tus comunicaciones de promoción. Aquí tienes una muestra de plantilla de correo electrónico promocional:
«Hola (nombre),
¡Embárcate en una juerga de compras porque estamos EN OFERTA! Descubre ofertas irresistibles en tus productos favoritos. Visita ahora el sitio web para aprovechar las ofertas por periodo limitado.
(Añade el enlace a la página de ventas/colección de descuentos)
Feliz compra,
(Nombre de la marca)
Plantillas de bienvenida
Los correos electrónicos de bienvenida son los más repetidos y cruciales en cualquier estrategia de marketing por correo electrónico. Hacen que los nuevos clientes se sientan bienvenidos y, lo que es más importante, transmiten la primera impresión de tu marca a los suscriptores.
A continuación te explicamos cómo crear una plantilla de correo electrónico de bienvenida:
«Hola (nombre),
Estamos encantados de que nos acompañes en este emocionante viaje.
Explora nuestro sitio web y encuentra estilos para mejorar tu look este año. Aquí tienes algunos de los productos más vendidos para ayudarte a empezar (añadir enlace).
<IMÁGENES de productos/ofertas>
Esperamos poder enviarte las últimas novedades a tu buzón de correo electrónico.
Saludos cordiales,
(Marca comercial)
Plantillas para abandonos de carritos/seguimiento
El abandono del carrito es habitual entre las marcas de comercio electrónico. Las tiendas online pierden 18 000 millones de dólares en ingresos por ventas al año debido a este pequeño cambio en el estado de ánimo de los clientes.
Los correos electrónicos de abandono del carrito se envían en tiempo real, justo cuando el cliente sale de la app sin realizar una compra. Estos correos electrónicos suelen actuar como recordatorio o seguimiento, animando a los clientes a completar sus compras.
Utiliza estos correos electrónicos para desencadenar urgencia. Ofrece ofertas por tiempo limitado o avisos de agotamiento de existencias. Haz lo que sea necesario (dentro de las directrices) para que los clientes completen sus compras. Y para que recuperes una parte de las ventas perdidas. Puedes probar:
«Hola (nombre),
Hemos detectado que ha abandonado su compra en el carrito. Los elementos de su carrito están esperando ansiosos por llegar a sus manos. Haga clic en (añadir enlace al carrito) para volver a su compra y obtener un 20 % DE DESCUENTO sobre el valor del carrito.
¡Estamos aquí para responder a cualquier pregunta que tengas!
Saludos cordiales,
(Marca comercial)
Plantillas para contactos en frío
Las plantillas de contacto en frío te ayudan a llegar a personas a gran escala. Si practicas habitualmente el contacto en frío, estas plantillas te salvarán el día.
Te permiten mantener el tono y el estilo que deseas, al tiempo que te aseguran alcanzar sin esfuerzo tus límites diarios de divulgación. Si se hiciera manualmente, los números serían de un solo dígito. Un ejemplo es:
«Hola (nombre),
Nos ponemos en contacto con usted para explorar posibles sinergias. Nuestra marca puede ser una excelente opción para usted (especifique la necesidad). Esto es lo que dice la gente sobre nosotros (opiniones de clientes/opiniones de colaboradores) y algunos productos que podrían interesarle (proporcione el enlace).
¿Podemos programar una llamada para seguir adelante con esto?
Saludos cordiales,
(Marca comercial)
Plantillas de Gmail más allá de Gmail: integración con otras plataformas
Supongamos que ha guardado plantillas en su cuenta de Gmail, pero desea enviar correos electrónicos a través de Outlook o Apple Mail. ¿Permite Gmail el uso compartido de plantillas con otros proveedores de servicios de correo electrónico?
Sí, Gmail ofrece el uso multiplataforma de sus plantillas. Se integra con otras aplicaciones como ClickUp, Hive, Slack, Dropbox, Right Inbox y muchas más.
La integración de Gmail con ClickUp funciona de maravilla. Las dos plataformas se sincronizan perfectamente en tiempo real, lo que garantiza que cualquier actualización de tu bandeja de entrada de Gmail tenga visibilidad en ClickUp.
Por ejemplo, la actualización tendrá visibilidad en ambas plataformas en tiempo real si recibe un nuevo correo electrónico.
Además, las plantillas de Gmail también se pueden utilizar para mejorar la gestión del correo electrónico. Como resultado, las integraciones de Gmail son un medio para multiplicar los beneficios acumulados de la aplicación.
Limitaciones del uso de la creación de plantillas de correo electrónico en Gmail
A pesar de las ventajas y los beneficios de usar plantillas de correo electrónico, estas tienen algunos límites. Aquí hay algunas cosas que debes recordar al crear tus borradores:
Personalizaciones limitadas
Crear un nuevo correo electrónico desde cero ofrece más posibilidades de personalización que la edición de una plantilla prediseñada de Gmail. Por supuesto, las plantillas te permiten realizar la edición de detalles como los nombres, pero siguen imponiendo límites a la innovación.
Solución: Utiliza las plantillas de ClickUp para elegir entre una galería de plantillas destinadas a metas específicas y nunca te quedes sin plantillas de correo electrónico adaptadas a tus necesidades.
Problemas al guardar y realizar la edición
A menudo, las plantillas de Gmail pueden aparecer en blanco o crear problemas mientras las editas. En pocas palabras, es posible que la plantilla no esté disponible o no funcione como se esperaba.
Solución: La gestión de proyectos de correo electrónico de ClickUp funciona a la perfección para descartar cualquier problema de guardado o edición, eliminando todos los errores funcionales. Las plantillas guardadas en ClickUp se pueden guardar y editar sin problemas, descartando cualquier posibilidad de que se produzcan problemas de guardado y edición que podrían ocurrir de otro modo.
Problemas del destinatario
Con las plantillas de Gmail, no es raro que el destinatario vea correos electrónicos dañados, con formato incorrecto o que no responden.
Solución: Las herramientas de ClickUp eliminan los problemas de los destinatarios gracias a su funcionamiento rápido y preciso. También estudian el comportamiento de los usuarios con los correos electrónicos para identificar las deficiencias en los envíos de correos electrónicos con sus informes de marketing por correo electrónico.
ClickUp: una alternativa eficaz a las plantillas de correo electrónico de Gmail.
Un paso más allá, la integración de Gmail+ClickUp te permite extraer y crear automáticamente nuevas tareas a partir de los elementos recibidos por correo electrónico. Trabajar con Gmail será más fácil una vez que optes por la integración de ClickUp.
Gestión de proyectos de correo electrónico con ClickUp
Si está buscando una alternativa al correo electrónico, no hay nada mejor que ClickUp Email Gestión de Proyectos. Incluye numerosas funciones que automatizan la mayoría de sus tareas relacionadas con el correo electrónico. Envíe correos electrónicos automáticamente en función de eventos de tareas, campos personalizados y envíos de formularios. Además, cree elementos de acción directamente a partir de los correos electrónicos de los clientes, lo que le ayudará a gestionar mejor su trabajo para que nunca se pierda nada.
ClickUp proporciona plantillas de correo electrónico útiles, entre las que se incluyen:
- Publicidad por correo electrónico: las plantillas de ClickUp generan clics y aportan ideas para ayudarte a captar la atención de tu público, al tiempo que proporcionan información sobre nuevos lanzamientos.
- Marketing por correo electrónico: las plantillas de marketing por correo electrónico de ClickUp ofrecen la posibilidad de planificar campañas de goteo, programar mensajes y automatizar desencadenantes basados en el comportamiento de los usuarios.
- Campaña de marketing por correo electrónico: equipadas con una lista de control que le ayudará a trabajar en los detalles de las campañas de marketing por correo electrónico, estas plantillas le ayudarán a mantener el interés de los clientes, al tiempo que realizan el seguimiento de los clics y las conversiones.
- Informe de marketing por correo electrónico: la elaboración de informes sobre los resultados del marketing por correo electrónico y la automatización es tan importante como la propia acción, y aquí es donde esta plantilla de ClickUp resulta útil, para asegurarte de que estás sacando el máximo partido a tus campañas.
ClickUp AI
Además de estas plantillas de ClickUp, utiliza ClickUp AI para generar plantillas y esquemas de correo electrónico. Te ayudará en gran medida a redactar correos electrónicos concisos y más impactantes.
Mientras haces todo esto, ClickUp puede ayudarte aún más con sus diversas plantillas de correo electrónico, sistemas de gestión de correo electrónico y funciones de IA.
Si aún no estás seguro sobre la combinación (ClickUp + Gmail), sigue los pasos indicados anteriormente como guía para crear plantillas en Gmail y, a continuación, utiliza ClickUp para optimizar todo el proceso.
Integra ClickUp inmediatamente para trabajar con correos electrónicos rápidamente y aprovecha sus funciones para alcanzar tus metas empresariales más rápido. Regístrate en ClickUp de forma gratuita.
Preguntas frecuentes
1. ¿Cómo puedo crear una plantilla en Gmail?
Empieza por habilitar las plantillas en Gmail, crea una plantilla y guárdala. Una vez guardada la plantilla, utilízala para enviar correos electrónicos.
2. ¿Dónde están mis plantillas de correo electrónico de Gmail?
Encuentre las plantillas de correo electrónico de Gmail haciendo clic en los tres puntos que aparecen en la parte derecha del cuadro de redacción de Gmail. A continuación, haga clic en «Plantillas» y elija la que desee utilizar.
3. ¿Gmail tiene plantillas de correo electrónico gratuitas?
Sí, Gmail tiene una biblioteca de plantillas a la que se puede acceder gratis.