Todos tenemos que escribir correos electrónicos por motivos de trabajo, pero seamos sinceros, a veces puede convertirse en una tarea pesada.
Si las redactas con prisas, podrías pasar por alto detalles importantes o acabar con una comunicación poco clara. Y lo que es peor, podría haber margen para cometer errores.
¡Aquí es donde las plantillas de correo electrónico de Gmail vienen al rescate! Crea plantillas, personaliza el mensaje a tu gusto y envíalo rápidamente.
Las plantillas de Gmail son diseños de correo electrónico predefinidos que eliminan el tedio de realizar tareas de redacción de correos electrónicos. Son una solución rápida para esos correos repetitivos. Puedes modificarlas fácilmente, ahorrar tiempo y asegurarte de que tus destinatarios reciban correos claros y sin errores.
En este blog encontrarás una guía paso a paso para crear plantillas de correo electrónico en Gmail. Echa un vistazo a los consejos para gestionar, modificar y optimizar estas plantillas y mejorar su rendimiento. Empecemos.
Ventajas de crear plantillas de correo electrónico en Gmail
Antes de entrar en detalle sobre «cómo» crear plantillas, echemos un vistazo al «por qué». Verás, las plantillas de correo electrónico no solo sirven para agilizar la redacción de los mensajes.
Estas son las ventajas de las plantillas de Gmail:
1. Ahorra tiempo en la creación de correos electrónicos
Crear plantillas de correo electrónico te ayuda a ahorrar tiempo.
Las plantillas sirven como modelo de correo electrónico listo para usar en comunicaciones personales o profesionales. Mejoran la productividad en el correo electrónico y te ahorran horas de trabajo, especialmente cuando redactas correos con soluciones para responder a consultas frecuentes.
En lugar de empezar desde cero cada vez, solo tienes que elegir una plantilla, personalizarla rápidamente y pulsar «Enviar». Esto agiliza el proceso de creación de correos electrónicos y te permite disponer de tiempo valioso para otras tareas importantes en tu apretada agenda.
2. Ayuda a mantener la imagen de marca
Imagina una situación en la que diferentes agentes de atención al cliente respondan de forma distinta a consultas similares. Te das cuenta de que el tono, el estilo y el formato cambian cada vez. No es lo ideal, ¿verdad?
Crear plantillas de correo electrónico en Gmail es mucho más que un simple ahorro de tiempo; es la clave para mantener la coherencia con tu marca sin esfuerzo. Al mantener la coherencia en los mensajes, el tono y los elementos visuales de todos tus correos electrónicos, estas plantillas garantizan que tu comunicación se ajuste a la identidad de tu marca.
Esto aumenta la profesionalidad y refuerza el reconocimiento de marca, haciendo que tus correos electrónicos sean reconocibles al instante y consolidando una imagen coherente ante tu público.
3. Reduce los errores
Las plantillas de correo electrónico te ayudan a evitar errores y descuidos al proporcionarte un marco estructurado para tus mensajes. La estandarización del contenido de los correos electrónicos evita errores tipográficos, imprecisiones y omisiones de detalles, lo que contribuye a que las comunicaciones sean más pulidas y estén libres de errores.
Además, esto te permite dedicar menos tiempo a revisar y buscar errores al enviar correos electrónicos. Te evita posibles situaciones embarazosas y mejora tu comunicación profesional en general.
4. Mejora el tiempo de respuesta
Redactar correos electrónicos cada vez que sea necesario puede retrasar tus respuestas. Acceder a las plantillas y utilizarlas puede mejorar significativamente tu tiempo de respuesta. Esto resulta especialmente importante en situaciones en las que es fundamental responder con rapidez, como consultas de clientes, solicitudes urgentes o la comunicación general.
Las respuestas más rápidas hacen que los clientes estén más satisfechos y mejoran la imagen general de la empresa. Respuestas más fluidas, rápidas y precisas: puedes tenerlo todo con las plantillas de correo electrónico.
5. Permite realizar seguimientos eficaces
Las plantillas prediseñadas de Gmail garantizan que tus mensajes de seguimiento sean coherentes, puntuales y dirigidos al objetivo. No hace falta empezar desde cero cada vez: ¡es una forma gratis y sencilla de solicitar respuestas, actualizaciones o los siguientes pasos!
No solo te ahorra tiempo, sino que además garantiza que tus mensajes de seguimiento sean profesionales, lo que aumenta las posibilidades de obtener la respuesta deseada. Las plantillas personalizadas y reutilizadas hacen que los mensajes de seguimiento sean más eficientes y mejoran tu estrategia de comunicación en general.
Cómo crear plantillas de correo electrónico en Gmail
Veamos en detalle cómo crear plantillas de correo electrónico en Gmail. Sigue esta guía paso a paso:
Paso 1: Activa las plantillas en Gmail
Abre Gmail en tu navegador y haz clic en «Ajustes», en la esquina superior derecha.
En el menú desplegable, haz clic en «Ver todos los ajustes».
Verás una barra de menú tipo cinta con varias pestañas para configurar Gmail. Selecciona la pestaña de ajustes «Avanzada».
Ahora tendrás opciones para activar y desactivar funciones como el avance automático, las plantillas, los atajos de teclado personalizados y los mensajes no leídos.
Para activar las plantillas, utiliza el interruptor «Activar» en la sección de plantillas. A continuación, haz clic en el botón «Guardar cambios» que aparece en la parte inferior.
Paso 2: Crea una nueva plantilla de correo electrónico
Crear una nueva plantilla de correo electrónico en Gmail es similar a escribir un nuevo correo electrónico. Para empezar, haz clic en «Redactar» en la esquina superior izquierda.
Cuando se abra una nueva ventana de redacción, escribe un correo electrónico fantástico. Por ejemplo, crea una plantilla para uno de los correos electrónicos más repetitivos: ¡el estado del pedido! Echa un vistazo 👇
Paso 3: Guarda la plantilla
Cuando hayas terminado de redactar tu versión, haz clic en el icono «Más opciones» (tres puntos verticales) situado en la esquina inferior derecha.
Enseguida aparecerá una lista con opciones como rótulos, plantillas, imprimir y corrector ortográfico. Haz clic en Plantillas > Guardar borrador como plantilla.
A continuación, ponle un nombre a tu plantilla y pulsa «Guardar».
¡Y ya está! Tu plantilla de correo electrónico está lista. Ahora, cada vez que necesites utilizar la plantilla en Gmail, sigue el paso 3, ¡y tendrás tus plantillas aquí! 👇
Ahora que ya sabemos cómo guardar nuestras plantillas, veamos algunas plantillas estándar que podemos utilizar en situaciones empresariales cotidianas. Aquí tienes una muestra de plantilla de correo electrónico con un mensaje de bienvenida que se envía cada vez que se incorpora un nuevo cliente.
«¡Hola, (nombre)!
Bienvenido a (nombre de la marca). Estamos encantados de que formes parte de nuestra comunidad.
En (nombre de la marca), creemos firmemente en promover la moda sostenible e inculcar este valor en la vida cotidiana de las personas que nos rodean. Nos alegra mucho que compartas esta visión y estés dispuesto a avanzar hacia un medio ambiente mejor.
Nuestros correos electrónicos te guiarán en este proceso, presentándote nuestras novedades y compartiendo información valiosa.
Mientras sigues navegando por nuestra página web, aquí tienes el enlace a nuestro boletín informativo. Nos encantaría que te unieras a nuestra iniciativa para concienciar al mundo sobre la moda sostenible.
Atentamente,
(Nombre de la marca)
Del mismo modo, puedes crear plantillas de correo electrónico para otros mensajes repetitivos. Ahora que ya has guardado las plantillas, ¿cómo piensas gestionarlas?
Gestión de plantillas de correo electrónico existentes en Gmail
Las plantillas de correo electrónico deben evolucionar a medida que crece tu empresa.
A medida que tu empresa crece y tus intereses cambian, estas plantillas suelen necesitar una renovación para adaptarse a los cambios en tu empresa y en las relaciones con los clientes, o para incluir nuevas ofertas de productos. Veamos cómo gestionar, modificar y sobrescribir tus plantillas existentes.
Cómo gestionar y modificar las plantillas existentes de Gmail
Haz clic en la plantilla que quieras modificar. Al hacer clic, la plantilla aparecerá en la sección de redacción de correos. Utiliza este borrador para realizar los cambios. Elige entre las herramientas de edición de texto de Gmail para cambiar la fuente, el tamaño, el formato y la alineación.
Cómo eliminar una plantilla de Gmail
Haz clic en «Más opciones» (tres puntos verticales) > Plantillas > Eliminar plantilla > Selecciona la plantilla que deseas eliminar. Ya has eliminado la plantilla de manera correcta.
👀Nota: Una vez que hayas eliminado la plantilla, no podrás deshacer la acción. Así que asegúrate de que realmente quieres eliminar una plantilla de tu lista antes de pulsar «Eliminar».
Cómo sobrescribir una plantilla de Gmail
Sobrescribir una plantilla requiere un poco más de atención. Por desgracia, Gmail no permite la edición de las plantillas ya guardadas, por lo que no queda más remedio que sobrescribirlas.
Para empezar, redacta primero un nuevo correo electrónico. A continuación, haz clic en «Más opciones» (tres puntos verticales) > «Plantillas» > «Guardar borrador como plantilla». Selecciona la plantilla que deseas sustituir por la nueva y ya está terminado.
Con estos sencillos pasos, podrás modificar, sobrescribir y eliminar plantillas según tus necesidades.
Sin embargo, Gmail solo permite a los usuarios guardar plantillas por cuenta de usuario. Para el uso compartido de plantillas con tu equipo, debes guardarlas individualmente en la cuenta de cada empleado. Suena tedioso, ¿verdad? ¡Aquí tienes la solución! 👇
Uso compartido de plantillas de Gmail
Aunque Gmail no permite el uso compartido de plantillas, una extensión de Gmail como Yesware sí lo hace.
Si tienes el plan Enterprise o Premium de Yesware, sigue la siguiente guía paso a paso para el uso compartido de plantillas de Gmail mediante la extensión:
👀Nota: Los pasos que se mencionan a continuación se aplican una vez que hayas instalado la extensión Yesware en tu cuenta de Gmail.
Paso 1: En tu panel de control de Gmail, ve a «Plantillas» en la barra de menú de la aplicación de Yesware.
Paso 2: Selecciona y haz clic en la plantilla que quieras utilizar para el uso compartido con tu equipo.
Paso 3: Haz clic en el botón «Compartir con el equipo» que aparece en la parte inferior.
Paso 4: Elige el equipo y la carpeta con los que deseas realizar el uso compartido de la plantilla.
Paso 5: Ahora, Yesware ofrece dos métodos diferentes para el uso compartido de plantillas: «Compartir» o «Duplicar y compartir».
Si seleccionas «Compartir», la plantilla original se traslada a la carpeta «Equipo», donde cualquier miembro del equipo podrá verla, editarla y utilizarla. Si seleccionas «Duplicar y compartir», se crea una copia de la plantilla que tu equipo podrá ver, editar y utilizar sin modificar la plantilla original.
Y así es como puedes realizar el uso compartido de plantillas de Gmail con tu equipo utilizando Yesware. 🎉
Plantillas para diversas necesidades
Puedes crear plantillas para todo tipo de fines: mensajes de seguimiento, contacto en frío, suscripciones y mucho más. Gmail te permite guardar varias plantillas a la vez con nombres diferentes.
A continuación se presenta una lista de algunas plantillas populares de Gmail (con muestras en su interior).
Plantillas de boletines informativos
Estas plantillas tienen como objetivo comunicar novedades e información a los suscriptores de una forma visualmente atractiva. Diseña tus plantillas de boletines combinando texto, imágenes y enlaces para captar la atención de tus lectores. Aquí tienes un ejemplo:
«
Hola, (nombre),
Volvemos con nuestro interesante boletín informativo con las últimas novedades. Haz clic en el enlace de abajo para ponerte al día con nuestros últimos descubrimientos. Cada minuto que pases con nosotros merecerá la pena.
Lee (nombre/enlace del boletín)
Saludos cordiales,
(Nombre de la marca)
Plantillas de promoción
Las plantillas promocionales pueden ayudarte a promocionar productos nuevos o ya existentes entre tus suscriptores. Ya se trate del lanzamiento de un nuevo producto, una oferta por tiempo limitado o el anuncio de rebajas, estas plantillas te resultarán muy útiles para todas tus campañas de promoción. Aquí tienes una muestra de plantilla de correo electrónico promocional:
«Hola, (nombre),
¡Lánzate a una jornada de compras porque estamos EN OFERTAS! Descubre ofertas irresistibles en tus productos favoritos. Visita la página web ahora para aprovechar las ofertas por periodo limitado.
(Añade el enlace a la página de ofertas o a la colección de descuentos)
¡Feliz compra!
(Nombre de la marca)
Plantillas de bienvenida
Los correos electrónicos de bienvenida son los más habituales y los más importantes en cualquier estrategia de marketing por correo electrónico. Hacen que los nuevos clientes se sientan bienvenidos y, lo que es más importante, transmiten la primera impresión de tu marca a los suscriptores.
A continuación te explicamos cómo crear una plantilla de correo electrónico de bienvenida:
«Hola, (nombre),
Estamos encantados de que nos acompañes en este emocionante viaje.
Explora nuestra página web y descubre estilos para mejorar tu look este año. Aquí tienes algunos de los productos más vendidos para ayudarte a empezar (añadir enlace).
<IMÁGENES de productos/ofertas>
Estamos deseando que lleguen a tu buzón de correo con las últimas novedades.
Saludos,
(Nombre de la marca)
Plantillas para el abandono del carrito y el seguimiento
El abandono del carrito es algo habitual entre las marcas de comercio electrónico. Las tiendas online pierden 18 000 millones de dólares en ingresos por ventas cada año debido a este pequeño cambio en la actitud de los clientes.
Los correos electrónicos por abandono del carrito se envían en tiempo real, justo cuando el cliente sale de la app sin realizar ninguna compra. Estos correos suelen servir como recordatorio o seguimiento, animando a los clientes a completar sus compras.
Utiliza estos correos electrónicos para desencadenar sensación de urgencia. Ofrece promociones por tiempo limitado o avisos de agotamiento de existencias. Haz lo que sea necesario (dentro de las directrices) para que los clientes completen sus compras. Y para que tú recuperes una parte de las ventas perdidas. Puedes probar lo siguiente:
«Hola, (nombre),
Hemos detectado que has abandonado tu compra en el carrito. Los elementos de tu carrito están deseando llegar a tus manos. Haz clic en (enlace «Añadir al carrito») para volver a tu compra y obtener un DESCUENTO FIJO DEL 20 % sobre el valor del carrito.
¡Estamos aquí para responder a cualquier pregunta que tengas!
Saludos,
(Nombre de la marca)
Plantillas para contacto en frío
Las plantillas para el contacto en frío te ayudan a llegar a un gran número de personas. Si sueles realizar contactos en frío, estas plantillas te serán de gran ayuda.
Te permiten mantener el estilo y el tono que deseas, al tiempo que te aseguran que aproveches al máximo tus límites diarios de contacto sin esfuerzo. Si se hiciera manualmente, los números serían de un solo dígito. Un ejemplo es:
«Hola, (nombre),
Nos ponemos en contacto contigo para explorar posibles sinergias. Nuestra marca puede encajar perfectamente contigo (especifica la necesidad). Esto es lo que dice la gente sobre nosotros (opiniones de clientes/opiniones sobre colaboraciones) y algunos productos que podrían interesarte (proporciona el enlace).
¿Podemos concertar una llamada para seguir adelante con esto?
Saludos,
(Nombre de la marca)
Plantillas de Gmail más allá de Gmail: integración con otras plataformas
Supongamos que tienes plantillas guardadas en tu cuenta de Gmail, pero quieres enviar correos electrónicos a través de Microsoft Outlook o Apple Mail. ¿Permite Gmail el uso compartido de plantillas con otros proveedores de correo electrónico?
Sí, Gmail permite utilizar sus plantillas en diferentes plataformas. Se integra con otras aplicaciones como ClickUp, Hive, Slack, Dropbox, Right Inbox y muchas más.
La integración de Gmail con ClickUp funciona de maravilla. Las dos plataformas se sincronizan perfectamente en tiempo real, lo que garantiza que cualquier actualización de tu bandeja de entrada de Gmail sea visible en ClickUp.
Por ejemplo, si recibes un nuevo correo electrónico, la actualización tendrá visibilidad en ambas plataformas en tiempo real.
Además, las plantillas de Gmail también pueden utilizarse para gestionar mejor el correo electrónico. Como resultado, las integraciones de Gmail son una forma de multiplicar las ventajas que ofrece la aplicación.
Limitaciones del uso de las plantillas de correo electrónico en Gmail
A pesar de las ventajas y beneficios que ofrece el uso de plantillas de correo electrónico, estas presentan algunos límites. Aquí tienes algunos aspectos que debes tener en cuenta al crear tus borradores:
Personalizaciones limitadas
Crear un correo electrónico nuevo desde cero ofrece más posibilidades de personalización que la edición de una plantilla prediseñada de Gmail. Por supuesto, las plantillas te permiten realizar ediciones en detalles como los nombres, pero siguen imponiendo límites a la innovación.
Solución: Utiliza las plantillas de ClickUp para elegir entre una galería de plantillas diseñadas para metas específicas y nunca te quedes sin plantillas de correo electrónico adaptadas a tus necesidades.
Problemas al guardar y realizar la edición
A menudo, las plantillas de Gmail pueden aparecer en blanco o dar problemas al realizar la edición. En pocas palabras, es posible que la plantilla no esté disponible o que no funcione como se esperaba.
Solución: La gestión de proyectos por correo electrónico de ClickUp funciona a la perfección, lo que elimina cualquier preocupación relacionada con el guardado o la edición, así como cualquier error funcional. Las plantillas guardadas en ClickUp se pueden guardar y editar sin problemas, lo que descarta cualquier posibilidad de que se produzcan problemas de guardado o edición que, de otro modo, podrían surgir.
Problemas con los destinatarios
Con las plantillas de Gmail, no es raro que el destinatario reciba correos electrónicos dañados, con un formato incorrecto o que no se abran correctamente.
Solución: Las herramientas de ClickUp eliminan los problemas de los destinatarios gracias a un funcionamiento rápido y preciso. Además, analizan el comportamiento de los usuarios con los correos electrónicos para identificar deficiencias en los envíos mediante los informes de marketing por correo electrónico.
ClickUp: una alternativa eficaz a las plantillas de correo electrónico de Gmail
Un paso más allá: la integración de Gmail y ClickUp te permite extraer automáticamente y crear nuevas tareas a partir de los elementos pendientes recibidos por correo electrónico. Trabajar con Gmail te resultará mucho más sencillo una vez que optes por la integración con ClickUp.
Gestión de proyectos por correo electrónico con ClickUp
Si buscas una alternativa para la gestión de proyectos relacionados con el correo electrónico, no hay nada mejor que ClickUp Email Project Management. Incluye numerosas funciones que automatizan la mayoría de tus tareas relacionadas con el correo electrónico. Envía correos electrónicos automáticamente en función de eventos de tareas, campos personalizados y envíos de formularios. Además, crea acciones directamente a partir de los correos electrónicos de los clientes, lo que te ayuda a gestionar mejor tu trabajo para que nunca se te pase nada por alto.
ClickUp ofrece útiles plantillas de correo electrónico, entre las que se incluyen:
- Publicidad por correo electrónico: las plantillas de ClickUp generan clics y fomentan la lluvia de ideas para ayudarte a captar la atención de tu público, al tiempo que proporcionan información sobre nuevos lanzamientos.
- Marketing por correo electrónico: las plantillas de marketing por correo electrónico de ClickUp te permiten planificar campañas de goteo, programar mensajes y automatizar desencadenantes en función del comportamiento de los usuarios.
- Campaña de marketing por correo electrónico: equipadas con una lista de control que te ayudará a trabajar en los detalles de las campañas de marketing por correo electrónico, estas plantillas te permiten mantener el interés de los clientes y, al mismo tiempo, realizar el seguimiento de los clics y las conversiones.
- Informe de marketing por correo electrónico: la elaboración de informes sobre los resultados del marketing por correo electrónico y la automatización es tan importante como la propia acción, y aquí es donde esta plantilla de ClickUp resulta muy útil, para asegurarte de que sacas el máximo partido a tus campañas.
ClickUp AI
Además de estas plantillas de ClickUp, utiliza ClickUp AI para generar plantillas y esquemas de correo electrónico. Esto te ayudará enormemente a que tus correos sean concisos y tengan mayor impacto.
Mientras haces todo esto, ClickUp puede ayudarte aún más con sus diversas plantillas de correo electrónico, sus sistemas de gestión de correo y sus funciones de IA.
Si aún tienes dudas sobre esta combinación (ClickUp + Gmail), sigue los pasos indicados anteriormente como guía para crear plantillas en Gmail y, a continuación, utiliza ClickUp para optimizar todo el proceso.
Integra ClickUp de inmediato para trabajar con el correo electrónico con rapidez y aprovecha sus funciones para alcanzar tus metas empresariales más rápido. Regístrate gratis en ClickUp.
Preguntas frecuentes
1. ¿Cómo se crea una plantilla en Gmail?
Empieza por activar las plantillas en Gmail, crea una plantilla y guárdala. Una vez guardada la plantilla, utilízala para enviar correos electrónicos.
2. ¿Dónde están mis plantillas de correo electrónico de Gmail?
Encuentra las plantillas de correo electrónico de Gmail haciendo clic en los tres puntos que aparecen a la derecha del cuadro de redacción de Gmail. A continuación, haz clic en «Plantillas» y elige la que desees utilizar.
3. ¿Ofrece Gmail plantillas de correo electrónico gratuitas?
Sí, Gmail cuenta con una biblioteca de plantillas a la que se puede acceder de forma gratuita.