¿Organiza reuniones semanales de OKR (objetivos y resultados clave) para supervisar a su equipo y su progreso? ¿Se anima a los miembros de su equipo a pedir ayuda para alcanzar sus OKR independientes cuando se enfrentan a obstáculos?
Si la respuesta a ambas preguntas o a cualquiera de ellas es «No», debe tomarse más en serio sus OKR.
Las reuniones OKR garantizan que las metas de su equipo vayan por buen camino. Estas reuniones proporcionan un foro para mantenerse en contacto con cada miembro del equipo y comprobar su progreso a través de reuniones OKR semanales. Hacer esto contribuirá al crecimiento general de su organización.
Descubramos qué son las reuniones de OKR, por qué son importantes y cómo llevar a cabo reuniones de OKR eficaces con plantillas de OKR probadas y comprobadas.
¿Qué es una reunión OKR?
Las reuniones OKR son sesiones semanales en las que el equipo analiza el progreso realizado en la consecución de sus objetivos y resultados clave.
Durante estas sesiones, el director o jefe del equipo se reúne con los miembros del equipo durante 15 a 30 minutos para hacer un seguimiento de los objetivos y resultados clave, establecer prioridades y obtener una mejor visión general de la alineación del equipo para un proyecto.
Basándose en los logros compartidos por los miembros del equipo durante las reuniones de OKR, los gerentes establecerán nuevas metas y elementos del orden del día para la semana siguiente y debatirán las hojas de ruta para alcanzar dichas metas.
Desde el punto de vista del gerente, el objetivo de una reunión OKR es evaluar si los miembros del equipo han logrado con éxito las metas asignadas dentro de un plazo determinado. Si no lo han conseguido, profundice para encontrar la causa raíz y reconsidere las metas establecidas para garantizar su viabilidad.
Al final del proyecto, del ciclo OKR o cada trimestre, la reunión retrospectiva OKR evalúa el progreso. Identifica las áreas de éxito, las lecciones aprendidas y las oportunidades de mejora para los futuros ciclos OKR.
¿Por qué son importantes las reuniones de revisión de OKR?
Los OKR consisten en establecer metas realistas, planificar los resultados clave para alcanzarlos y crear un proceso sólido para realizar el seguimiento del progreso. Las reuniones de OKR ayudan a los gerentes a obtener una visión general práctica de la situación del equipo en términos de objetivos y metas.
Las revisiones de OKR hacen que los empleados se responsabilicen de sus acciones.
Supongamos que asigna al equipo de producto una meta: crear cinco vídeos explicativos para cada función que lance este trimestre. No hubo reuniones OKR para realizar el seguimiento del progreso durante todo el trimestre.
Al final del trimestre o unos meses más tarde, durante la reunión de OKR, el equipo se olvidó de crear vídeos, ya que tuvo que hacer malabarismos con múltiples tareas y nuevas prioridades.
Esto significa que usted y el equipo de producto tendrían que apresurarse a crear los vídeos, ya que el equipo de marketing espera que formen parte de la página de destino del producto.
¿Qué salió mal aquí, incluso cuando usted había transmitido los requisitos en la reunión del equipo?
No existía un marco estándar para realizar el seguimiento del estado actual de los OKR ni reuniones semanales para realizar el seguimiento de los OKR.
Como resultado, el equipo de producto dio prioridad a otras metas que se les habían asignado.
Por otro lado, las reuniones OKR periódicas o semanales hacen que los empleados se responsabilicen y les ayudan a darse cuenta de la importancia de las metas que se les han asignado. Como resultado, priorizan sus metas, buscan el soporte de los gerentes para asegurarse de que realizan el progreso adecuado y cumplen sus metas en el plazo establecido.
Ya sea que se trate de un OKR individual o de los OKR colectivos del equipo, las reuniones individuales periódicas permiten que todos estén al tanto del progreso y aumentan la responsabilidad dentro del equipo.
Las reuniones OKR son la dosis semanal de motivación de los empleados.
Una estructura OKR mantiene motivados a sus empleados. Las reuniones OKR permiten a los equipos establecer una conexión directa con sus responsables y debatir qué les impide alcanzar sus metas.
Puede aprovechar esta oportunidad para debatir nuevas ideas, lecciones aprendidas por el equipo, cambios en los planes de prioridad (si los hay) y hacer un seguimiento del progreso de las metas más difíciles.
Escuche las dificultades de su equipo, cree oportunidades de reconocimiento para aquellos que van más allá y anímelos a rendir mejor.
Las revisiones semanales de OKR guían a los empleados para que se centren en las tareas de alta prioridad.
Es fácil distraerse cuando no hay nadie que le guíe. A menudo, los empleados no priorizan los resultados clave para alcanzar sus metas más rápidamente y se centran en tareas innecesarias que no aportan nada o que tienen una prioridad baja.
Las reuniones OKR establecen transparencia en el proceso de seguimiento de OKR y ayudan a los empleados a centrarse en las actividades más importantes para alcanzar sus metas.
Cuando un empleado se aleja de su meta o se le asigna una meta complicada que no es alcanzable, la revisión de OKR nos permite comprender sus puntos débiles y le ayuda a seguir adelante.
¿Cómo llevar a cabo una reunión OKR eficaz? 4 sencillos pasos
Una vez definidos y establecidos sus OKR, el siguiente paso es comunicarlos a todo su equipo en una reunión de planificación de OKR.
Estos son los pasos para llevar a cabo reuniones OKR eficaces dentro del plazo previsto.
Paso 1: Prepare una agenda para la reunión de OKR.
Una reunión OKR exitosa tiene una agenda clara.
Sin una agenda predeterminada, la reunión será improductiva, los empleados no sabrán qué discutir y es posible que no logre sus metas trimestrales.
Las agendas de las reuniones crean transparencia y establecen expectativas sobre la estructura de la reunión. Una plantilla predefinida para reuniones OKR ayuda a todos a estar en sintonía y simplifica el uso compartido de novedades.
Aquí tiene una propuesta de marco para establecer metas que puede probar en sus reuniones de seguimiento de OKR:
Primeros 10 minutos: comparta el estado de las acciones de la semana anterior, incluidos los planes completados. Un software de OKR le permitirá personalizar estos estados. Algunos estados sencillos que puede probar son «Pendiente», «Trabajo en curso», «Revisar» y «Terminado».
Próximos 10 minutos: Planifique los resultados clave, las tareas pendientes y las prioridades para la semana que viene. Ajuste las metas según sea necesario y elimine las metas ya alcanzadas o irrelevantes del proceso.
Últimos 5-10 minutos: Aproveche la última parte de la reunión para reflexionar sobre lo aprendido. Por ejemplo, ¿por qué no se ha alcanzado una meta concreta? ¿El punto del orden del día no estaba claro o los miembros de su equipo esperaban más apoyo por parte del responsable en un elemento concreto del orden del día?
Una buena práctica consiste en anotar y responder a las preguntas retrospectivas en la siguiente reunión.
Una reunión productiva debe proporcionarle respuestas sobre lo que ha salido bien, lo que hay que mejorar y las lecciones aprendidas, además de documentar las buenas ideas.
Paso 2: Invite a los participantes y comunique las agendas de la reunión con antelación.
Una vez que tenga una agenda transparente para la reunión OKR y un marco OKR, es el momento de compartir la información con los participantes antes de la reunión.
El uso compartido de la agenda de la reunión con antelación garantiza que el equipo esté bien preparado con las últimas novedades y aprendizajes.
Invite a los participantes a través de herramientas de reuniones en línea como Zoom, Google Meet o Microsoft Teams con la agenda de la reunión OKR.
Tenga claro quién debe participar en estas reuniones semanales de OKR. Por ejemplo, invitar a los altos directivos a las reuniones semanales de OKR puede ser más perjudicial que beneficioso. Los miembros del equipo pueden dudar a la hora de hablar abiertamente sobre los obstáculos en presencia de las partes interesadas.
Si bien tiene sentido incluir a las partes interesadas o a los directivos en las reuniones trimestrales de OKR, las reuniones semanales de OKR deben ser entre los gerentes y sus equipos.
Paso 3: Debatir los OKR (estado de la semana actual, progreso de los OKR de la semana pasada y plan para la semana siguiente).
Existen muchos conceptos erróneos comunes sobre los OKR, por lo que debe asegurarse de que su equipo sea plenamente consciente de lo que son los OKR y qué tipo de actualizaciones deben proporcionar.
Cuando empiece a utilizar el marco de buenas prácticas de OKR, proporcione a su equipo algunos ejemplos de OKR. Para un equipo de marketing de contenidos, una meta OKR trimestral puede ser:
| Objetivo | Crea publicaciones en redes sociales centradas en los clientes potenciales. |
| KR 1 | Póngase en contacto con 50 clientes actuales para descubrir cómo les ha ayudado nuestro producto. |
| KR 2 | Aumente el tráfico orgánico en redes sociales en un 50 %. |
| KR 3 | Consiga 10 reservas de demostración al mes a través de LinkedIn y Twitter. |
Desglose estos resultados críticos en tareas más pequeñas y viables, y asígnelas a los miembros del equipo para que conozcan sus metas y preparen las actualizaciones de tareas de la reunión OKR semanal en consecuencia.
Si un miembro del equipo necesita más claridad sobre su resultado clave, anímelo a celebrar una reunión aparte en lugar de hacer perder el tiempo a todos durante la reunión del equipo.
Utilice la plantilla OKR de ClickUp para gestionar los OKR, desglosar y asignar metas a los miembros del equipo y realizar el seguimiento del progreso de los OKR.
Paso 4: Redacte el acta de la reunión (MOM).
Tome notas de todas las discusiones de la reunión de forma manual o con herramientas de reunión con IA. De esta manera, comunicará las discusiones de la reunión de manera eficaz con el equipo y reducirá la posibilidad de confusión.
Esto significa además documentar los MOM cada semana para que el gerente pueda revisarlos al final de cada mes y hacer un seguimiento del progreso y evaluar el rendimiento del equipo.
Buenas prácticas para las reuniones de revisión de OKR
Hay diferentes tipos de reuniones, y cada una requiere unas buenas prácticas distintas. Y los OKR no son una excepción.
Para llevar a cabo reuniones OKR satisfactorias, céntrese en las siguientes buenas prácticas:
Utilice un marco OKR específico.
Un marco OKR específico le ayuda a establecer metas realistas, supervisar el progreso de los OKR e identificar los obstáculos para superarlos más rápidamente.
La plantilla del marco OKR de ClickUp ofrece todas las funciones necesarias para gestionar reuniones OKR.
Así es como esta plantilla ayuda a los gerentes y a sus equipos:
- Permite crear un espacio colaborativo para que todo el equipo pueda intercambiar ideas y participar conjuntamente en el proceso de establecimiento de metas e identificar los principales objetivos.
- Identifique los resultados clave (KR) de cada tarea y conviértalos en tareas de ClickUp. Los gerentes asignan estas tareas a los miembros del equipo pertinentes y añaden fechas límite para completarlas y así mantenerse al día con las metas OKR de toda la organización.
- La plantilla codificada por colores con estado personalizado permite a los empleados proporcionar actualizaciones semanales durante las reuniones de OKR. El marco estructurado ayuda a los gerentes a identificar los obstáculos y a ayudar a los empleados a decidir los siguientes pasos.
Además, considere la posibilidad de utilizar plantillas de planes de comunicación para documentar las estrategias y los objetivos de OKR para la comunicación interna y externa, que deben actualizarse periódicamente.
Esta plantilla especifica el público objetivo, el tipo de mensajes que se deben enviar, los canales de comunicación y la frecuencia de comunicación.
Cuando todos sus OKR se comunican y documentan, todos conocen los detalles exactos y los elementos que deben tomarse.
Organice sus reuniones OKR en ClickUp.
Organizar tus reuniones OKR en ClickUp es más fácil de lo que crees. Te explicamos por qué.
Con potentes funciones de edición y colaboración, gestione todos los documentos de sus reuniones en ClickUp Docs. Añada tablas, presentaciones, archivos PDF e incruste marcadores para adaptarlos a su estilo de trabajo.
Como herramienta de gestión de proyectos, ClickUp le permite crear listas de control para reuniones OKR alineadas con la agenda de la reunión. A medida que complete los elementos de discusión individualmente, táchelos de la lista de control para mantener a todos los participantes de la reunión en sintonía.
Añada tareas periódicas en ClickUp y actualice su estado en función del progreso discutido durante las reuniones de OKR. De este modo, no tendrá que crear tareas desde cero cada vez y dispondrá de un registro de los elementos de debate para la semana siguiente.
Con ClickUp gestionando todos los aspectos esenciales de sus reuniones, no tendrá que cambiar entre Documentos de Google y Zoom. La vista de calendario de ClickUp se sincroniza con su Google Calendar, lo que le permite enviar invitaciones a reuniones desde ClickUp.
Lleve el establecimiento de metas un paso más allá con ClickUp Metas.
Utilice ClickUp Goals para dividir sus objetivos en metas más pequeñas y medibles, y alcance sus objetivos con cronogramas claros y un seguimiento automatizado.
Mantenga las metas organizadas en carpetas para realizar el seguimiento de los OKR y los ciclos de sprint, y compártalas públicamente con su equipo.
Lo que diferencia a ClickUp de otros programas de OKR es que combina los OKR con la gestión de proyectos y anima a los equipos a responsabilizarse de su progreso para alcanzar objetivos comunes.
Utilice un asistente de redacción con IA para generar automáticamente las notas de las reuniones OKR.
Añada ClickUp AI a sus reuniones OKR y tome notas como un profesional. A continuación le explicamos cómo hacerlo:
- Resuma las transcripciones de las discusiones de las reuniones y conviértalas en tareas viables para su equipo.
- Evite errores manuales, como faltas ortográficas y gramaticales, en las notas de sus reuniones y mejore su redacción.
- Acceda a ClickUp AI desde cualquier lugar y ayude a sus equipos remotos a asistir a las reuniones OKR sin ningún tipo de molestia.
¿Listo para llevar a cabo reuniones OKR eficaces?
A estas alturas, ya sabe cómo los OKR alinean las estrategias de su empresa con sus metas, y las revisiones de OKR son fundamentales para garantizar que todo el mundo esté en sintonía con sus objetivos y resultados clave.
Un software de OKR como ClickUp le ayuda a establecer metas ambiciosas, supervisar el progreso y medir los resultados, ya que escribir los OKR en una hoja de cálculo o en papel no completa el proceso.
Para ayudarte a conseguir los mejores resultados, ClickUp cuenta con funciones que van desde el establecimiento y seguimiento de metas hasta plantillas ya preparadas.
Cree OKR viables y mejore la gestión de sus metas.
Para obtener los mejores resultados, regístrese en ClickUp de forma gratuita.