¿Organiza reuniones semanales de OKR (objetivos y resultados clave) para supervisar a su equipo y sus progresos? ¿Se anima a los miembros de su equipo a pedir compatibilidad para alcanzar sus OKR independientes cuando se enfrentan a obstáculos?
Si la respuesta a ambas preguntas o a alguna de ellas es "No", debe tomarse los OKR más en serio.
Las reuniones de OKR garantizan que sus metas del equipo van por buen camino. Estas reuniones proporcionan un foro para mantenerse en contacto con cada miembro del equipo y comprobar su progreso mediante reuniones semanales de OKR. Pendiente de esto ayudará a contribuir al crecimiento general de su organización.
Averigüemos qué son las reuniones de OKR, por qué son importantes y cómo llevar a cabo reuniones de OKR eficaces con plantillas de OKR de eficacia probada.
¿Qué es una reunión OKR?
Las reuniones de OKR son sesiones semanales en las que el equipo debate hasta qué punto ha progresado en la consecución de sus objetivos y resultados clave.
Durante estas sesiones, el jefe de equipo o el líder del equipo se conecta con los miembros del equipo durante 15 a 30 minutos para hacer un seguimiento de los objetivos y resultados clave, establecer prioridades y obtener una mejor visión general de la alineación del equipo para un proyecto.
Basándose en los logros compartidos por los miembros del equipo durante las sesiones de puesta al día de los OKR, los gestores fijarán nuevas metas y elementos de la agenda para la semana siguiente y debatirán las hojas de ruta para alcanzar esos objetivos.
Desde el punto de vista del gestor, el objetivo de una reunión de OKR es evaluar si los miembros del equipo han alcanzado con éxito las metas asignadas en un plazo determinado. Si no han tenido éxito, hay que profundizar para encontrar la causa y replantearse las metas fijadas para garantizar su viabilidad.
Al final del proyecto, del ciclo OKR, o cada trimestre, la reunión retrospectiva OKR evalúa el progreso. En ella se identifican las áreas de intento correctas, las lecciones aprendidas y las oportunidades de mejora para los futuros ciclos de OKR.
¿Por qué son importantes las reuniones de control de OKR?
Los OKR consisten en el ajuste de metas realistas, el plan de resultados clave para alcanzarlas y la creación de un proceso sólido para el seguimiento del progreso. Las reuniones de OKR ayudan a los directivos a obtener una visión práctica de dónde se encuentra el equipo en términos de objetivos y metas.
Las reuniones de seguimiento de los OKR permiten a los empleados rendir cuentas de sus acciones
Supongamos que asignas una meta al equipo de producto: crear cinco vídeos explicativos para cada función que lances este trimestre. No hubo reuniones de OKR para hacer un seguimiento del progreso durante todo el trimestre.
Al final del trimestre o unos meses más tarde, durante la reunión de OKR, el equipo se olvidó de crear los vídeos mientras hacían malabares con múltiples tareas y nuevas prioridades.
Esto significa que tú y el equipo de producto tendréis que pelearos para hacer los vídeos, ya que tu equipo de marketing espera que formen parte de la página de aterrizaje del producto.
¿Qué ha fallado aquí, a pesar de haber transmitido los requisitos en la reunión del equipo?
No existía un marco estándar para realizar el seguimiento del estado actual de los OKR ni comprobaciones semanales para realizar el seguimiento de los OKR.
El resultado fue que el equipo de producto dio prioridad a otras metas que tenía asignadas.
Por otro lado, los controles regulares o semanales de los OKR hacen que los empleados rindan cuentas y les ayudan a darse cuenta de la importancia de las metas que se les han asignado. Como resultado, priorizan sus metas, buscan la compatibilidad de los directivos para asegurarse de que progresan en la dirección correcta y cumplen sus metas en el plazo previsto.
Tanto si se trata de un OKR como de un OKRS colectivo de un equipo, las reuniones individuales periódicas mantienen a todos en la misma página sobre el progreso y aportan más responsabilidad dentro del equipo.
Las reuniones de OKR son la dosis semanal de motivación de un empleado
Una estructura de OKR mantiene motivados a sus empleados. Las reuniones OKR permiten a los equipos conectar directamente con sus managers y discutir qué les impide alcanzar sus metas.
Puede aprovechar esta oportunidad para debatir nuevas ideas, lecciones aprendidas por el equipo, cambios en los planes de prioridad (si los hay) y hacer un seguimiento del progreso de las metas que suponen un reto.
Escuche los problemas de su equipo, cree oportunidades de reconocimiento para los que van más allá y anímelos a mejorar su rendimiento.
Los controles semanales de OKR guían a los empleados para que se centren en las tareas de mayor prioridad
Distraerse es fácil cuando no hay nadie que te guíe. A menudo, los empleados no priorizan los resultados clave para alcanzar sus metas con mayor rapidez y se centran en tareas innecesarias que no mueven la aguja o son de baja prioridad.
Las reuniones de OKR establecen la transparencia en el proceso de seguimiento de OKR y ayudan a los empleados a centrarse en las actividades más importantes para alcanzar sus metas.
Cuando un empleado se desvía de su meta o se le asigna una meta complicada que no es alcanzable, la revisión de OKR nos permite comprender sus puntos débiles y le ayuda a seguir adelante.
¿Cómo organizar una reunión de OKR eficaz? 4 sencillos pasos
Una vez definidos y ajustados sus OKR, el siguiente paso es comunicarlos a todo su equipo en una reunión de planificación de OKR.
Estos son los pasos para llevar a cabo reuniones de planificación de OKR eficaces dentro del plazo previsto.
Paso 1: Preparar una agenda para la puesta al día de los OKR
Una reunión OKR exitosa tiene una agenda clara.
Sin un orden del día decidido de antemano, la reunión será improductiva, los empleados no sabrán de qué hablar y es posible que no consiga sus metas trimestrales.
Los órdenes del día de las reuniones crean transparencia y fijan las expectativas de la estructura de la reunión. Una plantilla de reunión de OKR predefinida ayuda a todos a estar en la misma página y simplifica el uso compartido de las actualizaciones.
Aquí tienes una propuesta de marco de ajuste de metas para que pruebes en tus reuniones de OKR:
Primeros 10 minutos: Compartir el estado elementos de acción de la semana anterior, incluidos los planes completados. En Software OKR le permitirá personalizar estos estados. Algunos estados sencillos para probar son 'Pendiente', 'Trabajo en curso', 'Revisión' y 'Terminada'
Próximos 10 minutos: Planifica los resultados clave, las tareas pendientes y las prioridades de la semana que tienes por delante. Ajusta las metas según sea necesario y elimina las metas ya alcanzadas o irrelevantes.
Últimos 5-10 minutos:Aproveche la última parte de la reunión para reflexionar sobre lo aprendido. Por ejemplo, ¿por qué no se alcanzó una meta concreta? ¿No estaba claro el punto del orden del día o los miembros de su equipo esperaban más compatibilidad por parte del director en un elemento concreto del orden del día?
Una buena práctica consiste en tomar nota y responder a las preguntas retrospectivas en la siguiente reunión.
Una reunión productiva debería darle respuestas a lo que salió bien, lo que hay que mejorar y las lecciones aprendidas, además de documentar las buenas ideas.
Paso 2: Invitar a los participantes y comunicar por adelantado el orden del día de la reunión
Una vez que tengas un OKR transparente agenda de la reunión y el marco OKR, es el momento de compartir la información con los participantes en la reunión antes de ésta.
Compartir el orden del día de la reunión con antelación garantiza que el equipo esté bien preparado con actualizaciones y aprendizajes.
Invita a los participantes a través de herramientas de reunión en línea como Zoom, Google Meet o Microsoft Teams con la agenda de reuniones OKR.
Deje claro quién debe participar en estas reuniones semanales de OKR. Por ejemplo, invitar a los altos directivos a las reuniones semanales de OKR puede ser más perjudicial que beneficioso. Los miembros del equipo pueden dudar a la hora de hablar de los obstáculos con la presencia de la parte interesada.
Si bien tiene sentido incluir a las partes interesadas o a la dirección en las reuniones trimestrales de OKR, las reuniones semanales de puesta al día de OKR deben celebrarse entre los directivos y sus equipos.
Paso 3: Debatir los OKR (estado de la semana actual, progreso de los OKR de la semana pasada y plan de la semana siguiente)
Hay muchos conceptos erróneos sobre los OKR, y debe asegurarse de que su equipo es plenamente consciente de lo que son los OKR y qué tipos de actualizaciones deben proporcionar.
Al comenzar con el marco de buenas prácticas de OKR, dé a su equipo algunos Ejemplos de OKR . Para un equipo de marketing de contenidos, una meta trimestral de OKR puede ser:
Un ejemplo de metas trimestrales de OKR para un equipo de marketing de contenidos
Desglosa estos resultados críticos en tareas más pequeñas y procesables y asígnalas a los miembros del equipo para que conozcan sus metas y preparen las actualizaciones de tareas de sus reuniones semanales de OKR en consecuencia.
Si un miembro del equipo necesita más claridad sobre su resultado clave, anímele a celebrar una reunión aparte en lugar de hacer perder el tiempo a todos durante la reunión del equipo.
Utilice Plantilla OKR de ClickUp para gestionar los OKR, desglosar y asignar metas a los miembros del equipo y realizar un seguimiento del progreso de los OKR.
Descargar esta plantilla
Paso 4: Levantar acta de la reunión (MOM)
Tome nota de todos los debates de la reunión manualmente o con Herramientas de reunión de IA . De este modo, comunicará eficazmente los debates de la reunión al equipo y reducirá la posibilidad de confusiones.
Además, hay que documentar las MOM cada semana para que el director pueda volver a consultarlas al final de cada mes para hacer un seguimiento de los progresos y evaluar el rendimiento del equipo.
Buenas prácticas para las reuniones de control de OKR
Existen diferentes tipos de reuniones y cada una de ellas requiere unas buenas prácticas distintas. Y los OKR no son una excepción.
Para que las reuniones de OKR tengan éxito, hay que centrarse en las siguientes buenas prácticas:
Utilizar un marco de OKR dedicado
Un marco de OKR dedicado le ayuda a ajustar metas realistas, supervisar el progreso de OKR e identificar los obstáculos para superarlos más rápidamente. Plantilla del marco OKR de ClickUp ofrece todas las funciones necesarias para gestionar las reuniones OKR.
Descargar esta plantilla
Así es como esta plantilla ayuda a los directivos y a sus equipos:
- Permite un espacio de colaboración para que todo el equipo realice conjuntamente una lluvia de ideas para participar conjuntamente en el proceso de ajuste de metas e identificar los objetivos principales
- Identificar los resultados clave (KR) de cada tarea y convertirlos en tareas de ClickUp. Los gestores asignan estas tareas a los miembros pertinentes del equipo y añaden fechas límite para completar dichas tareas a fin de mantenerse al día con las metas de OKR de toda la organización
- La plantilla con código de colores y estado personalizado permite a los empleados proporcionar actualizaciones semanales durante las reuniones de OKR. El marco estructurado ayuda a los gestores a identificar los obstáculos y a los empleados a decidir los pasos siguientes
Además, considere la posibilidad de utilizar plantillas de planes de comunicación para documentar las estrategias y objetivos del OKR en materia de comunicación interna y externa, que deben actualizarse periódicamente.
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Esta plantilla especifica el público objetivo, el tipo de mensajes que se enviarán, los canales de comunicación y la frecuencia de la comunicación.
Cuando todos sus OKR se comunican y documentan, todo el mundo conoce los detalles exactos y los elementos de acción.
Organice sus reuniones de OKR en ClickUp
Ejecutar sus Reuniones OKR en ClickUp es más fácil de lo que crees. He aquí por qué.
Capture los detalles clave de las reuniones y mantenga a su equipo al día con ClickUp
Con potentes funciones de edición y funciones de colaboración, gestione todos los documentos de sus reuniones en ClickUp Docs. Añada tablas, presentaciones, archivos PDF e incruste marcadores para adaptarlos a su estilo de trabajo.
Como herramienta de gestión de proyectos, ClickUp le permite crear listas de control de reuniones OKR alineadas con la agenda de la reunión. A medida que complete los elementos de discusión individualmente, táchelos de la lista de control para mantener a todos los participantes de la reunión en la misma página.
Añada tareas periódicas en ClickUp y actualice sus estados en función del progreso discutido durante las puestas al día de OKR. De este modo, no tendrá que crear tareas desde cero cada vez y dispondrá de un registro de los elementos de debate para la semana siguiente.
Con ClickUp gestionando todos los elementos esenciales de sus reuniones, no necesitará cambiar entre Documentos de Google y Zoom. Las funciones de ClickUp Vista del Calendario sincroniza tu Calendario de Google, permitiéndote enviar invitaciones a reuniones desde ClickUp.
Da un paso más en el establecimiento de metas con Metas de ClickUp
Utilice Metas de ClickUp para dividir sus objetivos en metas más pequeñas y medibles y alcanzar sus metas con cronogramas claros y seguimiento automatizado.
Mantenga las metas organizadas en carpetas para realizar un seguimiento de los OKR y los ciclos de sprint, y compártalas públicamente con su equipo.
Lo que diferencia a ClickUp de otros programas de OKR es que combina los OKR con la gestión de proyectos y anima a los equipos a apropiarse de su progreso para alcanzar objetivos compartidos.
Utilice un asistente de redacción IA para autogenerar las notas de las reuniones de OKR
Añadir ClickUp AI a tus reuniones de OKR y anota los MOM como un profesional. He aquí cómo:
- Resuma las transcripciones de los debates de las reuniones y conviértalas en tareas prácticas para su equipo
- Evite errores manuales como faltas de ortografía y errores gramaticales en las notas de sus reuniones y eleve su nivel de redacción
- Acceda a ClickUp AI desde cualquier lugar y ayude a sus equipos remotos a asistir a las reuniones de OKR sin complicaciones
Resume tus tareas y documentos en segundos con ClickUp AI
¿Listo para organizar reuniones eficaces de OKR?
A estas alturas, ya sabe cómo los OKR alinean las estrategias de su empresa con sus metas, y las reuniones de seguimiento de los OKR son fundamentales para garantizar que todo el mundo va por el buen camino con respecto a sus objetivos y resultados clave.
Un software de OKR como ClickUp le ayuda a establecer metas ambiciosas, monitorear el progreso y medir los resultados, ya que escribir los OKR en una hoja de cálculo o en papel no completa el trabajo.
Para ayudarle a obtener los mejores resultados, ClickUp cuenta con funciones que van desde el ajuste y seguimiento de metas hasta plantillas listas para usar.
Cree OKR procesables y mejore la gestión de sus metas.
Para obtener los mejores resultados, regístrese gratis, gratuito/a en ClickUp .