Die meisten Teams haben kein Kommunikationsproblem.
Sie haben ein Problem mit Kommunikationschaos.
Aktualisierungen laufen über Slack. Entscheidungen werden per Direktnachricht getroffen. Dateien werden per E-Mail verschickt. Der Status ist nur in den Köpfen der Beteiligten zu finden. Und irgendwie ist das Einzige, was man immer nicht finden kann, genau die Nachricht, die man eigentlich braucht.
Teams verbringen 60 % ihrer Zeit mit „Arbeit rund um die Arbeit“ – Statusabfragen, der Suche nach Hintergrundinformationen, dem Wechsel zwischen verschiedenen Tools und wiederholten Nachfassaktionen. Durch die zersplitterte Kommunikation wird diese Zahl still und leise zur Normalität.
Über mich: ClickUp Verified Consultant und Experte für Lösungsarchitektur
Ich bin Christopher Day, Gründer und Chefarchitekt von Upficient, einer Agentur für Lösungsarchitektur, die sich auf die Erstellung von ClickUp-Workspaces für Unternehmen jeder Form und Größe spezialisiert hat. Als ClickUp Verified Consultant und erstklassig bewerteter „Plus“-Freiberufler auf Upwork verbringe ich meine Tage damit, hochoptimierte ClickUp-Workspaces für Teams auf der ganzen Welt zu entwerfen.
In diesem Artikel beschreibe ich, wie ich ClickUp Chat genutzt habe, um eines der häufigsten Probleme moderner Teams anzugehen: Kommunikationschaos.
Meine Sichtweise basiert auf jahrelanger Erfahrung beim Aufbau von ClickUp-Workspaces und/oder der Optimierung bestehender ClickUp-Umgebungen – nicht nur auf Theorie. Daher ist mein Ansatz beim Chatten fest im Workflow-Design verankert.
Das Problem: Zersplitterte Kommunikation über verschiedene tools und Kanäle hinweg
Wie viele andere Teams auch nutzte unsere Agentur anfangs vor allem Slack. Nachrichten, Updates und Entscheidungen wurden in verschiedenen Chat-Threads hin und her geschickt, während die eigentliche Arbeit woanders stattfand.
Das bedeutete:
- Wichtige Informationen waren auf mehrere tools verteilt (und wir hatten mit „Work Sprawl“ zu kämpfen).
- Die Unterhaltungen hatten keine zuverlässige Verbindung zu den Aufgaben und Vorlagen, auf die sie sich auswirkten.
- Team-Mitglieder im Homeoffice, die in verschiedenen Zeitzonen arbeiteten, hatten Schwierigkeiten herauszufinden, wer wann verfügbar war.
Der Ansatz: Umstellung auf eine einheitliche Plattform für Teamkommunikation und Zusammenarbeit
Als ClickUp Chat im dritten Quartal 2024 auf den Markt kam, habe ich mich intensiv damit beschäftigt und schnell das Potenzial erkannt, die Kommunikation auf derselben Plattform wie Aufgaben, Dokumente und Vorlagen zu bündeln. Wir haben vorbeugend von Slack zu ClickUp Chat gewechselt – und haben es nie bereut.
Falls Sie neugierig sind, hier ein kurzer Überblick darüber, wie ClickUp Chat funktioniert:
Der eigentliche Gewinn für uns lag jedoch nicht einfach darin, dass wir nun „in ClickUp“ chatten konnten. Nein, es war viel mehr als das.
ClickUp bot uns einen konvergenten KI-Workspace an – in dem Unterhaltungen, Arbeit und Kontext standardmäßig miteinander verbunden sind.
In einem solchen System ist eine Nachricht nicht einfach nur eine Nachricht. Sie kann direkt auf eine Aufgabe verweisen, ein Dokument einbinden, eine Automatisierung als Auslöser nutzen oder den Startschuss für die eigentliche Arbeit geben. Niemand muss Zeit damit verschwenden, Links zwischen verschiedenen Tools zu kopieren oder denselben Kontext fünfmal zu wiederholen.
Und mit der kontextbezogenen KI von ClickUp, „ClickUp Brain“, ist Ihr Arbeitsbereich nicht mehr nur ein Ort, an dem Kommunikation gespeichert wird. Es ist ein Ort, an dem die KI diese tatsächlich versteht, zusammenfasst und Ihrem Team hilft, schneller darauf zu reagieren.
Das ist der Unterschied zwischen einer einfachen App zum Chatten und einer, die darauf ausgelegt ist, die Kommunikationsflut an der Wurzel zu bekämpfen.
So macht man es richtig: Beginnen Sie mit der Workspace-Architektur, nicht mit Chat-Kanälen
Die Workspace-Architektur ist sowohl der Anfang als auch das Ende Ihrer ClickUp-Erfahrung.
Die Workspace-Architektur ist sowohl der Anfang als auch das Ende Ihrer ClickUp-Erfahrung.
Mein Leitgedanke ist einfach: Die Architektur Ihres Workspaces sollte Ihre Chat-Strategie bestimmen.
Falls Sie noch kein ClickUp Power User sind, finden Sie hier die einfachste Möglichkeit, sich die Architektur von ClickUp (oder die Projekthierarchie ) vorzustellen:
- Ein Space entspricht in etwa einer Abteilung oder einer Hauptfunktion (Marketing, Auslieferung, Produkt, Kundenbetreuung)
- Ein Ordner ist wie ein Programm oder ein Workflow innerhalb dieses Space (Kampagnen, Sprints, Onboarding)
- In einer Liste wird die eigentliche Arbeit organisiert (Backlog, Anfragen, Aufgaben, Fehler)
Die meisten Teams gehen genau umgekehrt vor. Sie beginnen zunächst mit dem Chat. Sie erstellen eine lange Liste von Kanälen wie #Ankündigungen, #Fehler, #zufällige Unterhaltungen, #Kundenanfragen … und versuchen erst später, diese Unterhaltungen wieder mit der eigentlichen Arbeit zu verbinden.
So entsteht eine unübersichtliche Kommunikation.
Kombinieren Sie die integrierte Projekthierarchie von ClickUp mit dem Chat
In ClickUp sind die Hierarchie und der ClickUp-Chat in einer Seitenleiste vereint.
Jeder Space, jeder Ordner und jede Liste kann über einen eigenen Chat-Kanal verfügen.
Standardmäßig ist er „inaktiv“ – er ist da, wenn man ihn braucht. Doch sobald man auf „Kanal hinzufügen“ klickt, entsteht genau an diesem Speicherort ein fokussierter Strang der Unterhaltungen, der mit der konkreten Arbeit verknüpft ist.
Und warum das wichtig ist:
- Kanäle übernehmen Freigaben und Berechtigungen automatisch Wenn jemand keinen Zugriff auf die Arbeit hat, wird ihm der Kanal nicht angezeigt. Keine separaten Einladungen. Keine manuelle Überwachung
- Die richtigen Personen erhalten von Haus aus die richtigen UpdatesMan folgt dem Space, Ordner oder der Liste, in dem bzw. der man tatsächlich arbeitet, und die Kanalmitgliedschaft entspricht ganz natürlich den Personen, die Maßnahmen ergreifen können.
- Der Chat spiegelt endlich die Struktur der Arbeit widerDie Kommunikation wird Teil des Workspace – und ist kein Paralleluniversum mehr, in dem Entscheidungen getroffen und anschließend vergessen werden
Wenn man den Chat an die Form der Arbeit anpasst, verbringen Teams weniger Zeit damit, Nachrichten zu sortieren, und haben mehr Zeit, Projekte voranzubringen.
Wichtige Themenbereiche in gezielte Kanäle umwandeln
Nehmen wir als Beispiel den Bereich Produktentwicklung, in dem unser Upficient-Team zusammenarbeitet, um ClickUp-Vorlagen zu erstellen.
Normalerweise würden Teams dies lösen, indem sie in Slack (oder welchem Chat-Tool auch immer sie nutzen) einen allgemeinen Kanal namens #product-announcements einrichten. Das Problem dabei ist, dass dieser Kanal getrennt von der eigentlichen Arbeit existiert. Er wird zu einem weiteren Strom von Updates, den die Mitarbeiter nur überfliegen, übersehen oder vergessen, mit den jeweiligen Aufgaben zu verknüpfen.
Stattdessen haben wir innerhalb von ClickUp eine einfachere Lösung gefunden:
- Wir haben innerhalb unseres Bereichs „Digitale Produkte“ eine eigene Liste namens „Ankündigungen“ erstellt.
- Er klickte in dieser Liste auf „Kanal hinzufügen“, um sofort einen damit verknüpften Chat-Kanal zu erstellen.
- Er hat die richtigen Personen als Follower hinzugefügt, sodass nur das für diese Arbeit zuständige Team die Inhalte sieht.
Jetzt erscheinen alle Ankündigungen zu unseren digitalen Produkten genau dort, wo auch die eigentliche Produktarbeit strukturiert ist.
Stellen Sie sicher, dass die Kanalmitgliedschaft mit den Personen übereinstimmt, die auf die Nachrichten reagieren können
Da Kanäle an Speicherorte gebunden sind, wird durch die Freigabe-Einstellungen des Workspace bereits festgelegt, wer einen Kanal sehen und ihm folgen kann. Wir nutzen dies, um die Kommunikation sowohl zielgerichtet als auch auffindbar zu gestalten:
- Jeder, der Zugriff auf den Space, den Ordner oder die Liste hat, kann dem Kanal folgen.
- Sobald sie als Follower hinzugefügt wurden, sehen sie jede Aktualisierung, ohne dass ein separater, nur auf Einladung zugänglicher Slack-Kanal erforderlich ist.
- Neue Mitglieder des Teams erhalten sofort einen Überblick über den bisherigen Kontext, indem sie den Kanal durchsuchen, der mit dem Speicherort verbunden ist, auf den sie gerade Zugriff erhalten haben.
💡 Profi-Tipp: Wenn neue Mitarbeiter einem Kanal beitreten, sollten Sie ihnen nicht zumuten, sich durch wochenlange Nachrichten zu scrollen, um sich einen Überblick zu verschaffen. Nutzen Sie AI CatchUp in ClickUp Chat, um sofort zusammenzufassen, was sie verpasst haben – wichtige Entscheidungen, aktuelle Prioritäten und offene Threads –, damit sie sich schnell in den Kontext einarbeiten und einen Beitrag leisten können, ohne das Team um eine Zusammenfassung bitten zu müssen.
So verknüpfen Sie Unterhaltungen mithilfe von Aufgabenbeziehungen in ClickUp mit den jeweiligen Aufgaben
Wir stützen uns auf Aufgabenbeziehungen , um sicherzustellen, dass der Chat immer mit der jeweiligen Arbeit in Verbindung bleibt.
Wenn Sie ClickUp noch nicht kennen, hier die einfache Erklärung: Eine Aufgabenbeziehung ist einfach eine Möglichkeit, zwei Arbeitsschritte miteinander zu verknüpfen, damit der Kontext erhalten bleibt. Anstatt dass eine Unterhaltung isoliert in einem Chat-Tool stattfindet, können Sie in ClickUp diese Unterhaltung mit der Aufgabe verknüpfen, auf die sie sich bezieht – so geht die Nachricht nicht verloren, sobald der Thread verstummt.
Als Beispiel: Wenn beispielsweise ein Teamkollege ein Video-Update zu einer ClickUp-Vorlage aufzeichnet, die wir gerade erstellen – sagen wir, eine detaillierte Einführungsanleitung für eine Agile-Scrum-Projektvorlage –, dann:
- Freigeben Sie das Video-Update im entsprechenden Chat-Kanal
- Verwenden Sie Beziehungen, um diese Nachricht direkt mit der entsprechenden Aufgabe zu verknüpfen (zum Beispiel mit der Aufgabe Einführungsleitfaden).
- Lassen Sie ClickUp diese Nachrichten im Aktivitätsstream der Aufgabe zusammenfassen
Das bedeutet, dass jeder, der die Aufgabe später öffnet, Folgendes sieht:
- Die Details der Aufgabe und Felder
- Verwandte Nachrichten und Video-Updates an einem Ort
- Eine übersichtliche Aufzeichnung dessen, was besprochen wurde, was sich geändert hat und warum
Dies ist eine der einfachsten Möglichkeiten, die Kommunikationsflut langfristig zu reduzieren. So wird der Chat von einer kurzlebigen Unterhaltung zu einem dauerhaften Kontext, der mit der Arbeit einhergeht.
📮ClickUp-Einblick: 75 % der Befragten geben an, dass das Öffnen des Chats jeden Morgen ihnen das Einstimmen auf den Arbeitstag erleichtert. Der Rest beschreibt es als einen zweiten Job!
Das Paradoxe daran? Das Chatten wirkt produktiv, bis man merkt, dass man die Hälfte des Tages damit verbringt, zu scrollen, zu suchen oder lange, weitschweifige Threads immer wieder zu lesen.
Wir haben den Chat zu schnell für den Kontext und zu fragmentiert für eine klare Nachverfolgung gemacht. ClickUp Chat bringt den Fokus zurück. Es verankert Unterhaltungen in der tatsächlichen Arbeit, wo eine Nachricht sofort zu einer Aufgabe, einer Nachverfolgung oder einem Entscheidungspunkt werden kann. ClickUp Brain fasst diese zudem zusammen, da Ihre Arbeit und Ihr Chat endlich miteinander verbunden sind!
So nutzen Sie Automatisierungen und KI, um sich in ClickUp Chat nicht mehr wiederholen zu müssen
⚡️ Hier ist einer meiner besten (wenn auch etwas hinterhältigen!) Profi-Tipps von Upficient: Überlassen Sie die Zusammenfassung, Benachrichtigung und Beantwortung in Ihren Chat-Kanälen, wo immer möglich, den Automatisierungen und der KI von ClickUp. So kann sich Ihr Team auf Entscheidungen konzentrieren, anstatt nach Informationen zu suchen.
Dabei fallen zwei Muster besonders auf:
KI-gestützte Dokumente aus Erwähnungen
Mein Team ist ständig auf der Suche nach innovativen ClickUp-Lösungen, um den Aufwand zu reduzieren.
Wir nutzen beispielsweise die Teams-Funktion von ClickUp, um ein leeres Team namens „AI-Doc“ anzulegen. Wenn das @AI-Doc-Team in einem Kommentar zu einer Aufgabe erwähnt wird, erstellt ClickUp ein Zusammenfassungsdokument für diese Aufgabe – darin werden die wichtigsten Details und bisherigen Aktivitäten zusammengefasst. Es gibt noch weitere Anwendungsmöglichkeiten für diesen Ansatz, die Sie gerne ausprobieren können.
Autopilot-Agenten in Kanälen
Oftmals werden ClickUp-Kanäle mit Nachrichten überflutet, und man hat keine Zeit, den Kanal nach wichtigen Updates zu durchsuchen. In solchen Kanälen (zum Beispiel einem Webentwicklungskanal) aktivieren wir Autopilot-Agenten, sodass der Agent automatisch antwortet, sobald eine Nachricht gepostet wird.
Diese Antwort könnte:
- Zeigen Sie an, was bei verwandten Aufgaben gerade passiert
- Antworten auf häufig gestellte Fragen
- Verweisen Sie jemanden auf das richtige Dokument oder den nächsten Schritt
So erhalten die Mitarbeiter sofort Hilfe*, ohne dass jemand aus dem Team seine Arbeit unterbrechen muss, um zu antworten.
📚 Weiterlesen: Diese Muster stehen im Einklang mit der übergeordneten Vision von ClickUp für KI-gestütztes Arbeitsmanagement, bei der Features wie „ClickUp Super Agents“ und „ClickUp Brain“ Teams dabei helfen, mehr Produktivität zu erreichen und den Überblick über schnelllebige Unterhaltungen zu behalten.
Wenn Sie diesen Weg einschlagen möchten, sind diese ausführlichen Artikel hilfreiche Begleiter:
So nutzen Sie ClickUp, um die unübersichtliche Kommunikation in Remote-Teams zu verbessern: Das Ritual der täglichen Protokolle
Upficient arbeitet vollständig im Remote-Modus, wobei die Mitglieder des Teams über mehrere Zeitzonen verteilt sind. Und in einem dezentralen Setup kommt es schnell zu Kommunikationschaos. Um das Hin- und Her-Pingen und Nachrichten wie „Bist du da?“ zu reduzieren, haben wir ein Tagesprotokoll-System in ClickUp eingerichtet.
So funktioniert es:
- In unserem Personalwesen-Space haben wir im Ordner Team eine Liste namens Tägliche Protokolle erstellt
- Jedes Team-Mitglied hat eine eigene, nach seinem Namen benannte Aufgabe, für deren Aktualisierung es verantwortlich ist.
- Zu dieser Aufgabe gehören benutzerdefinierte Status wie Online, Konzentriertes Arbeiten, Unterwegs, Urlaub, Pause usw.
- Automatisierungen überwachen Statusänderungen und senden eine Nachricht an einen speziellen „Daily Logs“-Chatkanal
Wenn ich also meinen Status für dreißig Minuten auf „Pause“ setze, veröffentlicht die Automatisierung ein freundliches Update im Kanal „Daily Logs“ mit dem Namen der Aufgabe, dem Status und der Dauer – im Grunde genommen heißt das: „Ich mache gerade Pause, bitte stört mich nicht.“
📌 Das Ergebnis: Jeder im Team kann sofort erkennen, wer für kurze Telefonate verfügbar ist, wer gerade voll in die Arbeit vertieft ist und wer offline ist – ohne zufällige Kanäle mit Statusmeldungen zu überfluten.
Warum das bei Remote-Teams so gut funktioniert
Dieses Vorgehen bietet Remote-Teams wie dem unseren eine unkomplizierte Möglichkeit, um:
- Respektiert die Konzentrationsphasen und persönlichen Grenzen der anderen
- Man muss nicht mehr raten, ob jemand kostenlos Zeit für ein Gespräch hat
- Status-Updates an einem übersichtlichen Ort bündeln, statt sie in verstreuten Direktnachrichten zu verteilen
Wir nutzen diese Status sogar, wenn wir in anderen Kanälen Folgeaktionen planen. Wenn jemand in der Pause oder nicht im Büro ist, können wir eine Nachricht so planen, dass sie gesendet wird, sobald die Person wieder da ist. So bleibt die Kommunikation auf das Wesentliche beschränkt und wird nicht zu einem ständigen Strom.
Von verstreuten Nachrichten zu einem durchdachten internen Kommunikationssystem: Übernehmen Sie dieses ClickUp-Chat-Setup
Bei unserem Ansatz für ClickUp Chat geht es weniger um „ein weiteres Messaging-Tool“, sondern vielmehr darum, ein durchdachtes Kommunikationssystem aufzubauen, das die Struktur unserer Arbeit widerspiegelt. Und das kannst du auch nachmachen!
- Entwerfen Sie zunächst eine klare Workspace-Architektur
- Wichtige Speicherorte in fokussierte Kanäle umwandeln
- Verknüpfen Sie wichtige Chat-Nachrichten mithilfe von Beziehungen direkt mit Aufgaben.
- Integrieren Sie Autopilot-Agenten und KI-generierte Dokumente
Dieses System hat uns dabei geholfen, von der Unübersichtlichkeit à la Slack zu der Klarheit von ClickUp zu gelangen.
Aber keine Sorge, Sie müssen nicht jedes Muster auf einmal übernehmen. Beginnen Sie damit, sich zu fragen:
- Wo gibt es bereits eine solide Hierarchie (Spaces, Ordner, Listen), die einen eigenen Kanal verdient?
- Welche stark frequentierten Kanäle würden von Beziehungen zu Aufgaben oder Autopilot-Agenten profitieren, damit wir uns nicht ständig wiederholen müssen?
Darauf aufbauend können Sie dann weitere Schritte unternehmen.
Eröffnen Sie ein kostenloses ClickUp-Konto und legen Sie los!
Christopher ist Gründer von Upficient, einem unabhängigen Anbieter von ClickUp-Lösungen, der große und kleine Unternehmen weltweit mit leistungsstarken ClickUp-Lösungen unterstützt. Das Team von Upficient aktualisiert kontinuierlich einen ClickUp-Chat-Leitfaden , damit Teams noch besser in die Lage versetzt werden, das Beste aus ihren ClickUp-Umgebungen herauszuholen. Außerdem betreiben sie einen Marktplatz für ClickUp-Vorlagen, der sich an Benutzer von Business Plus und Enterprise richtet. Folgen Sie ihnen auf LinkedIn, um über ihre Angebote auf dem Laufenden zu bleiben.