Tägliches Chaos, ständige Benachrichtigungen und Kommunikationsüberlastung. Wenn das nach der aktuellen Situation Ihres Teams klingt, glauben Sie mir, Sie sind nicht der Einzige (vor allem, wenn Sie bei der Remote-Arbeit arbeiten!).
83 % der Wissensarbeiter nutzen für die Kommunikation im Team in erster Linie E-Mail und Chat. Allerdings verlieren sie fast 60 % ihres Arbeitstages damit, zwischen diesen tools zu wechseln und nach Informationen zu suchen.
Die Herausforderung: Die Kommunikationsflut in den Griff bekommen
Vor einigen Monaten wandte sich ein Remote-Client mit einem Problem an mein Team bei IPM Software, das er als „Kommunikationsfeuerwerk” beschrieb.
Ich bin Uriel Asamoa, Projektmanager bei IPM Software, wo wir uns auf die Implementierung von ClickUp für verteilte Teams spezialisiert haben. Als dieser Client zum ersten Mal Kontakt aufnahm, sah seine tägliche Kommunikation wie folgt aus:
- Slack-Threads explodieren mit Fehlermeldungen
- WhatsApp-Nachrichten, in denen rund um die Uhr (auch um 23 Uhr nachts) nach SOPs gefragt wird
- Endlose E-Mail-Ketten, die so lang sind, dass sie „Bücher mit Kapiteln hätten sein können“
Wichtige Entscheidungen, Updates und Anfragen gingen in den verschiedenen Tools unter. Die Manager hatten keinen Überblick über die Gesamtsituation. Die Teammitglieder fühlten sich von Benachrichtigungen überflutet. Als Projektmanager konnte ich spüren, wie schwer es für ihre eigenen PMs war, zu verstehen, was wirklich vor sich ging.
Die Lösung: Zentralisierung und Automatisierung der internen Kommunikation
Anstatt ein weiteres tool hinzuzufügen, empfahl ich das Gegenteil: die gesamte Kommunikation an den Ort zu verlagern, an dem bereits die Arbeit durchgeführt wurde – ClickUp.
In einem Webinar der ClickUp-Community habe ich erläutert, wie ich mit ClickUp Chat und Super Agents das Kommunikationssystem dieses Teams von Grund auf neu aufgebaut habe.
Das Ergebnis? Weniger Meetings, weniger Fragen wie „Wo ist noch mal dieser Link?“ und keine verlorenen Supportanfragen mehr.
Lassen Sie mich Ihnen erzählen, wie wir dabei vorgegangen sind!
Der Workflow: Drei ClickUp AI-Superagenten, die 90 % der internen Kommunikation abwickeln
Heute beginnt und endet dieses Team seinen Arbeitstag mit ClickUp Chat.
Ich habe ihnen dabei geholfen, drei einfache, aber leistungsstarke Super Agents in ClickUp zu erstellen, die nun den Großteil der internen Kommunikation übernehmen:
- Ein Daily Ops Erinnerung-Agent, der verstreute StandUp-Updates ersetzt
- Ein Internal Answers Agent, der SOPs und Richtlinien direkt aus dem ClickUp-Wiki abruft.
- Ein Support-Ticket-Agent, der Chat-Nachrichten in vollständig ausgearbeitete Support-Aufgaben umwandelt
Jeder Agent basiert auf einer einfachen Idee: Wenn die Arbeit bereits in ClickUp vorhanden ist – Projekte, Dokumente, SOPs, Aufgaben – sollte auch die Kommunikation über diese Arbeit dort stattfinden.
Dies spiegelt meine Meinung zum Thema „Work Sprawl” wider: Die Kosten für den Wechsel zwischen verschiedenen tools sind nicht nur Zeitverschwendung und eine Überflutung mit Benachrichtigungen, sondern auch ein Verlust an Kontext und langsamere Entscheidungen.
📮 ClickUp Insight: Stellen Sie sich vor, Sie würden jede Woche bis zu 3 Stunden damit verbringen, auf Entscheidungen zu warten. Das ist die Realität für 38 % der Mitarbeiter. 👀Mit ClickUp können Sie Workflows entwerfen, die den Arbeitsablauf in Gang halten: automatische Genehmigungen, rollenbasierte Aufgabenverteilung und Nachverfolgung des Fortschritts in Echtzeit. Keine verschwendeten Stunden mehr, in denen Sie sich fragen, was als Nächstes kommt, sondern stetiger Fortschritt bei jedem Schritt.
Agent 1: Ein tägliches Abstimmungsritual, das im ClickUp-Chat stattfindet
Die Ergebnisse der Umfrage von ClickUp zur Effektivität von Meetings zeigen, dass Wissensarbeiter in einem Unternehmen mit 100 Mitarbeitern fast 308 Stunden pro Woche in Meetings verbringen könnten!
Als Erstes habe ich mich um die tägliche Abstimmung gekümmert. Dabei wollte ich keine weiteren Meetings einberufen und gleichzeitig die Anzahl der vom Team verwendeten tools reduzieren.
Denn wenn Ihre Updates zur Hälfte in Slack, zur Hälfte in WhatsApp und gelegentlich in einer E-Mail zu finden sind, gibt es überhaupt keine Klarheit mehr. Was ist noch schlimmer? Am Ende überspringen Sie Updates ganz, weil sich alles unorganisiert anfühlt.
Also habe ich mit ihnen zusammengearbeitet, um dieses Chaos durch ein einziges Ritual innerhalb von ClickUp Chat zu ersetzen: einen Daily Ops Erinnerungs-Agenten.
Jeden Morgen veröffentlicht dieser KI-Agent automatisch eine kurze, freundliche Aufforderung in einem speziellen ClickUp-Chat-Kanal und bittet alle, Folgendes freizugeben:
- Woran sie gestern gearbeitet haben
- Was sie heute zu erledigen haben
- Alle Hindernisse, die ihnen im Weg stehen
Da alles in einem einzigen ClickUp-Chat-Thread zusammengefasst ist, erhalten Manager sofortige Sichtbarkeit zum Fortschritt und zu eventuellen Hindernissen, ohne mehrere Tools durchsuchen zu müssen.
💡 Profi-Tipp: Der schnellste Weg, um die Kommunikationsflut zu reduzieren, besteht darin, keine Kontexte mehr zu wiederholen. Da jeder ClickUp-Chat-Kanal direkt mit Ihren Projekten, Listen und Aufgaben verknüpft ist, benötigen Sie Slack nicht, um „über die Arbeit zu sprechen“ – denn Sie sprechen bereits innerhalb der Arbeit. Jede Aktualisierung bleibt mit dem verbunden, worauf sie sich auswirkt.
Sie können jede Nachricht direkt aus dem Chat in eine ClickUp Aufgabe (mit der richtigen Liste + Eigentümer) umwandeln, sodass das Team nicht zu Slack wechseln, Jira öffnen oder den Kontext in ein weiteres Projekt-Tool kopieren und einfügen muss.
StandUps in Sekundenschnelle zusammengefasst, statt in Meetings
Hier kommt ClickUp Brain, der kontextbezogene KI-Assistent von ClickUp, ins Spiel und verändert die Spielregeln grundlegend.
Nachdem die Antworten eingegangen sind, kann ClickUp Brain den gesamten Thread in einem übersichtlichen täglichen Digest zusammenfassen, den Manager in nur wenigen Minuten lesen können. Anstelle eines zwanzigminütigen Meetings überfliegen sie eine strukturierte Zusammenfassung mit folgenden Informationen:
- Was wurde erledigt?
- Was ist im Plan?
- Wo es hakt
⚡️ Reale Auswirkungen: Nachdem wir diesen Workflow eingeführt hatten, verkürzte sich das Führungskräfte-Meeting von etwa zwanzig Minuten auf etwa drei Minuten, einfach weil alles, was sie brauchten, bereits in ClickUp vorhanden war.
Kein Hinterherlaufen mehr, kein Hinterherlaufen nach Updates und keine zwanzigminütigen StandUp-Meetings mehr.
Kein Hinterherlaufen mehr, kein Hinterherlaufen nach Updates und keine zwanzigminütigen StandUp-Meetings mehr.
Für ein Remote-Team, das bereits mit einer Überflutung an Benachrichtigungen zu kämpfen hatte, machte dies allein schon die tägliche Arbeit leichter.
Agent 2: Ein interner Antwort-Agent, der direkt aus Ihrem ClickUp-Wiki liest
Der zweite Agent befasst sich mit einem universellen Problem, das ich bei fast jeder Implementierung beobachte: sich wiederholende Fragen wie „Wo ist …?“.
Wie viele wachsende Teams war auch dieses Unternehmen damit beschäftigt, immer wieder dieselben internen Fragen zu beantworten:
- „Wo ist der Onboarding-Leitfaden?“
- „Wie lauten die Urlaubsrichtlinien?“
- „Wie reiche ich mein Timesheet ein?“
Die Antworten waren technisch gesehen vorhanden, in internen Dokumenten und SOPs, aber niemand wollte sie suchen, während er seine tägliche Arbeit erledigte.
Also habe ich in ClickUp Chat einen Internal Answers Agent eingerichtet, der direkt aus dem ClickUp-Wiki des Unternehmens liest.
Anstatt einen Manager anzupingen, kann nun jeder den ClickUp-Chat öffnen und eine Frage stellen, z. B.: „Wie lauten unsere Urlaubsrichtlinien?“ Hinter den Kulissen sucht der Mitarbeiter in ClickUp Docs nach den relevanten SOPs und Richtlinien und antwortet mit einer klaren, prägnanten Zusammenfassung der Richtlinie sowie den wichtigsten Details.
⚡️ Reale Auswirkungen: Nach Gesprächen mit dem Team schätzt dieses, dass allein dieser Agent die wiederholten internen Fragen um mehr als die Hälfte reduziert hat. Das bedeutet weniger Unterbrechungen für Manager und weitaus weniger „kurze Fragen”, die die konzentrierte Arbeit stören.
🔑 Wenn Sie bereits über ein ClickUp-Wiki oder einen SOP-Hub verfügen, lässt sich dieses Muster ganz einfach replizieren:
- Zentralisieren Sie Richtlinien, Anleitungen und HR-Informationen in ClickUp-Dokumenten.
- Verwenden Sie ClickUp Brain und Super Agents, um diese Informationen direkt im Chat anzuzeigen.
- Ermutigen Sie Ihr Team, „zuerst den Agenten zu fragen“, bevor es an eine Person eskaliert wird.
Dies ist ein Beispiel dafür, wie kontextbezogene KI genutzt werden kann, um vorhandenes Wissen tatsächlich nutzbar zu machen.
📮 ClickUp Insight: Wir haben kürzlich herausgefunden, dass etwa 33 % der Wissensarbeiter täglich 1 bis 3 Personen anschreiben, um die benötigten Informationen zu erhalten. Aber was wäre, wenn Sie alle Informationen dokumentiert und jederzeit verfügbar hätten? Mit ClickUp Brain an Ihrer Seite gehört das Umschalten zwischen verschiedenen Kontexten der Vergangenheit an. Stellen Sie Ihre Frage einfach direkt in Ihrem Workspace, und ClickUp Brain ruft die Informationen aus Ihrem Workspace und/oder verbundenen Drittanbieter-Apps ab!
Agent 3: „Die Website ist ausgefallen”-Meldungen in echte Support-Tickets umwandeln
Der dritte Agent schließt die Lücke zwischen Kommunikation und Aktion.
Bevor wir Änderungen vorgenommen haben, kamen Supportanfragen von überall her:
- Ein dringender Bug würde in einem Slack-Kanal landen
- Eine WhatsApp-Nachricht würde an die falsche Person gesendet werden.
- Eine E-Mail wurde dreimal weitergeleitet, bevor sie beim richtigen Eigentümer landete.
Es überrascht nicht, dass etwa jede zehnte Anfrage einfach im Chaos unterging.
Um dieses Problem zu beheben, half ich dem Team dabei, einen Support-Ticket-Agenten innerhalb von ClickUp Chat zu erstellen.
🔑 So funktioniert es:
- Ein Mitglied des Teams hinterlässt beispielsweise eine Nachricht im ClickUp-Chat: „Die interne Website ist ausgefallen, kann sich jemand darum kümmern?“ und fügt einen Screenshot als Anhang hinzu.
- Der KI-Agent „liest” die Nachricht wie ein Mensch, versteht, dass es sich um ein Problem handelt – nicht nur um eine Frage – und erstellt automatisch ein Support-Ticket in ClickUp.
- Der Agent verfasst eine klare Beschreibung, fügt einen Link zur ursprünglichen Chat-Nachricht hinzu und veröffentlicht eine kurze Bestätigung im Thread, damit der Melder weiß, dass die Meldung erfasst wurde.
Aus Sicht des Teams beschreiben sie lediglich das Problem im Chat. ClickUp AI übernimmt die mühsame Arbeit, diese Nachricht in strukturierte Arbeit umzuwandeln.
⚡️ Reale Auswirkungen: Nach der Einführung dieses Agenten verlor das Unternehmen nur noch einen von zehn Support-Anfragen, statt wie zuvor alle. Jetzt befindet sich alles dort, wo die Arbeit stattfindet – in ClickUp.
Wenn Sie bereits Fehler oder Anfragen in ClickUp Aufgaben verfolgen, wird Chat durch dieses Muster zum Eingangstor für strukturierte Arbeit und nicht zu einem weiteren Kommunikationskanal, der in einer Sackgasse endet.
Warum dieser Ansatz funktioniert: Kommunikation findet genau dort statt, wo die Arbeit erledigt wird
Das Geheimnis liegt nicht nur in der KI, sondern auch in der Entscheidung für ClickUp als zentrale Plattform für Arbeit und Kommunikation.
Indem wir die Unterhaltungen in den ClickUp-Chat verlagert und mit Agenten unterstützt haben, konnten wir diesem Team helfen:
- Keine Slack-Benachrichtigungen mehr, in denen nach Dokumenten gefragt wird
- Keine nächtlichen WhatsApp-Threads mehr wegen dringender Probleme
- Ersetzen Sie verstreute tägliche Updates durch einen einzigen, durchsuchbaren Chat-Thread.
- Erfassen Sie jede Supportanfrage als echte Aufgabe
Mit der Zeit begann ich, ein einfaches Motto zu verwenden, um zu beschreiben, was wir aufgebaut hatten:
Wenn die Kommunikation dort stattfindet, wo auch die Arbeit stattfindet, arbeiten Teams schneller, ohne sich dafür anstrengen zu müssen.
Wenn die Kommunikation dort stattfindet, wo auch die Arbeit stattfindet, arbeiten Teams schneller, ohne sich dafür anstrengen zu müssen.
Genau diese Art von Transformation liebe ich, wenn Teams ClickUp nicht als „eine weitere App” betrachten, sondern als zentrale Command-Center für ihre Arbeit. Features wie ClickUp Chat, Docs und KI-gestützte Agenten verbinden die interne Kommunikation direkt mit Aufgaben, Automatisierungen und Berichten.
Wenn Sie neugierig sind, wie andere Teams ClickUp AI und Agenten einsetzen, um Work Sprawl zu bekämpfen, lesen Sie Geschichten darüber, wie KI-Konvergenz Work Sprawl löst oder wie Führungskräfte mit ClickUp an das KI-Änderungsmanagement herangehen.
Verabschieden Sie sich von der Kommunikationsüberlastung: Probieren Sie dies in Ihrem eigenen Workspace aus
Meine wichtigste Erkenntnis? Sie brauchen keine weiteren tools, um Kommunikationslücken zu schließen. Sie brauchen lediglich einen besseren Ort dafür.
Anhand der Muster aus dieser Implementierung können Sie klein anfangen und dann expandieren:
- Beginnen Sie mit einem Abstimmungsritual im ClickUp-Chat Erstellen Sie einen täglichen StandUp- oder Ops-Kanal Fügen Sie einen einfachen KI-Agenten hinzu, der eine tägliche Erinnerung postet und Antworten zusammenfasst
- Erstellen Sie einen täglichen StandUp- oder Ops-Kanal
- Fügen Sie einen einfachen KI-Agenten hinzu, der täglich eine Erinnerung postet und Antworten zusammenfasst.
- Verwandeln Sie Ihre vorhandenen Dokumente in eine interne Suchmaschine Zentralisieren Sie SOPs, Richtlinien und Anleitungen in ClickUp Docs Schließen Sie eine Verbindung zwischen einem Agenten und ClickUp Docs ab, der Antworten in den Chat einfügt, anstatt die Mitarbeiter zu zwingen, manuell zu suchen
- Zentralisieren Sie SOPs, Richtlinien und Anleitungen in ClickUp Docs.
- Verbinden Sie einen Agenten, der Antworten in den Chat einfügt, anstatt die Mitarbeiter zu zwingen, manuell zu suchen.
- Leiten Sie Probleme direkt aus dem Chat in ClickUp-Aufgaben weiter Entscheiden Sie, welche Arten von Nachrichten zu Tickets werden sollen (Fehler, Incidents, dringende Anfragen) Lassen Sie einen KI-Agenten Aufgaben erstellen, Kontext hinzufügen und den Empfang automatisch bestätigen
- Entscheiden Sie, welche Arten von Nachrichten zu Tickets werden sollen (Fehler, Incidents, dringende Anfragen).
- Lassen Sie einen KI-Agenten Aufgaben erstellen, einen Anhang mit Kontext hinzufügen und den Empfang automatisch bestätigen.
- Erstellen Sie einen täglichen StandUp- oder Ops-Kanal
- Fügen Sie einen einfachen KI-Agenten hinzu, der täglich eine Erinnerung postet und Antworten zusammenfasst.
- Zentralisieren Sie SOPs, Richtlinien und Anleitungen in ClickUp-Dokumenten.
- Verbinden Sie einen Agenten, der Antworten in den Chat einfügt, anstatt die Mitarbeiter zu zwingen, manuell zu suchen.
- Entscheiden Sie, welche Arten von Nachrichten zu Tickets werden sollen (Fehler, Incidents, dringende Anfragen).
- Lassen Sie einen KI-Agenten Aufgaben erstellen, einen Anhang mit Kontext hinzufügen und den Empfang automatisch bestätigen.
Wenn Sie diese Workflows verfeinern, werden Sie dieselbe Veränderung feststellen wie unser Client: weniger Tools, weniger Chaos und mehr Zeit, um tatsächlich Dinge zu erledigen.
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Uriel Asamoa ist Projektmanager bei IPM Software, einem Implementierungspartner von ClickUp, der Teams dabei unterstützt, Klarheit, Abstimmung und Automatisierung zu erreichen. Er ist spezialisiert auf die Entwicklung von ClickUp-Lösungen, die Kommunikationschaos beseitigen, den täglichen Betrieb optimieren und die Produktivität steigern – ohne zusätzliche Tools.