Teams stützten sich auf traditionelle OCR, um Text aus Dateien zu extrahieren. Diese Technologie konnte zwar „lesen“, aber nichts verstehen.
Die Mitarbeiter mussten also die mühsame Arbeit selbst zu erledigen: Fehler beheben, fehlende Felder ausfüllen und unübersichtliche Daten in etwas Brauchbares umwandeln.
KI hat diese Dynamik abgeschlossen verändert.
Moderne intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) interpretiert Kontext, Struktur und Bedeutung. Formulare, Rechnungen, Verträge, handschriftliche Notizen ... KI kann sie auf eine Weise verstehen, die früher stundenlange menschliche Aufmerksamkeit erforderte. Plötzlich tritt die langsame, manuelle Bereinigungsarbeit in den Hintergrund, und dokumentenintensive Workflows beginnen sich fast mühelos anzufühlen.
In diesem Artikel erklären wir, was KI-Dokumentenverarbeitung wirklich ist, wo sie ihre Stärken hat und welche tools diesen Wandel hin zu intelligenteren, automatisierten Dokumenten-Workflows vorantreiben.
Was ist KI-Dokumentenverarbeitung?
KI-Dokumentenverarbeitung (auch als IDP bekannt) ist der Prozess der Verwendung künstlicher Intelligenz zur Automatisierung der Datenextraktion, Kategorisierung und Validierung aus Dokumenten.
Während OCR-Systeme sich auf die Text-Extraktion konzentrieren, kann die intelligente Dokumentenverarbeitung den Kontext und die Bedeutung von Inhalt in Prozessdokumenten (PDFs, E-Mails und gescannte Bilder) identifizieren und verstehen.
Die KI-Dokumentenverarbeitung kombiniert Technologien wie:
- Optische Zeichenerkennung (OCR) wandelt gescannte Bilder oder PDFs in maschinenlesbaren Text um, indem Zeichen und Wörter aus strukturierten Dokumenten extrahiert werden.
- Natürliche Sprachverarbeitung (Natural Language Processing, NLP) versteht und interpretiert menschliche Sprache in Dokumenten. Dazu gehören die Identifizierung von Entitäten (Namen, Daten, Orte), die Erkennung der Absicht sowie die Extraktion von Beziehungen und Kontext.
- Modelle für maschinelles Lernen verbessern kontinuierlich ihre Genauigkeit, indem sie aus Rückmeldungen lernen. Während vortrainierte Modelle Muster erkennen, erfordern benutzerdefinierte Modelle eine Datenkennzeichnung und werden anhand domänenspezifischer Dokumente trainiert.
- Computer Vision identifiziert und interpretiert Layout-Elemente (Tabellen, Kontrollkästchen, Signaturen usw.) in Dokumenten.
- Deep Learning ermöglicht komplexe Mustererkennung, wie z. B. Entitätsbeziehungen und die Analyse unstrukturierter Daten.
Diese tools wandeln analoge Dokumente in digitale Formate um, die Computer interpretieren und verstehen können. Diese Funktion ermöglicht es Geschäften, einen breiten Bereich von Dokumenten zu verarbeiten, darunter unstrukturierte, strukturierte und halbstrukturierte Dokumente mit komplexen Layouts, mehreren Sprachen oder sogar handschriftlichen Inhalten.
👀 Wussten Sie schon? Die COVID-Pandemie hat die Einführung von Automatisierung in allen Branchen beschleunigt. Laut einer Umfrage von McKinsey experimentieren über 52 % der Unternehmen, die Automatisierungstests durchführen, mit Dokumentenintelligenz und OCR.
Wie funktioniert die KI-Dokumentenverarbeitung?
So funktioniert die intelligente Dokumentenverarbeitung Schritt für Schritt:
1. Dokumenteneingabe
Das System ruft Dateien aus verschiedenen Quellen ab, darunter E-Mails, Cloud-Laufwerke, Scanner, CRMs und sogar Bilder von handschriftlichen Notizen. Alles, was Sie verarbeiten müssen, zählt als Dokumentendaten. Dazu gehören:
- Akzeptierte Formate sind PDFs, gescannte Bilder, E-Mails, DOCX-Dateien und Tabellenkalkulationen.
- Erfassen von Eingaben aus freigegebenen Laufwerken, Cloud-App, E-Mail-Posteingängen oder APIs
- Bearbeitung von Batch-Uploads oder Streaming von Dokumenten mit hohem Volumen
2. Vorverarbeitung
Die Dokumente werden bereinigt und normal, um die Genauigkeit zu verbessern. Saubere Eingaben bedeuten eine genauere Datenerfassung. Dieser Schritt umfasst:
- Kippige Scans oder gedrehte Seiten begradigen
- Entrauschen zum Entfernen von Unschärfen, Flecken oder Artefakten
- Kontrastverbesserung für schwachen oder niedrigauflösenden Text
- Textbegradigung oder Segmentierung in handschriftlichen Dokumenten
Dieser Schritt ist entscheidend, da selbst die fortschrittlichsten KI-Modelle mit ungenauen Eingaben zu kämpfen haben.
3. Datenextraktion mit OCR
OCR-Systeme wandeln gedruckte, getippte oder handgeschriebene Zeichen in maschinenlesbaren Text um. Das System identifiziert und extrahiert wichtige Dokumentdaten wie Namen, Daten, Summen und Vertragsbedingungen im Kontext, selbst aus unstrukturierten Dokumenten, in denen die Informationen keiner festen Vorlage folgen.
4. Erkennung von Layout und Struktur
Intelligente Dokumentenverarbeitung geht über das Lesen von Text hinaus. Sie kann die Struktur des Dokuments mithilfe von Computer Vision und Deep Learning interpretieren.
Bei der Verarbeitung einer Rechnung extrahiert das System im Beispiel nicht nur Nummern, sondern versteht auch, wie diese Nummern in Zeilen und Spalten angeordnet sind.
5. Kontextuelles Verständnis mit NLP
NLP ermöglicht es dem System, benannte Entitäten (z. B. Daten, Personen, Speicherorte) zu erkennen, Absichten abzuleiten und Semantik zu interpretieren.
Sagen Sie Bescheid, wenn die Beschreibungen nicht eindeutig sind. Anhand der Satzstruktur und Sprachmuster kann dennoch zwischen einem Fälligkeitsdatum und einem Rechnungsdatum unterschieden werden.
Aus diesem Grund passt sich die intelligente Dokumentenverarbeitung an domänenspezifisches Vokabular an, erkennt Abkürzungen oder Synonyme und versteht semistrukturierten Text, bei dem herkömmliche keywordbasierte Methoden versagen würden.
📮 ClickUp Insight: 30 % der Arbeitnehmer glauben, dass sie durch Automatisierung 1–2 Stunden pro Woche einsparen könnten, während 19 % schätzen, dass sie dadurch 3–5 Stunden für konzentrierte Arbeit gewinnen könnten.
Selbst diese kleinen Zeitersparnisse summieren sich: Nur zwei Stunden pro Woche entsprechen über 100 Stunden pro Jahr – Zeit, die Sie für Kreativität, strategisches Denken oder persönliche Weiterentwicklung nutzen können. 💯
Mit den KI-Agenten und ClickUp Brain von ClickUp können Sie Workflows automatisieren, Projektaktualisierungen generieren und Ihre Meeting-Notizen in umsetzbare nächste Schritte umwandeln – alles innerhalb derselben Plattform. Sie benötigen keine zusätzlichen tools oder Integrationen – ClickUp bietet Ihnen alles, was Sie zur Automatisierung und Optimierung Ihres Arbeitsalltags benötigen, an einem Ort.
💫 Echte Ergebnisse: RevPartners hat seine SaaS-Kosten um 50 % gesenkt, indem es drei tools in ClickUp konsolidiert hat – und damit eine einheitliche Plattform mit mehr Features, engerer Zusammenarbeit und einer einzigen Quelle für Daten erhalten hat, die einfacher zu verwalten und zu skalieren ist.
6. Daten-Tag und -klassifizierung
Mit einem tieferen Verständnis des Inhalts und der Struktur kategorisiert und kennzeichnet die KI nun Schlüssel-Feld aus mehreren Quellen. Dazu gehören:
- Klassifizierung von Dokumenttypen (z. B. Rechnung, Vertrag, Quittung, Formular)
- Metadaten wie Rechnungsnummer, Fälligkeitsdatum, Gesamtbetrag usw. mit Tags versehen.
- Im Laufe der Zeit lernen, um die Klassifizierungsgenauigkeit mithilfe von maschinellem Lernen zu verbessern
- Verarbeitung von Rechnungen und Umgang mit unstrukturierten oder halbstrukturierten Dokumenten mit dynamischem Layout
7. Validierung und Gegenprüfung
IDP-Systeme validieren Daten, indem sie sie mit bekannten Werten, Datenbanken oder Geschäftsregeln abgleichen. Wenn Unstimmigkeiten oder fehlende Felder auftreten, markieren Ausnahmebehandlungsmechanismen diese zur Überprüfung oder lösen Warnmeldungen als Auslöser für manuelle Eingaben aus.
8. Ausgabe und Integration
Der letzte Schritt besteht darin, die Dokumentdaten an nachgelagerte Systeme weiterzuleiten oder sie als Auslöser der nächsten Schritte zu verwenden:
- Extrahierte Felder über API an CRMs, ERPs oder Datenbanken senden
- Automatisierung von Vorgängen wie Genehmigungen, Zahlungen oder Benachrichtigungen
- Protokollierung jedes Schritts für Prüfpfade und Compliance
- Integration mit RPA-tools zur Bearbeitung sich wiederholender Folgeaufgaben
Mit den richtigen tools können Sie den Workflow von der Erfassung bis zur Umsetzung automatisieren.
👀 Wussten Sie schon? Der erste Dokumentenprozessor wurde vor über 100 Jahren erfunden. Im Jahr 1914 baute der Physiker Emanuel Goldberg eine Maschine, die Zeichen lesen und in Code umwandeln konnte – Jahrzehnte bevor es überhaupt Computer gab!
Vorteile der KI-Dokumentenverarbeitung
Die versteckten Kosten der manuellen Dokumentenverarbeitung sind nicht nur Zeitaufwand, sondern auch verlorene Erkenntnisse, verzögerte Entscheidungen und doppelter Aufwand. KI beschleunigt den Prozess. Unternehmen, die IDP zur Dokumentenverarbeitung implementieren, profitieren von einer verbesserten betrieblichen Effizienz.
Schauen wir uns einmal an, wo dies bei dokumentenintensiven Vorgängen die größten Auswirkungen hat:
- Reduzieren Sie manuellen Aufwand: Verlagern Sie repetitive Arbeit wie Dateneingabe, Formular-Tag und Dateiweiterleitung auf ein automatisiertes System, das rund um die Uhr läuft.
- Verbesserte Genauigkeit: Integrierte Validierung, Kontextverständnis und ML-basiertes Lernen minimieren das Risiko menschlicher Fehler.
- Stärkung der Compliance: Verfolgen Sie automatisch jeden Schritt des Dokumentenlebenszyklus und erstellen Sie einen klaren Prüfpfad, der interne und externe Vorschriften unterstützt.
- Skalieren Sie mit Automatisierung: KI bewältigt steigende Volumina, ohne dass während saisonaler Spitzenzeiten oder bei Marktexpansion zusätzliches Personal eingestellt werden muss.
- Reduzieren Sie den Betriebsaufwand: Automatisierte Workflows für das Dokumentenmanagement beschleunigen Genehmigungen, Abstimmungen und Audits, machen endlose Nachverfolgungen überflüssig und ermöglichen eine durchgängige Verarbeitung.
KI in der Praxis: Automatische Extraktion von Namen und Geburtsdaten aus Aufzeichnungen der Einwanderungsbehörde der Vereinigten Staaten (USCIS)
Zu erledigen: Die USCIS verwendet ein KI-Tool, um Namen und Geburtsdaten automatisch aus den FBI-Hintergrundüberprüfungsunterlagen zu extrahieren. Dies spart den Beamten Zeit, da sie lange, unstrukturierte Dokumente nicht mehr manuell durchsehen müssen.
So funktioniert es: Das System verwendet ein Sprachmodell, das darauf trainiert ist, echte Aliasnamen und gültige Geburtsdaten zu erkennen. Es ignoriert Straßennamen, Platzhalter-Text oder irrelevantes Info. Wenn ein Name oder ein Geburtsdatum bereits in der Datei vorhanden ist, werden keine Duplikate markiert.
Mensch im Loop:Beamte überprüfen und genehmigen die Vorschläge der KI. Sie entscheiden, ob ein markierter Name oder ein markiertes Geburtsdatum tatsächlich für den Fall relevant ist.
Warum das wichtig ist: Dieses tool beschleunigt die Identitätsprüfung bei der Bearbeitung von Einwanderungsfällen (z. B. N-400-Einbürgerung), verbessert die Genauigkeit und reduziert den manuellen Arbeitsaufwand. Dies hat keine Auswirkungen auf die Rechte oder Einwanderungsergebnisse von Personen.
Status: Seit 2022 live und wird im Rahmen der Fallprüfung innerhalb des USCIS ELIS-Systems verwendet.
Die wichtigsten Anwendungsfälle für die KI-Dokumentenverarbeitung
Im Folgenden finden Sie einige der wichtigsten Bereiche, in denen die KI-Dokumentenverarbeitung bereits jetzt einen Unterschied macht:
1. Rechnungsbearbeitung
Einer der häufigsten (und frustrierendsten) Anwendungsfälle. Anstatt Rechnungsnummern, Daten, Beträge und Lieferantendaten manuell in ein Buchhaltungssystem einzugeben, kann KI Daten extrahieren, validieren und zur Genehmigung weiterleiten.
Beispiel: Ein Unternehmen für Source-to-Pay-Automatisierung verarbeitet monatlich über 20.000 Rechnungen mithilfe von KI-gestützter Datenextraktion. Zuvor benötigte das Betriebsteam mehr als 20 Minuten pro Rechnung, um die einzelnen Elemente in über 60 unterschiedlichen Vorlagen zu kategorisieren.
Durch die Automatisierung konnten sie die Bearbeitungszeit für Rechnungen auf unter 5 Minuten reduzieren, bei einer Datenextraktionsgenauigkeit von 98 %.
So kann ein ClickUp-Agent dabei helfen, Details in solchen Instanzen zu überprüfen:
2. Vertragsprüfung und -analyse
KI kann komplexe Rechts- und Geschäftsdokumente analysieren, wichtige Klauseln identifizieren und Risiken oder fehlende Begriffe hervorheben, wodurch Rechtsabteilungen viele Stunden manueller Überprüfung einsparen können.
Dadurch lassen sich Vertragstexte leichter dokumentieren, zusammenfassen und in zukünftigen Vereinbarungen wiederverwenden. KI analysiert nicht nur Verträge oder wandelt Daten um, sondern erstellt auch wiederverwendbare Dokumentationen und Klauselbibliotheken.
📍 Beispiel: Ein Immobilienunternehmen nutzt KI zur Überprüfung von Mietverträgen. Das System markiert fehlende Kündigungsklauseln und kennzeichnet automatisch Verantwortlichkeiten im Zusammenhang mit der Instandhaltung von Immobilien, wodurch Teams kostspielige Versäumnisse während der Verhandlungen vermeiden können.
📚 Weiterlesen: KI für die Dokumentation: Anwendungsfälle und Prompts
3. KYC-Überprüfung
Der wichtigste Faktor für die Optimierung der Kundengewinnung und die Verbesserung des Kundenerlebnisses ist die Umgestaltung des Know-Your-Customer-Prozesses (KYC). Was traditionell eine mit Reibungsverlusten behaftete Erfahrung war, wird nun durch KI mit einer unsichtbaren Intelligenzschicht vorangetrieben. KI-gestütztes KYC beschleunigt die Kundenakquise und stärkt das Risikomanagement.
4. Automatisierung von Versicherungsansprüchen
KI extrahiert Daten aus Antragsformularen, Begleitdokumenten und Bildern und leitet sie dann zur Entscheidungsfindung oder Weiterverfolgung weiter – und das alles bei minimaler Fehlerquote.
Sind Sie es leid, Daten manuell aus Rechnungen oder Dokumenten zu extrahieren und jedes Detail doppelt zu überprüfen? Mit AI Fields in ClickUp können Sie die Automatisierung die Arbeit übernehmen lassen. Laden Sie einfach Ihre Rechnung oder Ihr Dokument hoch, und die KI von ClickUp extrahiert wichtige Informationen – wie Rechnungsnummern, Daten und Summen – direkt in Ihre benutzerdefinierten Felder, wodurch Sie Zeit sparen und Fehler reduzieren.
AI Fields kann sogar überprüfen, ob die erfassten Daten Ihren Erwartungen entsprechen, Unstimmigkeiten kennzeichnen und automatisch die nächsten Schritte in Ihrem Workflow als Auslöser auslösen. Das bedeutet weniger mühsame Dateneingabe, genauere Aufzeichnungen und schnellere Genehmigungen – alles an einem Ort. Verabschieden Sie sich von der manuellen Verarbeitung und begrüßen Sie eine intelligentere, nahtlose Dokumentenverwaltung mit ClickUp AI.
5. Digitalisierung von Gesundheitsakten
Gesundheitsanbieter stehen vor einer enormen Belastung durch die Verwaltung unstrukturierter, handschriftlicher und inkonsistenter medizinischer Unterlagen, während sie gleichzeitig das Risiko eingehen, gegen Gesundheitsdatenvorschriften zu verstoßen. Ohne die Digitalisierung von Dokumenten bleibt der Zugriff auf Patienteninformationen und die damit verbundenen Maßnahmen fragmentiert und ineffizient.
Die KI-Dokumentenverarbeitung liest Krankenakten, Laborberichte und handschriftliche Notizen, um Patienteninformationen zu digitalisieren und zu organisieren, sodass sie systemübergreifend durchsuchbar und nutzbar sind.
Beispiel: Die Omega Digital Platform (ODP) nutzt KI, RPA, ML und NLP, um die Umsatzzyklusabläufe für Anbieter zu optimieren. Die Plattform automatisiert Aufgaben in den Bereichen Patientenzugang, mittlerer Umsatzzyklus und Verwaltungsfunktionen, reduziert den Verwaltungsaufwand, senkt die Kodierungskosten bei einer Genauigkeit von über 95 %, verkürzt die Forderungslaufzeiten um 30 % und steigert die Inkassoquote um 10–20 %.
6. HR-Formulare und Mitarbeiter-Onboarding
KI hilft HR-Teams dabei, Lebensläufe, Steuerformulare und Compliance-Dokumente während des Einstellungs- und Onboarding-Workflows schnell und präzise zu bearbeiten.
📍 Beispiel: Ein wachsendes Tech-Startup automatisiert die Onboarding-Unterlagen. Neue Mitarbeiter laden ihre W-4- und Direktüberweisungsformulare hoch, und die KI extrahiert die Details, validiert sie und aktualisiert das Gehaltsabrechnungssystem sofort.
Hier ist ein Beispiel dafür, wie ein KI-gestützter Onboarding-Workflow aussieht:
Die besten tools für die KI-Dokumentenverarbeitung
Es gibt zahlreiche tools für die Dokumentenverarbeitung. Aber nur wenige vereinen Automatisierung, Intelligenz und Ausführung in einer einzigen Plattform.
Hier finden Sie eine Übersicht der besten Tools, beginnend mit dem, das alles zu erledigen in der Lage ist:
ClickUp (am besten geeignet für die Integration von Dokumentenverarbeitung, KI-Analyse und automatisierten Aufgabe-Workflows)
In ClickUp, dem weltweit ersten konvergenten KI-Arbeitsbereich, befinden sich Dokumente, Daten, KI und Aufgaben unter einem Dach. Es handelt sich zwar nicht um eine typische intelligente Dokumentenverarbeitungsplattform, aber sie bietet Features, mit denen Sie Ihre KI-Dokumenten-Workflows besser verwalten können.
Verwenden Sie ClickUp Dokumente für strukturierten Inhalt
ClickUp Docs hilft Teams dabei, Informationen in einem Format zu erfassen und zu organisieren, das durchsuchbar und kollaborativ ist und eng mit der Ausführung von Arbeit verbunden ist.
Jedes Dokument befindet sich in Ihrem Arbeitsbereich und kann mit Aufgaben, Zielen und Dashboards verknüpft werden. Dadurch wird die Trennung zwischen Dokumentation und täglichen Abläufen der Teams aufgehoben.
So unterstützt sie IDP:
- Mit verschachtelten Seiten können Sie organisierte Wissensdatenbanken oder Prozesshandbücher mit einer mehrschichtigen Struktur erstellen.
- Mit verknüpften Aufgaben können Sie jeden Text in eine Aufgabe umwandeln, abgeschlossen mit Mitarbeitern, Fälligkeitsterminen und Prioritäten.
- Doc-Tags helfen dabei, Dokumente nach Thema, Team oder Workflow zu kategorisieren, um das Filtern und Suchen zu vereinfachen.
- Echtzeit-Zusammenarbeit sorgt dafür, dass Aktualisierungen für alle sichtbar sind, mit vollständiger Nachverfolgung von Bearbeitung und Kommentarthreads.
- Berechtigungen und Freigaben geben Ihnen die Kontrolle darüber, wer Inhalte intern und extern in Ansicht, Bearbeitung oder Freigabe nehmen darf.
Verwenden Sie ClickUp Brain, um Dokumenteninhalt zu verarbeiten, zu extrahieren und darauf zu reagieren.
ClickUp Brain ist Ihr integrierter KI-Assistent (ehrlich gesagt, die Zukunft der Arbeit), der Ihnen hilft, Ihre Dokumente zu verstehen und sie nutzbar zu machen. Diese Schreibassistenz-Software findet nicht nur Dateien, sondern versteht auch den Kontext Ihrer Dokumente.
Kurz gesagt:
- Dokumentsuche und -abruf: Verwenden Sie natürliche Sprachverarbeitung, um alle Ihre Dokumente, Seiten oder Kommentare zu durchsuchen. Fragen Sie „Wo ist die neue Onboarding-Checkliste?“, und Brain findet sie für Sie.
- Datenextraktion: Brain kann strukturierte Daten aus unstrukturierten Inhalten extrahieren. Dazu gehören Namen, Daten, Fristen oder Benutzerdefinierte Felder, die in Ihrem Text versteckt sind. Sie können dieses Info in Ihrem Workspace in Tabellen, Listen oder Zusammenfassungen formatieren.
- Erstellung und Bearbeitung von Inhalten: Müssen Sie ein Projekt-Dokument von Grund auf neu erstellen? Brain hilft Ihnen beim Verfassen, Überarbeiten oder Verbessern von Abschnitten Ihrer Dokumente. Es kann sogar Gliederungen, Checklisten oder Schreib-Vorlagen erstellen, damit Sie schneller loslegen können.
⏳ Produktivität-Hack: Wenn Sie noch einen Schritt weiter gehen möchten, bietet Ihnen ClickUp Brain MAX einen dedizierten Desktop-KI-Begleiter, der über Ihren ClickUp-Workspace hinaus Arbeit leistet.
Sie können:
- Durchsuchen Sie alle Ihre verbundenen Apps (Google Drive, GitHub, SharePoint und mehr).
- Verwenden Sie Sprach-zu-Text-Funktionen, um Aufgaben zuzuweisen, Notizen zu machen oder Inhalte freihändig zu erstellen.
- Greifen Sie je nach Aufgabe auf mehrere KI-Modelle (GPT-4.1, Claude, Gemini) zu.
- Erstellen Sie automatisch Meeting-Notizen, erstellen Sie Projekt-Berichte und generieren Sie Bilder für komplexe Prozesse.
Es ist, als würde Ihr Team einen persönlichen KI-Betriebsmanager bekommen – einen, der Ihren gesamten Kontext der Arbeit versteht und Sie nicht zwischen verschiedenen Registerkarten hin- und herspringen lässt.
Verwenden Sie ClickUp Automatisierungen, um Dokumenten-Workflows in Gang zu halten.
Sie möchten sicherstellen, dass Ihre Dokumente die richtigen nächsten Schritte vorantreiben. All das und noch mehr erreichen Sie mit ClickUp Automatisierungen und ClickUp benutzerdefinierte Agenten. Definieren Sie spezifische Auslöser und Aktionen, um KI-Agenten zu erstellen, die Ihre Aufgaben innerhalb von ClickUp erledigen.
Beispielsweise kann sie Aufgaben basierend auf Lieferant, Betrag oder Kundenkategorie in Ihren Rechnungs- und Formularbearbeitungs-Workflows weiterleiten. Sie können diese benutzerdefinierten Agenten verwenden, um Aufgaben aus Verträgen zu generieren (z. B. Nachverfolgung, Genehmigungen, Klauselüberprüfungen) und Checklisten aus eingereichten Formularen zu erstellen.
Die besten Features von ClickUp
- Nutzen Sie einen speziellen KI-Assistenten in der Seitenleiste, um sich wiederholende Aufgaben zu optimieren und sofortigen Kontext bereitzustellen.
- Zentralisieren Sie Ihre Aufgaben, Dokumente, Ziele und die Kommunikation Ihres Teams auf einer einzigen, umfassenden Plattform.
- Nutzen Sie erweiterte Benutzerdefinierbare Optionen, darunter verschiedene Ansichten wie Board, Liste und Kalender, um jeden Workflow anzupassen.
- Erleichtern Sie die Automatisierung der Erstellung von Aufgaben, der Nachverfolgung des Fortschritts und der Priorisierung mithilfe benutzerdefinierter KI-Agenten.
Limit von ClickUp
- Die Vielzahl an Features führt zu einer steilen Lernkurve und kann dazu führen, dass die Benutzeroberfläche unübersichtlich oder überladen wirkt.
Preise für ClickUp
Preistabelle
ClickUp-Bewertungen und Rezensionen
- G2: 4,7/5 (über 10.600 Bewertungen)
- Capterra: 4,6/5 (über 4.000 Bewertungen)
Was sagen echte Benutzer über ClickUp?
Ein Benutzerkommentar lautet:
ClickUp Brain MAX ist eine unglaubliche Bereicherung für meinen Arbeitsablauf. Durch die Kombination mehrerer LLMs in einer Plattform werden Antworten schneller und zuverlässiger, und die Sprach-zu-Text-Funktion der Plattform spart enorm viel Zeit. Ich schätze auch die Sicherheit auf Unternehmen, die mir beim Umgang mit sensiblen Informationen ein beruhigendes Gefühl gibt. Am meisten beeindruckt mich, wie es mir hilft, den Überblick zu behalten und klarer zu denken – egal, ob ich Meetings zusammenfasse, Inhalt entwerfe oder neue Ideen brainstorme. Es fühlt sich an, als hätte ich einen All-in-One-KI-Assistenten, der sich an meine Bedürfnisse anpasst.
ClickUp Brain MAX ist eine unglaubliche Bereicherung für meinen Workflow. Durch die Kombination mehrerer LLMs in einer Plattform werden Antworten schneller und zuverlässiger, und die Sprach-zu-Text-Funktion der Plattform spart enorm viel Zeit. Ich schätze auch die Sicherheit auf Unternehmeniveau, die mir beim Umgang mit sensiblen Informationen ein beruhigendes Gefühl gibt. Am meisten beeindruckt mich, wie es mir hilft, den Überblick zu behalten und klarer zu denken – egal, ob ich Meetings zusammenfasse, Inhalt entwerfe oder neue Ideen brainstorme. Es fühlt sich an, als hätte ich einen All-in-One-KI-Assistenten, der sich an meine Bedürfnisse anpasst.
2. Rossum
Rossum ist bekannt für seine E-Mail-zu-ERP-Automatisierung und schemalose Extraktion, d. h. es kann Daten aus Rechnungen oder Formularen mit sehr unterschiedlichen Layouts extrahieren. Sie müssen keine Vorlagen für Ihren Anwendungsfall erstellen. Die Feedbackschleife „Lernen aus Korrekturen” hilft dabei, Modelle in Echtzeit ohne technische Nachschulung zu optimieren.
Die besten Features von Rossum
- Nutzen Sie Rossum Aurora Document KI für eine hochpräzise, automatisierte Datenextraktion aus komplexen Transaktionsdokumenten.
- Importieren Sie Dokumente nahtlos aus verschiedenen Quellen, darunter E-Mail, API, gemeinsam genutzte Laufwerke und E-Rechnungsnetzwerke wie PEPPOL.
- Verwenden Sie einen ergonomischen Validierungsbildschirm, der eine effiziente Überprüfung durch den Menschen und die Behandlung von Ausnahmen ermöglicht.
- Implementieren Sie End-to-End-Dokumenten-Workflows für zentrale Funktionen des Geschäfts wie Kreditorenbuchhaltung und Lieferkettenmanagement.
Limit-Einschränkungen von Rossum
- Erfordert erhebliche organisatorische Veränderungen für Teams, die noch keine Erfahrung mit einer speziellen Lösung für die intelligente Dokumentenverarbeitung haben.
- Die Bereitstellungszeit kann sich für Nischendokumenttypen oder bei hohen Anforderungen an die benutzerdefinierte Geschäftslogik verlängern.
- Für einige kleinere Teams sind die umfassenden Plattform-Features und der Fokus auf Unternehmen möglicherweise zu fortgeschritten.
Preise von Rossum
- Benutzerdefinierte Preisgestaltung
Bewertungen und Rezensionen zu Rossum
- G2: 4,5/5 (über 110 Bewertungen)
- Capterra: Nicht genügend Bewertungen
3. Nanonets
Die KI-gestützte Plattform für intelligente Dokumentenverarbeitung und Workflow-Automatisierung Nanonets ist bekannt für ihr No-Code-Modelltraining. Die Plattform verarbeitet Dokumente in verschiedenen Formaten und Sprachen. Sie glänzt in realen Anwendungsszenarien – wie Logistik und Gesundheitswesen –, in denen die Dokumentenvariabilität hoch ist. Im Gegensatz zu starren Systemen ermöglicht Nanonets den Benutzern, benutzerdefinierte Modelle mit nur wenigen Beispielen und ohne Hilfe von Entwicklern neu zu trainieren.
Die besten Features von Nanonets
- Bietet eine No-Code-Plattform und eine übersichtliche Benutzeroberfläche, um KI-Modelle mit einer kleinen Anzahl von Beispielen zu trainieren.
- Automatisierung End-to-End-Workflows mithilfe integrierter Entscheidungsengines für Datenvalidierung, Format und Kontrollflüsse.
- Bietet ein flexibles, nutzungsbasiertes Preismodell mit einer Pay-as-you-go-Option, die für Geschäfte jeder Größe geeignet ist.
- Bietet eine hohe Genauigkeit bei der Datenextraktion und wird häufig für sein einfaches Setup und robuste Integrationsfunktionen gelobt.
Limitations von Nanonets
- Die Plattform unterstützt nativ und ist genau, kann jedoch bei der Verarbeitung von stark unstrukturierten oder sehr unterschiedlichen Dokumenttypen unzureichend sein.
- Ein engagierter, persönlicher Kundensupport ist in den niedrigeren Plänen nicht enthalten.
- Der Free-Plan der Plattform hat ein geringes Limit an Seiten und enthält keine erweiterten Features wie benutzerdefinierte KI zur Datenerfassung.
Preise von Nanonets
- Free
- Starter (Pay-as-you-go): 0 $/Monat + Nutzung (ca. 0,30 $/Seite)
- Pro: 999 $/Monat (beinhaltet 10.000 Seiten)
- Unternehmen: Benutzerdefinierte Preisgestaltung
Bewertungen und Rezensionen zu Nanonets
- G2: 4,8/5 (über 90 Bewertungen)
- Capterra: Nicht genügend Bewertungen
4. Docsumo
Docsumo wurde für die Extraktion von Einzelelementen aus semistrukturierten Dokumenten wie Rechnungen, Kontoauszügen und Bestellungen entwickelt. Mit dem Validierungs-First-Ansatz können Benutzer Regeln vordefinieren und Anomalien (z. B. Steuerabweichungen) erkennen, bevor die Daten in nachgelagerte Systeme gelangen, wodurch manuelle Nacharbeiten erheblich reduziert werden.
Die besten Features von Docsumo
- Erzielen Sie einen hohen Grad an berührungsloser Verarbeitung, der bei Standard-Dokumentenanwendungen oft über 90 % liegt.
- Unterstützt die schnelle Datenextraktion, sodass Informationen oft innerhalb von 30 Sekunden nach dem Hochladen zur Überprüfung verfügbar sind.
- Bieten Sie vortrainierte Modelle für über 100 branchenspezifische Dokumenttypen mit benutzerfreundlicher API-Integration an.
Limit von Docsumo
- Datei-Uploads sind auf ein Limit der Größe von 20 MB pro Dokument beschränkt.
- Benutzer haben in Notiz genommen, dass das Setup im Vergleich zu Mitbewerbern komplexer sein kann, was zu einer steileren anfänglichen Lernkurve führt.
Preise für Docsumo
- Free-Plan: Kostenlos (14-tägige Testversion)
- Starter: ~1.500 $/Monat (Mindestvolumen)
- Wachstum: Benutzerdefinierte Preisgestaltung (volumenbasiert)
- Unternehmen: Benutzerdefinierte Preisgestaltung
Bewertungen und Rezensionen zu Docsumo
- G2: 4,8/5 (über 60 Bewertungen)
- Capterra: Nicht genügend Bewertungen
5. ABBYY Vantage
ABBYY Vantage bietet KI-basierte Modularität. Sie können vorgefertigte Extraktionsmodelle (z. B. für Rechnungen, ID, Stromrechnungen) in Workflows einbinden, ohne ein Modell von Grund auf neu trainieren zu müssen. Der ABBYY Marketplace bietet Dutzende vorgefertigter Funktionen (wie OCR, Tabellen, ID und Anträge), die sofort einsatzbereit sind.
Die besten Features von ABBYY Vantage
- Bietet eine Low-Code-KI-Plattform, die vorab trainierte „Fähigkeiten” nutzt und sofort eine Erkennungsgenauigkeit von über 90 % bietet.
- Konvertiert Geschäftsdokumente in ein strukturiertes JSON-Format für die nahtlose Integration mit generativen KI- und LLM-Systemen.
- Verwendet maschinelles Lernen in Kombination mit einer Überprüfung durch Menschen, um die Extraktionsgenauigkeit kontinuierlich zu verbessern und die Validierungskosten zu senken.
- Unterstützt komplexe Dokumente, einschließlich strukturierter, halbstrukturierter und handschriftlicher Extraktion, mit einem breiten Bereich vorab trainierter Modelle.
Limitations von ABBYY Vantage
- Die Erstellung hochgradig benutzerdefinierter Workflows oder „Fähigkeiten” für einzigartige und nischenorientierte Dokumentenszenarien kann zu Workflow-Blockaden führen.
- On-Premise-Bereitstellungsoptionen haben hohe Speicheranforderungen und es wurden Probleme mit der effektiven Patch-Verwaltung gemeldet.
- Die Benutzeroberfläche für die Verwaltung von Benutzerberechtigungen und den Zugriff auf Berichtsdaten ist von der API getrennt und erfordert den Verwaltungsbildschirm.
Preise für ABBYY Vantage
- Benutzerdefinierte Preisgestaltung
Bewertungen und Rezensionen zu ABBYY Vantage
- G2: 4,5/5 (über 340 Bewertungen)
- Capterra: 4,7/5 (über 420 Bewertungen)
6. Automation Anywhere IDP
Dieses IDP-Tool basiert auf der Automation Anywhere -Plattform und kombiniert KI-gesteuerte Extraktion mit nativer RPA-Orchestrierung. Sein Vorteil ist die durchgängige Workflow-Kontrolle – von der Dokumentenerfassung bis zu nachgelagerten Systemaktualisierungen – ohne dass externe Tools erforderlich sind. Vorgefertigte Dokumenten-Bots für gängige Anwendungsfälle (wie Rechnungen und Forderungen) ermöglichen eine schnelle Bereitstellung in Unternehmen mit komplexen Automatisierungsanforderungen.
Die besten Features von Automation Anywhere IDP
- Integrieren Sie die Dokumenten-Automatisierung nahtlos in die zentrale Robotic Process Automation (RPA)-Plattform für einen durchgängigen Prozessablauf.
- Nutzen Sie Automator AI, um Automatisierung-Workflows automatisch zu erstellen und zu beschleunigen, wodurch sich die erforderliche Entwicklungszeit erheblich verkürzt.
- Holen Sie sich ein Low-Code-AI-Agent-Studio, in dem Benutzer ihre eigenen kognitiven Agenten für anspruchsvolle Aufgaben entwerfen und verwalten können.
Einschränkungen von Automation Anywhere IDP
- Benutzer haben Einschränkungen hinsichtlich der Vielfalt der Automatisierung-Befehle und der Integration mit bestimmten Nischenanwendungen gemeldet.
- Die benutzerdefinierten Anpassungsmöglichkeiten sind möglicherweise limitiert, da der Schwerpunkt der Plattform auf vorgefertigten Bots und Vorlagen liegt.
Preise für Automation Anywhere IDP
- Community Edition: Kostenlos
- Cloud-Starterpaket: 750 $/Monat (Flatrate-Paket)
- Advanced/Enterprise Pack: Benutzerdefinierte Preisgestaltung
Bewertungen und Rezensionen zu Automation Anywhere IDP
- G2: 4,5/5 (über 3.990 Bewertungen)
- Capterra: Nicht genügend Bewertungen
Erste Schritte mit der KI-Dokumentenverarbeitung
Die Einführung der KI-Dokumentenverarbeitung muss nicht zwangsläufig eine komplette Überarbeitung Ihres gesamten Systems bedeuten. Tatsächlich fangen die erfolgsverwöhnten Teams klein an. Hier ist ein einfacher Fahrplan, der Ihnen den Einstieg erleichtert:
1. Identifizieren Sie die reibungsintensiven Workflows
Beginnen Sie damit, herauszufinden, wo Ihr Team die meiste Zeit mit der Bearbeitung von Dokumenten verbringt. Denken Sie dabei an den Eintrag von Rechnungen, die Genehmigung von Richtlinien, die Einarbeitung neuer Mitarbeiter oder die Nachverfolgung der Einhaltung von Vorschriften.
Stellen Sie sich bei jedem dokumentenintensiven Prozess folgende Fragen:
- Geben Ihre Mitarbeiter dieselben Daten manuell in mehrere Systeme ein?
- Sind Genehmigungen oder Überprüfungen oft aufgrund unklarer Eigentümerschaften zu spät?
- Gibt es häufig Hin und Her wegen fehlender oder inkonsistenter Dokumentdetails?
- Verbringen Ihre Team-Mitglieder Zeit damit, Dateien zur besseren Übersichtlichkeit neu zu formatieren oder umzubenennen?
- Verlassen Sie sich auf E-Mails oder chatten, um die Nachverfolgung des Status von Dokumenten oder Übergaben zu gewährleisten?
Wenn Sie zwei oder mehr Fragen mit Ja beantwortet haben, haben Sie wahrscheinlich einen guten Kandidaten für die KI-gestützte Dokumentenverarbeitung gefunden.
2. Überprüfen Sie Ihre aktuellen Dokument-Formate
Liste die Arten von Dokumenten auf, mit denen Sie am häufigsten arbeiten – PDFs, gescannte Formulare, strukturierte Vorlagen oder unübersichtliche E-Mail-Anhänge. Dies hilft Ihnen bei der Auswahl eines tools, das Ihre realen Eingaben verarbeiten kann, einschließlich komplexer Dokumente, die schwer zu standardisieren sind.
💡 Profi-Tipp: Laden Sie ein Beispiel jedes Dokumenttyps in die kostenlose Testversion des von Ihnen ausgewählten tools hoch (sofern verfügbar). Sehen Sie sich an, wie gut es Dokumente klassifiziert, Felder extrahiert und Layoutunterschiede verarbeitet, bevor Sie sich committen.
3. Wählen Sie das richtige KI-Tool für Ihre Anforderungen
Nicht jedes tool zur Dokumentenverarbeitung ist gleich aufgebaut. Einige sind auf strukturierte Dokumente wie Rechnungen und Formulare spezialisiert. Andere wurden entwickelt, um Ihnen bei der Verwaltung unstrukturierter Inhalte wie Meeting-Notizen, Verträge oder Richtliniendokumente zu helfen. Passen Sie Ihren Anwendungsfall an die Funktionen des Tools an.
4. Beginnen Sie mit einem Dokumenttyp oder Prozess
Beginnen Sie mit einem Workflow, z. B. der Umwandlung von Meeting-Notizen in Aufgaben oder der Weiterleitung eingereichter HR-Formulare, und messen Sie die Zeitersparnis. Hier werden Sie als Business-Benutzer frühzeitig einen Wert erkennen, ohne eine Abhängigkeit von der IT zu haben.
⚡ Vorlage-Archiv: KI-Dokumentenverarbeitungssysteme erfordern oft klare, wiederholbare Arbeitsabläufe. Vielen Teams fehlt es jedoch an standardisierten Dokumentationen für die Behandlung von Sonderfällen, die Überprüfung durch Menschen und das Feedback zu Modellen.
SOP-Vorlagen helfen Teams dabei, die Schritte der KI-Dokumentenverarbeitung zu dokumentieren – von der Datenerfassung und -validierung bis hin zur Ausnahmebehandlung und Nachschulung.
Mit diesen Vorlagen erzielen Sie Konsistenz, eine schnellere Einarbeitung und auditfähige Workflows für technische und nicht-technische Stakeholder.
5. Integrationen und Automatisierungen einrichten
Richten Sie Automatisierungen ein, um Ihre Dokumente mit CRMs, ERPs, PDF-Parsern oder Aufgabenmanagement-Tools zu verbinden. In dieser Phase können Sie mit den vorgefertigten Autopilot-Agenten von ClickUp auf Auslöser reagieren und Aktualisierungen an einem bestimmten Speicherort veröffentlichen.
Verwandeln Sie Dokumentenchaos in Klarheit mit ClickUp
Seit Jahren stecken Teams in einer Schleife aus Dokumentenchaos fest. Wichtige Informationen befinden sich an zu vielen Orten, Aufgaben gehen in PDF-Dateien unter und die Mitarbeiter verschwenden Stunden damit, Dinge neu zu tippen, zusammenzufassen und die Nachverfolgung anzustellen, was eigentlich offensichtlich sein sollte.
Anstatt also ein weiteres isoliertes tool zu entwickeln, stellte ClickUp eine bessere Frage: Was wäre, wenn KI in Ihre Arbeit integriert wäre? Was wäre, wenn sie Ihre Aufgaben, Dokumente, Ziele und alles dazwischen verstehen würde?
Mit ClickUp Docs können Teams strukturierte, vernetzte Inhalte erstellen, die mit der von ihnen unterstützten Arbeit verknüpft sind. ClickUp Brain versteht diese Inhalte und hilft dabei, sie in Maßnahmen umzusetzen, sei es durch das Aufzeigen der nächsten Schritte oder das Zusammenfassen eines 10-seitigen Briefings in Sekundenschnelle. Dabei sorgt ClickUp Automatisierung dafür, dass alles in Bewegung bleibt.
Melden Sie sich noch heute bei ClickUp an, um loszulegen.
✅ FAQs
Die KI-Dokumentenverarbeitung wird eingesetzt, um die Extraktion, Analyse und Verwaltung von Daten aus Dokumenten zu automatisieren. Sie optimiert Aufgaben wie Rechnungsbearbeitung, Vertragsanalyse, Dateneingabe, Compliance-Prüfungen und Kunden-Onboarding, indem sie unstrukturierte Daten (z. B. Text, Bilder, PDFs) in strukturierte, verwertbare Erkenntnisse umwandelt, wodurch Zeit gespart und der manuelle Aufwand reduziert wird.
Die KI-Dokumentenverarbeitung ist äußerst präzise und erreicht je nach tool, Dokumentqualität und Trainingsdaten oft eine Genauigkeit von 90 bis 99 %. Fortschrittliche Modelle des maschinellen Lernens, wie solche, die NLP und Computer Vision verwenden, verbessern die Präzision, indem sie aus verschiedenen Dokumenttypen lernen und Fehler im Laufe der Zeit korrigieren, obwohl die Genauigkeit bei komplexen oder qualitativ minderwertigen Dokumenten variieren kann.
Ja, KI kann gescannte Dokumente lesen. Mithilfe von OCR in Kombination mit ML extrahiert KI Text und Daten aus gescannten Bildern oder PDFs und kann sogar handschriftliche Notizen, Scans mit niedriger Auflösung oder verzerrte Dokumente verarbeiten, wodurch sie sich effektiv für die Digitalisierung physischer Unterlagen eignet.
KI übertrifft herkömmliche OCR, indem sie Zeichenerkennung mit Kontextverständnis kombiniert. Während OCR Text extrahiert, interpretiert KI die Bedeutung, identifiziert Datenfelder (z. B. Daten, Beträge) und verarbeitet unstrukturierte oder unterschiedliche Formate. KI ist anpassungsfähiger an komplexe Dokumente, reduziert Fehler und lernt mit der Zeit dazu, im Gegensatz zu regelbasierter OCR, die mit Inkonsistenzen zu kämpfen hat.
Mehrere Tools zeichnen sich durch automatisierte Dokumenten-Workflows aus: ClickUp: Bietet robuste Dokumentenverarbeitung mit KI-gestützter Automatisierung für Aufgabenmanagement, Datenextraktion und Workflow-Integration, ideal für Teams, die End-to-End-Abläufe optimieren möchten. ABBYY Vantage: Spezialisiert auf intelligente Datenerfassung aus verschiedenen Dokumenttypen. Nanonets: Nutzt KI für schnelle, genaue Datenextraktion und Workflow-Automatisierung. Diese tools lassen sich in bestehende Systeme integrieren, um die Effizienz in dokumentenintensiven Prozessen zu steigern. Rossum: Eine KI-gesteuerte Plattform, die sich auf IDP spezialisiert hat, insbesondere für Rechnungen, mit automatisierter Datenextraktion und -validierung.