Stellen Sie sich Folgendes vor: Sie stecken bis zum Hals in Einarbeitungs-Tabellen, Ihr Bewerberverwaltungssystem ist auf dem Stand von 2014 und Ihr Team hat Sie gerade (wieder einmal) gefragt, wo es die aktualisierten Urlaubsrichtlinien finden kann.
Wenn Ihnen das schmerzlich bekannt vorkommt, sind Sie nicht allein. Eine Umfrage von Gartner ergab, dass 38 % der HR-Führungskräfte bereits generative KI testen oder implementieren, um ihre HR-Funktionen zu überarbeiten.
Warum? Umständliche, unzusammenhängende HR-Prozesse sind ineffizient und kosten Unternehmen Zeit, Talente und Vertrauen. Hier kommt die Wahl der richtigen HR-Software ins Spiel.
Aber wie wählen Sie aus der überwältigenden Auswahl an HR-Tools – von einfacher Lohnbuchhaltungssoftware bis hin zu umfassenden Personalinformationssystemen (HRIS) – die HR-Software aus, die den tatsächlichen Anforderungen Ihres Teams entspricht?
In diesem Beitrag stellen wir Ihnen die verschiedenen Arten von HR-Software vor, geben Ihnen eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Auswahl der richtigen HR-Software und zeigen Ihnen, wie Tools über die Nachverfolgung von Aufgaben hinausgehen und Sie bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter, beim Employee Self-Service und beim Talentmanagement unterstützen können.
🧠 Wissenswertes: In den 1920er Jahren begann eine Bewegung im Bereich des Arbeitsmanagements (heute Personalmanagement), die durch die Einführung von Arbeitsbeauftragten während des Ersten Weltkriegs ausgelöst wurde.
Warum die Wahl der richtigen HR-Software so wichtig ist
Die Wahl der richtigen HR-Software kann Ihren Arbeitsalltag komplett verändern. Laut Gartner planen 89 % der HR-Führungskräfte, ihr Budget für HR-Technologie zu erhöhen oder beizubehalten, wobei Leistungsmanagement, Analytik und Mitarbeiter-Self-Service zu den wichtigsten Schwerpunkten zählen.
Darauf sollten Sie achten:
- Optimierte HR-Prozesse: Von der Einarbeitung bis zur Verwaltung von Sozialleistungen – intelligente HR-Software automatisiert repetitive HR-Aufgaben und entlastet Administratoren
- Gesteigertes Mitarbeiterengagement: Plattformen mit integrierten Tools zur Anerkennung, Feedback-Schleifen und ESS-Portalen (Employee Self Service) sorgen für eine bessere Verbindung und Motivation der Teammitglieder
- Intelligentere Personalplanung: Mit HR-Analysen und Berichterstellung in Echtzeit können HR-Teams fundierte Entscheidungen zu Einstellungen, Terminplanung und sogar Nachfolgeplanung treffen
- Skalierbarkeit für wachsende Teams: Cloud-basierte HR-Software passt sich der Größe und Struktur Ihres Unternehmens an, egal ob Sie 20 oder 2.000 Mitarbeiter verwalten
- Integrierte Compliance und Datensicherheit: Personalinformationssysteme (HRIS) sorgen dafür, dass Ihre Mitarbeiterdaten sauber, konform und auditfähig sind
Die Auswahl einer HR-Software ist nicht nur eine technische Entscheidung – sie wirkt sich auf die Leistung, die Mitarbeiter und die Zukunft Ihres Unternehmens aus.
⭐ Feature-Vorlage
Die ClickUp-Vorlage für Personalwesen wurde für HR-Teams entwickelt, die alles von der Rekrutierung bis zur Mitarbeiterbindung in einem Workspace verwalten. Diese Vorlage verwandelt Chaos in einen klaren Plan ohne zusätzliches Setup für wachsende Teams, die mehrere Aufgaben gleichzeitig bewältigen müssen (Einstellung, Feedback, Aktualisierung von Richtlinien).
Enthält:
- Vorgefertigte Aufgabenlisten für Prozesse wie Onboarding, Mitarbeiterbeziehungen und Offboarding
- Ansichten zum Organisieren von Aktivitäten nach HR-Funktion, Projektstatus oder Priorität
- Ein optimiertes Dashboard zum Zuweisen, Überwachen und Nachverfolgen wichtiger HR-Prozesse
Arten von HR-Software (und ihre Funktionen)
Ganz gleich, ob Sie als Personalprofi 17 verschiedene Aufgaben gleichzeitig bewältigen oder Teil einer vollwertigen Personalabteilung sind: Wenn Sie die verschiedenen Arten von HR-Software kennen, sparen Sie Zeit, Nerven und jede Menge Tabellenkalkulationen.
Entschlüsseln wir das Alphabet-Durcheinander der HR-Technologie:
1. Kern-HR (auch bekannt als „HQ der Personalabteilung“)
Betrachten Sie dies als das zentrale Nervensystem Ihres HR-Setups. Die Kern-HR-Software kümmert sich um die grundlegenden Dinge – Mitarbeiterdaten, Job-Infos, Organigramme, Compliance-Dokumentation und grundlegende Datenverwaltung.
Was sie leistet:
- Verwaltet Mitarbeiterdaten und Dokumente
- Verwaltung von Sozialleistungen und Compliance
- Unterstützt Workflows für Aktionen, Kündigungen und HR-Richtlinien
2. HRIS (Human Resource Information System)
HRIS klingt kompliziert, ist aber nur eine weiterentwickelte Version der Kernfunktionen des Personalwesens mit mehr Automatisierung, Einblicken und Integration. Es ist Ihr Command-Center für alle Aspekte des Personalmanagements.
Was sie leistet:
- Enthält alles von Gehaltsabrechnungen und Steuerinfos bis hin zu Self-Service-Portalen
- Bietet Dashboards für Mitarbeiterdaten und Organisationsplanung
- Integration in andere Systeme wie Buchhaltung, Zeiterfassung und CRMs
💟 ClickUp Callout: ClickUp Brain transformiert HR-Workflows als kontextbezogene All-in-One-Arbeits-KI. Es automatisiert repetitive Aufgaben von Administratoren, liefert Einblicke in Mitarbeiter und verbindet alle Ihre HR-Dokumente, Onboarding-Checklisten und Kommunikationen an einem Ort.
Mit Brain können Sie sofort personalisierte Angebotsschreiben erstellen, das Feedback von Bewerbern zusammenfassen und sicherstellen, dass alle HR-Prozesse optimiert und konform sind, während sensible Informationen sicher und nur für die richtigen Personen zugänglich bleiben.
Für noch mehr Leistung dient Brain MAX als Ihr dedizierter Desktop-Begleiter, der Ihnen erweiterte Unternehmenssuche und sprachgesteuerte Produktivität für Ihr HR-Toolkit bietet. Mit Brain MAX können Sie alle Ihre HR-Apps, Dokumente und Mitarbeiterdaten über eine einzige Desktop-App durchsuchen – ohne zwischen Plattformen wechseln zu müssen oder wichtige Details aus den Augen zu verlieren.
3. Talentmanagementsysteme (TMS)
Gute Mitarbeiter zu finden ist schwer. Sie zu halten noch schwerer. Talentmanagement-Tools helfen Ihnen bei beidem. Von der Rekrutierung bis zur Nachfolgeplanung – TMS kümmert sich um die „menschliche Seite“ der Personalplanung.
Was sie leistet:
- Verwaltet den gesamten Talent-Lebenszyklus: Rekrutierung, Onboarding, Schulung und Entwicklung
- Bietet Tools für Leistungsbeurteilungen und Lernmodule
- Hilft bei der Nachverfolgung der Karriereentwicklung und der Identifizierung vielversprechender Mitglieder Ihres Teams
4. Bewerber-Nachverfolgungssysteme (ATS)
Spoiler-Alarm: Ihr E-Mail-Posteingang ist keine Pipeline für die Personalbeschaffung. ATS-Plattformen helfen Ihnen dabei, Bewerber zu verwalten, Vorstellungsgespräche zu planen und jeden Schritt des Einstellungsprozesses wie ein Profi nachzuverfolgen.
Was sie leistet:
- Zentralisiert Stellenanzeigen über Job-Boards hinweg
- Filtert Lebensläufe anhand vordefinierter Kriterien
- Verfolgt den Fortschritt der Kandidaten von „Gerade beworben“ bis „Angebot versandt“
👀 Wussten Sie schon? Die New York State School of Industrial and Labor Relations an der Cornell University ist eine der ersten Hochschulen in den USA, die einen Studiengang (4-jähriger Bachelor of Science in Industrial and Labor Relations) zum Thema Personalmanagementsysteme ( HRMS ) anbietet.
5. Lohnbuchhaltungssoftware
Die manuelle Gehaltsabrechnung ist für die Personalabteilung wie eine Wanderung bergauf im Schnee. Gehaltsabrechnungssoftware automatisiert alles – Gehälter, Steuern, Abzüge und Compliance.
Was sie leistet:
- Verarbeitet Mitarbeitergehälter, Sozialleistungen und Spesenabrechnungen
- Verwaltet Steuerberechnungen und Jahresberichte
- Integriert sich in HR-Systeme und Kerndaten
6. Zeiterfassungssoftware
Wer ist zu spät gekommen? Wer hat Urlaub? Wie viele Stunden hat der neue Praktikant letzte Woche gearbeitet? Eine Software zur Zeiterfassung weiß das.
Was sie leistet:
- Überwacht Arbeitszeiten, Schichtpläne und Abwesenheiten
- Integriert mit Lohnabrechnung und Personalkostenanalyse
- Unterstützt die Einhaltung von Arbeitsgesetzen und die Nachverfolgung von Remote-Arbeit
7. Tools für das Leistungsmanagement
Keine vagen Bewertungen und umständlichen Bewertungsskalen mehr. Moderne Performance-Management-Software bietet Ihrem Team Klarheit, Feedback-Schleifen und Wachstumspfade.
Was sie leistet:
- Verfolgt OKRs, KPIs und Notizen zu 1:1-Meetings
- Automatisiert Bewertungszyklen und Echtzeit-Feedback
- Synchronisierung mit den Zielen des Teams und den Karriereplänen
📮 ClickUp Insight: 24 % der Arbeitnehmer geben an, dass repetitive Aufgaben sie daran hindern, sinnvollere Arbeit zu erledigen, und weitere 24 % fühlen sich in ihren Fähigkeiten nicht ausreichend gefordert. Das bedeutet, dass fast die Hälfte der Belegschaft sich kreativ blockiert und unterbewertet fühlt. 💔
ClickUp hilft Ihnen dabei, den Fokus wieder auf wichtige Aufgaben zu lenken, indem es einfach einzurichtende KI-Agenten bereitstellt, die wiederholende Aufgaben anhand von Triggern automatisieren. Wenn beispielsweise eine Aufgabe als fertiggestellt markiert wird, kann der KI-Agent von ClickUp automatisch den nächsten Schritt zuweisen, Erinnerungen senden oder den Status des Projekts aktualisieren, sodass Sie sich nicht mehr um manuelle Nachverfolgungen kümmern müssen.
💫 Echte Ergebnisse: STANLEY Security reduzierte den Zeitaufwand für die Erstellung von Berichten mit den anpassbaren Tools zur Berichterstellung von ClickUp um 50 % oder mehr, sodass sich die Teams weniger auf die Formatierung und mehr auf die Prognosen konzentrieren können.
8. Mitarbeiter-Self-Service-Portale (ESS)
Vermeiden Sie, dass Ihr HR-Team 27 Mal am Tag die Frage „Wie viele Urlaubstage habe ich noch?“ beantworten muss. Geben Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, sich selbst zu helfen.
Was sie leistet:
- Gibt Mitarbeitern Zugriff auf Gehaltsabrechnungen, Infos zu Sozialleistungen und Urlaubsanträge
- Reduziert den Verwaltungsaufwand und verbessert die Transparenz
- Steigern Sie die Akzeptanz Ihrer anderen HR-Tools
📚 Lesen Sie auch: Human Capital Management Software für Unternehmen
Also... Was ist das beste Setup für HR-Software?
Die kurze Antwort? Das hängt von Ihren HR-Anforderungen, der Größe Ihres Unternehmens und Ihrer Teamstruktur ab. Einige Plattformen bieten All-in-One-Suiten (wie ein HRIS mit integrierter Gehaltsabrechnung und Leistungsnachverfolgung), während andere sich auf einen Bereich spezialisiert haben und gut integrierbar sind.
Wählen Sie Ihre Lösung anhand folgender Kriterien aus:
- Spezifische HR-Aufgaben, mit denen Sie zu kämpfen haben
- Ob Sie grundlegende Tools oder eine umfassende HR-Plattform benötigen
- Skalierbarkeit und Benutzerfreundlichkeit (Hallo, wachsende Teams)
Schritt-für-Schritt-Anleitung: So wählen Sie die richtige HR-Software aus
Die richtige HR-Software zu finden, sollte nicht wie das Entziffern alter Runen sein. Aber bei Hunderten von Tools, die versprechen, „Ihre HR-Prozesse zu optimieren“, kann man leicht den Überblick verlieren.
Lassen Sie uns das in klare, umsetzbare Schritte unterteilen, damit Sie eine HR-Software auswählen können, die wirklich zu Ihrem Team passt.
Schritt 1: Definieren Sie Ihre HR-Ziele und Schwachstellen
Bevor Sie sich auf glänzende Dashboards oder KI-generierte Abzeichen stürzen, sollten Sie sich zunächst darauf konzentrieren, was in Ihrem aktuellen HR-Setup tatsächlich nicht funktioniert (oder ineffizient ist). Beginnen Sie mit folgenden Fragen:
- Was sind unsere drei wichtigsten HR-Ziele für dieses Jahr? (Beispiel: Verkürzung der Einstellungsdauer um 30 %, Einführung eines Leistungsmanagementsystems, Aktualisierung der Onboarding-Workflows)
- Wo liegen die wiederkehrenden Probleme? (Manuelle Gehaltsabrechnung, verstreute Mitarbeiterdaten, verschwundene Bewerber, unklare HR-Richtlinien ... die Liste kann schnell lang werden)
- Wer ist in unseren aktuellen HR-Prozessen für was zuständig? (Unklare Eigentümerschaft verbirgt oft tiefere Probleme)
Beispielsweise könnte ein Start-up mit 20 Mitarbeitern aus den Checklisten für die Einarbeitung per E-Mail herausgewachsen sein. Ein Unternehmen mit 200 Mitarbeitern hingegen könnte feststellen, dass seine fragmentierten HRIS-Tools zu Datenduplikaten und Compliance-Risiken führen.
Ob Sie nun Ihr zehntes Teammitglied einstellen oder die HR-Abläufe abteilungsübergreifend skalieren möchten – ClickUp Human Resources bietet Ihrem Team die Klarheit, Konsistenz und Kontrolle, die es benötigt. Von der Verwaltung von Rekrutierungspipelines und Checklisten für die Einarbeitung bis hin zur Optimierung von Leistungsbeurteilungen und der Nachverfolgung des Mitarbeiterengagements – alles befindet sich auf einer leistungsstarken Plattform.
Mit anpassbaren Workflows, KI-gestützter Automatisierung und kollaborativen Dokumenten können HR-Teams:
- Bringen Sie Personalverantwortliche und Recruiter mit gemeinsamen Ansichten und Aufgaben auf einen Nenner
- Automatisieren Sie sich wiederholende HR-Aufgaben (wie Erinnerungen oder Status-Updates)
- Zentralisieren Sie wichtige HR-Dokumente, Richtlinien und Mitarbeiterdaten
- Verfolgen Sie Ziele, Feedback-Zyklen und Abwesenheiten in Echtzeit
Anstatt zwischen sechs Tools und zehn Tabellenkalkulationen umzuschalten, können Sie mit der HR-Plattform von ClickUp den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus an einem Ort verwalten – intelligent, skalierbar und benutzerfreundlich.
Schritt 2: Überprüfen Sie Ihre aktuellen HR-Tools, -Systeme und -Workflows
Bevor Sie etwas Neues hinzufügen, sollten Sie sich ganz ehrlich fragen, was bereits in Ihrem HR-Bereich vorhanden ist. Beginnen Sie Ihr HR-Tech-Audit mit einer Liste:
- Alle verwendeten Tools (einschließlich unkontrollierter Tabellenkalkulationen oder kostenloser Apps)
- Die Funktion, die sie erfüllt (z. B. Bewerberverfolgung, Zeiterfassung, Verwaltung von Sozialleistungen)
- Was funktioniert, was frustriert und was doppelt gemacht wird
Beschäftigen Sie sich anschließend mit den „Schattensystemen“ – manuellen Workflows, über die niemand spricht:
- Ein Personalverantwortlicher, der Feedback manuell per E-Mail versendet (anstatt ein Formular zu verwenden)
- HR-Verantwortliche geben Mitarbeiterdaten auf mehreren Plattformen erneut ein
- Compliance-Richtlinien, die sich im Drive-Ordner eines Mitarbeiters unter dem Titel „Important_2022_FINAL(1). pdf” verstecken
Das Wichtigste dabei ist eine leistungsstarke Suchfunktion, mit der Sie offizielle Dokumente und Schattensysteme innerhalb weniger Minuten finden können.
ClickUp AI Knowledge Management bietet einen zentralen hub, in dem alle Ihre HR-Dokumente, Richtlinien und Verfahren gespeichert und leicht zugänglich sind. Dank KI-gestützter Suchfunktionen wird das Abrufen spezifischer Informationen schnell und intuitiv, wodurch der Zeitaufwand für manuelle Suchen reduziert wird und Ihr Team auf aktuelle Ressourcen zugreifen kann.
Im Lieferumfang enthalten:
- KI-gestützte Suche: Nutzen Sie natürliche Sprachverarbeitung, um Abfragen zu verstehen und präzise Informationen aus Ihrer Wissensdatenbank bereitzustellen
- Integrierte Dokumentation: Ermöglichen Sie die nahtlose Freigabe von Wissen, sodass Dokumente direkt in ClickUp erstellt und verwaltet werden können
- Anpassbare Vorlagen: Bieten Sie Vorlagen zur Standardisierung der Dokumentation an, um die Konsistenz Ihrer HR-Materialien sicherzustellen
- Interaktive KI-Chat-Oberfläche: Beantworten Sie Fragen auf der Grundlage der Daten Ihres Unternehmens, auch wenn diese über mehrere Quellen verteilt sind, mithilfe der intelligenten Chat-Oberfläche
Manchmal ist es jedoch einfacher, mit einer Startrampe zu beginnen. Die Vorlagen von ClickUp können Ihnen dabei helfen. 👇🏼
Die ClickUp HR-Wissensdatenbank-Vorlage hilft Ihnen dabei, HR-Dokumente in einer übersichtlichen, leicht navigierbaren Struktur zu zentralisieren. Sie eignet sich ideal zum Aufbau einer durchsuchbaren, leicht zugänglichen Bibliothek für alle HR-Themen.
Enthält:
- Benutzerdefinierte Aufgabenstatus zur Nachverfolgung von Dokumentaktualisierungen (z. B. Entwurf, In Bearbeitung, Fertiggestellt)
- Mehrere Ansichtsarten – Liste, Kalender, Gantt und mehr – passend zu Ihrem Stil der Nachverfolgung
- Benutzerdefinierte Felder und Sortieroptionen, um HR-Richtlinien, FAQs und interne Dokumente übersichtlich zu organisieren und mit Tags zu versehen
Darüber hinaus hilft die Vorlage „ClickUp Employee Handbooks, Policies & Procedures“ dabei, Unternehmensrichtlinien zu zentralisieren, indem wichtige Informationen wie Gehaltsabrechnungen und Urlaubsrichtlinien in einem einzigen, leicht zugänglichen Dokument zusammengefasst werden.
Verwenden Sie die ClickUp HR SOP-Vorlage, um HR-Prozesse zu dokumentieren und zu standardisieren. Sie erleichtert die Erstellung und Verwaltung von Verfahren, wie z. B. Onboarding- und Austrittsgespräche.
💡 Profi-Tipp: Ganz gleich, ob Sie neue Mitarbeiter einarbeiten oder abteilungsübergreifend einheitliche Richtlinien gewährleisten möchten – mit diesen HR-Vorlagen verwandeln Sie verstreute Dokumente in ein strukturiertes System, in dem Sie alles schnell finden.
Schritt 3: Passen Sie die Software an die Größe Ihres Teams und Ihren Wachstumskurs an
Nicht jede HR-Plattform muss ein Raumschiff sein. Ein 10-köpfiges Start-up benötigt keine Compliance-Workflows für Unternehmen – und ein wachsendes Unternehmen mit 200 Mitarbeitern kann seine Personalabteilung nicht mit Tabellenkalkulationen und Slack-Threads verwalten. Bevor Sie sich committen, fragen Sie sich:
- Wie hoch ist unser aktueller Personalbestand und wie wird er in 12 bis 24 Monaten aussehen?
- Haben wir Saison- oder Vertragsarbeiter, die in den HR-Prozessen berücksichtigt werden müssen?
- Unterstützt das Tool mehrere Standorte oder Remote-Teams, wenn wir wachsen?
Ihr Ziel ist es nicht nur, die aktuellen HR-Anforderungen zu erfüllen, sondern eine HR-Software zu wählen, die auch mit dem Wachstum Ihres Unternehmens Schritt halten kann.
Die ClickUp-Vorlage „Personalplan für das Whiteboard“ ist eine visuelle Planungsvorlage, mit der Sie den Personalbedarf nach Abteilung, Zeitraum und Rolle auf einem flexiblen Whiteboard planen können. Sie umfasst:
- Ein Whiteboard mit Drag-and-Drop-Funktion, um zukünftige Einstellungen nach Teams zu organisieren
- Visuelle Aufschlüsselungen für die Personalplanung über Quartale oder Projekte hinweg
- Benutzerdefinierte Felder zur Kategorisierung von Rollen nach Dringlichkeit, Status und Phase des Einstellungsprozesses
Diese Vorlage eignet sich besonders gut für Betriebsleiter und Personalmanager, um einen Einstellungsplan zu erstellen, der sich an den Zielen des Unternehmens orientiert (und nicht nur an Ad-hoc-Anforderungen des Teams). Ganz gleich, ob Sie um 5 oder 50 Mitarbeiter wachsen, diese Vorlage sorgt für Klarheit in Ihrer Personalplanung.
Schritt 4: Stellen Sie sicher, dass sie mit Ihren anderen Technologien kompatibel ist
Bevor Sie sich für eine HR-Plattform mit einer eleganten Benutzeroberfläche und „preisgekrönten Dashboards“ entscheiden, sollten Sie erst einmal tief durchatmen und einen Blick auf Ihre aktuellen Tools werfen.
Fragen Sie sich selbst:
- Müssen wir ständig zwischen Registerkarten umschalten, nur um einen Einstellungszyklus abzuschließen?
- Sind unsere Onboarding-Aufgaben in Tabellenkalkulationen zu finden, während Feedback-Schleifen in Chat-Threads verstreut sind?
- Wie oft haben wir schon Mitarbeiterdaten manuell in zwei verschiedene Systeme eingegeben?
Wenn die Antwort „zu viele“ lautet, sind Sie nicht allein. 55 % der HR-Führungskräfte geben an, dass ihre aktuellen Technologien den sich wandelnden Geschäftsanforderungen nicht gerecht werden, und 51 % können den ROI ihrer Technologieinvestitionen nicht messen. Hier werden Integration und Workflow-Kompatibilität zu unverzichtbaren Faktoren.
Ein mittelständisches Unternehmen, das beispielsweise Google Workspace, Zoom und Slack nutzt, sollte HR-Tools vermeiden, die sich nicht nativ integrieren lassen. Andernfalls wird die Woche Ihres HR-Teams zu einem Flickenteppich aus Exporten, Kalenderinkonsistenzen und verpassten Updates. Die echte Ersparnis in solchen Situationen? Integrierte Workflows!
ClickUp AI Agents wurden entwickelt, um diese miteinander verbundenen Aufgaben und Workflows autonom zu bewältigen, die Effizienz zu steigern und Ihrem HR-Team zu ermöglichen, sich auf strategische Initiativen im Personalwesen zu konzentrieren. Es kann Ihnen dabei helfen:
- Vorkonfigurierte Autopilot-Agenten: Reagieren Sie auf bestimmte Auslöser und veröffentlichen Sie Updates, Berichte oder Antworten an bestimmten Speicherorten in Ihrem Workspace
- Benutzerdefinierte Autopilot-Agenten: Nutzen Sie einen Builder ohne Code, um Agenten zu erstellen, die auf die individuellen Workflows und Anforderungen Ihres Unternehmens zugeschnitten sind
- Echtzeit-Antworten: Beantworten Sie Fragen oder stellen Sie Informationen selbstständig bereit, um Ihrem Team in Echtzeit zu helfen
- Integration im gesamten Workspace: Setzen Sie Agenten in verschiedenen Bereichen von ClickUp ein, darunter Spaces, Ordner, Listen und Chats, um eine umfassende Abdeckung sicherzustellen
Fazit: Wählen Sie eine HR-Software, die zu Ihrem Team passt, und nicht umgekehrt.
💟 Bonus: Möchten Sie Ordnung in das Chaos bei der Personalbeschaffung bringen? Mit der ClickUp-Vorlage für einen Aktionsplan für die Personalbeschaffung können Sie Zeitleisten für die Einstellung erstellen, Verantwortliche zuweisen und den Fortschritt von der Stellenausschreibung bis zum Angebot verfolgen.
Schritt 5: Vergleichen Sie Anbieter und testen Sie die Software
Sie haben Ihre Favoriten eingegrenzt. Was nun?
Es ist an der Zeit, über die Liste der Features hinauszugehen und zu sehen, wie sich jede HR-Softwarelösung in der Praxis tatsächlich anfühlt. Stellen Sie sich das wie beim Dating vor: Sie würden sich doch auch nicht nach einem Blick auf das LinkedIn-Profil committen, oder?
Vereinbaren Sie Produktdemos mit Anbietern, die in die engere Wahl gekommen sind – idealerweise mit mehreren Personen aus Ihrem HR-Team oder Ihrer Führungsgruppe. Stellen Sie während der Testversion folgende Fragen:
- Ist die Benutzeroberfläche sowohl für HR-Teams als auch für Mitarbeiter einfach zu bedienen?
- Ist sie mit der Größe unseres Unternehmens und unserer Teamstruktur skalierbar?
- Wie gut unterstützt sie unverzichtbare Funktionen wie Mitarbeiter-Self-Service, Leistungsmanagement oder die Verwaltung von Sozialleistungen?
- Lässt sie sich in unsere bestehenden HR-Tools integrieren (Lohnbuchhaltungssoftware, Tools zur Zeiterfassung usw.)?
- Welche Art von Support und Onboarding ist enthalten?
Best Practice? Viele HR-Experten nutzen sie, um ihre idealen HR-Workflows zu prototypisieren, bevor sie sich für teure langfristige Plattformen committen. Sie können Features wie die folgenden testen:
- Automatisierung von Aufgaben für die Koordination von Vorstellungsgesprächen
- Eingebettete Dokumente zum Speichern von SOPs und Feedback-Rahmenwerken
- KI-generierte Erkenntnisse, die Engpässe in Ihrer Rekrutierungspipeline aufzeigen
Das Wichtigste ist, sich nicht auf eine bestimmte Art von Tool festzulegen, die keinen Spielraum für Experimente lässt. Wenn Sie also herausfinden möchten, wie flexible Tools wie ClickUp Ihre HR-Lücken schließen können, bevor Sie eine große Anschaffung tätigen, ist jetzt der richtige Zeitpunkt zum Ausprobieren.
📚 Lesen Sie auch: Kostenlose Vorlagen zum Kennenlernen Ihres Teams
Verbessern Sie HR-Funktionen mit KI-Anwendungsfällen
Die Integration von KI in Personalprozesse ist nicht mehr nur eine nette Option. Sie kann Ihnen bei End-to-End-Workflows helfen, wobei nur ein Bruchteil der Überwachung durch Menschen erfolgt.
Hier sind einige gängige Szenarien:
- Rekrutierungsprozesse: Sie können Lebensläufe prüfen, Vorstellungsgespräche planen und sogar erste Bewerberbewertungen durchführen, um den Einstellungsprozess mithilfe von KI zu beschleunigen
- Onboarding und Schulung: Personalisieren Sie Onboarding-Erfahrungen und erstellen Sie Schulungsmodule, damit sich neue Mitarbeiter effizient einarbeiten können
- Leistungsmanagement: Analysieren Sie Leistungsdaten, um Erkenntnisse zu gewinnen, Managern fundierte Entscheidungen zu ermöglichen und konstruktives Feedback zu geben
- Mitarbeiterengagement und -bindung: Überwachen Sie Metriken und Feedback zum Mitarbeiterengagement, identifizieren Sie Problembereiche und ergreifen Sie proaktive Maßnahmen, um die Arbeitsmoral und die Mitarbeiterbindung zu steigern.
- Administrative Effizienz: Optimieren Sie Routineaufgaben wie Gehaltsabrechnung, Anwesenheitserfassung und Verwaltung von Sozialleistungen, reduzieren Sie Fehler und sparen Sie Zeit
Häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten
Selbst die besten HR-Teams tappen in diese Fallen. Stellen Sie sicher, dass Ihnen das nicht passiert.
Fehler 1: Sich von glänzenden Features blenden lassen, statt echte Probleme zu lösen
Das neue Tool bietet vielleicht „Stimmungs-Nachverfolgung“ oder „Geburtstags-Shoutout-Bots“ – aber behebt es auch Ihre Engpässe bei der Gehaltsabrechnung oder das Chaos beim Onboarding? Orientieren Sie sich immer an Ihren HR-Zielen und Schwachstellen (erinnern Sie sich an Schritt 1?), nicht an einer Wunschliste mit coolen, aber nutzlosen Add-Ons. Die Auswahl der HR-Software sollte sich an den geschäftlichen Anforderungen orientieren, nicht an technischen FOMO.
Fehler 2: Die Bedürfnisse Ihrer tatsächlichen Benutzer ignorieren
Wenn Ihr HR-Team fortschrittliche Tools für das Leistungsmanagement benötigt, Ihre Manager aber nur eine übersichtliche Möglichkeit zur Nachverfolgung von OKRs wünschen, dann haben Sie Glück. Beide Anforderungen sind wichtig. Wählen Sie eine HR-Software mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche und integrierten Self-Service-Funktionen für Mitarbeiter, um die Einführung reibungslos zu gestalten.
Fehler 3: Skalierbarkeit und Anpassungsmöglichkeiten übersehen
Was heute für ein 15-köpfiges Team funktioniert, kann bei 50 Mitarbeitern schnell an seine Grenzen stoßen. Vermeiden Sie Tools, die Sie einschränken. Priorisieren Sie Plattformen, die mit der Größe Ihres Unternehmens und der Komplexität Ihrer HR-Prozesse wachsen, ohne Sie in starre Workflows zu zwingen.
Fehler 4: Die Plattform nicht mit realen Anwendungsfällen testen
Das Lesen von Feature-Listen ist nicht dasselbe wie die tatsächliche Nutzung des Tools. Führen Sie einen Pilotversuch durch. Richten Sie einen Dummy-HR-Prozess ein, bevor Sie sich committen, z. B. die Genehmigung von Urlaubstagen oder die Personalplanung.
Fehler 5: Die IT- oder Rechtsabteilung nicht einbeziehen
Haben Sie überprüft, wo die Mitarbeiterverwaltungsdaten gespeichert sind? Erfüllen sie die Compliance-Anforderungen? Wer hat Zugriff darauf? Bei der Auswahl der richtigen HR-Software müssen Sicherheit, Compliance und Integrationen von Anfang an berücksichtigt werden und dürfen nicht erst im Nachhinein eine Rolle spielen.
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ClickUp: Der intelligentere Weg zur Auswahl einer HR-Software
Die Auswahl der richtigen HR-Software ist entscheidend für die Zukunftssicherheit Ihrer Personalabteilung. Von der Festlegung Ihrer Ziele bis hin zur Vermeidung klassischer HR-Tech-Fallen – jetzt haben Sie einen klaren, schrittweisen Leitfaden, um intelligentere Entscheidungen zu treffen (und weniger zu bereuen).
Ganz gleich, ob Sie sich mit Onboarding, Compliance oder Mitarbeiterengagement befassen, das richtige Tool sollte für Klarheit sorgen – und nicht für noch mehr Chaos.
Mit ClickUp erhalten Sie nicht nur Aufgabenverwaltung. Sie erhalten eine KI-gestützte Wissensdatenbank, automatisierte Workflows, Vorlagen für die Personalbeschaffung, HR-Dashboards, Mitarbeiterhandbücher, Leistungsnachverfolgung und vieles mehr – alles aus einer Hand. Kein Wechseln zwischen Tools. Kein Flickwerk.
Es ist Zeit, verstreute Tabellen, verschwundene Bewerber und undurchsichtige SOPs hinter sich zu lassen. Machen Sie die Personalarbeit einfacher, schneller und unterhaltsamer (ja, unterhaltsamer).
Sind Sie bereit, Ihre HR-Abläufe zu optimieren? Melden Sie sich noch heute bei ClickUp an.