Die Beschaffung rückt zunehmend in den Fokus. Rund 64 % der Fachleute, die an der Global State of Procurement Survey teilgenommen haben, geben an, dass ihr Einfluss innerhalb von Unternehmen zunimmt.
Da Beschaffungsteams eine immer wichtigere Rolle einnehmen, stehen sie auch vor neuen Herausforderungen, insbesondere wenn es um veraltete und ineffiziente Prozesse geht.
Hier macht ein intelligenter Beschaffungs-Plan den Unterschied. Er ist Ihr Fahrplan für sichere Kaufentscheidungen, die Kontrolle der Kosten und den Aufbau starker Lieferantenpartnerschaften.
Mit dem richtigen Plan können Sie Risiken reduzieren, die Abstimmung mit Lieferanten verbessern und die Kontrolle über Ihr Budget behalten. Sind Sie bereit, Ihren Beschaffungsprozess auf die nächste Stufe zu heben?
Lassen Sie uns die wichtigsten Schritte zur Erstellung eines erfolgreichen Plans für das Beschaffungsmanagement aufschlüsseln, damit Sie Ihren Workflow optimieren und herausragende Ergebnisse für Ihre Projekte erzielen können.
Was ist ein Beschaffungsmanagement-Plan?
Ein Beschaffungsplan beschreibt, wie eine Organisation oder ein Team die erforderlichen Waren und Dienstleistungen von externen Anbietern beschafft.
Der Plan ist ein strategisches Dokument, in dem die Beschaffungsziele, Faktoren für die Auswahl von Lieferanten, Vertragssteuerungsprozesse und Maßnahmen zur Risikovermeidung dargelegt sind. Er stellt sicher, dass die Beschaffungsaktivitäten mit dem Zeitplan des Projekts, den Kosten und den Qualitätserwartungen synchronisiert sind.
Ein effektiver Beschaffungsplan verhindert Störungen in der Lieferkette, Kostensteigerungen und Compliance-Probleme. Er definiert klar die Rollen und Verantwortlichkeiten und gewährleistet eine reibungslose Koordination zwischen den Beteiligten, Beschaffungsteams und Projektmanagern.
🧠 Wissenswertes: Der erste groß angelegte Beschaffungsvertrag stammt aus der Zeit um 3000 v. Chr. Er umfasste die Lieferung von Steinen und Arbeitskräften für den Bau der Pyramiden in Ägypten. Der älteste schriftliche Vertrag, der in Mesopotamien gefunden wurde, erschien auf einer Tontafel.
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Die Beschaffungsvorlage von ClickUp hilft Ihnen dabei, Ihren gesamten Einkaufsworkflow zu optimieren – von der Lieferantenauswahl bis zur Nachverfolgung der Aufträge. Verwalten Sie Anfragen, Genehmigungen und Budgets ganz einfach an einem Ort, um Ihre Beschaffung effizient, organisiert und auditfähig zu halten.
Die Rolle des Beschaffungsmanagements im Projektmanagement
Im Projektmanagement ist die Beschaffung eine treibende Kraft für erfolgreiche Ergebnisse.
Er stellt sicher, dass Teams rechtzeitig Zugang zu den richtigen Ressourcen haben, während gleichzeitig die Kosten unter Kontrolle gehalten und Risiken minimiert werden. Durch die Festlegung klarer Verträge, Liefertermine und Qualitätsstandards von Anfang an schaffen Beschaffungsmanager die Voraussetzungen für einen reibungslosen Projektablauf.
Ein effektives Beschaffungsmanagement stärkt auch die Beziehungen zu Lieferanten und sorgt für die Einhaltung von Verträgen, wodurch die Wahrscheinlichkeit von Verzögerungen oder Budgetüberschreitungen verringert wird. Ebenso wichtig ist, dass es Transparenz in den gesamten Prozess bringt – durch die Nachverfolgung von Bestellungen, Genehmigungen und Lieferantenleistungen –, sodass alle Beteiligten informiert und auf dem gleichen Stand sind.
Letztendlich sind solide Beschaffungspraktiken unerlässlich, um Projekte termingerecht, innerhalb des Budgets und nach höchsten Standards zu realisieren.
👀 Wussten Sie schon? 21 % der Entscheidungsträger und 24 % der Führungskräfte wünschen sich , dass ihre Beschaffungsteams agiler und widerstandsfähiger gegenüber Störungen in der Lieferkette werden.
Warum ist ein Beschaffungsmanagementplan wichtig?
Ein formeller Plan vermeidet unnötige Ausgaben, Verzögerungen und Verstöße seitens der Organisation. Er ist aus folgenden Gründen wichtig:
Kosteneffizienz und Ausgabenkontrolle
Ein effektiv formulierter Beschaffungsplan hilft Unternehmen dabei, ihre Ausgaben zu optimieren, indem er unnötige Käufe verhindert und wettbewerbsfähige Preise von Lieferanten sicherstellt. Er ermöglicht es Unternehmen, bessere Konditionen auszuhandeln, verbesserte Lieferantenbeziehungen aufzubauen und Kosten zu senken.
📌 Stellen Sie sich ein Marketingteam vor, das Materialien für ein Ereignis benötigt. Anstatt in letzter Minute zu Preisen von mehreren Lieferanten zu kaufen, hilft ihnen ein Beschaffungsplan dabei, Jahresverträge mit bevorzugten Anbietern auszuhandeln, wodurch sowohl Geld als auch Zeit gespart werden.
Abstimmung mit der Geschäftsstrategie
Ein Beschaffungsplan stellt sicher, dass die Einkaufsaktivitäten mit den übergeordneten Unternehmenszielen in Einklang stehen. Durch die Vorausplanung der Beschaffungsziele können Unternehmen wichtige Anschaffungen terminieren, unnötige Ausgaben vermeiden und ihre Finanzplanung verbessern.
📌 Stellen Sie sich ein Bauunternehmen vor, das im Laufe des Jahres mehrere Projekte plant. Mit einem Beschaffungsplan kann das Beschaffungsteam den Einkauf von Schüttgut an den Zeitleisten der Projekte ausrichten, Rabatte sichern und gleichzeitig Lieferengpässe vermeiden.
Verbessertes Lieferantenmanagement
Ein Beschaffungsmanagementplan sorgt für klare Kriterien zur Lieferantenauswahl, sodass Geschäfte sicher sein können, mit zuverlässigen Anbietern zusammenzuarbeiten. Dank guter Lieferantenbeziehungen können Geschäfte günstige Vertragsbedingungen aushandeln, die Qualität der Dienstleistungen verbessern und Risiken vermeiden, die mit der Zusammenarbeit mit leistungsschwachen Lieferanten verbunden sind.
📌 Stellen Sie sich ein Einzelhandelsunternehmen vor, das seine Lieferanten jährlich anhand von Scorecards auf der Grundlage von Lieferzeiten und Qualität bewertet. Ein solider Beschaffungsplan ermöglicht es ihnen, leistungsschwache Lieferanten zu ersetzen, bevor die Kundenzufriedenheit sinkt.
Einhaltung von Vorschriften und Richtlinien
Unternehmen müssen bei der Beschaffung interne Richtlinien und externe Gesetze einhalten. Ein formeller Plan für das Projektmanagement garantiert, dass alle Beschaffungen konform sind, und verhindert rechtliche Probleme, Geldstrafen oder Reputationsverluste aufgrund von Verstößen.
📌 Ein Unternehmen im Gesundheitswesen muss beispielsweise sicherstellen, dass alle Anschaffungen von medizinischen Geräten den gesetzlichen Vorschriften entsprechen. Ein Beschaffungsplan integriert Compliance-Prüfungen in jede Kaufentscheidung und reduziert so rechtliche Risiken.
Risikominderung und Notfallplanung
Die Beschaffung ist mit Risiken verbunden bei Ereignissen wie Ausfall von Lieferanten, Preisschwankungen und Qualitätsproblemen. Ein Beschaffungsplan umfasst Risikomanagementprozesse wie Bewertung, Notfallplanung und alternative Beschaffungsquellen, um Betriebsunterbrechungen zu minimieren.
📌 Stellen Sie sich ein Produktionsunternehmen vor, das wichtige Komponenten aus Übersee bezieht. Bei Lieferverzögerungen sorgt ein im Beschaffungsplan aufgeführter Ersatzlieferant dafür, dass die Produktionslinien ohne größere Verluste weiterlaufen.
Zeit- und Ressourcenoptimierung
Ohne einen dokumentierten Prozess neigen Beschaffungsaktivitäten zu Ineffizienz und Verschwendung. Mit einem genauen Plan können Unternehmen Verwaltungskosten senken und sich anschließend auf wichtige Geschäftsabläufe konzentrieren, anstatt Beschaffungsprozesse zu wiederholen.
📌 Denken Sie an ein schnell wachsendes SaaS-Unternehmen, das mehrere Anbieter für Software-Abonnements einbindet. Ein optimierter Beschaffungsprozess reduziert den Papierkram und die Verwirrung bei den Anbietern, sodass sich die Mitarbeiter auf Produktverbesserungen konzentrieren können, anstatt Genehmigungen einzuholen.
👀 Wussten Sie schon? Angesichts anhaltender Störungen in der Lieferkette, rascher technologischer Veränderungen und der Notwendigkeit reibungsloserer Prozesse haben 47 % der Führungskräfte in der Lieferkette mit betrieblichen Ineffizienzen zu kämpfen.
Schlüsselkomponenten eines Beschaffungsmanagementplans
Ein Beschaffungsmanagement-Plan besteht aus drei wesentlichen Schlüssel-Komponenten:
| Komponente | Wofür er steht |
| Beschaffungsstrategie | ✅ Legt die allgemeine Ausrichtung für den Erwerb von Waren und Dienstleistungen fest ✅ Legt fest, was wann beschafft werden soll und welche Budget-Limite gelten ✅ Stellt sicher, dass die Beschaffung mit den Unternehmenszielen übereinstimmt und gleichzeitig Kosten und Effizienz optimiert |
| Beschaffungsprozess | ✅ Beschreibt die sequenziellen Verfahren für die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen: Ermittlung des Bedarfs, Auswahl von Lieferanten, Vertragsverhandlungen und Verwaltung der Abläufe ✅ Garantiert Kosteneffizienz und pünktliche Lieferung |
| BeschaffungskontrollPlan | ✅ Formuliert einen Prozess zur Bewertung der Beschaffungsaktivitäten ✅ Konzentriert sich auf die Eindämmung von Kosten, die Kontrolle der Qualität und die Einhaltung von Richtlinien und Gesetzen ✅ Hält die Beschaffung im Rahmen des Budgets und unterstützt gleichzeitig die Unternehmensziele |
Neben diesen drei Komponenten gibt es noch weitere Elemente:
| Zusätzliche Komponenten | Warum sie wichtig sind |
| Beschaffungsziele und -ziele | Klar definierte Ziele treiben den Beschaffungsprozess voran |
| Identifizierung und Einbindung von Stakeholdern | Eine effektive Beschaffungsplanung erfordert die Beteiligung wichtiger Stakeholder wie Abteilungsleiter, Vertragsmanager und Endnutzer. |
| Marktanalyse und Auswahl der Lieferanten | Ein solider Beschaffungsplan umfasst umfassende Marktforschung, um gute Lieferanten zu identifizieren. Preis, Vorlaufzeit und Lieferantenleistung sind Schlüssel-Parameter für intelligente Kaufentscheidungen. |
| Budget- und Kostenüberlegungen | Der Beschaffungsplan sollte alle Einkaufskosten umfassen – direkte Kosten, Steuern, Logistik und Installation. Die Überwachung der Ausgaben mithilfe einer Beschaffungssoftware hilft Unternehmen dabei, ihr Budget einzuhalten und überhöhte Ausgaben zu vermeiden. |
| Risikobewertung und -minderung | Die Beschaffung birgt Risiken wie Lieferverzögerungen oder Qualitätsprobleme. Ein guter Plan umfasst Risikobewertungen und Strategien zur Risikominderung, wie z. B. die Identifizierung alternativer Lieferanten oder die Umsetzung von Notfallmaßnahmen zur Verringerung von Störungen. |
| Beschaffungsplan und Zeitleiste | Eine formalisierte Zeitleiste stellt sicher, dass die Beschaffungsaktivitäten mit den Zeitplänen des Projekts übereinstimmen. Sie enthält wichtige Meilensteine wie die Auswahl der Lieferanten, die Vertragsunterzeichnung und die Liefertermine, um die Prozesse auf Kurs zu halten. |
| Vertragsverwaltung und -management | Eine solide Vertragsverwaltung stellt sicher, dass Lieferanten die vereinbarten Bedingungen einhalten, erleichtert Verhandlungen, gewährleistet die Einhaltung von Vorschriften und verwaltet Vertragsänderungen. Dies schützt die Interessen des Unternehmens und verbessert die Beziehungen zu den Lieferanten. |
| Leistungsmessung und -bewertung | Die Nachverfolgung der Beschaffungsleistung anhand von Key Performance Indicators ( KPIs ) ermöglicht die Messung der Zuverlässigkeit, Kosten und Effizienz von Lieferanten. Regelmäßige Überprüfungen helfen Unternehmen dabei, ihre Beschaffungsstrategie zu rationalisieren und die Leistung zu verbessern. |
💡 Profi-Tipp: Beschaffungsteams und Lieferanten müssen eng zusammenarbeiten, um die Abläufe zu modernisieren. Durch den gezielten Ausbau von Partnerschaften können sie der wachsenden Rolle der Beschaffung im gesamten Unternehmen gerecht werden.
Schritt-für-Schritt-Anleitung: Erstellen eines Beschaffungsmanagementplans
Der richtige Beschaffungsmanagementplan ermöglicht es einem Unternehmen, geeignete Waren und Dienstleistungen zum bestmöglichen Wert zu erwerben und gleichzeitig Effizienz, Compliance und Einsparungen zu erzielen. Im Folgenden finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Entwicklung eines klaren Plans für die Beschaffung.
1. Definieren Sie die Beschaffungsziele
Der erste Schritt bei der Beschaffungsplanung besteht darin, klare Ziele zu formulieren, die mit den Geschäftszielen übereinstimmen. Unternehmen müssen genau wissen, was sie beschaffen möchten, warum und was sie sich von der Beschaffung erwarten.
2. Entwickeln Sie Beschaffungsstrategien und ein Budget
Ein erfolgreicher Beschaffungsplan erläutert, wie ein Unternehmen Waren und Dienstleistungen möglichst kostengünstig und zuverlässig erwerben kann. Die Schritte umfassen:
- Identifizieren Sie globale oder nationale Beschaffungsprozesse, kurz- und langfristige Verträge oder die interne Produktion im Vergleich zur Beschaffung durch Dritte.
- Werfen Sie einen genaueren Blick auf die Beschaffungshistorie, um Möglichkeiten zur Kostensenkung zu erkennen.
- Einstellung der Ausgabenlimits zur Vermeidung von Mehrausgaben und Zuweisung von Mitteln auf der Grundlage der Priorität der Ausgaben
3. Einholung von Angeboten/Vorschlägen (Kostenvoranschlägen) von Lieferanten
Nachdem Sie die Beschaffungsanforderungen und -strategien festgelegt haben, müssen Sie sich mit den potenziellen Lieferanten und den Ausschreibungsaktivitäten vertraut machen. Dabei handelt es sich um Ausschreibungen ( RFPs ) oder Angebotsanfragen ( RFQs ), um wettbewerbsfähige Angebote einzuholen. Diese müssen Folgendes enthalten:
- Klare Definitionen der benötigten Waren oder Dienstleistungen
- Liefertermine und Servicestandards werden im Voraus festgelegt.
- Kriterien für die Lieferantenbewertung
4. Angebote vergleichen und Lieferanten auswählen
Nachdem die Angebote nun eingegangen sind, müssen die Unternehmen die Lieferanten anhand festgelegter Parameter für die Bewertung vergleichen. Ein effektiver Bewertungsprozess sollte Folgendes berücksichtigen:
- Kosten vs. Wert: Vergleich der Kosten im Hinblick auf langfristige Vorteile
- Qualitätssicherung: Überprüfung der bisherigen Leistungen, Referenzen von Clients und Einhaltung von Branchenstandards
- Zuverlässigkeit: Die Gewissheit, dass Lieferanten variablen Geschäftsanforderungen gerecht werden und gleichzeitig das Serviceniveau aufrechterhalten können.
- Vertragsbedingungen: Garantie, Rückgaberecht und Supportbedingungen nach dem Kauf
Mit den in die engere Wahl gekommenen Lieferanten können vor Vertragsabschluss weitere Verhandlungen geführt werden, um das beste Angebot zu erzielen.
5. Verwalten Sie den Beschaffungsprozess und schließen Sie ihn ab
Sobald ein Lieferant ausgewählt wurde, müssen Unternehmen die effiziente Lieferung der Beschaffung überwachen und die Einhaltung von Vorschriften und Qualitätskontrollen sicherstellen. Die folgenden Aktivitäten sind in dieser Phase von zentraler Bedeutung:
- Aufträge verfolgen: Überwachen Sie Lieferungen, um die termingerechte Erfüllung sicherzustellen.
- Qualitätsprüfung: Überprüfung der erhaltenen Materialien auf Übereinstimmung mit den Spezifikationen
- Problemlösung: Ergreifen Sie umgehend Maßnahmen, um Unstimmigkeiten oder Probleme im Zusammenhang mit Lieferanten zu lösen.
- Zahlungsabwicklung: Sicherstellen, dass alle Zahlungen gemäß den Vertragsbedingungen abgewickelt werden
- Berichterstellung und Bewertung: Bewertung der Lieferantenleistung für zukünftige Zwecke und formeller Abschluss von Beschaffungsverträgen
👀 Wussten Sie schon? Eine Senkung der Lieferantenkosten um 10 % kann das EBITDA von Fortune-500-Unternehmen um 32 % und das von FTSE-350-Unternehmen um 27 % steigern und so zu erheblichen Rentabilitätssteigerungen führen.
Die besten tools für die Beschaffungsmanagementplanung
Die richtigen Tools können für Effizienz im Beschaffungswesen, Kosteneinsparungen und die Einhaltung von Richtlinien sorgen. Moderne Beschaffungssoftware und Lösungen für Projektmanagement helfen dabei, Prozesse zu optimieren, Aktivitäten zu automatisieren und die Sichtbarkeit der Ausgaben zu erhöhen. Nachfolgend finden Sie eine Liste einiger der besten Tools für das Beschaffungsplanungsmanagement:
Beschaffungssoftware
Mit Beschaffungssoftware können Unternehmen Lieferantenbeziehungen verwalten, gleichzeitig die Einkaufsaktivitäten überwachen und die Automatisierung der Beschaffung durchführen. Zu den bekannten Lösungen gehören unter anderem:
SAP Ariba
Eine Cloud-basierte Beschaffungslösung zur Optimierung der Beschaffung, des Vertragsmanagements und der Zusammenarbeit mit Lieferanten. Sie hilft Unternehmen dabei, bessere Konditionen zu erzielen und ihre Ausgaben zu optimieren, indem sie eine Echtzeit-Sichtbarkeit auf die Beschaffungsaktivitäten bietet.
Oracle Procurement Cloud
Eine hervorragende Lösung, die den Einkauf, die Lieferantenqualifizierung und die Vertragsabwicklung durch Automatisierung ermöglicht. Sie gewährleistet die Einhaltung der Beschaffungsrichtlinien und vereinfacht die Beschaffung.
Coupa
Eine umfassende Beschaffungslösung für Ausgabenmanagement, Lieferantenrisikomanagement und automatische Workflows für Genehmigungen. Coupa lässt sich in Finanzsysteme integrieren und ermöglicht so die Echtzeit-Überwachung des Budgets und die Kontrolle der Kosten.
🧠 Wissenswertes: Beschaffungsmanager erledigen mehr als nur das Bestellen von Elementen; sie verhandeln Verträge, sichern die Qualität und analysieren die Leistung der Lieferanten. Sie gelten oft als die stillen Helden der Unternehmenswelt, die ein Gleichgewicht zwischen Kostenmanagement und Qualitätssicherung herstellen.
Projektmanagement und Vertragsmanagement: ClickUp
ClickUp, die Allround-App für die Arbeit, vereint alle Ihre Zeitleisten, Aufgaben und Verträge in einem einheitlichen Workspace. Von der Ausarbeitung von Verträgen bis hin zur Nachverfolgung von Lieferungen und Genehmigungen hilft Ihnen ClickUp dabei, den Zeitplan einzuhalten, Kosten zu kontrollieren und die Verantwortlichkeiten Ihrer Lieferanten zu verwalten – und das in jedem Schritt des Prozesses.
Die CRM-Software von ClickUp für Beschaffungsmanager bietet Beschaffungsmanagern eine zentrale Informationsquelle, um alle Aspekte des Lieferantenlebenszyklus zu verwalten.
Vergessen Sie verstreute Tabellen und E-Mail-Ketten. ClickUp CRM speichert alle Lieferantendaten wie Kontakte, Vertragsbedingungen, Leistungshistorie und Dokumente an einem Ort, sodass Ihr Team immer weiß, wo es suchen muss und was als Nächstes zu tun ist.
Er kann Ihnen dabei helfen:
- Erstellen, genehmigen und führen Sie Nachverfolgung von Bestellungen schneller durch
- Legen Sie benutzerdefinierte Auslöser für Genehmigungen fest, taggen Sie relevante Teammitglieder und aktualisieren Sie den Status der Bestellung automatisch.
- Verfolgen Sie Ausgaben in Echtzeit mit Live-Dashboards
- Legen Sie Budgetgrenzen fest, markieren Sie Überschreitungen automatisch und halten Sie Ihr Finanzteam auf dem Laufenden, ohne ein weiteres tool zu benötigen.
- Verwenden Sie vorgefertigte Dashboards für die Nachverfolgung von Lieferzeiten, Qualitätsproblemen und der Gesamtleistung der Lieferanten.
- Schaffen Sie eine Verbindung zwischen Ihren Inventarsystemen und ClickUp, um die Nachverfolgung der Lagerbestände durchzuführen und automatische Auslöser für Nachbestellungen zu aktivieren.
Insgesamt besteht eine Verbindung zwischen ClickUp und Ihren bevorzugten Beschaffungs-Tools, ERPs und Kommunikations-Apps, damit Ihre Workflows ohne Unterbrechung weiterlaufen.
David U gibt seine Erfahrungen frei:
Was ich an ClickUp bevorzugt mag, ist seine Anpassbarkeit. Sie können alles – Ansichten, Status, Felder, Automatisierungen – perfekt an Ihren Workflow anpassen. Es passt sich Ihnen an, nicht umgekehrt.
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Beschleunigen Sie die Genehmigung von Einkäufen und die Aktualisierung von Lieferanteninformationen durch Automatisierung.
ClickUp Automatisierungen eliminieren manuelle Aufgaben und sorgen so für einen effizienteren Beschaffungsprozess. Mit über 100 Automatisierungsoptionen können Beschaffungsteams Routinetätigkeiten automatisieren, wie zum Beispiel:
- Zuweisung von Beschaffungsaufgaben auf der Grundlage spezifischer Auslöser
- Automatische Aktualisierung des Status der Aufgabe nach Abschließen der Zahlung oder Lieferung der Materialien
- Versenden von Benachrichtigungen für Genehmigungen oder Änderungen
Diese Automatisierungen reduzieren das Risiko menschlicher Fehler und schaffen wertvolle Zeit für strategische Entscheidungen. Mit benutzerdefinierten Automatisierungsregeln können Teams Workflows an ihre spezifischen Beschaffungsanforderungen anpassen, was zu einer höheren Produktivität und Konsistenz bei allen Projekten führt.
Dateien freigeben, Nachverfolgung von Lieferungen durchführen und sofort mit Lieferanten kommunizieren
Effektive Kommunikation ist im Beschaffungswesen unverzichtbar. ClickUp bietet eine Reihe von tools für die Zusammenarbeit, die eine nahtlose Interaktion zwischen Beschaffungsteams und Lieferanten ermöglichen:
Richten Sie für jeden Lieferanten einen eigenen Space ein, um die Kommunikation und Dokumentation zu zentralisieren. Nutzen Sie den Echtzeit-Chat in ClickUp für Instant Messaging, um Probleme umgehend zu lösen und so die Beziehungen zu Ihren Lieferanten zu verbessern.
Arbeiten Sie über ClickUp Docs innerhalb der Plattform mithilfe der Dokumentenfreigabe gemeinsam an Verträgen, Angeboten und anderen wichtigen Dokumenten. Diese Features sorgen dafür, dass alle Beteiligten aufeinander abgestimmt sind, wodurch Missverständnisse reduziert und stärkere Lieferantenbeziehungen gefördert werden.
Vermeiden Sie Verzögerungen mit Echtzeit-Überwachung der Meilensteine
Die Überwachung des Fortschritts ist entscheidend, um Beschaffungsprojekte im Zeitplan zu halten. Die Funktionen zur Nachverfolgung von Meilensteinen von ClickUp bieten eine klare Sichtbarkeit auf die Projektzeitleisten.
Definieren Sie wichtige Beschaffungsphasen als Meilensteine, um den Fortschritt zu überwachen. Visualisieren Sie die gesamte Beschaffungszeitleiste mithilfe von Gantt-Diagrammen, identifizieren Sie Abhängigkeiten und passen Sie Zeitpläne bei Bedarf an. Die Vermeidung von Verzögerungen ist der Schlüssel zur Kontrolle der Beschaffungskosten.
Verwenden Sie visuelle Hinweise, um den Status jedes Meilensteins zu bewerten. Mit diesen Tools können Beschaffungsmanager potenzielle Verzögerungen proaktiv angehen und die rechtzeitige Lieferung von Waren und Dienstleistungen sicherstellen.
ClickUp-Vorlage für das Beschaffungsmanagement
Die ClickUp-Vorlage für das Beschaffungsmanagement bietet einen umfassenden Rahmen für die Verwaltung von Beschaffungsprozessen von der Initiierung bis zum Abschluss. Zu den wichtigsten Features der Vorlage gehören:
- Benutzerdefinierte Status: Verfolgen Sie den Fortschritt von Beschaffungsaufgaben mit Status wie „Offen“, „In Bearbeitung“, „Klärungsbedarf“ und „Fertiggestellt“ und verschaffen Sie sich so eine klare Sichtbarkeit über jede Phase des Prozesses.
- Benutzerdefinierte Felder: Erfassen Sie wichtige Informationen wie Kontaktdaten von Lieferanten, Status von Beschaffungen und Angaben zum Anforderer, um sicherzustellen, dass alle relevanten Daten leicht zugänglich sind.
- Benutzerdefinierte Ansichten: Nutzen Sie verschiedene Ansichten wie Liste, Board und Kalender, um Beschaffungsaufgaben entsprechend den Präferenzen Ihres Teams und den Projektanforderungen zu organisieren und zu visualisieren.
- Nachverfolgung von Ausgaben und Einsparungen: Überwachen Sie die Beschaffungsausgaben und identifizieren Sie Möglichkeiten zur Kosteneinsparung, um die Budgetverwaltung und Finanzplanung zu unterstützen.
- Lieferantenkategorisierung: Klassifizieren Sie Lieferanten anhand von Stufen und Risikostufen, um Prioritäten zu setzen und Lieferantenbeziehungen effektiv zu verwalten.
Herausforderungen im Beschaffungsmanagement meistern
Die Beschaffungssteuerung umfasst viele bewegliche Teile, darunter die Lieferantenauswahl, die Kontrolle des Beschaffungsbudgets, die Einhaltung von Vorschriften und das Risikomanagement. Eine Störung an einer beliebigen Stelle im Beschaffungsprozess kann zu Ineffizienzen führen, die Budgetengpässe oder Risiken im Zusammenhang mit schlechten Lieferanten verursachen.
Diese Herausforderungen im Beschaffungswesen erfordern ein durchgängiges strategisches Management, den richtigen Einsatz von Technologie und eine enge Zusammenarbeit zwischen den Beteiligten.
1. Risikomanagement und Leistungsmanagement bei Lieferanten
Lieferanten sind für einen erfolgreichen Einkauf in einem Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Allerdings birgt dies auch Risiken wie die Nichteinhaltung der erwarteten Qualität, Lieferverzögerungen oder eine instabile Finanzlage, die sich wiederum auf den Betrieb auswirken können. Diese Risiken lassen sich leicht kontrollieren durch:
- Umfassende Bewertung von Lieferanten vor ihrer Aufnahme
- Einstellung der Leistungskennzahlen (KPIs) für Qualität, Fristen und Servicelevels bei gleichzeitiger aktiver Überwachung dieser Kennzahlen
- Diversifizieren und verwalten Sie Lieferanten, um nicht nur von einer einzigen Bezugsquelle abhängig zu sein, sodass Sie über Möglichkeiten zum Backup verfügen.
- Regelmäßige Audits von Lieferanten und klare Kommunikationskanäle sorgen für starke, zuverlässige Beziehungen zu Lieferanten.
2. Kosten unter Kontrolle halten und im Rahmen des Budgets bleiben
Kostenüberschreitungen sind ein häufiges Problem in der Beschaffung, insbesondere wenn Notfallkosten anfallen oder der Lieferant den Preis erhöht. Um eine gute Finanzdisziplin aufrechtzuerhalten, sollten Sie stets Folgendes beachten:
- Nutzen Sie Echtzeit-Ausgaben und Budgetprognosen
- Verhandeln Sie mit Lieferanten langfristige Verträge, in denen die Preise festgelegt werden.
- Verwenden Sie Bestandsverwaltungstools für die Nachverfolgung und Überwachung des Bestandes, um eine reibungslose Produktion sicherzustellen.
- Beschaffungssoftware sollte Kosten automatisch genehmigen, wobei die Ausgaben jedoch innerhalb der Limit-Grenzen bleiben müssen.
3. Einhaltung von Regeln und Richtlinien sicherstellen
In Beschaffungsprozessen müssen mehrere interne Richtlinien, Branchenvorschriften und gesetzliche Anforderungen berücksichtigt werden. Verstöße gegen Compliance-Vorschriften können zu Strafen führen und ein Unternehmen dazu zwingen, sich mit Reputationsschäden oder Vertragsstreitigkeiten auseinanderzusetzen. Um solche Situationen zu vermeiden, ist es wichtig:
- Um über Änderungen der für den Beschaffungsprozess relevanten Vorschriften auf dem Laufenden zu bleiben
- Automatisierte Compliance-Prüfung innerhalb der beschaffungsbezogenen Software
- Weisen Sie die Beschaffungsteams in die rechtlichen und ethischen Praktiken beim Einkauf ein.
4. Umgang mit Störungen in der Lieferkette
Unerwartete Ereignisse wie globale Störungen der Lieferkette, Rohstoffknappheit oder Transportverzögerungen können die Beschaffungsprozesse in einem Unternehmen verlangsamen. Der Aufbau von Resilienz kann Folgendes erfordern:
- Entwicklung von Notfallplänen, z. B. einem Netzwerk alternativer Lieferanten
- Sichern Sie die Bestandsplanung mit Pufferbeständen für kritische Materialien.
- Identifizieren Sie potenzielle Risiken, bevor sie eskalieren, durch intelligente Analysen in der Zukunft.
5. Steigerung der Effizienz in der Beschaffung und höhere Sichtbarkeit
Manuelle Prozesse im Beschaffungswesen können leicht zu Ineffizienzen, Fehlern und mangelnder Sichtbarkeit bei den Ausgaben führen. So verbessern Sie Ihre Beschaffungsprozesse:
- Alle Workflows sollten durch den Einsatz von Beschaffungsmanagement-Software automatisiert werden.
- Optimieren Sie Ihre Abläufe für eine einfache Nachverfolgung, zentralisierte Lieferanten- und Vertragsdaten.
- Standardisieren Sie Beschaffungsverfahren, um Unstimmigkeiten zu reduzieren.
6. Einbindung von Stakeholdern
An der Beschaffung sind verschiedene Abteilungen beteiligt, darunter die Finanz-, Betriebs- und Rechtsteams. Uneinigkeit zwischen den verschiedenen Interessengruppen kann zum Aufwand oder zu internen Missverständnissen führen. Um eine gute Zusammenarbeit zu gewährleisten, sollten Sie Folgendes beachten:
- Definieren Sie klar die Rollen und Verantwortlichkeiten, die für die Beschaffung gelten.
- Nutzen Sie zentralisierte Beschaffungsplattformen für gemeinsame Sichtbarkeit
- Es sollten regelmäßig funktionsübergreifende Meetings abgehalten werden, um die Beschaffungsziele mit den Geschäftszielen in Einklang zu bringen.
7. Einsatz von Technologie
Der Beschaffungssektor verändert sich aufgrund der Fortschritte in den Bereichen KI, Automatisierung und Analytik immer schneller. Unternehmen, die sich nicht anpassen, werden mit Sicherheit Probleme mit Ineffizienzen haben. Um wettbewerbsfähig zu bleiben:
- Investieren Sie in digitale Beschaffungstools für datengestützte Entscheidungen.
- Nutzen Sie KI mithilfe von Beschaffungsanalysesoftware für die Nachfrageprognose und Lieferantenbewertung.
- Schulen Sie Ihre Beschaffungsteams in neuen Beschaffungstechnologien.
💡 Profi-Tipp: Erstellen Sie in ClickUp benutzerdefinierte Dashboards, um Beschaffungsmetriken zu visualisieren. Überwachen Sie wichtige KPIs, darunter Lieferzeiten und Qualität, um fundierte Entscheidungen zu treffen und Ihre Beschaffungsstrategie zu optimieren.
Perfektes Beschaffungsmanagement mit der richtigen Software
Intelligente Beschaffung ist das Rückgrat erfolgreicher Projekte, damit Alles nach Plan und im Rahmen des Budgets bleibt. Sich auf verstreute, ad hoc durchgeführte Prozesse zu verlassen, kann zu Ineffizienzen, Compliance-Risiken und kostspieligen Verzögerungen führen. Hier zeichnet sich ClickUp aus.
Es handelt sich nicht nur um ein weiteres Projektmanagement-Tool, sondern um Ihre All-in-One-Plattform für eine optimierte, konforme und datengesteuerte Beschaffung. Mit ClickUp können Sie jeden Schritt Ihres Beschaffungsprozesses zentralisieren, nahtlos mit den Beteiligten zusammenarbeiten und in Echtzeit Sichtbarkeit auf Budgets, Zeitleisten und die Leistung Ihrer Lieferanten erhalten.
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Häufig gestellte Fragen
Was sind die 5 Komponenten eines Beschaffungsplans?
Ein Beschaffungsmanagementplan umfasst in der Regel mehrere Schlüsselkomponenten, um einen reibungslosen und effektiven Prozess zu gewährleisten. Zunächst werden die Beschaffungsziele und -ziele dargelegt und damit klargestellt, was das Unternehmen erreichen möchte. Außerdem werden die Stakeholder identifiziert und einbezogen, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten ihre Rollen und Verantwortlichkeiten verstehen. Es werden Kriterien für die Auswahl der Lieferanten festgelegt, um die Bewertung und Auswahl der Anbieter zu steuern. Der Plan legt einen Beschaffungszeitplan und eine Zeitleiste fest und enthält wichtige Meilensteine und Fristen. Schließlich enthält er eine Risikobewertung und eine Strategie zur Risikominderung, um potenzielle Herausforderungen zu antizipieren und Schritte zur Bewältigung zu skizzieren.
Was muss ein Beschaffungsmanagement-Plan erledigen?
Ein Beschaffungsmanagementplan dient als Roadmap für die Beschaffung der Waren und Dienstleistungen, die erforderlich sind, um ein Projekt erfolgreich abzuschließen. Er legt fest, wie die Beschaffungsaktivitäten verwaltet werden, von der Planung und Lieferantenauswahl bis hin zur Vertragsverwaltung und Leistungsüberwachung. Durch die Bereitstellung einer Struktur und Klarheit trägt der Plan dazu bei, dass Einkäufe effizient, kostengünstig und in Übereinstimmung mit den Projektzielen getätigt werden. Außerdem hilft er, Risiken zu minimieren, die Kommunikation zu optimieren und das Projekt auf Kurs zu halten.
Was sollte ein Beschaffungsplan enthalten?
Ein umfassender Beschaffungsplan sollte alle Aspekte des Einkaufsprozesses abdecken. Dazu gehören die Ziele und der Umfang des Projekts sowie die Rollen und Verantwortlichkeiten der wichtigsten Stakeholder. Er sollte den Prozess der Marktanalyse und der Lieferantenauswahl detailliert beschreiben, das Budget und die Kostenüberlegungen skizzieren und einen klaren Beschaffungszeitplan enthalten. Der Plan muss auch Risikomanagementstrategien, Vertragsverwaltungsverfahren und Methoden zur Messung und Bewertung der Beschaffungsleistung enthalten. Durch die Einbeziehung dieser Elemente wird sichergestellt, dass der Beschaffungsprozess transparent und nachvollziehbar ist und mit den Unternehmenszielen übereinstimmt.
Was sind die 7 Schritte des Beschaffungsprozesses?
Der Beschaffungsprozess umfasst in der Regel sieben wichtige Schritte. Er beginnt mit der Ermittlung der Bedürfnisse des Unternehmens und der Festlegung der Anforderungen an Waren oder Dienstleistungen. Als Nächstes werden potenzielle Lieferanten gesucht und im Rahmen eines Ausschreibungs- oder Angebotsverfahrens bewertet. Nach Eingang der Angebote werden diese geprüft und der beste Lieferant durch Verhandlungen und Vertragsvergabe ausgewählt. Der Vertrag wird dann verwaltet, um eine pünktliche Lieferung und die Einhaltung der vereinbarten Bedingungen sicherzustellen. Abschließend wird der Prozess mit der Bewertung der Lieferantenleistung, der Dokumentation der gewonnenen Erkenntnisse und dem formellen Abschluss der Beschaffung abgeschlossen. Dieser strukturierte Ansatz hilft Unternehmen, Kosteneinsparungen zu erzielen, die Qualität aufrechtzuerhalten und Risiken während des gesamten Beschaffungszyklus zu reduzieren.