Die Beschaffung rückt immer mehr in den Fokus. Rund 64 % der Fachleute, die an der Global State of Procurement Survey teilgenommen haben, geben an, dass ihr Einfluss innerhalb von Unternehmen zunimmt.
Da Beschaffungsteams eine immer wichtigere Rolle spielen, stehen sie auch vor neuen Herausforderungen, insbesondere wenn es um veraltete und ineffiziente Prozesse geht.
Hier macht ein intelligenter Beschaffungsmanagementplan den Unterschied. Er ist Ihr Fahrplan für sichere Kaufentscheidungen, die Kosten im Griff und den Aufbau starker Lieferantenpartnerschaften.
Mit dem richtigen Plan können Sie Risiken reduzieren, die Lieferantenausrichtung verbessern und die Kontrolle über Ihr Budget behalten. Sind Sie bereit, Ihren Beschaffungsprozess auf die nächste Stufe zu heben?
Lassen Sie uns die wichtigsten Schritte zur Erstellung eines erfolgreichen Beschaffungsmanagementplans aufschlüsseln, damit Sie Ihren Workflow optimieren und herausragende Projektergebnisse erzielen können.
Was ist ein Beschaffungsmanagementplan?
Ein Beschaffungsmanagementplan beschreibt, wie eine Organisation oder ein Projektteam die erforderlichen Waren und Dienstleistungen von externen Anbietern beschafft.
Der Plan ist ein strategisches Dokument, in dem die Beschaffungsziele, Faktoren für die Auswahl von Lieferanten, Vertragssteuerungsprozesse und Maßnahmen zur Risikovermeidung festgelegt sind. Er stellt sicher, dass die Beschaffungsaktivitäten mit dem Zeitplan, den Kosten und den Qualitätserwartungen des Projekts synchronisiert sind.
Ein effektiver Beschaffungsplan vermeidet Störungen in der Lieferkette, Kostensteigerungen und Compliance-Probleme. Er definiert klar die Rollen und Verantwortlichkeiten und gewährleistet eine reibungslose Koordination zwischen den Beteiligten, den Beschaffungsteams und den Projektmanagern.
🧠 Wissenswertes: Der erste groß angelegte Beschaffungsvertrag stammt aus der Zeit um 3000 v. Chr. Er umfasste die Lieferung von Steinen und Arbeitskräften für den Bau der Pyramiden in Ägypten. Der älteste schriftliche Vertrag, der in Mesopotamien gefunden wurde, ist auf einer Tontafel verfasst.
⭐ Vorgestellte Vorlage
Die Beschaffungsvorlage von ClickUp hilft Ihnen dabei, Ihren gesamten Einkaufs-Workflow zu optimieren – von der Auswahl der Lieferanten bis zur Nachverfolgung der Reihenfolge. Verwalten Sie Anfragen, Genehmigungen und Budgets ganz einfach an einem Ort, um Ihre Beschaffung effizient, organisiert und auditfähig zu gestalten.
Die Rolle des Beschaffungsmanagements im Projektmanagement
Im Projektmanagement ist die Beschaffung eine treibende Kraft für erfolgreiche Ergebnisse.
Er stellt sicher, dass Teams rechtzeitig auf die richtigen Ressourcen zugreifen können, während gleichzeitig die Kosten unter Kontrolle gehalten und Risiken minimiert werden. Durch die Festlegung klarer Verträge, die Einstellung von Lieferplänen und die Definition von Qualitätsstandards von Anfang an legen Beschaffungsmanager den Grundstein für einen reibungslosen Projektablauf.
Ein effektives Beschaffungsmanagement stärkt auch die Beziehungen zu Lieferanten und sorgt für die Einhaltung von Verträgen, wodurch Verzögerungen oder Budgetüberschreitungen weniger wahrscheinlich werden. Ebenso wichtig ist, dass es Transparenz in den gesamten Prozess bringt – von der Nachverfolgung von Bestellungen und Genehmigungen bis hin zur Lieferantenleistung –, sodass alle Beteiligten stets informiert und auf dem gleichen Stand sind.
Letztlich sind solide Beschaffungsprozesse unerlässlich, um Projekte termingerecht, innerhalb des Budgets und nach höchsten Standards zu realisieren.
👀 Wussten Sie schon? 21 % der Entscheidungsträger und 24 % der Führungskräfte wünschen sich , dass ihre Beschaffungsteams agiler und widerstandsfähiger gegenüber Störungen in der Lieferkette werden.
Warum ist ein Beschaffungsmanagementplan wichtig?
Ein formeller Plan vermeidet unnötige Ausgaben, Verzögerungen und Verstöße seitens des Unternehmens. Er ist aus folgenden Gründen wichtig:
Kosteneffizienz und Ausgabenkontrolle
Ein effektiv formulierter Beschaffungsplan hilft Unternehmen, ihre Ausgaben zu optimieren, indem er unnötige Käufe verhindert und wettbewerbsfähige Preise von Lieferanten sicherstellt. Er ermöglicht es Unternehmen, bessere Konditionen auszuhandeln, bessere Beziehungen zu Lieferanten aufzubauen und Kosten zu senken.
📌 Stellen Sie sich ein Marketing-Team vor, das Materialien für ein Ereignis benötigt. Anstatt diese in letzter Minute von mehreren Lieferanten zu kaufen, hilft ihnen ein Beschaffungsplan, Jahresverträge mit bevorzugten Anbietern auszuhandeln, wodurch sowohl Geld als auch Zeit gespart werden.
Ausrichtung an der Geschäftsstrategie
Ein Beschaffungsplan stellt sicher, dass die Einkaufsaktivitäten auf die übergeordneten Unternehmensziele abgestimmt sind. Durch die Vorausplanung der Beschaffungsziele können Unternehmen wichtige Anschaffungen terminieren, unnötige Ausgaben vermeiden und die Finanzplanung verbessern.
📌 Betrachten Sie ein Bauunternehmen, das mehrere Projekte über das Jahr verteilt plant. Mit einem Beschaffungsplan kann das Beschaffungsteam den Einkauf von Massenmaterialien an die Zeitleisten der Projekte anpassen, Rabatte sichern und gleichzeitig Lagerengpässe vermeiden.
Verbessertes Lieferantenmanagement
Ein Beschaffungsmanagementplan stellt sicher, dass klare Kriterien für die Auswahl von Lieferanten festgelegt sind, damit Unternehmen mit zuverlässigen Anbietern zusammenarbeiten können. Dank guter Beziehungen zu Lieferanten können Unternehmen günstige Vertragsbedingungen aushandeln, die Qualität der Dienstleistungen verbessern und Risiken vermeiden, die mit der Zusammenarbeit mit leistungsschwachen Lieferanten verbunden sind.
📌 Stellen Sie sich ein Einzelhandelsunternehmen vor, das seine Lieferanten jährlich anhand von Scorecards auf der Grundlage von Lieferzeiten und Qualität bewertet. Ein solider Beschaffungsplan ermöglicht es dem Unternehmen, leistungsschwache Lieferanten zu ersetzen, bevor die Kundenzufriedenheit sinkt.
Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Richtlinien
Unternehmen müssen bei der Beschaffung interne Richtlinien und externe Gesetze einhalten. Ein formeller Projektmanagement-Plan garantiert, dass alle Beschaffungen konform sind, und verhindert so rechtliche Probleme, Bußgelder oder Reputationsverluste durch Nichteinhaltung.
📌 Ein Unternehmen im Gesundheitswesen muss beispielsweise sicherstellen, dass alle Anschaffungen von medizinischen Geräten den gesetzlichen Vorschriften entsprechen. Ein Beschaffungsplan integriert Compliance-Prüfungen in jede Kaufentscheidung und reduziert so rechtliche Risiken.
Risikominderung und Notfallplanung
Die Beschaffung ist mit Risiken verbunden, beispielsweise durch Lieferausfälle, Preisschwankungen und Qualitätsprobleme. Ein Beschaffungsmanagementplan umfasst Risikomanagementprozesse wie Bewertung, Notfallplanung und alternative Beschaffungsquellen, um Betriebsunterbrechungen zu minimieren.
📌 Stellen Sie sich ein Fertigungsunternehmen vor, das Schlüsselkomponenten aus Übersee bezieht. Bei Lieferverzögerungen sorgt ein im Beschaffungsplan aufgeführter Backup-Lieferant dafür, dass die Produktionslinien ohne größere Verluste weiterlaufen.
Zeit- und Ressourcenoptimierung
Ohne einen dokumentierten Prozess sind Beschaffungsaktivitäten anfällig für Ineffizienz und Verschwendung. Mit einem genauen Plan können Unternehmen Verwaltungskosten senken und sich anschließend auf wichtige Geschäftsabläufe konzentrieren, anstatt Beschaffungsprozesse zu wiederholen.
📌 Denken Sie an ein schnell wachsendes SaaS-Unternehmen, das mehrere Anbieter für Software-Abonnements einbindet. Ein optimierter Beschaffungsprozess reduziert den Papierkram und Verwirrung bei den Anbietern, sodass sich die Mitarbeiter auf Produktverbesserungen konzentrieren können, anstatt Genehmigungen einzuholen.
👀 Wussten Sie schon? Angesichts anhaltender Lieferkettenstörungen, rascher technologischer Veränderungen und der Notwendigkeit reibungsloserer Prozesse haben 47 % der Führungskräfte in der Lieferkette mit betrieblichen Ineffizienzen zu kämpfen.
Schlüsselkomponenten eines Beschaffungsmanagementplans
Ein Beschaffungsmanagementplan besteht aus drei Schlüsselkomponenten:
| Komponente | Was dahintersteckt |
| Beschaffungsstrategie | ✅ Legt die allgemeine Richtung für die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen fest ✅ Legt fest, was wann beschafft werden soll und welche Budgetlimiten gelten ✅ Stellt sicher, dass die Beschaffung mit den Zielen des Unternehmens übereinstimmt und gleichzeitig Kosten und Effizienz optimiert werden |
| Beschaffungsprozess | ✅ Beschreibt die sequenziellen Verfahren für die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen: Ermittlung des Bedarfs, Auswahl der Lieferanten, Vertragsverhandlungen und Verwaltung der Abläufe ✅ Gewährleistet Kosteneffizienz und termingerechte Lieferung |
| Plan zur Beschaffungskontrolle | ✅ Formuliert einen Prozess zur Messung der Beschaffungsaktivitäten ✅ Konzentriert sich auf die Eindämmung von Kosten, die Qualitätskontrolle und die Einhaltung von Richtlinien und Gesetzen ✅ Hält die Beschaffung im Rahmen des Budgets und unterstützt gleichzeitig die Unternehmensziele |
Neben diesen drei Komponenten gibt es noch weitere Elemente:
| Zusätzliche Komponenten | Warum sie wichtig sind |
| Ziele und Vorgaben der Beschaffung | Klar definierte Ziele treiben den Beschaffungsprozess voran |
| Identifizierung und Einbindung von Stakeholdern | Eine effektive Beschaffungsplanung erfordert die Beteiligung wichtiger Stakeholder wie Abteilungsleiter, Vertragsmanager und Endbenutzer |
| Marktanalyse und Auswahl der Lieferanten | Ein solider Beschaffungsplan umfasst eine umfassende Marktforschung, um gute Lieferanten zu identifizieren. Preis, Vorlaufzeit und Lieferantenleistung sind Schlüsselparameter für intelligente Kaufentscheidungen. |
| Budget- und Kostenüberlegungen | Der Beschaffungsplan sollte alle Einkaufsausgaben enthalten – direkte Kosten, Steuern, Logistik und Installation. Die Überwachung der Ausgaben über eine Beschaffungssoftware hilft Unternehmen, ihr Budget einzuhalten und übermäßige Ausgaben zu vermeiden. |
| Risikobewertung und -minderung | Die Beschaffung birgt Risiken wie Lieferverzögerungen oder Qualitätsprobleme. Ein guter Plan umfasst Risikobewertungen und Strategien zur Risikominderung, wie z. B. die Identifizierung alternativer Lieferanten oder die Umsetzung von Notfallmaßnahmen zur Reduzierung von Störungen. |
| Beschaffungsplan und Zeitleiste | Eine formalisierte Zeitleiste stellt sicher, dass die Beschaffungsaktivitäten mit den Projektzeitplänen übereinstimmen. Sie enthält wichtige Meilensteine wie die Auswahl der Lieferanten, die Vertragsunterzeichnung und die Liefertermine, um die Prozesse im Zeitplan zu halten. |
| Vertragsverwaltung und -management | Eine solide Vertragsverwaltung stellt sicher, dass Lieferanten die vereinbarten Bedingungen einhalten, erleichtert Verhandlungen, gewährleistet die Einhaltung von Vorschriften und verwaltet Vertragsänderungen. Dies schützt die Zinsen des Unternehmens und verbessert die Beziehungen zu den Lieferanten. |
| Leistungsmessung und -bewertung | Die Nachverfolgung der Beschaffungsleistung mithilfe von Key Performance Indicators ( KPIs ) ermöglicht die Messung der Lieferantenzuverlässigkeit, der Kosten und der Effizienz. Regelmäßige Kontrollen helfen Unternehmen dabei, ihre Beschaffungsstrategie zu rationalisieren und die Leistung zu verbessern. |
💡 Profi-Tipp: Beschaffungsteams und Lieferanten müssen eng zusammenarbeiten, um die Abläufe zu modernisieren. Durch den gezielten Ausbau von Partnerschaften können sie der wachsenden Rolle der Beschaffung im gesamten Unternehmen gerecht werden.
Schritt-für-Schritt-Anleitung: Erstellen eines Beschaffungsmanagementplans
Der richtige Plan für das Beschaffungsmanagement ermöglicht es einem Unternehmen, die richtigen Waren und Dienstleistungen zum bestmöglichen Wert einzukaufen und gleichzeitig Effizienz, Compliance und Einsparungen zu erzielen. Im Folgenden finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Entwicklung eines klaren Beschaffungsplans.
1. Beschaffungsziele definieren
Der erste Schritt bei der Planung der Beschaffung besteht darin, klare Ziele zu definieren, die mit den Geschäftszielen übereinstimmen. Unternehmen müssen genau wissen, was sie beschaffen wollen, warum und was sie von der Beschaffung erwarten.
2. Entwickeln Sie Beschaffungsstrategien und Budgets
Ein erfolgreicher Beschaffungsplan erläutert, wie ein Unternehmen Waren und Dienstleistungen möglichst kostengünstig und zuverlässig beschafft. Die Schritte umfassen:
- Identifizieren Sie globale oder nationale Beschaffungsprozesse, kurz- und langfristige Verträge oder die interne Produktion im Vergleich zur Beschaffung durch Dritte
- Werfen Sie einen tieferen Blick in die Geschichte der Beschaffung, um Möglichkeiten zur Kostensenkung zu entdecken
- Einstellung von Ausgabenlimits zur Vermeidung von Überschreitungen und Zuweisung von Mitteln auf der Grundlage von Prioritäten
3. Ausschreibungen/Angebotsaufforderungen (Angebote) von Lieferanten
Nach der Ermittlung der Beschaffungsanforderungen und -strategien folgt die Analyse potenzieller Lieferanten und die Ausschreibung. Dabei handelt es sich um Ausschreibungen ( RFPs ) oder Angebotsanfragen ( RFQs ), um wettbewerbsfähige Angebote einzuholen. Diese müssen Folgendes enthalten:
- Klare Definitionen der benötigten Waren oder Dienstleistungen
- Liefertermine und Servicestandards werden im Voraus festgelegt
- Kriterien für die Lieferantenbewertung
4. Angebote vergleichen und Lieferanten auswählen
Nachdem die Angebote eingegangen sind, müssen die Unternehmen die Lieferanten anhand definierter Parameter bewerten. Ein effektiver Bewertungsprozess sollte Folgendes berücksichtigen:
- Kosten vs. Wert: Vergleich der Kosten im Hinblick auf langfristige Vorteile
- Qualitätssicherung: Validierung der bisherigen Leistungen, Referenzen von Clients und Einhaltung von Branchenstandards
- Zuverlässigkeit: Sicherheit, dass Lieferanten variable Geschäftsanforderungen erfüllen und gleichzeitig das Serviceniveau aufrechterhalten können
- Vertragsbedingungen: Garantie, Rückgaberecht und Supportbedingungen nach dem Kauf
Ausgewählte Lieferanten können vor Vertragsabschluss weiter verhandelt werden, um das beste Angebot zu erzielen.
5. Verwalten Sie den Beschaffungsprozess und schließen Sie ihn ab
Nach der Auswahl eines Lieferanten müssen Unternehmen die effiziente Lieferung der Beschaffungsgüter überwachen und die Einhaltung von Vorschriften und Qualitätskontrollen sicherstellen. Die folgenden Aktivitäten sind in dieser Phase von Bedeutung:
- Reihenfolge verfolgen: Lieferungen überwachen, um die termingerechte Erfüllung sicherzustellen
- Qualitätsprüfung: Überprüfung der erhaltenen Materialien auf Übereinstimmung mit den Spezifikationen
- Problemlösung: Ergreifen Sie umgehend Maßnahmen, um Unstimmigkeiten oder Probleme mit Lieferanten zu beheben
- Zahlungsabwicklung: Gewährleistung, dass alle Zahlungen gemäß den Vertragsbedingungen abgewickelt werden
- Abschließende Berichterstellung und Bewertung: Bewertung der Lieferantenleistung für zukünftige Zwecke und formeller Abschluss von Beschaffungsverträgen
👀 Wussten Sie schon? Eine Senkung der Lieferantenkosten um 10 % kann das EBITDA von Fortune-500-Unternehmen um 32 % und von FTSE-350-Unternehmen um 27 % steigern und so erhebliche Rentabilitätsgewinne erzielen.
Die besten Tools für die Beschaffungsmanagementplanung
Die richtigen Tools können die Effizienz der Beschaffung steigern, Kosten einsparen und die Einhaltung von Richtlinien gewährleisten. Moderne Beschaffungssoftware und Projektmanagement-Lösungen helfen dabei, Prozesse zu optimieren, Aktivitäten zu automatisieren und Ausgaben sichtbar zu machen. Nachfolgend finden Sie eine Liste einiger der besten Tools für das Beschaffungsmanagement:
Beschaffungssoftware
Mit Beschaffungssoftware können Unternehmen Lieferantenbeziehungen verwalten, gleichzeitig die Einkaufsaktivitäten überwachen und die Beschaffung automatisieren. Zu den bekanntesten Lösungen gehören:
SAP Ariba
Eine Cloud-basierte Beschaffungslösung zur Optimierung der Beschaffung, des Vertragsmanagements und der Zusammenarbeit mit Lieferanten. Sie hilft Unternehmen, bessere Konditionen zu erzielen und ihre Ausgaben durch Echtzeit-Sichtbarkeit der Beschaffungsaktivitäten zu optimieren.
Oracle Procurement Cloud
Eine hervorragende Lösung, die den Einkauf, die Lieferantenqualifizierung und die Vertragsabwicklung automatisiert. Sie gewährleistet die Einhaltung der Beschaffungsrichtlinien und vereinfacht die Beschaffung.
Coupa
Eine umfassende Beschaffungslösung für das Ausgabenmanagement, das Lieferantenrisikomanagement und automatisierte Genehmigungs-Workflows. Coupa lässt sich in Finanzsysteme integrieren und ermöglicht so eine Echtzeit-Budgetüberwachung und Kostenkontrolle.
🧠 Wissenswertes: Beschaffungsmanager erledigen mehr als nur die Reihenfolge von Elementen; sie verhandeln Verträge, stellen die Qualität sicher und analysieren die Leistung der Lieferanten. Sie werden oft als die stillen Helden der Unternehmenswelt angesehen, die Kostenmanagement und Qualitätssicherung in Einklang bringen
Projekt- und Vertragsmanagement: ClickUp
ClickUp, die App für alles rund um die Arbeit, vereint alle Ihre Zeitleisten, Aufgaben und Verträge in einem einheitlichen Workspace. Vom Entwurf von Verträgen bis zur Nachverfolgung von Leistungen und Genehmigungen hilft Ihnen ClickUp dabei, Termine einzuhalten, Kosten zu kontrollieren und die Verantwortlichkeiten Ihrer Lieferanten zu verwalten – und das bei jedem Schritt.
Die CRM-Software von ClickUp für Beschaffungsmanager bietet Beschaffungsmanagern eine zentrale Quelle für alle Informationen, um jeden Aspekt des Lieferantenlebenszyklus zu verwalten.
Vergessen Sie verstreute Tabellen und E-Mail-Ketten. ClickUp CRM speichert alle Lieferantendaten wie Kontakte, Vertragsbedingungen, Leistungshistorie und Dokumente an einem Ort, sodass Ihr Team immer weiß, wo es suchen muss und was als Nächstes zu tun ist.
Das kann Ihnen helfen:
- Erstellen, genehmigen und verfolgen Sie Bestellungen schneller
- Legen Sie benutzerdefinierte Auslöser für Genehmigungen fest, versehen Sie relevante Mitglieder des Teams mit Tags und aktualisieren Sie den Status von Bestellungen automatisch
- Verfolgen Sie Ausgaben in Echtzeit mit Live-Dashboards
- Legen Sie Budgetgrenzen fest, markieren Sie Überschreitungen automatisch und halten Sie Ihr Finanzteam auf dem Laufenden, ohne ein weiteres Tool zu benötigen
- Verwenden Sie vorgefertigte Dashboards, um Lieferzeiten, Qualitätsprobleme und die Gesamtleistung der Lieferanten nachzuverfolgen
- Verbinden Sie Ihre Inventarsysteme mit ClickUp, um Lagerbestände zu verfolgen und Nachbestellungen automatisch auszulösen
Insgesamt verbindet ClickUp Ihre bevorzugten Beschaffungs-Tools, ERPs und Kommunikations-Apps, damit Ihre Workflows ohne Unterbrechungen laufen.
David U teilt seine Erfahrungen:
Was mir an ClickUp am besten gefällt, ist die Anpassbarkeit. Sie können alles – Ansichten, Status, Felder, Automatisierungen – perfekt an Ihren Workflow anpassen. Es passt sich Ihnen an, nicht umgekehrt.
Was mir an ClickUp am besten gefällt, ist die Anpassbarkeit. Man kann alles – Ansichten, Status, Felder, Automatisierungen – perfekt an den eigenen Workflow anpassen. Es passt sich Ihnen an, nicht umgekehrt.
Beschleunigen Sie Kaufgenehmigungen und Lieferantenaktualisierungen durch Automatisierung
Die Automatisierungen von ClickUp eliminieren manuelle Aufgaben und sorgen so für einen effizienteren Beschaffungsprozess. Mit über 100 Automatisierungsoptionen können Beschaffungsteams Routinetätigkeiten automatisieren, wie zum Beispiel:
- Zuweisung von Beschaffungsaufgaben auf Basis spezifischer Auslöser
- Automatische Aktualisierung des Status von Aufgaben, wenn die Zahlung abgeschlossen ist oder Materialien geliefert wurden
- Versenden von Benachrichtigungen für Genehmigungen oder Änderungen
Diese Automatisierungen reduzieren das Risiko menschlicher Fehler und schaffen wertvolle Zeit für strategische Entscheidungen. Mit benutzerdefinierten Automatisierungsregeln können Teams Workflows an ihre spezifischen Beschaffungsanforderungen anpassen, was zu einer höheren Produktivität und Konsistenz über alle Projekte hinweg führt.
Dateien freigeben, Ergebnisse nachverfolgen und sofort mit Lieferanten kommunizieren
Effektive Kommunikation ist in der Beschaffung unverzichtbar. ClickUp bietet eine Reihe von Tools für die Zusammenarbeit, die eine nahtlose Interaktion zwischen Beschaffungsteams und Lieferanten ermöglichen:
Erstellen Sie für jeden Lieferanten eigene Spaces, um die Kommunikation und Dokumentation zu zentralisieren. Nutzen Sie den Echtzeit-Chat in ClickUp, um Probleme sofort zu lösen und so die Beziehungen zu Ihren Lieferanten zu verbessern.
Arbeiten Sie über ClickUp Docs innerhalb der Plattform mithilfe der Dokumentfreigabe gemeinsam an Verträgen, Angeboten und anderen wichtigen Dokumenten. Diese Features sorgen dafür, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind, wodurch Missverständnisse reduziert und stärkere Beziehungen zu Lieferanten gefördert werden.
Mit Echtzeit-Meilenstein-Überwachung Verzögerungen vermeiden
Die Überwachung des Fortschritts ist entscheidend, um Beschaffungsprojekte im Zeitplan zu halten. Die Funktionen von ClickUp zur Nachverfolgung von Meilensteinen bieten klare Sichtbarkeit in den Zeitleisten von Projekten.
Definieren Sie wichtige Phasen der Beschaffung als Meilensteine, um den Fortschritt zu überwachen. Visualisieren Sie die gesamte Zeitleiste der Beschaffung mit Gantt-Diagrammen, identifizieren Sie Abhängigkeiten und passen Sie Zeitpläne bei Bedarf an. Die Vermeidung von Verzögerungen ist der Schlüssel zur Kontrolle der Beschaffungskosten.
Verwenden Sie visuelle Hinweise, um den Status jedes Meilensteins zu bewerten. Mit diesen Tools können Beschaffungsmanager potenzielle Verzögerungen proaktiv angehen und die termingerechte Lieferung von Waren und Dienstleistungen sicherstellen
Vorlage für das Beschaffungsmanagement von ClickUp
Die ClickUp-Vorlage für das Beschaffungsmanagement bietet einen umfassenden Rahmen für die Verwaltung von Beschaffungsprozessen von der Initiierung bis zum Abschluss. Zu den wichtigsten Features der Vorlage gehören:
- Benutzerdefinierte Status: Verfolgen Sie den Fortschritt von Beschaffungsaufgaben mit Status wie „Offen“, „In Bearbeitung“, „Klärungsbedarf“ und „Fertiggestellt“ und sorgen Sie so für klare Sichtbarkeit in jeder Phase des Prozesses
- Benutzerdefinierte Felder: Erfassen Sie wichtige Informationen wie Kontaktdaten von Lieferanten, Status der Beschaffungsgenehmigung und Informationen zum Anforderer, damit alle relevanten Daten jederzeit verfügbar sind
- Benutzerdefinierte Ansichten: Nutzen Sie verschiedene Ansichten wie Liste, Board und Kalender, um Beschaffungsaufgaben entsprechend den Präferenzen des Teams und den Projektanforderungen zu organisieren und zu visualisieren
- Nachverfolgung von Ausgaben und Einsparungen: Überwachen Sie Beschaffungsausgaben und identifizieren Sie Einsparpotenziale, um die Budgetverwaltung und Finanzplanung zu optimieren
- Lieferantenkategorisierung: Klassifizieren Sie Lieferanten anhand von Stufen und Risikostufen, um Prioritäten für die Zusammenarbeit zu setzen und die Beziehungen zu Lieferanten effektiv zu verwalten
Herausforderungen im Beschaffungsmanagement meistern
Die Beschaffungssteuerung umfasst viele bewegliche Teile, darunter die Auswahl der Lieferanten, die Kontrolle des Beschaffungsbudgets, die Einhaltung von Vorschriften und das Risikomanagement. Eine Störung an einer beliebigen Stelle im Beschaffungsprozess kann zu Ineffizienzen führen, die Budgetengpässe oder Risiken im Zusammenhang mit schlechten Lieferanten verursachen.
Diese Herausforderungen im Beschaffungswesen erfordern ein durchgängiges strategisches Management, den richtigen Einsatz von Technologie und eine enge Zusammenarbeit zwischen allen Beteiligten.
1. Risiko- und Leistungsmanagement von Lieferanten
Lieferanten sind für die erfolgreiche Beschaffung eines Unternehmens von entscheidender Bedeutung. Allerdings birgt dies auch Risiken, wie z. B. die Nichteinhaltung der erwarteten Qualität, Lieferverzögerungen oder eine instabile finanzielle Position, die sich wiederum auf den Betrieb auswirken können. Die Risiken lassen sich leicht kontrollieren durch:
- Umfassende Bewertung von Lieferanten vor ihrer Aufnahme in den Lieferantenpool
- Einstellung von Leistungskennzahlen (KPIs) für Qualität, Termine und Servicelevels bei gleichzeitiger aktiver Überwachung
- Diversifizierung und Verwaltung von Lieferanten, um die Abhängigkeit von einem einzigen Lieferanten zu vermeiden, sodass Backup-Optionen gewährleistet sind
- Regelmäßige Audits von Lieferanten und klare Kommunikationskanäle sorgen für starke, zuverlässige Beziehungen zu Lieferanten
2. Kosten unter Kontrolle und im Rahmen des Budgets halten
Kostenüberschreitungen sind ein häufiges Problem in der Beschaffung, insbesondere wenn Notfallkosten anfallen oder der Lieferant den Preis erhöht. Um eine gute Finanzdisziplin aufrechtzuerhalten, sollten Sie stets Folgendes beachten:
- Nutzen Sie Echtzeit-Ausgaben- und Budgetprognosen
- Verhandeln Sie mit Lieferanten, um langfristige Verträge mit festen Preisen abzuschließen
- Verwenden Sie Tools zur Bestandsüberwachung, um den Bestand zu überwachen und zu verfolgen und so eine reibungslose Produktion sicherzustellen
- Beschaffungssoftware sollte Kosten automatisch genehmigen, doch die Ausgaben müssen innerhalb der Budget-Limits bleiben
3. Einhaltung von Regeln und Richtlinien sicherstellen
In Beschaffungsprozessen müssen zahlreiche interne Richtlinien, Branchenvorschriften und gesetzliche Anforderungen beachtet werden. Verstöße gegen diese Vorschriften können zu Strafen führen, wodurch ein Unternehmen mit Reputationsschäden oder Vertragsstreitigkeiten konfrontiert wird. Um solche Situationen zu vermeiden, ist es wichtig, dass Sie Folgendes beachten:
- Um über Änderungen der für den Beschaffungsprozess relevanten Vorschriften auf dem Laufenden zu bleiben
- Automatisierte Compliance-Prüfung innerhalb der beschaffungsbezogenen Software
- Weisen Sie die Beschaffungsteams in die rechtlichen und ethischen Praktiken beim Einkauf ein
4. Bewältigung von Störungen in der Lieferkette
Unerwartete Ereignisse wie globale Störungen der Lieferkette, Rohstoffengpässe oder Transportverzögerungen können die Beschaffungsprozesse in einem Unternehmen verlangsamen. Der Aufbau von Resilienz kann Folgendes erfordern:
- Entwicklung von Notfallplänen, z. B. einem Netzwerk alternativer Lieferanten
- Sichern Sie die Bestandsplanung mit Pufferbeständen für kritische Materialien
- Identifizieren Sie potenzielle Risiken, bevor sie eskalieren, durch intelligente Analysen in der Zukunft
5. Effizienzsteigerung in der Beschaffung und höhere Sichtbarkeit
Manuelle Prozesse in der Beschaffung können leicht zu Ineffizienzen, Fehlern und mangelnder Sichtbarkeit der Ausgaben führen. So verbessern Sie Ihre Beschaffungsprozesse:
- Alle Workflows sollten durch den Einsatz einer Beschaffungsmanagement-Software automatisiert werden
- Optimieren Sie Ihre Abläufe für eine einfache Nachverfolgung, zentralisierte Lieferanten- und Vertragsdaten
- Standardisieren Sie Beschaffungsprozesse, um Inkonsistenzen zu reduzieren
6. Einbindung von Stakeholdern
An den Beschaffungsaufwänden sind verschiedene Abteilungen beteiligt, darunter Finanz-, Betriebs- und Rechtsabteilungen. Uneinigkeit zwischen den verschiedenen Interessengruppen kann zu Verzögerungen oder internen Missverständnissen führen. Um eine gute Zusammenarbeit zu gewährleisten, sollten Sie Folgendes beachten:
- Definieren Sie klar die Rollen und Verantwortlichkeiten im Beschaffungswesen
- Nutzen Sie zentralisierte Beschaffungsplattformen für gemeinsame Sichtbarkeit
- Es sollten regelmäßig funktionsübergreifende Meetings stattfinden, um die Beschaffungsziele mit den Geschäftszielen abzustimmen
7. Einsatz von Technologie
Der Beschaffungssektor verändert sich aufgrund von Fortschritten in den Bereichen KI, Automatisierung und Analytik immer schneller. Unternehmen, die sich nicht anpassen, werden mit Sicherheit Probleme mit Ineffizienzen haben. Um wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen Sie:
- Investieren Sie in digitale Beschaffungs-Tools für datengestützte Entscheidungen
- Nutzen Sie KI mithilfe von Beschaffungsanalysesoftware für die Bedarfsprognose und Lieferantenbewertung.
- Schulen Sie Ihre Teams in neuen Beschaffungstechnologien
💡 Profi-Tipp: Erstellen Sie benutzerdefinierte Dashboards in ClickUp, um Metriken für die Beschaffung zu visualisieren. Überwachen Sie wichtige KPIs, einschließlich Lieferzeiten und Qualität, um fundierte Entscheidungen zu treffen und Ihre Beschaffungsstrategie zu optimieren.
Perfektes Beschaffungsmanagement mit der richtigen Software
Intelligente Beschaffung ist das Rückgrat erfolgreicher Projekte und sorgt dafür, dass alles nach Plan und im Rahmen des Budgets verläuft. Verläßt man sich auf verstreute Ad-hoc-Prozesse, kann dies zu Ineffizienzen, Compliance-Risiken und kostspieligen Verzögerungen führen. Hier zeichnet sich ClickUp aus.
Es handelt sich nicht nur um ein weiteres Tool für das Projektmanagement, sondern um Ihre All-in-One-Plattform für eine optimierte, konforme und datengesteuerte Beschaffung. Mit ClickUp können Sie jeden Schritt Ihres Beschaffungsprozesses zentralisieren, nahtlos mit den Beteiligten zusammenarbeiten und in Echtzeit Einblick in Budgets, Zeitleisten und die Leistung Ihrer Lieferanten erhalten.
Übernehmen Sie die Kontrolle über Ihre Beschaffungsstrategie und erzielen Sie schneller bessere Ergebnisse. Starten Sie noch heute kostenlos mit ClickUp!
Häufig gestellte Fragen
Was sind die 5 Komponenten eines Beschaffungsmanagementplans?
Ein Beschaffungsmanagementplan umfasst in der Regel mehrere Schlüsselkomponenten, um einen reibungslosen und effektiven Prozess zu gewährleisten. Zunächst werden die Beschaffungsziele und -vorgaben festgelegt und damit klar definiert, was das Unternehmen erreichen möchte. Außerdem werden die Stakeholder identifiziert und eingebunden, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten ihre Rollen und Verantwortlichkeiten verstehen. Es werden Kriterien für die Auswahl der Lieferanten festgelegt, um die Bewertung und Auswahl der Anbieter zu steuern. Der Plan enthält einen Beschaffungszeitplan und eine Zeitleiste, in denen wichtige Meilensteine und Fristen festgehalten werden. Schließlich enthält er eine Risikobewertung und eine Strategie zur Risikominderung, um potenzielle Herausforderungen zu antizipieren und Schritte zu ihrer Bewältigung zu skizzieren.
Was hat ein Beschaffungsmanagementplan zu erledigen?
Ein Beschaffungsmanagementplan dient als Fahrplan für die Beschaffung der Waren und Dienstleistungen, die zum erfolgreichen Abschluss eines Projekts erforderlich sind. Er definiert, wie Beschaffungsaktivitäten verwaltet werden, von der Planung und Auswahl der Lieferanten bis hin zur Vertragsverwaltung und Leistungsüberwachung. Durch Struktur und Klarheit trägt der Plan dazu bei, dass Einkäufe effizient, kostengünstig und im Einklang mit den Projektzielen getätigt werden. Außerdem hilft er, Risiken zu minimieren, die Kommunikation zu optimieren und das Projekt auf Kurs zu halten.
Was muss ein Beschaffungsplan enthalten?
Ein umfassender Beschaffungsplan sollte alle Aspekte des Einkaufsprozesses abdecken. Dazu gehören die Ziele und der Umfang des Projekts sowie die Rollen und Verantwortlichkeiten der wichtigsten Stakeholder. Er sollte den Prozess für die Marktanalyse und die Auswahl der Lieferanten detailliert beschreiben, das Budget und die Kostenüberlegungen skizzieren und einen klaren Beschaffungszeitplan enthalten. Der Plan muss auch Strategien zum Risikomanagement, Verfahren zur Vertragsverwaltung sowie Methoden zur Messung und Bewertung der Beschaffungsleistung enthalten. Durch die Einbeziehung dieser Elemente wird sichergestellt, dass der Beschaffungsprozess transparent und nachvollziehbar ist und mit den Zielen des Unternehmens übereinstimmt.
Was sind die 7 Schritte des Beschaffungsprozesses?
Der Beschaffungsprozess umfasst in der Regel sieben Schlüsselschritte. Er beginnt mit der Ermittlung des Bedarfs des Unternehmens und der Festlegung der Anforderungen an Waren oder Dienstleistungen. Als Nächstes werden potenzielle Lieferanten gesucht und im Rahmen eines Ausschreibungs- oder Angebotsprozesses bewertet. Nach Eingang der Angebote werden diese geprüft und der beste Lieferant durch Verhandlungen und Vertragsvergabe ausgewählt. Der Vertrag wird dann verwaltet, um eine termingerechte Lieferung und die Einhaltung der vereinbarten Bedingungen sicherzustellen. Abschließend wird die Leistung der Lieferanten bewertet, die gewonnenen Erkenntnisse dokumentiert und die Beschaffung offiziell abgeschlossen. Dieser strukturierte Ansatz hilft Unternehmen, Kosten zu sparen, die Qualität zu sichern und Risiken während des gesamten Beschaffungszyklus zu reduzieren.