Der Kreditorenbuchhaltungsprozess ist der Held Ihrer Finanzabläufe, der still und leise dafür sorgt, dass Rechnungen pünktlich bezahlt werden und Partnerschaften stabil bleiben.
Ohne die richtigen Tools und Strategien kann die Kreditorenbuchhaltung jedoch schnell zu einem Albtraum aus Fehlern und Zeitverschwendung werden. Mit ein paar cleveren Verbesserungen können Sie sie von einem Problem zu einem optimierten, wertorientierten Prozess machen.
In diesem Blog werden Tipps und Ideen vorgestellt, wie Sie dies erreichen können!
⏰ 60-Sekunden-Zusammenfassung
- Was ist die Verbesserung des Prozesses für die Kreditorenbuchhaltung? Der Prozess optimiert die Art und Weise, wie Ihr Unternehmen Rechnungen bearbeitet.
- Die Bedeutung der Verbesserung von Zahlungsprozessen: Digitale Tools machen manuelle Dateneingaben überflüssig, stärken die Beziehungen zu Lieferanten und bereiten Ihr Unternehmen auf Wachstum vor.
- Herausforderungen im Kreditorenbuchhaltungsprozess: Kostspielige Rechnungsstellungsoptionen, die das Budget Ihres Unternehmens sprengen können, und manuelle Fehler, die die Beziehungen zu Lieferanten belasten.
- Strategien zur Verbesserung des Kreditorenbuchhaltungsprozesses Automatisierung transformiert Workflows durch sofortige Rechnungsfreigaben, die die Bearbeitungszeit verkürzen Die Standardisierung von Rechnungs- und Bestellformaten sorgt für Konsistenz und vereinfacht den Drei-Wege-Abgleich Verwenden Sie Tools wie ClickUp, um diese Prozesse zu vereinheitlichen und durchgängig zu verfolgen
- Die Automatisierung verändert Workflows durch sofortige Rechnungsfreigaben, die die Bearbeitungszeit verkürzen.
- Die Standardisierung von Rechnungs- und Bestellformaten sorgt für Konsistenz und vereinfacht den Drei-Wege-Abgleich.
- Verwenden Sie Tools wie ClickUp, um diese Prozesse zu vereinheitlichen und durchgängig zu verfolgen.
- Die Automatisierung verändert Workflows durch sofortige Rechnungsfreigaben, die die Bearbeitungszeit verkürzen.
- Die Standardisierung von Rechnungs- und Bestellformaten sorgt für Konsistenz und vereinfacht den Drei-Wege-Abgleich.
- Verwenden Sie Tools wie ClickUp, um diese Prozesse zu vereinheitlichen und durchgängig zu verfolgen bei der Nachverfolgung.
- Best Practices und häufige Fehler, die es zu vermeiden gilt Überwachen Sie Lieferfristen und Streitbeilegungsquoten. Helfen Sie Lieferanten, Fehler bei der Übermittlung zu reduzieren, um Workflows zu optimieren. Verwenden Sie Analysetools, um sicherzustellen, dass Zahlungen mit dem Liquiditätsbedarf übereinstimmen.
- Überwachen Sie Zeitleisten und Streitbeilegungsquoten.
- Helfen Sie Lieferanten dabei, Fehler bei der Übermittlung zu reduzieren, um Workflows reibungsloser zu gestalten.
- Verwenden Sie Analysetools, um sicherzustellen, dass Zahlungen mit dem Liquiditätsbedarf übereinstimmen.
- Überwachen Sie Zeitleisten und Streitbeilegungsquoten
- Helfen Sie Lieferanten dabei, Fehler bei der Übermittlung zu reduzieren, um Workflows reibungsloser zu gestalten.
- Verwenden Sie Analysetools, um sicherzustellen, dass Zahlungen mit dem Liquiditätsbedarf übereinstimmen.
Was ist die Verbesserung des Prozesses der Kreditorenbuchhaltung?
Die Verbesserung des Kreditorenbuchhaltungsprozesses konzentriert sich auf die Verfeinerung und Optimierung der Rechnungsbearbeitung und ZahlungsWorkflows in Ihrem Geschäft. Das Ziel ist einfach: manuelle Fehler reduzieren, Zahlungsabwicklungszeiten verkürzen und sicherstellen, dass Sie Zahlungen rechtzeitig erhalten. 🚀
Angenommen, Ihre Kreditorenbuchhaltung bearbeitet jede eingehende Rechnung manuell. Jede Rechnung wird ausgedruckt, geprüft, unterschrieben und dann abgelegt. Das ist zeitaufwändig, und Fehler wie fehlende Rechnungen oder doppelte Zahlungen kommen häufig vor.
Vergleichen Sie dies mit einem System, in dem Rechnungen digitalisiert, automatisch mit Bestellungen abgeglichen und bei Unstimmigkeiten markiert werden. Zahlungen werden elektronisch geplant, und das Team überwacht den Status in Echtzeit.
- Im ersten Szenario ist Ihr Team mit sich wiederholenden, manuellen Aufgaben überlastet.
- Im zweiten Fall konzentrieren sie sich auf übergeordnete Aufgaben wie die Überprüfung von Berichten und den Aufbau engerer Beziehungen zu Lieferanten.
Das ist die Stärke der Verbesserung von Geschäftsprozessen. Sie hilft Unternehmen, Geld zu sparen, Lieferantenbeziehungen zu stärken und ihren Cashflow zu kontrollieren.
Warum die Verbesserung Ihrer Kreditorenbuchhaltungsprozesse wichtig ist
Zur Verbesserung Ihrer Kreditorenbuchhaltungsprozesse gehört die Einrichtung eines Systems, das intelligenter arbeitet, Fehler reduziert und die finanzielle Flexibilität Ihres Geschäfts gewährleistet. Lassen Sie uns die wichtigsten Gründe dafür näher betrachten:
- Kosten senken: Die manuelle Bearbeitung ist kostspielig. Die Automatisierung von AP-Prozessen senkt die Ausgaben und setzt Ressourcen für strategische Initiativen frei.
- Zeit sparen für das Wesentliche: Die manuelle Rechnungsbearbeitung ist zeitaufwändig. Durch Automatisierung lässt sich dieser Zeitaufwand auf wenige Stunden reduzieren, sodass sich die Teams auf hochwertige Aufgaben konzentrieren können, anstatt repetitive Arbeiten zu erledigen.
- Stärkung der Lieferantenbeziehungen: Zahlungsverzüge und Rechnungsfehler schaden den Beziehungen zu Lieferanten. Optimierte AP-Workflows sorgen für korrekte Rechnungen und pünktliche Zahlungen, wodurch die Zufriedenheit der Lieferanten und starke Partnerschaften gewährleistet werden.
- Kontrolle über den Cashflow gewinnen: Ineffiziente Prozesse im Kreditorenwesen führen zu Lücken im Cashflow. Ein gut optimiertes System bietet Echtzeit-Sichtbarkeit für die Nachverfolgung von ausgehenden Zahlungen und die Gewährleistung der finanziellen Stabilität.
- Vorbereitung auf Wachstum: Da eine beträchtliche Anzahl von Unternehmen die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung planen, sind skalierbare, effiziente Systeme unerlässlich, um das gestiegene Rechnungsvolumen zu bewältigen und wettbewerbsfähig zu bleiben.
Gängige Strategien und Tipps zur Verbesserung des Kreditorenbuchhaltungsprozesses
Die Verbesserung Ihres Kreditorenbuchhaltungsprozesses muss nicht zeitaufwändig sein. Mit ein paar cleveren Änderungen verwandeln Sie ihn von einer zeitraubenden Aufgabe in einen optimierten Vorgang. Sehen wir uns an, wie Sie das erreichen können:
1. Steigern Sie Ihre Effizienz mit digitalen tools
Herkömmliche Workflows für die Kreditorenbuchhaltung (AP) sind oft mit manueller Dateneingabe, langen Zyklen der Genehmigung und verlegten Rechnungen verbunden – all dies führt zu Verzögerungen und Ineffizienzen. Digitale Tools beseitigen diese Engpässe durch Automatisierung von Routineaufgaben, Verbesserung der Sichtbarkeit und Erhöhung der Genauigkeit.
Wie digitale Tools den AP-Prozess verbessern
✅ Automatisierte Rechnungsbearbeitung: KI-gestützte Tools helfen dabei, Rechnungsdetails zu extrahieren, sie mit Bestellungen abzugleichen und Unstimmigkeiten automatisch zu kennzeichnen. ✅ Echtzeit-Nachverfolgung: Mit cloudbasierten Dashboards können Sie den Status von Rechnungen, ausstehende Genehmigungen und Zahlungspläne auf einen Blick überwachen. ✅ Schnellere Genehmigungen: Digitale Workflows ermöglichen die sofortige Weiterleitung von Rechnungen an die richtigen Genehmiger, wodurch die Bearbeitungszeit von Wochen auf nur wenige Tage verkürzt wird. ✅ Weniger Fehler: Intelligente Validierungstools erkennen doppelte Rechnungen, falsche Beträge und fehlende Informationen, bevor Zahlungen verarbeitet werden.
Hier kann ClickUp für Finanzteams Ihnen helfen. Als umfassende Plattform ermöglicht Ihnen ClickUp die Verwaltung von Budgets, die Festlegung wiederholender Aufgaben für Fristen der Zahlung und die Nachverfolgung von Finanzmetriken mithilfe benutzerdefinierter Dashboards. Mit den leistungsstarken Berechnungsfeldern von ClickUp können Sie außerdem Finanzdaten zusammenfassen und so Ihren Cashflow und Ihre Zahlungspläne optimieren.
💡 Profi-Tipp: Erwägen Sie die Verwendung von Vorlagen zur Prozessoptimierung für das Kreditorenmanagement, um Workflows zu standardisieren, Engpässe zu identifizieren und Aufgaben zu rationalisieren – dies führt zu schnelleren Genehmigungen, weniger Fehlern und einer verbesserten Gesamteffizienz!
2. Weg mit den Papierstapeln: Vollständig digitalisieren
🧠 Wussten Sie schon? Laut einer Studie des IOFM liegen die durchschnittlichen Kosten für die Bearbeitung einer Papierrechnung zwischen 12 und 30 US-Dollar pro Rechnung. Durch die Automatisierung der Rechnungsbearbeitung können die Kosten hingegen auf bis zu 3 US-Dollar pro Rechnung gesenkt werden.
Die Verwendung von Papierrechnungen verlangsamt den Prozess der Kreditorenbuchhaltung, erhöht das Risiko von Dokumentenverlusten und verursacht hohe Kosten für den Speicher.
Papierdokumente gehen leicht verloren, was zu Verzögerungen bei den Zahlungen führt. Das physische Unterzeichnen und Weiterleiten von Rechnungen verursacht ebenfalls unnötige Verzögerungen im Prozess. Die Digitalisierung reduziert Unordnung und gewährleistet einen schnellen Zugriff, Sicherheit bei den Backups und Echtzeit-Zugriff auf Finanzunterlagen.
Umstellung auf ein papierloses AP-System
✔️ Digitalisieren Sie alle eingehenden Rechnungen: Verwenden Sie Scan-Tools mit OCR (Optical Character Recognition), um Daten aus Papierrechnungen zu extrahieren und in durchsuchbare digitale Dateien umzuwandeln. ✔️Speichern Sie Rechnungen in einem Cloud-System: Führen Sie ein Dokumentenmanagement-Tool für die Kreditorenbuchhaltung ein, das einen einfachen Zugriff, eine einfache Organisation und ein einfaches Abrufen ermöglicht. ✔️Automatisieren Sie den Rechnungsabgleich: Implementieren Sie ein Drei-Wege-Abgleichsystem, das Rechnungen, Bestellungen und Belege elektronisch vergleicht, um Fehler zu reduzieren. ✔️Integrieren Sie digitale Rechnungen in Ihre Buchhaltungssoftware: Schaffen Sie eine Verbindung zwischen Ihrem Rechnungsmanagementsystem und QuickBooks, Xero oder ERP-Plattformen, um Finanzdaten automatisch zu synchronisieren.
Mit ClickUp Docs können Sie AP-bezogene Dokumente wie Rechnungen, Bestellbücher und Verträge mit gebrauchsfertigen Vorlagen an einem Ort erstellen, bearbeiten und speichern. Stellen Sie sich vor, Sie könnten Rechnungen mit wenigen Klicks bearbeiten und versenden, anstatt in Aktenschränken zu stöbern.
Sind Sie bereit für das digitale Upgrade? Sehen Sie sich die Vorlage für Kreditorenbuchhaltung von ClickUp an, um loszulegen.
✨ Schneller Tipp: Verwenden Sie die Methode „Scannen-Speichern-Synchronisierung“. Scannen Sie alle Papierrechnungen, speichern Sie sie in einem zentralen Cloud-System und führen Sie eine Synchronisierung mit Ihrer Buchhaltungssoftware durch, um einen nahtlosen, papierlosen Workflow zu schaffen. Dies gewährleistet einen einfachen Zugriff und Sicherheit bei den Backups.
3. Lassen Sie die Automatisierung die Schwerarbeit erledigen
Die manuelle Verwaltung der Konten für Kreditoren ist langsam, fehleranfällig und kostspielig.
AP-Teams verbringen Stunden mit dem Abgleich von Rechnungen, der Weiterleitung zur Genehmigung und der Planung der Zahlung, was zu Verzögerungen, verpassten Rabatten und angespannten Lieferantenbeziehungen führt. Durch Automatisierung werden diese Engpässe beseitigt, was eine schnellere Bearbeitung, weniger Fehler und eine höhere Effizienz gewährleistet.
So funktioniert die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung
✅ Rechnungsabgleich: Die KI-gestützte Automatisierung vergleicht Rechnungen mit Bestellungen und Lieferscheinen und markiert Unstimmigkeiten sofort.✅ Genehmigungsworkflows: Voreingestellte Regeln leiten Rechnungen basierend auf Wert, Lieferant oder Abteilung an die richtigen Genehmiger weiter, wodurch manuelle Nachverfolgungen entfallen.✅ Zahlungsplanung: Planen Sie Zahlungen automatisch anhand von Fälligkeitsdaten, um pünktliche Zahlungen sicherzustellen und Rabatte für vorzeitige Zahlungen zu maximieren.✅ Fehlererkennung: KI identifiziert doppelte Rechnungen, fehlende Informationen und falsche Beträge und reduziert so kostspielige Fehler.
ClickUp Automatisierung vereinfacht dies, indem Sie Workflows einrichten können, die automatisch Aufgaben zuweisen, Status ändern und Zahlungserinnerungen versenden.
Beispielsweise ist eine eingehende Rechnung der Auslöser für eine Zuweisung einer Aufgabe zur Genehmigung, sodass die Abläufe ohne ständige manuelle Eingriffe weiterlaufen.
📚 Bonus-Lektüre: Die Automatisierung von Workflows verändert die Art und Weise, wie Sie Prozesse wie Rechnungsfreigaben, Dateneingaben und Lieferantenkommunikation verwalten. Lesen Sie einige Beispiele für die Automatisierung von Workflows aus der Praxis und erfahren Sie, wie sie Geschäfte dabei helfen, effizienter zu werden und Fehler zu reduzieren.
4. Implementieren Sie einen Dreifachabgleich für fehlerfreie Zahlungen
Die Bearbeitung von Rechnungen ohne ordnungsgemäße Überprüfung führt zu Überzahlungen, Doppelzahlungen und Betrugsrisiken. Der Drei-Wege-Abgleich ist eine wichtige Kontrollmaßnahme im Kreditorenwesen, die sicherstellt, dass jede Rechnung vor der Freigabe der Zahlung auf ihre Rechtmäßigkeit überprüft wird.
Was ist ein Drei-Wege-Abgleich?
Beim Drei-Wege-Abgleich werden drei Schlüsseldokumente miteinander verglichen:
📌 Bestellung (PO): Die ursprüngliche Bestellungsanforderung mit Angaben zu Mengen und Preisen📌 Rechnung: Die vom Lieferanten eingereichte Rechnung mit Aufforderung zur Zahlung📌 Wareneingangsnotiz (GRN): Bestätigung, dass die Elemente oder Dienstleistungen geliefert wurden
Wenn alle drei übereinstimmen, wird die Rechnung für die Zahlung freigegeben. Bei Abweichungen kennzeichnet das System die Rechnung für eine manuelle Überprüfung.
So richten Sie ein Drei-Wege-Abgleichsystem ein
- Standardisieren Sie Bestell- und Rechnungsformate: Stellen Sie sicher, dass Lieferanten eine klare Vorlage verwenden, um Unstimmigkeiten zu vermeiden.
- Nutzen Sie die AP-Automatisierung für den Abgleich: Die Software gleicht Dokumente sofort ab und markiert Unstimmigkeiten.
- Erstellen Sie einen Workflow für die Ausnahmebehandlung: Richten Sie einen klaren Prozess ein, um nicht übereinstimmende Rechnungen schnell zu klären.
💡 Profi-Tipp: Eine Bestellvorlage sorgt für eine einheitliche Formatierung und erforderliche Felder, beschleunigt den Dreifachabgleich und reduziert manuelle Fehler erheblich!
5. Verabschieden Sie sich von mühsamen Einträgen dank Workflow-Magie
Die Dateneingabe ist einer der zeitaufwändigsten und fehleranfälligsten Teile der Kreditorenbuchhaltung. Mitarbeiter geben Rechnungsdetails manuell ein, was zu doppelten Datensätzen, Tippfehlern und versäumten Fristen führt.
Eine Software für die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung beseitigt diesen Aufwand, indem sie Daten nahtlos erfasst und organisiert. So können Sie Ihre Einträge in der Kreditorenbuchhaltung automatisieren:
- Verwenden Sie voreingestellte Workflows: Leiten Sie Rechnungen basierend auf Lieferant, Betrag oder Dringlichkeit zur Genehmigung weiter.
- Richten Sie Regeln für die automatische Validierung ein: Markieren Sie doppelte Rechnungen und falsche Beträge sofort.
- Synchronisierung mit Buchhaltungssoftware: Stellen Sie eine nahtlose Integration zwischen der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung und den Finanzunterlagen sicher.
🔍 Wussten Sie schon? Die Zahl der vollständig automatisierten Kreditorenbuchhaltungsteams hat sich in den letzten zwei Jahren verdoppelt, und 41 % der Unternehmen planen eine Automatisierung innerhalb des nächsten Jahres.
6. Genauigkeit auf Autopilot: Implementierung von maschinellem Lernen
Maschinelles Lernen (ML) revolutioniert Ihren Kreditorenbuchhaltungsprozess, indem es Muster identifiziert, Fehler vorhersagt und die Automatisierung der Kategorisierung von Rechnungen durchführt. Mit ML können Sie ein System erstellen, das lernt, Duplikate zu erkennen, Anomalien zu markieren und Rechnungen präzise mit Bestellungen abzugleichen.
Beispielsweise sortieren ML-Algorithmen große Mengen an Rechnungen, wodurch manuelle Eingriffe erheblich reduziert und gleichzeitig die Genauigkeit verbessert werden. Mit der Zeit wird dieses intelligente System immer effizienter, spart Arbeitszeit und reduziert kostspielige Fehler.
Wie maschinelles Lernen die Kreditorenbuchhaltung verbessert
- Erkennt doppelte Rechnungen: ML identifiziert Muster in Rechnungsnummern, Daten und Lieferantennamen, um Doppelzahlungen zu vermeiden.
- Überhöhte Preise und Fehler kennzeichnen: /AI überprüft Verlaufsdaten, um Preisinkonsistenzen und falsche Steuerberechnungen zu erkennen.
- Beschleunigt Genehmigungen: Das System prognostiziert Genehmigungstrends und leitet Rechnungen automatisch an die richtigen Entscheidungsträger weiter.
- Reduziert Betrugsrisiken: Maschinelles Lernen erkennt ungewöhnliche Ausgabemuster und verhindert so betrügerische Zahlungen, bevor sie erfolgen.
7. Verfolgen Sie Ihren Fortschritt, indem Sie KPIs festlegen und überwachen.
Das Geheimnis eines erfolgreichen AP-Prozesses liegt darin, das Wesentliche zu messen. Leistungskennzahlen (KPIs) wie Rechnungsbearbeitungszeit, Kosten pro Rechnung und Rabatte bei frühzeitiger Zahlung geben Aufschluss über Ihre Effizienz.
Wichtige KPIs für die Kreditorenbuchhaltung, die Sie überwachen sollten
- Rechnungsbearbeitungszeit: Wie lange dauert es, eine Rechnung vom Eingang bis zur Zahlung zu bearbeiten?
- Kosten pro Rechnung: Wie viel kostet die Bearbeitung jeder Rechnung, einschließlich Arbeits- und Technologiekosten?
- Pünktlichkeitsrate bei Zahlungen: Wie viel Prozent der Rechnungen werden zum Fälligkeitsdatum oder davor bezahlt?
- Frühzahler-Rabatte erfasst: Wie viel Geld wird durch die frühzeitige Zahlung von Rechnungen eingespart?
- Fehlerquote: Wie viel Prozent der Rechnungen müssen aufgrund von Unstimmigkeiten oder Fehlern erneut bearbeitet werden?
Mit den Dashboards von ClickUp wird die Nachverfolgung dieser KPIs zum Kinderspiel. Sie können anpassbare Dashboards mit Echtzeit-Visualisierungen wie Grafiken und Diagrammen erstellen, um den Fortschritt zu überwachen. Sie können damit beispielsweise die durchschnittliche Zeit für die Genehmigung einer Rechnung verfolgen oder Engpässe mit detaillierten Berichten identifizieren.
📑 Wissenswertes: Unternehmen wie QubicaAMF haben mit ClickUp Dashboards 40 % ihrer Zeit bei der Berichterstellung und Erstellung von Diagrammen eingespart – stellen Sie sich vor, wie Sie dies für schnellere Einblicke in Ihr Kreditorenbuchhaltungssystem nutzen könnten!
8. Standardisieren Sie Ihre Rechnungsformate und vermeiden Sie Spekulationen
Eines der größten Hindernisse bei der Kreditorenbuchhaltung ist die uneinheitliche Formatierung von Rechnungen. Lieferanten reichen Rechnungen in unterschiedlichen Strukturen ein, wobei wichtige Angaben wie Bestellnummern, Bedingungen für die Zahlung und Einzelpostenaufschlüsselungen fehlen.
Dies führt zu Verwirrung, verzögert Genehmigungen und erhöht das Risiko von Fehlern bei der Zahlung. Durch die Standardisierung der Anforderungen für die Übermittlung der Rechnungen wird sichergestellt, dass alle Rechnungen einer klaren, einheitlichen Struktur folgen, wodurch manuelle Eingriffe reduziert und die Bearbeitung beschleunigt werden.
Verwenden Sie verschiedene Vorlagen für Rechnungen in Google Tabellen, um Zeit zu sparen und kein Detail zu übersehen.
💡 Profi-Tipp: Vermeiden Sie den Aufwand bei der Verwaltung von Rechnungen. Die Rechnungsvorlage von ClickUp optimiert die Rechnungsstellung durch die Nachverfolgung von Fälligkeitsdaten, Zahlungen und Kundendaten an einem Ort, wodurch Sie Zeit sparen und die finanzielle Übersichtlichkeit verbessern.
9. Zentralisieren Sie die Kommunikation mit Lieferanten
Missverständnisse mit Lieferanten sind einer der Hauptgründe für verzögerte Genehmigungen, Streitigkeiten und Fehler bei der Zahlung in der Kreditorenbuchhaltung.
Viele Geschäfte verlassen sich auf verstreute E-Mail-Threads, Telefonate und Tabellenkalkulationen, was die Nachverfolgung von Abfragen und Nachfassaktionen erschwert. Ein zentralisiertes Kommunikationssystem fasst alle Interaktionen mit Lieferanten an einem Ort zusammen, reduziert Fehler und optimiert die Freigabe der Zahlung.
So verbessern Sie die Kommunikation mit Lieferanten im Bereich Kreditorenbuchhaltung
- Verwenden Sie ein gemeinsames Lieferantenportal: Über ein Self-Service-Lieferantenportal können Lieferanten den Status der Zahlung verfolgen, Rechnungen einreichen und Abfragen stellen, ohne dass die Kreditorenbuchhaltung eingreifen muss.
- Zentralisieren Sie die gesamte Kommunikation: Verwenden Sie eine Messaging-Plattform oder eine AP-Software, in der alle Diskussionen, Streitigkeiten und Genehmigungen im Zusammenhang mit Rechnungen protokolliert werden.
- Beauftragen Sie spezielle Lieferantenmanager: Bestimmen Sie ein Mitglied des Teams für die Kreditorenbuchhaltung als Ansprechpartner für Lieferanten-Abfragen, um Missverständnisse zu vermeiden.
- Automatisieren Sie Statusaktualisierungen: Versenden Sie automatisierte E-Mails oder Benachrichtigungen für Rechnungsfreigaben, Ablehnungen oder Zahlungsabwicklungen.
ClickUp Chat macht diesen Prozess nahtlos, indem es die Kommunikation direkt in Ihre Workflows integriert. Während Sie Rechnungsprobleme mit einem Lieferanten besprechen, können Sie Nachrichten in Aufgaben umwandeln, sie Teammitgliedern zuweisen und mit relevanten Dokumenten verknüpfen.
Fallstudie im Fokus: Der Erfolg von Walk the Room mit ClickUp 🎯
Walk the Room, ein globales 3D-Studio, stand vor Herausforderungen bei der Verwaltung von Projektzeitplänen, der Teamkoordination und der Ressourcenzuweisung, da mehrere voneinander getrennte Tools verwendet wurden.
Durch die Konsolidierung ihrer Workflows in ClickUp konnten sie ihren Produktionsprozess optimieren, die Zeiten für das Projekt-Setup mithilfe von Vorlagen halbieren und die Anzahl der aktiven Benutzer in ihrem Team von 28 auf über 70 erhöhen.
Das Ergebnis? Verbesserte Effizienz, besseres Ressourcenmanagement und optimierte Nachverfolgung von Projekten – alles über eine einzige Plattform.
10. Integrieren Sie Ihr AP-System in andere tools
Ein fragmentierter Tech-Stack ist ein großes Hindernis für die Effizienz der Kreditorenbuchhaltung. Wenn AP-Software, ERP-Systeme und Buchhaltungstools nicht miteinander verbunden sind, müssen Finanzteams Daten manuell zwischen den Plattformen übertragen, was das Risiko von Fehlern und doppelten Zahlungen erhöht.
Die Integration sorgt für einen reibungslosen Datenflow, verbessert die finanzielle Genauigkeit und reduziert die Workload.
ClickUp lässt sich mit gängigen Tools wie QuickBooks, Xero und HubSpot integrieren, um einen reibungslosen Datenfluss zwischen den Systemen zu gewährleisten.
Wir haben eine Integration mit Intercom, Stripe, ChurnZero, Slack, Gmail, ProfitWell usw. vorgenommen. Dadurch können wir Finanzen, Kundenbindung, Berichterstellung und Kundendaten an einem Ort nachverfolgen, da wir Informationen aus allen von uns verwendeten Tools abrufen und in ClickUp zusammenfassen können, ohne alle Abteilungen einzubeziehen und Zeit aus deren Terminplänen zu beanspruchen.
Wir haben eine Integration mit Intercom, Stripe, ChurnZero, Slack, Gmail, ProfitWell usw. vorgenommen. Dadurch können wir Finanzen, Kundenbindung, Berichterstellung und Kundendaten an einem Ort nachverfolgen, da wir Informationen aus allen von uns verwendeten tools abrufen und in ClickUp zusammenfassen können, ohne alle Abteilungen einzubeziehen und Zeit aus deren Terminplänen zu beanspruchen.
11. Optimieren Sie Zahlungspläne, um Rabatte für vorzeitige Zahlungen zu maximieren
Durch die Nutzung von Rabatten für vorzeitige Zahlungen oder die Aushandlung günstiger Zahlungsbedingungen spart Ihr Geschäft Geld und stärkt gleichzeitig die Beziehungen zu seinen Lieferanten. Um diesen Prozess zu optimieren, sollten Sie die Verwendung von Buchhaltungsvorlagen in Betracht ziehen, um Zahlungspläne zu standardisieren und zu organisieren.
Mit diesen Vorlagen können Sie Fälligkeitsdaten, Rabatte und Lieferantenbedingungen in einem strukturierten Format nachverfolgen und so sicherstellen, dass Sie Einsparmöglichkeiten optimal nutzen.
📕 Bonus-Lektüre: Nutzen Sie diese Beispiele aus dem Hauptbuch als Referenz, um eine genaue Nachverfolgung der Einträge für die Kreditorenbuchhaltung sicherzustellen. Dies trägt dazu bei, die Konsistenz bei der Erfassung von Transaktionen zu gewährleisten, Audits und die Berichterstellung nahtlos zu gestalten und gleichzeitig Unstimmigkeiten zu minimieren.
12. Überprüfen und optimieren Sie Genehmigungsworkflows im Hinblick auf Geschwindigkeit und Klarheit
Genehmigungsengpässe verlangsamen die Kreditorenbuchhaltung, was zum Verlust von Rabatten, verspäteten Zahlungen an Lieferanten und angespannten Lieferantenbeziehungen führt.
Viele AP-Teams haben mit zu vielen Genehmigungsebenen, unklaren Zuständigkeiten und langsamen manuellen Freigaben zu kämpfen. Durch die Straffung des Genehmigungsprozesses wird sichergestellt, dass Rechnungen schnell und genau geprüft und genehmigt werden.
Häufige Probleme beim Genehmigungsworkflow
🚫 Zu viele Genehmigungsebenen: Unnötige Unterschriften verlangsamen die Rechnungsbearbeitung.
🚫 Unklare Rollenverteilung: Die Teams wissen nicht, wer für Genehmigungen zuständig ist, was zu Verwirrung führt.
🚫 Versäumte Genehmigungsfristen: Manuelle Erinnerungen gehen oft verloren, was zu Verzögerungen bei den Zahlungen führt.
🚫 Einheitlicher Ansatz: Die einheitliche Behandlung aller Rechnungen führt zu Zeitverschwendung bei Genehmigungen von geringem Wert.
So optimieren Sie Genehmigungsworkflows
- Überprüfen Sie Ihren bestehenden Prozess: Identifizieren Sie Verzögerungen bei der Genehmigung, indem Sie Berichte zur Rechnungsalterung analysieren.
- Festlegen von Genehmigungsschwellenwerten: Automatisieren Sie die Genehmigung von Rechnungen mit geringem Risiko und leiten Sie Rechnungen mit hohem Wert oder markierte Rechnungen zur manuellen Überprüfung weiter.
- Verwenden Sie rollenbasierte Genehmigungen: Weisen Sie Rechnungsgenehmigungen basierend auf Lieferant, Betrag oder Abteilung zu, um Engpässe zu vermeiden.
- Automatisieren Sie Erinnerungen und Eskalationen: Richten Sie Benachrichtigungen für überfällige Genehmigungen ein und eskalieren Sie automatisch gestoppte Rechnungen.
- Verfolgen Sie die Genehmigungsleistung mit KPIs: Messen Sie die durchschnittliche Genehmigungszeit und identifizieren Sie, wo Verzögerungen auftreten.
⚡ Schneller Tipp: Legen Sie Genehmigungsschwellen fest – automatisieren Sie die Genehmigung von Rechnungen mit geringem Wert und eskalieren Sie nur Rechnungen mit hohem Wert oder markierte Rechnungen. So stellen Sie sicher, dass Aufgaben mit hoher Priorität beachtet werden und Verzögerungen vermieden werden.
13. Verstärken Sie die Maßnahmen zur Sicherheit, um Betrug und Fehler wie doppelte Zahlungen zu verhindern.
Betrug im Bereich der Kreditorenbuchhaltung ist ein wachsendes Problem, durch das Unternehmen jährlich Milliardenverluste aufgrund doppelter Rechnungen, nicht autorisierter Zahlungen und Phishing-Betrug erleiden. Durch die Stärkung der Sicherheit wird sichergestellt, dass nur legitime Rechnungen bezahlt und nicht autorisierte Transaktionen blockiert werden, bevor sie stattfinden.
So stärken Sie die Sicherheit Ihrer Kreditorenbuchhaltung
- Aktivieren Sie die zweistufige Authentifizierung (2FA): Fordern Sie eine mehrstufige Authentifizierung für Genehmigungen.
- Beschränken Sie den Systemzugriff: Limitieren Sie den Zugriff auf Ihre AP-Software auf autorisierte Benutzer.
- Nutzen Sie KI-gestützte Betrugserkennung: KI-Tools analysieren Transaktionsmuster und markieren verdächtige Aktivitäten.
- Überprüfen Sie regelmäßig die Lieferantendaten: Überprüfen Sie Änderungen in den Daten der Zahlungen der Lieferanten, bevor Sie Transaktionen bearbeiten.
- Schulen Sie Ihre Mitarbeiter darin, Warnsignale zu erkennen: Schulen Sie Ihre AP-Teams darin, betrügerische Rechnungen und Phishing-E-Mails zu erkennen.
14. Entwickeln Sie einen klaren Prozess zur Streitbeilegung
Bei der Rechnungsstellung an Clients stören Streitigkeiten über Rechnungen, Lieferabweichungen oder Zahlungsbedingungen den Kreditorenbuchhaltungsprozess und belasten die Beziehungen zu Lieferanten. Ohne einen strukturierten Lösungsprozess verschwenden Kreditorenbuchhaltungsteams Zeit mit dem Hin und Her mit Lieferanten, was die Rechnungsfreigabe und Zahlungen verzögert.
So schaffen Sie einen soliden Prozess zur Streitbeilegung
- Richten Sie ein Portal für Lieferantenabfragen ein: Ermöglichen Sie Lieferanten, den Status ihrer Rechnungen zu verfolgen und Beanstandungen digital zu melden.
- Richten Sie ein spezielles Team für die Streitbeilegung ein: Beauftragen Sie AP-Spezialisten mit der Bearbeitung von Problemen bei den Zahlungen an Lieferanten.
- Automatisieren Sie die Nachverfolgung von Streitfällen: Verwenden Sie Software, um Gründe für Streitfälle, Lösungen und Reaktionszeiten zu dokumentieren.
- Standardisieren Sie Workflows für die Bearbeitung von Streitfällen: Erstellen Sie vordefinierte Schritte für die Lösung verschiedener Arten von Streitfällen.
15. Bauen Sie starke Lieferantenbeziehungen für langfristigen Erfolg auf
Ihre Lieferanten sind strategische Partner, nicht nur Anbieter. Starke Lieferantenbeziehungen gewährleisten Priorität beim Service, bessere Zahlungsbedingungen und zuverlässige Lieferketten.
Wenn Lieferanten Ihrem Geschäft vertrauen, sind sie eher bereit, Rabatte zu gewähren, Kredite zu verlängern oder günstige Bedingungen für Zahlungen auszuhandeln.
So stärken Sie Ihre Lieferantenbeziehungen
- Rechnungen pünktlich bezahlen: Pünktliche Zahlungen schaffen Vertrauen und verbessern die Zusammenarbeit mit Lieferanten.
- Kommunizieren Sie klar und deutlich: Halten Sie Lieferanten über den Status von Rechnungen, Streitigkeiten und voraussichtliche Termine für Zahlungen auf dem Laufenden.
- Bieten Sie nach Möglichkeit vorzeitige Zahlungen an: Nutzen Sie Rabatte für vorzeitige Zahlungen und zeigen Sie finanzielle Stabilität.
- Arbeiten Sie in Krisenzeiten mit Ihren Lieferanten zusammen: Wenn Lieferanten in finanzielle Schwierigkeiten geraten, bieten Sie ihnen flexible Zahlungsbedingungen an, um langfristige Partnerschaften aufrechtzuerhalten.
📖 Bonus-Lektüre: Möchten Sie sich eingehender mit der Optimierung Ihres Kreditorenbuchhaltungsprozesses befassen? Erfahren Sie, warum Wareneingangsbelege (GRNs) für fehlerfreie Zahlungen und eine genaue Nachverfolgung des Bestandes von entscheidender Bedeutung sind.
Best Practices und häufige Fehler, die es zu vermeiden gilt
Die Verbesserung Ihres Kreditorenbuchhaltungsprozesses erfordert sorgfältigen Plan, konsequente Umsetzung und die Vermeidung von Fallstricken, die zu Ineffizienzen führen. Hier sind die Best Practices, die Sie befolgen sollten, um einen reibungslosen Ablauf der Kreditorenbuchhaltung zu gewährleisten:
✅ Erstellen Sie ein Dashboard zur Lieferantenleistung: Verfolgen Sie Metriken von Lieferanten wie Lieferzeiten, Rechnungsgenauigkeit und Streitbeilegungsquoten. Nutzen Sie diese Erkenntnisse, um bessere Konditionen auszuhandeln und die Zusammenarbeit mit Lieferanten zu verbessern.
✅ Führen Sie Schulungen zum Kreditorenbuchhaltungsprozess für Lieferanten ein: Informieren Sie Ihre Lieferanten über Ihren bevorzugten Prozess für die Übermittlung von Rechnungen und die Zeitleisten für die Zahlungen. Dies reduziert Fehler bei der Übermittlung von Rechnungen und sorgt für reibungslosere Workflows.
✅ Implementieren Sie Workflows zur Genehmigung: Passen Sie Workflows zur Genehmigung je nach Rechnungsart oder Wert benutzerdefiniert an. Leiten Sie beispielsweise wiederkehrende Rechnungen direkt zur Automatisierung der Genehmigung weiter, während Sie einmalige oder hochpreisige Rechnungen zur manuellen Überprüfung markieren.
✅ Nutzen Sie Predictive Analytics für die Zahlungsplanung: Verwenden Sie Analysetools, um Zahlungszyklen auf der Grundlage von Verlaufsdaten und Cashflow-Trends zu prognostizieren. So stellen Sie sicher, dass Zahlungen stets mit dem Liquiditätsbedarf übereinstimmen.
Achten Sie außerdem darauf, die folgenden häufigen Fehler zu vermeiden, und schaffen Sie einen effizienteren und effektiveren Prozess für die Kreditorenbuchhaltung:
❗️Das Feedback von Lieferanten übersehen: Wenn Sie Ihre Lieferanten nicht um Feedback zu Schwachstellen in Ihrem Kreditorenbuchhaltungsprozess bitten, kann dies zu wiederkehrenden Fehlern und angespannten Beziehungen führen.
❗️Alle Rechnungen gleich behandeln: Wenn Rechnungen nicht nach Dringlichkeit oder Wert segmentiert werden, führt dies zu einer ineffizienten Priorisierung und zu Verzögerungen bei der Zahlung.
❗️Vernachlässigung der kontinuierlichen Verbesserung: Wenn Sie davon ausgehen, dass Ihr AP-Prozess ohne regelmäßige Bewertungen und Aktualisierungen gut genug ist, kann das das Ergebnis sein, dass die Workflows veraltet sind.
❗️Verwendung eines einheitlichen Systems: Wenn Sie Ihre AP-Tools und -Prozesse nicht benutzerdefiniert an Ihre spezifischen Geschäftsanforderungen anpassen, kann dies zu Ineffizienzen und Unzufriedenheit bei den Benutzern als Ergebnis führen.
Denken Sie über Effizienz hinaus: Machen Sie Ihren Kreditorenbuchhaltungsprozess zu einem Wachstumsmotor
Bei der Optimierung Ihres Kreditorenbuchhaltungsprozesses geht es nicht nur darum, Kosten zu senken oder Fehler zu vermeiden, sondern auch darum, Ihr Geschäft in die Lage zu versetzen, intelligenter zu skalieren. Achten Sie bei der Bewertung von Tools oder Systemen nicht nur auf Automatisierung und Digitalisierung.
Überlegen Sie, wie sich die Software in Ihre bestehenden Tools integrieren lässt, Skalierbarkeit unterstützt und die Zusammenarbeit zwischen Ihrem Team und Ihren Lieferanten fördert.
Hier kommt ClickUp ins Spiel. Als All-in-One-Plattform kombiniert es Automatisierungs-, Echtzeit-Nachverfolgung- und Kollaborations-Features, um nahtlose, auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittene Workflows zu schaffen. Von der Automatisierung der Rechnungsfreigabe bis zur Nachverfolgung von KPIs auf anpassbaren Dashboards sorgt ClickUp dafür, dass Sie Ihren Kreditorenbuchhaltungsprozess effektiv verwalten und in einen strategischen Vorteil verwandeln können.
Sind Sie bereit, Ihren Kreditorenbuchhaltungsprozess in den Griff zu bekommen? Melden Sie sich bei ClickUp an – es ist kostenlos!