Client-Briefing: Was ist das und wie schreibt man es?

Sie können nicht erwarten, dass Ihre Mitarbeiter die Erwartungen Ihrer Kunden übertreffen, wenn Sie nicht die Erwartungen Ihrer Mitarbeiter an das Management übertreffen. "

Haben Sie schon einmal ein Projekt begonnen, weil Sie dachten, alle seien auf derselben Seite, nur um dann auf halbem Weg festzustellen, dass Ihre Erwartungen und die Ihres Clients völlig auseinanderklaffen? Klingt wie ein Albtraum?

Das passiert in der Regel, wenn ein Client-Briefing unklar oder gar nicht vorhanden ist.

Ein Kundenbriefing ist der Unterschied zwischen einem reibungslosen Projektstart und einem chaotischen Durcheinander aus Überarbeitungen, verpassten Terminen und überschrittenen Budgets. Wenn es richtig gemacht wird, eliminiert es Spekulationen, stimmt alle Beteiligten aufeinander ab und legt die Weichen für den Erfolg des Projekts, bevor auch nur eine einzige Aufgabe in Angriff genommen wird. Mit anderen Worten: Es sorgt dafür, dass Ihr Kunde zufrieden ist, Ihr Chef zufrieden ist und, was vielleicht am wichtigsten ist, Ihr Team zufrieden ist.

Wenn Sie ebenfalls ein Kundenbriefing verfassen möchten (oder Ihre Kunden dabei unterstützen möchten!), das Teams fokussiert, Ergebnisse klar definiert und Projekte ohne die üblichen Hindernisse vorantreibt, dann bleiben Sie dran und lesen Sie diesen Blog.

Client-Briefings verstehen

Ein Kundenbriefing ist ein grundlegendes Dokument, das die Erwartungen zwischen Unternehmen und Dienstleistern vor Beginn eines Projekts abstimmt.

Sie enthält wichtige Details wie Ziele, Projektumfang, Zielgruppe und zu erbringende Leistungen, sodass alle Beteiligten von Anfang an auf dem gleichen Stand sind.

Die Rolle von Client-Briefings für erfolgreiche Projekte

Ein gut geschriebenes Briefing dient als strategischer Entwurf, reduziert Missverständnisse, minimiert Scope Creep und optimiert die Umsetzung.

Sie hilft Teams dabei, Prioritäten für Projekte zu definieren, Ressourcen effizient zuzuweisen und Fortschritte anhand vordefinierter Ziele nachzuverfolgen. All dies trägt zum Erfolg des Projekts und zu einer verbesserten Kapitalrendite bei.

Beachten Sie, dass sich ein Client-Briefing von einem Kreativbriefing unterscheidet. Hier sind die Unterschiede:

Client-Briefing vs. Kreativbriefing

Beide Arten von Briefings spielen eine entscheidende Rolle in Projekten, aber ein umfassendes Client-Briefing stellt sicher, dass alle notwendigen Informationen vor Beginn des kreativen Prozesses verfügbar sind.

Die Bedeutung des Verfassens eines Client-Briefings

Stellen Sie sich vor, Sie starten ein Projekt mit einem vagen E-Mail-Thread und einer halbfertigen Idee. Ihr Team beginnt mit der Arbeit, aber die Erwartungen ändern sich, Überarbeitungen häufen sich und das Budget gerät außer Kontrolle.

Was passiert ohne ein klares Client-Briefing?

🚨 Unklare Erwartungen: Teams arbeiten mit Annahmen statt mit Fakten📉 Scope Creep: Prioritäten verschieben sich, Fristen verlängern sich und Budgets explodieren🔄 Endlose Überarbeitungen: Ergebnisse verfehlen das Ziel und führen zu Frustration

Warum ist ein Client-Brief wichtig?

✅ Für Projektmanager: Hält Zeitleisten, Ergebnisse und Stakeholder auf Kurs✅ Für Marketer: Übersetzt Geschäftliche Probleme in einen klaren Fahrplan für das Kreativteam✅ Für Teams: Stellt sicher, dass alle auf dem gleichen Stand sind und minimiert Missverständnisse

Ein gut strukturierter Client-Brief ist die Grundlage für ein erfolgreiches Projekt, das von Anfang bis Ende reibungslos verläuft. Sehen wir uns einmal an, was dazu gehört.

Bestandteile eines Client-Briefings

Ein Client-Brief ist mehr als nur eine Checkliste. Er bildet die Grundlage für ein erfolgreiches Projekt, indem er die Informationen zusammenfasst, die Teams benötigen, um ihre Aufgaben sicher ausführen zu können. Ohne ihn besteht die Gefahr, dass Projekte aus dem Ruder laufen, Erwartungen nicht erfüllt werden und Ressourcen verschwendet werden.

1. Projektübersicht

Dieser Abschnitt sollte ein schnelles Verständnis dafür vermitteln, worum es bei dem Projekt geht. Wenn ein neuer Stakeholder während des Projekts hinzukommt, sollte er innerhalb weniger Minuten die Ziele und wichtigsten Ergebnisse verstehen. Dies ist die Antwort auf die Frage "Warum?" hinter einem Projekt.

🔹 Beispiel: Anstatt "Neugestaltung der Website" zu sagen, geben Sie "Überarbeitung einer E-Commerce-Website, um x neue Angebote abzudecken, die mobile Erfahrung zu verbessern und die Konversionsrate um 20 % zu steigern" an

2. Ziele und Vorgaben

Definieren Sie klar, wie Erfolg aussieht. Kurzfristige Ziele halten Teams fokussiert, während langfristige Ziele mit umfassenderen Geschäftsstrategien in Einklang stehen.

🔹 Beispiel: Start einer Rebranding-Kampagne, um eine stärkere digitale Präsenz aufzubauen und ein jüngeres Publikum anzusprechen

3. Einzelziel

Der Erfolg eines Projekts hängt davon ab, dass die richtigen Personen erreicht werden. Wenn Sie Ihre idealen Kunden verstehen, können Sie sicherstellen, dass Ihre Botschaften, Ihr Design und Ihre Positionierung Anklang finden.

🔹 Beispiel: Eine Fitness-App für Berufstätige erfordert einen anderen Ton und eine andere Benutzererfahrung als eine App, die sich an Fitnessstudio-Besucher der Generation Z richtet

4. Markenrichtlinien und Messaging

Ein Projekt ohne Markenrichtlinien birgt das Risiko, dass Designs, Anzeigen oder Inhalte entstehen, die nicht zur Marke passen oder unzusammenhängend wirken. Ein gut geschriebener Brief sollte unter anderem die Verwendung des Logos, die Typografie, die Farbpalette und den Tonfall festlegen.

🔹 Beispiel: Eine traditionelle Haute-Couture-Modemarke möchte in ihren Marketingkampagnen möglicherweise keine auffälligen, verspielten Schriftarten oder eine informelle Sprache verwenden. Klare Markenrichtlinien stellen sicher, dass das Kreativteam auf allen Plattformen einen hochwertigen, anspruchsvollen Ton beibehält

5. Ergebnisse und Zeitleiste

Jedes erfolgreiche Projekt hängt von klaren Erwartungen an die Ergebnisse und Fristen ab. Ohne diese verschwenden Teams Zeit damit, zu raten, was erforderlich ist, oder ihre Arbeit endlos zu überarbeiten.

📌 Ergebnisse: Was muss erstellt oder eingereicht werden? ⏳ Zeitleiste: Wichtige Meilensteine, Feedbackrunden und Starttermine

🔹 Beispiel: Eine Marketingagentur, die eine Produkteinführung betreut, könnte phasenweise zu erbringende Leistungen festlegen – Woche eins für Branding-Assets, Woche zwei für Werbetexte und Woche drei für das Design der Landing Page. Eine strukturierte Zeitleiste hält das Projekt auf Kurs und sorgt dafür, dass nichts in letzter Minute überstürzt werden muss

6. Budget und Einschränkungen

Selbst die besten Ideen können scheitern, wenn sie finanzielle Limits überschreiten. Eine frühzeitige Festlegung des Budgets hilft Teams dabei, Prioritäten zu setzen und realistische Ziele zu definieren, ohne Aufwand für unrealistische Konzepte zu verschwenden.

🔹 Beispiel: Ein Start-up, das eine neue Website sucht, möchte vielleicht eine interaktive, benutzerdefinierte Plattform, hat aber nur das Budget für eine einfache, konversionsorientierte Landing Page. Durch frühzeitige Festlegung dieser Erwartungen werden Missverständnisse und Zeitverschwendung vermieden

Ein umfassendes Kundenbriefing eliminiert Spekulationen, verbessert die Zusammenarbeit und stellt sicher, dass alle Beteiligten vor Beginn der Umsetzung auf dem gleichen Stand sind.

So schreiben Sie ein Client Briefing: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Ein gut strukturierter Client Brief beseitigt Unklarheiten und stellt sicher, dass alle Stakeholder den Umfang, die Ziele und die Einschränkungen des Projekts verstehen. Ohne ihn verschieben sich Erwartungen, Prioritäten werden unklar und Teams verschwenden Zeit mit vermeidbaren Überarbeitungen.

Um ein umfassendes Client Brief zu erstellen, befolgen Sie diese strukturierten Schritte, um Ziele zu definieren, Teams aufeinander abzustimmen und die Ausführung zu optimieren.

Schritt 1: Definieren Sie den Zweck und die Ziele des Projekts 📋

Jedes Projekt beginnt mit einem Problem, das gelöst werden muss. Ein Client-Brief sollte klar darlegen, was mit dem Projekt erreicht werden soll und wie der Erfolg gemessen wird.

Ein Tech-Startup, das eine Website zur Vereinfachung der Kundenintegration startet, sollte als Ziel die Verbesserung der Benutzererfahrung und die Reduzierung der Abbruchraten definieren. Die Ziele sollten quantifizierbar sein, z. B. die Steigerung der Anmeldungen um 20 % innerhalb der ersten drei Monate. Wenn diese Ziele nicht von Anfang an festgelegt werden, haben die Teams unterschiedliche Vorstellungen davon, was mit dem Projekt erreicht werden soll.

Schritt 2: Identifizieren Sie die Zielgruppe 🎯

Ein Projekt ist nur dann effektiv, wenn es bei den richtigen Personen Anklang findet. Wenn Sie Ihre idealen Kunden verstehen, können Sie sicherstellen, dass Botschaften, Design und Funktionen auf deren Bedürfnisse zugeschnitten sind.

Ein Fintech-Unternehmen, das eine Budgetierungs-App entwickelt, muss entscheiden, ob es sich an Studenten richtet, die ihr erstes Gehalt verwalten, oder an hochverdienende Fachleute, die ihre Investitionen nachverfolgen. Der Ton, die Features und der Marketingansatz werden sich für jede Zielgruppe erheblich unterscheiden.

Schritt 3: Skizzieren Sie den Projektumfang und die zu erbringenden Leistungen 🔎

Ein Projekt kann schnell über seine ursprüngliche Absicht hinauswachsen, wenn der Umfang nicht klar definiert ist. Die Kundenvorgaben sollten genau festlegen, was enthalten ist und was nicht.

Ein Unternehmen, das eine Markenauffrischung wünscht, geht möglicherweise davon aus, dass dies auch die Aktualisierung der Website umfasst, während eine Agentur vielleicht nur an der Neugestaltung des Logos arbeitet. Solche Missverständnisse führen zu Verzögerungen, Budgetüberschreitungen und Scope Creep.

Schritt 4: Legen Sie Markenrichtlinien und Schlüsselbotschaften fest 👩‍🏫

Ohne Markenkonsistenz besteht die Gefahr, dass Projekte widersprüchliche Botschaften vermitteln. Ein Client Brief sollte visuelle und tonale Richtlinien definieren, um sicherzustellen, dass alle Teams Assets erstellen, die mit der Markenidentität übereinstimmen.

Eine Luxusimmobilienmarke, die sich auf eine gehobene Kundschaft konzentriert, muss einen raffinierten und anspruchsvollen Ton beibehalten. Wenn ein Kreativteam verspielte Schriftarten und eine lockere Sprache verwendet, wirkt die Botschaft unzusammenhängend. Durch die Einbeziehung von Markenstimme, Typografie und Farbpaletten in das Briefing werden solche Unstimmigkeiten vermieden.

Schritt 5: Legen Sie klare Zeitleisten und Meilensteine fest ⏱

Ein Projekt ohne strukturierte Fristen läuft Gefahr, sich endlos hinzuziehen. Ein Client Brief sollte jede Phase mit wichtigen Terminen für Feedback, Genehmigungen und Ausführung aufschlüsseln.

Eine Einzelhandelsmarke, die eine Black Friday-Kampagne startet, kann sich keine Verzögerungen leisten. Wenn Feedbackrunden nicht im Voraus geplant sind, werden Assets möglicherweise zu spät genehmigt, um noch wirksam zu sein. Durch die Strukturierung der Zeitleiste im Briefing sind alle Beteiligten verantwortlich und es wird sichergestellt, dass das Projekt reibungslos voranschreitet.

Schritt 6: Definieren Sie das Budget und die Einschränkungen 💰

Ein Projekt kann nicht erfolgreich sein, wenn die finanziellen Limite unklar sind. Ein Client Brief sollte das Budget im Voraus festlegen, damit die Erwartungen mit den Ressourcen übereinstimmen.

Ein Start-up, das eine Video-Werbekampagne plant, stellt sich vielleicht eine filmreife Produktion mit professionellen Schauspielern vor. Wenn das Budget jedoch nur Stock-Footage und die Bearbeitung im eigenen Haus zulässt, müssen die Teams ihren Ansatz frühzeitig anpassen, anstatt später Pläne zu überarbeiten.

Schritt 7: Klären Sie Genehmigungsprozesse und nächste Schritte 🙌

Eine der Hauptursachen für Projektverzögerungen ist Unklarheit darüber, wer was genehmigen muss. Ein Client Brief sollte einen strukturierten Prozess für Freigaben und Überarbeitungen skizzieren, um Engpässe zu vermeiden.

Eine Website-Neugestaltung kann sich um Wochen verzögern, wenn mehrere Abteilungsleiter widersprüchliches Feedback geben und kein Entscheidungsträger benannt ist. Durch die Zuweisung klarer Zuständigkeiten für die Freigabe wird sichergestellt, dass Feedback konsolidiert wird und Überarbeitungen effizient erfolgen.

Ein Client Brief ist ein strategisches Tool, das Projekte auf Kurs hält, unnötige Verzögerungen verhindert und sicherstellt, dass alle Stakeholder auf dasselbe Ziel hinarbeiten. Die Definition klarer Ziele, die Festlegung von Erwartungen und die Strukturierung der zu erbringenden Leistungen von Anfang an reduzieren Ineffizienzen und legen den Grundstein für den langfristigen Erfolg von Projekten.

Tools und Ressourcen zum Erstellen von Client-Briefings

Ein Client Brief ist nur dann nützlich, wenn er dynamisch, zugänglich und umsetzbar bleibt. Die richtigen Tools sorgen dafür, dass Projektdetails zentralisiert bleiben, ermöglichen eine nahtlose Zusammenarbeit und gewährleisten eine reibungslose Ausführung.

Zentralisierung von Client-Briefings durch kollaborative Dokumentation

Ein Client Brief sollte mehr als ein statisches Dokument sein. Er muss sich mit Projektaktualisierungen, Feedback von Stakeholdern und sich ändernden Prioritäten weiterentwickeln.

📌 Anwendungsfall: Eine Marketingagentur, die an einem Rebranding-Projekt arbeitet, benötigt einen gemeinsamen Space, in dem Designer, Strategen und Texter sich über Markenrichtlinien, Botschaften und visuelle Identität abstimmen können, ohne dass es zu Verwirrung kommt

📍 ClickUp Docs hilft Ihnen beim Entwerfen von Kundenbriefings und speichert alle Details an einem Ort, sodass Teams in Echtzeit zusammenarbeiten, Änderungen nachverfolgen und eine einzige Quelle für alle Informationen nutzen können.

Aufgaben zuweisen und Fortschritte nahtlos nachverfolgen

Ein gut strukturierter Client-Brief sollte sich in klare Elemente umsetzen lassen. Durch die Zuweisung von Verantwortlichkeiten wird sichergestellt, dass alle Leistungen termingerecht erbracht werden.

📌 Anwendungsfall: Ein Softwareentwicklungsteam, das anhand eines Client-Briefings eine neue App entwickelt, muss die Arbeit in Front-, Backend- und UX-Design aufteilen und dabei den Fortschritt in jeder Phase nachverfolgen

📍 ClickUp Aufgaben helfen Teams dabei, Verantwortlichkeiten zuzuweisen, Fristen festzulegen und relevante Abschnitte des Briefings zu verknüpfen, um sicherzustellen, dass kein Detail übersehen wird. 📍 Der ClickUp Chat hält Diskussionen mit Aufgaben verbunden und verhindert so Missverständnisse und verstreute Genehmigungen.

Visuelle Zusammenarbeit mit Brainstorming-Tools

Einige Projekte erfordern eine Brainstorming-Phase, bevor die wichtigsten Details im Client-Briefing festgelegt werden können. Teams benötigen einen visuellen Space, um Ideen zu kartieren, Workflows zu verfeinern und sich auf die kreative Ausrichtung abzustimmen.

📌 Anwendungsfall: Eine Kreativagentur, die an einer Produkteinführung arbeitet, muss Kampagnenideen skizzieren, Inhaltsstrategien auf einer Karte festhalten und Branding-Konzepte ausarbeiten, bevor sie das Client Brief finalisiert

📍 Mit ClickUp Whiteboards können Teams kreative Konzepte visuell organisieren, wodurch sich Kampagnenbotschaften, Designelemente und Inhaltsthemen leichter strukturieren lassen.

Nachverfolgung des Projektstatus und Aktualisierungen der Stakeholder

Ein Kundenbriefing definiert die zu erbringenden Leistungen, aber die Nachverfolgung des Fortschritts dieser Leistungen ist ebenso wichtig. Die Beteiligten benötigen eine Echtzeit-Ansicht über den Abschluss von Aufgaben, Genehmigungen und anstehende Termine.

📌 Anwendungsfall: Ein Projektmanager, der eine Produktentwicklungsbeschreibung bearbeitet, muss sicherstellen, dass jede Phase – Prototyping, Testphase und Endproduktion – wie geplant voranschreitet

📍 ClickUp Dashboards bieten Echtzeit-Einblicke und helfen Teams dabei, Workloads zu überwachen, Meilensteine zu verfolgen und Stakeholder auf dem Laufenden zu halten, ohne dass ständige Check-ins erforderlich sind.

Verfassen und Verfeinern des Client-Briefings mit KI

Die Erstellung eines umfassenden Client-Briefings erfordert die Strukturierung komplexer Informationen in einem klaren, umsetzbaren Format. KI-gestützte Tools helfen dabei, die Erstellung von Inhalten zu optimieren, Details zu verfeinern und Vollständigkeit sicherzustellen.

📌 Anwendungsfall: Ein Marketing-Team, das ein Beispiel für einen Kundenbrief für eine Werbekampagne vorbereitet, muss strukturierte Abschnitte entwerfen, die Ziele, Zielgruppen-Insights, kreative Ausrichtung und Ergebnisse abdecken, ohne wichtige Details zu übersehen

📍 ClickUp Brain hilft beim Entwerfen und Zusammenfassen von Kundenbriefings und stellt sicher, dass alle Projektanforderungen, Ziele und Einschränkungen klar dokumentiert sind. Außerdem unterstützt es Teams dabei, die Sprache zu verfeinern, fehlende Abschnitte zu ergänzen und die Klarheit zu optimieren, bevor das Briefing fertiggestellt wird.

Durch die Verwendung von kollaborativer Dokumentation, Aufgabenmanagement, visueller Planung und KI-gestützten Erkenntnissen bleiben Briefings umsetzbar, organisiert und auf die Projektziele abgestimmt.

Beispiele und Vorlagen für Kundenbriefings

Selbst mit einem strukturierten Ansatz kann die Erstellung eines Client-Briefings von Grund auf neu eine überwältigende Aufgabe sein. Die Verwendung von Vorlagen und Beispielen aus der Praxis vereinfacht den Prozess und stellt sicher, dass Ihr Briefing klar, umfassend und umsetzbar bleibt.

1. Beispiel für eine Projektüberprüfung durch den Client

📌 Szenario: Ein Softwareentwicklungsunternehmen bringt ein neues Feature auf den Markt und muss Erkenntnisse aus dem Projektlebenszyklus dokumentieren, um zukünftige Releases zu optimieren

Projektüberprüfung Client-Brief

Die Verwendung einer strukturierten Vorlage stellt sicher, dass jede Projektphase effizient dokumentiert wird.

Die Vorlage für Projektüberprüfungen von ClickUp hilft Teams dabei, Einblicke in Projekte zu gewinnen, Herausforderungen zu dokumentieren und zukünftige Workflows zu verbessern.

2. Beispiel für einen Marketingkampagnen-Brief

📌 Szenario: Eine Agentur für digitales Marketing betreut eine neue Kampagne zur Steigerung der Markenbekanntheit für eine umweltfreundliche Modemarke und benötigt einen strukturierten Brief, um alle Teams aufeinander abzustimmen

Kampagnenbrief

Ein Kampagnenbriefing sorgt für eine reibungslose Umsetzung, indem es im Voraus die kreative Ausrichtung und die zu erbringenden Leistungen definiert. Sie können die Vorlage für Kampagnenbriefings von ClickUp nutzen. Sie vereinfacht den Prozess, indem sie Ziele, Zielgruppeninformationen und Anforderungen an die Ressourcen in einem strukturierten Format zusammenfasst.

Diese Vorlage herunterladen

Während Sie alle wichtigen Tools für die Erstellung des perfekten Client-Briefings zusammentragen, finden Sie hier ein wirklich cooles Video darüber, wie KI Ihnen helfen kann, sich besser zu vermarkten. 👇

3. Beispiel für ein Website-Entwicklungs-Briefing für einen Client

📌 Szenario: Ein Start-up möchte eine konversionsorientierte Website für sein neues SaaS-Produkt erstellen und benötigt ein strukturiertes Briefing, um seine Design- und Entwicklungsteams aufeinander abzustimmen

Website-Entwicklungsbrief

Ein strukturierter Website-Brief stellt sicher, dass alle Teams in Bezug auf Design, Inhalt und technische Umsetzung aufeinander abgestimmt sind.

Ohne einen klaren Rahmen kann die kreative Ausrichtung ins Leere laufen, was zu falschen Erwartungen und zahlreichen Überarbeitungen führt.

Die Vorlage für Design-Briefings von ClickUp optimiert den Prozess, indem sie Designspezifikationen, Anforderungen an Inhalte und Entwicklungsrichtlinien festlegt und so sicherstellt, dass jede Phase des Projekts planmäßig verläuft.

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4. Beispiel für ein Briefing zum Produktverpackungsdesign für einen Client

📌 Szenario: Ein Getränkehersteller bringt eine neue Reihe von Bio-Energy-Drinks auf den Markt und benötigt ein klar definiertes Briefing für das Verpackungsdesign-Team

Produktverpackungsbrief

Ein detailliertes Verpackungsbriefing stellt sicher, dass das Design mit der Markenidentität und den gesetzlichen Vorschriften übereinstimmt.

Mit der Vorlage für Projektleistungen von ClickUp können Ihre Teams wichtige Leistungen, Überarbeitungen und Genehmigungsprozesse während des gesamten Projekts nachverfolgen.

Ein Kundenbriefing ist nur dann effektiv, wenn es strukturiert, klar und umsetzbar ist. Diese Beispiele aus der Praxis zeigen, wie verschiedene Branchen Kundenbriefings nutzen, um Teams aufeinander abzustimmen, Erwartungen zu definieren und eine reibungslose Projektdurchführung sicherzustellen.

Tipps zur Verbesserung von Kundenbriefings

Selbst gut strukturierte Briefings können ins Leere laufen, wenn es ihnen an Klarheit, Engagement oder strategischer Tiefe mangelt. Ein aussagekräftiges Client Brief sollte nicht nur Ziele und Zeitleisten auflisten, sondern auch Maßnahmen beeinflussen, Reibungspunkte beseitigen und zu besseren Ergebnissen inspirieren. So bringen Sie Ihre Client Briefings auf die nächste Stufe.

Beginnen Sie mit einer einzeiligen Projektvision

Menschen erinnern sich nicht an Seiten voller Details – sie erinnern sich an eine einzige, klare Aussage. Beginnen Sie Ihr Briefing mit einer einsatzbereiten Zusammenfassung, die sofort die Richtung vorgibt.

🔹 Anstelle von: "Entwickeln Sie eine neue App mit verbesserter Benutzerfreundlichkeit und besserer Navigation. "✅ Sagen Sie: "Schaffen Sie ein reibungsloses mobiles Erlebnis, das den Checkout um 50 % beschleunigt. "

Eine gut formulierte Einleitung verankert den gesamten Brief und stellt sicher, dass alle Stakeholder sich auf das Kernziel einigen, bevor sie sich mit den Einzelheiten befassen.

Beugen Sie Problemen vor, bevor sie auftreten

Die meisten Briefings konzentrieren sich auf das, was zu erledigen ist, aber nur wenige antizipieren potenzielle Hindernisse. Das proaktive Aufzeigen von Risiken spart später Zeit, Geld und Frust.

Fügen Sie einen Abschnitt "Was zu beachten ist" hinzu, der Folgendes umfasst:

Ein Brief, der Herausforderungen plant, sorgt für eine reibungslosere Ausführung vom ersten Tag an.

Stellen Sie sicher, dass alle Ergebnisse umsetzbar sind

Vage Briefings führen zu Scope Creep, Fehlinterpretationen und übermäßigen Überarbeitungen. Jedes Ergebnis sollte ein klares Format, einen klaren Zweck und einen klaren Eigentümer haben.

❌ "Entwerfen Sie eine Landing Page für die Kampagne. "✅ "Liefern Sie eine Landing Page mit hoher Konversionsrate (mobile-first) mit einem Formular zur Lead-Erfassung, drei einzigartigen CTA-Platzierungen und SEO-freundlichen Texten. "

Wenn ein Ergebnis nicht sofort visualisiert werden kann, muss es klarer formuliert werden.

Streichen Sie Überflüssiges und behalten Sie nur das Wesentliche

Ein Briefing ist kein Aufsatz. Es sollte übersichtlich, aussagekräftig und frei von unnötigen Details sein.

Wenn Stakeholder ein separates Meeting benötigen, um die Briefing zu verstehen, ist es zu lang.

Sprechen Sie die Sprache der Stakeholder

Designer, Entwickler und Marketingstrategen verarbeiten Informationen unterschiedlich. Ein guter Brief passt sich an seine Zielgruppe an, anstatt alle Beteiligten zu zwingen, allgemeine Anweisungen durchzulesen.

Wie Sie Ihre Formulierungen an die Zielgruppe anpassen:

Ein Briefing, das die Anforderungen jedes Teams im Voraus erfüllt, verhindert endlose Nachfragen.

Schließen Sie mit einem starken Aufruf zum Handeln

Ein Briefing sollte informieren und zum Handeln anregen. Schließen Sie mit einer klaren Anweisung, damit alle Beteiligten genau wissen, was als Nächstes zu tun ist.

❌ "Wenn Sie Fragen haben, lassen Sie es uns wissen. "✅ "Bitte überprüfen und bestätigen Sie bis Freitag, damit die Produktion am Monday beginnen kann. "

Jeder gute Kundenbrief ist ein Entwurf für Maßnahmen, Abstimmung und Erfolg. Indem Sie ihn unmissverständlich klar, messbar und leicht verständlich gestalten, stellen Sie sicher, dass alle auf dem gleichen Stand sind, bevor die eigentliche Arbeit beginnt.

Machen Sie Client-Briefings zu einem Wettbewerbsvorteil

Ein Client-Briefing ist die Grundlage für eine reibungslose Arbeitsbeziehung und stellt sicher, dass alle Beteiligten von Anfang an aufeinander abgestimmt sind. Ein gut strukturiertes Briefing beseitigt Unklarheiten, definiert Erwartungen und schafft die Voraussetzungen dafür, dass die gewünschten Ergebnisse ohne unnötige Überarbeitungen erzielt werden können.

Von der Einbindung des Clients bis zum Management des gesamten Projekts sorgt ein aussagekräftiger Briefing für eine reibungslose Ausführung. In Kombination mit der richtigen Projektmanagement-Software wird er zu einem dynamischen Tool für die Nachverfolgung von Fortschritten, die Optimierung von Genehmigungsprozessen und die Gewährleistung einer nahtlosen Zusammenarbeit.

Möchten Sie Ihr Briefing-Management optimieren und jedes Projekt effizienter gestalten? Melden Sie sich noch heute bei ClickUp an!