Sie möchten also eine virtuelle Konferenz veranstalten. Großartig!
Virtuelle Ereignisse erleben derzeit einen regelrechten Boom, und wahrscheinlich haben Sie selbst schon an mindestens einem Dutzend davon teilgenommen – ja, auch die Happy Hours im Homeoffice und Live-Stream-Yoga-Kurse zählen dazu.
Online-Ereignisse sind eine kostengünstige und integrative Lösung für alle, die mit Reisebeschränkungen konfrontiert sind, und werden wahrscheinlich auch noch lange nach der Rückkehr zur „alten Normalität“ bestehen bleiben.
Aber wo fangen Sie an? Und wie machen Sie Ihr virtuelles Meeting zu einem Erfolg?
Wir verstehen Sie, denn wir haben das auch schon erlebt!
ClickUp hat kürzlich seine eigene groß angelegte Webkonferenz, LevelUp, abgehalten, die vollständig in ClickUp selbst verwaltet wurde! Aber egal, ob Sie die ultimative Konferenz zur Steigerung der Produktivität oder die Zoom-Babyparty Ihrer Schwester planen, es gibt fünf wesentliche Schritte zur Planung des virtuellen Ereignisses Ihrer Träume.
5 Schritte zum virtuellen Erfolg
Wenn man die Checkliste für ein virtuelles Ereignis auf das Wesentliche reduziert, gibt es einige Schritte, die viele erfolgreiche Pläne gemeinsam haben.
Schnallen Sie sich also an und halten Sie Ihre ClickUp-Chrome-Erweiterung für einige Notizen bereit, denn wir möchten Ihnen diese Schritte gleich freigeben ... jetzt!
Schritt 1: Wählen Sie Ihr Ereignis aus
Bevor Sie mit dem Plan beginnen, müssen Sie festlegen, welche Art von virtuellem Ereignis Sie ausrichten möchten. Handelt es sich um eine Konferenz oder um ein Webinar? Und was ist der Unterschied? Es gibt vier Hauptarten von virtuellen Ereignissen, unter die Ihr Ereignis wahrscheinlich fallen wird.
Eine virtuelle Konferenz eignet sich ideal für längere, groß angelegte virtuelle Ereignisse mit einem detaillierten Konferenzprogramm, aus dem jeder Teilnehmer seine Tagesplanung zusammenstellen kann. Eine virtuelle Konferenz findet in der Regel in Echtzeit statt und ist die perfekte Veranstaltungsform, um Leads zu generieren und online Kontakte zu knüpfen.
Ein Webinar ist kürzer als eine Konferenz und ist eine eigenständige virtuelle Veranstaltung, die den Zweck eines Kurses oder einer „Anleitung” erfüllt. Ein Webinar bietet nicht viele Möglichkeiten zum Networking, da diese Art von Ereignis oft aufgezeichnet wird, um es jederzeit abzuspielen, wenn der Teilnehmer dies wünscht, aber es enthält in der Regel eine Frage-und-Antwort-Sitzung, wenn das Ereignis in Echtzeit stattfand.
Interne und externe Hybrid-Ereignisse sind Ereignisse, die gleichzeitig online und persönlich stattfinden.
Eingeben: virtuelle Hochzeiten und Verlobungsfeiern.
Auch viele Meetings, Weihnachtsfeiern und Teamevents finden in diesem Format statt! Wenn das Ereignis nur auf Teammitglieder innerhalb eines Unternehmens beschränkt ist, handelt es sich um eine interne Hybridveranstaltung. Wenn jedoch potenzielle Kunden, Benutzer oder andere Unternehmen zur Veranstaltung eingeladen sind, gilt sie als externe Hybridveranstaltung – und als großartige Gelegenheit zum Networking!
Schritt 2: Wählen Sie Ihre virtuelle Konferenzplattform
Wenn Sie sich entschieden haben, welche Art von virtuellem Ereignis Ihren Zwecken am besten dient, überlegen Sie sich, wie Sie das Ereignis streamen möchten.
Es gibt eine Vielzahl von Streaming-Plattformen für jedes Budget. Bevor Sie sich also allein aufgrund des Preises für eine Option entscheiden, sollten Sie zunächst das Ziel und den Umfang Ihres Ereignisses berücksichtigen.
Fragen Sie sich selbst:
- Was ist der Zweck Ihres Ereignisses? Kehren Sie zum Typ des virtuellen Ereignisses zurück und notieren Sie sich die Eigenschaften, aufgrund derer Sie sich für das für Sie am besten geeignete Format entschieden haben, und warum.
- Wie viele Teilnehmer erwarten Sie? Werden es Tausende von Gästen sein oder nur zehn Ihrer engsten Freunde?
- Welche Features benötigen Sie unbedingt? Wenn die Beteiligung des Publikums einen großen Teil Ihres Ereignisses ausmacht, suchen Sie nach Plattformen, auf denen die Mitglieder chatten, sich melden oder mit ihren Kollegen sprechen können. Wenn es sich bei Ihrem Ereignis um ein zehnminütiges Tutorial zum Thema „Wie man zu Hause seine Augenbrauen zupft und färbt” handelt, sollten Sie sich vielleicht auf eine Plattform konzentrieren, mit der Sie live streamen und für später aufzeichnen können.
Wenn Sie sich diese Fragen stellen, kommen Ihnen vielleicht noch weitere Fragen in den Sinn, die hier nicht auf einer Liste aufgeführt sind. Und das ist gut so! Zumindest bringen diese drei Fragen Ihre Gedanken in die richtige Richtung, um die für Sie perfekte Streaming-Plattform auszuwählen.
Einige unserer Top-Empfehlungen für Streaming-Plattformen:
Mit dem Wachstum der Welt der virtuellen Ereignisse wächst auch die Auswahl an Streaming-Plattformen, aus denen Sie wählen können! Wählen Sie sorgfältig aus, denn dies wird im Wesentlichen Ihr virtueller Veranstaltungsort sein – und denken Sie daran, dass Sie sich nicht mit weniger zufrieden geben müssen! Zu unseren bevorzugten Plattformen gehören:
- Brandlive: Brandlive ist insofern einzigartig, als es drei verschiedene Streaming-Produkte anbietet, je nachdem, welche Art von virtueller Konferenzveranstaltung Sie planen. Zu den Produkten gehören Allhands, Streams und Showrooms, sodass Sie die Erfahrung wählen können, die auf die Kategorie Ihres virtuellen Ereignisses zugeschnitten ist – von alltäglichen Meetings bis hin zu virtuellen Produktvorstellungen. So erhalten Sie garantiert die Features, die Sie benötigen!
- HeySummit: Diese Streaming-Plattform hilft Ihnen auch dabei, vor dem Ereignis eine Landingpage für Ihre Konferenz-Website zu erstellen, um die Anmeldungen zu verfolgen und frühzeitig mit der Nachverfolgung der Vermarktung Ihrer Konferenz zu beginnen. Wenn Sie eine Vortragsreihe oder mehrere Sitzungen mit Referenten planen, ist HeySummit möglicherweise eine Überlegung wert.
- AirMeet: Eine ähnliche Plattform für virtuelle Gipfeltreffen und Workshops. Sie betont den sozialen Aspekt von Online-Ereignissen oder Webinaren und verspricht ein reichhaltiges Networking-Erlebnis.
- Zoom: Ah, das bewährte Programm. Zoom hat sich im letzten Jahr zu einem Begriff entwickelt, und wahrscheinlich haben Sie schon ein- oder zweimal das Limit von 40 Minuten erreicht, aber mit seinen kostenpflichtigen Optionen kann Zoom Ereignisse jeder Größe hosten. Das Feature für Breakout-Sitzungen bietet Teilnehmern und Organisatoren Networking-Möglichkeiten, und dank der Kompatibilität mit mobilen Geräten können Benutzer von wirklich überall aus teilnehmen.
Schritt 3: Halten Sie Ihr Publikum bei Laune
Eine große Herausforderung bei virtuellen Konferenzen besteht darin, dass das Ereignis tatsächlich virtuell ist.
Bei einer gut organisierten Präsenzkonferenz entsteht in einem Raum eine ganz bestimmte Energie – wenn der Tag genau so verläuft, wie Sie es sich vorgestellt haben, und alle vor Aufregung brodeln.
Aber keine Sorge, dieses Gefühl ist auch bei Online-Ereignissen möglich.
Sie müssen nur ein wenig kreativer werden, um Ihre Teilnehmer an Ihre Inhalte zu fesseln.
Teilen Sie bei der Strukturierung Ihres Ereignisses die Art und Weise, wie Sie Informationen vermitteln, auf und erwägen Sie eine Mischung aus Live- und vorab aufgezeichneten Inhalten.
Insbesondere bei längeren Ereignissen wie Konferenzen oder Gipfeltreffen bieten gemischte Inhalte Ihren Referenten eine kurze Pause vom Reden und können als Notfallplan für den Fall eines technischen Fehlers oder einer zeitlichen Verzögerung dienen.
Gemischte Inhalte beeinflussen auch die Art und Weise, wie Ihre Teilnehmer Informationen aufnehmen, und können ihnen helfen, sich wichtige Ideen und Schlüsselmomente des Tages besser zu merken!
Das kann bedeuten, dass Sie Videos Ihres Unternehmens einbinden, die für das Thema Ihres Ereignisses relevant sind, oder sogar ein tolles GIF. Und wer liebt nicht ein gutes GIF?
Profi-Tipp: Freigeben und diskutieren Sie während des gesamten Planungsprozesses Ideen für Inhalte mit Ihrem Team, indem Sie diese in ClickUp speichern! Betten Sie YouTube-Videos, Vimeo-URLs, Google Drive-Dateien und Bildschirmaufzeichnungen direkt in Beschreibungen von Aufgaben und Kommentare ein, damit Sie immer nur wenige Sekunden von den benötigten Inhalten entfernt sind.
Eine weitere Möglichkeit, die Aufmerksamkeit der Teilnehmer aufrechtzuerhalten? Wählen Sie einen Moderator oder relevante Redner aus, die die Tagesordnung vorantreiben können.
Ein guter Redner kann dazu beitragen, mehr Tickets für Ihr Ereignis zu verkaufen und Ihre Gäste bei Laune zu halten! Insbesondere Gastredner, die sich auf das Thema Ihres Ereignisses spezialisiert haben oder Branchenexperten sind, in der Branche bekannt sind oder professionelle Redner sind, die wissen, wie man unerwartete Lücken füllt.
Genauso wie Amy Poehler und Tina Fey bereits vier Mal die Golden Globes moderiert haben und ClickUp den weltbekannten Organisationspsychologen Adam Grant als Hauptredner für die LevelUp 2021 gewinnen konnte . 😉
Selbst wenn Sie einen großartigen Redner oder Moderator haben, sollten Sie diese Optionen in Betracht ziehen, um Ihre Agenda mit sinnvollen Gelegenheiten zu füllen, Ihr Wissen unter Beweis zu stellen:
- Bieten Sie tagsüber Breakout-Sitzungen oder Podiumsdiskussionen an, bei denen die Teilnehmer von einem Moderator lernen und gemeinsam diskutieren können. Dies ist eine großartige Möglichkeit für Ihre Gäste, sich kennenzulernen und sich gegenseitig zu vernetzen.
- Aktivieren Sie nach Möglichkeit die Funktionen zum Chatten auf Ihrer Plattform, damit die Teilnehmer jederzeit miteinander chatten und sich vernetzen können. Leben Sie ein wenig
- Planen Sie am Ende jeder Sitzung Zeit für Live-Fragen und Antworten ein. Die virtuelle Konferenz wird dadurch persönlicher und Ihre Gäste fühlen sich stärker eingebunden, wenn sie wissen, dass sie Teil der Unterhaltung sind. Beauftragen Sie ein anderes Mitglied Ihres Teams damit, den Chat Ihres Ereignisses zu überwachen, damit keine Frage unbeantwortet bleibt.
Schritt 4: Verwalten Sie alle beweglichen Teile an einem Ort
Es versteht sich von selbst, dass eine virtuelle Konferenz jeder Größe eine Menge Planung erfordert, und wenn Sie es bis zu dieser Phase geschafft haben, haben Sie das wahrscheinlich schon gespürt. Behalten Sie den Überblick über Ihren Fortschritt in Ihrer virtuellen Zeitleiste für Ereignisse, indem Sie Ihre Aufgaben in einer Online-Projektmanagement-Plattform organisieren.
Mit anderen Worten: Sie sollten ClickUp verwenden.
ClickUp ist das Bindeglied, das Ihre virtuelle Veranstaltungsplanung zusammenhält, und einer seiner wichtigsten Vorteile ist seine benutzerdefinierte Anpassungsfähigkeit. Das bedeutet, dass jeder im Team so arbeiten kann, wie er möchte.
Wie haben wir unsere eigene Plattform genutzt, um LevelUp zu planen? Hier sind ein paar kleine, aber wichtige Schritte, die eine große Wirkung haben:
- Erstellen Sie eine einzige Liste für alle Dinge, die mit Ihrer bevorstehenden Konferenz zu tun haben, und fügen Sie Ihren Aufgaben für jede Abteilung Benutzerdefinierte Felder hinzu, um anzuzeigen, welche Stakeholder und Organisatoren mit der Aufgabe in Verbindung stehen.
- Finden Sie mit Filtern und dem „Me Mode“ schnell die Ihnen zugewiesenen Aufgaben in jeder Liste. Finden Sie Ihre unmittelbaren und dringendsten Aufgaben, indem Sie alle Ablenkungen ausblenden und sich nur die Aufgaben ansehen, die bestimmte Ereignisse oder Sie selbst betreffen.
- Verwenden Sie das Dashboard, um auf einen Blick zu sehen, wie weit Sie vom Abschließen Ihres Projekts entfernt sind. Im Grunde genommen handelt es sich dabei um eine Ansicht des aktuellen Standes der Dinge. Verwenden Sie das Dashboard in Meetings, bei der Berichterstellung für Stakeholder oder im Projektmanagement.
- Hosten Sie Ihre Meetings direkt in ClickUp! Machen Sie jedes Meeting zu einem Zoom-Meeting mit der Zoom-Integration in Ihrer ClickUp Aufgabe.
Schritt 5: Vermarkten Sie es wie verrückt
Sie sind fast am Ziel! Sie haben:
✅ Die Art des Ereignisses
✅ Der Streaming-Dienst
✅ Die Tagesordnung
✅ Das ultimative Tool für das Projektmanagement. Hust, hust, ClickUp.
Jetzt ist es an der Zeit, die virtuellen Plätze zu besetzen, indem Sie eine umfassende Marketingstrategie umsetzen, um Ihre Ziele zu erreichen.
Virtuelle Konferenzen bieten Ihnen die Flexibilität, ein Publikum aus aller Welt anzusprechen – vorausgesetzt, Sie wissen, wie Sie es erreichen können! ClickUp kann Ihnen dabei helfen, Ihre Social-Media-Beiträge, Videos auf dem YouTube-Kanal Ihres Unternehmens, E-Mail-Marketing, PR-Strategien und vieles mehr zu verwalten.
Verwenden Sie benutzerdefinierte Felder, um schnell auf Beiträge, Formulare, Dokumente, URLs und sogar grundlegende Informationen zuzugreifen, die Sie überprüfen oder als Referenz heranziehen möchten. Diese bleiben in jeder Phase Ihres Planungsprozesses mit Ihren Aufgaben und Unteraufgaben verknüpft, und den Möglichkeiten, die benutzerdefinierte Felder bieten, sind keine Grenzen gesetzt! Also haben Sie Spaß damit. 🤓
Wenn Ihre Marketingstrategie die Aufnahme von VIP-Statusen in Ihre Gästeliste, Influencer-Deals zur Bewerbung Ihres Ereignisses oder Sponsoring umfasst, dann ist es an der Zeit, das Vorlagen-Center von ClickUp zu nutzen.
Erstellen Sie eine Vorlage für die Planung von Ereignissen oder verwenden Sie eine vorgefertigte Vorlage aus dem Vorlagen-Center von ClickUp.
Wählen Sie eine der vorgefertigten Vorlagen von ClickUp für die Planung von Ereignissen oder erstellen Sie Ihre eigene Vorlage, um schnell alle notwendigen Grundlagen für wiederholende Aufgaben abzudecken.
Auf die Plätze, fertig, los!
Denken Sie daran, dass dies nur der Anfang ist!
Dies sind zwar die fünf wesentlichen Schritte zur Planung Ihres nächsten virtuellen Konferenz-Ereignisses, aber die Möglichkeiten sind endlos und der Markt für Online-Ereignisse wächst stetig! Überlassen Sie ClickUp also die organisatorische Arbeit und lassen Sie Ihrer Kreativität freien Lauf!
