Wie plant man eine virtuelle Konferenzveranstaltung?

Sie wollen also eine virtuelle Konferenz veranstalten. großartig!

Virtuelle Veranstaltungen erleben einen großen Aufschwung, und Sie haben wahrscheinlich selbst schon an mindestens einem Dutzend teilgenommen - ja, diese WFH-Happy Hours und Live-Stream-Yogastunden zählen noch.

Online-Veranstaltungen sind eine kosteneffiziente und umfassende Lösung für diejenigen, die mit Reisebeschränkungen zu kämpfen haben, und werden wahrscheinlich in der Nähe bleiben noch lange nach dem Wiedereintritt der Welt in "frühere" Zeiten.

Aber wo beginnen Sie ? Und wie machen Sie Ihre virtuelles Treffen zu einem Erfolg ?

wir hören Sie, und wir haben es auch schon erlebt! ClickUp hat vor kurzem seine eigene groß angelegte Webkonferenz abgehalten, LevelUp vollständig in ClickUp selbst verwaltet! Aber ob Sie nun die ultimative Produktivitätskonferenz oder die Zoom-Babyparty Ihrer Schwester planen, es gibt fünf wesentliche Schritte zur Planung der virtuellen Veranstaltung Ihrer Träume.

5 Schritte zum virtuellen Erfolg

Wenn Sie die Checkliste für eine virtuelle Veranstaltung zusammenstellen, gibt es ein paar Schritte, die vielen erfolgreichen Plänen gemeinsam sind.

Also schnallen Sie sich an und holen Sie Ihr ClickUp Chrome-Erweiterung bereit für ein paar Notizen, denn wir sind hier, um diese Schritte mit Ihnen zu teilen... jetzt!

NBA/ Tenor

Schritt 1: Wählen Sie Ihr Ereignis

Bevor Sie mit der Planung beginnen, müssen Sie festlegen, welche Art von virtueller Veranstaltung Sie durchführen wollen. Handelt es sich um eine Konferenz oder um ein Webinar? Und wo liegt der Unterschied? Es gibt vier Haupttypen von virtuellen Veranstaltungen, in die Ihre Veranstaltung wahrscheinlich fallen wird.

Eine virtuelle Konferenz ist ideal für eine längere, groß angelegte virtuelle Veranstaltung mit einem ausführlichen konferenz-Agenda aus dem jeder Teilnehmer wählen kann, um seinen Tag zu gestalten. Eine virtuelle Konferenz wird in der Regel in Echtzeit abgehalten und ist die perfekte Veranstaltungsart, um Leads zu generieren und sich online zu vernetzen.

Ein Webinar ist kürzer als eine Konferenz und ist eine eigenständige virtuelle Veranstaltung, die den Zweck eines Kurses oder einer "Anleitung" erfüllt Ein Webinar bietet nicht viele Möglichkeiten zum Networking, da diese Art von Veranstaltung oft aufgezeichnet wird, um sie abzuspielen, wann immer der Teilnehmer es wünscht, aber sie beinhalten in der Regel eine Fragerunde, wenn die Veranstaltung in Echtzeit stattgefunden hat.

Interne und externe hybride Veranstaltungen sind Veranstaltungen, die gleichzeitig online und vor Ort stattfinden.

eingabe: virtuelle Hochzeiten und Verlobungsfeiern

Viele Meetings, Weihnachtsfeiern und Teamveranstaltungen finden ebenfalls in diesem Format statt! Wenn die Veranstaltung nur auf Teammitglieder innerhalb eines Unternehmens beschränkt ist, handelt es sich um eine interne hybride Veranstaltung. Wenn jedoch potenzielle Kunden, Benutzer oder andere Unternehmen eingeladen sind, handelt es sich um eine externe hybride Veranstaltung - und eine großartige Gelegenheit zum Networking!

Schritt 2: Wählen Sie Ihre virtuelle Konferenzplattform

Sobald Sie sich entschieden haben, welche Art von virtueller Veranstaltung für Ihren Zweck am besten geeignet ist, überlegen Sie, wie Sie die Veranstaltung übertragen wollen.

Es gibt eine Vielzahl von Streaming-Plattformen für alle Budgets. Bevor Sie sich also allein aufgrund des Preises für eine Option entscheiden, sollten Sie zunächst das Ziel und den Umfang Ihrer Veranstaltung bedenken.

Fragen Sie sich selbst:

• Was ist der Zweck Ihrer Veranstaltung? Gehen Sie zurück zur Art der virtuellen Veranstaltung und notieren Sie sich die Eigenschaften, die Sie dazu bewogen haben, das für Sie beste Format zu wählen und warum
• Wie viele Teilnehmer erwarten Sie? Werden es Tausende von Gästen oder zehn Ihrer engsten Freunde sein?
• Welche Funktionen brauchen Sie unbedingt? Wenn die Beteiligung des Publikums ein wichtiger Bestandteil Ihrer Veranstaltung ist, suchen Sie nach Plattformen, die es den Mitgliedern ermöglichen, zu chatten, die Hand zu heben oder mit Gleichgesinnten zu sprechen. Wenn es sich bei Ihrer Veranstaltung um eine zehnminütige Anleitung handelt, wie Sie zu Hause Ihre Augenbrauen zupfen und färben können, sollten Sie sich vielleicht auf eine Plattform konzentrieren, die es Ihnen ermöglicht, live zu streamen und für später aufzuzeichnen

Wenn Sie sich diese Fragen stellen, ergeben sich vielleicht einige neue, die hier nicht aufgeführt sind. Und das ist gut so! Zumindest werden diese drei Fragen Ihre Gedanken in die richtige Richtung lenken, um die perfekte Streaming-Plattform zu finden.

Disney/ GIPHY

Einige unserer besten Streaming-Plattformen:

Mit dem Wachstum der virtuellen Veranstaltungswelt wächst auch die Auswahl an Streaming-Plattformen, aus der Sie wählen können! Wählen Sie sorgfältig aus, denn dies wird im Wesentlichen Ihr virtueller Veranstaltungsort sein - und denken Sie daran, dass Sie sich nicht festlegen müssen! Einige unserer Favoriten sind:

• Brandlive : Brandlive ist insofern einzigartig, als es drei verschiedene Streaming-Produkte anbietet, je nachdem, welche Art von virtuellem Konferenz-Event Sie planen. Zu den Produkten gehören Allhands, Streams und Showrooms, die es Ihnen ermöglichen, das auf die Kategorie Ihrer virtuellen Veranstaltung zugeschnittene Erlebnis zu wählen - von alltäglichen Arbeitsbesprechungen bis hin zu viralen Produkteinführungen. So ist sichergestellt, dass Sie genau die Funktionen erhalten, die Sie benötigen!
• HeySummit : Diese Streaming-Plattform hilft Ihnen auch dabei, im Vorfeld der Veranstaltung eine Landing Page für Ihre Konferenz-Website zu erstellen, um die Anmeldungen zu verfolgen und die Vermarktung Ihrer Konferenz in Angriff zu nehmen. Wenn Sie eine Vortragsreihe oder mehrere Redner planen, ist HeySummit vielleicht eine Überlegung wert.
• AirMeet : Eine ähnliche Plattform, die für virtuelle Gipfeltreffen und Workshops entwickelt wurde. Sie betont den sozialen Aspekt einer Online-Veranstaltung oder eines Webinars und verspricht ein reichhaltiges Networking-Erlebnis.
• Zoom : Ah, das Altbewährte. Zoom hat sich im letzten Jahr zu einem Begriff entwickelt und Sie haben wahrscheinlich schon das eine oder andere Mal die 40-Minuten-Grenze erreicht, aber mit seinen kostenpflichtigen Optionen kann Zoom Veranstaltungen jeder Größe ausrichten. Die Breakout-Session-Funktion bietet Networking-Möglichkeiten für Teilnehmer und Organisatoren, und die Möglichkeit, mit mobilen Geräten von überall aus teilzunehmen.

Schritt 3: Halten Sie Ihr Publikum bei der Stange

Eine große Herausforderung bei virtuellen Konferenzen besteht darin, dass die Veranstaltung tatsächlich virtuell ist.

Es gibt eine gewisse Energie, die sich während einer gut organisierten persönlichen Konferenz in einem Raum aufbaut - wenn der Tag genau so abläuft, wie Sie es sich vorgestellt haben, und alle mit Begeisterung bei der Sache sind.

Aber keine Sorge, dieses Gefühl ist auch bei Online-Veranstaltungen möglich.

Sie müssen nur etwas kreativer werden, wenn es darum geht, wie Sie Ihre Teilnehmer an Ihre Inhalte fesseln können.

Bei der Strukturierung Ihrer Veranstaltung sollten Sie die Art und Weise, wie Sie Informationen vermitteln, auflockern und eine Mischung aus Live- und aufgezeichneten Inhalten in Betracht ziehen.

Besonders bei längeren Veranstaltungen wie Konferenzen oder Gipfeltreffen bieten gemischte Inhalte Ihren Moderatoren eine kurze Pause vom Sprechen und können als Ausweichmöglichkeit dienen n für den Fall eines technischen oder zeitlichen Fehlers.

Gemischte Inhalte verändern auch die Art und Weise, wie Ihre Teilnehmer Informationen aufnehmen, und können ihnen helfen, sich an wichtige Ideen und Schlüsselmomente des Tages zu erinnern!

Dies könnte bedeuten, dass Sie Videos Ihres Unternehmens einbinden, die für das Thema Ihrer Veranstaltung relevant sind, oder sogar ein tolles Gif. Und wer liebt nicht ein gutes Gif?

Pop TV/ GIPHY profi-Tipp:_ Tauschen Sie sich während des gesamten Planungsprozesses mit Ihrem Team über inhaltliche Ideen aus, indem Sie speichern Sie sie in ClickUp! Einbetten von YouTube-Videos, Vimeo-URLs, Google Drive-Dateien und bildschirmaufzeichnungen direkt in aufgabenbeschreibungen und kommentare so dass Sie nie mehr als ein paar Sekunden von den gewünschten Inhalten entfernt sind.

Eine weitere Möglichkeit, die Aufmerksamkeit der Teilnehmer aufrechtzuerhalten? Wählen Sie einen Moderator oder relevante Redner, die die Tagesordnung in Gang halten können.

Ein guter Redner kann dazu beitragen, dass mehr Tickets für Ihre Veranstaltung verkauft werden und Ihre Gäste auf Trab bleiben! Dies gilt insbesondere für Gastredner, die sich auf das Thema Ihrer Veranstaltung spezialisiert haben, oder für Branchenexperten, die in Ihrem Unternehmen bekannt sind oder als professionelle Redner unerwartete Lücken zu füllen wissen.

So wie es Amy Poehler und Tina Fey getan haben die Golden Globes moderiert haben und wie ClickUp den weltbekannten Organisationspsychologen Adam Grant als Hauptredner von LevelUp 2021. 😉

Auch wenn Sie einen großartigen Redner oder Gastgeber haben, sollten Sie diese Optionen in Betracht ziehen, um Ihre Agenda mit sinnvollen Gelegenheiten zu füllen, Ihr Wissen zu erweitern:

• Bieten Sie im Laufe des Tages Breakout-Sessions oder Podiumsdiskussionen an, bei denen die Teilnehmer von einem Moderator lernen und gemeinsam diskutieren können. Dies ist eine gute Möglichkeit für Ihre Gäste, sich gegenseitig kennen zu lernen und Kontakte zu knüpfen
• Wenn möglich, sollten Sie auf Ihrer Plattform Chat-Funktionen einrichten, damit sich die Teilnehmer jederzeit untereinander austauschen und vernetzen können. leben Sie ein wenig_
• Lassen Sie am Ende eines jeden Abschnitts Zeit für Fragen und Antworten. Die virtuelle Konferenz wirkt persönlicher und Ihre Gäste fühlen sich engagierter, wenn sie wissen, dass sie Teil des Gesprächs sind. Lassen Sie den Chat Ihrer Veranstaltung von einem anderen Mitglied Ihres Teams überwachen, damit keine Frage unbeantwortet bleibt

Schritt 4: Verwalten Sie alle beweglichen Teile an einem Ort

Es versteht sich von selbst, dass eine virtuelle Konferenz jeglicher Größe eine Menge Planung erfordert, und wenn Sie es bis zu dieser Phase des Spiels geschafft haben, spüren Sie das wahrscheinlich schon. Behalten Sie den Überblick über Ihre Fortschritte im Zeitplan Ihrer virtuellen Veranstaltung, indem Sie Ihre To-Do's in einer Online projektmanagement-Plattform .

AKA, Sie sollten Folgendes verwenden ClickUp .

ClickUp ist der Klebstoff, der Ihre virtuelle Veranstaltungsplanung zusammenhält, und einer seiner wichtigsten Vorzüge sind seine Anpassungsmöglichkeiten. Das bedeutet, dass jeder im Team so arbeiten kann, wie er es möchte.

Wie haben wir unsere eigene Plattform genutzt, um LevelUp zu planen? Hier sind ein paar kleine "Must-Do's", die eine große Wirkung haben:

• Erstellen Sie eine einzelneAuflisten von für alles, was mit Ihrer bevorstehenden Konferenz zu tun hat, und fügen Sie benutzerdefinierte Felder zu Ihreraufgaben für jede Abteilung, um anzuzeigen, auf welche Interessengruppen und Organisatoren sich die Aufgabe bezieht
• Finden Sie schnell die Ihnen zugewiesenen Aufgaben in jeder Liste mitfilter undIch-Modus. Finden Sie Ihre unmittelbaren und dringlichsten Aufgaben, indem Sie alle Ablenkungen entfernen und nur die Aufgaben betrachten, die für bestimmte Veranstalter oder Sie selbst relevant sind
• Verwenden SieDashboard können Sie sich leicht einen ungefilterten Überblick darüber verschaffen, wie nah Sie an der Fertigstellung Ihres Projekts sind. Im Grunde ist dies die Vogelperspektive, aus der Sie sehen, wie die Dinge laufen. Verwenden Sie Dashboard in Besprechungen, wenn Sie den Beteiligten Bericht erstatten oderprojektleitern* Veranstalten Sie Ihre Meetings direkt in ClickUp! Machen Sie jedes Meeting zu einem Zoom-Meeting mit demZoom-Integration in Ihrer ClickUp-Aufgabe

Schritt 5: Vermarkten Sie den ganzen Scheiß

Sie sind fast am Ziel! Du hast es geschafft:

✅ Die Art der Veranstaltung

✅ Den Streaming-Dienst

✅ Die Tagesordnung

✅ Das ultimative Projektmanagement-Tool. hust, hust_, ClickUp.

Jetzt ist es an der Zeit, die virtuellen Stühle zu besetzen, indem man ein umfassendes marketing-Strategie zum Erreichen Ihrer ziele .

Virtuelle Konferenzen bieten Ihnen die Flexibilität, ein Publikum aus der ganzen Welt anzusprechen - vorausgesetzt, Sie wissen, wie Sie es erreichen! ClickUp kann Ihnen bei der Verwaltung Ihrer Beiträge in den sozialen Medien, der Videos auf dem YouTube-Kanal Ihres Unternehmens, des E-Mail-Marketings und der PR-Strategien helfen, und mehr .

Verwenden Sie Benutzerdefinierte Felder um schnell auf Beiträge, Formulare, Dokumente, URLs und sogar grundlegende Informationen zur Überprüfung oder als Referenz zuzugreifen. Diese bleiben bei Ihren Aufgaben und unteraufgaben in jeder Phase Ihres Planungsprozesses, und die Möglichkeiten, die benutzerdefinierte Felder bieten, sind grenzenlos! Also viel Spaß damit. 🤓

Wenn Ihre Marketingstrategie das Hinzufügen eines VIP-Status auf Ihrer Gästeliste vorsieht, influencer-Deals um Ihre Veranstaltung oder Ihr Sponsoring zu bewerben, dann ist es an der Zeit, die ClickUp's Vorlagen-Center .

Erstellen oder Anwenden einer vorgefertigten Vorlage vorlage für die Veranstaltungsplanung aus ClickUp's Vorlagen-Center

Wählen Sie eine von ClickUp's vorgefertigten vorlagen für die Veranstaltungsplanung oder erstellen Sie Ihre eigenen, um schnell alle notwendigen Grundlagen für wiederkehrende Aufgaben abzudecken.

Auf die Plätze, fertig, los!

Denken Sie daran: Das ist erst der Anfang!

Dies sind vielleicht die fünf wichtigsten Schritte, um planung Ihrer nächsten virtuellen Konferenz aber die Möglichkeiten sind endlos und der Markt für Online-Veranstaltungen wird immer größer! Also lassen ClickUp übernimmt die organisatorische Arbeit, und Sie können Ihrer Kreativität freien Lauf lassen!

Fuchs/ GIPHY