Schlechte Datenqualität kostet Unternehmen durchschnittlich 13 Millionen Dollar pro Jahr durch entgangene Chancen und verschwendete Ressourcen. 📉
Der Grund dafür? Vertriebsmitarbeiter verbringen oft einen Teil ihres Arbeitstages damit, falsche Kontaktdaten, doppelte Datensätze und fehlende Informationen zu bereinigen, anstatt Geschäfte abzuschließen.
Hier kann CRM-Hygiene den Unterschied ausmachen. ✨
Obwohl der Begriff "CRM-Hygiene" nach einem Software-Reinigungsprozess klingt, geht es dabei eigentlich darum, Kundendaten in Ihrem CRM-System sauber und zuverlässig zu halten. Dies führt zu einer besseren Datenqualität, die wiederum Teams dabei hilft, datengestützte Entscheidungen zu treffen, die sich positiv auf die Vertriebsleistung und den Erfolg Ihrer Kunden auswirken.
Lassen Sie uns die CRM-Hygiene durchgehen und einige Best Practices festlegen, mit denen Sie Ihr CRM-System optimieren können.
🏆 Bonus: Wir zeigen Ihnen außerdem, wie Sie mit den Features von ClickUp diese Best Practices umsetzen können!
⏰ 60-Sekunden-Zusammenfassung
👉 Eine schlechte CRM-Hygiene ist das Ergebnis von Problemen wie Fehlern bei der manuellen Dateneingabe, doppelten Datensätzen, unvollständigen Profilen, inkonsistenten Formaten und veralteten Informationen.
👉 Diese Probleme führen zu verschwendeten Ressourcen, fehlgeschlagenen Marketingkampagnen, ungenauen Umsatzprognosen und beschädigten Kundenbeziehungen.
👉 Zur CRM-Hygiene gehören regelmäßige Datenprüfungen, standardisierte Protokolle für die Dateneingabe, die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben und rollenbasierte Zugriffskontrollen, um die Datengenauigkeit sicherzustellen.
👉 ClickUp hilft Ihnen dabei, die CRM-Hygiene zu optimieren, indem es Qualitätsprüfungen automatisiert, die Kundenkommunikation zentralisiert und sich für eine nahtlose Datenverwaltung in andere Plattformen integrieren lässt.
👉 Saubere CRM-Systeme verbessern die Entscheidungsfindung, optimieren die Ausrichtung auf einzelne Ziele und schützen den Ruf Ihres Unternehmens – und das bei gleichzeitiger Steigerung der Gesamteffizienz.
Was ist CRM-Hygiene?
Ein unübersichtliches Dashboard mit verstreuten Notizen, zufälligen Dateien und falschen Kundendaten – so sieht ein unorganisiertes CRM-System aus. 😣
Genauso wie ein aufgeräumter Arbeitsplatz Ihnen hilft, besser zu funktionieren, ermöglichen saubere CRM-Daten den Vertriebsteams (und anderen verbundenen Teams), immer die richtigen Daten zur Hand zu haben.
Und damit sind wir auch schon bei unserem Thema angelangt! ✅
CRM-Hygiene bezieht sich auf die Pflege sauberer, genauer und aktueller Daten in Ihrem Kundenbeziehungsmanagementsystem. Dazu gehört oft das Entfernen unnötiger Daten wie alter E-Mail-Adressen, veralteter Postanschriften, unvollständiger Datensätze und doppelter Kontakte aus Ihrer Datenbank. 🤝
Das Konzept basiert auf zwei Säulen: Datenqualität und Datenhygiene. Es ähnelt eher der Organisation Ihres Büroraums als einer Arbeitsplatzprüfung.
Die Datenhygiene konzentriert sich auf die Behebung von Fehlern und die Bereinigung von Informationen, während die Datenqualität die Bewertung umfasst, ob die Daten bestimmte Standards erfüllen. 💯
Wenn Ihre Vertriebsmitarbeiter ihre Kontaktliste bereinigen (Datenhygiene), löschen sie möglicherweise alte Karten und aktualisieren Telefonnummern. Bei der Überprüfung der Datenqualität beurteilen sie jedoch, ob diese Kontakte richtig kategorisiert sind, ob die Lead-Bewertung korrekt ist und ob die Informationen dazu beitragen, Geschäfte voranzubringen.
📌 Beispiel: E-Mail-Marketing-Datenbanken veralten naturgemäß um über 20 % pro Jahr, da Menschen ihren Arbeitsplatz wechseln, umziehen oder ihre Kontaktdaten aktualisieren. Regelmäßige Datenbereinigung hilft dabei, genaue Kundenprofile zu pflegen, sodass Marketing-Teams vermeiden können, die falsche Zielgruppe anzusprechen.
Warum gute CRM-Datenhygiene wichtig ist
jährlich werden 35 Millionen Telefonnummern neuen Benutzern zugewiesen.
Welche Auswirkungen hat das?
Minderwertige Daten haben einen Dominoeffekt, der Probleme für Vertriebsmitarbeiter verursacht. E-Mail-Marketing-Datenbanken veralten. Marketing-Teams verschwenden Ressourcen für veraltete Kontakte, während Vertriebsleiter Entscheidungen auf der Grundlage ungenauer Prognosen treffen.
Eine konsequente CRM-Hygiene (insbesondere der CRM-Komponenten ) verwandelt Ihre Datenbank von einem unübersichtlichen System in einen gut organisierten digitalen Workspace.
📌 Beispiel: Eine gut gepflegte CRM-Datenbank bietet mehrere messbare Vorteile.
- Vertriebsteams schließen Geschäfte schneller mit genauen Kontaktinformationen ab
- Marketingkampagnen erreichen die richtige Zielgruppe zur richtigen Zeit
- Teams im Bereich Revenue Operations erstellen zuverlässige Prognosen auf der Grundlage sauberer Daten
Eine gute CRM-Hygiene sorgt nicht nur für Effizienz, sondern schützt auch den Ruf Ihres Unternehmens. Das Versenden von Glückwunsch-E-Mails zu einer Aktion an jemanden, der das Unternehmen vor einem Jahr verlassen hat, oder die Ansprache von Führungskräften mit falschen Titeln schadet Ihrer Glaubwürdigkeit. 🙌
Wenn Vertriebs- und Marketingteams mit sauberen Daten arbeiten, bauen sie stärkere Kundenbeziehungen auf.
Die finanziellen Auswirkungen einer guten CRM-Hygiene sprechen ebenfalls Bände. Unternehmen, die ungenaue B2B-Daten verwenden, riskieren nicht nur verlorene Chancen, sondern auch eine potenzielle Domain-Blacklisting aufgrund übermäßiger E-Mail-Bounces. Verlorene Interessenten, verpasste Chancen, letztlich geringere Einnahmen und Umsätze.
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Häufige Ursachen für mangelnde Hygiene in CRMs
Ähnlich wie ein Barista, der in der Rushhour die Reihenfolge der Bestellungen durcheinanderbringt, können CRM-Systeme aus verschiedenen Gründen unübersichtlich und chaotisch werden. Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Gründe, warum CRM-Daten manchmal durcheinander geraten können.
- Fehler bei der manuellen Dateneingabe: Diese sind der Hauptgrund für eine schlechte CRM-Hygiene. Wenn Vertriebsmitarbeiter zwischen Anrufen hastig Informationen eingeben, verwandeln einfache Tippfehler "john. doe@gmail. com" in "john. doe@gmail. cmo", was zu Kommunikationsfehlern und verlorenen Verkaufschancen führt
- Doppelte Daten: Dies ist ein weiteres großes Problem – stellen Sie sich vor, dass zwei separate Profile für denselben Kunden erstellt wurden, wodurch wertvolle Informationen auf mehrere Datensätze verteilt werden
- Unvollständige Daten: Dies führt zu Lücken in Kundenprofilen, ähnlich wie bei einem Puzzle, bei dem Teile fehlen
- Fehlende Daten: Dies wird häufig dadurch verursacht, dass Teammitglieder in stressigen Zeiträumen bestimmte Felder nicht ausfüllen, sodass in Profilen Telefonnummern, Titel oder Unternehmensinformationen fehlen
91 % der Unternehmen leiden unter Datenfehlern in ihren CRM-Systemen, was zeigt, wie universell diese Herausforderung ist. Sie möchten solche Fehler vermeiden? Hier sind 5 Vorsichtsmaßnahmen zur Datensicherheit, die jedes professionelle Team treffen sollte, um reibungslose Geschäftsabläufe zu gewährleisten. *✅
Die oben genannten Probleme werden durch veraltete Informationen noch verschärft.
Unternehmen ändern ihre Adressen, Mitarbeiter wechseln ihren Arbeitsplatz und Telefonnummern werden neu vergeben. Ohne regelmäßige Aktualisierungen wird Ihr CRM zu einem alten Telefonbuch – voller Nummern, die nicht mehr funktionieren. Datensilos sorgen für zusätzliche Komplexität, wenn verschiedene Abteilungen separate, oft widersprüchliche Kundendatensätze pflegen.
All diese unglücklichen Zwischenfälle führen zu einer schlechten CRM-Hygiene, die Unternehmen jährlich Millionen von Dollar kostet.
Die Lösung? Im Folgenden finden Sie einige Best Practices, die die Schlüsselursachen für schlechte CRM-Hygiene angehen und deren Auftreten verhindern.
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Best Practices für CRM-Datenhygiene
1. Legen Sie klare Richtlinien und Einschränkungen fest ✅
Datenverwaltungsrichtlinien fungieren als Regelwerk für Ihr CRM. Erstellen Sie standardisierte Formate für Telefonnummern, Adressen und Firmennamen.
Entscheiden Sie beispielsweise, ob Telefonnummern Ländercodes enthalten oder ob Firmennamen "Inc. " oder "Limited. " enthalten sollen. Wenn alle nach dem gleichen Spielbuch vorgehen, bleiben die Daten konsistent und sauber.
2. Führen Sie regelmäßige Datenprüfungen durch ✅
Planen Sie monatliche Datenqualitätsprüfungen wie die Wartung der Server. Überprüfen Sie Kontaktdatensätze auf Vollständigkeit, Genauigkeit und Relevanz. Bereichern Sie Ihre CRM-Daten, indem Sie veraltete Informationen entfernen oder aktualisieren, doppelte Einträge zusammenführen und wichtige Datenpunkte überprüfen. Regelmäßige Audits helfen dabei, Muster für Datenverfall und Bereiche zu identifizieren, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern.
3. Standardisierung und Dateneingabe ✅
Führen Sie einheitliche Standards für die Dateneingabe in allen Teams ein. Erstellen Sie nach Möglichkeit ausklappbare Menüs anstelle von Feldern für freien Text.
Standardisieren Sie beispielsweise Jobtitel, um zu verhindern, dass Varianten wie "Chief Marketing Officer", "CMO" und "Marketing Chief" Ihre Datenbank überladen. Legen Sie erforderliche Felder fest, um wichtige Informationen konsistent zu erfassen.
🔗 Lesen Sie auch: Datenverwaltung: Best Practices für die Implementierung
4. Automatisierung und Integration ✅
Überlassen Sie repetitive Aufgaben der Technologie. Verwenden Sie Webformulare, die Daten vor der Eingabe automatisch formatieren.
Verbinden Sie Ihr CRM mit E-Mail-Systemen, um Kontaktinformationen automatisch zu aktualisieren. Wenn Kunden ihre Daten über Ihre Website aktualisieren, sollte das CRM diese Änderungen ohne manuelles Eingreifen widerspiegeln.
Im Jahr 2023 mussten US-Unternehmen aufgrund falscher Datenberichterstellung Strafen in Höhe von 7 Milliarden US-Dollar an die Steuerbehörde IRS zahlen. Lesen Sie unseren Leitfaden zur Erstellung von CRM-Berichten für Ihr Vertriebsteam . 🙌
5. Duplikatsverwaltung ✅
Bekämpfen Sie doppelte Datensätze mit automatisierten Erkennungs-Tools. Richten Sie Abgleichregeln basierend auf E-Mail-Adressen, Telefonnummern oder Firmennamen ein.
Wenn potenzielle Duplikate auftreten, weisen Sie ein bestimmtes Mitglied Ihres Teams damit beauftragen, die Datensätze sorgfältig zu überprüfen und zusammenzuführen, anstatt Einträge massenhaft zu löschen.
6. Rollenbasierte Zugriffskontrolle ✅
Nicht jeder muss alles bearbeiten. Vertriebsmitarbeiter müssen möglicherweise Kontaktdaten aktualisieren, während Marketing-Teams Zugriff auf Kampagnendaten benötigen. Definieren Sie klare Rollen und Berechtigungen, um versehentliche Datenänderungen zu verhindern. Wenn weniger Personen wichtige Felder bearbeiten können, verbessert sich die Datenintegrität auf natürliche Weise.
📌 Beispiel: In einem Setup für den Einzelhandel kann das Lagerpersonal die Lagerbestände überprüfen, aber das Verkaufsteam kann nur Produktdetails einsehen. Auf diese Weise können nur die richtigen Personen Änderungen vornehmen, was Fehler reduziert und die Produktinformationen korrekt hält.
7. Fördern Sie Transparenz und Zusammenarbeit ✅
Schaffen Sie eine Feedbackschleife zwischen den Teams. Vertriebsmitarbeiter, die veraltete Informationen entdecken, sollten über einen klaren Prozess verfügen, um diese zu kennzeichnen.
Marketing-Teams, die neue Kundenerkenntnisse gewinnen, sollten diese systematisch freigeben. Wenn alle zur Datenhygiene beitragen, profitiert das gesamte Unternehmen.
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Verbessern Sie Ihre CRM-Hygiene mit ClickUp
Jetzt denken Sie vielleicht: Die Bearbeitung all dieser Daten ist sicherlich keine Aufgabe für eine Person und schon gar nicht mit einer einzigen Plattform zu bewältigen.
Was wäre aber, wenn es eine Plattform gäbe, die alle Features bietet, die Sie für eine gute CRM-Hygiene benötigen? Hier kommt ClickUp ins Spiel.
Fassen wir zusammen, was wir wollen: saubere, organisierte und nachverfolgbare Daten für ein funktionierendes CRM-System. ClickUp erfüllt alle diese Anforderungen. ✅
Zunächst automatisiert ClickUp Automatisierung wiederkehrende Aufgaben wie das Erkennen doppelter Datensätze und das Aktualisieren von Kontaktinformationen.
💡 Profi-Tipp: Ein Vertriebsmitarbeiter, der feststellt, dass er Stunden damit verbracht hat, doppelte Kundenprofile zusammenzuführen, kann ClickUp-Automatisierungen verwenden, um den Prozess zu vereinfachen, sodass er sich auf den eigentlichen Verkauf konzentrieren kann.
Als Nächstes: Organisation. Denken Sie an Ordner, Listen und benutzerdefinierte Ansichten, die Ihnen eine 360-Grad-Perspektive auf Ihre Projekte und Aufgaben bieten.
ClickUp bietet leistungsstarke ClickUp-Ansichten – von Kanban-Boards bis hin zu Listenansichten –, mit denen Ihr Team seinen Workflow anpassen kann. Beispielsweise können Vertriebsteams die gesamte Vertriebspipeline mit einem Kanban-Board visualisieren, wodurch der Status jedes Geschäfts leichter zu erkennen ist und Doppelarbeit vermieden wird.
Aber wie können Sie bei so vielen Deals und Metriken, die über den Workflow Ihres Teams verstreut sind, sicherstellen, dass wichtige Aufgaben und Details nicht übersehen werden?
ClickUp Aufgaben spielen dabei eine wichtige Rolle, da sie alle Aufgaben in der Organisation zentralisieren, Ihnen die Festlegung von Fristen ermöglichen und Aufgaben an Teammitglieder zuweisen.
🏆 Bonus: Mit ClickUp Aufgaben können Sie ganz einfach Ziele, Mindmaps, Dateien und andere Dokumente verknüpfen, um sicherzustellen, dass alle jederzeit über die neuesten Daten informiert sind. Verpassen Sie keine wichtigen Termine mehr!
Aber was sind Daten ohne Nachverfolgung des Fortschritts? Natürlich hat ClickUp auch dafür eine Lösung.
Ganz gleich, ob Sie Vertriebsaktivitäten überwachen oder Kundendaten verwalten – die Dashboards von ClickUp bieten Ihnen eine Echtzeit-Übersicht und enthalten über 50 anpassbare Widgets.
Vertriebsteams können mit den Dashboards von ClickUp den Wert eines Kunden über seine gesamte Lebensdauer hinweg verfolgen, die Datenqualität messen und fundierte Entscheidungen auf einem einzigen Bildschirm treffen.
Gefallen Ihnen die Features? Mit der CRM-Vorlage von ClickUp können Sie all das ganz einfach ausprobieren.
Diese Vorlage ist ein komplettes Toolkit für die effektive Verwaltung von Kundenbeziehungen. Vertriebsteams können Leads über anpassbare Pipelines nachverfolgen, während Marketingteams Kontaktinformationen in einem zentralen hub organisieren.
👀 Notiz: Achten Sie bei der Auswahl eines CRM darauf, dass es sich gut in Ihre bestehenden Workflows einfügt. Ein praktisches Feature, auf das Sie achten sollten, ist die Anzahl der Integrationen, die das CRM-System unterstützt (je mehr, desto besser).
Auch hier unterstützt Sie ClickUp. ClickUp-Integrationen unterstützen mehr als 1.000 Apps.
📌 Beispiel: Hier ist ein Szenario, wie diese Integrationen Ihnen helfen können: Um Ihre Daten über alle Tools hinweg konsistent zu halten, nutzen Sie die Integrationen von ClickUp mit HubSpot und Zapier. Alle Aktualisierungen, die Sie an einer Stelle vornehmen, werden automatisch überall angezeigt. Haben Sie einen Videoanruf mit einem Client? Nutzen Sie die Zoom-Integration von ClickUp, um Anrufe einzurichten und sie ganz einfach in Ihrem Google Kalender zu speichern. Das ist Komfort pur!
ClickUp lässt sich nahtlos in andere beliebte Tools der Branche wie Salesforce, Zendesk, Zoho CRM, Pipedrive und Freshworks integrieren.
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Herausforderungen und Lösungen bei der Aufrechterhaltung der CRM-Hygiene
Sie wissen wahrscheinlich, wie wichtig die Pflege Ihrer CRM-Daten für Ihr Geschäft ist. Aber seien wir ehrlich – das ist leichter gesagt als getan.
Herausforderungen wie unvollständige Daten oder veraltete Datensätze können sich einschleichen und Chaos verursachen, wenn sie nicht frühzeitig angegangen werden. Was sind also die häufigsten Hindernisse und wie können Sie diese überwinden? Lassen Sie uns das genauer betrachten:
Herausforderung 1: Unvollständige Daten 💢
Nehmen wir Alex als Beispiel, einen Außendienstmitarbeiter, der sein CRM nach jedem Kundengespräch sorgfältig aktualisiert. Allerdings hat er festgestellt, dass in einigen seiner Einträge wichtige Details fehlen, wie beispielsweise die bevorzugte Kontaktmethode des Clients. Unvollständige Daten führen oft zu Missverständnissen und verpassten Chancen.
🎉 Lösung: Implementierung einer standardisierten Checkliste für die Dateneingabe.
Indem er sicherstellt, dass alle erforderlichen Felder vor dem Speichern eines Datensatzes ausgefüllt sind, kann Alex saubere CRM-Daten pflegen und die Fallstricke einer schlechten Datenhygiene vermeiden.
Herausforderung 2: Datenchaos 💢
Kevin, ein Vertriebsanalyst, hat mit unsachgemäßer "Datenhortung" zu kämpfen. Sein CRM ist überfüllt mit Leads aus den letzten fünf Jahren, die seit ihrer ersten Interaktion nicht mehr aktiv waren.
Diese veralteten Informationen verzerren die Umsatzprognosen und verschwenden Speicherressourcen.
🎉 Lösung: Dazu müssen automatisierte Archivierungsregeln eingerichtet werden. Regeln wie diese markieren inaktive Kontakte nach 18 Monaten, sodass Teams diese Datensätze erneut aktivieren oder archivieren können, um eine schlanke, verwertbare Datenbank zu erhalten.
Herausforderung 3: Falsches Format 💢
Das Problem von Arvind ist zwar unkompliziert, aber sehr zeitaufwändig. Die Hälfte seines Teams verwendet "Vereinigte Staaten", während andere "USA" oder "U. S. A." in die Felder für den Speicherort schreiben.
Inkonsistente Formate sorgen für Chaos, wenn Sie versuchen, Kunden nach Regionen zu segmentieren.
🎉 Lösung: Durch die Erstellung standardisierter Dropdown-Menüs für Speicherort-Felder lässt sich dieses Problem ganz einfach lösen.
Durch die Beseitigung von Abweichungen erhält er korrekte, kategorisierte Leads, die er kontaktieren, Angebote unterbreiten und Abschlüsse tätigen kann.
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Bereinigen Sie Ihre CRM-Prozesse mit ClickUp
Denken Sie daran: Gute CRM-Hygiene ist keine einmalige Tiefenreinigung, sondern ein fortlaufender Prozess, der das Engagement jedes einzelnen Team-Mitglieds erfordert.
Automatisierung und Tools sind zwar nützlich für die CRM-Hygiene, aber selbst die besten Systeme können ohne eine gute Kommunikation im Team versagen.
Hier glänzt ClickUp als das perfekte Tool für alle Ihre CRM-Anforderungen. Mit ClickUp verfügt Ihr Team über eine Vielzahl von Tools und Features, um genaue Kundendaten zu pflegen, Workflows zu optimieren und bessere Verkaufsergebnisse zu erzielen.
Sind Sie bereit, etwas zu verändern? Melden Sie sich noch heute bei ClickUp an und erreichen Sie die Ziele Ihres Teams! ✅