Schlechte Datenqualität kostet Unternehmen durchschnittlich 13 Millionen Dollar pro Jahr an entgangenen Chancen und verschwendeten Ressourcen. 📉
Der Grund dafür? Vertriebsmitarbeiter verbringen oft einen Teil ihres Tages damit, sich mit falschen Kontaktdaten, doppelten Datensätzen und fehlenden Informationen herumzuschlagen, anstatt Geschäfte abzuschließen.
Hier kann eine gute CRM-Hygiene den Unterschied ausmachen. ✨
Der Begriff „CRM-Hygiene” klingt zwar wie ein Software-Reinigungsprozess, tatsächlich geht es jedoch darum, Kundendaten in Ihrem CRM-System sauber und zuverlässig zu halten. Dies führt zu einer besseren Datenqualität, was wiederum Teams dabei hilft, datengestützte Entscheidungen zu treffen, die sich positiv auf die Vertriebsleistung und den Erfolg der Kunden auswirken.
Lassen Sie uns einen Blick auf die CRM-Hygiene werfen und einige Best Practices festlegen, mit denen Sie Ihr CRM-System optimieren können.
🏆 Bonus: Wir zeigen Ihnen auch, wie Sie mit den Features von ClickUp diese Best Practices umsetzen können!
⏰ 60-Sekunden-Zusammenfassung
👉 Eine schlechte CRM-Hygiene ist das Ergebnis von Problemen wie Fehlern bei der manuellen Dateneingabe, doppelten Datensätzen, unvollständigen Profilen, inkonsistenten Formaten und veralteten Informationen.
👉 Diese Probleme führen zu verschwendeten Ressourcen, fehlgeschlagenen Marketingkampagnen, ungenauen Umsatzprognosen und beschädigten Kundenbeziehungen.
👉 Zur Aufrechterhaltung einer guten CRM-Hygiene gehören regelmäßige Datenprüfungen, standardisierte Protokolle für die Einträge, die Automatisierung wiederholender Aufgaben und rollenbasierte Zugriffskontrollen, um die Genauigkeit der Daten zu gewährleisten.
👉 ClickUp hilft Ihnen dabei, Ihre CRM-Hygiene zu optimieren, indem es Qualitätsprüfungen durch Automatisierung abwickelt, die Kundenkommunikation zentralisiert und sich für eine nahtlose Datenverwaltung in andere Plattformen integriert.
👉 Saubere CRM-Systeme verbessern die Entscheidungsfindung, optimieren die Kundenansprache und schützen den Ruf Ihres Unternehmens – und das alles bei gleichzeitiger Steigerung der Gesamteffizienz.
Was ist CRM-Hygiene?
Ein unübersichtliches Dashboard mit verstreuten Notizen, zufälligen Dateien und falschen Kundendaten – so sieht ein unorganisiertes CRM-System aus. 😣
Genauso wie ein aufgeräumter Workspace Ihnen hilft, besser zu arbeiten, ermöglichen saubere CRM-Daten den Vertriebsteams (und anderen damit verbundenen Teams), immer die richtigen Daten zur Hand zu haben.
Und damit kommen wir zu unserem Thema! ✅
CRM-Hygiene bezieht sich auf die Pflege sauberer, genauer und aktueller Daten in Ihrem Kundenbeziehungsmanagementsystem. Dazu gehört oft das Entfernen unnötiger Daten wie alter E-Mail-Adressen, veralteter Postanschriften, unvollständiger Datensätze und doppelter Kontakte aus Ihrer Datenbank. 🤝
Das Konzept basiert auf zwei Säulen: Datenqualität und Datenhygiene. Es ähnelt eher der Organisation Ihres Büroraums als der Durchführung einer Arbeitsplatzprüfung.
Bei der Datenhygiene geht es darum, Fehler zu beheben und Informationen zu bereinigen, während bei der Datenqualität bewertet wird, ob die Daten bestimmte Standards erfüllen. 💯
Wenn Ihre Vertriebsmitarbeiter ihre Kontaktliste bereinigen (Datenhygiene), löschen sie möglicherweise alte Visitenkarten und aktualisieren Telefonnummern. Bei der Überprüfung der Datenqualität beurteilen sie jedoch, ob diese Kontakte richtig kategorisiert sind, ob die Lead-Bewertung korrekt ist und ob die Informationen dazu beitragen, Geschäfte voranzubringen.
📌 Beispiel: E-Mail-Marketing-Datenbanken verlieren jährlich mehr als 20 % ihrer Daten, da Menschen den Arbeitsplatz wechseln, umziehen oder ihre Kontaktdaten aktualisieren. Eine regelmäßige Datenbereinigung trägt dazu bei, genaue Kundenprofile zu pflegen, sodass Marketingteams vermeiden können, die falsche Zielgruppe anzusprechen.
Warum gute CRM-Datenhygiene wichtig ist
Jährlich werden 35 Millionen Nummern neuen Benutzern zugewiesen.
Welche Auswirkungen hat dies?
Mangelhafte Datenqualität hat einen Dominoeffekt, der Probleme für Vertriebsmitarbeiter verursacht. E-Mail-Marketing-Datenbanken verlieren an Qualität. Marketingteams verschwenden Ressourcen für veraltete Kontakte, während Vertriebsleiter Entscheidungen auf der Grundlage ungenauer Prognosen treffen.
Eine konsequente Pflege der CRM-Hygiene (insbesondere der CRM-Komponenten ) verwandelt Ihre Datenbank von einem unübersichtlichen System in einen gut organisierten digitalen Workspace.
📌 Beispiel: Eine gut gepflegte CRM-Datenbank bietet mehrere messbare Vorteile.
- Vertriebsteams schließen Geschäfte schneller ab, wenn sie über genaue Kontaktinformationen verfügen.
- Marketingkampagnen erreichen die richtige Zielgruppe zur richtigen Zeit
- Revenue-Operations-Teams erstellen zuverlässige Prognosen auf der Grundlage sauberer Daten.
Eine gute CRM-Hygiene sorgt nicht nur für Effizienz, sondern schützt auch den Ruf Ihres Unternehmens. Wenn Sie Glückwunsch-E-Mails zu einer Aktion an jemanden senden, der das Unternehmen vor einem Jahr verlassen hat, oder Führungskräfte mit falschen Titeln ansprechen, schadet dies Ihrer Glaubwürdigkeit. 🙌
Wenn Vertriebs- und Marketingteams mit sauberen Daten arbeiten, bauen sie stärkere Kundenbeziehungen auf.
Auch die finanziellen Auswirkungen einer guten CRM-Hygiene sprechen Bände. Unternehmen, die ungenaue B2B-Daten verwenden, riskieren nicht nur verlorene Geschäftsmöglichkeiten, sondern auch eine potenzielle Domain-Sperrung aufgrund übermäßiger E-Mail-Bounces. Verlorene Interessenten, verlorene Chancen, letztendlich geringere Einnahmen und Umsätze.
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Häufige Ursachen für mangelnde Hygiene in CRMs
Ähnlich wie ein Barista, der während der Stoßzeit die Reihenfolge der Bestellungen durcheinanderbringt, können CRM-Systeme aus verschiedenen Gründen unübersichtlich und chaotisch werden. Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Gründe, warum CRM-Daten manchmal fehlerhaft sein können.
- Fehler bei der manuellen Dateneingabe: Diese sind der Hauptgrund für eine schlechte CRM-Hygiene. Wenn Vertriebsmitarbeiter zwischen Anrufen hastig Informationen eingeben, verwandeln einfache Tippfehler „john. doe@gmail. com“ in „john. doe@gmail. cmo“, was zu Kommunikationsfehlern und verlorenen Geschäftsmöglichkeiten führt.
- Doppelte Daten: Dies ist ein weiteres großes Problem – stellen Sie sich vor, dass zwei separate Profile für denselben Benutzer erstellt wurden, wodurch wertvolle Informationen auf mehrere Datensätze verteilt sind.
- Unvollständige Daten: Dies führt zu Lücken in den Kundenprofilen, ähnlich wie bei einem Puzzle, bei dem Teile fehlen.
- Fehlende Daten: Dies wird häufig dadurch verursacht, dass Mitglieder des Teams in stressigen Zeiträumen bestimmte Felder nicht ausfüllen, sodass in den Profilen Telefonnummern, Titel oder Unternehmensinformationen fehlen.
91 % der Unternehmen leiden unter Fehlern in ihren CRM-Systemen, was zeigt, wie universell dieses Problem ist. Sie möchten solche Fehler vermeiden? Hier sind 5 Vorsichtsmaßnahmen zur Datensicherheit, die jedes professionelle Team treffen sollte, um einen reibungslosen Betrieb des Geschäfts zu gewährleisten. ✅
Die oben genannten Probleme werden durch veraltete Informationen noch verschärft.
Unternehmen ändern ihre Adressen, Mitarbeiter wechseln ihren Arbeitsplatz und Telefonnummern werden neu vergeben. Ohne regelmäßige Aktualisierungen wird Ihr CRM zu einem alten Telefonbuch – voller Nummern, die nicht mehr funktionieren. Datensilos sorgen für zusätzliche Komplexität, wenn verschiedene Abteilungen separate, oft widersprüchliche Kundendaten pflegen.
Das Ergebnis all dieser unglücklichen Zwischenfälle ist eine schlechte CRM-Hygiene, die den Geschäftsbetrieben jährlich Millionen von Dollar kostet.
Die Lösung? Im Folgenden finden Sie einige Best Practices, die die Schlüsselursachen für eine schlechte CRM-Hygiene angehen und deren Auftreten verhindern.
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Best Practices für die CRM-Datenhygiene
1. Legen Sie klare Richtlinien und Einschränkungen fest ✅
Datenverwaltungsrichtlinien fungieren als Regelwerk für Ihr CRM. Erstellen Sie standardisierte Formate für Telefonnummern, Adressen und Firmennamen.
Beispiel: Legen Sie fest, ob Telefonnummern Ländercodes enthalten oder ob Firmennamen mit „Inc.“ oder „Limited“ versehen werden. Wenn alle Mitarbeiter dieselben Vorgaben befolgen, bleiben die Daten konsistent und sauber.
2. Führen Sie regelmäßige Datenprüfungen durch ✅
Planen Sie monatliche Datenqualitätsprüfungen wie Serverwartungen. Überprüfen Sie Kontaktdatensätze auf Vollständigkeit, Genauigkeit und Relevanz. Bereichern Sie Ihre CRM-Daten, indem Sie veraltete Informationen entfernen oder aktualisieren, doppelte Einträge zusammenführen und wichtige Datenpunkte überprüfen. Regelmäßige Audits helfen dabei, Muster des Datenverfalls und Bereiche zu identifizieren, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern.
3. Standardisierung und Eintrag ✅
Führen Sie einheitliche Standards für die Dateneingabe in allen Teams ein. Erstellen Sie nach Möglichkeit Dropdown-Menüs anstelle von Freitext-Feldern.
Standardisieren Sie beispielsweise Titel, um zu verhindern, dass Varianten wie „Chief Marketing Officer“, „CMO“ und „Marketing Chief“ Ihre Datenbank überladen. Legen Sie Pflichtfelder fest, um wichtige Informationen konsistent zu erfassen.
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4. Automatisierung und Integration ✅
Überlassen Sie repetitive Aufgaben der Technologie. Verwenden Sie Webformulare, die Daten vor dem Eintrag automatisch formatieren.
Verbinden Sie Ihr CRM mit E-Mail-Systemen, um Kontaktinformationen automatisch zu aktualisieren. Wenn Kunden ihre Daten über Ihre Website aktualisieren, sollte das CRM diese Änderungen ohne manuelles Eingreifen widerspiegeln.
Im Jahr 2023 mussten US-Unternehmen aufgrund falscher Berichte zur Datenerstellung Strafen in Höhe von 7 Milliarden US-Dollar an die US-Steuerbehörde IRS zahlen. Lesen Sie unseren Leitfaden zur Erstellung von CRM-Berichten für Ihr Vertriebsteam. 🙌
5. Duplikatsverwaltung ✅
Bekämpfen Sie doppelte Datensätze mit automatisierten Erkennungstools. Richten Sie Abgleichregeln basierend auf E-Mail-Adressen, Telefonnummern oder Firmennamen ein.
Wenn potenzielle Duplikate auftreten, beauftragen Sie ein spezielles Mitglied des Teams damit, die Datensätze sorgfältig zu überprüfen und zusammenzuführen, anstatt Einträge massenhaft zu löschen.
6. Rollenbasierte Zugriffskontrolle ✅
Nicht jeder muss alles bearbeiten können. Vertriebsmitarbeiter müssen möglicherweise Kontaktdaten aktualisieren, während Marketingteams Zugriff auf Kampagnendaten benötigen. Definieren Sie klare Rollen und Berechtigungen, um versehentliche Datenänderungen zu verhindern. Wenn weniger Personen wichtige Felder bearbeiten können, verbessert sich die Datenintegrität auf natürliche Weise.
📌 Beispiel: Im Einzelhandel kann das Lagerpersonal die Lagerbestände überprüfen, während das Verkaufsteam nur die Produktdetails einsehen kann. Auf diese Weise können nur die richtigen Personen Änderungen vornehmen, was dazu beiträgt, Fehler zu reduzieren und die Produktinformationen korrekt zu halten.
7. Fördern Sie Transparenz und Zusammenarbeit ✅
Schaffen Sie eine Feedbackschleife zwischen den Teams. Vertriebsmitarbeiter, die veraltete Informationen entdecken, sollten über einen klaren Prozess verfügen, um diese zu kennzeichnen.
Marketing-Teams, die neue Kundenerkenntnisse gewinnen, sollten diese systematisch freigeben. Wenn alle zur Datenhygiene beitragen, profitiert das gesamte Unternehmen davon.
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Verbessern Sie Ihre CRM-Hygiene mit ClickUp
Vielleicht denken Sie jetzt: Die Verwaltung all dieser Daten ist sicherlich keine Aufgabe für eine einzelne Person und schon gar nicht mit einer einzigen Plattform zu bewältigen.
Was wäre, wenn es eine Plattform gäbe, die alle Features bietet, die Sie für eine gute CRM-Hygiene benötigen? Hier kommt ClickUp ins Spiel.
Fassen wir zusammen, was wir wollen: saubere, organisierte und nachverfolgbare Daten für ein funktionierendes CRM-System. ClickUp erfüllt all diese Anforderungen. ✅
Zunächst einmal automatisiert ClickUp Automations wiederholende Aufgaben wie das Erkennen doppelter Datensätze und das Aktualisieren von Kontaktinformationen.
💡 Profi-Tipp: Ein Vertriebsmitarbeiter, der feststellt, dass er Stunden damit verbracht hat, doppelte Kundenprofile zusammenzuführen, kann ClickUp Automatisierungen nutzen, um den Prozess zu vereinfachen, sodass er sich auf den eigentlichen Verkauf konzentrieren kann.
Als Nächstes: Organisation. Denken Sie an Ordner, Listen und benutzerdefinierte Ansichten, die Ihnen einen 360-Grad-Überblick über Ihre Projekte und Aufgaben verschaffen.
ClickUp bietet leistungsstarke ClickUp-Ansichten – von Kanban-Boards bis hin zu Listenansichten –, mit denen Ihr Team seinen Workflow benutzerdefiniert anpassen kann. So können beispielsweise Vertriebsteams die gesamte Vertriebspipeline mit einem Kanban-Board visualisieren, wodurch der Status jedes Geschäfts leichter zu erkennen ist und Doppelarbeit vermieden wird.
Aber wie können Sie bei so vielen Geschäften und Metriken, die über den gesamten Workflow Ihres Teams verstreut sind, sicherstellen, dass wichtige Aufgaben und Details nicht übersehen werden?
ClickUp Aufgaben spielen dabei eine wichtige Rolle, da sie alle Aufgaben im Unternehmen zentralisieren, Ihnen die Festlegung von Fristen ermöglichen und Aufgaben an Mitglieder des Teams zuweisen.
🏆 Bonus: Mit ClickUp Aufgaben können Sie ganz einfach Ziele, Mindmaps, Dateien und andere Dokumente verknüpfen, um sicherzustellen, dass alle jederzeit über die neuesten Daten informiert sind. Verpassen Sie nie wieder wichtige Termine!
Aber was sind Daten ohne Nachverfolgung des Fortschritts? Natürlich hat ClickUp auch dafür eine Lösung.
Ganz gleich, ob Sie Vertriebsaktivitäten überwachen oder Daten von Clients verwalten – die ClickUp-Dashboards bieten Ihnen eine Echtzeit-Übersicht und umfassen mehr als 50 anpassbare Widgets.
Vertriebsteams können mit den ClickUp-Dashboards die Nachverfolgung des Customer Lifetime Value durchführen, die Datenqualität messen und fundierte Entscheidungen von einem Bildschirm aus treffen.
Gefallen Ihnen die Features? Mit der CRM-Vorlage von ClickUp können Sie all diese Features ganz einfach ausprobieren.
Diese Vorlage ist ein komplettes Toolkit für die effektive Verwaltung von Kundenbeziehungen. Vertriebsteams können Leads über benutzerdefinierte Pipelines verfolgen, während Marketingteams Kontaktinformationen in einem zentralen hub organisieren.
👀 Randnotiz: Achten Sie bei der Auswahl eines CRM-Systems darauf, dass es gut mit Ihren bestehenden Workflows harmoniert. Ein praktisches Feature, auf das Sie achten sollten, ist die Anzahl der Integrationen, die das CRM-System unterstützt (je mehr, desto besser).
Auch hier unterstützt Sie ClickUp. ClickUp Integrations unterstützt mehr als 1.000 Apps.
📌 Beispiel: Hier ist ein Szenario, wie Ihnen diese Integrationen helfen können: Um Ihre Daten über alle Tools hinweg konsistent zu halten, nutzen Sie die Integrationen von ClickUp mit HubSpot und Zapier. Alle Aktualisierungen, die Sie an einer Stelle vornehmen, werden automatisch überall angezeigt. Haben Sie einen Videoanruf mit einem Client? Nutzen Sie die Zoom-Integration von ClickUp, um Anrufe einzurichten und sie einfach in Ihrem Google Kalender zu speichern. Das ist wirklich praktisch!
ClickUp lässt sich nahtlos in andere beliebte Branchen-tools wie Salesforce, Zendesk, Zoho CRM, Pipedrive und Freshworks integrieren.
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Herausforderungen und Lösungen bei der Aufrechterhaltung einer guten CRM-Hygiene
Sie wissen wahrscheinlich, wie wichtig eine gute CRM-Hygiene für Ihr Geschäft ist. Aber seien wir ehrlich – das ist leichter gesagt als getan.
Probleme wie unvollständige Daten oder veraltete Datensätze können sich einschleichen und Chaos verursachen, wenn sie nicht frühzeitig behoben werden. Was sind also die häufigsten Hindernisse und wie können Sie diese überwinden? Lassen Sie uns das einmal genauer betrachten:
Herausforderung 1: Unvollständige Daten 💢
Nehmen wir Alex als Beispiel, einen Außendienstmitarbeiter, der sein CRM nach jedem Gespräch mit einem Client sorgfältig aktualisiert. Allerdings stellte er fest, dass einigen seiner Einträge wichtige Details fehlten, wie beispielsweise die bevorzugte Kontaktmethode des Clients. Unvollständige Daten führen oft zu Missverständnissen und verpassten Chancen.
🎉 Lösung: Einführung einer standardisierten Checkliste für die Einträge.
Indem Alex sicherstellt, dass alle erforderlichen Felder vor dem Speichern eines Datensatzes ausgefüllt sind, kann er saubere CRM-Daten pflegen und die Fallstricke einer schlechten Datenhygiene vermeiden.
Herausforderung 2: Datenüberflutung 💢
Kevin, ein Vertriebsanalyst, hat mit unsachgemäßem „Datenhorten” zu kämpfen. Sein CRM ist überfüllt mit Leads von vor fünf Jahren, die seit ihrer ersten Interaktion nicht mehr aktiv waren.
Diese veralteten Informationen verzerren die Umsatzprognosen und verschwenden Speicherressourcen.
🎉 Lösung: Dazu müssen automatisierte Archivierungsregeln eingerichtet werden. Regeln wie diese markieren inaktive Kontakte nach 18 Monaten, sodass Teams diese Datensätze erneut aktivieren oder archivieren können, um eine schlanke, verwertbare Datenbank zu erhalten.
Herausforderung 3: Falsches Format 💢
Arvinds Problem ist zwar unkompliziert, aber sehr zeitaufwändig. Die Hälfte seines Teams verwendet „Vereinigte Staaten”, während andere „USA” oder „U. S. A.” in die Felder für die Speicherorte schreiben.
Uneinheitliche Formate sorgen für Chaos, wenn Sie versuchen, Kunden nach Regionen zu segmentieren.
🎉 Lösung: Durch die Erstellung standardisierter Dropdown-Menüs für Felder für Speicherorte lässt sich dieses Problem leicht beheben.
Durch die Beseitigung von Abweichungen erhält er korrekte, kategorisierte Leads, die er kontaktieren, denen er Angebote unterbreiten und mit denen er Geschäfte abschließen kann.
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Bereinigen Sie Ihre CRM-Prozesse mit ClickUp
Denken Sie daran, dass eine gute CRM-Hygiene keine einmalige gründliche Reinigung ist, sondern ein fortlaufender Prozess, der das Engagement jedes einzelnen Mitglieds des Teams erfordert.
Automatisierung und Tools sind zwar nützlich für die Aufrechterhaltung einer guten CRM-Hygiene, aber selbst die besten Systeme können ohne eine gute Kommunikation im Team versagen.
Hier glänzt ClickUp als das perfekte Tool für alle Ihre CRM-Anforderungen. Mit ClickUp verfügt Ihr Team über eine Vielzahl von Tools und Features, um genaue Kundendaten zu pflegen, Workflows zu optimieren und bessere Verkaufsergebnisse zu erzielen.
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